MarsLEDs-辦公軟件基礎(chǔ)培訓(xùn)-2010年2月版本

MarsLEDs辦公軟件培訓(xùn)

-Office2003系統(tǒng)-

Excel/Word/PowerPoint/OutlookLinda.Liu劉麗紅版本日期：2010年2月1移動調(diào)為會議模式或震動2準(zhǔn)時到達(dá)培訓(xùn)教室3培訓(xùn)過程積極提問，勇躍發(fā)言4不懂之處可隨時提出疑問培訓(xùn)前約定事項2目錄第一章Excel2003第二章Word2003第三章Outlook2003第四章PowerPoint2003第一章Excel2003使用技巧第一章目錄Excel2003的工作界面1-1Excel2003根本操作1-2資料輸入與格式的編輯設(shè)定1-3文件管理與打印設(shè)置1-4排序與篩選1-5分類匯總與數(shù)據(jù)有效性設(shè)定1-6圖表編輯Excel文檔編輯本卷須知標(biāo)題欄菜單欄常用工具欄狀態(tài)區(qū)目前使用的工作表垂直滾動條目前非使用工作表工作表標(biāo)簽作用單元格當(dāng)前單元格地址水平滾動條任務(wù)窗格格式工具欄1-1Excel2003根本操作選取不相鄰的單元格選取不相鄰的單元格時，在選中第一個單元格后，按住【Ctrl】鍵不放，再選取其它單元格。改變視窗排列方式有時我們需要在兩個不同的工作表之間比較分析資料，需要來回切換視窗來查看兩個工作表的數(shù)據(jù)資料，比較麻煩，此時，我們可以使用Excel的重排視窗功能?！敬翱凇坎藛?【重排窗口】功能，在重排窗口對話框中選擇排列方式「平鋪」「水平并排」「垂直并排」等，按確定即可。凍結(jié)窗格當(dāng)工作表的內(nèi)容太長或太寬時，在移動滾動條時，工作表的標(biāo)題也會被卷到上面或左邊，此時無法明確看到某些單元格代表什么意思。這時我們需要使用【凍結(jié)窗格】的功能來將工作表的標(biāo)題欄/列凍結(jié)，被凍結(jié)的標(biāo)題就不會因移動滾動條而被卷起來。選中標(biāo)題欄下方或右方的第一個單元格，然后按【窗口】菜單/【凍結(jié)窗格】即可。假設(shè)要取消凍結(jié)窗格，按【窗口】菜單/【取消凍結(jié)窗格】即可。1-2資料輸入與格式的編輯設(shè)定在單元格輸入以0開頭的數(shù)字時，往往開頭的0會被刪除，如果一定要顯示這個0時，可以0前面先輸入「’」〔【Enter】鍵左邊的單引號〕即可?？焖僬{(diào)整單元格欄寬與列高的技巧：當(dāng)輸入的資料寬度或高度大于Excel表默認(rèn)的欄寬/列高時，而此時單元格的右側(cè)或以下有資料時，超出欄寬/列高的資料就無法顯示了。這時我們需要調(diào)整單元格的大小讓單元格能夠顯示全部資料?？焖僬{(diào)整的方法：在無法顯示全部內(nèi)容的欄寬/列高線上雙擊〔鼠標(biāo)〕，即可自動調(diào)整到最適合的欄寬/列高。在單元格內(nèi)強(qiáng)制換行：想要某一單元格內(nèi)的內(nèi)容分兩行顯示，將光標(biāo)放在要分行的位置，按【Alt】+【Enter】鍵即可。1-2資料輸入與格式的編輯設(shè)定超過千位的數(shù)值，如數(shù)量、金額等，建議使用「千位符號」顯示。單元格條件格式設(shè)定統(tǒng)計的資料需要與基準(zhǔn)值進(jìn)行比較時，可使用條件格式。例如績效指標(biāo)的統(tǒng)計，達(dá)標(biāo)的數(shù)值以黑色顯示，不達(dá)標(biāo)的數(shù)值以紅色顯示。選中要設(shè)定條件格式的單元格，按【格式】菜單/【條件格式】--出現(xiàn)【條件格式】對話框，編輯條件即可。查找與替換當(dāng)需要在有很多資料的工作表中查找某個特別的資料時，可能會讓人看到眼花還找不到資料。這些只需要使用【查找】功能就可以輕松辦到?！揪庉嫛坎藛?【查找】，在【查找】對話框內(nèi)輸入要查找的內(nèi)容，并按【查找下一個】按鈕即可找到你可尋找的內(nèi)容。1-3文件管理與打印設(shè)置打印預(yù)覽打印預(yù)覽雖然不是打印之前必須做的工作，但還是要求大家打印任何資料前先做打印預(yù)覽的動作，這樣可以減少打印錯誤的時機(jī)，以及紙張的浪費(fèi)。一般工具列的【打印預(yù)覽】按鈕或【文件】菜單/【打印預(yù)覽】，參照預(yù)覽效果對文件進(jìn)行適當(dāng)頁面設(shè)置后再打印。頁面設(shè)置當(dāng)發(fā)現(xiàn)要打印的欄位在一頁上顯示不完整時，可通過改變“上/下/左/右頁邊距”的方法來調(diào)整。方法：一般工具列的【打印預(yù)覽】按鈕或【文件】菜單/【打印預(yù)覽】/【設(shè)置】---【頁邊距】標(biāo)簽，設(shè)置好頁邊距后，最好選擇一種「居中方式」〔垂直或水平〕，以使版面更美觀。1-3文件管理與打印設(shè)置設(shè)定單色打?。喝绻覀兙庉嫷墓ぷ鞅硎遣噬?，但打印機(jī)是黑白單色打印機(jī)，那么在打印前將工作表改為單色打印，這樣印出來的資料才不會一團(tuán)黑看不清楚內(nèi)容?！敬蛴☆A(yù)覽】/【設(shè)置】---【工作表】標(biāo)簽，選中「打印」工程中的【單色打印】即可。設(shè)置打印標(biāo)題：當(dāng)我們編輯的資料內(nèi)容超過一頁，打印預(yù)覽時會發(fā)現(xiàn)自第2頁起標(biāo)題欄不見了，這時我們查看第2頁以后的內(nèi)容時往往會分不清楚哪一列數(shù)據(jù)代表什么意思?！疚募坎藛?【頁面設(shè)置】---【工作表】標(biāo)簽，在「打印標(biāo)題」工程中，視需要選按【頂端標(biāo)題行】或【左端標(biāo)題列】后的按鈕到工作表中選取行號或列號。1-3文件管理與打印設(shè)置多于一頁的資料，最好在頁腳插入頁碼與總頁數(shù)，以方便查閱者了解資料的頁數(shù)。如果你想要打印的內(nèi)容不是整個工作表的內(nèi)容，而是其中的某局部，那么可以直接利用鼠標(biāo)選中所要打印的內(nèi)容，然后【文件】菜單/【打印區(qū)域】/【設(shè)置打印區(qū)域】即可。當(dāng)編輯的資料超過一頁時，如果你想要讓這些資料印在同一頁上，此時我們可以利用強(qiáng)制分頁的功能實現(xiàn)。先選取要強(qiáng)制分頁的位置，然后按【插入】菜單/【分頁符】即可，此時你可以在工作表上看到分頁的虛線，如果要取消分頁，將光標(biāo)定位到分頁的位置，然后按【插入】菜單/【刪除分頁符】即可。2010年2月年2月年2月121-4排序與篩選排序的方法：最簡單的方法：將光標(biāo)定位到要依其排序的欄位上的任何一個單元格，然后按常用工具列上的【升序排序】或【降序排序】按鈕即可完成。此方法的缺點(diǎn)是一次只能做一個條件的排序，無法做多條件的排序。多條件排序：先選中要進(jìn)行排序的單元格區(qū)域，然后選擇【數(shù)據(jù)】菜單/【排序】---出現(xiàn)【排序】對話框，分別在“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”選項的下拉列表框中選擇相應(yīng)的關(guān)鍵字，最后按【確定】即可完成排序。1-4排序與篩選自動篩選：如果要在大量的數(shù)據(jù)中顯示滿足某一個條件的記錄，可以通過篩選功能來實現(xiàn)。選擇需要進(jìn)行篩選的單元格區(qū)域，然后選擇【數(shù)據(jù)】菜單/【篩選】/【自動篩選】功能，使其成為選中狀態(tài)，此時數(shù)據(jù)清單各表頭右側(cè)出現(xiàn)一個帶下拉箭頭的按鈕，單擊此按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要篩選的選項。1-5分類匯總與數(shù)據(jù)有效性設(shè)定我們在分析數(shù)據(jù)資料時，常常需要馬上在工作表中顯示一局部的計算結(jié)果，遇此情況或許我們會按手中的計算器進(jìn)行計算，不過在Excel中有一個小功能可以為我們解決這個煩惱。首先對要進(jìn)行匯總工程的那一欄位進(jìn)行【升序排序】或【降序排序】，然后將光標(biāo)定位到此表格中，并選擇【數(shù)據(jù)】菜單/【分類匯總】命令---此時出現(xiàn)【分類匯總】對話框，在其中設(shè)置分類字段、匯總方式〔求和？平均值？最大值等〕以及匯總項。執(zhí)行分類匯總命令前，如果未進(jìn)行排序動作那么分類匯總的結(jié)果是錯誤的。1-5分類匯總與數(shù)據(jù)有效性設(shè)定數(shù)據(jù)有效性設(shè)定在編輯一些工作表時，在某列或某行要輸入有規(guī)律的資料，如月份、部門等，此時可以對此列或此行設(shè)定“有效性條件”。先在資料旁邊建立有規(guī)律資料的清單，如“一月、二月、三月…”，然后選中要設(shè)定“有效性條件”的列或行，選【數(shù)據(jù)】菜單/【有效性】--進(jìn)入“數(shù)據(jù)有效性”對話框，在“設(shè)置”標(biāo)簽下，有效性條件允許的下拉箭頭中選擇“序列”，點(diǎn)擊“來源”到工作表中選中已事先建議好的清單，最后單擊確定即可。1-6圖表編輯在Excel中可以利用圖表將工作表中的數(shù)據(jù)圖表化，這樣可以直觀地了解數(shù)據(jù)的大小和變化，而且有利于對數(shù)據(jù)進(jìn)行比照和分析。創(chuàng)立圖表選取要生成圖表的數(shù)據(jù)范圍，按【插入】菜單/【圖表】命令即可。此時會翻開【圖表向?qū)А繉υ捒?，選擇“圖表類型”后點(diǎn)擊“下一步”按鈕，依提示操作。也可直接利用常用工具列上的“圖表向?qū)А鄙蓤D表：選取要生成圖表的數(shù)據(jù)范圍，并按常用工具列的“圖表向?qū)А卑粹o即可翻開【圖表向?qū)А繉υ捒?。圖表區(qū)圖表標(biāo)題數(shù)據(jù)系列分類軸圖例繪圖區(qū)數(shù)值軸主要網(wǎng)格線數(shù)值軸標(biāo)題數(shù)值軸分類軸標(biāo)題2010年2月年2月年2月181-6圖表編輯調(diào)整圖表區(qū)/繪圖區(qū)大小在圖表區(qū)單擊一下，會在圖表區(qū)的四周出現(xiàn)八個控制點(diǎn)，拖拽圖表區(qū)四個對角上的控制點(diǎn)，即可對圖表區(qū)進(jìn)行長寬同時縮放；上下方向的控點(diǎn)可以對圖表區(qū)進(jìn)行長度的調(diào)整；左右方向的控點(diǎn)可以對圖表區(qū)進(jìn)行寬度的調(diào)整。繪圖區(qū)大小的調(diào)整方式與圖表區(qū)相同。設(shè)定圖表區(qū)字型及字體大小快速設(shè)定方法：選中圖表區(qū)，直接在格式工具欄選擇適宜的字型及字體大小。也可以單獨(dú)選中“圖表標(biāo)題”、“圖例”、“數(shù)值軸”、“數(shù)值軸標(biāo)題”、“分類軸”、“分類軸標(biāo)題”，然后設(shè)定字型及字體大小。1-6圖表編輯變更圖例位置快捷方法：選中“圖例”，直接用鼠標(biāo)拖動到適宜位置即可。方法二：雙擊“圖例”，即可翻開“圖例格式”對話框，選“位置”標(biāo)簽，在“放置于”選項中進(jìn)行選擇。調(diào)整圖表標(biāo)題格式選中“圖表標(biāo)題”雙擊，進(jìn)入“圖表標(biāo)題格式”對話框，即可進(jìn)行“圖案/字體/對齊方式”的調(diào)整。變更圖表區(qū)/繪圖區(qū)底色選中“圖表區(qū)”雙擊，進(jìn)入“圖表區(qū)格式”對話框，“圖案”標(biāo)簽/區(qū)域，選擇適宜的填充顏色。繪圖區(qū)底色調(diào)整的方法與圖表區(qū)相同。1-6圖表編輯變更數(shù)值坐標(biāo)軸刻度雙擊“數(shù)值軸”進(jìn)入“坐標(biāo)軸格式”對話框--“刻度”標(biāo)簽，視數(shù)值大小設(shè)置“最小值、最大值、主要刻度單位”等。變更數(shù)據(jù)列的樣式雙擊“數(shù)據(jù)系列”進(jìn)入“數(shù)據(jù)系列格式”對話框--在“圖案”標(biāo)簽中設(shè)置數(shù)據(jù)系列的邊框及內(nèi)部填充色。變更數(shù)據(jù)列的順序〔前提：兩個或兩個以上系列〕雙擊“數(shù)據(jù)系列”進(jìn)入“數(shù)據(jù)系列格式”對話框--“系列次序”標(biāo)簽中，視要求上移或下移選中的系列。使“數(shù)據(jù)標(biāo)簽”包括數(shù)值：在“圖表區(qū)”單擊右鍵，選擇“圖表選項”，進(jìn)入“圖表選項”對話框--“數(shù)據(jù)標(biāo)志”標(biāo)簽，在“數(shù)據(jù)標(biāo)簽包括”選中“值”即可。顯示“數(shù)據(jù)表”：在“圖表區(qū)”單擊右鍵，選擇“圖表選項”，進(jìn)入“圖表選項”對話框--“數(shù)據(jù)表”標(biāo)簽，選中“顯示數(shù)據(jù)表”即可。Excel文檔編輯本卷須知整篇資料的字體與字號大小是否適宜-附MarsLEDs文件字體要求公司名稱及Logo大小比例行高、列寬是否適宜，是否有內(nèi)容被遮擋住數(shù)字是否有必要設(shè)置“千位分隔符”打印前必須確認(rèn)頁邊距、居中方式是否已調(diào)整好超過一頁的資料，要設(shè)置打印標(biāo)題行，如有必要在頁腳插入“頁碼與總頁數(shù)”使用單色打印機(jī)打印前，確認(rèn)是否已設(shè)置成“單色打印”第二章Word2003使用技巧2010年2月年2月年2月23第二章目錄Word2003的工作界面2-1Word2003根本操作2-2文本輸入與編輯2-3設(shè)置字體格式2-4設(shè)置段落格式2-5設(shè)置工程符號和編號2-6設(shè)置邊框和底紋第二章目錄2-7使用格式刷復(fù)制格式2-8設(shè)置頁眉和頁腳2-9在Word文檔中插入表格2-10設(shè)置表格的格式2-11在Word文檔中插入圖片2-12Word應(yīng)用小提示W(wǎng)ord文檔編輯本卷須知標(biāo)題欄菜單欄任務(wù)窗格狀態(tài)欄文檔編輯區(qū)水平標(biāo)尺繪圖工具欄格式工具欄常用工具欄垂直標(biāo)尺滾動條滾動條2010年2月年2月年2月26Word2003的工作界面標(biāo)尺標(biāo)尺位于文檔窗口的上側(cè)〔稱為水平標(biāo)尺〕和左側(cè)〔稱為垂直標(biāo)尺〕，顯示文檔的寬度和文本在紙張上的位置，以及設(shè)置段落的左右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)。首行縮進(jìn)標(biāo)記上三角形：懸掛縮進(jìn)標(biāo)記，下面四方形：左縮進(jìn)標(biāo)記右縮進(jìn)標(biāo)記標(biāo)尺刻度單位為cm2010年2月年2月年2月272-1Word2003根本操作我們可以根據(jù)Word提供的模板快速新建帶有格式和內(nèi)容的文檔。方法為：選擇【文件】菜單/【新建】命令，在翻開的任務(wù)窗格中單擊“本機(jī)上的模板”鏈接---在翻開的“模板”對話框中選擇需要的模板即可。Word提供的模板有：報告、備忘錄、信函和等。設(shè)置文檔為只讀重要且非經(jīng)常修改的文件〔如受控發(fā)行的管理規(guī)章制度、作業(yè)指導(dǎo)書等〕，可以以非強(qiáng)制性的方式建議用戶以只讀方式翻開文檔，防止其他人在查閱文件時操作失誤修改了文件的內(nèi)容。【工具】菜單/【選項】命令，在翻開的對話框中選擇“平安性”選項卡，勾選“建議以只讀方式翻開文檔”。2010年2月年2月年2月282-2文本輸入與編輯輸入特殊符號在編輯文件時我們可以使用鍵盤輸入文字、數(shù)字、字母和一些符號，但是有些符號〔如：λ、Ω、μ、Φ、ぁ、し、Ⅲ、∑、℃、‰〕是不能用鍵盤輸入的，此時可以用插入符號的方法來輸入這些符號。選擇【插入】菜單/【符號】命令，翻開“符號”對話框的“符號”選項卡，在不同的“字集”中選擇需要的字符單擊“插入”按鈕即可。選擇文本選取不連續(xù)的多行文本：選中第一行的文本后，按住【Ctrl】鍵不放，再選取其它位置的文本。選擇整篇文檔：選擇【編輯】菜單/【全選】命令；或按【Ctrl】+A鍵。2010年2月年2月年2月292-2文本輸入與編輯當(dāng)光標(biāo)定位在一行內(nèi)容中間插入某些內(nèi)容時，你會發(fā)現(xiàn)輸入的新內(nèi)容會將光標(biāo)后面的字覆蓋，這是因為按下了鍵盤上的【Insert】鍵或雙擊激活了狀態(tài)欄的“改寫”按鈕，此時可以雙擊狀態(tài)欄的“改寫”按鈕使其變?yōu)榛疑虬匆淮捂I盤上的【Insert】鍵。查找與替換當(dāng)需要在一篇很多內(nèi)容的文檔中搜索特定的內(nèi)容時，可以利用word的“查找”功能，可快速定位到所需文本的位置?！静迦搿坎藛?【查找】命令，在【查找】對話框內(nèi)輸入要查找的內(nèi)容，并按【查找下一處】按鈕即可找到你可尋找的內(nèi)容。需要替換新內(nèi)容時，點(diǎn)擊“替換”標(biāo)簽，在“替換為”下拉列表框中輸入要替換的內(nèi)容，然后單擊“替換”按鈕即可。如果不想替換文檔中查找到的內(nèi)容，可單擊“查找下一處”按鈕將繼續(xù)查找下一處，如需全部替換那么可單擊“全部替換”按鈕。2010年2月年2月年2月302-2文本輸入與編輯利用鼠標(biāo)移動文本除了使用“復(fù)制/粘貼”命令移動文本外，還可利用鼠標(biāo)快速移動文本。方法：選擇需要移動的文本，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動鼠標(biāo)，這時鼠標(biāo)指針會變成形狀，并且有一條虛豎線，當(dāng)豎線移到目標(biāo)位置后放開鼠標(biāo)，即可將選擇的文本移動到目標(biāo)位置。圖示如下：2010年2月年2月年2月312-3設(shè)置字體格式在Word文檔中輸入的文本默認(rèn)為五號宋體，如果不對文本的格式進(jìn)行設(shè)置，既不能突出重點(diǎn)，也毫無美觀可言。因此在輸入文本后，一般應(yīng)對其字體、字形、大小和顏色等進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置時可以通過“格式工具欄”或【格式】菜單下的“字體”命令進(jìn)行。字體-指文本的外觀，如楷體、宋體、黑體、隸書等。字號-指文本的大小，如初號、一號、10、12等。字形-指文本的一些特殊外觀，如加粗、傾斜、加下劃線、邊框、底紋等。有時候文本中需要添加下劃線，要特別注意此下劃線就是通過按空格鍵后，為空格添加下劃線而得到的，并非是使用繪圖工具欄添加的橫線。2010年2月年2月年2月322-3設(shè)置字體格式“字體”對話框通過“字體”對話框不但可以完成“格式工具欄”中所有字體設(shè)置功能，還能設(shè)置一些“格式工具欄”無法完成的特殊格式，如改變字符間距和添加文字效果等?！白址g距”選項卡主要用于設(shè)置文本的縮放比例、文字間距和相對位置。設(shè)置文本特殊效果-上標(biāo)：例如輸入“32”。2010年2月年2月年2月332-4設(shè)置段落格式設(shè)置段落格式可以使文檔的結(jié)構(gòu)清晰、層次清楚。在Word文檔中輸入的文本默認(rèn)的對齊方式是兩端對齊。我們可以根據(jù)需要為段落設(shè)置縮進(jìn)方式、對齊方式和段間距、行距等。設(shè)置時可以通過“格式工具欄”或【格式】菜單下的“段落”命令，或水平標(biāo)尺進(jìn)行。段落縮進(jìn)是指段落中的文本與頁邊距之間的距離。包括首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)、左縮進(jìn)、右縮進(jìn)。首行縮進(jìn)：設(shè)置段落中第1行第1個字的起始位置。中文段落普遍采用首行縮進(jìn)方式，一般縮進(jìn)2個字符。懸掛縮進(jìn)：設(shè)置段落中除首行以外的其他行的起始位置。懸掛縮進(jìn)用于一些較為特殊的場合，如報刊、雜志等。左縮進(jìn)：可以設(shè)置整個段落左邊界的縮進(jìn)位置。右縮進(jìn)：可以設(shè)置整個段落右邊界的縮進(jìn)位置。2010年2月年2月年2月342-4設(shè)置段落格式首行縮進(jìn)效果懸掛縮進(jìn)效果2010年2月年2月年2月352-4設(shè)置段落格式左縮進(jìn)效果右縮進(jìn)效果2010年2月年2月年2月362-5設(shè)置工程符號和編號在文檔中使用自動編號與工程符號來組織文檔，可以使文檔層次清楚、條理清晰、內(nèi)容醒目。在制作一些規(guī)章制度、管理條例時特別有用。Word具有自動編號與工程符號功能，在類似于以“第一”、“1.”、“A.”等文本開始的段落中按【Enter】鍵，在下一段文本開始將自動添加“第二”、“2.”、“B.”。我們也可以在輸入文本后，選中需添加編號的段落，直接單擊“格式工具欄”上的“編號”或“工程符號”按鈕手動設(shè)置。2010年2月年2月年2月372-6設(shè)置邊框和底紋編輯一些有特殊用途的文檔如邀請函、備忘錄等時，為了美觀，需要為段落和頁面加上邊框和底紋。設(shè)置段落邊框選擇需要設(shè)置邊框的段落→選擇【格式】菜單/【邊框和底紋】命令，翻開“邊框和底紋”對話框，在“邊框”選項卡中設(shè)置段落邊框的類型、線型、顏色和寬度。設(shè)置頁面邊框在需要設(shè)置邊框的文檔中選擇【格式】菜單/【邊框和底紋】命令，翻開“邊框和底紋”對話框，在“頁面邊框”選項卡中設(shè)置頁面邊框的類型、線型、顏色、寬度及藝術(shù)效果。設(shè)置底紋選擇要設(shè)置底紋的文本→選擇【格式】菜單/【邊框和底紋】命令，翻開“邊框和底紋”對話框，在“底紋”選項卡中設(shè)置底紋的顏色和樣式。2010年2月年2月年2月382-7使用格式刷復(fù)制格式編輯文檔時，有時會將文檔中的文本或段落設(shè)置成相同的格式，此時可使用工具欄上的“格式刷”按鈕來快速復(fù)制格式。先選擇已設(shè)置好格式的文本或段落→單擊常用工具欄上的“格式刷”按鈕，此時鼠標(biāo)指針將變成一把小刷子的形狀，用該形狀的鼠標(biāo)選擇要應(yīng)用該格式的文本或段落即可。單擊格式刷按鈕一次，只能進(jìn)行一次格式復(fù)制，雙擊格式刷按鈕，那么可進(jìn)行屢次格式復(fù)制。在PowerPoint中編輯內(nèi)容時也利用格式刷實現(xiàn)“復(fù)制格式”的功能，使用方式與在Word中相同。2010年2月年2月年2月392-8設(shè)置頁眉和頁腳為使Word文檔中頁面便于閱讀和更加美觀，可以為文檔設(shè)置頁眉和頁腳。在頁眉和頁腳不僅可插入文本，還可插入圖片。選擇【視圖】菜單/【頁眉和頁腳】命令，便可翻開“頁眉和頁腳”工具欄，在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊相應(yīng)的按鈕插入時間、頁碼/頁數(shù)，也可以自己輸入文字。一般會在文檔的頁眉放置公司名稱、、地址等聯(lián)系方式等信息。設(shè)置首頁不同：【文件】菜單/【頁面設(shè)置】命令，在“版式”選項卡中，選中“首頁不同”。插入分頁符：【插入】菜單/【分隔符】命令。2010年2月年2月年2月402-9在Word文檔中插入表格使用表格來存儲和管理數(shù)據(jù)，可以使數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)清晰、層次清楚。通過“常用工具欄”的“插入表格”按鈕，自動插入表格。通過【表格】菜單的對話框插入表格。通過“常用工具欄”的“繪制表格”按鈕，手動繪制表格。手動繪制表格可以繪制復(fù)雜的表格，如包含不同高度的單元格或每行包含的列數(shù)不同。按住【Ctrl】鍵不放，可以同時選中不連續(xù)的多個單元。復(fù)制和移動表格中的內(nèi)容選中單元格內(nèi)容，按住鼠標(biāo)左鍵不放拖動，可將所選中的內(nèi)容移動到其它位置。選中單元格內(nèi)容，在拖動的同時按住【Ctrl】鍵不放，可將選中的內(nèi)容復(fù)制到其它位置。2010年2月年2月年2月412-9在Word文檔中插入表格添加和刪除單元格在表格中選擇目標(biāo)單元格→【表格】菜單/【插入】命令中選擇“插入單元格”，在翻開的對話框中選擇相應(yīng)的選項即可。選中要刪除的單元格→鼠標(biāo)右擊，選擇“刪除單元格”命令，在翻開“刪除單元格”對話框中選擇相應(yīng)的選項即可。拆分和合并單元格將光標(biāo)定位到需要拆分的單元格中→鼠標(biāo)右擊，選擇“拆分單元格”命令，在翻開的“拆分單元格”對話框中輸入要拆分的行數(shù)和列數(shù)即可。選中要合并的單元格，鼠標(biāo)右擊，選擇“合并單元格”命令即可。設(shè)置單元格內(nèi)容的對齊方式選中要設(shè)置對齊方式的單元格→鼠標(biāo)右擊，點(diǎn)選“單元格對齊方式”命令，在右側(cè)出現(xiàn)的各種對齊方式中選擇適宜的對齊方式。2010年2月年2月年2月422-10設(shè)置表格的格式插入表格時，表格的行高和列寬都是默認(rèn)的，但我們在實際工作中往往需要對表格的行高和列寬進(jìn)行調(diào)整。將光標(biāo)定位到要調(diào)整的行或列中〔或選擇多行或多列〕→鼠標(biāo)右擊，選擇“表格屬性”命令，在翻開的“表格屬性”對話框中，選擇“行”或“列”選項卡，在其中設(shè)置行的高度或列的寬度。還可以通過拖動鼠標(biāo)的方法來調(diào)整表格的行高和列寬。通過選擇【表格】菜單/【自動調(diào)整】命令，在其中可以根據(jù)需要選擇不同的命令來對表格進(jìn)行調(diào)整。為表格設(shè)置邊框和底紋將鼠標(biāo)定位到表格內(nèi)，鼠標(biāo)右擊，選擇“邊框和底紋”命令，在翻開的“邊框和底紋”對話框中，選擇“邊框”選項卡，在其中對邊框的樣式、線型、顏色、寬度進(jìn)行設(shè)置；選擇“底紋”選項卡，在其中對表格的底紋進(jìn)行設(shè)置。2010年2月年2月年2月432-11在Word文檔中插入圖片剪貼畫是Word自帶的圖片，插入剪貼畫的方法：將光標(biāo)定位到需要插入剪貼畫的位置，選擇【插入】菜單/【圖片】/【剪貼畫】命令。也可將電腦中存放的圖片插入到文檔中將光標(biāo)定位到需要插入圖片的位置，選擇【插入】菜單/【圖片】/【來自文件】命令。在Office2003中，根據(jù)需要可以繪制出正方形、直線、橢圓、箭頭、旗幟和星形等多種圖形。選擇【插入】菜單/【圖片】/【自選圖形】命令。在插入的自選圖形上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“添加文字”命令，可以在此圖形中輸入文本。2010年2月年2月年2月442-11在Word文檔中插入圖片設(shè)置圖片的環(huán)繞方式插入的剪貼畫和電腦中的圖片，默認(rèn)的環(huán)繞方式是“嵌入型”，這種環(huán)繞方式無法自由的用鼠標(biāo)拖動圖片進(jìn)行移動。也無法設(shè)置圖片的外框線，我們需要改變圖片的環(huán)繞方式。雙擊圖片翻開“設(shè)置圖片格式”對話框，選擇“版式”選項卡，在“環(huán)繞方式”欄中選擇圖片的環(huán)繞方式即可。旋轉(zhuǎn)圖片單擊選中圖片，此時會在圖片上方出現(xiàn)一個綠色小圓點(diǎn)，通過旋轉(zhuǎn)此小圓點(diǎn)可實現(xiàn)圖片的旋轉(zhuǎn)。裁剪插入的剪貼畫與電腦中的圖片單擊選中圖片，在出現(xiàn)的“圖片”工具欄點(diǎn)取“裁剪”按鈕，通過拖動圖片四周的控制點(diǎn)實現(xiàn)對圖片的裁剪。2010年2月年2月年2月452-11在Word文檔中插入圖片圖片的縮放一般情況下插入的圖片大小與文本內(nèi)容不匹配，需要縮放圖片的大小來調(diào)整到適宜的尺寸。單擊要縮放的圖片，任意選中圖片對角線位置的某個控制點(diǎn)，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動控制點(diǎn)即可進(jìn)行縮放。也可在選中圖片后鼠標(biāo)右擊，選擇“設(shè)置圖片格式”命令→“大小”選項卡通過修改具體數(shù)值來調(diào)整。壓縮圖片的大小〔不包含自選圖形〕文檔中插入圖片會增加文檔的〔體積〕大小，插入的圖片越多文檔越大。為了減小文檔的體積大小，我們需要對圖片進(jìn)行壓縮。單擊選中圖片，選擇“圖片”工具欄上的“壓縮圖片”按鈕。2010年2月年2月年2月462-12Word應(yīng)用小提示插入文本框文本框是一種特殊的圖形，可根據(jù)需要放置于頁面的任何位置?！静迦搿坎藛?【文本框】/【橫排〔或豎排〕】。插入書簽書簽是為了幫助用戶記錄位置而插入的一種符號。光標(biāo)定位到要插入書簽的位置，選擇【插入】菜單/【書簽】命令，輸入“書簽名”，單擊“添加”按鈕。書簽名必須以文字或字母開頭，可包含數(shù)字但不能有空格。定位書簽：翻開文檔后，選擇【插入】菜單/【書簽】命令，選擇相應(yīng)的書簽，單擊“定位”即可。2010年2月年2月年2月47將鼠標(biāo)指針移到多頁文檔的頁與頁之間，當(dāng)其變成形狀時單擊鼠標(biāo)，可以隱藏頁與頁之間的空白，只顯示一條黑色的分界線，當(dāng)指針在該分界線上變?yōu)樾螤?，此時單擊又可顯示空白?；钣谩続lt】鍵采用拖動“標(biāo)尺”的方式調(diào)整Word文檔的縮進(jìn)時〔包括調(diào)整工程符合和編號的縮進(jìn)距離〕，按住【Alt】鍵不放再拖動鼠標(biāo)，可實現(xiàn)小幅度的移動。采用鼠標(biāo)拖動圖片控制點(diǎn)方式調(diào)整圖片大小時，按住【Alt】鍵不放再拖動鼠標(biāo)，可實現(xiàn)小幅度的伸縮。裁剪圖片大小時，按住【Alt】鍵不放再拖動鼠標(biāo)，此時鼠標(biāo)的移動會變得比較平滑，對圖片的裁剪尺寸更加精準(zhǔn)。2-12Word應(yīng)用小提示2010年2月年2月年2月48有時候在設(shè)置頁眉時，會在頁眉區(qū)域的虛線框下方自動出現(xiàn)一條直線，它是用來區(qū)分頁眉和正文的，如果我們不需要這條橫線，可以將它刪除。方法一：翻開“頁眉和頁腳”并將光標(biāo)定位在頁眉，選中頁眉的回車符〔如以下圖紅色圓圈所示〕→選擇【格式】菜單/【邊框和底紋】命令，選擇“邊框”選項卡，將預(yù)覽畫面的顯示的橫線點(diǎn)選掉即可。方法二：將光標(biāo)定位在“頁眉和頁腳”的虛線框中，選擇【格式】菜單/【樣式和格式】命令，此時會在Word頁面的右側(cè)出現(xiàn)“樣式和格式”窗口，展開“所選文字的格式”下拉列表的頁眉，選擇“修改”，出現(xiàn)“修改樣式”對話框，在左下角的“格式”選項中選擇“邊框”，翻開“邊框和底紋”對話框，將預(yù)覽畫面的顯示的橫線點(diǎn)選掉即可。2-12Word應(yīng)用小提示2010年2月年2月年2月49Word文檔編輯本卷須知公司名稱及Logo大小比例適宜。整篇文本的字體與字號大小是否適宜-附MarsLEDs文件字體要求。設(shè)置文本段落格式時，一般首行縮進(jìn)2個字符。長篇文檔的文本行距可設(shè)置為1.25倍行距，段前或段后間距≤0.5行。在文本中插入的表格行高、列寬是否適宜，單元格是否已設(shè)置適宜的對齊方式〔一般情況可設(shè)置為垂直居中對齊或垂直靠左對齊〕；表格外框的線條是否有必要設(shè)置成比內(nèi)部線條稍寬。超過一頁的資料，如有必要在頁腳插入“頁碼與總頁數(shù)”。第三章Outlook2003使用技巧2010年2月年2月年2月51第三章目錄3-1設(shè)置Outlook3-2編寫和發(fā)送電子郵件3-3日歷的應(yīng)用3-4聯(lián)系人3-5任務(wù)3-6便箋3-7管理Outlook工程Outlook應(yīng)用本卷須知前言Word的專長是文字處理。Excel可以快速處理表格數(shù)字的統(tǒng)計，并產(chǎn)生各式各樣的圖表。PowerPoint那么是制作與播放幻燈片的好幫手。Access是負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的處理。那Outlook會做什么呢？它僅僅是用來收發(fā)電子郵件的嗎？其實對于個人使用者而言，它的角色是“個人信息管理工具”。它提供了收件箱、日歷、聯(lián)系人、任務(wù)等一系列工具，可以幫助我們管理各種信息，并與他人進(jìn)行通信，善用Outlook的功能可以大幅提高工作效率。2010年2月年2月年2月53Outlook的使用與其他Office成員有一點(diǎn)很大的不同，在我們第一次正式使用時，必須要經(jīng)過一些選項的設(shè)定才能使用。點(diǎn)擊桌面的Outlook圖標(biāo)開啟Outlook，選擇【工具】菜單/【電子郵件帳戶】命令→在翻開的“電子郵件帳戶”對話框中，選中“添加新電子郵件帳戶”選項，單擊“下一步”按鈕→在翻開的“效勞器類型”對話框，選中“POP3”選項，單擊“下一步”按鈕→翻開“電子郵件帳戶設(shè)置”對話框，分別在“您的姓名、電子郵件地址、用戶名、密碼、接收郵件效勞器和發(fā)送郵件效勞器”文本框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊“測試帳戶設(shè)置”檢查帳戶設(shè)置是否正確，最后單擊“下一步”按鈕→單擊“完成”即可。上述步驟一般情況下是由MIS來協(xié)助完成的。3-1設(shè)置Outlook2010年2月年2月年2月543-2編寫和發(fā)送電子郵件郵件三要素：收件人、主題、內(nèi)容。在編寫郵件時一定要記得寫“主題”。郵件格式郵件內(nèi)容目前有三種不同的格式，分別是“HTML、RTF、純文本”。不同的格式所能到達(dá)的美觀程序不同，功能越復(fù)雜的格式做出來的郵件越多樣化，但是郵件檔案相對會越大，因此傳送時會越花時間。另外，也要確定對方收件人也能使用格式相容的郵件接收軟件來開啟郵件，否那么對方就只能看到一堆亂碼。HTML：支援的格式化很廣泛，可以參加圖片、動畫、以及超鏈接、背景、工程符號和編號等。RTF：可以設(shè)置郵件內(nèi)容的字體、字形、大小和色彩，還可設(shè)置內(nèi)容的對齊和縮進(jìn)方式。純文本：最單純的格式，不能對文字做任何修飾，也不能插入圖片，但是最省空間而且收件人一定能讀取。2010年2月年2月年2月553-2編寫和發(fā)送電子郵件設(shè)置郵件格式【工具】菜單/【選項】下的“郵件格式”選項卡。為郵件插入附件〔如文件、圖片〕新建一封郵件，單擊工具欄上的“插入文件”圖標(biāo)插入文件/圖片；或在【插入】菜單中選擇相應(yīng)的命令。設(shè)置郵件的重要性與敏感度有沒有什么方法能讓收件人一眼就看出這是封很重要的郵件呢？另外有些時候，你在發(fā)郵件給他人時，希望對方依這封郵件的敏感程序作最適當(dāng)?shù)奶幚?。方法：新建一封郵件，單擊工具欄上的“選項”圖標(biāo)，翻開“郵件選項”窗口，在“郵件設(shè)置”處進(jìn)行“重要性和敏感度”的選擇。預(yù)覽收件箱內(nèi)的郵件時，帶有紅色感慨號(！)的表示重要性高。2010年2月年2月年2月563-2編寫和發(fā)送電子郵件設(shè)定郵件所使用的字體【工具】菜單/【選項】選擇“郵件格式”選項卡→“信紙與字體”點(diǎn)選“字體”，進(jìn)入字體設(shè)置頁面，點(diǎn)擊“選擇字體”按鈕設(shè)置郵件所使用的字體。指定郵件所使用的信紙和簽名當(dāng)你寫了幾封郵件后，會發(fā)現(xiàn)你每次都要在郵件內(nèi)容后面署名相同的內(nèi)容，如姓名、等，以方便他人看完電子郵件后容易聯(lián)系或回復(fù)，不必再另花功夫找這些資料。設(shè)置信紙：【工具】菜單/【選項】選擇“郵件格式”選項卡→“信紙與字體”點(diǎn)選“信紙選取器”選擇信紙。也可以單擊“新建”按鈕自己新建信紙。注意：指定信紙和建立簽名的前提是在HTML格式下。設(shè)置簽名：【工具】菜單/【選項】選擇“郵件格式”選項卡→“簽名”單擊“簽名”→單擊“新建”按鈕創(chuàng)立簽名。2010年2月年2月年2月573-2編寫和發(fā)送電子郵件延遲郵件的傳遞編輯好一封郵件但不想立即發(fā)送，想要在指定的時間點(diǎn)再發(fā)送出去，此時可以單擊工具欄上的“選項”圖標(biāo)，翻開“郵件選項”窗口→“傳遞選項”中選中“傳遞不早于”并選擇日期和時間。檢查郵件是否已發(fā)送：如果郵件還在［發(fā)件箱］文件夾內(nèi)，并以加粗斜體字顯示，那么表示郵件未發(fā)送出。收到的郵件都放置在［收件箱］文件夾內(nèi)，未讀取的郵件以粗體字顯示。郵件圖示嘆號代表重要性的上下，紅色嘆號表示重要性高；藍(lán)色向下箭頭代表重要性低；空白那么代表普通。小旗子表示該封郵件被設(shè)定了后續(xù)標(biāo)志，如請答復(fù)、僅供參考?；匦吾槾泶肃]件有附件。2010年2月年2月年2月583-3日歷的應(yīng)用使用Outlook提供的“日歷”功能，可以方便地安排約會、會議和事件，可以合理地安排一天或幾天的工作日程。約會：是指已經(jīng)預(yù)定時間的活動，在Outlook中設(shè)置的約會將提醒自己準(zhǔn)時參加約會。會議：算是約會的一種，只是它記錄的較詳細(xì)。通常記錄一項會議牽涉到邀請與會人員、共同商定一個大家都可以的時間、地點(diǎn)等。全天事件：所記錄的只有日期，沒有時間。它只是一種性質(zhì)類似備注的資料，并不占據(jù)任何一段時間，也不怕與其他事件、約會或會議沖突，只是讓你記得有這回事罷了。例如生日或紀(jì)念日。2010年2月年2月年2月593-3日歷的應(yīng)用記錄約會事項在Outlook面板中單擊“日歷”，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕旁的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“約會”命令→翻開“約會”窗口，在“約會”選項卡中輸入約會的“主題、地點(diǎn)、開始/結(jié)束時間，及主要內(nèi)容”等，最后單擊工具欄的“保存并關(guān)閉”即可。設(shè)定周期性約會：編輯好約會的內(nèi)容后，單擊工具欄上的“重復(fù)周期”按鈕，翻開“約會周期”窗口，在其中設(shè)置周期時間。要刪除約會事項，選中要刪除的約會，按鍵盤上的【Delete】或工具欄上的“刪除”按鈕即可。全天事件如果安排的約會事項在一天中的任何時間完成都可以，那么在“約會”窗口中選中“全天事件”復(fù)選框，將其設(shè)置成全天事件。2010年2月年2月年2月603-3日歷的應(yīng)用發(fā)送會議邀請在“日歷”中還可以設(shè)定會議，并發(fā)會議邀請給參會人員，提醒自己與參會人員準(zhǔn)時參加會議。在Outlook面板中單擊“日歷”，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕旁的下拉箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“會議要求”命令→翻開“會議”窗口，在“約會”選項卡中輸入“收件人的郵箱地址、主題、地點(diǎn)、開始/結(jié)束時間，以及主要內(nèi)容”等，最后單擊工具欄的“發(fā)送”即可。設(shè)定周期性會議編輯好會議的內(nèi)容后，單擊工具欄上的“重復(fù)周期”按鈕，翻開“會議周期”窗口，在其中設(shè)置周期時間。回復(fù)會議邀請收到他人寄來的會議邀請會議時，必須雙擊翻開該郵件，并點(diǎn)擊回復(fù)是否接受邀請。2010年2月年2月年2月613-4聯(lián)系人我們跟他人交換的名片拿回來之后會放入名片冊，等需要用時去翻名片冊一張一張的找，既費(fèi)時還難找。其實Outlook內(nèi)建有聯(lián)系人資料的管理，如果能充分利用這個功能，將會使你的工作大為提升。建立聯(lián)系人資料在Outlook面板中單擊“聯(lián)系人”，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕，即可翻開“聯(lián)系人”窗口，在其中輸入“聯(lián)系人的姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系/地址”等信息，最后單擊工具欄上的“保存并關(guān)閉”即可。建立來自相同單位的聯(lián)系人先翻開已建好的聯(lián)系人，選擇【動作】菜單/“來自相同單位的聯(lián)系人”翻開新的聯(lián)系人窗口，此時你會發(fā)現(xiàn)新窗口中“單位、、、地址、網(wǎng)址”的內(nèi)容已經(jīng)存在了，你只需要輸入新聯(lián)系人的姓名、號、郵箱便可以了。2010年2月年2月年2月623-4聯(lián)系人設(shè)定聯(lián)系人文件夾為郵件通訊簿在聯(lián)系人文件夾上右擊選擇“屬性”命令→”O(jiān)utlook通訊簿”選項卡中，勾選“將此文件夾顯示為電子郵件通訊簿”。查找聯(lián)系人在Outlook面板中單擊“聯(lián)系人”，單擊工具欄上的“查找”，在“查找”右側(cè)的文本框中輸入要查找的內(nèi)容，選擇好“搜索范圍”后單擊“立即查找”。導(dǎo)入與導(dǎo)出聯(lián)系人你可能需要將自己輸入的聯(lián)系人資料轉(zhuǎn)到主管的電腦或另外一臺電腦的Outlook里，此時要如何操作呢？方法：【文件】菜單/【導(dǎo)入和導(dǎo)出】命令，翻開“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А睂υ捒?，選擇“導(dǎo)出到一個文件”→“導(dǎo)出到文件”中選擇“個人文件夾〔.pst〕”→“導(dǎo)出個人文件夾”中選擇要導(dǎo)出的文件夾→在“將導(dǎo)出文件另存為”單擊“瀏覽”選擇存入位置后單擊“完成”即可。2010年2月年2月年2月633-5任務(wù)利用Outlook中的任務(wù)可以對工作時間進(jìn)行安排。建立任務(wù)：在Outlook面板中單擊“任務(wù)”，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕，即可翻開“任務(wù)”窗口，在“任務(wù)”選項卡中輸入“主題、開始/截止時間、提醒時間”等信息，最后單擊工具欄上的“保存并關(guān)閉”即可。設(shè)定周期性任務(wù)編輯好任務(wù)的內(nèi)容后，單擊工具欄上的“重復(fù)周期”按鈕，翻開“任務(wù)周期”窗口，在其中設(shè)置周期時間。已完成的任務(wù)，在任務(wù)列表中勾選任務(wù)前面的小方格，標(biāo)識完成的任務(wù)以灰色字體加刪除線的形式出現(xiàn)在任務(wù)列表中。過期未完成的任務(wù)將以紅色字體顯示在任務(wù)列表中。2010年2月年2月年2月643-6便箋在Outlook中可以創(chuàng)立便箋，這與我們大家經(jīng)常在便條紙上記下自己的許多問題和想法一樣方便。單擊Outlook面板中的“便箋”圖標(biāo)，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕，即可翻開一個浮動的“便箋”窗口，在其中輸入內(nèi)容后單擊便箋右上角的關(guān)閉圖示即可?？梢栽谌魏螘r間雙擊已創(chuàng)立的“便箋”圖標(biāo)來查看和修改自己記錄的內(nèi)容。改變便箋的色彩便箋預(yù)設(shè)的顏色是黃色，還有藍(lán)色、綠色、粉色和白色可選擇。可以固定將不同類型的信息記錄在不同顏色的便箋中。便箋在一段時間后可能會變得越來越多，有時候我們想以最快的速度查找到曾經(jīng)記下的一個地址，此時建議大家使用工具欄的“查找”命令，會節(jié)省不少時間。2010年2月年2月年2月653-7管理Outlook工程為郵件添加后續(xù)標(biāo)記當(dāng)你在【收件箱】里瀏覽郵件時，有些能夠立即處理的，你可能會順手將它處理掉；有些是看過后可以刪除掉的，你也會順手將它們刪除。不過還有一些郵件雖然需要處理，但是你可能目前沒有時間，或是要等找到某一份文件或某人之后才能處理，因此你想將它先放著，先繼續(xù)往下把所有的郵件看過一遍，也許后面有更重要的郵件也說不準(zhǔn)。但是如果就這樣把郵件放著，又怕待會忘記處理，怎么辦呢？此時你可以利用Outlook的「郵件后續(xù)標(biāo)志」功能，將郵件作個“記號”，并且指定完成期限和時間，如果到時候你還沒有將此郵件標(biāo)記已完成，那么會出現(xiàn)對話窗口提醒你。2010年2月年2月年2月663-7管理Outlook工程使用文件夾管理郵件首先，在“收件箱”右擊選擇“新文件夾”命令，在出現(xiàn)的“新建文件夾”窗口中輸入新文件夾的名稱，選擇放置位置即可→將符合條件的郵件拖放到子文件夾中。也可以在建好新文件夾后，通過建立規(guī)那么的方式讓Outlook自動將符合條件的郵件移到相應(yīng)的子文件夾中。建立郵件規(guī)那么Outlook“郵件”面板，【工具】菜單/【規(guī)那么和通知】命令→在翻開的“規(guī)那么和通知”窗口中，單擊“新建規(guī)那么”，依規(guī)那么向?qū)Ы⒁?guī)那么。應(yīng)用“查找”功能想要在繁多的郵件中快速查找某一封郵件時，可使用Outlook的查找功能。單擊工具欄上的“查找”，在“查找”右側(cè)的文本框中輸入要查找的內(nèi)容，選擇好“搜索范圍”后單擊“立即查找”。2010年2月年2月年2月67Outlook應(yīng)用本卷須知發(fā)送郵件前檢查確認(rèn)是否有填寫“主題”，郵件內(nèi)容開頭是否有寫稱呼/稱謂，郵件結(jié)尾是否有簽署自己的姓名。要插入附件的郵件在發(fā)送前確認(rèn)是否帶有附件。檢查郵件內(nèi)容的字體、字形、字號、段落間距、對齊方式等是否需要調(diào)整格式。郵件中插入的表格行高/列寬，以及單元格的對齊方式是否需要調(diào)整。個人的聯(lián)系方式〔如分機(jī)號碼、號碼〕發(fā)生變更時，要及時更新郵件簽名中的相應(yīng)信息。如果是在借用其他人編輯好的簽名格式時，一定要記得將其他人的信息更新成為自己的〔姓名/分機(jī)號/號碼/郵箱地址〕。收到其他人的會議邀請時，要記得點(diǎn)擊接受與否。第四章PowerPoint2003

使用技巧2010年2月年2月年2月69第四章目錄PowerPoint工作界面PowerPoint視圖模式4-1新建PowerPoint2003演示文稿4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—設(shè)置幻燈片背景4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入圖片4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入藝術(shù)字及自選圖形4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入組織結(jié)構(gòu)圖4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入聲音4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入影片4-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入圖表第四章目錄4-3添加和刪除幻燈片4-4移動和復(fù)制幻燈片4-5幻燈片母板的應(yīng)用4-6為幻燈片添加頁眉頁腳4-7設(shè)計幻燈片模板4-8為幻燈片選擇配色方案4-9設(shè)置放映動畫—設(shè)置自定義動畫4-9設(shè)置放映動畫—設(shè)置幻燈片切換方式4-10設(shè)置動作按鈕及超鏈接4-11打印幻燈片PowerPoint應(yīng)用小技巧標(biāo)題欄菜單欄格式工具欄常用工具欄任務(wù)窗格狀態(tài)區(qū)幻燈片編輯窗口視圖切換按鈕大綱/幻燈片窗格備注窗格繪圖工具欄2010年2月年2月年2月72PowerPoint工作界面“幻燈片編輯”窗口位于操作界面的中間，用于顯示和編輯幻燈片，所有幻燈片都是在這個窗口完成制作的，其中有標(biāo)尺〔主要用于縮進(jìn)段落文字〕、滾動條〔垂直滾動條用于切換演示文稿中的幻燈片〕。“備注”窗格可供演示者查閱該幻燈片信息，以及在播放演示文稿時對幻燈片添加說明和注釋。根據(jù)需要可增大或縮小“備注”窗格的寬度。“大綱/幻燈片”窗格用于顯示演示文稿的幻燈片數(shù)量及位置，通過它可更加方便地掌握演示文稿的結(jié)構(gòu)?！耙晥D切換”按鈕用于快速在“普通視圖”、“幻燈片瀏覽視圖”和“幻燈片放映視圖”之間切換。2010年2月年2月年2月73普通視圖幻燈片瀏覽視圖幻燈片放映視圖幻燈片的視圖模式2010年2月年2月年2月74PowerPoint視圖模式普通視圖：主要用于調(diào)整幻燈片的總體結(jié)構(gòu)，及編輯單張幻燈片中的內(nèi)容，它是PowerPoint啟動后的默認(rèn)視圖，包括“大綱/幻燈片”窗格、“幻燈片編輯”窗口及“備注”窗格?；脽羝瑸g覽視圖：在幻燈片瀏覽視圖中可以對演示文稿進(jìn)行整體編輯，如添加或刪除幻燈片等?；脽羝庞骋晥D：在此視圖中，可以查看演示文稿的動畫、聲音以及切換等效果，該視圖中幻燈片將以全屏方式動態(tài)顯示。在制作PowerPoint文檔時，一般在普通視圖中制作幻燈片，在幻燈片瀏覽視圖中查看演示文稿的結(jié)構(gòu)并進(jìn)行調(diào)整，在幻燈片放映視圖中預(yù)覽放映效果。2010年2月年2月年2月754-1新建PowerPoint2003演示文稿通過設(shè)計模板新建演示文稿翻開新建演示文稿的“任務(wù)窗格”，選擇“本機(jī)上的模板”鏈接，在翻開的“模板”對話框中選擇“設(shè)計模板”或“演示文稿”選項卡選擇適宜的模板即可。設(shè)置文本格式及行間距在幻燈片中輸入的文本格式默認(rèn)的是五號宋體，為了增加幻燈片的欣賞性，可以設(shè)置其文本格式，包括設(shè)置文本的字體〔宋體/楷體/黑體等〕、字號及顏色等。在設(shè)置文本的字體或字號之前，一定要先選中相應(yīng)的文本，假設(shè)未選中文本而設(shè)定了字體樣式，那么只對當(dāng)前插入點(diǎn)所在位置處的字符有效。行間距設(shè)定：選中要設(shè)置行間距的內(nèi)容，【格式】菜單/【行距】命令，設(shè)定行距及段前或段后間距。2010年2月年2月年2月764-2豐富幻燈片的內(nèi)容—設(shè)置幻燈片背景為了使幻燈片內(nèi)容顯得豐富而不單調(diào)，在制作過程中，可以為幻燈片添加剪貼畫、圖片、影片和聲音等，讓幻燈片有聲有色。設(shè)置幻燈片背景幻燈片的背景可以是單一的顏色、漸變顏色、帶紋理的或有圖案的，也可以使用電腦中的圖片作為背景。選擇要設(shè)置背景的幻燈片，選擇【格式】菜單/【背景】命令，翻開“背景”對話框，在“背景填充”下拉列表中選擇相應(yīng)的背景顏色。2010年2月年2月年2月774-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入圖片在幻燈片中插入剪貼畫、圖片、藝術(shù)字及自選圖形，可以使幻燈片圖文并茂，更加生動形象。插入剪貼畫將光標(biāo)定位到需要插入剪貼畫的幻燈片→【插入】菜單/【圖片---剪貼畫】命令，在“搜索文字”處輸入搜索條件后單擊“搜索”按鈕，然后在出現(xiàn)的搜索結(jié)果中選擇需要插入的剪貼畫即可。插入電腦中的圖片將光標(biāo)定位到需要插入圖片的幻燈片→【插入】菜單/【圖片---來自文件】命令，翻開“插入圖片”對話框，在“查找范圍”下拉列表中選擇圖片所在文件夾的位置并進(jìn)入該文件夾，選擇所需圖片單擊“插入”按鈕即可。2010年2月年2月年2月784-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入藝術(shù)字及自選圖形插入自選圖形將光標(biāo)定位到需要插入自選圖形的幻燈片→【插入】菜單/【圖片---自選圖形】命令，選中一種圖形，在幻燈片要插入自選圖形的位置通過拖動鼠標(biāo)的方式繪出一個圖形。也可以通過“繪圖工具欄”上的“自選圖形”命令添加。在插入的自選圖形上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“添加文字”命令，可以在此圖形中添加文本。插入藝術(shù)字將光標(biāo)定位到需要插入藝術(shù)字的幻燈片→【插入】菜單/【圖片---藝術(shù)字】命令，翻開“藝術(shù)字庫”對話框，在其中選擇一種藝術(shù)字樣式→接下來在“編輯藝術(shù)字對話框”輸入文本并設(shè)置文本的字體與字號等。2010年2月年2月年2月794-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入組織結(jié)構(gòu)圖插入組織結(jié)構(gòu)圖在幻燈片中插入組織結(jié)構(gòu)圖，可以直觀地表現(xiàn)一個企業(yè)中部門或人員的結(jié)構(gòu)。將光標(biāo)定位到需要插入藝術(shù)字的幻燈片→【插入】菜單/【圖片---組織結(jié)構(gòu)圖】命令，即可插入一個默認(rèn)的組織結(jié)構(gòu)圖。將光標(biāo)定位在組織結(jié)構(gòu)圖上，便可出現(xiàn)“組織結(jié)構(gòu)圖”的工具欄，在工具欄中可以對組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。選擇組織結(jié)構(gòu)圖的某個形狀，在“插入形狀”下拉列表中可以插入下屬、同事或助手?！鞍媸健泵羁梢栽O(shè)置組織結(jié)構(gòu)的懸掛方式?！白詣犹子酶袷健泵羁梢栽O(shè)置組織結(jié)構(gòu)圖的樣式。2010年2月年2月年2月804-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入聲音插入聲音在幻燈片中可以插入PowerPoint2003自帶的聲音和電腦中存放的聲音。插入電腦中存放的聲音：選擇要插入聲音的幻燈片→【插入】菜單/【影片和聲音---文件中的聲音】命令。插入PowerPoint2003自帶的聲音：選擇要插入聲音的幻燈片→【插入】菜單/【影片和聲音---剪輯管理器中的聲音】命令→翻開“剪貼畫”任務(wù)窗格，在其中的列表框中單擊想要插入的聲音文件→接著彈出如何播放聲音的對話框，視需要選擇“自動”或“在單擊時”按鈕。如何播放聲音選項中，“自動”按鈕表示放映到該張幻燈片時，聲音文件將自動播放；“在單擊時”選項表示放映到該張幻燈片時，需單擊聲音圖標(biāo)〔幻燈片中出現(xiàn)的一個小喇叭圖標(biāo)〕才會播放聲音。2010年2月年2月年2月814-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入影片插入影片在幻燈片中也可以插入PowerPoint2003自帶的影片和電腦中存放的影片。插入電腦中存放的影片：選擇要插入影片的幻燈片→【插入】菜單/【影片和聲音---文件中的影片】命令。插入PowerPoint2003自帶的影片：選擇要插入影片的幻燈片→【插入】菜單/【影片和聲音---剪輯管理器中的影片】命令→翻開“剪貼畫”任務(wù)窗格，在其中的列表框中單擊想要插入的影片文件，即可插入到幻燈片中，再利用鼠標(biāo)調(diào)整此影片文件的大小與位置。PowerPoint2003自帶的影片相當(dāng)于一個gif格式的動畫圖片。2010年2月年2月年2月82插入影片例如2010年2月年2月年2月834-2豐富幻燈片的內(nèi)容—插入圖表插入圖表圖表以數(shù)據(jù)比照的方式來顯示數(shù)據(jù)，可以使數(shù)據(jù)分析更直觀生動。選擇需要插入圖表的幻燈片→【插入】菜單/【圖表】命令→翻開“數(shù)據(jù)表”窗口〔數(shù)據(jù)表中的表格與Excel中的表格類似〕和一個圖表，在“數(shù)據(jù)表”窗口中輸入表頭及具體的數(shù)據(jù)，然后在幻燈片的非圖表區(qū)域單擊，即可退出圖表編輯狀態(tài)。建議大家事先在Excel中制作好圖表后粘貼到幻燈片中。2010年2月年2月年2月844-3添加和刪除幻燈片添加幻燈片方法一：選擇要添加幻燈片的位置的上一張幻燈片→【插入】菜單/【新幻燈片】命令，在原來的幻燈片下方即可添加一張新的幻燈片；也可以在“幻燈片”窗格中，選擇某張幻燈片后，按【Enter】鍵將在該幻燈片的下方添加一張新幻燈片。此外，還可以將其他幻燈片插入到該幻燈片中，方法：在“大綱/幻燈片”窗格中將光標(biāo)定位在要插入其他幻燈片的位置→【插入】菜單/【幻燈片〔從文件〕】命令，出現(xiàn)“幻燈片搜索器”對話框，單擊“瀏覽”在查找范圍選擇要插入的其他幻燈片，單擊“翻開”→在“幻燈片搜索器”對話框的“選定幻燈片”窗口中用鼠標(biāo)單擊選中要插入的幻燈片，單擊“插入”按鈕即可，如想保存源格式那么選中“保存源格式”。刪除幻燈片在“大綱/幻燈片”窗格中選擇要刪除的幻燈片，按鍵盤上的【Delete】鍵即可刪除。2010年2月年2月年2月854-4移動和復(fù)制幻燈片在“大綱/幻燈片”窗格或“幻燈片瀏覽視圖”中都可以實現(xiàn)幻燈片的移動和復(fù)制。在“大綱/幻燈片”窗格中，將鼠標(biāo)移至要移動或復(fù)制的幻燈片上，按住鼠標(biāo)不放拖動到目標(biāo)幻燈片后面，此時將出現(xiàn)一條橫線，釋放鼠標(biāo)，選擇的幻燈片也將同時移動到該位置。如果是復(fù)制幻燈片，那么在拖動鼠標(biāo)的同時按住【Ctrl】鍵即可。2010年2月年2月年2月864-5幻燈片母板的應(yīng)用母板是指在每張幻燈片中相同的位置設(shè)置相同的內(nèi)容，包括圖片，并且在幻燈片視圖中不能改變。在PowerPoint2003中，有3種母板類型：幻燈片母板、講義母板、備注母板。不同的母板，其視圖方式也不同?；脽羝赴澹褐赴瑯?biāo)題及文本的版面配置區(qū)，它將影響幻燈片中文本的格式設(shè)定。選擇【視圖】菜單/【母板】/【幻燈片母板】命令可以查看幻燈片母板。講義母板：指在一頁紙張里顯示出2、3或6個幻燈片的版面配置區(qū)，選擇【視圖】菜單/【母板】/【講義母板】命令可以查看講義母板。備注母板：指含有幻燈片的縮小畫面以及一個專屬參考資料的文本版面配置區(qū)，選擇【視圖】菜單/【母板】/【備注母板】命令可以查看備注母板。2010年2月年2月年2月874-5幻燈片母板的應(yīng)用設(shè)計幻燈片的母板可以在幻燈片母板中設(shè)計幻燈片的背景、文本樣式等。通過幻燈片母板修改幻燈片的背景或文本格式后，所有幻燈片都將應(yīng)用相同的背景和文本格式。翻開某幻燈片，選擇【視圖】菜單/【母板】/【幻燈片母板】命令，進(jìn)入“幻燈片母板”視圖→如果要修改幻燈片背景，那么選擇【格式】菜單/【背景】命令，翻開“背景”對話框，按照前面講解的設(shè)置幻燈片背景的方法，設(shè)置母板的背景；修改文本格式：在幻燈片母板中，選中“自動版式的標(biāo)題區(qū)”文本框中的“單擊此處編輯母板標(biāo)題樣式”文本，通過“格式工具欄”設(shè)置幻燈片標(biāo)題的字體、字號及特殊效果。設(shè)計母板時，一般將每張幻燈片中經(jīng)常存在的文本、圖片等放在其中，例如將公司Logo、公司名稱、網(wǎng)址等通知母板放在每張幻燈片中。2010年2月年2月年2月884-6為幻燈片添加頁眉頁腳通過“頁眉頁腳”對話框可以為幻燈片添加日期、幻燈片編號、頁碼等內(nèi)容，更加豐富幻燈片的內(nèi)容。選擇【視圖】菜單/【頁眉和頁腳】命令，翻開“頁眉和頁腳”對話框，在“幻燈片”選項卡中，①選中“日期和時間”復(fù)選框并視需要選擇“自動更新”或“固定”〔選擇“固定”那么直接輸入一個日期〕；②選中“幻燈片編號”那么將會為幻燈片自動添加編號；③選中“頁腳”復(fù)選框，并在下面的文本框中輸入想要在頁腳顯示的內(nèi)容。④如果不想在幻燈片首頁中顯示上述①~③所設(shè)置的信息，那么選中“標(biāo)題幻燈片中不顯示”復(fù)選框?？梢赃M(jìn)入“幻燈片母板”視圖中，像設(shè)置母板的字體格式一樣，設(shè)置頁眉和頁腳的字體格式。2010年2月年2月年2月894-7設(shè)計幻燈片模板在4-1中講解了使用PowerPoint2003提供的模板來制作幻燈片，我們可以通過“幻燈片母板”自己設(shè)計制作幻燈片的模板，日后新建幻燈片時就可以使用自己設(shè)計的模板了。開啟PowerPoint2003，新建一個空白演示文稿，選擇【視圖】菜單/【母板】/【幻燈片母板】命令，進(jìn)入“幻燈片母板”視圖→在“幻燈片母板”視圖中，選擇【格式】菜單/【背景】命令為幻燈片添加一個背景；分別選中各文本框，為其設(shè)置字體、字號及字體顏色；分別選中頁腳區(qū)域的日期區(qū)、頁腳區(qū)、數(shù)字區(qū)為頁腳內(nèi)容設(shè)置字體、字號及顏色→母板設(shè)計好后，退出“幻燈片母板”視圖，然后選擇【文件】菜單/【另存為】命令→“另存為”對話框中，在“文件名”文本框中輸入該模板的名稱，在“保存類型”下拉列表框中選擇“演示文稿設(shè)計模板”選項，默認(rèn)系統(tǒng)自動選擇的保存位置，單擊“保存”按鈕即可。2010年2月年2月年2月904-8為幻燈片選擇配色方案不同的演示文稿中對象的顏色都不相同，搭配出來的效果也不一樣。如果我們對所選擇的幻燈片模板中自帶的配色方案不滿意時，可以變更配色方案。翻開要變更配色方案的幻燈片，在任務(wù)窗格中選擇“幻燈片設(shè)