公司文件與文檔歸檔與管理制度

公司文件與文檔歸檔與管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度旨在規(guī)范公司文件和文檔的歸檔與管理工作，確保文件和文檔的安全性、可追溯性和便捷性。本制度適用于公司內(nèi)部全部文件和文檔的歸檔與管理工作。第二條定義文檔：包含但不限于公司內(nèi)部文件、合同、報告、備忘錄、電子郵件、會議紀要、項目文檔等各類文字、圖像、聲音等形式的信息載體。歸檔：指將文件和文檔依照規(guī)定的分類標準整理、編號、保管和管理的過程。管理：指對文件和文檔進行分類、存儲、檢索、借閱、銷毀等活動的過程。第二章文件和文檔的歸檔第三條分類標準文件和文檔依照內(nèi)容和用途可以分為歸檔文件、工作文件和臨時文件三類。歸檔文件：包含公司重要政策、制度、規(guī)章、緊要決策、合同協(xié)議、財務報表等需要長期保管的文件。工作文件：包含工作計劃、項目文檔、會議紀要、業(yè)務報告等需要較長時間保管，但不需要長期保管的文件。臨時文件：包含日常工作中的便簽、草稿紙、臨時記錄等需要短期保管的文件。第四條歸檔流程歸檔文件的歸檔流程：（1）文件責任人負責將文件整理并依照分類標準確定文件編號。（2）文件責任人將文件歸入相應分類的文件夾，并在文件夾上進行標注，包含文件編號、文件名稱、更新日期等信息。（3）文件責任人將歸檔文件的副本交由檔案管理員，并填寫《文件交接登記表》。工作文件的歸檔流程：（1）文件責任人負責將工作文件整理并依照分類標準確定文件編號。（2）文件責任人將文件歸入相應分類的文件夾，并在文件夾上進行標注，包含文件編號、文件名稱、更新日期等信息。（3）文件責任人將工作文件的副本交由檔案管理員，并填寫《文件交接登記表》。臨時文件的歸檔流程：（1）臨時文件不進行歸檔，可以直接放置在文件柜的臨時文件夾內(nèi)。（2）每月末，檔案管理員負責將臨時文件進行清理和銷毀。第五條文件編號文件編號的編制原則：（1）歸檔文件和工作文件的編號由文件責任人依照統(tǒng)一的編號規(guī)定進行編制。（2）臨時文件不進行編號。文件編號的格式：采用年份+分類號+序號的形式進行編制，示例：2022—001—001、文件編號的管理：文件編號由檔案管理員負責管理和維護，確保編號的唯一性和準確性。第三章文件和文檔的管理第六條存儲與檢索存儲方式：歸檔文件和工作文件采用電子化存儲和實體存儲相結合的方式進行存儲。電子存儲：將文件和文檔以電子形式存儲在公司網(wǎng)絡服務器上，并進行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。實體存儲：歸檔文件和工作文件的實體副本保管在公司指定的檔案室中，采用合理的防火、防潮、防蛀措施，確保文件的安全。檔案室管理：由檔案管理員負責檔案室的管理，包含文件的擺放、整理、借閱和歸還等工作。檢索方式：檔案室采用分類標簽、編號查詢等方式進行文件的檢索，確保文件的快速定位和準確取閱。第七條借閱與歸還借閱申請：借閱人通過填寫《文件借閱申請單》，并獲得上級主管的審批后方可借閱文件。借閱期限：借閱文件的最長期限為15個工作日，依據(jù)實際需要可以適當延長。借閱記錄：檔案管理員將每次借閱和歸還的文件進行記錄，并填寫《文件借閱登記表》。歸還文件：借閱人應依據(jù)借閱期限歸還文件，并確保文件的完整性和安全性。第八條文件銷毀銷毀程序：歸檔文件和工作文件依照以下程序進行銷毀：（1）文件責任人提出銷毀申請，并獲得上級主管的審批。（2）檔案管理員依照要求進行文件銷毀，并填寫《文件銷毀記錄表》。（3）銷毀的文件應經(jīng)過密封、標識和鑒定，確認無需連續(xù)保管的文件方可進行銷毀。文件保存期限：依據(jù)法律法規(guī)和公司要求確定文件的保存期限，過期文件應及時銷毀。文件備份：緊要的歸檔文件和工作文件在銷毀前應進行備份，確保緊要信息的安全性和可恢復性。第四章附則第九條監(jiān)督與考核公司內(nèi)設監(jiān)察部門，對文件和文檔的歸檔與管理工作進行監(jiān)督和檢查，確保制度的執(zhí)行?？己酥贫龋憾ㄆ趯ξ募臀臋n的歸檔與管理工作進行評估和考核，對工作出色的人員予以表揚和嘉獎，對工作不合格的人員予以懲罰和矯正。第十條附則本制度自發(fā)布之日起生效。本制度的解釋權歸公司負責人全部。本制度的修訂由公司負責人審批并通知