國有企業(yè)采購管理辦法

國有企業(yè)采購管理辦法1

目的規(guī)范××××有限公司（以下簡稱“公司”）的采購管理，為公司的生產經營提供貨物、工程與服務需求保障。2

適用范圍公司所屬的生產經營及技改項目的工程、服務和貨物的采購。3

主要應對的風險3.1

規(guī)避采購管理環(huán)節(jié)執(zhí)行相關國家法律政策法規(guī)不到位的風險。3.2

規(guī)避采購管理制度體系不系統(tǒng)、不健全，采購行為無章可循的風險。3.3

規(guī)避采購流程不統(tǒng)一、不規(guī)范，產生違規(guī)和舞弊行為的風險。3.4

規(guī)避采購方式選擇違反有關法律法規(guī)，帶來損失的風險。4

職責與權限4.1

采購部職責a)

制定供應鏈管理制度、辦法、細則，確定工作程序和流程；b)

負責需求計劃的收集、匯總和審批；c)

負責組織合同的洽談、會簽及簽章；d)

負責采辦貨物的催交催運和物流運輸管理，以及協(xié)調到貨貨物的報關報檢、接收、保管、檢驗、發(fā)放等工作；e)

負責貨物、服務類合同的執(zhí)行、變更、索賠、付款、關閉及歸檔等工作，參與工程類合同的執(zhí)行、變更、索賠、付款，并負責關閉及歸檔等工作；f)

負責采辦貨物的質量問題處理，協(xié)調供應商到現(xiàn)場服務，收集供應商履約情況；g)

負責合同執(zhí)行期間對采辦項目的管理、驗收組織、供應商違約或違規(guī)信息反饋等；h)

根據(jù)需要提出合同變更申請、完成合同變更流程，執(zhí)行變更結果；i)

負責供應商現(xiàn)場服務的聯(lián)絡工作。4.2

公司職能部門職責a)

負責本部門所需貨物、工程與服務需求計劃的提報；b)

負責審核職責范圍內需求部門提報的貨物、工程與服務需求計劃；c)

負責編制儲備定額品種及安全庫存；d)

負責組織采辦項目技術附件或技術協(xié)議的簽訂；e)

負責組織重要設備的監(jiān)造；f)

參與設備出廠前驗收、性能考核，并出具書面驗收意見，參與設備類貨物到廠后的驗收；g)

參與采辦尋源過程中技術招標文件的編制或審核；h)

參與供應商的技術評審工作；i)

負責反饋供應商的違約情況；j)

推薦潛在供應商，提供單一來源和競爭性談判采辦方式的原因說明；k)

組織/參與供應商的現(xiàn)場考察；l)

參與供應商的年度考核。4.3

采購需求部門職責a)

負責貨物、工程與服務需求計劃的提報；b)

負責落實需求計劃技術條件，參與標書中的技術部分及評標標準的編制；c)

負責在ERP系統(tǒng)確認服務內容；d)

對參與采辦活動的供應商進行技術評審；e)

負責反饋供應商的違約情況；f)

參與相關采辦項目技術協(xié)議的簽訂；g)

按照合同要求參與設備出廠前驗收確認、性能考核，出具書面驗收意見；h)

參與設備類貨物到廠后的驗收；i)

推薦潛在供應商，提供單一來源和競爭性談判采辦方式的原因說明；j)

參與供應商的現(xiàn)場考察和年度考核；k)

負責管理供應商現(xiàn)場工作，協(xié)調證件辦理、安全培訓等；l)

負責驗收供應商的現(xiàn)場服務；負責供應商的現(xiàn)場安全等。4.4

財務部職責a)

審查、修訂采辦文件中與財務相關的條款、資格審查標準、評標標準，會審付款計劃和條款；b)

參與供應商財務狀況相關的資格審查；c)

審核各類合同的付款程序、付款方式、稅務、保險、擔保、信用證、保函等模板和條款；d)

負責各類進口貨物的免稅政策支持和稅費繳納；e)

負責合同付款審核，辦理對外付款，配合提供所需的付款憑證；f)

參與必要的合同談判。4.5

法務部職責a)

負責標準（示范）合同模版的編制、發(fā)布；b)

必要時，參加合同談判；c)

負責合同法律條款審核，對合同簽訂和履行提供法律咨詢；d)

協(xié)助處理合同索賠爭議，負責處理與合同有關的法律糾紛；e)

參與合同會簽，負責合同法律審核；f)

負責合同專用章的管理。4.6

費控部門職責a)

配合合同采辦部門編制并審核生產期項目工程量清單、合同中有關工程造價和工程結算部分的條款內容；b)

收集生產期項目實施過程中工程結算相關的支持性文件并負責定額部分及單價工程項目結算；c)

參與生產期項目工程預付款、進度款支付審核。5

管理要求5.1

采購需求管理5.1.1

需求提報依據(jù)所有生產經營需求計劃提報需有經批準的年度計劃或經過審批的機動預算。5.1.2

分類提報需求計劃便于采購工作分類統(tǒng)計和管理，生產經營的需求計劃需按照工程、服務、設備、電儀、材料等專業(yè)類別分類進行提報，更多資源請搜索關注“管理者視角”，一份需求計劃不能包含多個專業(yè)類別。5.1.3

需求計劃提報要求a)

需按照集團公司要求提報年度需求計劃，年度需求計劃不能涵蓋的在月度計劃中進行補充；b)

采購需求計劃需按照公司權限手冊進行審批后方可開展后續(xù)采購工作。應急需求計劃由總經理批準；c)

采購需求計劃變更需按照原需求計劃的審批流程進行審批；d)

對完成審批的采購需求提交采購部組織采購。5.1.4

物資代用管理貨物采購需求申請發(fā)布后，如需進行物資代用，需要需求提報部門以XXXX事務代碼在SAP系統(tǒng)中確認后方可進行代用。

5.2

采購過程管理5.2.1

采購啟動階段5.2.1.1

生產經營采購應依據(jù)上級單位批準的年度采購策略。5.2.1.2

經審批的需求計劃是采購工作的啟動依據(jù)，禁止無依據(jù)采購。5.2.1.3

公司生產經營采購專業(yè)委員會決策范圍：a)

10萬元（含）以上的非招標采購（單一來源、競爭性談判）項目的需求計劃審議和推薦的采購策略、定標原則。采購策略包含采購方式、發(fā)標長名單及推薦原則（公開招標除外）、公開招標的實質性滿足條款及評標辦法；b)

50萬元（含）以上的詢價、招標采購項目的需求計劃審議、采購策略、定標原則的推薦；c)

所有框架協(xié)議采購策略推薦；d)

合同變更談判結果審核；e)

合同索賠處理方案；f)

合同中止、終止方案。除上述情況外的其它采購，采購策略按采購部相關管理規(guī)定執(zhí)行。5.2.1.4

若推薦供應商需要進行資格預審的，由采購部負責組織供應商資格預審，資格預審文件、資格預審計劃由采購業(yè)務品類部在BPM平臺中發(fā)起，經業(yè)務品類部門審核，各職能部門工程師、崗位經理、部門經理會簽后由分管技術的副總經理批準（審批流程詳見附件4，內控活動列表詳見附件5）。

5.2.2

招標/詢價階段5.2.2.1

采購部組織相關部門編制招標/采購文件，其中的商務條款由采購部組織財務部等相關部門編制，更多資源請搜索關注“管理者視角”，技術條款由相關技術部門（貨物）/需求提出部門（工程和服務）編制。招標所附合同應使用公司發(fā)布的標準/示范文本，如非標準/示范文本的，應按照《合同管理辦法》組織編制、審核后使用。5.2.2.2

招標/采購文件（含修改）在提交采購部之前需完成前置性審批。限下采購項目的招標/采購文件前置性審批由分管采購副總經理審批，限上采購項目的招標/采購文件前置性審批由總經理審批。（審批流程詳見附件6，內控活動列表詳見附件7）5.2.2.3

由集團公司物裝采購中心或采購部組織的采購項目，招標文件的審查、發(fā)出、澄清等分別由物裝采購中心或采購部組織進行，相關人員配合。5.2.2.4

單批次5萬元以下的機加工物資采購，在機加工詢價系統(tǒng)操作，通過系統(tǒng)自動發(fā)標并接受報價，按照最低價中標的原則授標。5.2.2.5

單批次5萬元（含）以上的機加工物資采購，按照采購部流程在采購業(yè)務系統(tǒng)中進行詢價和報價操作。

5.2.3

評標/議標階段5.2.3.1

單批次5萬元以下的機加工物資采用詢價方式采購的，采購部采購工程師按照供應商每月匯總機加工系統(tǒng)中的詢價結果，直接在公司BPM平臺上進行合同文本審批，詢價采購結果不再單獨進行審批。5.2.3.2

單批次5萬元以下的機加工物資采用單一來源方式采購的，按照合理低價的授標原則，必要時需與供應商進行價格談判，采購結果在BPM平臺上經業(yè)務品類部經理（或副經理）審批。5萬元以下機加工物資單一來源采購結果審批表詳見附件8。5.2.3.3

除5.2.3.1及5.2.3.2以外的生產經營的招評標/議標工作由采購部組織，并按采購部的相關制度流程執(zhí)行。5.2.4

授標階段5.2.4.1

根據(jù)評標結果，采購部按照審批權限進行采購決策，具體詳見《××××公司供應鏈審批管理辦法》。5.2.4.2

采購部負責向中標供應商發(fā)出中標通知書，并組織簽訂合同。5.2.4.3

采購金額無論大小均應簽訂正式合同，合同文本正式簽署前須經會簽，審批流程完成審批后，由公司的法定代表人的授權人進行簽署。5.2.4.4

如擬定標價格超過預算金額，按《××××有限公司需求計劃管理實施細則》執(zhí)行。

5.2.5

合同簽訂階段生產經營的合同按照審批流程完成審批后，采購工程師按照《××××有限公司合同簽訂、履行和關閉歸檔管理細則》組織進行簽署。5.2.6

合同執(zhí)行階段5.2.6.1

供應商現(xiàn)場服務5.2.6.1.1

服務需求部門應在要求到達現(xiàn)場日期前一周（國外供應商原則上需提前兩個月）提出現(xiàn)場服務需求，需求經審批后提交采購部相應品類采購部門。5.2.6.1.2

服務需求內容包括服務所在單元，物資規(guī)格型號及數(shù)量，要求廠家到現(xiàn)場服務的具體服務內容、人員要求，時間、期限等。5.2.6.1.3

采購工程師按照服務需求聯(lián)系供應商，并及時將信息反饋給服務需求部門。5.2.6.1.4

對于國外供應商的現(xiàn)場服務需要，采購工程師應在接到審批后的需求信息，向行政部外事主管人員提交必要資料，更多資源請搜索關注“管理者視角”，辦理邀請函。在收到批復后的邀請函后，及時將文件轉交國外供應商。落實供應商到場時間，同時通知行政部安排翻譯等事項。5.2.6.1.5

供應商到達現(xiàn)場后，采購工程師將其交接給需求部門。5.2.6.1.6