旅游景區(qū)聲像檔案管理制度

旅游景區(qū)聲像檔案管理制度1總則1.1為加強(qiáng)本公司文書檔案管理，根據(jù)國家有關(guān)文書檔案的管理辦法，制定本制度。1.2歸檔的文件、材料必須按年度分類整理和立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件、材料都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。1.3公文承辦部門或承辦人員，應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)、完整（公文內(nèi)的各種附件，一律不得抽存）。結(jié)案后及時(shí)交專（兼）職管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦的文件、材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。2文件、材料的收集管理2.1堅(jiān)持以部門收集、管理文件的制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書，負(fù)責(zé)管理本部門的文件、材料，并應(yīng)保持人員相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。2.2凡本單位印發(fā)的公文（含定稿和兩份打印的正本與附件、批復(fù)、請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件及被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由公司辦公室統(tǒng)一收集管理。2.3一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作中形成的文件、材料，由主辦部門收集歸檔；會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸檔。2.3.1公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件、資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后，財(cái)務(wù)部門方可給予報(bào)銷差旅費(fèi)。2.3.2本公司召開的會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后，財(cái)務(wù)部門方給予報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。2.4各部門專（兼）職文書的職責(zé)2.4.1了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件、材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件、材料。2.4.2對(duì)本部門承辦的文件、材料做到及時(shí)收集、整理、立卷，于每年的三月份前，將上年的文件、材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接手續(xù)。3歸檔范圍3.1重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。3.2上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件、材料。3.3本公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書。3.4本公司的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。3.5本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。3.6本公司的各種計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。3.7信訪工作材料。3.8本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件、材料。3.9本公司人事任免的文件、材料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件、材料。3.10本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件、材料。3.11本公司的歷史沿革、大事記及反映本單位重要活動(dòng)的簡報(bào)、照片、錄音、錄像等。4立卷及對(duì)案卷質(zhì)量的要求4.1為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)單位專（兼）職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。4.2案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。4.3歸檔的文件、材料，其種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。4.4在歸檔的文件、材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷，絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切關(guān)系，也可隨同絕密文電立卷。4.5不同年度的文件，一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在規(guī)劃的起始年立卷；跨年度的總結(jié)放在總結(jié)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.6卷內(nèi)文件、材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件、材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。其他文件、材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。4.7卷內(nèi)文件、材料應(yīng)按排列順序，依次編寫序號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號(hào)。4.8永久、長期和短期案卷，必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，填寫的字跡要工整，并將其放在案卷的首頁。4.9有關(guān)卷內(nèi)文件、材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)；若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上，以示負(fù)責(zé)；備考表應(yīng)置卷尾。4.10案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。4.11案卷在裝訂前，卷內(nèi)文件、材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件、材料應(yīng)按裱糊的技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。4.12案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。聲像檔案管理制度2總則2.1為加強(qiáng)本公司聲像檔案的管理，使聲像資源更好地為公司的經(jīng)營工作服務(wù)，特制定本辦法。2.2本公司的聲像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記載。聲像襠案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含底片）等及文字說明兩部分組成。2.3聲像檔案是本單位全宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。3聲像檔案資料的收集3.1收集范圍a.反映本公司主要職能活動(dòng)、工作成果和存在問題的聲像資料；b.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的、與本公司重大活動(dòng)有關(guān)的聲像資料；c.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料；d.涉及本公司和本系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料；e.其他單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料；f.其他具有保存價(jià)值的聲像資料。3.2收集時(shí)間a.聲像檔案資料應(yīng)在形成一個(gè)月內(nèi)，隨立檔部門其他載體形態(tài)的的檔案同時(shí)歸檔，如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時(shí)間；b.襠案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像資料。3.3收集要求a.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防止重要資料散失；b.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)印件；c.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。3.4聲像檔案資料的征集a.檔案管理部門有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料；b.在征集聲像資料時(shí)，凡涉及國家和上級(jí)部門重大事件的，應(yīng)向上級(jí)機(jī)關(guān)的檔案管理部門報(bào)送資料目錄。3.5本公司各部門或個(gè)人凡按本辦法第3.1條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求向檔案室歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門給予報(bào)銷。4聲像檔案資料的整理4.1聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)化，便于保管和利用。4.2聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。4.3聲像檔案的分類、編號(hào)a.照片檔案按年代、主題分類，同屬一類照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)，底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)；b.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，每盤再編一個(gè)順序號(hào)；c.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。4.4保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、名稱、時(shí)間、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。4.5文字說明的編寫a.文字說明基本內(nèi)容包括：時(shí)間、內(nèi)容、地點(diǎn)、背景、作者（攝制者）等；b.對(duì)文字說明的要求：——準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；——以照片的自然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明，一組聲像資料如聯(lián)系密切，應(yīng)加文字說明；——文字簡潔、語言通順；——時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。4.6編制格式a.照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)—文字說明—參見號(hào)—攝制時(shí)間—攝制者；b.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁，并按要求逐項(xiàng)填寫。4.7案卷要求a.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放；b.卷內(nèi)目錄：——照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；——錄音帶、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫目錄。c.卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。4.8聲像檔案的編目、著錄依照GB3792.5―85《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行。5聲像檔案的保管5.1聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。5.2保管條件a.底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13~15℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在35%~45%；b.照片庫溫度應(yīng)保持在14~24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%~67.5%；錄音、錄像帶庫溫度應(yīng)保持18~24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%~60%。5.3底片冊、錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁帶盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。5.4對(duì)庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。5.5歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，登記造冊，方可銷毀。5.6建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。6聲像檔案的開發(fā)利用6.1編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為檔案的利用提供方便條件。6.2建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。6.3具有專利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理；已移交檔案館的，所