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文檔簡介

綜合辦公室管理實務(wù)部門慨述幫助總經(jīng)理管理好總經(jīng)理室日常行政事務(wù);幫助總經(jīng)理協(xié)調(diào)好各部門工作;主持酒店行政會;審核管理好行政費用開支;審核簽章及酒店法律事務(wù)協(xié)調(diào);組織制訂、修改、充實各項規(guī)章制度,做好招聘、培訓(xùn)工作;制訂酒店工資結(jié)構(gòu)、職員福利標準;管理酒店人事檔案及酒店后勤工作,確保酒店經(jīng)營活動正常進行。一、具體工作內(nèi)容:1、全方面領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作并具體主持酒店行政事務(wù)工作。2、負責召集部門例會并做好統(tǒng)計。3、審核同意酒店1000元以下行政費用開支匯報。4、審核上報酒店1000元以上行政費用開支計劃。5、負責酒店防火、防盜及交通安全管理工作。6、管理酒店職員食宿問題。7、負責對外經(jīng)濟協(xié)議審核簽章及酒店法律事務(wù)協(xié)調(diào)。8、管理好總經(jīng)理室人員編制。9、負責對外聯(lián)絡(luò)工作計劃制訂和實施。二、崗位職責:A、行政辦公室主任:1、協(xié)調(diào)各部門工作,幫助總經(jīng)理監(jiān)督,檢驗對各項方針政策、上級指示落實和實施情況。2、掌握市場情況,搜集行業(yè)信息,為總經(jīng)理決議提供咨詢,當好參謀。3、安排總經(jīng)理辦公會議,并減產(chǎn)會議決定事項實施情況。4、根據(jù)總經(jīng)理意圖,組織起草綜合性匯報,計劃、總結(jié)、請示、通知等信涵,并審查簽發(fā)前文稿。5、領(lǐng)導(dǎo)本部門工作人員做好文件歸檔、收發(fā)、打字、接待、用車管理和印章管理工作。6、抓本身管理、本部門學(xué)習(xí)、考評等提升工作效益。7、協(xié)調(diào)、平衡各部門關(guān)系,發(fā)生矛盾,應(yīng)立即疏導(dǎo),調(diào)查研究,明確責任,必需時匯報總經(jīng)理處理。8、組織制訂酒店行文管理各項要求,努力使公文規(guī)范化、科學(xué)化、提升辦事效率、9、完成總經(jīng)理臨時交辦各項工作。B、行政主管:1、按協(xié)議實施物資采購和小型用具采購;2、計劃安排好酒店職員午餐;3、幫助主任做好日常工作及管理好酒店環(huán)境衛(wèi)生和綠化工作4、安排好外貴來賓食宿和活動5、具體辦理酒店車輛年檢、年審、保險、維修并和管理部門做好聯(lián)絡(luò)工作;6、辦理酒店職員暫住證、體檢證;7、負責和保安部聯(lián)絡(luò)相關(guān)工作;8、辦理上級領(lǐng)導(dǎo)交辦工作。三、行政辦公室紀律管理制度:1、上班著制服及配戴職員名牌。不能穿超短裙和無袖上衣和休閑裝。2、堅守崗位不串崗;3、上班時間不看書、看報,不玩電腦游戲;不打磕睡及做和工作無關(guān)事;4、不準在崗位上化妝;5、接待來訪和業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在會議室進行;6、不準因私事占用電話;7、不經(jīng)同意不準隨意上網(wǎng),更不能用酒店電腦發(fā)送私人郵件或上網(wǎng)聊天,未經(jīng)同意不得使用酒店其它部門電腦;8、全部電子郵件發(fā)出,必需經(jīng)部門經(jīng)理同意;以酒店名義發(fā)出郵件需經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理同意;9、未經(jīng)總經(jīng)理或部門經(jīng)理授意,不能索要、打印、復(fù)印其它部門資料;10、不遲到、早退;11、平時加班、請假需經(jīng)部門經(jīng)理同意;12、更要嚴格遵守打卡制度,不管任何理由,不得代她人打卡,違者開除。13、無工作需要不得隨意進入總經(jīng)理辦公室、計算機房、用戶服務(wù)中心、檔案室、打字室、財務(wù)室、會議室及接待室。四、印章使用管理制度1、酒店印章由集團駐店經(jīng)理保管,各部門印章應(yīng)由各部門經(jīng)理或各部門指定人員保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,印章保管員不得委托她人代管,而且不得帶出辦公室使用;2、以酒店名義簽署意見書、協(xié)議書、協(xié)議書,各部門以酒店上使用酒店公章。3、未經(jīng)許可,不得私自使用酒店公章。五、電腦室崗位職責1、業(yè)務(wù)培訓(xùn):(1)組織對電腦操作人員、前臺收銀員技術(shù)培訓(xùn)、考評職員工作質(zhì)量和工作效率;(2)結(jié)合電腦、收印機操作過程中出現(xiàn)各類問題,組織制訂對應(yīng)注意事項和操作規(guī)程;(3)更多地掌握電腦新技術(shù),參與相關(guān)電腦學(xué)術(shù)活動,不停提升業(yè)務(wù)能力,愈加好地為酒店服務(wù);2、硬件維護:(1)負責酒店電腦設(shè)備、收銀設(shè)備管理和維修,立即組織排除各設(shè)備出現(xiàn)故障,修理更換損壞零件;(2)負責酒店電腦設(shè)備、收銀設(shè)備日常保養(yǎng),定時檢驗、清潔各設(shè)備及線路,預(yù)防塵埃、蟲害損害,確保各設(shè)備正常運行,以確保酒店營業(yè)需要;(3)對酒店各電腦設(shè)備更新?lián)Q代及技術(shù)引進提出可行性提議,并負責組織實施。3、軟件維護(1)處理電腦系統(tǒng)、收銀機在使用過程中出現(xiàn)故障,確保運算數(shù)據(jù)正確性和系統(tǒng)正常運行可靠性;(2)按電腦使用部門要求,逐步實施自編軟件,修改、擴充、完善電腦系統(tǒng)功效,以適應(yīng)酒店業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律需要;(3)擴大電腦應(yīng)用范圍,為各部門裝置電腦,開發(fā)設(shè)計管理程序。(4)管理電腦室內(nèi)部事務(wù),包含工作安排、調(diào)配、檢驗、落實等。(5)完成總經(jīng)理臨時交辦其它工作。六、會議管理要求1、酒店會議是由:辦公例會、日常工作會議組成。2、最高級會議通常情況下每個月最少召開一次,就一定時期工作事項作出研究和決議。會議由酒店總經(jīng)理主持、參與人員為:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理等領(lǐng)導(dǎo)。3、酒店辦公例會是為落實落實作出決議、決定召開會議。會議由總經(jīng)理組持,參與人員為:各部門經(jīng)理及相關(guān)人員。4、酒店辦公例會由酒店行政辦公室組織。應(yīng)于會前3天將關(guān)鍵內(nèi)容通知于會人員,會后14小時之內(nèi)整理、公布《會議紀要》。(1)會議紀要形成和簽發(fā)A、公例會會議紀要、決議,由行政辦整理成文。B、行政辦依據(jù)會議內(nèi)容需要在限定時間內(nèi)完成紀要整理工作。C、會議紀要和決議形成后,由和會酒店組員簽字確定。D、紀要發(fā)放前應(yīng)填寫《會議紀要發(fā)放審批單》,審批單內(nèi)容包含紀要編號、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)(或主持會議領(lǐng)導(dǎo))審批意見。E、紀要應(yīng)有發(fā)文號,發(fā)放時應(yīng)填寫《文件簽收統(tǒng)計表》,并由接收人簽字。F、紀要應(yīng)分類存檔,并按關(guān)鍵程度確定保留限。(2)會議紀要作為酒店關(guān)鍵文件,備忘已研究決定事項,發(fā)給和會人員,方便對照核查落實。5、日常工作會議由會議召集人填寫《會議申請單》,經(jīng)主管副總經(jīng)理同意方可召開,會議通知由行政辦公室依據(jù)申請部門要求發(fā)出。如會議需要撰寫會議紀要,由會議召集部門撰寫完成后報相關(guān)及行政辦公室。七、酒店每七天例會制度1、部門領(lǐng)導(dǎo)例會每七天舉行一次,由總經(jīng)理主持,副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理級人員參與。2、關(guān)鍵內(nèi)容:(1)總經(jīng)理傳達上級主管部門相關(guān)部門文件和總經(jīng)理室相關(guān)精神。(2)各部門經(jīng)理匯報工作情況,和提出需要提請總經(jīng)理或其它部門協(xié)調(diào)處理問題。(3)總經(jīng)理對各部門工作進行講評,部署和安排下周工作。(4)其它需要處理問題。3、例會參與者在會上要踴躍講話,許可持有不一樣意見、不一樣見解、不一樣見解和保留心見,但會上一旦形成決議,不管個人同意是否,全部應(yīng)認真實施。4、嚴格會議紀律,保守會議秘密,在會議決議未正式公布前,不得私自泄露會議統(tǒng)計。八、日常部門經(jīng)理例會制度1、部門經(jīng)理必需提前五分鐘抵達會場。2、和會期間,全部些人員必需保持平靜,認真聽取總經(jīng)理指示。3、各部門經(jīng)理按順時針方向逐一限時匯報本部門工作情況,各部門經(jīng)理匯報應(yīng)用規(guī)范語言,匯報內(nèi)容為前一天部門工作情況、存在問題、提議等,匯報完成請總經(jīng)理指示??偨?jīng)理做指示時,對應(yīng)部門經(jīng)理應(yīng)做好統(tǒng)計。九、檔案管理:(見工作步驟)十、人事經(jīng)理崗位職責:1、組織制訂人事計劃,經(jīng)酒店總經(jīng)理同意后實施。2、負責酒店人事工作,掌握業(yè)務(wù)計劃,確定工作計劃,立即向相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)匯報并共同研究、討論。3、抓好管理工作,常常深入基層,掌握情況,合理安排使用干部,發(fā)覺人才,立即提出調(diào)整意見。4、組織本部門工作人員學(xué)習(xí),提升管理水平和業(yè)務(wù)能力,做到管理規(guī)范化。5、依據(jù)用工計劃組織招聘工作,負責招聘、解聘、停薪留職職員審核,負責職員內(nèi)部調(diào)配審核,6、結(jié)合酒店實際,制訂本酒店工資、獎金、福利標準,報領(lǐng)導(dǎo)審核同意;負責工資、獎金、福利、加班夜班費及多種津貼報表審核。7、負責審核、辦理各類休假期期限和相關(guān)費用報銷標準;8責任人事檔案管理工作。9、完成總經(jīng)理交給其它各項工作。十一、培訓(xùn)管理制度培訓(xùn)內(nèi)容:(1)職員培訓(xùn)應(yīng)依據(jù)其所從事工作,以專業(yè)對口培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)為主;(2)管理人員應(yīng)充足了解政府方針、政策要求、學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論和技術(shù),提升市場估計能力、控制能力,決議能力;(3)專業(yè)人員和財務(wù)人員、工程人員,廚師等,應(yīng)接收各自專業(yè)對口技術(shù)培訓(xùn),提升專業(yè)技能。(4)基層管理人員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)充實知識,提升實際工作能力。2、培訓(xùn)形式(1)脫產(chǎn)學(xué)習(xí)。關(guān)鍵是培養(yǎng)有發(fā)展前途骨干力量。(2)半脫產(chǎn)培訓(xùn)。關(guān)鍵是專業(yè)對口培訓(xùn)。(3)業(yè)余培訓(xùn)。激勵職員主動參與多種不一樣類型,和本職員作相關(guān)培訓(xùn)。十二、酒店總值班制度1、由總經(jīng)理辦公室負責安排。值班者為:部門經(jīng)理以上管理干部。2、值班

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