HT酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

【MBA教學(xué)案例】HT酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

摘要：本案例通過對HT酒店現(xiàn)有采購流程的分析，尋找出其中存

在的風(fēng)險和問題，經(jīng)改進采購流程目標(biāo)，提出改進計劃，包括控制環(huán)境、

控制活動、信息與溝通以及監(jiān)督方面的改進意見，最終對采購環(huán)節(jié)流程

的重新設(shè)計與優(yōu)化，實現(xiàn)了HT酒店采購流程的重造。本案例可適用于

高校的會計、財務(wù)管理以及風(fēng)險管理等課程的教學(xué)與研究。

引言

HT酒店的臨時月度會議上，總經(jīng)理張平一直緊皺著眉頭，各部

門的負責(zé)人也是提心吊膽，既擔(dān)心會遭到總經(jīng)理的嚴(yán)厲批評，也為

自己部門日后的收益感到擔(dān)心。因為酒店最近接到很多客人關(guān)于食材不

新鮮的投訴，甚至發(fā)生了一起海鮮中毒的案例，同時還有客人需要的物

品而酒店沒有等其他問題。這樣的事情雖然以前也偶爾發(fā)生過，但從沒

像現(xiàn)在這樣集中。一方面是由于公司最近推出大量的折扣優(yōu)惠，吸引了

大批的客人，另一方面，天氣的炎熱，也為食物的質(zhì)量帶來了隱患。事

發(fā)后，張平立馬將月底的總結(jié)會議提到當(dāng)前，他相信肯定是酒店某

個管理環(huán)節(jié)出了問題。

HT酒店是上海一家老牌五星級酒店，開業(yè)至今已經(jīng)有二十多年，

擁有許多優(yōu)質(zhì)的老客戶。酒店賓館擁有780間客房，擁有可容納1200人

的商務(wù)會議場所。賓館還配有國際標(biāo)準(zhǔn)的酒吧和餐廳，包括日本料理、

上海本幫菜、港式粵菜、美國風(fēng)味和其他國際特色的風(fēng)味。入住HT酒

店的客人往往會直接在酒店內(nèi)部用餐。食材不新鮮或短缺，不僅會影

響酒吧和餐廳的經(jīng)營，更將會給公司的整體信譽帶來惡劣的影響。

問題的起因

HT酒店的日常經(jīng)營為總經(jīng)理負責(zé)制，在總經(jīng)理下設(shè)置了房務(wù)部、

餐飲部、銷售部等業(yè)務(wù)部門，保障部門有保安部和工程部，管理職

能部門有財務(wù)部、人事部、總經(jīng)理辦公室等，總共是八個大的一

級部門。公司的組織結(jié)構(gòu)圖見附錄1。

問題既然直接反映在食材質(zhì)量和物品供應(yīng)上，張平?jīng)Q定從采購部

開始調(diào)查。首先分析了采購經(jīng)理和采購員的崗位設(shè)置與分工①，仔細

研究了公司當(dāng)前的采購管理制度以及公司的采購流程，張平很快找出

了公司在采購環(huán)節(jié)上存在的問題，初步總結(jié)如下：

1.采購工作缺乏計劃性

采購計劃是整個采購工作的起點，而目前酒店的采購工作缺乏計

劃性。以酒店倉儲物資為例，依靠倉庫管理人員人工判斷存貨的充足

率，從而決定采購與否以及采購數(shù)量。這種不科學(xué)的管理方法會導(dǎo)致

倉庫存貨過多，甚至出現(xiàn)部分商品存放時間超過保質(zhì)期而無法使用的

現(xiàn)象，而且大大增加了庫存成本。

2.審批環(huán)節(jié)多、效率低

酒店為了加強內(nèi)部管理，建立了相當(dāng)多的審批環(huán)節(jié)。一般來講，

從使用部門提出申請開始，需要經(jīng)過部門經(jīng)理審查、部門總監(jiān)同意、

倉庫核對、采購經(jīng)理初審、財務(wù)總監(jiān)審批、總經(jīng)理批準(zhǔn)，部分請購還

要經(jīng)過業(yè)主代表財務(wù)總監(jiān)聯(lián)簽。然而這些看似面面俱到的簽字環(huán)節(jié)卻

大大降低了采購效率。

3.采購員權(quán)力監(jiān)督不夠

酒店目前看似繁多的審批環(huán)節(jié)其實并沒有能真正起到對于采購員

權(quán)力的監(jiān)督作用。以生鮮食品采購為例，在廚師長確定每天所需采購

的生鮮物品后，采購員通過電話詢問主要供應(yīng)商價格，并確認(rèn)最合適

的供應(yīng)商。采購員一人決定了詢價的過程以及結(jié)果，并確定最終供應(yīng)

商的選擇，其權(quán)力僅受采購經(jīng)理的約束，操作過程缺乏透明度，且

沒有采購部以外的監(jiān)督。

4,訂單不規(guī)范

酒店目前采購環(huán)節(jié)的控制要求基本都是針對酒店內(nèi)部員工的，但

忽視了采購環(huán)節(jié)是需要大量與外部聯(lián)系的活動。酒店目前的訂單往往

采用電話等方式，由采購員直接向供應(yīng)商下訂單。這種操作方式雖然

速度快、靈活性高，但也存在一定的違約風(fēng)險。收貨部門最終檢驗貨

物質(zhì)量時難以把握，或容易與供應(yīng)商發(fā)生爭執(zhí)。

5.信息溝通不暢

HT酒店采購信息溝通不暢，主要表現(xiàn)在兩個方面：（1）采購信息

的傳遞方面。由于目前采購流程中傳遞信息的主要工具是紙質(zhì)的請購

單，可能填寫請購單的人員包括倉庫管理員、廚師長、工程維修人員、

使用部門經(jīng)辦人員，同一樣物品，不同的經(jīng)辦人員可能對其描述會有

不同。這給采購人員確定采購標(biāo)的帶來了難度。（2）采購信息的反饋

方面。使用部門遞交請購單后對于請購物品無法得到及時的反饋，

這種信息反饋包括審批情況以及價格信息。

6.缺乏對供應(yīng)商的管理

酒店目前沒有意識到建立與供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系對發(fā)揮酒店競

爭優(yōu)勢的促進作用。目前酒店對供應(yīng)商的管理比較重視“三方比價”，通

過供應(yīng)商的多頭競爭，從中選擇價格最低的作為合作者?？偨Y(jié)起來其主

要缺點表現(xiàn)為：（1）信息閉塞。在采購過程中，采購部為了能夠從多

個競爭性的供應(yīng)商中選擇一個最合適的供應(yīng)商，往往會保留一些私有

信息，因為如果給供應(yīng)商提供的信息越多（心理價格等），供應(yīng)商的

競爭籌碼就越大。而供應(yīng)商也會在和其他的供應(yīng)商競爭中隱瞞自己的

信息。這樣，采購、供應(yīng)雙方都不進行有效的信息溝通，這就造成非

信息對稱的博弈過程。（2）對供應(yīng)商的考核不科學(xué)。對供應(yīng)商的供貨

質(zhì)量、交貨期、交貨數(shù)量無規(guī)范的記錄和統(tǒng)計，缺乏對供應(yīng)商供貨能

力的后續(xù)評價體系。缺乏科學(xué)的供應(yīng)商的考核，酒店對采購物品質(zhì)量

和交貨期控制的難度增加，難以真正把握好貨物的質(zhì)量。（3）與供應(yīng)

商缺乏長期合作關(guān)系。通常情況下，公司與供應(yīng)商只是建立簡單的短

期買賣關(guān)系，過分注重三方比價和價格的談判，不利于與供應(yīng)商建立

新型的長期合作關(guān)系，影響供應(yīng)商的合作積極性，進而影響采購流

程中的質(zhì)量控制。

采購改進的目標(biāo)設(shè)定

在了解問題的起因以后，總經(jīng)理張平立馬組織了財務(wù)部經(jīng)理、采

購部經(jīng)理等主要業(yè)務(wù)部門負責(zé)人，參考國外先進的酒店采購控制流程,

從四個方面對HT酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的改進做了探討，即控制環(huán)境

改進、控制活動改進、信息溝通改進以及監(jiān)督改進，并設(shè)定了采購改

進的目標(biāo)：

1.縮短采購周期

采購周期過長、環(huán)節(jié)過多是目前使用部門對采購最不滿意的方面。

通過電腦系統(tǒng)審批流程以及適當(dāng)?shù)姆旨壥跈?quán)管理與科學(xué)的供應(yīng)商管理

縮短采購周期是采購流程重造的目的之一。

2.保證采購質(zhì)量

沒有好的原材料質(zhì)量就沒有優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)又是酒店在競爭

中立于不敗之地的根本。

3.長期利益最大化

改變傳統(tǒng)的價格最低的采購目標(biāo)，與供應(yīng)商建立長期合作的關(guān)系，實現(xiàn)

雙贏的長期利益最大化目標(biāo)。

4.保持信息通暢

信息通暢包括酒店內(nèi)部部門之間采購信息的通暢以及與供應(yīng)商之間信息

的通暢。

5.有效監(jiān)督

建立便于操作、高效率的監(jiān)督機制，防范采購過程中可能出現(xiàn)的道德風(fēng)險。

目標(biāo)確定以后，接下來就是對采購環(huán)節(jié)的控制工作了。

控制環(huán)境的改進

設(shè)立采購監(jiān)督評審小組。采購監(jiān)督評審小組由總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)以及房務(wù)

總監(jiān)、餐飲總監(jiān)、工程總監(jiān)、采購經(jīng)理以及業(yè)主代表組成。主要負責(zé)審議每年

的采購預(yù)算、年度采購計劃、重大招標(biāo)項目、供應(yīng)商評審、采購部工作考核

設(shè)立采購審查專員。在采購監(jiān)督評審小組下設(shè)日常工作崗位——采購審查

專員，該專員的工作是事中參與采購日常工作，獨立向采購監(jiān)督評審小組負責(zé)。

企業(yè)道德文化建設(shè)。酒店要加強有關(guān)倫理道德的建設(shè)，通過長期的教育培

養(yǎng)和灌輸使得員工即使在沒有監(jiān)督的情況下，也可以自覺按照酒店的行為準(zhǔn)則、

倫理道德規(guī)范以及經(jīng)營管理理念來支配自己的行為。HT酒店目前的培訓(xùn)工作長

期專注于一線員工的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)技能，而忽視了道德文化的培訓(xùn)。培訓(xùn)部

完全可以利用現(xiàn)有的培訓(xùn)機制和平臺增加這方面的培訓(xùn)內(nèi)容，提高全體員工

（不僅僅是采購部員工）的道德文化建設(shè)。

控制活動的改進

控制活動主要從采購計劃、分級授權(quán)以及供應(yīng)商管理三個方面進行改進:

1.采購計劃

采購計劃作為采購的第一步，其制作的是否合理、完善，直接關(guān)系到整個

采購活動的成敗。制定采購計劃的目標(biāo)是：（1）預(yù)測所需材料的數(shù)量和時間

要求。（2）提高庫存管理水平。

采購計劃包括：（1）年度采購計劃。根據(jù)酒店經(jīng)營預(yù)算，對每年的更新計

劃應(yīng)該編制每年更新物資采購預(yù)算以及重大固定資產(chǎn)采購計劃。（2）月度采購

計劃。每月初，應(yīng)根據(jù)具體的經(jīng)營計劃同時結(jié)合倉庫庫存管理制度編制月度采

購計劃。主要包括客房用品、餐具、印刷品等。（3）每日采購計劃。廚師

長應(yīng)根據(jù)第二天的定餐情況，提前一天編制每日市場采購計劃，并在晚上18：

00以前提交采購部，以保證第二天原材料的供應(yīng)。（4）臨時采購申請。為了避

免過多的非緊急采購?fù)ㄟ^緊急采購程序，應(yīng)該對于一些非緊急的采購任務(wù)編制

臨時采購計劃，提前交采購部安排。此外，由于酒店行業(yè)的特殊性，需要根據(jù)

客人的要求隨時應(yīng)變的調(diào)整服務(wù)方案，保留原有的緊急采購程序。

2.分級授權(quán)

由于每個人限于知識面或精力的原因，無法對酒店采購的每一個環(huán)節(jié)每一

項采購內(nèi)容都有十分的把握。因此酒店目前一支筆由總經(jīng)理簽字審批的做法看

似將權(quán)力集中，避免了采購人員權(quán)力過大的問題，實則難免落于審批形式化，

沒有起到真正的監(jiān)督作用。建議通過合理的分級授權(quán)（金額或分類）將部分審

批權(quán)分到各個部門的總監(jiān)，一來可以利用各個部門總監(jiān)對本部門的專業(yè)熟悉的

優(yōu)勢提高采購監(jiān)督職能，另一方面通過年度的考核，也可以有效地約束部

門總監(jiān)的權(quán)力。

3.供應(yīng)商管理

①實行合格供應(yīng)商的評審

供應(yīng)商涉及到房務(wù)、餐飲、工程、財務(wù)等各個方面。因此，合格供應(yīng)商名

單的評審應(yīng)通過采購監(jiān)督評審小組進行，對不同貨物分類的供應(yīng)商進行年度或

半年度的評審，并根據(jù)評審結(jié)果建立合格供應(yīng)商名單以及合格供應(yīng)商檔案。合

格供應(yīng)商名單的評審應(yīng)該考慮以下因素：價格、供應(yīng)商信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨

期、結(jié)算條件和服務(wù)質(zhì)量。供應(yīng)商在供貨過程中對以上6條因素的執(zhí)行情況應(yīng)

作為對供應(yīng)商評審的資料記錄在檔，作為今后年度或半年度供應(yīng)商評審的

資料。

②建立供應(yīng)商的激勵與淘汰以及競爭機制

激勵機制：要保持長期的合作關(guān)系，對供應(yīng)商的激勵機制相當(dāng)?shù)闹匾?/p>

店應(yīng)對評審結(jié)果良好的供應(yīng)商提供大批量的訂單，保證其長期的穩(wěn)定銷路，并

嚴(yán)格按照合同約定的付款期付款；

淘汰機制：在建立激勵機制的同時，一些老的供應(yīng)商的情況可能發(fā)生變化,

不再滿足酒店的要求。為了避免損失，必須淘汰那些不合格的老供應(yīng)商。

競爭機制：為了激勵合格供應(yīng)商的積極性，酒店還應(yīng)在合格供應(yīng)商范圍

內(nèi)采取一定的競爭機制。即采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主

供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、N個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng)商，大約

70%的物資會從主供應(yīng)商手中購買。2個輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資供應(yīng)，一

旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能由輔助供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商即是輔

助供應(yīng)商的后備力量。

信息與溝通環(huán)節(jié)的改進

為了解決原采購流程中信息不暢通的問題，酒店建立了JD采購控制系統(tǒng)。

通過該系統(tǒng)，使用部門能時時看到采購計劃（申請）的審批進度以及詢報價情

況，不僅及時掌握了信息，同時也提高了采購工作的透明度。此外，酒店還希

望該系統(tǒng)不僅能解決信息流的問題，同時也通過各個模塊將采購計劃、供應(yīng)商

管理、驗收貨等管理功能集合起來，綜合提高酒店的采購管理水平。見下圖：

1.原材料檔案管理模塊

原材料檔案管理功能指在建立完善的各類酒店經(jīng)營中所需要的采購物料代

碼管理體系，并實現(xiàn)物料在本系統(tǒng)各個功能模塊中的統(tǒng)一和全過程跟蹤。原材

料檔案的建立，避免了原來由于對采購標(biāo)的描述不清導(dǎo)致的信息溝通障礙。

2供應(yīng)商管理

酒店建立不同分類的供應(yīng)商檔案，并根據(jù)年度或半年度的供應(yīng)商評審確定

最終的合格供應(yīng)商檔案。酒店采購的詢價工作一般需在本管理系統(tǒng)內(nèi)的供應(yīng)商

模塊中進行。一般酒店通過評審結(jié)果確定一家主供應(yīng)商、兩家輔供應(yīng)商以及N家

備用供應(yīng)商。②

3.采購計劃管理

采購計劃管理分為計劃申報以及計劃審批。該模塊管理的采購計劃包括年

度、月度、每日、臨時采購計劃以及緊急采購申請。年度采購計劃由采購監(jiān)督

評審小組最終審批，月度采購計劃由財務(wù)總監(jiān)最終審批，每日采購計劃由餐飲

總監(jiān)審批，臨時采購計劃由財務(wù)總監(jiān)審批。緊急采購申請由使用部門的總監(jiān)最

終審批（上述采購計劃如果單項金額超過十萬元，則需要總經(jīng)理簽字）。緊急

采購計劃必須是酒店為了經(jīng)營所必需的計劃外物資，不得將日常申請做緊急申

請?zhí)幚?，緊急采購申請將是日后審計的重點。

4.存貨管理

存貨系統(tǒng)庫存管理模塊旨在幫助企業(yè)對物料的入庫、出庫、盤庫、調(diào)庫、

退庫、報廢進行電算化管理，加強對物料庫存量的控制和成本的核算。將收貨

環(huán)節(jié)加入到本系統(tǒng)后可以監(jiān)督供應(yīng)商的供貨質(zhì)量，并作為評審的內(nèi)容。

5.詢報價管理

采購部門應(yīng)當(dāng)在1+2+N的合格供應(yīng)商名單中進行報價詢價，并據(jù)以確認(rèn)主

供應(yīng)商以及副供應(yīng)商的報價是否合理。如果主供應(yīng)商以及副供應(yīng)商的報價不合

理可以要求重新報價，并記錄供應(yīng)商考核體系。

6.訂單管理

在確定供應(yīng)商、價格以及采購數(shù)量以后就需要通過訂單管理功能生成訂單,

這種標(biāo)準(zhǔn)格式的訂單不僅將貨物的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)交貨期等信息集合在一起，也是

今后收貨部門據(jù)以驗收的依據(jù)。

7.財務(wù)管理

本模塊主要根據(jù)不同供應(yīng)商的信用期，作付款的計劃與安排。

監(jiān)督環(huán)節(jié)的改進

監(jiān)督是一種隨時間的推移而不斷評估有關(guān)制度執(zhí)行質(zhì)量情況的過程。監(jiān)督可

通過日常的、持續(xù)的監(jiān)督活動來完成，也可以通

過進行個別的、單獨的評估來實現(xiàn)，或兩者結(jié)合。

1.事前計劃

酒店原有的請購審批程序事無巨細全部由總經(jīng)理最終審批，在加重總經(jīng)理

工作負擔(dān)的同時難以起到真正的事前監(jiān)督?，F(xiàn)在通過不同采購計劃的分級授權(quán)

審批，一方面加快了審批進程；另一方面通過相關(guān)業(yè)務(wù)具體負責(zé)人負責(zé)制的審

批程序，結(jié)合事后的考核，可以進一步做好事前計劃的審查。

2.事中審查

就內(nèi)部控制而言，內(nèi)部審查人員具有既重要而又特殊的地位。內(nèi)部審查既

是企業(yè)內(nèi)部控制的一個部分，也是監(jiān)督采購環(huán)節(jié)的主要力量。全職的內(nèi)部審查

人員可以全方位地參與到采購計劃、供應(yīng)商評審、詢價、收貨等各個關(guān)鍵控制

點中，并且獨立于采購部的崗位可以保證其發(fā)表客觀的意見。

3.事后考核

采購績效考評是對采購工作進行全面系統(tǒng)的評價，從而提高整個酒店的采

購管理水平。內(nèi)部考核的考核人為采購監(jiān)督評審小組（小組成員應(yīng)回避對自身

的考核），范圍包括，采購環(huán)節(jié)的各個人員、總監(jiān)，特別對供應(yīng)商的考核。

上述改進措施的探討還需要在HT酒店今后的實踐檢驗中不斷改進、提高。

越是有生存壓力，就越是會產(chǎn)生提高管理水平的愿望，因為只有這樣才能在殘

酷的競爭中生存下來。張平希望通過進一步的實踐與努力，能夠切實降低HT酒

店采購環(huán)節(jié)中的風(fēng)險，使得采購管理水平得到一個有效的提高，進而提高酒店

的效益，能夠在高速發(fā)展且充滿挑戰(zhàn)的上海酒店行業(yè)內(nèi)立足與發(fā)展進步。

案例思考題：

1.根據(jù)HT酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制改進前存在的問題，結(jié)合文中已采取的改

進措施，你認(rèn)為是否還有不完善的采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)需要進一步改進？如何

改進？

2.案例中HT酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的探討和改進過程，對我們現(xiàn)有國有

體制酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的改進有哪些啟示？

附錄

1.HT酒店組織結(jié)構(gòu)圖

2.HT酒店改進前采購部崗位的設(shè)置與分工

酒店采購部目前設(shè)置有一名采購經(jīng)理以及五名采購人員。其基本職能以

及崗位職責(zé)如下：

(1)采購部經(jīng)理

基本職能：負責(zé)全飯店各項物品的采購工作，保證及時、質(zhì)優(yōu)、價廉的

供貨。控制成本開支，配合飯店總體目標(biāo)的完成。

崗位責(zé)任：每天上班后認(rèn)真審查采購員轉(zhuǎn)來的采購報告。對采購單上列示

的物品數(shù)量、規(guī)格、單價逐項審核，對有疑問的查明后及時予以處理。

審查各部門所采購的物品有無采購預(yù)算，有采購預(yù)算的看其他項目是否符合

要求。對每個采購員的工作及采購的物品及詢價情況要定期審查。

對大的采購項目要親自參與、貨比三家，保證質(zhì)量，給上級及使用部門

做決策提供準(zhǔn)確的信息和依據(jù)。

掌握每項物品的付款期限和時間，不能出現(xiàn)提前付款，多付款的情

況，對每項付款要認(rèn)真核對，保證其準(zhǔn)確性。經(jīng)常與使用部門及倉庫溝

通，保證庫存合理，不積壓，不斷檔。

負責(zé)建立采購資料、合同等采購檔案，并妥善保存。

經(jīng)常進行市場調(diào)查，掌握各類物品的價格動態(tài)，及時調(diào)整進貨價格

渠道，在保證質(zhì)量的前提下，做到價廉物美。對采購過程中出現(xiàn)的難以

解決的問題及時向財務(wù)總監(jiān)匯報。

每季度組織召開一次采購例會，對采購中出現(xiàn)的問題及時與各部門溝通,

健全完善采購制度。

(2)采購員

基本職能：按酒店規(guī)定的采購程序，對倉庫及使用部門報上來的采購物品

予以詢價，保證物品及時、質(zhì)優(yōu)、價廉的采購到位。

崗位責(zé)任：對負責(zé)采購的每項物品的進貨渠道、質(zhì)量要求、價格等要非

常清楚熟悉。

對各部門送來的采購申請單，認(rèn)真審核，如有不清楚的及時與填寫申請單的

部門溝通，并以認(rèn)真負責(zé)的態(tài)度貨比三家，在保質(zhì)的情況下詢出最低價格，之

后將申請單轉(zhuǎn)采購部經(jīng)理復(fù)核。

正確記錄采購過程，向有競爭能力的供應(yīng)商訂購貨品。

準(zhǔn)備相關(guān)采購文件資料，包括電話查詢、市場價格調(diào)查等。根據(jù)所選供應(yīng)商

的報價，落實采購訂單并匯報期間的差異。

采購員不能押單，凡報上來的申請單均應(yīng)及時辦理，如有特殊原因辦不了，

應(yīng)及時與使用部門打招呼。對經(jīng)過批準(zhǔn)同意購買的貨物要及時辦理采購，保

證供應(yīng)。

3.HT酒店改進前的采購流程

(1)倉儲存貨的采購流程

酒店成本管理部下共設(shè)有客房倉庫、工程倉庫、食品倉庫、管事倉庫等四

個倉庫?？头總}庫存放管理著各種客房需要使用的物資，如一次性衛(wèi)生用品、

辦公文具、客房部件、印刷品、裝飾品等；工程倉庫存放管理著工程部日常維

修更換的物品，如燈泡、水龍頭、開關(guān)、插座、五金備件等；食品倉庫存放管

理著餐飲部制作食物所需要的非生鮮物品，如酒等飲料、食糖等配料、大米、

面粉等；管事倉庫主要存放管理酒店的各類中西餐具，包括瓷器、銀器、

銅器等。

①領(lǐng)用程序：各使用部門需要使用倉庫物資前，需填寫領(lǐng)用單，經(jīng)過所在

部門經(jīng)理批準(zhǔn)后報送財務(wù)部，財務(wù)部經(jīng)過成本經(jīng)理簽字后由財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。使

用部門憑經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)用單至各個倉庫領(lǐng)用所需要的物品。

②補料通知：倉庫管理人員在倉庫存貨不足時填寫補料通知，成本部經(jīng)理

核準(zhǔn)補料通知后填寫一式四聯(lián)的請購單(申請部門聯(lián)、采購部留聯(lián)、報價審批

聯(lián)、財務(wù)付款聯(lián))送交采購部。

③報價及審批：采購部收到補料通知后，由采購經(jīng)理指派專門的采購人員

辦理報價，采購人員在至少三方詢價后向采購經(jīng)理報價。采購經(jīng)理認(rèn)可后簽字

報送財務(wù)總監(jiān)，財務(wù)總監(jiān)審核后報總經(jīng)理最終批準(zhǔn)。

④訂單：采購部憑經(jīng)批準(zhǔn)的請購單向供應(yīng)商訂貨。

⑤收貨：供應(yīng)商向酒店發(fā)貨，成本部根據(jù)本部門請購申請單核定貨物

并驗收。同時向供應(yīng)商開具收貨通知。

⑥付款：供應(yīng)商憑收貨通知向酒店財務(wù)部開具發(fā)票。酒店財務(wù)部根據(jù)發(fā)票、

收貨通知以及請購單的付款聯(lián)核對后向供應(yīng)商付款。部門新增物品以及替換物

品的采購流程圖如下：

(2)每日菜單的采購流程

特點：飯店中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長

時間，但有些食物卻不能，例如肉類、蔬菜、水產(chǎn)品，有些物料更是規(guī)定使用

日期。由于餐飲部生鮮食品原料采購要求每日供貨，且供貨的品種、數(shù)量根據(jù)

客人數(shù)量和要求的不同會存在較大變化，因此生鮮產(chǎn)品的采購采取“每日菜單”

的形式。為了保證每日菜單能夠快速供應(yīng)到使用部門，采購流程相對簡化，具

體如下：

①制定每日菜單：酒店共有中餐廳、西餐廳、日本餐廳、24小時美食店、

酒吧等，每天早上九點定時有廚師長會議，各餐廳廚師長向餐飲總監(jiān)提交每天

的“每日菜單”，“每日菜單”經(jīng)過餐飲總監(jiān)批準(zhǔn)后提交采購部。

②采購：采購部根據(jù)“每日菜單”所列的各種生鮮原料，分為蔬菜水果、肉

制品、水產(chǎn)品等通過2種途徑詢價：采購人員通過電話、傳真各個分類市場

（如華中水果市場、銅川路水產(chǎn)市場等）的主要供應(yīng)商詢價；根據(jù)付費注

冊的“上海酒

店XX網(wǎng)”、“網(wǎng)上銅川路”等專業(yè)網(wǎng)站查詢價格。根據(jù)以上詢價結(jié)果，采

購人員填制“每日菜單報價單”提交采購經(jīng)理審批。

③訂貨：采購人員憑經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)的“每日菜單報價單”向供應(yīng)商訂貨。

④發(fā)貨：供應(yīng)商根據(jù)訂單向酒店發(fā)貨，成本部收貨平臺接受貨物，并存放

冷庫等保管，供餐飲部使用。同時向供應(yīng)商開具收貨通知。

⑤付款：供應(yīng)商憑收貨通知向酒店財務(wù)部開具發(fā)票。酒店財務(wù)部根據(jù)發(fā)票、

收貨通知以及請購單的付款聯(lián)核對后向供應(yīng)商付款。流程圖如下：

（3）新增及替換物資

①采購計劃（預(yù)算）、報廢單。部門應(yīng)事先編制需要增加物品的采購

計劃，報部門總監(jiān)以及財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

②部門申請。使用部門應(yīng)根據(jù)采購計劃或者物資報廢單提出申請。

③倉庫核對有無存貨。倉庫應(yīng)在采購前核對該申請的物品是否屬于倉儲物資,

或倉庫是否還有余貨。

④采購詢價。在確認(rèn)需要新購后，采購部的采購人員進行市場詢價，需要提

供三方以上的詢價結(jié)果。

⑤審批。采購經(jīng)理復(fù)核詢價結(jié)果，并確認(rèn)最低價為供貨商，提交財務(wù)

總監(jiān)審批，財務(wù)總監(jiān)審批后由總經(jīng)理最終批準(zhǔn)。

⑥訂單。采購人員憑經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)的采購申請，向供應(yīng)商訂貨。

⑦送貨。供應(yīng)商向酒店發(fā)貨。

⑧收貨。收貨部門按照采購申請收貨，并出具收貨單。

⑨付款。供應(yīng)商開具發(fā)票，并憑收

貨單向酒店財務(wù)部申請付款。流程圖：

(4)更新改造物資的采購流程

酒店業(yè)作為一種長期穩(wěn)定經(jīng)營的行業(yè)，其持續(xù)經(jīng)營期可達幾十年甚至上百

年。在此期間，為了提供更優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，酒店需要定期對各個區(qū)域做更新改造。

這種更新改造可以是停業(yè)大改，更多的是不停業(yè)的分區(qū)分時段的局部改造?？?/p>

以說，對于一家大型酒店，在它的第一個裝修期以后，就會處于一種持續(xù)改造

的過程中。在酒店更新改造的過程中也會需要采購部門采購一些甲方供應(yīng)的主

要材料。由于這部分費用支出屬于業(yè)主費用(不屬于日常經(jīng)營費用)，因此在

此采購流程中還需要引入業(yè)主的批準(zhǔn)環(huán)節(jié)。

①預(yù)算：對于更新改造，酒店每年會編制更新改造的預(yù)算，報業(yè)主審批。

業(yè)主根據(jù)酒店定位，以及更新改造的要求核定預(yù)算。

②申請：根據(jù)預(yù)算，酒店經(jīng)營者安排實施每年的更新改造計劃。為了節(jié)約

成本，一般會對其中的一些主要材料、設(shè)備如衛(wèi)生潔具、地毯、大理石、鍋爐

等由酒店自行采購。工程部會根據(jù)與施工單位的改造合同中所列甲供材料清單,

填制更新改造審批單。

③比價：采購部根據(jù)更新改造審批單所列內(nèi)容進行市場比價，比價范圍至

少三家。對于金額大于十萬元的采購標(biāo)的，必須進行招標(biāo)。

④審批：報價/開標(biāo)的結(jié)果報財務(wù)總監(jiān)復(fù)核后由總經(jīng)理審批，總經(jīng)理簽

字后需要經(jīng)過業(yè)主代表財務(wù)總監(jiān)聯(lián)簽。

⑤訂貨：采購部根據(jù)經(jīng)過批準(zhǔn)的更新改造審批單向供應(yīng)商發(fā)出訂單，

并簽訂供貨合同。

⑥發(fā)貨：供應(yīng)商按照供貨合同的要求，按期將貨物送到酒店指定地點，供

更新改造的施工單位使用。施工單位開具一式三聯(lián)的甲供材料代管收據(jù)，一聯(lián)

交供應(yīng)商、一聯(lián)交酒店、一聯(lián)存根。

⑦付款：供應(yīng)商憑甲供材料代管收據(jù)向酒店財務(wù)部開具發(fā)票。酒店財務(wù)部

根據(jù)發(fā)票、收貨通知以及合同的付款條件核對后向供應(yīng)商付款。

流程圖如下:

（5）緊急采購物品的采購流程

緊急采購是指由于臨時的、緊急的、不可預(yù)計的需求而產(chǎn)生的采購申請。這

種緊急需求一般是與服務(wù)客人直接相關(guān)的需求。

①申請：使用部門根據(jù)緊急情況填寫緊急訂單，使用部門的部門經(jīng)理需要

核對訂單的緊急性，不得以緊急訂單代替正常的日常訂單。

②批準(zhǔn)：經(jīng)過使用部門經(jīng)理簽字的緊急訂單送交財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。

③采購：采購經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)的緊急訂單尋找供應(yīng)商，并

下訂單，同時將訂單價格回報財務(wù)總監(jiān)。

④收貨：供應(yīng)商向酒店發(fā)貨，成本部根據(jù)本部門請購申請單核定貨物并

驗收后交使用部門使用。同時向供應(yīng)商開具收貨通知。

⑤付款：供應(yīng)商憑收貨通知向酒店財務(wù)部開具發(fā)票。酒店財務(wù)部根據(jù)發(fā)票、

收貨通知以及請購單的付款聯(lián)核對后向供應(yīng)商付款。

流程圖如下:

緊急采購申訪

I使用部門經(jīng)理復(fù)核緊急申請II成本部收貨啟交使用部門I

I財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)緊急申請人—

回報結(jié)果

d采防部直接尋找供應(yīng)商并下訂簞口

---------------------------1供應(yīng)商發(fā)貨I

供應(yīng)商考核表

供應(yīng)商考核表

供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編碼

聯(lián)系地址聯(lián)系電話

考核項目總分考核辦法得分評分人

取三家擬選供應(yīng)商的平均值為

標(biāo)準(zhǔn)得20分，每家供應(yīng)商相應(yīng)

得分=20X(l+a),a為每家PA

與平均值的百分比,例,三家的

價格40價格優(yōu)勢各為5%、3%、一6%,采購經(jīng)理