物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理手冊：合同管理篇

PAGEPAGE1物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理手冊：合同管理篇一、引言合同管理是物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，對于保障公司合法權(quán)益、降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義。本手冊旨在規(guī)范物業(yè)公司合同管理流程，提高合同管理效率，確保合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。本手冊適用于物業(yè)公司各部門及員工，在合同管理過程中應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司規(guī)章制度。二、合同簽訂管理1.合同類型及范圍物業(yè)公司合同主要包括：物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、采購合同、銷售合同、勞動(dòng)合同等。合同簽訂前，需明確合同類型、合同主體、合同標(biāo)的、合同金額等信息。2.合同審批流程合同簽訂前，需進(jìn)行合同審批。審批流程如下：（1）合同擬稿：合同發(fā)起部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，擬定合同文本，明確合同條款。（2）合同會簽：合同發(fā)起部門將合同文本提交至財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)職能部門進(jìn)行會簽。（3）合同審批：合同會簽完成后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，合同生效。3.合同簽訂合同審批通過后，合同雙方在合同文本上簽字（或蓋章），合同正式生效。合同簽訂后，合同原件應(yīng)交由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管，合同復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門。三、合同履行管理1.合同履行監(jiān)控合同履行過程中，各部門應(yīng)密切關(guān)注合同履行情況，確保合同條款得到有效執(zhí)行。如發(fā)現(xiàn)合同履行異常，應(yīng)及時(shí)采取措施，防止損失擴(kuò)大。2.合同履行報(bào)告各部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行匯總分析，形成合同履行報(bào)告，為公司決策提供依據(jù)。3.合同糾紛處理合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，應(yīng)及時(shí)采取協(xié)商、調(diào)解、訴訟等方式解決。在處理合同糾紛過程中，要充分發(fā)揮法務(wù)部門的專業(yè)作用，維護(hù)公司合法權(quán)益。四、合同變更與解除管理1.合同變更合同變更包括合同主體、合同標(biāo)的、合同金額、合同期限等方面的變更。合同變更需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照原合同簽訂流程辦理。2.合同解除合同解除包括合同到期解除、協(xié)商解除、法定解除等方式。合同解除需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照原合同簽訂流程辦理。五、合同檔案管理1.合同檔案歸檔合同簽訂后，合同原件應(yīng)交由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，建立合同檔案。2.合同檔案借閱各部門因工作需要借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。3.合同檔案銷毀合同檔案銷毀需遵循國家法律法規(guī)及公司檔案管理制度。合同檔案銷毀前，需編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.合同風(fēng)險(xiǎn)識別合同風(fēng)險(xiǎn)管理是合同管理的重要組成部分。各部門應(yīng)加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識別，對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測、評估。2.合同風(fēng)險(xiǎn)防范針對識別出的合同風(fēng)險(xiǎn)，各部門應(yīng)采取有效措施，防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。如：加強(qiáng)合同履行監(jiān)控、完善合同條款、購買保險(xiǎn)等。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后，各部門應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施降低損失。同時(shí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。七、合同培訓(xùn)與考核1.合同培訓(xùn)公司應(yīng)定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工合同管理水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括：合同法律法規(guī)、合同簽訂流程、合同履行管理、合同風(fēng)險(xiǎn)防范等。2.合同考核公司將合同管理工作納入員工績效考核體系，對合同管理工作進(jìn)行定期考核。考核結(jié)果作為員工獎(jiǎng)懲、晉升的依據(jù)。八、附則1.本手冊解釋權(quán)歸物業(yè)公司財(cái)務(wù)部。2.本手冊自發(fā)布之日起實(shí)施。3.如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理手冊：合同管理篇旨在規(guī)范物業(yè)公司合同管理流程，提高合同管理效率，確保合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。本手冊適用于物業(yè)公司各部門及員工，在合同管理過程中應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司規(guī)章制度。通過本手冊的實(shí)施，有助于物業(yè)公司降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理水平，為公司持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。重點(diǎn)關(guān)注的細(xì)節(jié)：合同履行管理合同履行管理是物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理手冊中需要重點(diǎn)關(guān)注的細(xì)節(jié)，因?yàn)楹贤穆男兄苯雨P(guān)系到公司的經(jīng)營效益和聲譽(yù)。以下是對合同履行管理的詳細(xì)補(bǔ)充和說明：一、合同履行監(jiān)控1.履行進(jìn)度跟蹤：物業(yè)公司應(yīng)建立合同履行進(jìn)度跟蹤機(jī)制，確保合同雙方按照約定的條款和期限履行合同。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查合同履行情況，對履行進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，確保合同按時(shí)完成。2.履行質(zhì)量把控：物業(yè)公司應(yīng)關(guān)注合同履行過程中的質(zhì)量問題，確保服務(wù)質(zhì)量、產(chǎn)品品質(zhì)等符合合同約定。對于重要合同，可設(shè)立專門的質(zhì)量監(jiān)督小組，對合同履行質(zhì)量進(jìn)行把控。3.合同履行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：物業(yè)公司應(yīng)建立合同履行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對可能影響合同履行的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行識別、評估和預(yù)警。一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施，防止風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。二、合同履行報(bào)告1.定期報(bào)告：物業(yè)公司各部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行匯總分析，形成合同履行報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括：合同履行進(jìn)度、履行質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及應(yīng)對措施等。2.報(bào)告審批：合同履行報(bào)告需提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，報(bào)告作為公司決策依據(jù)，指導(dǎo)各部門改進(jìn)合同管理工作。3.報(bào)告反饋：合同履行報(bào)告審批通過后，各部門應(yīng)按照報(bào)告提出的改進(jìn)措施，對合同管理工作進(jìn)行整改。整改情況需在下一期報(bào)告中進(jìn)行反饋。三、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防：物業(yè)公司應(yīng)加強(qiáng)合同履行管理，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。各部門在合同履行過程中，要密切關(guān)注合同履行情況，確保合同條款得到有效執(zhí)行。2.糾紛協(xié)商：一旦發(fā)生合同糾紛，物業(yè)公司應(yīng)嘗試通過協(xié)商方式解決。協(xié)商過程中，要充分發(fā)揮法務(wù)部門的專業(yè)作用，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.糾紛調(diào)解：如協(xié)商無果，物業(yè)公司可尋求第三方調(diào)解，如行業(yè)協(xié)會、消費(fèi)者協(xié)會等。調(diào)解過程中，要積極配合調(diào)解機(jī)構(gòu)，爭取達(dá)成雙方都能接受的解決方案。4.訴訟仲裁：如調(diào)解無效，物業(yè)公司可依法向法院提起訴訟或申請仲裁。在訴訟仲裁過程中，要充分發(fā)揮法務(wù)部門的專業(yè)作用，確保公司合法權(quán)益得到維護(hù)。四、合同履行與財(cái)務(wù)管理1.合同款項(xiàng)支付：物業(yè)公司財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)合同履行進(jìn)度，合理安排合同款項(xiàng)支付。對于分期付款的合同，要確保每期款項(xiàng)按時(shí)支付，避免違約。2.發(fā)票管理：物業(yè)公司財(cái)務(wù)部要加強(qiáng)合同履行過程中的發(fā)票管理，確保發(fā)票合規(guī)、合法。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，要及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求更換。3.成本控制：物業(yè)公司財(cái)務(wù)部要關(guān)注合同履行過程中的成本控制，防止成本超支。各部門在合同履行過程中，要嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，合理使用資源。4.稅務(wù)籌劃：物業(yè)公司財(cái)務(wù)部要充分考慮合同履行過程中的稅務(wù)問題，合理進(jìn)行稅務(wù)籌劃。在合同簽訂前，要與稅務(wù)部門溝通，了解相關(guān)政策，確保合同履行過程中的稅務(wù)合規(guī)。通過以上對合同履行管理的詳細(xì)補(bǔ)充和說明，物業(yè)公司可以更好地把控合同履行過程，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理水平。同時(shí)，也有助于提高公司的經(jīng)營效益和聲譽(yù)，為公司持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。五、合同履行與內(nèi)部溝通1.跨部門協(xié)作：合同履行往往涉及多個(gè)部門，如采購部門、銷售部門、客服部門等。物業(yè)公司應(yīng)建立跨部門協(xié)作機(jī)制，確保各部門在合同履行過程中的信息暢通和資源共享。2.溝通渠道：物業(yè)公司應(yīng)設(shè)立專門的溝通渠道，如合同管理群、定期會議等，以便各部門及時(shí)交流合同履行過程中的問題和經(jīng)驗(yàn)。3.信息共享：物業(yè)公司應(yīng)建立合同信息共享平臺，將合同履行過程中的重要信息實(shí)時(shí)更新至平臺，供各部門查詢和使用。六、合同履行與客戶關(guān)系管理1.客戶滿意度調(diào)查：物業(yè)公司應(yīng)定期進(jìn)行客戶滿意度調(diào)查，了解客戶對合同履行的滿意程度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.客戶反饋處理：物業(yè)公司應(yīng)設(shè)立客戶反饋處理機(jī)制，對客戶在合同履行過程中的意見和建議進(jìn)行及時(shí)處理和反饋。3.客戶關(guān)系維護(hù)：物業(yè)公司應(yīng)通過優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和專業(yè)的管理，維護(hù)與客戶的良好關(guān)系，提高客戶忠誠度。七、合同履行與持續(xù)改進(jìn)1.合同履行總結(jié)：物業(yè)公司各部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，提煉成功經(jīng)驗(yàn)和改進(jìn)措施，為今后的合同管理工作提供借鑒。2.合同管理優(yōu)化：物業(yè)公司應(yīng)根據(jù)合同履行的實(shí)際情況，不斷優(yōu)化合同管理流程和制度，提高合同