行政事業(yè)單位內(nèi)部控制之采購管理制度

第第頁行政事業(yè)單位內(nèi)部控制之采購管理制度行政事業(yè)單位內(nèi)部控制之采購管理制度第一條:為規(guī)范單位名稱，辦公物資管理，明確辦公物資管理流程，保證救助站辦公物度。資合理配置，特制定本制

第二條:本制度所稱辦公物資管理指用于救助站日常辦公的非生產(chǎn)相關(guān)物資的采購、入庫、領(lǐng)用、維修、報廢、清查等一系列管理工作。

第三條辦公物資分類

單位名稱行政物資主要分為兩大類，分別為固定資產(chǎn)類和低值損耗品類。

一、固定資產(chǎn)(價值2022元以上)，如打印機、電腦、空調(diào)、投影儀等;

二、低值損耗品(價值1999元以下):

(一)價值50元—1999元的低值損耗品，如電話、傳真機、文件柜、辦公桌椅等;(二)價值49元以下的低值易耗品，其中包括部門所需品和個人所需品。

1、部門所需品:傳真紙、復(fù)(寫)印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書機、回形針、計算器、文件欄、筆筒、文件夾等。

2、個人所需品:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。

第四條管理部門

辦公室是本單位日常辦公用品的管理部門，負責(zé)辦公物資的管理工作。

第五條適用范圍

本制度適用于單位名稱全體人員。

第一章辦公物資采購

第六條辦公物資采購條件

以下兩種條件至少滿足一種時，應(yīng)著手辦公物資采購相關(guān)事宜:

一、各部門需要而本單位庫房沒有備存該類辦公物品;

二、庫房該類辦公物資數(shù)量低于規(guī)定最低庫存量。第七條辦公物資采購流程

一、在滿足物資采購條件時，辦公室跟據(jù)庫存記錄，提出采購申請，填寫《辦公物資采購申請單》(詳見附件1);

(一)價值499元以下的低值損耗品，由辦公室主任審核，站長審定;

(二)價值500元以上的行政物資，由辦公室主任和副職領(lǐng)導(dǎo)雙審核后站長審定;

二、辦公室物資管理相關(guān)人員憑審定后的《辦公物資采購申請單》交辦公室采購相關(guān)人員聯(lián)系采購;

第八條辦公物資采購要求

一、辦公物資一般由辦公室采購人員向供應(yīng)商采購。

二、辦公室應(yīng)建立辦公物資庫存量檔案，每月限定時間清查賬本，發(fā)現(xiàn)庫存物資不夠應(yīng)及時添置。

第二章辦公物資入庫第九條辦公物資入庫條件

經(jīng)檢驗，合格的采購物資可以辦理物資入庫手續(xù)。

第十條辦公物資入庫流程

一、辦公室采購人員將采購來的辦公物資交給物資管理相關(guān)人員管理;

二、物資管理人員再次清點《購銷合同》和《辦公物資采購申請單》上所列各項指標(biāo)，對照質(zhì)量和數(shù)量;

三、清點無誤后根據(jù)入庫物品、時間、型號等填寫《辦公物資入庫明細表》

第十一條辦公物資入庫要求

一、拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫，杜絕只見入庫單不見實物的現(xiàn)象;

二、入庫時，辦公室相關(guān)人員必須查點物資的數(shù)量、規(guī)格型號、合格證件等項目，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量不合格時，不得入庫手續(xù);

三、如有多領(lǐng)的辦公物資需要退庫時，必須由物資管-理-員填寫物資入庫單，辦妥手續(xù)后方可入庫;

四、人員離職時，由物資管-理-員將分派給個人的辦公物資收回入庫，如物資回收時因保管、使用不當(dāng)或故意損壞造成損失，由使用者酌情賠償。

第三章辦公物資領(lǐng)用

第十二條辦公物資領(lǐng)用依據(jù)

一、被規(guī)劃為本單位固定資產(chǎn)的辦公物資，在職工入職時按各職等對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，報分管辦公室的領(lǐng)導(dǎo)審核，站長審定后發(fā)放，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須向辦公室提出申請;

二、低值損耗品的領(lǐng)用可依據(jù)歷史記錄(如以過去半年耗用平均數(shù)),經(jīng)驗法則(估計消耗時間)設(shè)定領(lǐng)用頻率(如圓珠筆每月每人發(fā)放一支),并可隨部門或人員的工作狀況隨時調(diào)整發(fā)放頻率，同時低值損耗品的領(lǐng)用實行以舊換新原則，但純消耗品不在此列(如信紙等);

第十三條辦公物資領(lǐng)用流程

一、不同價值的辦公物資的領(lǐng)用流程如下:

(一)價值在10元以下的低值損耗品，由申請領(lǐng)用人直接在辦公室物資領(lǐng)用登記簿上注明領(lǐng)用品名、數(shù)量、領(lǐng)用日期等即可領(lǐng)用;

(二)其它價值的辦公物資由領(lǐng)用人填寫《辦公物資領(lǐng)用申請單》，按同等價值辦公物資采購報批標(biāo)準(zhǔn)申請，并經(jīng)辦公室負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)雙審核，站長審定后方可領(lǐng)用，同時在領(lǐng)用登記簿上注明明細;

三、辦公室將《辦公物資領(lǐng)用申請單》附著在《辦公物資出庫明細單》后存檔，按照物資領(lǐng)用單上所列名目向領(lǐng)用人發(fā)放行政物資。

第十四條辦公物資領(lǐng)用要求

一、本著節(jié)約與自愿的原則，可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量節(jié)約;

二、需要以舊換新的辦公物資，如發(fā)生遺失，更換時視具體情況給予一定經(jīng)濟賠償;

三、新入職職工到職時如需要領(lǐng)辦公用品的,向辦公室提出要求。

四、物品領(lǐng)用后，遵從誰領(lǐng)用，誰管理的原則。個人物資由申請者個人負責(zé)，部門物資由該部門負責(zé)人負責(zé)，具體界定范圍參考本制度第三條;

五、領(lǐng)用的辦公物資嚴禁個人帶回家使用;

第四章辦公物資報修

第十五條辦公物資的報修條件

以下兩種條件同時滿足可將損壞物資交至辦公室聯(lián)系維修。

一、價值為50元以上的低值損耗品或固定資產(chǎn);

二、物資在正常工作當(dāng)中由于自然磨損等原因造成非人為損壞。

第十六條辦公物資報修流程

一、損壞物資為電腦、傳真機等電子產(chǎn)品，由物資使用人先行聯(lián)系信息部技術(shù)人員進行初期檢查、維修、調(diào)試;

二、經(jīng)信息部調(diào)試確定為發(fā)生嚴重損壞的電子類辦公物資、非電子類辦公物資，由物資使用者向辦公室提出維修申請，并填寫《辦公物資報修申請單》，按照物資采購相應(yīng)審批標(biāo)準(zhǔn)由相關(guān)負責(zé)人審核、審定;

三、辦公室物資管理員憑審定通過的《辦公物資報修申請單》聯(lián)系維修單位維修，并將申請單存檔;

四、修理完畢后由管-理-員歸還使用人員，并做維修記錄，物資使用者在記錄單上簽字;

五、維修時如需更換零部件需報修人員按照物資采購流程和物資領(lǐng)用流程相關(guān)手續(xù)。

第十七條辦公物資報修要求

一、由于使用不當(dāng)?shù)葌€人原因造成物資損壞的，也可報辦公室維修，但產(chǎn)生費用須個人承擔(dān);

二、把個人辦公物資借給他人而造成損壞的，維修費用由借出者個人承擔(dān);

三、辦公室作維修記錄時必須將《辦公物資報修申請單》附在維修簿上存檔，以便單位日后的物資清查管理。

第五章辦公物資報廢

第十八條辦公物資報廢條件

以下兩種條件同時滿足可辦公物資報廢:

一、被劃分為單位固定資產(chǎn)的辦公物資;

二、使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無法修理或無維修價值。

第十九條辦公物資報廢流程

一、物資損壞部門負責(zé)人向辦公室提出物資報廢要求;

二、由辦公室物資管理員填寫《辦公物資報廢申請單》，詳細填寫物資分類號，編號，名稱，規(guī)格型號，單價，數(shù)量等資料;

三、物資管理員將申請表交至辦公室負責(zé)人處組織相關(guān)人員進行初審，并提出報廢初審意見，有再利用價值的交還報修人員，無再利用價值的交由辦公室主任和分管領(lǐng)導(dǎo)雙審核，站長審定并作報廢處理;

四、辦公室物資管理人員根據(jù)《辦公物資報廢申請單》所列名目，向部門收回報廢物資;

五、辦公室物資管理員憑《辦公物資報廢申請單》到財務(wù)處銷賬，做到帳、物同時注銷。

第二十條辦公物資報廢要求

一、為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實相符，除因無法妥善存放的物資專項報廢外，物資報廢每年年終進行一次;

二、固定資產(chǎn)報廢必須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員、辦公室主任、財務(wù)人員等相關(guān)人員會同鑒定，按照物資報廢流程嚴格執(zhí)行;

三、因個人或部門保管、保養(yǎng)不善造成的物資報廢，應(yīng)由個人或部門負責(zé)人寫出詳細報告并根據(jù)損失程度承擔(dān)經(jīng)濟賠償;

四、報廢物資一經(jīng)批準(zhǔn)報廢，必須將實物交回辦公室處理，不得隨意丟棄;

五、凡有修舊利廢價值的，應(yīng)充分實現(xiàn)其再利用價值，進行物資維修工作，不得隨意做報廢處理。

第六章辦公物資清查

第二十一條辦公物資清查條件

單位應(yīng)對價值100元以上的辦公物資做定期清查核算。

第二十二條辦公物資清查流程

一、在辦公物資清查工作開始之前，由辦公室負責(zé)人布置清查工作，確定清查范圍、時間和應(yīng)達到的要求;

二、辦公室相關(guān)人員從臺帳上將所有符合清查條件的辦公物資與實際物資進行核對，并跟據(jù)《辦公物資領(lǐng)用申請單》、《辦公物資入庫明細單》和《辦公物資出庫明細單》做具體校對，同時物資管理人員應(yīng)停止辦公物資的收發(fā)活動，將物資分類擺放有序，嚴禁實物流動;

三、物資清查中發(fā)現(xiàn)帳實不符，應(yīng)及時查明原因，以書面形式給出相應(yīng)處理意見，并按照價格根據(jù)物資采購報批標(biāo)準(zhǔn)上報相關(guān)負責(zé)人審核、審定;

四、由審定人確定差異處理決定和對相關(guān)責(zé)任人的處置決定。

第二十三條辦公物資清查要求

一、辦公室負責(zé)人每月月末進行行政物資清查，每年年末會同物資使用部門、財務(wù)部等部門進行年度盤點，并將工作記錄裝訂成冊保管存檔;

二、清查過程中要分配專人負責(zé)清點、專人負責(zé)記錄、專人負責(zé)監(jiān)督。清查過程中，除了要保證清點數(shù)量準(zhǔn)確外，還要關(guān)注各類辦公物資的價值有無減損、有無超儲積壓、浪費等現(xiàn)象;

三、清查過程中如有固定資產(chǎn)需作報廢處理的，必須按審批程序經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才可處理，否則一律不準(zhǔn)自行調(diào)整;

四、清查中若遇固定資產(chǎn)缺失