國有企業(yè)采購管理辦法

國有企業(yè)采購管理辦法1

目的規(guī)范××××有限公司（以下簡稱“公司”）的采購管理，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營提供貨物、工程與服務(wù)需求保障。2

適用范圍公司所屬的生產(chǎn)經(jīng)營及技改項(xiàng)目的工程、服務(wù)和貨物的采購。3

主要應(yīng)對的風(fēng)險(xiǎn)3.1

規(guī)避采購管理環(huán)節(jié)執(zhí)行相關(guān)國家法律政策法規(guī)不到位的風(fēng)險(xiǎn)。3.2

規(guī)避采購管理制度體系不系統(tǒng)、不健全，采購行為無章可循的風(fēng)險(xiǎn)。3.3

規(guī)避采購流程不統(tǒng)一、不規(guī)范，產(chǎn)生違規(guī)和舞弊行為的風(fēng)險(xiǎn)。3.4

規(guī)避采購方式選擇違反有關(guān)法律法規(guī)，帶來損失的風(fēng)險(xiǎn)。4

職責(zé)與權(quán)限4.1

采購部職責(zé)a)

制定供應(yīng)鏈管理制度、辦法、細(xì)則，確定工作程序和流程；b)

負(fù)責(zé)需求計(jì)劃的收集、匯總和審批；c)

負(fù)責(zé)組織合同的洽談、會簽及簽章；d)

負(fù)責(zé)采辦貨物的催交催運(yùn)和物流運(yùn)輸管理，以及協(xié)調(diào)到貨貨物的報(bào)關(guān)報(bào)檢、接收、保管、檢驗(yàn)、發(fā)放等工作；e)

負(fù)責(zé)貨物、服務(wù)類合同的執(zhí)行、變更、索賠、付款、關(guān)閉及歸檔等工作，參與工程類合同的執(zhí)行、變更、索賠、付款，并負(fù)責(zé)關(guān)閉及歸檔等工作；f)

負(fù)責(zé)采辦貨物的質(zhì)量問題處理，協(xié)調(diào)供應(yīng)商到現(xiàn)場服務(wù)，收集供應(yīng)商履約情況；g)

負(fù)責(zé)合同執(zhí)行期間對采辦項(xiàng)目的管理、驗(yàn)收組織、供應(yīng)商違約或違規(guī)信息反饋等；h)

根據(jù)需要提出合同變更申請、完成合同變更流程，執(zhí)行變更結(jié)果；i)

負(fù)責(zé)供應(yīng)商現(xiàn)場服務(wù)的聯(lián)絡(luò)工作。4.2

公司職能部門職責(zé)a)

負(fù)責(zé)本部門所需貨物、工程與服務(wù)需求計(jì)劃的提報(bào)；b)

負(fù)責(zé)審核職責(zé)范圍內(nèi)需求部門提報(bào)的貨物、工程與服務(wù)需求計(jì)劃；c)

負(fù)責(zé)編制儲備定額品種及安全庫存；d)

負(fù)責(zé)組織采辦項(xiàng)目技術(shù)附件或技術(shù)協(xié)議的簽訂；e)

負(fù)責(zé)組織重要設(shè)備的監(jiān)造；f)

參與設(shè)備出廠前驗(yàn)收、性能考核，并出具書面驗(yàn)收意見，參與設(shè)備類貨物到廠后的驗(yàn)收；g)

參與采辦尋源過程中技術(shù)招標(biāo)文件的編制或?qū)徍?；h)

參與供應(yīng)商的技術(shù)評審工作；i)

負(fù)責(zé)反饋供應(yīng)商的違約情況；j)

推薦潛在供應(yīng)商，提供單一來源和競爭性談判采辦方式的原因說明；k)

組織/參與供應(yīng)商的現(xiàn)場考察；l)

參與供應(yīng)商的年度考核。4.3

采購需求部門職責(zé)a)

負(fù)責(zé)貨物、工程與服務(wù)需求計(jì)劃的提報(bào)；b)

負(fù)責(zé)落實(shí)需求計(jì)劃技術(shù)條件，參與標(biāo)書中的技術(shù)部分及評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的編制；c)

負(fù)責(zé)在ERP系統(tǒng)確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容；d)

對參與采辦活動的供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)評審；e)

負(fù)責(zé)反饋供應(yīng)商的違約情況；f)

參與相關(guān)采辦項(xiàng)目技術(shù)協(xié)議的簽訂；g)

按照合同要求參與設(shè)備出廠前驗(yàn)收確認(rèn)、性能考核，出具書面驗(yàn)收意見；h)

參與設(shè)備類貨物到廠后的驗(yàn)收；i)

推薦潛在供應(yīng)商，提供單一來源和競爭性談判采辦方式的原因說明；j)

參與供應(yīng)商的現(xiàn)場考察和年度考核；k)

負(fù)責(zé)管理供應(yīng)商現(xiàn)場工作，協(xié)調(diào)證件辦理、安全培訓(xùn)等；l)

負(fù)責(zé)驗(yàn)收供應(yīng)商的現(xiàn)場服務(wù)；負(fù)責(zé)供應(yīng)商的現(xiàn)場安全等。4.4

財(cái)務(wù)部職責(zé)a)

審查、修訂采辦文件中與財(cái)務(wù)相關(guān)的條款、資格審查標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，會審付款計(jì)劃和條款；b)

參與供應(yīng)商財(cái)務(wù)狀況相關(guān)的資格審查；c)

審核各類合同的付款程序、付款方式、稅務(wù)、保險(xiǎn)、擔(dān)保、信用證、保函等模板和條款；d)

負(fù)責(zé)各類進(jìn)口貨物的免稅政策支持和稅費(fèi)繳納；e)

負(fù)責(zé)合同付款審核，辦理對外付款，配合提供所需的付款憑證；f)

參與必要的合同談判。4.5

法務(wù)部職責(zé)a)

負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)（示范）合同模版的編制、發(fā)布；b)

必要時(shí)，參加合同談判；c)

負(fù)責(zé)合同法律條款審核，對合同簽訂和履行提供法律咨詢；d)

協(xié)助處理合同索賠爭議，負(fù)責(zé)處理與合同有關(guān)的法律糾紛；e)

參與合同會簽，負(fù)責(zé)合同法律審核；f)

負(fù)責(zé)合同專用章的管理。4.6

費(fèi)控部門職責(zé)a)

配合合同采辦部門編制并審核生產(chǎn)期項(xiàng)目工程量清單、合同中有關(guān)工程造價(jià)和工程結(jié)算部分的條款內(nèi)容；b)

收集生產(chǎn)期項(xiàng)目實(shí)施過程中工程結(jié)算相關(guān)的支持性文件并負(fù)責(zé)定額部分及單價(jià)工程項(xiàng)目結(jié)算；c)

參與生產(chǎn)期項(xiàng)目工程預(yù)付款、進(jìn)度款支付審核。5

管理要求5.1

采購需求管理5.1.1

需求提報(bào)依據(jù)所有生產(chǎn)經(jīng)營需求計(jì)劃提報(bào)需有經(jīng)批準(zhǔn)的年度計(jì)劃或經(jīng)過審批的機(jī)動預(yù)算。5.1.2

分類提報(bào)需求計(jì)劃便于采購工作分類統(tǒng)計(jì)和管理，生產(chǎn)經(jīng)營的需求計(jì)劃需按照工程、服務(wù)、設(shè)備、電儀、材料等專業(yè)類別分類進(jìn)行提報(bào)，更多資源請搜索關(guān)注“管理者視角”，一份需求計(jì)劃不能包含多個專業(yè)類別。5.1.3

需求計(jì)劃提報(bào)要求a)

需按照集團(tuán)公司要求提報(bào)年度需求計(jì)劃，年度需求計(jì)劃不能涵蓋的在月度計(jì)劃中進(jìn)行補(bǔ)充；b)

采購需求計(jì)劃需按照公司權(quán)限手冊進(jìn)行審批后方可開展后續(xù)采購工作。應(yīng)急需求計(jì)劃由總經(jīng)理批準(zhǔn)；c)

采購需求計(jì)劃變更需按照原需求計(jì)劃的審批流程進(jìn)行審批；d)

對完成審批的采購需求提交采購部組織采購。5.1.4

物資代用管理貨物采購需求申請發(fā)布后，如需進(jìn)行物資代用，需要需求提報(bào)部門以XXXX事務(wù)代碼在SAP系統(tǒng)中確認(rèn)后方可進(jìn)行代用。

5.2

采購過程管理5.2.1

采購啟動階段5.2.1.1

生產(chǎn)經(jīng)營采購應(yīng)依據(jù)上級單位批準(zhǔn)的年度采購策略。5.2.1.2

經(jīng)審批的需求計(jì)劃是采購工作的啟動依據(jù)，禁止無依據(jù)采購。5.2.1.3

公司生產(chǎn)經(jīng)營采購專業(yè)委員會決策范圍：a)

10萬元（含）以上的非招標(biāo)采購（單一來源、競爭性談判）項(xiàng)目的需求計(jì)劃審議和推薦的采購策略、定標(biāo)原則。采購策略包含采購方式、發(fā)標(biāo)長名單及推薦原則（公開招標(biāo)除外）、公開招標(biāo)的實(shí)質(zhì)性滿足條款及評標(biāo)辦法；b)

50萬元（含）以上的詢價(jià)、招標(biāo)采購項(xiàng)目的需求計(jì)劃審議、采購策略、定標(biāo)原則的推薦；c)

所有框架協(xié)議采購策略推薦；d)

合同變更談判結(jié)果審核；e)

合同索賠處理方案；f)

合同中止、終止方案。除上述情況外的其它采購，采購策略按采購部相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。5.2.1.4

若推薦供應(yīng)商需要進(jìn)行資格預(yù)審的，由采購部負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商資格預(yù)審，資格預(yù)審文件、資格預(yù)審計(jì)劃由采購業(yè)務(wù)品類部在BPM平臺中發(fā)起，經(jīng)業(yè)務(wù)品類部門審核，各職能部門工程師、崗位經(jīng)理、部門經(jīng)理會簽后由分管技術(shù)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)（審批流程詳見附件4，內(nèi)控活動列表詳見附件5）。

5.2.2

招標(biāo)/詢價(jià)階段5.2.2.1

采購部組織相關(guān)部門編制招標(biāo)/采購文件，其中的商務(wù)條款由采購部組織財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門編制，更多資源請搜索關(guān)注“管理者視角”，技術(shù)條款由相關(guān)技術(shù)部門（貨物）/需求提出部門（工程和服務(wù)）編制。招標(biāo)所附合同應(yīng)使用公司發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)/示范文本，如非標(biāo)準(zhǔn)/示范文本的，應(yīng)按照《合同管理辦法》組織編制、審核后使用。5.2.2.2

招標(biāo)/采購文件（含修改）在提交采購部之前需完成前置性審批。限下采購項(xiàng)目的招標(biāo)/采購文件前置性審批由分管采購副總經(jīng)理審批，限上采購項(xiàng)目的招標(biāo)/采購文件前置性審批由總經(jīng)理審批。（審批流程詳見附件6，內(nèi)控活動列表詳見附件7）5.2.2.3

由集團(tuán)公司物裝采購中心或采購部組織的采購項(xiàng)目，招標(biāo)文件的審查、發(fā)出、澄清等分別由物裝采購中心或采購部組織進(jìn)行，相關(guān)人員配合。5.2.2.4

單批次5萬元以下的機(jī)加工物資采購，在機(jī)加工詢價(jià)系統(tǒng)操作，通過系統(tǒng)自動發(fā)標(biāo)并接受報(bào)價(jià)，按照最低價(jià)中標(biāo)的原則授標(biāo)。5.2.2.5

單批次5萬元（含）以上的機(jī)加工物資采購，按照采購部流程在采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行詢價(jià)和報(bào)價(jià)操作。

5.2.3

評標(biāo)/議標(biāo)階段5.2.3.1

單批次5萬元以下的機(jī)加工物資采用詢價(jià)方式采購的，采購部采購工程師按照供應(yīng)商每月匯總機(jī)加工系統(tǒng)中的詢價(jià)結(jié)果，直接在公司BPM平臺上進(jìn)行合同文本審批，詢價(jià)采購結(jié)果不再單獨(dú)進(jìn)行審批。5.2.3.2

單批次5萬元以下的機(jī)加工物資采用單一來源方式采購的，按照合理低價(jià)的授標(biāo)原則，必要時(shí)需與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，采購結(jié)果在BPM平臺上經(jīng)業(yè)務(wù)品類部經(jīng)理（或副經(jīng)理）審批。5萬元以下機(jī)加工物資單一來源采購結(jié)果審批表詳見附件8。5.2.3.3

除5.2.3.1及5.2.3.2以外的生產(chǎn)經(jīng)營的招評標(biāo)/議標(biāo)工作由采購部組織，并按采購部的相關(guān)制度流程執(zhí)行。5.2.4

授標(biāo)階段5.2.4.1

根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，采購部按照審批權(quán)限進(jìn)行采購決策，具體詳見《××××公司供應(yīng)鏈審批管理辦法》。5.2.4.2

采購部負(fù)責(zé)向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并組織簽訂合同。5.2.4.3

采購金額無論大小均應(yīng)簽訂正式合同，合同文本正式簽署前須經(jīng)會簽，審批流程完成審批后，由公司的法定代表人的授權(quán)人進(jìn)行簽署。5.2.4.4

如擬定標(biāo)價(jià)格超過預(yù)算金額，按《××××有限公司需求計(jì)劃管理實(shí)施細(xì)則》執(zhí)行。

5.2.5

合同簽訂階段生產(chǎn)經(jīng)營的合同按照審批流程完成審批后，采購工程師按照《××××有限公司合同簽訂、履行和關(guān)閉歸檔管理細(xì)則》組織進(jìn)行簽署。5.2.6

合同執(zhí)行階段5.2.6.1

供應(yīng)商現(xiàn)場服務(wù)5.2.6.1.1

服務(wù)需求部門應(yīng)在要求到達(dá)現(xiàn)場日期前一周（國外供應(yīng)商原則上需提前兩個月）提出現(xiàn)場服務(wù)需求，需求經(jīng)審批后提交采購部相應(yīng)品類采購部門。5.2.6.1.2

服務(wù)需求內(nèi)容包括服務(wù)所在單元，物資規(guī)格型號及數(shù)量，要求廠家到現(xiàn)場服務(wù)的具體服務(wù)內(nèi)容、人員要求，時(shí)間、期限等。5.2.6.1.3

采購工程師按照服務(wù)需求聯(lián)系供應(yīng)商，并及時(shí)將信息反饋給服務(wù)需求部門。5.2.6.1.4

對于國外供應(yīng)商的現(xiàn)場服務(wù)需要，采購工程師應(yīng)在接到審批后的需求信息，向行政部外事主管人員提交必要資料，更多資源請搜索關(guān)注“管理者視角”，辦理邀請函。在收到批復(fù)后的邀請函后，及時(shí)將文件轉(zhuǎn)交國外供應(yīng)商。落實(shí)供應(yīng)商到場時(shí)間，同時(shí)通知行政部安排翻譯等事項(xiàng)。5.2.6.1.5

供應(yīng)商到達(dá)現(xiàn)場后，采購工程師將其交接給需求部門。5.2.6.1.6