檔案歸檔管理操作指引

第頁/共9頁檔案整理操作指引一、檔案管理分類規(guī)范檔案管理分類規(guī)范是公司檔案分類、編號、排架、檢索的統(tǒng)一規(guī)定。內(nèi)容包括全宗號、檔案分類表和檔案分類說明。（一）全宗號由檔案室統(tǒng)一編制，以一個立檔單位為一個全宗，編制全宗號，加編在檔號之前。（二）檔案分類表按照下表示例執(zhí)行。檔案系統(tǒng)對應(yīng)門類一級類目二級類目三級類目四級類目案卷

流水號文書檔案0.黨群類0.綜合類1.黨群工作1.資信類0.綜合類1.公司各類證照及審批文件2.商標3.知識產(chǎn)權(quán)2.管理類0.綜合類1.會議紀要2.收文3.發(fā)文1.發(fā)文2.發(fā)函4.董辦1.股東大會2.公告3.董事會4.監(jiān)事會5.定期報告5.審計1.常規(guī)審計2.舉報調(diào)查3.管理建議6.法務(wù)1.訴訟案卷2.法律事務(wù)報告3.各類盡調(diào)報告7.經(jīng)營管理1.決策支持2.計劃管理3.績效考核8.戰(zhàn)略規(guī)劃1.戰(zhàn)略研究2.戰(zhàn)略管理3.土地拓展9.品牌客服1.品牌管理2.公共關(guān)系3.客戶服務(wù)4.客戶活動組織10.信息管理1.信息規(guī)劃及實施2.信息安全管理3.重大設(shè)備管理11.造價1.招投標2.預結(jié)算管理12.營銷管理1.市場研究2.銷售管理13.項目管理1.質(zhì)量監(jiān)管2.招商策劃14.保險業(yè)務(wù)資料1.籌備資料15.資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)研究2.持有資產(chǎn)管理3.核心資產(chǎn)管理16.設(shè)計研發(fā)1.研發(fā)管理3.企業(yè)宣傳類0.綜合類1.公司形象宣傳活動2.企業(yè)文化1.企業(yè)文化建設(shè)活動2.各類訪談報告4.財務(wù)類1.財務(wù)會計1.會計憑證2.會計帳薄3.財務(wù)報表4.其他2.成本核算按項目分類5.人力資源類0.綜合類1.培訓資料2.員工個人資料3.考核資料4.招聘資料合同檔案6.合同檔案0.綜合類1.業(yè)務(wù)合同2.招投標銷售檔案7.銷售檔案0.綜合類1.銷售合同2.營銷資料樓盤標識、重大活動、宣傳廣告、媒體采訪、報刊文章等工程檔案8.工程檔案0.綜合類1.前期文件2.監(jiān)理文件3.施工文件4.竣工圖5.竣工驗收文件6.成本核算0綜合資料1結(jié)算資料租賃檔案9.租賃檔案0.綜合類1.租賃合同2.多種經(jīng)營合同實物檔案10.實物類1.證書1.企業(yè)榮譽2.各小區(qū)榮譽3.各類會員證4.慈善捐贈2.獎牌1.企業(yè)榮譽2.各小區(qū)榮譽3.各類會員證4.慈善捐贈3.獎杯4.紀念品11.聲像、電子類1.照片2.錄音、錄像3.光盤4.磁盤說明：關(guān)于綜合類，實際操作中，對于文件內(nèi)容涉及面廣、綜合性強、難以細分類別的資料可歸入綜合類（灰色部分由各部門自行保管）。（三）檔案分類說明1、檔號編制原則：（1）唯一性：一個代碼只表示一個編號對象，檔案結(jié)構(gòu)必須與分類表相一致，一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變；（2）擴充性：必須留有適當?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴充檔案的需要；（3）簡單性：力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。2、檔號編制方法為：一級類目.二級類目.三級類目.四級類目-案卷流水號；3、檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-分類號-案卷號-件號；4、公司檔案管理系統(tǒng)中已預設(shè)檔號編制規(guī)則，整編時可點擊生成，紙質(zhì)歸檔文件與檔案系統(tǒng)中的電子文件應(yīng)保持檔號一致，純電子文件“含實體”統(tǒng)一填寫“否”。二、電子檔案整理1、電子檔案是指公司實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理，錄入公司檔案管理系統(tǒng)。2、檔案系統(tǒng)上傳格式（1）文檔以pdf格式上傳，照片以jpg或jpeg格式上傳，音頻視頻以avi、wmv、mp4、mov格式上傳。（2）禁止上傳.exe、.com、.cgi、.jsp、.fas、.zip、.rar格式文件。3、電子檔案要求及時上傳，于資料形成一周內(nèi)上傳檔案系統(tǒng)。其中項目資料要求與工程進度相符。4、上傳資料必須是最后的定稿。文件資料為純電子版的可直接上傳，紙質(zhì)資料以掃描件形式上傳，實物檔案以照片形式上傳。5、上傳資料要求內(nèi)容準確、圖像完整、清晰無壓縮，無影響圖片美觀的黑邊和污點，圖像不偏斜或倒置，符合正常閱讀習慣。6、系統(tǒng)條目整編要求（1）符合一事一項原則，不可多事件合并錄入、上傳。文件題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"［］"。文號：文件的發(fā)文字號。責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。成文日期：文件的簽署日期或發(fā)布日期。頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。盒號：項目首次編號從001起編。與線下存檔保持一致。件號：填寫室編件號。室編件號指在分類表的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從1起編。非首次編號時，根據(jù)系統(tǒng)提示流水件號編號。備注：注釋文件需說明的情況。默認文件為原件，備注欄無需填寫，非原件的需注釋說明存檔形式及原件去向。密級、保管期限：系統(tǒng)已設(shè)置，可根據(jù)歸檔范圍表及密級表、檔案保管期限表修改。掛接電子文件：逐條上傳附件，包括正文及相關(guān)附件。附件名稱規(guī)范書寫。（2）電子簽章合同：啟動電子簽章的公文公函/業(yè)務(wù)合同/銷售合同/租賃檔案等，系統(tǒng)掛接附件，備注電子合同，無需打印，“含實體”統(tǒng)一填寫“否”。7、工程案卷整編要求案卷題名：案卷題名應(yīng)簡明、準確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。主要包括項目名稱、期數(shù)、業(yè)態(tài)、樓棟、專業(yè)、卷數(shù)等。立卷單位：填寫項目對應(yīng)的單位全稱。立卷人：案卷的整理組卷人。立卷日期：案卷的組卷日期。案卷含實體：統(tǒng)一填寫“包含實體”。若不分管報建，前后期純電子件存檔的，填寫“不包含實體”。8、各單位專/兼職檔案員定期對上傳資料進行整編，實體歸檔時，同步發(fā)起線上移交入庫審批流程。三、各門類檔案整理規(guī)范（一）通用原則1、從文件個體上講，一份文件、一個事由其內(nèi)容要保證完整無缺。2、整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。不同保管期限的文件應(yīng)分別立卷；絕密文件須單獨立卷，少數(shù)普通文件等與絕密文件有密切聯(lián)系的，隨同絕密文件立卷。3、歸檔整理要求（1）文件材料的歸檔，必須符合完整、準確、齊全、系統(tǒng)的要求。歸檔文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料和紙張。裝訂材料應(yīng)采用合格的不銹鋼訂書釘，較厚的可膠裝。（2）歸檔文件以件為單位，一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；會議記錄以每次會議作為一件；來文與復文作為一件；文件處理單與被處理文件合為一件。（3）卷內(nèi)文件按時間先后順序排列，每件內(nèi)文件的排列一般要求：審批單在前，正本在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后。（4）歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序逐件編寫檔號，編寫在文件首頁右上角空白處。（5）歸檔文件均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。頁號標注在正面右下角，反面左下角。文件處理單放在文件首頁，可不編頁碼。（6）文字材料采用單份文件裝訂形式。圖紙不裝訂，統(tǒng)一折疊為A4幅面，圖標外露。（7）檔案裝具統(tǒng)一采用3-5cm、牛皮色無酸紙檔案盒。歸檔文件按檔號順序裝入檔案盒，系統(tǒng)打印卷內(nèi)目錄、脊背及備考表項目。（8）備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期。（9）案卷應(yīng)標明起止日期和保管期限，標簽、編號裝貼美觀。（二）文書檔案整理：職能中心/部門文書檔案按年度組卷，項目文書檔案按年度、項目組卷，卷內(nèi)文件以份為單位，按時間先后順序排列。（三）合同檔案整理：按項目組卷，卷內(nèi)文件以份為單位，按時間先后順序排列。（四）租賃檔案整理：按年度、項目組卷，卷內(nèi)文件以份為單位，按時間先后順序排列。（五）工程檔案整理：1、案卷內(nèi)文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。2、案卷內(nèi)科技文件材料的排列（1）前期文件、竣工驗收文件按期數(shù)組卷，卷內(nèi)按歸檔范圍表順序排列。（2）竣工圖按期數(shù)、業(yè)態(tài)、樓棟、專業(yè)、圖號排列。（3）施工文件按期數(shù)、樓棟、專業(yè)等組卷，卷內(nèi)以管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收等排列。（4）監(jiān)理文件分期組卷，卷內(nèi)按歸檔范圍表順序排列。（六）項目成本檔案整理1、以合同為主線組卷整理，卷內(nèi)按預結(jié)算資料順序排列。2、成本檔案在項目結(jié)算完成之前由合約規(guī)劃部整理、保管，結(jié)算完成后移交大區(qū)行政檔案室保管。3、成本分析、跟蹤等其他文件材料，參照檔案整理規(guī)范通用原則執(zhí)行。（七）銷售檔案整理：1、商品房銷售合同銷售合同檔案要求一戶一檔，并將銷售檔案分為A/B檔存檔，裝入公司統(tǒng)一格式的檔案袋，檔案袋用120克牛皮紙制作。A檔柜內(nèi)房號由小到大，排列順序由上至下、由左至右分棟排列。A檔為項目結(jié)束后移交總部檔案室版本，有絕對重要性，由銷售助理統(tǒng)一保管；A檔銷售合同檔案袋填寫內(nèi)容與實際檔案袋內(nèi)資料完全相同；且右上角須抄寫房號：業(yè)態(tài)+樓棟+單元號+房號，以便查詢。電子簽章的網(wǎng)簽合同/認購協(xié)議等即時下載，三日內(nèi)上傳檔案系統(tǒng)，備注“電子簽約”，無需打印，“含實體”默認是。2、營銷資料營銷資料電子類文件以電子檔案形式上傳系統(tǒng)，銷售物料紙質(zhì)歸檔，有序整理、入盒保管。（八）實物檔案整理1、實物檔案：（1）以件為單位，在每件實物檔案上加帖標簽，標簽上注明檔號。（2）實物檔案按內(nèi)容、時間、頒獎單位等項目，匯總各分類目錄，以便按不同需要提供利用。（3）實物檔案按照年度劃分，在檔案系統(tǒng)錄入條目、上傳電子附件，實物進行實景拍照、掃描等形式以JPG格式上傳系統(tǒng)。2、聲像檔案（1）按年度劃分，遵循一個事件為一個單位。同一事項的照片、視頻音頻、活動方案及紀要終稿等文件，掛接至同一條目附件下，附件名稱規(guī)范填寫。電子版照片為JPG格式，要求保持原始像素和尺寸，不得壓縮處理。（2）要求完整、準確、配套、系統(tǒng)，音響、畫面清楚，保證聲像檔案的歸檔質(zhì)量。（3）以特殊載體形式存檔的紙質(zhì)照片、錄音錄像帶、光盤、硬盤等，在接收后一個月內(nèi)，同步完成系統(tǒng)錄入；除紙質(zhì)照片掃描上傳外，其他無需掛接附件。（4）紙質(zhì)照片必須連同底片一并歸檔；歸檔材料要齊全完整，涉及的相關(guān)材料應(yīng)收盡收，集中存放。照片歸檔時，應(yīng)附移交清單及底片，并附有文字說明，包括：事由、時間、地點、人物、背景及作者（拍攝人/主責部門）六要素。（5）紙質(zhì)照片要定期檢查，有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，要及時進行清洗和技術(shù)處理。錄像帶、錄音帶、影片、光盤等使用完畢后應(yīng)及時倒帶，并馬上入盒，以防止污染。要定期進行檢查，如發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，應(yīng)及時補救。（6）聲像制品的裝具一般應(yīng)使用原裝具。錄像帶盒上需標注檔號、片名、放映時間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語別、密級等標識。錄音帶盒上需標注檔號、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄制日期、密級、講話時間等。（7）磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復措施。（8）需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復制。（九）人事檔案整理1、人事檔案的材料收集，必須經(jīng)過認真的鑒別。屬于歸檔的材料應(yīng)真實，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。2、人事檔案一人立一卷，每卷人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄，便于查閱。3、公司保存的人事檔案一般不外借。如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人；必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料；不得擅自拍攝復制檔案內(nèi)容。4、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。5、人事檔案由人事管理部門指定專人整理、保管。6、培訓、計劃、各項申請等其他文件材料，參照檔案整理規(guī)范通用原則執(zhí)行。（十）會計檔案整理1、公司每年形成的會計檔案，應(yīng)當由財務(wù)管理部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會