上市公司董事會秘書制度

上市公司董事會秘書制度董事會秘書職務(wù)在上市公司屬于高級管理人員，主要負(fù)責(zé)上市公司信息披露、投資者關(guān)系工作等工作，對上市公司完善公司治理和規(guī)范運(yùn)作發(fā)揮著重要作用。根據(jù)現(xiàn)行有效的相關(guān)規(guī)定，對董事會秘書的設(shè)置、工作職責(zé)、任職資格要求、行為規(guī)范等事項(xiàng)做簡要?dú)w納整理。

一、設(shè)置要求《首次公開發(fā)行股票并上市管理辦法》第14條規(guī)定，發(fā)行人已經(jīng)依法建立健全股東大會、董事會、監(jiān)事會、獨(dú)立董事、董事會秘書制度，相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員能夠依法履行職責(zé)?！渡鲜泄局卫頊?zhǔn)則》第28條規(guī)定，上市公司應(yīng)設(shè)董事會秘書，負(fù)責(zé)公司股東大會和董事會會議的籌備及文件保管、公司股東資料的管理、辦理信息披露事務(wù)、投資者關(guān)系工作等事宜。董事會秘書作為上市公司高級管理人員，為履行職責(zé)有權(quán)參加相關(guān)會議，查閱有關(guān)文件，了解公司的財(cái)務(wù)和經(jīng)營等情況。董事會及其他高級管理人員應(yīng)當(dāng)支持董事會秘書的工作。任何機(jī)構(gòu)及個(gè)人不得干預(yù)董事會秘書的正常履職行為?！渡鲜泄菊鲁讨敢返?1條規(guī)定，本章程所稱其他高級管理人員是指公司的副經(jīng)理、董事會秘書、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。

按照上述規(guī)定，《首次公開發(fā)行股票并上市管理辦法》第14條為發(fā)行條件中“規(guī)范運(yùn)行”章節(jié)，設(shè)置董事會秘書制度是公司上市的必備制度。《上市公司治理準(zhǔn)則》、《上市公司章程指引》則將董事會秘書歸為高級管理人員，突顯了該崗位的重要性。

二、任職資格首先，董事會秘書作為公司高級管理人員，其任職資格應(yīng)當(dāng)符合《公司法》對高級管理人員任職條件的規(guī)定。《公司法》第146條規(guī)定，有下列情形之一的，不得擔(dān)任公司的董事、監(jiān)事、高級管理人員：（一）無民事行為能力或者限制民事行為能力；（二）因貪污、賄賂、侵占財(cái)產(chǎn)、挪用財(cái)產(chǎn)或者破壞社會主義市場經(jīng)濟(jì)秩序，被判處刑罰，執(zhí)行期滿未逾五年，或者因犯罪被剝奪政治權(quán)利，執(zhí)行期滿未逾五年；（三）擔(dān)任破產(chǎn)清算的公司、企業(yè)的董事或者廠長、經(jīng)理，對該公司、企業(yè)的破產(chǎn)負(fù)有個(gè)人責(zé)任的，自該公司、企業(yè)破產(chǎn)清算完結(jié)之日起未逾三年；（四）擔(dān)任因違法被吊銷營業(yè)執(zhí)照、責(zé)令關(guān)閉的公司、企業(yè)的法定代表人，并負(fù)有個(gè)人責(zé)任的，自該公司、企業(yè)被吊銷營業(yè)執(zhí)照之日起未逾三年；（五）個(gè)人所負(fù)數(shù)額較大的債務(wù)到期未清償。公司違反前款規(guī)定選舉、委派董事、監(jiān)事或者聘任高級管理人員的，該選舉、委派或者聘任無效。董事、監(jiān)事、高級管理人員在任職期間出現(xiàn)本條第一款所列情形的，公司應(yīng)當(dāng)解除其職務(wù)。

其次，證監(jiān)會《首次公開發(fā)行股票并上市管理辦法》第16條規(guī)定，發(fā)行人的董事、監(jiān)事和高級管理人員符合法律、行政法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的任職資格，且不得有下列情形：（一）被中國證監(jiān)會采取證券市場禁入措施尚在禁入期的；（二）最近36個(gè)月內(nèi)受到中國證監(jiān)會行政處罰，或者最近12個(gè)月內(nèi)受到證券交易所公開譴責(zé)；（三）因涉嫌犯罪被司法機(jī)關(guān)立案偵查或者涉嫌違法違規(guī)被中國證監(jiān)會立案調(diào)查，尚未有明確結(jié)論意見。

第三，深交所和上交所關(guān)于董事會秘書任職資格要求如下：上交所主板《上海證券交易所股票上市規(guī)則》第3.2.4條，董事會秘書應(yīng)當(dāng)具備履行職責(zé)所必需的財(cái)務(wù)、管理、法律等專業(yè)知識，具有良好的職業(yè)道德和個(gè)人品質(zhì)，并取得本所頒發(fā)的董事會秘書培訓(xùn)合格證書。具有下列情形之一的人士不得擔(dān)任董事會秘書：（一）《公司法》第一百四十六條規(guī)定的任何一種情形；（二）最近3年受到過中國證監(jiān)會的行政處罰；（三）最近3年受到過證券交易所公開譴責(zé)或者3次以上通報(bào)批評；（四）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（五）本所認(rèn)定不適合擔(dān)任董事會秘書的其他情形。《上海證券交易所上市公司董事會秘書管理辦法》第六條，擔(dān)任上市公司董事會秘書，應(yīng)當(dāng)具備以下條件：（一）具有良好的職業(yè)道德和個(gè)人品質(zhì)；（二）具備履行職責(zé)所必需的財(cái)務(wù)、管理、法律等專業(yè)知識；（三）具備履行職責(zé)所必需的工作經(jīng)驗(yàn)；（四）取得本所認(rèn)可的董事會秘書資格證書。第七條，具有下列情形之一的人士不得擔(dān)任上市公司董事會秘書：（一）《公司法》第一百四十七條規(guī)定的任何一種情形；（二）最近3年曾受中國證監(jiān)會行政處罰；（三）曾被證券交易所公開認(rèn)定為不適合擔(dān)任上市公司董事會秘書；（四）最近3年曾受證券交易所公開譴責(zé)或者3次以上通報(bào)批評；（五）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（六）本所認(rèn)定不適合擔(dān)任董事會秘書的其他情形。

上交所科創(chuàng)板《上海證券交易所科創(chuàng)板上市公司自律監(jiān)管規(guī)則適用指引第1號--規(guī)范運(yùn)作》第4.5.3條，擔(dān)任科創(chuàng)公司董事會秘書，應(yīng)當(dāng)具備以下條件：（一）具有良好的職業(yè)道德和個(gè)人品質(zhì)；（二）具備履行職責(zé)所必需的財(cái)務(wù)、管理、法律等專業(yè)知識；（三）具備履行職責(zé)所必需的工作經(jīng)驗(yàn)；（四）取得本所認(rèn)可的董事會秘書資格證書。

第4.5.4條，具有下列情形之一的人士不得擔(dān)任科創(chuàng)公司董事會秘書：（一）《公司法》第一百四十六條規(guī)定的情形；（二）最近3年曾受中國證監(jiān)會行政處罰，或者被中國證監(jiān)會采取市場禁入措施，期限尚未屆滿；（三）曾被證券交易所公開認(rèn)定為不適合擔(dān)任科創(chuàng)公司董事會秘書；（四）最近3年曾受證券交易所公開譴責(zé)或者3次以上通報(bào)批評；（五）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（六）本所認(rèn)定不適合擔(dān)任董事會秘書的其他情形。

深交所主板/中小板《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》第3.2.4條，董事會秘書應(yīng)當(dāng)具備履行職責(zé)所必需的財(cái)務(wù)、管理、法律專業(yè)知識，具有良好的職業(yè)道德和個(gè)人品德，并取得本所頒發(fā)的董事會秘書資格證書。有下列情形之一的人士不得擔(dān)任上市公司董事會秘書：（一）有《公司法》第一百四十六條規(guī)定情形之一的；（二）自受到中國證監(jiān)會最近一次行政處罰未滿三年的；（三）最近三年受到證券交易所公開譴責(zé)或者三次以上通報(bào)批評的；（四）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（五）本所認(rèn)定不適合擔(dān)任董事會秘書的其他情形?！渡钲谧C券交易所上市公司董事會秘書及證券事務(wù)代表資格管理辦法》第五條，董事會秘書及證券事務(wù)代表應(yīng)具備《上市規(guī)則》所要求的任職條件。

深交所創(chuàng)業(yè)板《深圳證券交易所創(chuàng)業(yè)板上市公司規(guī)范運(yùn)作指引》第3.2.4條，董事、監(jiān)事和高級管理人員候選人存在下列情形之一的，不得被提名擔(dān)任上市公司董事、監(jiān)事和高級管理人員：（一）《公司法》第一百四十六條規(guī)定的情形之一；（二）被中國證監(jiān)會采取證券市場禁入措施，期限尚未屆滿；（三）被證券交易所公開認(rèn)定為不適合擔(dān)任公司董事、監(jiān)事和高級管理人員，期限尚未屆滿；（四）本所規(guī)定的其他情形。

第3.2.7條，董事會秘書候選人除應(yīng)當(dāng)符合第3.2.4條規(guī)定外，同時(shí)不得存在下列任一情形：（一）最近三年內(nèi)受到中國證監(jiān)會行政處罰；（二）最近三年受到證券交易所公開譴責(zé)或者三次以上通報(bào)批評；（三）本公司現(xiàn)任監(jiān)事；（四）本所認(rèn)定不適合擔(dān)任董事會秘書的其他情形。擬聘任董事會秘書因涉嫌犯罪被司法機(jī)關(guān)立案偵查或者涉嫌違法違規(guī)被中國證監(jiān)會立案調(diào)查，尚未有明確結(jié)論意見的，上市公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)披露擬聘任該人士的原因以及是否存在影響上市公司規(guī)范運(yùn)作的情形，并提示相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

第四，在任職期間，如發(fā)現(xiàn)董事會秘書存在不符合任職資格及規(guī)定情形的，應(yīng)當(dāng)解除其職務(wù)。上交所主板《上海證券交易所股票上市規(guī)則》第3.2.10條規(guī)定，董事會秘書具有下列情形之一的，上市公司應(yīng)當(dāng)自相關(guān)事實(shí)發(fā)生之日起一個(gè)月內(nèi)將其解聘：（一）第3.2.4條規(guī)定的任何一種情形；（二）連續(xù)3個(gè)月以上不能履行職責(zé)；（三）在履行職責(zé)時(shí)出現(xiàn)重大錯(cuò)誤或者疏漏，給投資者造成重大損失；（四）違反法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、其他規(guī)范性文件、本規(guī)則、本所其他規(guī)定和公司章程等，給投資者造成重大損失。

深交所主板/中小板《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》第3.2.11條規(guī)定，董事會秘書有下列情形之一的，上市公司應(yīng)當(dāng)自事實(shí)發(fā)生之日起一個(gè)月內(nèi)解聘董事會秘書：（一）出現(xiàn)本規(guī)則第3.2.4條所規(guī)定情形之一的；（二）連續(xù)三個(gè)月以上不能履行職責(zé)的；（三）在履行職責(zé)時(shí)出現(xiàn)重大錯(cuò)誤或者疏漏，給投資者造成重大損失的；（四）違反法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、本規(guī)則、本所其他相關(guān)規(guī)定或者公司章程，給投資者造成重大損失的。

上交所科創(chuàng)板《上海證券交易所科創(chuàng)板上市公司自律監(jiān)管規(guī)則適用指引第1號--規(guī)范運(yùn)作》第4.5.7條規(guī)定，科創(chuàng)公司董事會秘書存在下列情形之一的，公司應(yīng)當(dāng)自相關(guān)事實(shí)發(fā)生之日起一個(gè)月內(nèi)將其解聘：（一）本指引第4.5.4條規(guī)定的任何一種情形；（二）連續(xù)3年未參加董事會秘書后續(xù)培訓(xùn)；（三）連續(xù)3個(gè)月以上不能履行職責(zé)；（四）在履行職責(zé)時(shí)出現(xiàn)重大錯(cuò)誤或者疏漏，后果嚴(yán)重的；（五）違反法律、法規(guī)或規(guī)范性文件，后果嚴(yán)重的。董事會秘書被解聘時(shí)，公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)向本所報(bào)告，說明原因并公告。董事會秘書有權(quán)就被公司不當(dāng)解聘，向本所提交個(gè)人陳述報(bào)告。4.5.8科創(chuàng)公司董事會秘書被解聘或辭職離任的，應(yīng)當(dāng)接受董事會和監(jiān)事會的離任審查，并辦理有關(guān)檔案文件、具體工作的移交手續(xù)。董事會秘書辭職后未完成上述報(bào)告和公告義務(wù)的，或者未完成離任審查、文件和工作移交手續(xù)的，仍應(yīng)承擔(dān)董事會秘書職責(zé)。

深交所創(chuàng)業(yè)板《深圳證券交易所創(chuàng)業(yè)板上市公司規(guī)范運(yùn)作指引》第3.2.18條規(guī)定，董事會秘書有下列情形之一的，上市公司應(yīng)當(dāng)自該事實(shí)發(fā)生之日起一個(gè)月內(nèi)解聘董事會秘書：（一）出現(xiàn)本指引第3.2.4條、第3.2.7條規(guī)定情形之一的；（二）連續(xù)三個(gè)月以上不能履行職責(zé)的；（三）在履行職責(zé)時(shí)出現(xiàn)重大錯(cuò)誤或者疏漏，給公司或者股東造成重大損失的；（四）違反國家法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、《創(chuàng)業(yè)板上市規(guī)則》、本指引、本所其他規(guī)定或者公司章程，給公司或者股東造成重大損失的。

第五，擔(dān)任上交所或深交所上市公司董事會秘書，應(yīng)當(dāng)參加交易所安排的培訓(xùn)并通過董事會秘書資格考試，并按照要求每兩年參加一次后續(xù)培訓(xùn)。

關(guān)于董事會秘書資格考試的考試范圍，《深圳證券交易所上市公司董事會秘書及證券事務(wù)代表資格管理辦法》第12條規(guī)定，董事會秘書資格考試的基本范圍包括：（一）《公司法》、《證券法》、《刑法修正案（六）》等法律和行政法規(guī)；（二）《上市公司治理準(zhǔn)則》、《上市公司信息披露管理辦法》、《上市公司股東大會規(guī)則》、《上市公司章程指引》、《上市公司收購管理辦法》、《上市公司重大資產(chǎn)重組管理辦法》等相關(guān)部門規(guī)章