揭陽(yáng)一中廣州校友會(huì)秘書(shū)處工作制度

揭陽(yáng)一中廣州校友會(huì)秘書(shū)處工作制度根據(jù)《章程》有關(guān)規(guī)定，為更好地貫徹落實(shí)理事會(huì)有關(guān)部署和安排，更加有序、有力、有效地推動(dòng)秘書(shū)處各項(xiàng)工作，推動(dòng)校友會(huì)健康、持續(xù)發(fā)展，制定本工作制度。第一章總則第一條

揭陽(yáng)一中廣州校友會(huì)秘書(shū)處（以下簡(jiǎn)稱為秘書(shū)處）是在揭陽(yáng)一中廣州校友會(huì)理事會(huì)（以下簡(jiǎn)稱為理事會(huì)）的指導(dǎo)和監(jiān)督下成立并接受其領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)構(gòu)。第二條

秘書(shū)處的團(tuán)隊(duì)精神是“奉獻(xiàn)、有恒、探索、成長(zhǎng)”。秘書(shū)處人應(yīng)始終帶著一顆回饋母校、服務(wù)校友的奉獻(xiàn)之心，以持之以恒的毅力和精神，為校友會(huì)事業(yè)作奮斗，在有恒的奉獻(xiàn)中，不斷探索、實(shí)現(xiàn)校友會(huì)和個(gè)人的共同發(fā)展，實(shí)現(xiàn)自我成長(zhǎng)。第三條

秘書(shū)處全體成員應(yīng)嚴(yán)格遵守校友會(huì)《章程》等規(guī)章制度及本工作制度。

第二章組織機(jī)構(gòu)和職能第四條

秘書(shū)處是理事會(huì)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，其職能是負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)理事會(huì)有關(guān)工作部署和安排，處理理事會(huì)日常工作事務(wù)。主要職能如下：（一）負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作計(jì)劃、工作報(bào)告、工作制度等重要文件的起草、修訂和實(shí)施。（二）負(fù)責(zé)各項(xiàng)會(huì)議、活動(dòng)的策劃、協(xié)調(diào)和組織實(shí)施。（三）負(fù)責(zé)網(wǎng)站、微信號(hào)、微信公眾號(hào)、視頻號(hào)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及以校友會(huì)名義建立或納入校友會(huì)管理的微信群的管理維護(hù)。（四）負(fù)責(zé)協(xié)助校友會(huì)辦公室（專職工作人員）做好校友聯(lián)絡(luò)、財(cái)務(wù)、資料存檔等日常工作。（五）負(fù)責(zé)做好理事會(huì)交辦的其他工作。第五條

秘書(shū)長(zhǎng)、常務(wù)副秘書(shū)長(zhǎng)、副秘書(shū)長(zhǎng)的產(chǎn)生（一）秘書(shū)長(zhǎng)的產(chǎn)生：由會(huì)員代表大會(huì)選舉產(chǎn)生，見(jiàn)《章程》第十五條。（二）根據(jù)《章程》第二十九條規(guī)定，常務(wù)副秘書(shū)長(zhǎng)、副秘書(shū)長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)助理由秘書(shū)長(zhǎng)提名，交理事會(huì)決定。提名應(yīng)在秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行充分醞釀。（三）秘書(shū)長(zhǎng)助理人選，一般應(yīng)先擔(dān)任2年以上秘書(shū)處內(nèi)設(shè)小組組長(zhǎng)且表現(xiàn)出色；副秘書(shū)長(zhǎng)人選，一般應(yīng)先擔(dān)任秘書(shū)長(zhǎng)助理；常務(wù)副秘書(shū)長(zhǎng)人選，一般應(yīng)先擔(dān)任副秘書(shū)長(zhǎng)。特別出色的，可破格提名。（四）常務(wù)副秘書(shū)長(zhǎng)、副秘書(shū)長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)助理任命時(shí)間一般不超過(guò)理事會(huì)半屆任期，屆中進(jìn)行調(diào)整。第六條

秘書(shū)長(zhǎng)職責(zé)：根據(jù)《章程》第二十九條，秘書(shū)長(zhǎng)行使下列職權(quán)：（一）主持辦事機(jī)構(gòu)開(kāi)展日常工作，組織實(shí)施年度工作計(jì)劃。（二）組織制定、實(shí)施年度工作計(jì)劃和預(yù)算。（三）協(xié)調(diào)各分支機(jī)構(gòu)、代表機(jī)構(gòu)、實(shí)體機(jī)構(gòu)開(kāi)展工作。（四）提名秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)成員人選以及各辦事機(jī)構(gòu)、分支機(jī)構(gòu)、代表機(jī)構(gòu)和實(shí)體機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人，交理事會(huì)決定。（五）提名辦事機(jī)構(gòu)、代表機(jī)構(gòu)、實(shí)體機(jī)構(gòu)兼（專）職工作人員的任（聘）用，報(bào)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)。（六）處理其他日常事務(wù)。第七條

常務(wù)副秘書(shū)長(zhǎng)、副秘書(shū)長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)助理職責(zé)：（一）常務(wù)副秘書(shū)長(zhǎng)配合秘書(shū)長(zhǎng)主持秘書(shū)處全面工作，負(fù)責(zé)主持秘書(shū)處日常工作。（二）副秘書(shū)長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)助理配合秘書(shū)長(zhǎng)、常務(wù)副秘書(shū)長(zhǎng)開(kāi)展秘書(shū)處工作。（三）按照秘書(shū)處內(nèi)部分工做好相關(guān)工作；指導(dǎo)分管內(nèi)設(shè)小組開(kāi)展工作；完成秘書(shū)處其他工作任務(wù)。第八條

秘書(shū)處內(nèi)設(shè)小組的設(shè)立：（一）秘書(shū)處根據(jù)實(shí)際需要下設(shè)外聯(lián)內(nèi)務(wù)組、全媒體組、活動(dòng)策劃組、文體活動(dòng)組、團(tuán)隊(duì)建設(shè)組、企業(yè)服務(wù)及行業(yè)系統(tǒng)組、高校在讀校友服務(wù)組、互幫互助組、聯(lián)勤保障組等職能小組。并根據(jù)實(shí)際需要適時(shí)進(jìn)行優(yōu)化、調(diào)整，如撤銷、合并或合署辦公等。（二）內(nèi)設(shè)小組應(yīng)明確工作職能，確定小組人員編制和崗位設(shè)置，并根據(jù)工作實(shí)際需要進(jìn)行優(yōu)化、調(diào)整。（三）內(nèi)設(shè)小組的優(yōu)化、調(diào)整措施應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行，確保秘書(shū)處工作機(jī)構(gòu)的高效運(yùn)作和可持續(xù)發(fā)展。第九條

內(nèi)設(shè)小組組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)的產(chǎn)生：（一）秘書(shū)處內(nèi)設(shè)小組組長(zhǎng)人選在秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)中醞釀，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)集體研究后任命?？捎尚度蔚慕M長(zhǎng)進(jìn)行推薦，由分管副秘書(shū)長(zhǎng)提名。組長(zhǎng)人選原則上需擔(dān)任1年以上副組長(zhǎng)，特別優(yōu)秀的可破格任用。（二）副組長(zhǎng)由各小組推薦人選，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)集體研究后任命。（三）必要時(shí)，可采取競(jìng)選形式，擇優(yōu)任用。第十條

內(nèi)設(shè)小組組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)職責(zé)：（一）根據(jù)秘書(shū)處工作計(jì)劃，適時(shí)制定本小組工作計(jì)劃，報(bào)分管副秘書(shū)長(zhǎng)審定后實(shí)施。（二）根據(jù)本小組工作職責(zé)及所承擔(dān)的工作任務(wù)，細(xì)化內(nèi)部分工，指導(dǎo)、帶領(lǐng)小組成員積極開(kāi)展工作，完成各項(xiàng)任務(wù)。（三）積極組織本小組開(kāi)展學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，提升小組整體工作水平和凝聚力。（四）主動(dòng)向分管副秘書(shū)長(zhǎng)反饋工作進(jìn)展情況。（五）配合其他小組開(kāi)展相關(guān)工作。（六）圍繞本小組工作職責(zé)，提出促進(jìn)秘書(shū)處整體工作的意見(jiàn)和建議，提升本小組獨(dú)立開(kāi)展工作的能力。（七）完成秘書(shū)處分配的其他工作任務(wù)。

第三章秘書(shū)處成員第十一條

申請(qǐng)加入秘書(shū)處必須具備的條件：（一）系在穗揭陽(yáng)一中校友，擁護(hù)本會(huì)的章程，有加入秘書(shū)處的意愿及熱情。（二）符合秘書(shū)處招新要求，能夠勝任秘書(shū)處相關(guān)崗位的工作。第十二條

加入秘書(shū)處的程序：（一）校友本人主動(dòng)申請(qǐng)或秘書(shū)處主動(dòng)吸收。（二）通過(guò)秘書(shū)處招新面試，或通過(guò)秘書(shū)處內(nèi)設(shè)小組負(fù)責(zé)人面試。（三）填寫(xiě)申請(qǐng)表，走審批程序。申請(qǐng)表應(yīng)由本人填寫(xiě)，由職能小組填寫(xiě)審核意見(jiàn)，分管副秘書(shū)長(zhǎng)填寫(xiě)審批意見(jiàn)，并報(bào)秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)審批。第十三條

秘書(shū)處成員履行下列義務(wù)：（一）服從秘書(shū)處合理的工作安排。（二）按照職責(zé)分工做好本職工作。（三）主動(dòng)承擔(dān)自身力所能及的工作和任務(wù)。（四）遵守校友會(huì)各項(xiàng)規(guī)章制度，遵守保密規(guī)定。（五）維護(hù)秘書(shū)處良好形象和聲譽(yù)。第十四條

秘書(shū)處成員享有下列權(quán)利：（一）秘書(shū)處相關(guān)活動(dòng)的參與權(quán)。（二）對(duì)秘書(shū)處工作的批評(píng)建議權(quán)和監(jiān)督權(quán)。（三）退出秘書(shū)處的權(quán)利。第十五條

退出秘書(shū)處的程序：（一）秘書(shū)處成員因個(gè)人原因無(wú)法繼續(xù)長(zhǎng)期參與秘書(shū)處工作需退出秘書(shū)處的，應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，對(duì)本職工作進(jìn)行交接，按程序報(bào)批。退出報(bào)批程序參照加入報(bào)批程序。（二）秘書(shū)處成員在年度考核中不合格的，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)研究后，可予以辭退。（三）秘書(shū)處成員如有嚴(yán)重違反本會(huì)章程或其他規(guī)章制度行為的，或出現(xiàn)不勝任本職工作情況的，經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)研究決定后，可勒令其退出秘書(shū)處。（四）秘書(shū)處成員退出秘書(shū)處后，應(yīng)遵守保密規(guī)定，維護(hù)秘書(shū)處團(tuán)隊(duì)的聲譽(yù)。

第三章秘書(shū)處團(tuán)建第十六條

秘書(shū)處應(yīng)制訂團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，確保秘書(shū)處團(tuán)隊(duì)健康、可持續(xù)性發(fā)展。第十七條

秘書(shū)處設(shè)立團(tuán)建小組（可與其他小組合署辦公），由1名常務(wù)副秘書(shū)長(zhǎng)統(tǒng)籌，1名副秘書(shū)長(zhǎng)（或秘書(shū)長(zhǎng)助理，下同）分管。第十八條

團(tuán)隊(duì)建設(shè)的主要形式（一）招新。秘書(shū)處每年至少安排1次招新，根據(jù)各職能小組實(shí)際需求招收新成員。根據(jù)階段性實(shí)際需要，可開(kāi)展定向招新。遇特殊人才，可予特招。（二）送舊。對(duì)于秘書(shū)處成員正常退出秘書(shū)處的，發(fā)出《感謝信》，條件允許時(shí)可組織歡送活動(dòng)。（三）培訓(xùn)。招新后，由秘書(shū)處制訂培訓(xùn)計(jì)劃，統(tǒng)一組織線上、線下培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。各小組以“傳幫帶”等形式對(duì)新成員進(jìn)行培訓(xùn)。（四）團(tuán)建活動(dòng)。秘書(shū)處各職能小組每年應(yīng)至少開(kāi)展1次團(tuán)建活動(dòng)，可獨(dú)立開(kāi)展，也可若干個(gè)小組聯(lián)合開(kāi)展。條件允許時(shí)，秘書(shū)處應(yīng)策劃面向全體成員的大團(tuán)建活動(dòng)。（五）畢業(yè)季歡送活動(dòng)。在校生參與秘書(shū)處工作的，畢業(yè)季時(shí)，由秘書(shū)處組織歡送活動(dòng)。（六）休假。秘書(shū)處成員由于個(gè)人工作、生活的原因，階段性無(wú)法承擔(dān)工作的，可申請(qǐng)休產(chǎn)假、婚假、病假、特殊工作假（因階段性承擔(dān)重要工作，無(wú)法兼顧秘書(shū)處工作）等假期，并按期休假、銷假。組員休假的，由分管副秘書(shū)長(zhǎng)審批，向秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)報(bào)備。副組長(zhǎng)以上休假的，由秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)審批。休假制度由內(nèi)務(wù)組負(fù)責(zé)跟進(jìn)實(shí)施。（七）探望、慰問(wèn)。秘書(shū)處骨干（含秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)成員，小組組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)、積極分子）生育子女，由秘書(shū)處按傳統(tǒng)做法安排慰問(wèn)。（八）其他有利于團(tuán)隊(duì)建設(shè)的活動(dòng)。（九）上述相關(guān)工作由秘書(shū)處團(tuán)建小組、內(nèi)務(wù)組依職責(zé)分工協(xié)作開(kāi)展。

第四章議事制度第十九條

秘書(shū)處實(shí)行民主集中、集體決策、會(huì)議決定的議事制度。（一）醞釀、制定工作計(jì)劃、工作分工等重大決策或研究討論重大事項(xiàng)時(shí)需充分征求成員意見(jiàn)，并經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)相關(guān)會(huì)議討論決定后方可實(shí)施，必要時(shí)需報(bào)理事會(huì)審批。（二）日常工作事務(wù)由秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)成員根據(jù)分工各自統(tǒng)籌安排，遇較重要事項(xiàng)集體商議、決策。（三）開(kāi)展日常工作或處理一般事項(xiàng)時(shí)由各內(nèi)設(shè)小組根據(jù)職責(zé)分工、在秘書(shū)處分管負(fù)責(zé)人指導(dǎo)下統(tǒng)籌安排。第二十條

秘書(shū)處實(shí)行實(shí)體會(huì)議及網(wǎng)絡(luò)會(huì)議相結(jié)合的會(huì)議制度。（一）會(huì)議形式：秘書(shū)處年度工作會(huì)議、秘書(shū)處全體成員工作會(huì)議、秘書(shū)長(zhǎng)會(huì)議、秘書(shū)處工作會(huì)議。（二）網(wǎng)絡(luò)會(huì)議：通過(guò)微信群等媒介舉行。第二十一條

會(huì)議的類別和組織（一）秘書(shū)處年度工作會(huì)議一般在年初召開(kāi)，主要任務(wù)是制訂年度工作計(jì)劃，研究秘書(shū)處重要工作。參會(huì)范圍：秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)成員及各職能小組組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)。（二）條件允許時(shí)秘書(shū)處年度工作會(huì)議可擴(kuò)大參會(huì)范圍，召開(kāi)秘書(shū)處全體成員工作會(huì)議，并和秘書(shū)處團(tuán)建活動(dòng)統(tǒng)籌組織。（三）秘書(shū)長(zhǎng)會(huì)議根據(jù)實(shí)際需要召開(kāi)，主要任務(wù)是研究專項(xiàng)工作、重要工作或階段性工作，由秘書(shū)長(zhǎng)召開(kāi)，參會(huì)范圍為秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)成員，或根據(jù)實(shí)際需要擴(kuò)大參會(huì)范圍。（四）秘書(shū)處工作會(huì)議一般每季度召開(kāi)一次，主要任務(wù)是總結(jié)上一季度工作，安排下一季度工作。

第五章工作規(guī)范及工作機(jī)制第二十二條

秘書(shū)處工作總體要求：團(tuán)隊(duì)協(xié)作、務(wù)實(shí)高效，分工不分家、爭(zhēng)勞不爭(zhēng)功。秘書(shū)處全體成員要始終堅(jiān)持發(fā)揮團(tuán)隊(duì)協(xié)作的精神，始終堅(jiān)持以務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，高效的工作狀態(tài)，彰顯秘書(shū)處團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力和生命力，弘揚(yáng)并傳承秘書(shū)處人精神。第二十三條

秘書(shū)處工作指引（一）秘書(shū)處應(yīng)該通過(guò)建立各類工作指引，確保秘書(shū)處工作有序開(kāi)展。（二）秘書(shū)處根據(jù)本工作制度制定各種專項(xiàng)工作指引。（三）秘書(shū)處各內(nèi)設(shè)小組應(yīng)結(jié)合小組職責(zé)細(xì)化本小組工作指引，每年進(jìn)行修訂完善。（四）秘書(shū)處全體成員在開(kāi)展工作時(shí)，應(yīng)遵從相關(guān)工作指引及習(xí)慣做法，遇不清楚、不確定事項(xiàng)時(shí)須主動(dòng)、及時(shí)向有關(guān)成員了解、核實(shí)，或請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人釋疑、指導(dǎo)。（五）秘書(shū)處全體成員在開(kāi)展工作時(shí)，應(yīng)多溝通、多交流、多相互反饋，確保訊息暢通，工作進(jìn)展順利。第二十四條

秘書(shū)處工作機(jī)制（一）秘書(shū)處應(yīng)適時(shí)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，建立健全各種工作機(jī)制，確保秘書(shū)處工作高效開(kāi)展。（二）秘書(shū)處應(yīng)建立季度工作盤(pán)點(diǎn)制度，對(duì)評(píng)選年度熱心校友、評(píng)選年度模范校友、梳理大事記等需年終開(kāi)展的工作，進(jìn)行季度積累。第二十五條

秘書(shū)處實(shí)行年終述職制度和考核機(jī)制（一）秘書(shū)處各小組在年終舉行述職會(huì)議，結(jié)合述職情況對(duì)組員進(jìn)行考核，作為評(píng)優(yōu)評(píng)先的基礎(chǔ)。（二）秘書(shū)長(zhǎng)團(tuán)隊(duì)在年終舉行述職會(huì)議，總結(jié)履職情況。履職情況將作為留任、提拔的重要基礎(chǔ)。第二十六條

秘書(shū)處實(shí)行評(píng)優(yōu)評(píng)先制度（一）每年年終進(jìn)行評(píng)先評(píng)優(yōu)，并給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)以精神鼓勵(lì)為主，條件允許時(shí)可頒發(fā)合適的紀(jì)念品。（