會議室使用規(guī)范及管理制度

第第頁會議室使用規(guī)范及管理制度會議室使用規(guī)范及管理制度為規(guī)范會議室的使用及管理，為各種會議供給充分的后勤保障和接待服務(wù)，特訂立本制度。一、使用程序1、使用會議室前，需向辦公室預(yù)約登記，并說明使用時(shí)間等情況，由辦公室統(tǒng)籌并公示會議布置。2、使用會議室前，由使用部門提前布置會議室，必需時(shí)辦公室可供給幫助。3、使用會議室期間，使用部門要在會議室門前自發(fā)將告示牌調(diào)整為“會議中”，室內(nèi)物品設(shè)施使用方法見背頁“會議室使用須知”。如需其他幫忙可致電88888888.4、會議結(jié)束后，使用部門負(fù)責(zé)將會議室恢復(fù)原狀，并將告示牌調(diào)整為“空閑”。二、管理制度1、辦公室負(fù)責(zé)定期檢查會議室，并督促清潔人員每天上、下午上班前對會議室進(jìn)行清理。2、使用部門和與會人員要愛惜室內(nèi)公物，保持室內(nèi)清潔，不得任意將會議室用品帶走或挪作他用，損害公物照價(jià)賠償。3、會議室使用后，使用部門需關(guān)閉燈、空調(diào)，擦凈白板，清理垃圾，擺放用水，擺正座椅，將會議室恢復(fù)到使用狀態(tài)。會議室物品擺放標(biāo)準(zhǔn)見背頁。三、本制度自20**年12月起施行。篇2:公司會議室管理制度公司會議室管理制度為了正確、規(guī)范的使用視頻會議系統(tǒng)，提高會議舉辦的效率及質(zhì)量，發(fā)揮會議室作用，給員工制造一個(gè)良好的辦公環(huán)境，使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際情況，對會議室的管理作如下規(guī)定。第一章管理部門及管理職責(zé)第一條公司會議室由公司行政部管理，各項(xiàng)目會議室由各項(xiàng)目行政部管理。第二條公司行政部職責(zé)：(一)負(fù)責(zé)公司例會的通知;(二)會議室的布置與協(xié)調(diào);(三)負(fù)責(zé)公司例會會前物資的準(zhǔn)備;(四)負(fù)責(zé)公司例會的會議記錄;(五)保證室內(nèi)乾凈衛(wèi)生、設(shè)施完好。第三條在例會結(jié)束后，適時(shí)起草會議紀(jì)要，并向會議召集人落實(shí)上次例會跟蹤事項(xiàng)報(bào)告，一并發(fā)至各部門經(jīng)理和高管的郵箱。第二章會議室使用規(guī)定第四條為了避開會議室使用時(shí)發(fā)生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向公司行政部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統(tǒng)一布置。第五條臨時(shí)召開的緊急會議需要使用會議室時(shí)，要適時(shí)通知公司行政部并在會后完善登記。第六條如遇公司緊急及緊要的會議，已申請使用會議室的部門或個(gè)人，在不能調(diào)換的情況下，公司會議優(yōu)先于部門會議，部門會議之間由部門之間本側(cè)重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。第七條各部門申請使用會議室時(shí)，需明確使用設(shè)備、使用時(shí)間、參與人數(shù)、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等。第八條除公司會議特殊要求供給糕點(diǎn)、水果、茶水等會議物資，其余會議一律不予供給;部門會議中需要準(zhǔn)備糕點(diǎn)、水果、茶水等由會議組織部門自行準(zhǔn)備，公司行政部在緊急情況下可幫助準(zhǔn)備，但費(fèi)用由各部門自行協(xié)調(diào)。第九條會議室使用期間，請珍惜會議室的設(shè)備設(shè)施，使用部門需保持會議室的乾凈，不準(zhǔn)許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要更改會議室設(shè)備、家具的位置，愛惜會場設(shè)施(包含：擴(kuò)音器、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設(shè)施等)，使用完畢后，務(wù)必將全部移動過的桌子、椅子、白板、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào)，并通知行政部行政文員共同檢查交接，如會議涉及使用視頻會議系統(tǒng)，行政部需增添設(shè)備管理員共同參加檢查交接。第十條使用完畢后，使用部門負(fù)責(zé)清潔會場，并與公司行政文員、設(shè)備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。第三章公司視頻會議系統(tǒng)設(shè)備管理第十一條視頻會議系統(tǒng)重要由攝像頭、話筒、視頻會議系統(tǒng)服務(wù)器、會議專用電腦、圖像顯示設(shè)備(投影儀、電視機(jī)、顯示器)、音箱設(shè)備等構(gòu)成。第十二條視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是會議專用設(shè)備，除開展視頻會議外，嚴(yán)禁挪作他用。第十三條現(xiàn)公司總部與各項(xiàng)目、項(xiàng)目與項(xiàng)目之間均可進(jìn)行會議對接。但在項(xiàng)目與項(xiàng)目之間進(jìn)行對接時(shí)需通知總部行政部，由總部行政部布置專人打開總部服務(wù)器終端方可使用。第十四條嚴(yán)禁在視頻會議專用電腦上安裝無關(guān)軟件，系統(tǒng)管理員每周定期對視頻會議專用電腦做好防毒、系統(tǒng)清理等維護(hù)工作。第十五條視頻會議系統(tǒng)各項(xiàng)參數(shù)已設(shè)定好，與會人員在使用時(shí)，不得任意更改。第十六條視頻會議系統(tǒng)設(shè)備由公司指定專人管理與維護(hù)，非工作人員請不要任意使用有關(guān)設(shè)備，與會人員在使用過程中發(fā)覺設(shè)備問題，可即時(shí)與行政部主管經(jīng)理和系統(tǒng)管理員聯(lián)系，進(jìn)行設(shè)備調(diào)整，對于專業(yè)維護(hù)和修理則由行政部反饋至供應(yīng)商，做出故障排出及修復(fù)。第十七條公司各部門如要使用公司視頻會議系統(tǒng)，需提前1天通知公司行政部，會議當(dāng)天與會部門負(fù)責(zé)人同系統(tǒng)管理員提前1小時(shí)到公司主會場做會議準(zhǔn)備，隨時(shí)與分會場與會人員進(jìn)行視頻和音頻的效果調(diào)試，確保視頻會議的正常使用。第十八條會議結(jié)束后，需將視頻會議系統(tǒng)各設(shè)備切斷電源，以免造成不必需的揮霍和損失。第十九條因視頻會議使用的特別性，仍需在使用過程中依據(jù)使用情況進(jìn)一步調(diào)試，因此各部門在使用過程中如有建議或看法，請適時(shí)告知總部行政部，總部行政部將適時(shí)向供應(yīng)商反饋并調(diào)整。第四章附則第二十條本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。第二十一條未盡事宜由公司行政部解釋。會議室使用登記表年月日注：1、使用部門如需要飲用開水和茶葉等，請自行準(zhǔn)備。2、非工作人員請不要任意使用有關(guān)設(shè)備。3、請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要更改會議室設(shè)備、家具的位置，愛惜會場設(shè)施(包含：擴(kuò)音器、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設(shè)施等)。4、使用完畢后，使用部門負(fù)責(zé)清潔會場，并與公司行政文員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。篇3:公司會議室管理制度1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司辦公樓三樓、四樓、五樓、六樓及(車庫二樓)等會議室的管理職責(zé)、會議內(nèi)容、會議主持人、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)及參與人員。本標(biāo)準(zhǔn)適用于吉林新力熱電有限公司會議室的管理。2管理職責(zé)2.1綜合管理部職責(zé)2.1.1負(fù)責(zé)例會的通知、會議室的布置及保證室內(nèi)乾凈衛(wèi)生、設(shè)施完好。2.1.2負(fù)責(zé)幫助主管領(lǐng)導(dǎo)，做好各部門之間在落實(shí)例會上所決議問題方面的協(xié)調(diào)工作。2.1.3負(fù)責(zé)經(jīng)理辦公會議及經(jīng)理辦公擴(kuò)大會議的議程布置、會議記錄(含會議紀(jì)要的起草印發(fā))，對會議決議的事宜進(jìn)行督查督辦，并做好督查督辦情況的反饋工作。3管理內(nèi)容與要求3.1會議類別：公司會議依據(jù)會議性質(zhì)不同分為經(jīng)理辦公會、經(jīng)理辦公擴(kuò)大會、工作計(jì)劃會、生產(chǎn)調(diào)度會、安全工作會議、經(jīng)濟(jì)活動分析會、員工大會。3.2經(jīng)理辦公會議3.2.1會議內(nèi)容：公司內(nèi)部管理中重點(diǎn)事項(xiàng)的討論與處理。3.2.2會議主持人：公司總經(jīng)理3.2.3會議時(shí)間：因需而定3.2.4會議地點(diǎn)：辦公樓五樓會議室3.2.5參與人員：黨委書記、副總經(jīng)理、黨委副書記及工程總指揮3.2.6會議組織和記錄：綜合管理部部長3.3經(jīng)理辦公擴(kuò)大會議3.3.1會議內(nèi)容：公司日常工作、行政事務(wù)、重點(diǎn)活動布置。3.3.2會議主持人：總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的公司其他領(lǐng)導(dǎo)3.3.3會議時(shí)間：因需而定3.6.2.5參與人員：總經(jīng)理、黨委書記、黨委副書記、生產(chǎn)策劃部部長、運(yùn)行部部長及助理、燃料部部長、維護(hù)和修理部部長、物資部部長及助理、綜合管理部部長、守衛(wèi)主管、生產(chǎn)策劃部安監(jiān)主管、生產(chǎn)策劃部安培專工、運(yùn)行部安培專工、燃料部安培專工、維護(hù)和修理部安培專工。3.6.2.6會議組織和記錄：生產(chǎn)策劃部安監(jiān)主管3.7員工大會3.7.1會議內(nèi)容：涉及全體員工切身利益的有關(guān)事宜，如工資、住房、保險(xiǎn)等;涉及公司生產(chǎn)與進(jìn)展需向全體員工說明形勢或進(jìn)行動員時(shí)。3.7.2會議主持人：總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的公司其他領(lǐng)導(dǎo)3.7.3會議時(shí)間：因需而定3.7.4會議地點(diǎn)：3.7.5參與人員：公司全體員工3.7.6會議組織和記錄：綜合管理部文字秘書4會議要求4.1與會人員必需定