采購(gòu)制度及流程

物資管理制度匯編總則物資管理，是成本管理的核心內(nèi)容之一。為了進(jìn)一步提高采購(gòu)效率，嚴(yán)格控制物資采購(gòu)綜合成本的要求，結(jié)合公司已有的管理制度，特制定本管理制度。用以規(guī)范物資采購(gòu)、驗(yàn)收、發(fā)放和庫(kù)存管理等方面的管理，使之嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、節(jié)約、高效，強(qiáng)化公司的市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。本制度適用于公司工程技術(shù)部門。第二章供應(yīng)商開(kāi)發(fā)過(guò)程的管理供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的原則：供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)必須滿足貨比多家（三家以上）的比較原則，堅(jiān)定不移的貫徹房產(chǎn)公司總經(jīng)理室“以合理的價(jià)格購(gòu)買質(zhì)量最好的產(chǎn)品”的采購(gòu)宗旨，嚴(yán)格成本控制。開(kāi)拓一批具有市場(chǎng)影響力、能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、有效降低物資采購(gòu)成本的戰(zhàn)略性合作供應(yīng)商。第二條物資部門必須做好需求信息的收集1、工程技術(shù)部門必須提前做好相應(yīng)工程物資需求信息的收集，了解各樓盤銷售定位和成本要求，以便提前準(zhǔn)備供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、拓展工作。杜絕等到申購(gòu)計(jì)劃出現(xiàn)后才進(jìn)行供應(yīng)商資源開(kāi)發(fā)、洽談的現(xiàn)象，以至影響工程建設(shè)的進(jìn)度。2、工程技術(shù)部門必須針對(duì)本部門負(fù)責(zé)的材料，對(duì)各工程物資需求信息作出整理，形成專門的年度需求預(yù)測(cè)報(bào)告。對(duì)各種材料的需求量、需求時(shí)間、節(jié)點(diǎn)、檔次、成本作出分析和判斷。并以此為拓展供應(yīng)商的依據(jù)。第三條供應(yīng)商資源開(kāi)發(fā)的計(jì)劃1、工程技術(shù)部門要定期對(duì)現(xiàn)有合作伙伴進(jìn)行檢討,檢討范圍包括供貨價(jià)格、服務(wù)水平、結(jié)款要求、供貨能力、供貨質(zhì)量、工程覆蓋范圍等，對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商的優(yōu)、缺點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)。2、工程技術(shù)部門依據(jù)項(xiàng)目年度需求作出供應(yīng)商拓展、開(kāi)發(fā)的年計(jì)劃書，對(duì)所要達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行設(shè)定，就大宗、關(guān)鍵材料開(kāi)發(fā)一批戰(zhàn)略合作供應(yīng)商，其計(jì)劃向總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第四條供應(yīng)商信息資源的收集和評(píng)估1、優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商信息的收集、整理由專人負(fù)責(zé)，并形成常制。信息來(lái)源于已合作的供應(yīng)商、兄弟公司推薦、工程現(xiàn)場(chǎng)考察、網(wǎng)絡(luò)、媒體等各方面。收集范圍應(yīng)圍繞工程實(shí)際需求。2、被收集對(duì)象即為潛在供應(yīng)商，其資質(zhì)必須滿足下列要求：(1)必須具備獨(dú)立、有效的企業(yè)法人資質(zhì)。(2)其經(jīng)營(yíng)范圍必須符合國(guó)家相關(guān)政策。(3)其產(chǎn)品技術(shù)、質(zhì)量必須符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。(4)其服務(wù)能力、覆蓋范圍滿足對(duì)應(yīng)工程項(xiàng)目的要求。3、信息資源收集的結(jié)果必須及時(shí)進(jìn)行整理、匯報(bào)。4、由工程技術(shù)部門的負(fù)責(zé)人，對(duì)已收集供應(yīng)商進(jìn)行明確評(píng)判，將有合作意向的列入備選開(kāi)發(fā)供應(yīng)商之列。5、工程技術(shù)部門必須建立、完善信息資源庫(kù)，對(duì)已合作的供應(yīng)結(jié)算條款必須符合本公司的財(cái)務(wù)制度要求。4、商務(wù)談判原則：必須滿足公正、保密的原則。任何人不得將過(guò)程信息向第三方泄露。5、談判結(jié)果的整理：談判結(jié)束后，采購(gòu)業(yè)務(wù)主辦人員必須對(duì)談判結(jié)果進(jìn)行整理，就各供應(yīng)商的合作條件以《物資采購(gòu)比價(jià)審批表》（附表CKF-01）的方式進(jìn)行對(duì)比，由工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)人呈送總經(jīng)理室匯報(bào)、選擇、批準(zhǔn)。其流程：經(jīng)辦人→工程技術(shù)部預(yù)算員→部門負(fù)責(zé)人→分管工程領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理。6、經(jīng)批復(fù)的《物資采購(gòu)比價(jià)表》需作為合同審批時(shí)必須的依據(jù)。第三章采購(gòu)過(guò)程的管理第一條產(chǎn)品購(gòu)銷合同的擬定及審批1、合同的擬定和《合同審批表》由采購(gòu)業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)。合同的基本條款必須根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本和與目標(biāo)供應(yīng)商已達(dá)成協(xié)議的內(nèi)容。2、單宗采購(gòu)只需將采購(gòu)訂單附表（CKF-3）或價(jià)格審批表交審即可。其審批流程按房產(chǎn)公司文件執(zhí)行或：經(jīng)辦人→工程技術(shù)部預(yù)算員→部門負(fù)責(zé)人→分管工程領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理。3、購(gòu)銷合同的審批程序必須滿足公司相關(guān)文件的要求。其審批流程為：經(jīng)辦人→部門負(fù)責(zé)人→工程技術(shù)部預(yù)算員→部門負(fù)責(zé)人→分管工程領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理。其余按公司專門制度執(zhí)行。5、購(gòu)銷合同的原件必須滿足我方持三份的數(shù)量要求，工程技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理室各持一份。第二條采購(gòu)質(zhì)量的控制和采購(gòu)物資的驗(yàn)收1、所有確認(rèn)的樣板，工程技術(shù)部都必須封存，作為供應(yīng)商交貨驗(yàn)收的依據(jù)。2、到貨驗(yàn)收由施工隊(duì)倉(cāng)庫(kù)管理員及采購(gòu)人員共同實(shí)施。3、有特殊技術(shù)要求的物資需工程技術(shù)部專業(yè)人員或邀請(qǐng)專業(yè)人士參與。4、供應(yīng)商交付的物資必須與合同約定的內(nèi)容相符。5、供應(yīng)商必須隨貨出具產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告和合格證書。6、對(duì)建筑物后期質(zhì)量有重大影響且無(wú)法補(bǔ)救的材料，項(xiàng)目質(zhì)量管理人員必須及時(shí)取樣送質(zhì)監(jiān)站檢驗(yàn)，待檢驗(yàn)合格后方可使用。嚴(yán)禁不合格產(chǎn)品被使用于工程施工。7、已驗(yàn)收合格的工程物資，施工隊(duì)倉(cāng)管人員要及時(shí)填寫《收料單》（一式四份），工程技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商各交一份，自存一份作帳、留底。月終25日供應(yīng)商憑施工隊(duì)倉(cāng)管人員的收料單到工程技術(shù)部結(jié)算匯總送呈財(cái)務(wù)部結(jié)款。8、采購(gòu)主辦人員必須對(duì)供應(yīng)商生產(chǎn)制造、配送質(zhì)量控制過(guò)程加以監(jiān)督，確保供應(yīng)商交付的產(chǎn)品與要求相符。第三條產(chǎn)品交付進(jìn)度的控制1、物資采購(gòu)主辦人員在取得本項(xiàng)目材料計(jì)劃的前提下，必須緊密關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)用料動(dòng)態(tài)，控制到貨進(jìn)度，確保工程施工的前提下，材料不積壓，不短缺。對(duì)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的用量變化信息應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商。2、施工隊(duì)現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)庫(kù)管理人員，必須對(duì)現(xiàn)場(chǎng)材料堆放場(chǎng)所做出合理規(guī)劃，確保材料的堆放。第四章物資申購(gòu)的管理第一條物資申購(gòu)的規(guī)定1、物資的申購(gòu)內(nèi)容必須符合項(xiàng)目施工計(jì)劃和物資月計(jì)劃的要求，申購(gòu)物資的質(zhì)量技術(shù)要求必須得到技術(shù)管理部門的認(rèn)可，申購(gòu)的數(shù)量需得到經(jīng)營(yíng)預(yù)算員和倉(cāng)庫(kù)的核實(shí)；其申購(gòu)必須得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。2、申購(gòu)的周期必須符合公司相關(guān)文件的規(guī)定，準(zhǔn)備足夠的提前期（主要材料申購(gòu)周期按需求制表）。3、工程技術(shù)部門收到請(qǐng)購(gòu)單后，必須對(duì)其要求核對(duì)，確認(rèn)無(wú)疑后則及時(shí)落實(shí)并實(shí)施采購(gòu)。其流程：經(jīng)辦人（填寫請(qǐng)購(gòu)單CKF-3）→部門負(fù)責(zé)人→工程技術(shù)部預(yù)算員→部門負(fù)責(zé)人→分管工程領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理。第五章供應(yīng)商貨款的核對(duì)和結(jié)算第一條供應(yīng)商供貨款結(jié)算的對(duì)帳1、采購(gòu)主辦人員必須協(xié)助各供應(yīng)商于每月底就本月貨款進(jìn)行對(duì)帳。2、供應(yīng)商必須出具對(duì)結(jié)算清單隨送貨清單（回單）交工程技術(shù)部對(duì)帳。3、結(jié)算單需經(jīng)施工隊(duì)倉(cāng)庫(kù)員、采購(gòu)主辦人員、財(cái)務(wù)部三方確認(rèn)無(wú)誤后，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核有效。4、結(jié)算清單確認(rèn)有效時(shí)，主辦物資采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)收取供應(yīng)商有效發(fā)票或收據(jù)及收料單連同結(jié)算清單，并據(jù)合同填制付款申請(qǐng)表呈送。第二條供應(yīng)商貨款支付的請(qǐng)款及審批手續(xù)1、采購(gòu)主辦人員根據(jù)合同條款作付款申請(qǐng)表。2、分管經(jīng)理審批。3、財(cái)務(wù)部審批。4、分管工程領(lǐng)導(dǎo)審批。5、總經(jīng)理審批。6、財(cái)務(wù)部按合同約定支付貨款。7．上述權(quán)限或按公司文件執(zhí)行。經(jīng)辦人→工程技術(shù)部負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→分管工程領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理。第六章合同管理第一條物資購(gòu)銷合同的管理必須由專人負(fù)責(zé)，使之處于受控管理狀態(tài)。第二條購(gòu)銷合同必須對(duì)應(yīng)各項(xiàng)目分別裝冊(cè)存檔管理，并編制合同查詢清單，注明編號(hào)，合同簽定日期、合同期限、產(chǎn)品名稱、合同金額、價(jià)格、支付條件等內(nèi)容。第三條合同的附件既《物資價(jià)格比較審批表》和《合同審批表》均須隨合同原件歸檔。第四條在行合同與到期合同應(yīng)加標(biāo)簽予以區(qū)別標(biāo)識(shí)，并分別存檔。第五條合同管理涉及企業(yè)機(jī)密，不得外傳。除信息（合同）管理員和其它必需部門，其余人員均不得私自保存合同。第六條合同的查閱、借出都必須辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)歸還。第七章供應(yīng)商信息資源庫(kù)的建設(shè)與管理第一條供應(yīng)商信息資源庫(kù)的建立與管理歸口于工程技術(shù)部，由信息員專