生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 污染源管控（征求意見稿）

目次

前言.................................................................................................................................................5

1適用范圍......................................................................................................................................6

2規(guī)范性引用文件..........................................................................................................................6

3術(shù)語和定義..................................................................................................................................6

4基本要求......................................................................................................................................7

5文件材料的形成與積累..............................................................................................................7

6文件材料的整理..........................................................................................................................8

7文件材料的歸檔........................................................................................................................10

8檔案的管理................................................................................................................................10

9檔案的開發(fā)與利用....................................................................................................................11

附錄A（規(guī)范性附錄）污染源管控文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表..............................12

附錄B（資料性附錄）案卷編目式樣..........................................................................................14

附錄C（資料性附錄）污染源管控檔案歸檔移交清單格式......................................................18

附錄D（資料性附錄）污染源管控檔案銷毀清冊格式..............................................................19

附錄E（資料性附錄）污染源管控檔案利用審批表格式..........................................................21

附錄F（資料性附錄）污染源管控檔案利用登記表格式..........................................................22

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前言

為了貫徹《中華人民共和國環(huán)境保護(hù)法》《中華人民共和國檔案法》《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》，加

強(qiáng)污染源管控檔案的科學(xué)管理，規(guī)范污染源管控檔案工作，服務(wù)于生態(tài)環(huán)境事業(yè)發(fā)展的需要，制定本

標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了污染源調(diào)查、監(jiān)督、治理、環(huán)境風(fēng)險管控等工作和活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的

文件材料的形成與積累、整理、歸檔及污染源管控檔案的管理、開發(fā)與利用等全過程管理的基本要求。

本標(biāo)準(zhǔn)是對《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范污染源》（HJ/T8.4-94）的修訂。

本標(biāo)準(zhǔn)首次發(fā)布于1994年，本次為第一次修訂。本次修訂的主要內(nèi)容如下：

——標(biāo)準(zhǔn)名稱調(diào)整為《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范污染源管控》；

——補(bǔ)充完善了適用范圍等內(nèi)容；

——增加了規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、基本要求；

——補(bǔ)充完善了文件材料的形成與積累、整理、歸檔等文件材料管理內(nèi)容；

——補(bǔ)充完善了檔案的保管與統(tǒng)計、保管期滿的處置、補(bǔ)充和調(diào)整等檔案管理內(nèi)容；

——補(bǔ)充完善了檔案的開發(fā)與利用等內(nèi)容；

——補(bǔ)充完善了附錄A，增加了附錄B、附錄C、附錄D、附錄E、附錄F。

本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A為規(guī)范性附錄，附錄B~F為資料性附錄。

本標(biāo)準(zhǔn)實施之日起，《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范污染源》（HJ/T8.4-94）廢止。

本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部辦公廳、法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)司組織制訂。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：生態(tài)環(huán)境部華南環(huán)境科學(xué)研究所。

本標(biāo)準(zhǔn)生態(tài)環(huán)境部202□年□□月□□日批準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)自202□年□□月□□日起實施。

本標(biāo)準(zhǔn)由生態(tài)環(huán)境部解釋。

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生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范污染源管控

1適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了污染源調(diào)查、監(jiān)督、治理、環(huán)境風(fēng)險管控等工作和活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的

文件材料的形成與積累、整理、歸檔及污染源管控檔案的管理、開發(fā)與利用等全過程管理的基本要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門及其所屬單位（以下簡稱生態(tài)環(huán)境部門）的污染源管控檔案

管理工作。其他部門、單位的污染源管控檔案管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

在部署污染源普查等專項工作時，有明確文件材料歸檔要求的，按相應(yīng)專項工作要求執(zhí)行。涉及

核與輻射安全的檔案管理按《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范核與輻射安全》執(zhí)行。涉及環(huán)境監(jiān)測的檔案管理

按《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測》執(zhí)行。涉及環(huán)境監(jiān)察的檔案管理按《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)

范環(huán)境監(jiān)察》執(zhí)行。涉及建設(shè)項目的生態(tài)環(huán)境檔案管理按《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范建設(shè)項目環(huán)境保

護(hù)管理》執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

本標(biāo)準(zhǔn)引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

HJ/T7中國檔案分類法環(huán)境保護(hù)檔案分類表

HJ9生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則

DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T68檔案服務(wù)外包工作規(guī)范

DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

污染源pollutionsource

環(huán)境污染的發(fā)生源，通常指能產(chǎn)生物理的、化學(xué)的及生物的有害物質(zhì)或能量的設(shè)施、裝置或場所

等人類活動引起的環(huán)境污染發(fā)生源。

3.2

—6—

污染源管控pollutionsourcemanagementandcontrol

運(yùn)用經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律、行政以及其他管理手段和措施，對污染源進(jìn)行調(diào)查、監(jiān)督、治理、環(huán)境

風(fēng)險管控等工作和活動。

3.3

污染源管控文件材料pollutionsourcesdocuments

生態(tài)環(huán)境部門在污染源管控工作和活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件

等不同形式和載體的信息記錄。

3.4

污染源管控檔案pollutionsourcesarchives

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的污染源管控文件材料。

4基本要求

4.1污染源管控檔案（以下簡稱檔案）工作應(yīng)遵守國家檔案法律、法規(guī)，確保檔案實體及其信息真實、

完整、系統(tǒng)、可用和安全。

4.2檔案工作應(yīng)與污染源管控工作管理同步，納入質(zhì)量保證體系、管理程序和崗位責(zé)任制等，實現(xiàn)從

污染源管控文件材料（以下簡稱文件材料）形成、整理到歸檔的全過程管理。

4.3生態(tài)環(huán)境部門的檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下簡稱檔案部門）負(fù)責(zé)本單位檔案的集中

統(tǒng)一管理，對本單位文件材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，認(rèn)真做好檔案的接收、保管、

開發(fā)利用等工作。

4.4文件材料承辦部門（承辦人）應(yīng)在本檔案部門的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸

檔。若承辦部門涉及2個及以上，由主辦部門負(fù)總責(zé)。

4.5文件材料承辦部門負(fù)責(zé)人對歸檔文件材料的真實性、完整性、可用性、安全性負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)督促

指導(dǎo)承辦人收集、整理文件材料，按檔案管理要求及時歸檔。文件材料承辦部門委托第三方機(jī)構(gòu)參與

污染源管控工作產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)遵循DA/T68的有關(guān)規(guī)定。被委托方負(fù)責(zé)收集、整理，并按規(guī)定

交接委托方歸檔，委托方應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相關(guān)指導(dǎo)。

4.6文件材料承辦部門撤銷、業(yè)務(wù)調(diào)整或承辦人退休、工作崗位變動時，必須做好文件材料的清理交

接工作。

4.7涉密文件材料、檔案的管理及開發(fā)利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。

5文件材料的形成與積累

5.1文件材料的形成與積累，實行與污染源管控工作程序同步管理的原則。

5.2承辦部門（承辦人）根據(jù)歸檔范圍（包括但不限于附錄A）及時收集文件材料，在本單位檔案部

門指導(dǎo)下，進(jìn)行預(yù)立卷。歸檔范圍主要包括污染源調(diào)查、污染源監(jiān)督、污染源治理、環(huán)境風(fēng)險管控等

工作和活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的文件材料。

5.3文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。

5.4文件材料形成時，應(yīng)采用耐久、可靠、能滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

5.5電子文件應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，以便信息共享和長期保

存。電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成，聲像類電子文件、在

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單臺計算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)或由承辦人手工完成

積累，應(yīng)確保電子文件及其組件齊全、完整，元數(shù)據(jù)規(guī)范。

5.6以專有格式存儲的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時，應(yīng)同時收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊

等。

5.7聲像文件材料應(yīng)能客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容、人物和場景等，畫面完整、端正，聲音和影像

清晰。照片應(yīng)采用JPG、TIF文件格式，大小宜在3MB～10MB，分辨率不得低于1200萬像素。視頻

應(yīng)采用MPEG-2、MP4、FLV、AVI、MOV等數(shù)字圖像編碼格式，分辨率不得小于1080P。音頻應(yīng)采

用MP3、WAV等格式，采樣率應(yīng)為雙聲道48kHz，采樣精度不應(yīng)低于16bit。珍貴且需永久保存的可

收集、歸檔一套MXF格式文件。

6文件材料的整理

6.1整理原則

6.1.1文件材料整理應(yīng)遵循其形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合

理，便于保管和利用。

6.1.2涉密項目應(yīng)由秘密知悉范圍內(nèi)人員整理；由秘密知悉范圍以外的人員進(jìn)行整理的，應(yīng)報請原定

密單位（部門）批準(zhǔn)。

6.2價值鑒定與密級

6.2.1文件材料承辦部門（承辦人）應(yīng)依據(jù)附錄A對文件材料進(jìn)行鑒定，確定其是否屬于歸檔范圍。

科學(xué)劃定保管期限。保管期限分為：永久、定期（30年、10年）。

6.2.2涉密文件材料的密級及保密期限照實標(biāo)注。工作秘密按照污染源管控項目實際需要進(jìn)行標(biāo)注。

6.3文件材料整理方法

6.3.1文件材料一般按照事由結(jié)合時間或重要程度的順序進(jìn)行組卷。

6.3.2卷內(nèi)每件文件材料的排序：一般印件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；復(fù)文在前，來文

在后；文字材料在前，圖樣在后，圖樣按目錄或圖號排列。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文

本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

6.3.3卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫件號及頁號。裝訂的案卷卷內(nèi)單面書寫的文件材料應(yīng)在

有效書寫內(nèi)容頁面的右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編號，頁

號均從1開始。不裝訂的案卷，以件為單位編寫頁號，已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。卷內(nèi)目

錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

6.3.4案卷可整卷裝訂或以件為單位裝訂。以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁上方空白處加蓋檔號

章，裝訂方法參見DA/T69。卷內(nèi)不同尺寸的文件材料應(yīng)在不影響日后使用效果的前提下折疊為統(tǒng)一

幅面，圖紙折疊方法參見GB/T10609.3。

6.3.5文件材料承辦部門（承辦人）應(yīng)按照HJ/T7進(jìn)行分類標(biāo)引，給出分類號。

6.3.6檔案的檔號按照本單位檔案分類方案給定，一般可由全宗號、目錄號（或分類號）、案卷號構(gòu)

成。示例如下：

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XXXX-XX（或SAXX）-XXX

案卷號（案卷排列順序）

分類號（按照HJ/T7給出）

目錄號（案卷所屬目錄代碼）

全宗號（向檔案館移交檔案時由檔案館給定）

6.3.7案卷目錄、卷內(nèi)目錄以及卷內(nèi)備考表的編寫參照GB/T11822的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。案卷目錄應(yīng)包

括序號、檔號、案卷題名、保管期限、總頁數(shù)等。卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前，包括序號、

文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)、備注等。卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總

頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。案卷目錄格式參見附錄B.2，卷內(nèi)目錄格式

參見附錄B.3，備考表格式參見附錄B.4。

6.3.8在編制檔案目錄時，應(yīng)對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，以便檢索。檔案著錄按

HJ9有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.3.9紙質(zhì)照片的底片、照片、說明應(yīng)齊全，底片與照片影像應(yīng)一致。對反映同一內(nèi)容的若干張紙質(zhì)

照片進(jìn)行整理時，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的一組（或一張）照片進(jìn)行整理，照片應(yīng)能反映該

項活動的全貌，且主題鮮明，圖像（影像）清晰、完整。照片的文字說明應(yīng)綜合應(yīng)用事由、時間、地

點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該組（張）照片所反映的主要內(nèi)容。照片的整理參照GB/T

11821的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.3.10錄像帶整理應(yīng)簡要說明該片的主要內(nèi)容（片名）、語別、制式、放映時長、規(guī)格、攝錄者、攝

錄時間、密級，錄音帶應(yīng)簡要說明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、語別、錄制長度、規(guī)則、攝錄者、攝

錄時間、密級等。錄像帶和錄音帶的整理參照DA/T15有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.4電子文件的整理

6.4.1電子文件應(yīng)參照紙質(zhì)文件的整理方式，在擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、

排序、命名、存儲等整理活動?？砂凑辗诸惙桨附⒍鄬蛹壩募畔写鎯Γ募畔鼞?yīng)包含

電子文件及過程信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。電子文件的整理參照GB/T18894有關(guān)規(guī)定執(zhí)

行。

6.4.2電子文件命名應(yīng)符合相關(guān)規(guī)則，體現(xiàn)電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)擬制的應(yīng)由業(yè)

務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動、有序地為電子文件及其組件命名；在單臺計算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖類等應(yīng)

用軟件形成的電子文件，應(yīng)采用完整、準(zhǔn)確的電子文件題名命名；聲像類電子文件可采用數(shù)字?jǐn)z錄設(shè)

備自動賦予的計算機(jī)文件名。

6.4.3電子文件承辦部門（承辦人）負(fù)責(zé)對電子文件信息包進(jìn)行準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性檢

驗，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體的內(nèi)容是否一致等。

6.4.4數(shù)碼照片應(yīng)使用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件進(jìn)行整理，不得對數(shù)碼照片的內(nèi)容

和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。數(shù)碼照片的整理參照DA/T50的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.4.5音像電子文件在保證真實性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將電

子文件采集、轉(zhuǎn)存在計算機(jī)存儲器中，經(jīng)過系統(tǒng)整理、著錄后歸檔。音像電子文件的整理參照DA/T78

的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

6.4.6存儲電子檔案的介質(zhì)或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、類別號、案卷起止號、密

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級、保管期限、存入日期等。

7文件材料的歸檔

7.1歸檔時間

7.1.1文件材料歸檔工作一般應(yīng)于次年6月底前完成。

7.1.2形成周期較長的文件材料歸檔工作一般應(yīng)在相應(yīng)工作結(jié)束后2個月內(nèi)完成。

7.2歸檔份數(shù)

一般歸檔1份，重要的、使用頻繁的和有專門需要的可酌情增加份數(shù)。

7.3歸檔手續(xù)

7.3.1所有歸檔文件材料收集、整理完畢后，由承辦部門（承辦人）填寫歸檔移交清單，經(jīng)檔案部門

審核驗收、清點(diǎn)無誤后，辦理歸檔手續(xù)，歸檔移交清單永久保存。檔案歸檔移交清單格式參見附錄C。

7.3.2電子文件的歸檔移交應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，可采用在線或離線方式。

采取在線方式移交時，通過歸檔接口或電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔，傳輸?shù)臄?shù)

據(jù)應(yīng)當(dāng)包含符合要求的電子文件及其元數(shù)據(jù)。采取離線方式移交時，應(yīng)將帶有歸檔標(biāo)識的電子文件拷

貝至耐久性好的存儲介質(zhì)上，存儲介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫入狀態(tài)，存儲介質(zhì)的選擇依次為光盤、磁帶、

硬磁盤等。移交時由檔案部門進(jìn)行檢驗，參照GB/T18894填寫《電子文件歸檔登記表》，檢驗合格

后，辦理手續(xù)。

8檔案的管理

8.1檔案的保管與統(tǒng)計

8.1.1檔案庫房應(yīng)符合防盜、防火、防潮、防水、防塵、防高溫、防紫外線照射、防有害生物（霉、

蟲、鼠）的要求，并配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備。檔案部門應(yīng)建立檔案庫房管理制度，加強(qiáng)日常庫房管理。

8.1.2入庫檔案可采取分類排架和流水排架，或分類、流水綜合排架，依次排放。磁帶、磁盤和光盤

等載體應(yīng)使用專用裝具豎立存放或平放，避免擠壓，遠(yuǎn)離磁場，溫濕度參照DA/T78的規(guī)定執(zhí)行。

8.1.3定期對庫存檔案進(jìn)行全面檢查，調(diào)試庫房溫度、濕度，及時對破損或者變質(zhì)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修

復(fù)。定期對離線存儲介質(zhì)進(jìn)行檢測，光盤參數(shù)超過DA/T38規(guī)定的三級警戒線、硬磁盤等出現(xiàn)異常情

況時，應(yīng)立即實施原載體和離線備份載體轉(zhuǎn)換或更新，建立管理臺賬并歸檔保存。

8.1.4在計算機(jī)軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，應(yīng)將電子檔案遷移到新的系統(tǒng)或進(jìn)行

格式轉(zhuǎn)換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

8.1.5可利用數(shù)字化工具對紙質(zhì)檔案制作多套數(shù)字化文件副本保存。紙質(zhì)檔案數(shù)字化參照DA/T31

規(guī)定執(zhí)行。

8.1.6檔案部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，根據(jù)本單位實際管理需要對檔案構(gòu)成情況、質(zhì)量情況、鑒定情

況及工作條件等進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容準(zhǔn)確，歷次統(tǒng)計結(jié)果保持連續(xù)性；并按要求完成上級主管部門下

達(dá)的檔案統(tǒng)計上報工作。

8.2檔案保管期滿的處置

8.2.1各單位檔案部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的應(yīng)當(dāng)

重新劃定保管期限并作出標(biāo)注，確無保存價值的應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。未履行鑒定和審批手續(xù)，

嚴(yán)禁銷毀。

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8.2.2檔案的鑒定應(yīng)成立鑒定工作小組，鑒定工作小組由單位主管領(lǐng)導(dǎo)或總工程師、承辦部門負(fù)責(zé)人

及承辦人、檔案部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人等組成。

8.2.3鑒定工作結(jié)束后，鑒定工作小組編制鑒定工作報告，內(nèi)容主要包括：工作小組成員名單、鑒定

范圍、案卷保管期限、密級、銷毀檔案數(shù)量等，同時編制檔案銷毀清冊。

8.2.4檔案銷毀清冊應(yīng)列明擬銷毀檔案的檔號或文件材料編號、題名、文號、責(zé)任者、數(shù)量、形成時

間、原保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容。檔案銷毀清冊格式參見附錄D。檔案銷毀清冊報請

單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，同時報上級主管部門備案。鑒定工作報告和檔案銷毀清冊，檔案部門應(yīng)永久存檔

備查。

8.2.5銷毀工作由檔案部門組織實施，保密部門與文件材料承辦部門派員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷

毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽名或

蓋章。

8.2.6檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場所進(jìn)行。電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離

線存儲介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保從在線存儲設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在

管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動，將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。

8.3檔案的補(bǔ)充和調(diào)整

8.3.1根據(jù)污染源情況不斷發(fā)生變化的特點(diǎn)，對檔案實行動態(tài)管理，定期或隨時補(bǔ)充相關(guān)檔案。

8.3.2對補(bǔ)充歸檔的文件材料應(yīng)及時整理編目。歸檔材料不多的，可采用插卷方法歸入相關(guān)的案卷內(nèi)，

填寫卷內(nèi)目錄，并對案卷保管期限進(jìn)行調(diào)整；歸檔材料較多的，應(yīng)單獨(dú)組卷、編目。

8.3.3檔案補(bǔ)充后，檔案部門應(yīng)對需要調(diào)整保管期限和密級的案卷或文件材料重新標(biāo)識。

9檔案的開發(fā)與利用

9.1檔案部門應(yīng)采取多種形式，為利用者提供檔案信息服務(wù)。

9.2檔案部門應(yīng)建立健全檔案借閱利用制度，根據(jù)檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)

限、范圍和審批程序。利用檔案時應(yīng)嚴(yán)格遵守審批、登記等規(guī)定，填寫按規(guī)定履行相應(yīng)的程序并進(jìn)行

登記，利用登記信息包括利用時間、檔號、題名、利用目的和方式、經(jīng)辦人、辦理時間等，記錄利用

情況和效果，檔案利用審批表格式參見附錄E，檔案利用登記表格式參見附錄F。一般以數(shù)字副本代

替檔案原件提供利用，檔案原件原則上不帶出檔案室。

9.3檔案部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，并根據(jù)工作實際需要，對現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行綜合加工和

深度開發(fā)，為生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作提供服務(wù)。

—11—

附錄A

（規(guī)范性附錄）

污染源管控文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

序號歸檔范圍保管期限

1污染源調(diào)查

1.1調(diào)查方案、調(diào)查表、工作手冊30年

1.2調(diào)查清單、名單、名錄庫30年

1.3調(diào)查質(zhì)量控制報告、調(diào)查報告、匯總報告、總結(jié)報告永久

1.4調(diào)查原始數(shù)據(jù)、審核記錄、環(huán)境監(jiān)測報告永久

1.5驗收意見、驗收報告永久

2污染源監(jiān)督

污染源自動監(jiān)控設(shè)施登記備案驗收名單，現(xiàn)場監(jiān)督檢查表、檢查筆錄、檢查結(jié)果等例行

2.1檢查、重點(diǎn)檢查材料，監(jiān)督性監(jiān)測、比對監(jiān)測結(jié)果及監(jiān)測報告等污染源自動監(jiān)控設(shè)施監(jiān)30年

督管理文件材料

減排任務(wù)目標(biāo)細(xì)化分解，指標(biāo)調(diào)劑倍量、調(diào)劑范圍名單，總量控制與指標(biāo)調(diào)劑審核，排

2.230年

放指標(biāo)管理臺賬和總量調(diào)劑方案跟蹤核查等污染物總量控制文件材料

2.3重點(diǎn)監(jiān)管企業(yè)名單30年

掛牌督辦問題清單、排查明細(xì)表、整改工作方案、解除掛牌督辦的書面申請及佐證材料、

2.4永久

解除掛牌督辦現(xiàn)場預(yù)驗收、驗收材料等污染源現(xiàn)場掛牌督辦文件材料

監(jiān)督幫扶問題清單，監(jiān)督幫扶工作組人員安排、任務(wù)分工表、工作手冊，現(xiàn)場檢查表、

2.5詢問筆錄、工作日記、檢查情況匯總報告、檢查工作報告，查處問題臺賬及相應(yīng)整改材永久

料等污染源監(jiān)督幫扶文件材料

檢查名單、專項檢查行動人員安排、任務(wù)分工表，現(xiàn)場檢查工作情況表、檢查情況匯總

2.6永久

報告、檢查工作報告等污染源監(jiān)督專項工作文件材料

納入環(huán)境信用評價范圍的企業(yè)名單、企業(yè)環(huán)境信用等級評定結(jié)果，初評意見、公眾等對

2.7初評意見的異議、復(fù)核意見，環(huán)保警示企業(yè)或者環(huán)保不良企業(yè)提交的整改完成申請及證30年

明材料等企業(yè)環(huán)境信用評價文件材料

3污染源治理

調(diào)研選題、人員安排，現(xiàn)場調(diào)研原始資料、調(diào)研座談會材料、調(diào)查問卷，調(diào)研專題報告、

3.130年

調(diào)研成果匯編材料等污染源治理現(xiàn)場調(diào)研文件材料

試點(diǎn)名錄、試點(diǎn)技術(shù)指導(dǎo)組人員名單、任務(wù)分配表、工作手冊，試點(diǎn)過程產(chǎn)生的問題、

3.230年

處理情況記錄、階段工作小結(jié)，試點(diǎn)檢查驗收會材料等污染源治理試點(diǎn)工作文件材料

治理技術(shù)推廣項目開題報告和有關(guān)論證材料，推廣技術(shù)名錄、技術(shù)指導(dǎo)組人員名單、任

務(wù)分配表、工作手冊，階段工作小結(jié)、項目執(zhí)行情況表，污染物治理效果的原始數(shù)據(jù)、

3.3永久

監(jiān)測報告，驗收或鑒定證書、驗收或鑒定會材料，治理研究報告、論文和專著等污染源

治理技術(shù)推廣文件材料

治理名單、專項行動人員安排、任務(wù)分工表、工作手冊，治理工作情況表、治理成果匯

3.4永久

總報告、工作報告等污染源治理專項行動或綜合治理文件材料

續(xù)表

—12—

序號歸檔范圍保管期限

4環(huán)境風(fēng)險管控

4.1重點(diǎn)環(huán)境風(fēng)險源目錄清單30年

檢查名單、專項檢查行動人員安排、任務(wù)分工表、工作手冊，專項行動現(xiàn)場檢查工作情

4.230年

況表、檢查情況匯總報告、檢查工作報告等環(huán)境風(fēng)險管控專項檢查行動文件材料

突發(fā)環(huán)境事件信息部門通報、報告，突發(fā)環(huán)境事件的風(fēng)險信息收集、分析和研判，應(yīng)急

工作組、現(xiàn)場指揮部、救援隊伍、應(yīng)急物資和保障設(shè)備，環(huán)境應(yīng)急監(jiān)測預(yù)警和信息發(fā)布，

預(yù)警級別調(diào)整、解除預(yù)警，響應(yīng)分級、應(yīng)急方案、應(yīng)急監(jiān)測，現(xiàn)場污染處置、轉(zhuǎn)移安置

4.3人員、醫(yī)學(xué)救援，輿情監(jiān)測、輿論引導(dǎo)和維護(hù)社會穩(wěn)定，市場監(jiān)管和調(diào)控、信息發(fā)布、永久

國際通報和援助，環(huán)境損害鑒定評估，善后處置的工作方案及組織實施，查勘理賠、環(huán)

境修復(fù)和生態(tài)恢復(fù)重建工作、整改防范措施，事件調(diào)查取證、查明事件原因和性質(zhì)，責(zé)

任追究或移送司法機(jī)關(guān)處理建議等突發(fā)環(huán)境事件應(yīng)急文件材料

5綜合

5.1污染源管控培訓(xùn)的文件材料10年

5.2公開出版或內(nèi)部編印的污染源管控文件材料10年

5.3污染源管控環(huán)境信息公開文件材料10年

5.4污染源管控宣傳方案、宣傳材料、宣傳畫和報紙雜志發(fā)表的有關(guān)社論、評論和報道等30年

5.5有關(guān)污染源管控工作的通知、意見和批復(fù)等永久

5.6有關(guān)污染源管控工作的重要講話、批示、題詞等永久

5.7有關(guān)污染源管控工作的請示、批復(fù)、報告等永久

5.8有關(guān)污染源管控具體工作的技術(shù)規(guī)范、計劃、總結(jié)、簡報、大事記等永久

5.9污染源管控工作會議的報告、講話、總結(jié)、決議、紀(jì)要、會議文件、培訓(xùn)材料等永久

5.10污染源管控有關(guān)管理辦法、指導(dǎo)意見、實施方案、技術(shù)規(guī)定等永久

經(jīng)費(fèi)使用安排計劃、經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行報告、經(jīng)費(fèi)使用審批文件等污染源管控經(jīng)

5.11永久

費(fèi)（含專項資金）管理和使用文件材料

污染源管控委托工作產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、合同、協(xié)議、任務(wù)書、被委托方提交的報告等

5.12永久

文件材料

污染源管控業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)相關(guān)的開發(fā)、更新、升級改造、備份、運(yùn)行、維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)信息

5.13永久

安全管理、使用說明、用戶手冊、日常管理記錄等文件材料

5.14污染源管控相關(guān)的聲像文件材料永久

6其他應(yīng)歸檔材料

—13—

附錄B

（資料性附錄）

案卷編目式樣

220

60

4

5

:

檔號:

案卷題名

3

1

0

立卷單位

起止日期

1

5

×

保管期限3

密級

單位統(tǒng)一為mm

圖B.1案卷封面式樣

—14—

25210

3

5

2

9

7

單位統(tǒng)一為mm

圖B.2案卷目錄式樣

—15—

210

2510202070201515

3

5

2

0

1

5

×

2

9

1

7

5

單位統(tǒng)一為mm

圖B.3卷內(nèi)目錄式樣

—16—

210

25

卷內(nèi)備考表

3

5

檔號:

:

互見號:

說明:

2

9

7

立卷人:

年月日

檢查人:

年月日

單位統(tǒng)一為mm

圖B.4卷內(nèi)備考表式樣

—17—

附錄C

（資料性附錄）

污染源管控檔案歸檔移交清單格式

污染源管控檔案歸檔移交清單

項目名稱：共頁第頁

序號檔號題名項目負(fù)責(zé)人件數(shù)或頁數(shù)密級保管期限備注

移交人交接日期年月日

接收人

—18—

附錄D

（資料性附錄）

污染源管控檔案銷毀清冊格式

污染源管控檔案銷毀清冊

單位名稱

銷毀數(shù)量

銷毀原因

銷毀時間

監(jiān)銷人

銷毀執(zhí)行人

—19—

續(xù)附錄D

污染源管控檔案銷毀清冊

案卷檔號或文件案卷或文件材數(shù)量案卷起止日期

序號密級原保管期限已保管時間備注

材料編號料題名卷件（文件形成日期）

—20—

附錄E

（資料性附錄）

污染源管控檔案利用審批表格式

污染源管控檔案利用審批表

申請人聯(lián)系電話

申請日期單位/部門名稱

查閱[]復(fù)印/電子版[]借出[]

事由

檔案內(nèi)容

申請部門負(fù)責(zé)人意見

檔案室/管理員意見

檔案管理部門負(fù)責(zé)人意見

備注

—21—

附錄F

（資料性附錄）

污染源管控檔案利用登記表格式

污染源管控檔案利用登記表

序號利用單位/部門/人員利用時間檔號題名利用方式利用目的歸還人簽名歸還日期辦理時間經(jīng)辦人

□查閱

□復(fù)印/電子件

□借出

□查閱

□復(fù)印/電子件

□借出

□查閱

□復(fù)印/電子件

□借出

□查閱

□復(fù)印/電子件

□借出

□查閱

□復(fù)印/電子件

□借出

□查閱

□復(fù)印/電子件

□借出

—22—

中華人民共和國國家生態(tài)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)

HJ8.4-202□

代替HJ/T8.4-94

生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范

污染源管控

Specificationformanagementofecologicalandenvironmentalarchives

pollutionsourcemanagementandcontrol

（征求意見稿）

生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范污染源管控

1適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了污染源調(diào)查、監(jiān)督、治理、環(huán)境風(fēng)險管控等工作和活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的

文件材料的形成與積累、整理、歸檔及污染源管控檔案的管理、開發(fā)與利用等全過程管理的基本要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級生態(tài)環(huán)境主管部門及其所屬單位（以下簡稱生態(tài)環(huán)境部門）的污染源管控檔案

管理工作。其他部門、單位的污染源管控檔案管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

在部署污染源普查等專項工作時，有明確文件材料歸檔要求的，按相應(yīng)專項工作要求執(zhí)行。涉及

核與輻射安全的檔案管理按《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范核與輻射安全》執(zhí)行。涉及環(huán)境監(jiān)測的檔案管理

按《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測》執(zhí)行。涉及環(huán)境監(jiān)察的檔案管理按《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)

范環(huán)境監(jiān)察》執(zhí)行。涉及建設(shè)項目的生態(tài)環(huán)境檔案管理按《環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范建設(shè)項目環(huán)境保

護(hù)管理》執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

本標(biāo)準(zhǔn)引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

HJ/T7中國檔案分類法環(huán)境保護(hù)檔案分類表

HJ9生態(tài)環(huán)境檔案著錄細(xì)則

DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T68檔案服務(wù)外包工作規(guī)范

DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

污染源pollutionsource

環(huán)境污染的發(fā)生源，通常指能產(chǎn)生物理的、化學(xué)的及生物的有害物質(zhì)或能量的設(shè)施、裝置或場所

等人類活動引起的環(huán)境污染發(fā)生源。

3.2

—6—

污染源管控pollutionsourcemanagementandcontrol

運(yùn)用經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律、行政以及其他管理手段和措施，對污染源進(jìn)行調(diào)查、監(jiān)督、治理、環(huán)境

風(fēng)險管控等工作和活動。

3.3

污染源管控文件材料pollutionsourcesdocuments

生態(tài)環(huán)境部門在污染源管控工作和活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件

等不同形式和載體的信息記錄。

3.4

污染源管控檔案pollutionsourcesarchives

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的污染源管控文件材料。

4基本要求

4.1污染源管控檔案（以下簡稱檔案）工作應(yīng)遵守國家檔案法律、法規(guī)，確保檔案實體及其信息真實、

完整、系統(tǒng)、可用和安全。

4.2檔案工作應(yīng)與污染源管控工作管理同步，納入質(zhì)量保證體系、管理程序和崗位責(zé)任制等，實現(xiàn)從

污染源管控文件材料（以下簡稱文件材料）形成、整理到歸檔的全過程管理。

4.3生態(tài)環(huán)境部門的檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門（以下簡稱檔案部門）負(fù)責(zé)本單位檔案的集中

統(tǒng)一管理，對本單位文件材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，認(rèn)真做好檔案的接收、保管、

開發(fā)利用等工作。

4.4文件材料承辦部門（承辦人）應(yīng)在本檔案部門的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸

檔。若承辦部門涉及2個及以上，由主辦部門負(fù)總責(zé)。

4.5文件材料承辦部門負(fù)責(zé)人對歸檔文件材料的真實性、完整性、可用性、安全性負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)督促

指導(dǎo)承辦人收集、整理文件材料，按檔案管理要求及時歸檔。文件材料承辦部門委托第三方機(jī)構(gòu)參與

污染源管控工作產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)遵循DA/T68的有關(guān)規(guī)定。被委托方負(fù)責(zé)收集、整理，并按規(guī)定

交接委托方歸檔，委托方應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相關(guān)指導(dǎo)。

4.6文件材料承辦部門撤銷、業(yè)務(wù)調(diào)整或承辦人退休、工作崗位變動時，必須做好文件材料的清理交

接工作。

4.7涉密文件材料、檔案的管理及開發(fā)利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。

5文件材料的形成與積累

5.1文件材料的形成與積累，實行與污染源管控工作程序同步管理的原則。

5.2承辦部門（承辦人）根據(jù)歸檔范圍（