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成本檔案管理作業(yè)指引第第1頁(yè)共7頁(yè)第一章總則第一條目的與意義成本檔案管理是及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度、反映項(xiàng)目合約日常業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)管理,可以減少因人員流動(dòng)及線下資料丟失等因素對(duì)合約工作的影響;有利于總部合約管理部門與項(xiàng)目合約工作的對(duì)接,減少不必要繁瑣的資料對(duì)接流程,有利于工作的快速推進(jìn);同時(shí)是豐富、完善成本數(shù)據(jù)庫(kù)的重要環(huán)節(jié),對(duì)后續(xù)項(xiàng)目合約工作的開展具有重要的指導(dǎo)意義。為更好地規(guī)范成本檔案管理工作,保證成本檔案資料歸檔的及時(shí)性、完整性、合規(guī)性,特制定本指引。第二條適用范圍本指引適用于XX集團(tuán)有限公司地產(chǎn)開發(fā)事業(yè)部所有項(xiàng)目(聯(lián)合操盤合作方主控成本、招采的項(xiàng)目除外)的成本檔案管理工作。第三條術(shù)語(yǔ)與定義成本檔案:指各項(xiàng)目在開發(fā)過程中形成的與合約管理相關(guān)且有保存價(jià)值的目標(biāo)成本、招投標(biāo)、工程合同、設(shè)計(jì)/工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證、工程預(yù)結(jié)算及相關(guān)圖紙、臺(tái)賬等應(yīng)歸檔保存的各種紙質(zhì)資料、電子文檔以及其它與合約管理有關(guān)的圖表、照片、音像等資料的總稱。成本檔案分類:分為紙質(zhì)資料和電子文檔,紙質(zhì)版資料由大區(qū)公司合約規(guī)劃部進(jìn)行線下歸檔整理,電子版資料統(tǒng)一上傳至網(wǎng)盤。成本檔案管理:以項(xiàng)目分期為單位進(jìn)行管理,包括成本檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用及鑒定、銷毀等工作環(huán)節(jié)。第二章管理范圍及權(quán)責(zé)第四條職責(zé)與權(quán)限專職/兼職成本檔案人員:大區(qū)公司合約規(guī)劃部指定一名專職或兼職成本檔案人員為大區(qū)管理員,統(tǒng)籌大區(qū)成本檔案的日常管理;同時(shí)每個(gè)片區(qū)指定一名片區(qū)合約為片區(qū)管理員,負(fù)責(zé)片區(qū)內(nèi)各項(xiàng)目成本檔案的日常管理。大區(qū)管理員負(fù)責(zé)線上成本檔案管理,督促片區(qū)及時(shí)上傳及分類整理,負(fù)責(zé)上傳平臺(tái)共享文件、重要通知等;保管期間負(fù)責(zé)對(duì)所接收的成本檔案資料進(jìn)行規(guī)范性檢查、整理和保管,同時(shí)做好與外部單位之間文件往來的收文發(fā)文登記,以及后期與行政做好檔案移交;項(xiàng)目合約:項(xiàng)目合約負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目成本檔案資料,定期提交給片區(qū)管理員,由片區(qū)管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)片區(qū)內(nèi)各項(xiàng)目電子版資料的上傳、整理及存檔工作;合約規(guī)劃中心:負(fù)責(zé)對(duì)各大區(qū)成本檔案管理情況定期進(jìn)行監(jiān)督、檢查與考核,成本檔案人員及片區(qū)合約需要給予配合,包括線上檔案、線下檔案(移交前);集團(tuán)辦公室:項(xiàng)目結(jié)算完成滿足線下檔案移交條件后,線下檔案移交歸入大區(qū)行政檔案統(tǒng)一管理,集團(tuán)辦公室定期監(jiān)督、檢查與考核。第三章線上檔案歸檔細(xì)則第五條線上檔案歸檔流程合約規(guī)劃中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一搭建及管理網(wǎng)盤,用于中心及大區(qū)的線上檔案管理。大區(qū)按照模板建立項(xiàng)目文件夾,做好平臺(tái)、片區(qū)及項(xiàng)目線上檔案的上傳、整理及存檔。網(wǎng)盤權(quán)限分查閱、編輯兩級(jí)權(quán)限,具體權(quán)限開通情況詳見表1。其他合約人員如需開通/關(guān)閉網(wǎng)盤權(quán)限,需通過大區(qū)合約規(guī)劃部郵件向中心申請(qǐng)。表1網(wǎng)盤權(quán)限設(shè)置部門崗位合約規(guī)劃中心所在/管轄大區(qū)其他大區(qū)共享盤查詢編輯查詢編輯查詢編輯查詢編輯合約規(guī)劃中心總經(jīng)理√√√√二級(jí)部門總經(jīng)理√√√√管理員√√√√區(qū)域?qū)尤恕獭獭唐渌藛T√√大區(qū)合約規(guī)劃部合約總√√成本條線負(fù)責(zé)人√√招采條線負(fù)責(zé)人√√大區(qū)管理員√√片區(qū)負(fù)責(zé)人√√片區(qū)管理員√√其他人員√√項(xiàng)目成本檔案線上歸檔具體操作流程如下:第一步:合約相關(guān)工作完成后,項(xiàng)目合約負(fù)責(zé)收集工作過程全套資料并對(duì)照清單核查資料的完整性以及合規(guī)性,并做相關(guān)登記,同時(shí)將電子版資料移交片區(qū)管理員進(jìn)行存檔;第二步:片區(qū)管理員對(duì)資料完整性進(jìn)行復(fù)核,按照命名標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子資料進(jìn)行命名,在上傳時(shí)限內(nèi)存入對(duì)應(yīng)的網(wǎng)盤文件夾中。線上檔案歸檔要求線上檔案主要包括七大類,具體類型、命名、內(nèi)容及時(shí)效要求詳見表2。表2線上檔案分類表序號(hào)檔案類型命名標(biāo)準(zhǔn)資料內(nèi)容上傳時(shí)限1成本深度調(diào)研報(bào)告項(xiàng)目+分期+成本深度調(diào)研報(bào)告包含當(dāng)?shù)氐慕ㄖ?gòu)造做法、設(shè)計(jì)規(guī)范及施工規(guī)范、當(dāng)?shù)爻杀拘畔⒓跋嚓P(guān)成本指標(biāo)、水暖電等壟斷性行業(yè)的成本相關(guān)信息當(dāng)月2目標(biāo)成本2.1可研版項(xiàng)目+分期+可研版目標(biāo)成本土地出讓文件及可研版目標(biāo)成本測(cè)算Excel版當(dāng)月2.2開策版/上線版項(xiàng)目+分期+開策版/上線版目標(biāo)成本目標(biāo)成本管理作業(yè)指引要求附件當(dāng)月2.3考核版項(xiàng)目+分期+考核版動(dòng)態(tài)成本半年度/年度動(dòng)態(tài)成本評(píng)審附件6月/12月3招標(biāo)管理(按合同建立文件夾,3.1-3.3項(xiàng)內(nèi)容放在一個(gè)文件夾內(nèi))3.1定標(biāo)清單項(xiàng)目+分期+標(biāo)段+XX工程定標(biāo)清單Excel版(在線清單無需上傳)當(dāng)月3.2合同交底項(xiàng)目+分期+標(biāo)段+XX工程合同交底表及范圍見采購(gòu)管理辦法及其附件當(dāng)月4過程管理4.1落位圖項(xiàng)目+分期+專業(yè)落位圖土建(墻體)、機(jī)電(智能化、消防、空調(diào)、橋架)落位圖當(dāng)月4.2成本巡檢日期+項(xiàng)目+分期+成本巡檢報(bào)告項(xiàng)目月度成本巡檢報(bào)告每月4.3航拍照片日期+項(xiàng)目分期+照片命名每月不少于2張現(xiàn)場(chǎng)航拍圖每月4.4成本后評(píng)估項(xiàng)目+分期+成本后評(píng)估報(bào)告示范區(qū)開放、項(xiàng)目首開成本后評(píng)估1個(gè)月內(nèi)商業(yè)開業(yè)、住宅交付成本后評(píng)估3個(gè)月內(nèi)5預(yù)結(jié)算管理5.1預(yù)算日期+項(xiàng)目+分期+標(biāo)段+XX工程預(yù)算包括但不限于預(yù)算清單Excel版、建筑做法、界面劃分、廣聯(lián)達(dá)/算王或Excel底稿、預(yù)算圖CAD版當(dāng)月5.2結(jié)算日期+項(xiàng)目+分期+標(biāo)段+XX工程結(jié)算包括但不限于結(jié)算清單Excel版、建筑做法、界面劃分、廣聯(lián)達(dá)/算王或Excel底稿、竣工圖CAD版當(dāng)月6爭(zhēng)議索賠日期+項(xiàng)目+分期+標(biāo)段+XX工程爭(zhēng)議索賠包括爭(zhēng)議索賠相關(guān)的往來蓋章函件、訴求文件、項(xiàng)目記錄資料、測(cè)算、簽字或蓋章的洽談?dòng)涗浀让吭?日常報(bào)表時(shí)間+報(bào)表名稱簽證月清臺(tái)賬、商管調(diào)改費(fèi)用臺(tái)賬(如有)、無效成本、區(qū)域人材機(jī)調(diào)研等當(dāng)月第四章線下檔案歸檔細(xì)則第七條線下檔案歸檔流程表3合約與行政線下檔案管理權(quán)責(zé)部門權(quán)責(zé)內(nèi)容存放地址移交界限大區(qū)-合約規(guī)劃部負(fù)責(zé)電子檔案的收集、整理、上傳及管理;負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案(移交前)的及時(shí)存檔、調(diào)取管理項(xiàng)目紙質(zhì)檔案由大區(qū)成本檔案管理員統(tǒng)一安排存放,不得分散在項(xiàng)目或片區(qū)項(xiàng)目分期通過動(dòng)態(tài)下線審批前大區(qū)-人力行政部-行政管理?xiàng)l線負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案(移交后)的存檔及調(diào)取管理紙質(zhì)檔案存放至行政檔案室項(xiàng)目分期通過動(dòng)態(tài)下線審批后特別的,對(duì)于重資產(chǎn)項(xiàng)目成本分期未拆分的情況,成本檔案移交前不需要通過整期動(dòng)態(tài)下線審批,而是由項(xiàng)目合約線下梳理運(yùn)營(yíng)分期對(duì)應(yīng)的合同結(jié)算完成率,當(dāng)滿足結(jié)算完成率90%要求,郵件報(bào)合約規(guī)劃中心,憑郵件回復(fù)記錄即可逐期進(jìn)行成本檔案移交。在項(xiàng)目開發(fā)過程中形成的與成本有關(guān)的紙質(zhì)文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷(歸檔范圍詳見附件1),以合同為主線,一卷裝成一個(gè)檔案盒。每卷成本檔案由部門統(tǒng)一擬定編號(hào)方案,各類檔案必須固定存放在成本檔案室檔案柜內(nèi),并上鎖保管,檔案盒脊背應(yīng)粘貼檔案文件盒標(biāo)識(shí),盒內(nèi)制作目標(biāo)清單,資料排列有序;同時(shí)建立成本檔案臺(tái)帳,方便查閱。項(xiàng)目成本檔案線下歸檔具體操作流程如下:(1)第一步:原則上相關(guān)工作完成7天內(nèi),項(xiàng)目合約負(fù)責(zé)收集工作過程全套資料并對(duì)照清單核查資料的完整性以及合規(guī)性,并做相關(guān)登記,同時(shí)將紙質(zhì)版資料移交成本檔案人員進(jìn)行存檔;(2)第二步:成本檔案人員對(duì)資料完整性進(jìn)行復(fù)核,按要求進(jìn)行掃描保存后,裝入相應(yīng)的檔案盒中存檔;(3)第三步:項(xiàng)目分期通過動(dòng)態(tài)下線審批后,成本檔案人員需制作移交清單,參照歸檔范圍備注缺項(xiàng),與行政檔案員逐盒清點(diǎn),簽字移交行政檔案室保管。移交行政后,由行政檔案室負(fù)責(zé)移交檔案的保管與提供利用。第八條線下檔案歸檔要求(一)計(jì)劃管控線下檔案移交納入項(xiàng)目分期的主項(xiàng)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)“項(xiàng)目結(jié)算完成”進(jìn)行管控,完成標(biāo)準(zhǔn)包括:(1)通過動(dòng)態(tài)成本下線審批或合約規(guī)劃中心郵件回復(fù),(2)成本檔案移交至大區(qū)檔案室(移交至行政)。關(guān)于“項(xiàng)目結(jié)算完成”計(jì)劃節(jié)點(diǎn)設(shè)定,如相近兩個(gè)運(yùn)營(yíng)分期的交付時(shí)間不超過6個(gè)月,項(xiàng)目結(jié)算完成時(shí)間可按較晚交付分期的節(jié)點(diǎn)設(shè)定為1個(gè)節(jié)點(diǎn),超過6個(gè)月則設(shè)定為2個(gè)節(jié)點(diǎn)。項(xiàng)目結(jié)算完成時(shí)間如需延期調(diào)整,每個(gè)季度末最后一周提前梳理下一季度計(jì)劃節(jié)點(diǎn)到期的項(xiàng)目,如需延期調(diào)整,需在季度末完成調(diào)整審批。根據(jù)是否存在大額合同訴訟、是否允許分階段結(jié)算,判定是否同意延期調(diào)整,一般延期調(diào)整控制在6個(gè)月內(nèi)為宜。每季度末,大區(qū)成本檔案管理員負(fù)責(zé)梳理下一季檔案移交項(xiàng)目清單,如需調(diào)整,參考上述規(guī)則允許有條件調(diào)整,及時(shí)通知項(xiàng)目發(fā)起計(jì)劃節(jié)點(diǎn)調(diào)整;每月末,大區(qū)成本檔案管理員應(yīng)與大區(qū)行政檔案管理員共同確認(rèn)次月檔案移交項(xiàng)目清單,如無法達(dá)成需提前溝通,否則均嚴(yán)格納入考核。(二)線下歸檔整編要求1、案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容,命名標(biāo)準(zhǔn)按“項(xiàng)目+分期+標(biāo)段+XX工程(預(yù))結(jié)算;2、卷內(nèi)目錄包括結(jié)算資料(甲方出具)、送審資料(乙方提交)兩部分,送審資料疊放在結(jié)算資料下面。結(jié)算資料目錄參照《地產(chǎn)開發(fā)事業(yè)部預(yù)結(jié)算管理作業(yè)指引》“附件6XX結(jié)算單格式”的“0.資料面單”(不區(qū)分華誠(chéng)界面內(nèi)、華誠(chéng)界面外),主要填寫要求包括:填寫各項(xiàng)資料具體份數(shù)(一式幾份)、頁(yè)數(shù),其中一式三份的資料(如審定表、結(jié)算匯總表),成本聯(lián)必須進(jìn)行歸檔移交,財(cái)務(wù)聯(lián)、施工單位聯(lián)不做強(qiáng)制;如不涉及,份數(shù)填“0”;如有其他補(bǔ)充資料,可自行添加,順序增加序號(hào)、名稱、份數(shù);紙質(zhì)資料按照“0.資料面單”包含的資料順序疊放(序號(hào)1置頂,其余資料順序往下疊放)。送審資料目錄分為華誠(chéng)界面外、華誠(chéng)界面內(nèi)兩類,華誠(chéng)界面外送審資料目錄參照“附件4華誠(chéng)界面外分包類結(jié)算送審資料”的“附件4-2、工程結(jié)算申請(qǐng)書(★送審資料目錄)”,華誠(chéng)界面內(nèi)送審資料目錄參照“附件5-土建/機(jī)電/裝飾-預(yù)結(jié)算送審資料目錄”,主要填寫要求包括:每項(xiàng)“是否提交”必須勾選是或否,不允許空白;將序號(hào)1的資料置頂、圖紙置底疊放,其余勾選“是”的資料順序往下疊放。(三)歸檔移交每月根據(jù)集團(tuán)辦發(fā)布的月度檔案移交計(jì)劃清單,落實(shí)成本檔案移交;紙質(zhì)檔案按成本檔案規(guī)范整理組卷,并完成檔案系統(tǒng)入庫(kù)管理。線下檔案需移交歸檔的文件為預(yù)結(jié)算資料,包括但不限于預(yù)結(jié)算用印資料、預(yù)結(jié)算明細(xì)、會(huì)簽資料、施工藍(lán)圖、竣工藍(lán)圖、變更簽證(帶二維碼)、設(shè)計(jì)變更臺(tái)賬、變更臺(tái)賬、反簽臺(tái)賬、甲供材扣款臺(tái)賬、合同調(diào)差審批單等預(yù)結(jié)算全套資料。集團(tuán)辦公室將對(duì)各大區(qū)成本檔案移交的計(jì)劃達(dá)成、完成質(zhì)量等進(jìn)行月度、年度通報(bào),建議將成本檔案管理的及時(shí)性、規(guī)范性、完整性納入成本檔案管理員的績(jī)效考核。第五章檔案的查詢、借閱和鑒定銷毀第九條成本檔案的查詢或借閱(一)電
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