Excel教學(xué)（入門(mén)到精通）

Excel教學(xué)入門(mén)到精通目錄\h第1章使用Excel時(shí)，必須掌握的7個(gè)要點(diǎn)\h瞬間完成常規(guī)操作的方法\h知識(shí)量不足導(dǎo)致的致命弱點(diǎn)\h不要持續(xù)浪費(fèi)時(shí)間\h提升Excel技能的3個(gè)必需項(xiàng)\h應(yīng)對(duì)一般操作需掌握的67個(gè)函數(shù)\h必須了解的9個(gè)功能\h如何組合使用函數(shù)和功能\h數(shù)據(jù)只有4種類型\h1.數(shù)值\h2.文本\h3.日期·時(shí)間（序列值）\h4.公式·函數(shù)\h有效利用快捷鍵\h善用鍵盤(pán)\h重要快捷鍵一覽表\h保存制作好的數(shù)據(jù)\h提高工作效率的關(guān)鍵\h務(wù)必設(shè)定自動(dòng)保存\h如有錯(cuò)誤操作，按Ctrl+Z返回上一步\h想暫停時(shí)按Esc\h解除復(fù)雜功能，操作更簡(jiǎn)便\h取消修正文字\h取消超級(jí)鏈接\h取消將數(shù)字變?yōu)槿掌谛问絓h工作表的序號(hào)全部變成了數(shù)字\h消除單元格的錯(cuò)誤提示\h取消輸入時(shí)自動(dòng)更正\h避免“粘貼選項(xiàng)”頻繁出現(xiàn)的情況\h工作表標(biāo)簽無(wú)故消失\h出現(xiàn)異常狀態(tài)的3個(gè)原因\h共享Excel文件時(shí)的注意點(diǎn)\h請(qǐng)注意文件保存形式\h保留1個(gè)新建工作簿的初期工作表\h確認(rèn)“設(shè)置打印區(qū)域”\h第2章如何在Excel中輸入函數(shù)\h輸入公式的操作步驟\h輸入公式的4個(gè)步驟\h巧用函數(shù)，簡(jiǎn)化輸入過(guò)程\h輸入函數(shù)的5個(gè)步驟\h如何快速選擇單元格范圍\h熟練使用“引用”，快速計(jì)算\h活用單元格中的原始數(shù)據(jù)\h必須掌握的運(yùn)算符\h復(fù)制帶公式單元格時(shí)的陷阱\h利用“F4”與“$”高效運(yùn)用“絕對(duì)引用”\h無(wú)需記住錯(cuò)誤值的種類與意義\h第3章需要事先掌握的6個(gè)函數(shù)\h根據(jù)條件改變答案——IF函數(shù)\hIF函數(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)\h如何判定復(fù)數(shù)條件\h本月銷售額——SUM函數(shù)\hSUM函數(shù)的基礎(chǔ)\h計(jì)算連續(xù)單元格范圍內(nèi)的總和——ΣSUM\h如何求多個(gè)分開(kāi)的單元格的總和\h如何提高乘法運(yùn)算、字符串混合輸入的效率\h計(jì)算客戶名單的人數(shù)——COUNTA函數(shù)\h“銷售額”不僅是金額的總和\h把函數(shù)翻譯成文字\h與COUNT函數(shù)的區(qū)別\h按照負(fù)責(zé)人分別計(jì)算銷售情況——SUMIF函數(shù)\hSUMIF函數(shù)的基礎(chǔ)\h不能只導(dǎo)出實(shí)數(shù)一覽表\h參加名單中，有多少人出席—COUNTIF函數(shù)\hCOUNTIF函數(shù)的基礎(chǔ)\h如何計(jì)算每名負(fù)責(zé)人員的銷售件數(shù)\h輸入商品名，自動(dòng)顯示價(jià)格——VLOOKUP函數(shù)\hVLOOKUP函數(shù)的基礎(chǔ)\h4個(gè)參數(shù)的意義與處理流程\h用“整列指定”檢查\h第4章通過(guò)應(yīng)用與組合，提升函數(shù)的威力\h判斷單元格中是否包含特定的字符串\h如何計(jì)算世田谷區(qū)的客戶人數(shù)\h如何搜索除世田谷區(qū)以外的區(qū)域\h消除重復(fù)數(shù)據(jù)的方法\h如何判斷是否有重復(fù)\h選中并刪除重復(fù)的單元格\h輸入連續(xù)的數(shù)字\h使用“自動(dòng)填充”功能\h使用“制作連續(xù)數(shù)據(jù)”功能\h如何連貫輸入連續(xù)的數(shù)字\h在工作表中沿行方向輸入連續(xù)的數(shù)字\h沿行方向輸入大量VLOOKUP函數(shù)的方法\h批量修改單元格\h在粘貼的單元格中變?yōu)楹线m的數(shù)字\h無(wú)需在工作表外填入數(shù)據(jù)并完成連續(xù)輸入VLOOKUP函數(shù)\h如何用VLOOKUP函數(shù)應(yīng)對(duì)檢索范圍中豎列順序的變動(dòng)狀況\h輸入表與負(fù)責(zé)部分的項(xiàng)目順序不同時(shí)\h分析MATCH函數(shù)的處理\h在有多個(gè)相同檢索值的工作表中使用VLOOKUP函數(shù)的技巧\hVLOOKUP函數(shù)會(huì)以最初達(dá)成一致的檢索值單元格作為對(duì)象\h無(wú)重復(fù)狀態(tài)下應(yīng)加工后再處理\h是否能用VLOOKUP函數(shù)獲得檢索列左側(cè)的數(shù)值？\hVLOOKUP函數(shù)下，無(wú)法取得檢索列左側(cè)的數(shù)值\h什么是OFFSET函數(shù)\h將OFFSET函數(shù)與MATCH函數(shù)組合\h不顯示錯(cuò)誤值的技巧\h逐次修正錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致效率低下\h如結(jié)果有誤，則返回空白值\h如使用2003之前的Excel版本的話，應(yīng)該怎么做\h用SUMIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)多個(gè)條件的方法\h追加帶有統(tǒng)計(jì)條件的“工作列”\h要重視簡(jiǎn)單易懂\h第5章Excel中的日期與時(shí)間設(shè)置\h輸入日期的基礎(chǔ)操作\hExcel中的日期為公歷\h日期?時(shí)間實(shí)際為序列值\h處理時(shí)間數(shù)據(jù)\h時(shí)間數(shù)據(jù)的序列值為小數(shù)\h容易出現(xiàn)誤差的地方\h如何輸入正確的時(shí)間\h快速設(shè)置日期與時(shí)間\h避免數(shù)據(jù)變?yōu)槿掌谛问絓h經(jīng)常更新工作表的日期\h想要將年、月、日分別輸入不同的單元格時(shí)\h如何從日期數(shù)據(jù)中導(dǎo)出年、月、日\(chéng)h熟練運(yùn)用函數(shù)，快速設(shè)置日期和時(shí)間\h隨時(shí)查看距截止日期還有幾天\h如何導(dǎo)出除周末和節(jié)假日外的營(yíng)業(yè)天數(shù)\h自動(dòng)計(jì)算年齡\h如何從日期設(shè)置中導(dǎo)出星期\h第6章快速處理字符串\h處理字符串的基礎(chǔ)操作\h將單元格中的一部分字符串移至其他單元格內(nèi)\h代表日期的8位數(shù)變?yōu)槿掌跀?shù)據(jù)\h拆分字符串\h只從住址中選出都道府縣\h如何從住址中區(qū)分都道府縣與下級(jí)地方行政區(qū)\h如何從姓名中分別提取姓氏和名字\h整理數(shù)據(jù)\h如何判斷字符串是否相同\h如何把全角字符轉(zhuǎn)化成半角字符\h如何刪除指定文字\h快速處理文字\h連續(xù)輸入26個(gè)英文字母\h如何計(jì)算特定字符在單元格中的數(shù)量\h第7章制作表格的秘訣如何提高整理日常資料的效率\h“用Excel工作”的本意是什么\h在單元格中輸入數(shù)據(jù)，制作表格（制作數(shù)據(jù)庫(kù)）\h利用已經(jīng)含有數(shù)據(jù)的表格，制作新的資料\h利用“條件格式”制作簡(jiǎn)單易懂的表格\h如何將比去年下降100%的單元格標(biāo)紅\h每隔一行標(biāo)不同顏色，做成簡(jiǎn)單易懂的表格\h單元格內(nèi)換行和添加框線\h單元格內(nèi)的換行，以及換行后的數(shù)據(jù)\h消除單元格內(nèi)換行的2個(gè)方法\h框線全部統(tǒng)一為同一種類\h活用“數(shù)據(jù)有效性”，避免無(wú)用功和錯(cuò)誤\h使用“數(shù)據(jù)有效性”的2個(gè)好處\h如何限制單元格的數(shù)值\h如何修改錯(cuò)誤提示框\h如何將輸入模式更換為半角英數(shù)\h用序列輸入快速改變引用范圍\h在性別欄中自動(dòng)輸入性別的方法\h在工作表中預(yù)先制作選項(xiàng)一覽\h為單元格或多個(gè)單元格范圍定義名稱\h使用名稱，設(shè)定序列輸入\h在序列輸入時(shí)經(jīng)常會(huì)增減選項(xiàng)\h掌握正確操作排序、自動(dòng)篩選、數(shù)據(jù)透視表的條件\h建立數(shù)據(jù)庫(kù)的4個(gè)條件\h排序的簡(jiǎn)單方法\h排序的詳細(xì)方法\h無(wú)法正常排序的常見(jiàn)原因\h數(shù)據(jù)顯示的特殊方法—用戶自定義\h如何以千為單位表示大額金額\h如何在有公司名的單元格內(nèi)自動(dòng)添加“公啟”二字\h在超過(guò)24小時(shí)的情況下，如何顯示“25:00”\h如何運(yùn)用“選擇性粘貼”\h數(shù)值\h四則運(yùn)算（加法、減法、乘法、除法）\h更換行列\(zhòng)h引用單元格的數(shù)值有變化，而計(jì)算結(jié)果沒(méi)有改變\h快速處理復(fù)雜數(shù)據(jù)\h按單元格分割CSV（逗號(hào)分隔值）數(shù)據(jù)\h如何同時(shí)刪除多個(gè)單元格中的文字\h如何同時(shí)修正或刪除多個(gè)相同模式的數(shù)據(jù)——查找與替換\h刪除所有相同文字\h你必須知道的快捷操作\h同時(shí)打開(kāi)多個(gè)窗口\h如何縮小格式較大的文件\h善用“凍結(jié)窗口”\h避免破壞表格格式\h保護(hù)整個(gè)工作表\h保持工作表中部分單元格無(wú)法修改\h關(guān)于打印的注意事項(xiàng)\h打印多頁(yè)表格時(shí)，想要在每一頁(yè)中打印標(biāo)題行\(zhòng)h如何應(yīng)對(duì)打印結(jié)果與畫(huà)面顯示有誤差的情況\h第8章掌握Excel操作的本質(zhì)\h數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)\h分析的基礎(chǔ)在于數(shù)字的“分類”與“比較”\h商務(wù)工作中分析數(shù)據(jù)的3個(gè)基礎(chǔ)指標(biāo)\h學(xué)會(huì)“用數(shù)據(jù)說(shuō)話”\h必須清楚制作表格的目的\h將數(shù)據(jù)資料迅速轉(zhuǎn)化為表格的技巧\h將新的統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)追加添加到元數(shù)據(jù)中\(zhòng)h請(qǐng)勿使用數(shù)據(jù)透視表（PivotTable）\h一旦建立格式，就可反復(fù)套用\h用最少的精力獲得最大成果的帕累托分析法\h為削減經(jīng)費(fèi)所付出的努力真的有意義嗎？\h帕累托法則\h將帕累托分析法運(yùn)用于制作圖表的3個(gè)方法\h以“資金方塊拼圖”來(lái)理解公司的資金流動(dòng)\h如何運(yùn)用帕累托分析法\h平均值會(huì)說(shuō)謊注：原文檔電子版（非掃描），需要的請(qǐng)下載本文檔后留言謝謝。第1章使用Excel時(shí)，必須掌握的7個(gè)要點(diǎn)瞬間完成常規(guī)操作的方法知識(shí)量不足導(dǎo)致的致命弱點(diǎn)“我經(jīng)常會(huì)使用別人制作好的Excel文件，可是我不知道表格里的內(nèi)容的意義，只好糊里糊涂地做下去了……”我在幫助學(xué)員提高Excel的操作效率時(shí)，經(jīng)常遇到這樣的案例。即便表格中的內(nèi)容是錯(cuò)誤的，有些人也不會(huì)發(fā)現(xiàn)。而且不小心刪除了數(shù)據(jù)，也不知道該如何恢復(fù)，也不會(huì)告訴其他人。而這么做的后果就是會(huì)導(dǎo)致無(wú)法分析重要的數(shù)據(jù)……諸如此類的“慘劇”時(shí)常發(fā)生?！疤幚鞥xcel中的數(shù)據(jù)要花很長(zhǎng)時(shí)間，只是做這件事，大半天就已經(jīng)過(guò)去了……”這是每天都要加班到很晚的某個(gè)公司員工的例子。當(dāng)我詢問(wèn)他經(jīng)常加班的原因時(shí)，他是這樣回答的：用Excel制作的客戶名單中有幾萬(wàn)個(gè)電話號(hào)碼，要把原本用全角輸入的數(shù)字一個(gè)一個(gè)改成半角，然后手動(dòng)刪除電話號(hào)碼中的連字符。這樣一來(lái)，每天都要加班4小時(shí)并且連續(xù)加3天左右。但是在我看來(lái)，只要稍花功夫，用不上1分鐘就能完成這個(gè)工作。像這樣，由于不了解Excel的基礎(chǔ)操作而浪費(fèi)大量的時(shí)間，引發(fā)很多錯(cuò)誤，降低工作效率的例子，真是不勝枚舉。如果事先掌握簡(jiǎn)便的方法，1分鐘就能完成原本要花幾個(gè)小時(shí)的工作。如果這樣的情況也發(fā)生在你的身上，你也會(huì)如此放任不管嗎？雖然提高銷售和溝通技巧也很重要，但是大多數(shù)情況下，我們需要通過(guò)Excel將“獲得的實(shí)際成果”表示出來(lái)。雖然閱讀“學(xué)會(huì)用數(shù)字說(shuō)話”這類書(shū)也很有必要，但是不應(yīng)為了計(jì)算數(shù)據(jù)而花費(fèi)太長(zhǎng)時(shí)間，也不應(yīng)該在制作商務(wù)文本這件事上浪費(fèi)過(guò)多的精力。迅速計(jì)算數(shù)字、制作商務(wù)文本，然后在最大程度上留出時(shí)間，對(duì)得出的數(shù)據(jù)進(jìn)行思考、討論進(jìn)而付諸行動(dòng)，這些才是作為職場(chǎng)人士最應(yīng)該做的事。因此，對(duì)于現(xiàn)代的知識(shí)型勞動(dòng)者來(lái)說(shuō)，通過(guò)熟練使用Excel并不只是單純的制作表格，而是為了保證“工作”時(shí)間。使用Excel的功能就能自動(dòng)完成的簡(jiǎn)單工作就交給Excel，我們必須將精力集中在只有人類才能做到的工作上。無(wú)聊且耗時(shí)較長(zhǎng)的簡(jiǎn)單操作只會(huì)讓你注意力渙散，頻發(fā)小錯(cuò)誤，降低工作的積極性。不要持續(xù)浪費(fèi)時(shí)間▲每天兩個(gè)小時(shí)統(tǒng)計(jì)銷售數(shù)據(jù)（2小時(shí)×20日=每月40小時(shí)）▲每個(gè)月末花1周時(shí)間統(tǒng)計(jì)交通費(fèi)（8小時(shí)×5日=每月40小時(shí)）▲每周花5個(gè)小時(shí)制作提交給客戶的數(shù)據(jù)（5小時(shí)×每月4次=每月20小時(shí)）如果利用Excel自動(dòng)計(jì)算，每月花費(fèi)在這些工作上的時(shí)間將縮短為3分鐘。我曾指導(dǎo)過(guò)上述第3個(gè)工作的客戶，有一天，他給我發(fā)來(lái)了這樣的郵件：“原本我要花5個(gè)小時(shí)才能完成的工作……竟然2分鐘就搞定了。2分鐘啊。（笑）之前我每周都要花費(fèi)的5個(gè)小時(shí)，到底都是在干什么……”每個(gè)月都要花40個(gè)小時(shí)的工作，瞬間就能縮短至5分鐘，由此產(chǎn)生了39個(gè)小時(shí)55分鐘的可利用時(shí)間。如果能把這個(gè)時(shí)間用在那些更具生產(chǎn)性的工作上，就會(huì)增加工作的價(jià)值，這樣對(duì)公司來(lái)說(shuō)也是一種貢獻(xiàn)。如此一來(lái)，公司的收益提升，你也會(huì)得到更多的好評(píng)。反過(guò)來(lái)講，如果沒(méi)有注意到這種提高效率的方法，你每個(gè)月仍然會(huì)持續(xù)地浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)還會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的人員費(fèi)用。這么一來(lái)，每月都會(huì)不斷支付多余的人員費(fèi)用，企業(yè)也絕對(duì)不會(huì)欣賞這樣的人。提升Excel技能的3個(gè)必需項(xiàng)“在面試時(shí)被問(wèn)到‘會(huì)不會(huì)使用Excel’時(shí)，我真的沒(méi)有信心回答‘會(huì)用’……”我經(jīng)常會(huì)看到有人有這樣的煩惱。確實(shí)，在招聘信息中，企業(yè)經(jīng)常會(huì)寫(xiě)“能夠熟練使用Word/Excel者優(yōu)先”，但是卻沒(méi)有寫(xiě)明“熟練使用”的程度。實(shí)際上，許多企業(yè)的招聘負(fù)責(zé)人對(duì)于“熟練使用Excel”這句話的定義也不甚明了。那么，如果想要在任何情況下都能充滿自信地說(shuō)出“我會(huì)使用Excel”這樣的話，應(yīng)該達(dá)到怎樣的程度呢？想要提升Excel的操作技巧，必須要掌握“函數(shù)”與“Excel的功能”。Excel中有一些非常方便的函數(shù)與功能，可以大幅提高處理各種操作的速度。事先掌握都有哪些功能，在使用Excel工作時(shí)也會(huì)更加順暢。應(yīng)對(duì)一般操作需掌握的67個(gè)函數(shù)Excel中總共有400多個(gè)函數(shù)，當(dāng)然沒(méi)有必要全部記住。那么，我們需要掌握的函數(shù)是多少個(gè)呢？雖然根據(jù)職業(yè)的性質(zhì)會(huì)有不同，但一般來(lái)說(shuō)掌握30～50個(gè)就夠了。根據(jù)我豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，應(yīng)對(duì)一般的工作所需要掌握的函數(shù)為以下67個(gè)。SUM/SUMIF/SUMIFS/PRODUCT/MOD/ABS/ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN/CEILING/FLOOR/COUNT/COUNTA/COUNTIF/COUNTIFS/MAX/MIN/LARGE/SMALL/RANK/TODAY/YEAR/MONTH/DAY/HOUR/MINUTE/SECOND/WEEKNUM/DATE/TIME/WORKDAY/DATEDIF/IF/IFERROR/AND/OR/VLOOKUP/HLOOKUP/MATCH/INDEX/ADDRESS/INDIRECT/OFFSET/ROW/COLUMN/LEN/FIND/LEFT/MID/RIGHT/SUBSTITUTE/ASC/JIS/UPPER/LOWER/PROPER/TEXT/CODE/CHAR/CLEAN/PHONETIC/CONCATENATE/ISERROR/REPLACE/TRIM/VALUE/NETWORKDAYS當(dāng)然，沒(méi)有必要立刻記住這些函數(shù)。在第3章中我會(huì)給大家6個(gè)函數(shù)，只要記住這6個(gè)基礎(chǔ)的函數(shù)，就能夠大幅提升Excel的操作效率。另外，這里沒(méi)有提到通常被視為基礎(chǔ)函數(shù)之一的AVERAGE。大家平常過(guò)于依賴計(jì)算平均值這一操作，這樣做是想給各位敲一下警鐘。請(qǐng)記住“平均值不可信”這一風(fēng)險(xiǎn)，如果想要計(jì)算平均值，需要用總數(shù)除以參數(shù)的個(gè)數(shù)。必須了解的9個(gè)功能與函數(shù)同等重要的就是關(guān)于Excel功能的知識(shí)。與函數(shù)相同，這些功能也分為許多種。而日常工作中經(jīng)常用到的重要功能主要有以下9個(gè)。條件格式（【開(kāi)始】→點(diǎn)擊【條件格式】）例如，如果對(duì)比去年銷售額降低了100%，就給這一數(shù)據(jù)標(biāo)記顏色。這是根據(jù)單元格的數(shù)值設(shè)定單元格格式的功能。數(shù)據(jù)有效性（【數(shù)據(jù)】→點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)有效性】）如果要多次輸入同一數(shù)值，可在下拉菜單中選擇這一功能。同時(shí)，此功能還能限制單元格的輸入值，防止輸入錯(cuò)誤。排序（【數(shù)據(jù)】→點(diǎn)擊【排序】）例如，在分析客戶資料時(shí)，最基礎(chǔ)的操作就是按照銷售額從高到低排序。自動(dòng)篩選（【數(shù)據(jù)】→點(diǎn)擊【篩選】）僅選中符合條件的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表（【插入】→點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)透視表】）這是計(jì)算數(shù)據(jù)總數(shù)時(shí)的非常有用的功能。但是，如果是在定期更新的資料中進(jìn)行此項(xiàng)操作，反而會(huì)降低工作效率，需要注意。自動(dòng)填充（含有連續(xù)數(shù)據(jù)起始數(shù)據(jù)的單元格，拖拽填充）這個(gè)功能可以快速輸入數(shù)字、星期等連續(xù)的數(shù)據(jù)。保護(hù)工作表（【審閱】→點(diǎn)擊【保護(hù)工作表】）這個(gè)功能是為了防止誤刪輸入的函數(shù)，保護(hù)數(shù)據(jù)。查找與替換（快捷鍵Ctrl+H）查找特定的數(shù)據(jù)，并且能夠統(tǒng)一修改或刪除文字的重要功能。如果只是用于查找，可以使用快捷鍵Ctrl+F。定位（快捷鍵Ctrl+G）能夠一次性選擇“附有注釋”“空白內(nèi)容”等符合條件的單元格，一并處理。如何組合使用函數(shù)和功能面對(duì)復(fù)雜的操作任務(wù)，應(yīng)該尋找“有沒(méi)有能夠輕松解決的功能”，掌握方法并熟練運(yùn)用。最開(kāi)始不需要記住所有東西，有不明白的地方，可以查資料或者請(qǐng)教別人。掌握全部的Excel函數(shù)和功能并沒(méi)有任何意義，思考如何將其進(jìn)行組合，并組織其結(jié)構(gòu)是最重要的。而且，這一過(guò)程本身就非常有意思。得到預(yù)期的結(jié)果后，不僅心情會(huì)變好，工作也會(huì)變得很有趣。另外，Excel是一款非常直觀的軟件。在畫(huà)面上方菜單欄里能輕松找到給單元格填充顏色、畫(huà)線的功能。因此，我沒(méi)有刻意說(shuō)明這些在閱讀本書(shū)的過(guò)程就能夠掌握的一些基本操作。數(shù)據(jù)只有4種類型一般來(lái)說(shuō)，即便說(shuō)熟練使用Excel，“在正確的單元格內(nèi)輸入正確的內(nèi)容”才是最基礎(chǔ)的操作。那么，在一般單元格中輸入的數(shù)據(jù)都是什么呢？需要輸入單元格的數(shù)據(jù)大致可分為4種類型。只要掌握這4種數(shù)據(jù)類型，就能解決大部分的難題。1.數(shù)值0、1、2、3……用于計(jì)算、統(tǒng)計(jì)。關(guān)于數(shù)值，請(qǐng)注意這一點(diǎn)：“計(jì)算有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)值時(shí)會(huì)出現(xiàn)誤差”。在Excel中無(wú)法正確算出小數(shù)點(diǎn)以后的數(shù)據(jù)這一點(diǎn)會(huì)令人感到意外。比如說(shuō)，單元格內(nèi)輸入“0.1”，卻并不準(zhǔn)確指代“0.1”本身這個(gè)數(shù)值。關(guān)于這一問(wèn)題，我會(huì)在后面詳細(xì)解釋。（參照P134）。2.文本除數(shù)值之外的漢字、阿拉伯?dāng)?shù)字，以及其他符號(hào)等。關(guān)于此項(xiàng)請(qǐng)注意，如果在函數(shù)狀態(tài)下使用文本，請(qǐng)用雙引號(hào)（“”）圈起來(lái)。【例】=IF(A1>=80,"A","B")作為數(shù)值的80直接輸入到表格即可，而輸入文字項(xiàng)“A”與“B”則需要用雙引號(hào)標(biāo)示。3.日期·時(shí)間（序列值）如果想在Excel中正確輸入日期，例如“2014/1/1”這樣，公歷公元紀(jì)年法的年、月、日分別用“/”（斜線）隔開(kāi)，以半角格式輸入。輸入時(shí)間時(shí)需要?jiǎng)t像“13:00”一樣，將小時(shí)與分鐘用“:（冒號(hào)）”隔開(kāi)，以半角格式輸入。像這樣表示日期、時(shí)間的數(shù)據(jù)形式實(shí)際上就是“序列值”。由此可見(jiàn)，在Excel中日期和時(shí)間也可看作是數(shù)值的一種。另外說(shuō)明一點(diǎn)，Excel可表示的日期范圍是從1900/1/1到9999/12/31。4.公式·函數(shù)在Excel中，可以計(jì)算和處理各類數(shù)據(jù)。為此，我們需要在單元格里輸入公式與函數(shù)。因此，多掌握Excel的實(shí)踐技巧和函數(shù)方面的知識(shí)十分重要。輸入函數(shù)、公式時(shí)，全部要用半角英文，從等號(hào)（=）開(kāi)始輸入。有效利用快捷鍵善用鍵盤(pán)不只是Excel，操作電腦一般都需要使用鍵盤(pán)和鼠標(biāo)。只用鼠標(biāo)時(shí)，不得不逐步點(diǎn)擊各項(xiàng)菜單，如果是用鍵盤(pán)的話，一次就能夠完成這些操作。這就是“快捷鍵”功能。例如，“設(shè)置單元格的格式”這一步，我發(fā)現(xiàn)很多人是將光標(biāo)移至單元格上，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，再選擇“設(shè)置單元格格式”。接下來(lái)我要教給大家一個(gè)方法：只需按快捷鍵“Ctrl+l”，立刻就能打開(kāi)“設(shè)置單元格格式”?！驹O(shè)置單元格格式】，按“Ctrl+l”立刻打開(kāi)諸如此類，不使用鼠標(biāo)就能完成的操作數(shù)不勝數(shù)。這樣的方法掌握得越多，操作就會(huì)變得越來(lái)越順暢。還有前面提到過(guò)的“查找和替換”這兩個(gè)功能。“想刪除Excel表格中電話號(hào)碼中的連字符?！薄跋雽虢歉袷降倪B字符統(tǒng)一替換為全角?！笔褂每旖萱I“Ctrl+H”就能立刻完成。如果使用鼠標(biāo)的情況下，至少需要完成以下3個(gè)步驟（2010版本）。點(diǎn)擊開(kāi)始菜單→找到功能區(qū)最右側(cè)的“查找和選擇”并單擊→點(diǎn)擊“替換”即使事先知道【開(kāi)始】菜單中有“查找和替換”這個(gè)選項(xiàng)，順利找到的話最快也要花3秒鐘。按照熟悉程度的不同，在這上面花費(fèi)的時(shí)間可能有3倍的差。要是動(dòng)作慢的人，甚至?xí)?秒鐘以上。我們的日常工作需要熟練使用電腦，因此一定要熟練使用快捷鍵。另外，在想要“復(fù)制粘貼”時(shí)我們可以使用快捷鍵Ctrl+C（復(fù)制）和Ctrl+V（粘貼）。即便如此簡(jiǎn)單的操作，有人還是會(huì)使用鼠標(biāo)右鍵來(lái)完成，這也會(huì)導(dǎo)致工作速度變慢。在速度上，甚至可能會(huì)與其他人產(chǎn)生10倍以上的差距。重要快捷鍵一覽表只要掌握幾種常用的快捷鍵，操作速度就能提升10倍，更能掌握Excel的基礎(chǔ)操作步驟。如果想要迅速提升Excel的操作效率，首先要了解以下快捷鍵操作。●Ctrl+l→打開(kāi)“設(shè)置單元格格式”●Ctrl+S→保存。要經(jīng)常保存文件●Ctrl+Z→撤銷，回到上一步。操作錯(cuò)誤時(shí)，請(qǐng)冷靜地按下這個(gè)快捷鍵●Ctrl+F→查找工作表上或者文件內(nèi)的字符串（檢索功能）●Ctrl+H→一次性修改或刪除多個(gè)字符串（替換功能）●Ctrl+Enter→一并輸入多個(gè)單元格●Ctrl+D→復(fù)制上一個(gè)單元格的內(nèi)容●Ctrl+R→復(fù)制左邊單元格的內(nèi)容●F4→設(shè)定公式的絕對(duì)引用●Ctrl+F2→在Excel2007之后的版本中，此快捷鍵可以顯示打印預(yù)覽●Ctrl+F11→添加工作表●Alt+=→運(yùn)行“自動(dòng)求和”●Ctrl+C→復(fù)制●Ctrl+V→粘貼●Ctrl+X→剪切●Alt+Enter→單元格內(nèi)換行●Ctrl+空格→選中活動(dòng)單元格所在的整列●Shift+空格→選中活動(dòng)單元格所在的整行（活動(dòng)單元格為半角英文）●Ctrl+-（減號(hào)）→刪除單元格、行、列●Shift+Ctrl++（加號(hào)）→插入單元格、行、列保存制作好的數(shù)據(jù)提高工作效率的關(guān)鍵“電腦死機(jī)了！花了一上午時(shí)間做的表格全都消失了……”我經(jīng)常能在推特上看到有人這樣哀嚎。于是，我通過(guò)推特上的自動(dòng)投稿功能，每天發(fā)布下面的文章：“我已經(jīng)說(shuō)過(guò)不止一遍了。使用Excel時(shí)，請(qǐng)注意設(shè)置自動(dòng)保存，操作過(guò)程中也要經(jīng)常按Ctrl+S實(shí)時(shí)保存。這樣是為了保護(hù)你花費(fèi)寶貴時(shí)間制作的Excel表格。請(qǐng)一定要這樣做。我每天都能夠看到抱怨資料不翼而飛的推文?！彪娔X處于不穩(wěn)定的狀態(tài)，制作表格時(shí)電腦突然死機(jī)導(dǎo)致做好的資料全部消失，這種悲劇也并不少見(jiàn)?；蛘咴陉P(guān)閉文件時(shí)，最后鬼使神差地按下“不保存”，所有做好的資料頓時(shí)全部消失，我也經(jīng)常聽(tīng)到有這種慘劇發(fā)生。而這些事情，其實(shí)可以用非常簡(jiǎn)單的方法解決。那就是經(jīng)常按快捷鍵Ctrl+S，實(shí)時(shí)覆蓋保存文件內(nèi)容。即使掌握了很多Excel的功能和函數(shù)，并且想要借此來(lái)高效地完成工作，但如果沒(méi)能保存做好的資料那就是雞飛蛋打。突發(fā)的死機(jī)、資料消失這種情況通常都是突然發(fā)生的。其結(jié)果就是，花了幾十分鐘、幾小時(shí)甚至大半天做的表格全部消失。如此一來(lái)，我們就不得不重新制作，會(huì)使得工作效率大大降低。因此，如果注意經(jīng)常保存文件，即便出現(xiàn)電腦死機(jī)這樣的事，也能將損失程度控制在最低。我偶爾也會(huì)看到這樣的意見(jiàn)：“有時(shí)需要管理不同的版本，并不能隨意保存?！钡?，如果想要分別保存不同版本的文件，可以選擇“另存為”，每次保存時(shí)可以在“文件名”中添加日期。只要不是做應(yīng)用開(kāi)發(fā)軟件等相關(guān)的工作，一般我們?cè)谟肊xcel完成工作時(shí)，又有多少情況下需要我們保存不同版本的文件呢？我們應(yīng)該最優(yōu)先考慮的是不要丟失制作完成的內(nèi)容。最簡(jiǎn)單的解決辦法就是經(jīng)常按Ctrl+S保存文件。務(wù)必設(shè)定自動(dòng)保存同時(shí)，也要設(shè)定自動(dòng)保存，并且間隔時(shí)間盡量要短，最好為一分鐘。設(shè)定自動(dòng)保存后，在電腦發(fā)生異常被迫終止操作時(shí)，會(huì)恢復(fù)到上一次保存時(shí)的狀態(tài)。因此即使Excel被強(qiáng)制關(guān)閉，等到下次打開(kāi)文件時(shí)也能自動(dòng)恢復(fù)數(shù)據(jù)。也就是說(shuō)，如果事先將自動(dòng)保存的間隔時(shí)間設(shè)定為一分鐘，遇到這種情況就能恢復(fù)到最新保存的版本了。自動(dòng)保存的設(shè)定方法如下所示：【文件】→【選項(xiàng)】→點(diǎn)擊【保存】選項(xiàng)卡→在【工作薄保存】中勾選“保存自動(dòng)恢復(fù)信息”→保存間隔時(shí)間設(shè)為1分鐘通過(guò)這一方法，再也不用擔(dān)心做好的表格突然丟失了。這一點(diǎn)，可以說(shuō)是提高操作效率的最基本的前提。如有錯(cuò)誤操作，按Ctrl+Z返回上一步“天哪，刪了萬(wàn)萬(wàn)不能刪掉的數(shù)據(jù)！”平常工作中您一定經(jīng)常出現(xiàn)這樣的失誤：誤按Delete鍵、手忙腳亂中不小心按錯(cuò)……碰到這種狀況，請(qǐng)一定要冷靜地按下Ctrl+Z，這是返回上一步的快捷鍵。如果一不小心操作失誤，請(qǐng)先試試這個(gè)辦法，大多數(shù)情況都有效。但如果刪掉的是工作表，那么就沒(méi)有辦法恢復(fù)。只好先選擇不保存文件，在關(guān)閉文件后再重新打開(kāi)，這樣就能回到最新保存的版本了。因此，注意經(jīng)常保存文件很重要。想暫停時(shí)按Esc在單元格里輸入內(nèi)容時(shí)，有時(shí)候需要暫停輸入。這時(shí)候如果先按下Enter鍵的話，輸入內(nèi)容就確定了，想要?jiǎng)h除的話，需要按下Delete鍵。而我只要按下Esc，就能馬上取消輸入操作。另一方面，不小心打開(kāi)了功能窗口時(shí)，除了按窗口右上方的×，也可按Esc鍵直接關(guān)閉。解除復(fù)雜功能，操作更簡(jiǎn)便“明明打的是‘hsi’，電腦給我改成了‘his’……能不能別幫倒忙?。　薄懊看未蛴⑽膯卧~，第一個(gè)字母都會(huì)被改成大寫(xiě)，有什么解決辦法呢？”“如果輸入U(xiǎn)RL網(wǎng)址，會(huì)自動(dòng)變成超級(jí)鏈接形式，真讓人郁悶……”諸如此類，Excel里有很多明明不想這樣做卻會(huì)被電腦自動(dòng)修正的功能，而且不清楚這些功能的使用方法，實(shí)際遇到的時(shí)候確實(shí)會(huì)覺(jué)得煩躁。如果每次都處理相同的問(wèn)題就會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。想要避免這種事情發(fā)生，需要事先了解如何解除這些功能。這樣就能擺脫負(fù)面情緒，更快速地完成工作。其實(shí)，在Excel“選項(xiàng)”中可以更改大部分功能的設(shè)置。取消修正文字這一功能稱為“自動(dòng)修正”，會(huì)修改輸入到單元格中的字符串。如果將其關(guān)閉，電腦就不會(huì)自動(dòng)修改你所輸入的文字了。①【文件】→【選項(xiàng)】→【Excel的選項(xiàng)】→【校對(duì)】→點(diǎn)擊【自動(dòng)更正選項(xiàng)】②【自動(dòng)更正】選項(xiàng)卡中，取消勾選【鍵入時(shí)自動(dòng)替換】另外，根據(jù)需要，也可以取消“句首字母大寫(xiě)”“英文日期的第一個(gè)字母大寫(xiě)”等這些自動(dòng)修正的設(shè)置。取消超級(jí)鏈接【自動(dòng)更正】中的【鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式】選項(xiàng)卡，取消勾選【Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超鏈接】，之后輸入網(wǎng)址與URL也不會(huì)自動(dòng)改為超級(jí)鏈接形式了。取消勾選【Internet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超鏈接】此項(xiàng)也是被大家“詬病”的“閑雜功能”之一，沒(méi)有特殊需要還是取消這個(gè)設(shè)置吧。取消將數(shù)字變?yōu)槿掌谛问皆贓xcel中輸入【1-1】【1/4】這樣的格式時(shí)，電腦會(huì)將它變?yōu)槿掌谛问健Ｈ绻胝ｏ@示輸入的內(nèi)容，有必要采取以下列出的對(duì)策。●最開(kāi)頭加上單引號(hào)（'）●【設(shè)置單元格格式】中，將表示形式設(shè)為【文本】后再輸入。與其坐在電腦前生悶氣，不如試著找到取消不必要的功能的方法。工作表的序號(hào)全部變成了數(shù)字【Excel的選項(xiàng)】→【公式】→【使用公式】→設(shè)置【R1C1引用樣式】這樣設(shè)置后，工作表序號(hào)將自動(dòng)變?yōu)閿?shù)字。因此，如果你發(fā)現(xiàn)工作表中的序號(hào)都成了數(shù)字，就可以檢查一下這個(gè)設(shè)置。消除單元格的錯(cuò)誤提示單元格公式等出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，單元格左上角會(huì)出現(xiàn)帶顏色的三角形，表示此單元格有錯(cuò)誤?？蛇@個(gè)“問(wèn)題”，有可能是有意為之的，這時(shí)候就不需要Excel自動(dòng)糾錯(cuò)。那么，我們可以通過(guò)以下方法關(guān)掉糾錯(cuò)功能?！綞xcel的選項(xiàng)】→【公式】→點(diǎn)擊【錯(cuò)誤檢查】→取消勾選【允許后臺(tái)錯(cuò)誤檢查】取消輸入時(shí)自動(dòng)更正在連續(xù)輸入整列的內(nèi)容時(shí)，如果一開(kāi)始輸入了與上一行單元格的文本同樣的內(nèi)容，單元格會(huì)將接下來(lái)的內(nèi)容自動(dòng)替換為相同文本。當(dāng)然有時(shí)這樣很方便，但不需要時(shí)又很麻煩。這一功能可通過(guò)以下方法取消?！綞xcel的選項(xiàng)】→點(diǎn)擊【高級(jí)】→取消勾選【為單元格值啟用記憶式鍵入】避免“粘貼選項(xiàng)”頻繁出現(xiàn)的情況進(jìn)行復(fù)制粘貼的操作時(shí)，會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)【粘貼選項(xiàng)】，如果你不經(jīng)常使用這一功能的話也會(huì)覺(jué)得麻煩。如果想取消自動(dòng)顯示，可以按照以下步驟操作?！綞xcel的選項(xiàng)】→【高級(jí)】→點(diǎn)擊【剪切、復(fù)制、粘貼】→取消勾選【粘貼內(nèi)容時(shí)顯示粘貼選項(xiàng)按鈕】工作表標(biāo)簽無(wú)故消失偶爾會(huì)出現(xiàn)這樣的狀況：工作表標(biāo)簽完全不顯示。這時(shí)請(qǐng)確認(rèn)以下選項(xiàng)?！綞xcel的選項(xiàng)】→【高級(jí)】→點(diǎn)擊【此工作簿的顯示選項(xiàng)】→勾選【顯示工作表標(biāo)簽】除這項(xiàng)設(shè)置外，在【Excel的選項(xiàng)】中還可以進(jìn)行各種設(shè)定。各位讀者也確認(rèn)其他設(shè)置，相信一定會(huì)有不少發(fā)現(xiàn)。出現(xiàn)異常狀態(tài)的3個(gè)原因“用方向鍵移動(dòng)單元格，單元格根本沒(méi)動(dòng)，而畫(huà)面卻在移動(dòng)……”“用鍵盤(pán)輸入文字后，不知道為什么變成了數(shù)字……”“想要改寫(xiě)已經(jīng)輸入的文字，卻改寫(xiě)了后面的文字……”在使用Excel的過(guò)程中，偶爾會(huì)出現(xiàn)上述這些莫名其妙的情況。這些狀況讓人感到非常困惑，如果沒(méi)有查出原因就盲目地更改設(shè)置的話，可能會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間。以上這些現(xiàn)象，分別是由于按下了“滾動(dòng)鎖定”“數(shù)碼鎖定”“插入鍵”導(dǎo)致的。發(fā)生的原因大部分如下：“不小心按到了這些鍵。”根據(jù)電腦的型號(hào)不同可能會(huì)有差異，但是如果發(fā)生了上述問(wèn)題，請(qǐng)?jiān)囍阪I盤(pán)上找找這些按鍵?！駶L動(dòng)鎖定（ScrollLock）●數(shù)字鎖定（NumberLock）●插入模式（Insert）只要再次按下這些按鍵，就可以解除當(dāng)前狀態(tài)，有時(shí)也可能是同時(shí)按下了功能鍵。共享Excel文件時(shí)的注意點(diǎn)有時(shí)，制作好的Excel文件并不僅限于自己使用，而是經(jīng)常會(huì)以郵件附件的形式發(fā)送給同事、顧客和客戶。因此，為了讓接收方能夠順利地打開(kāi)Excel文件，我們?cè)诎l(fā)送文件時(shí)需要做好準(zhǔn)備。雖然這似乎是微不足道的小事，但如果連這些地方都考慮不到的話，我想這樣的人也是無(wú)法做好工作的。請(qǐng)注意文件保存形式“我的電腦打不開(kāi)別人發(fā)過(guò)來(lái)的Excel表格……”Excel文件有幾種保存形式。使用Excel2007以后的版本保存文件時(shí)，初始設(shè)定為“Excel表格”，以“.xlsx”為擴(kuò)展名。關(guān)于這個(gè)保存形式，有幾點(diǎn)需要大家特別注意。Excel2003之前的版本，無(wú)法打開(kāi)以“.xlsx”為擴(kuò)展名的文件雖然相比以前已經(jīng)大幅減少了，但如今還是有不少企業(yè)在使用Excel2003之前的版本。假設(shè)，我們以郵件附件形式給客戶發(fā)送對(duì)方需要的Excel文件。這時(shí)候，如果客戶的Excel軟件版本為2003版，而你發(fā)送的文件擴(kuò)展名為“.xlsx”的話，客戶就無(wú)法打開(kāi)該文件。這樣只能“重新發(fā)送”?！?xlsx”形式的表格無(wú)法保存宏Excel中有一個(gè)叫作“宏”的功能，可以自動(dòng)處理數(shù)據(jù)。直接保存“.xlsx”的文件，其中如果包含宏，在想要保存時(shí)會(huì)出現(xiàn)以下對(duì)話框。按【是】，不啟用宏來(lái)保存此處若一不留意按下【是】，很容易發(fā)生做好的宏消失不見(jiàn)的慘劇。為了避免這樣的情況出現(xiàn)，請(qǐng)將Excel文件的保存形式預(yù)先設(shè)置為“Excel97-2003文件（*.xls）”。如果不需要處理超過(guò)65536行的數(shù)據(jù)，在實(shí)際工作中用這種版本的文件來(lái)保存就足夠了。具體請(qǐng)按以下順序設(shè)定?！疚募俊綞xcel的選項(xiàng)】→點(diǎn)擊【保存】→將【文件保存格式】下拉選項(xiàng)改為【Excel97-2003文件（*.xls）】【文件保存格式】設(shè)置為【Excel97-2003文件（*.xls）】用的不是2003以前的版本，又要處理65536行以上的表格數(shù)據(jù)，選擇【Excel啟用宏的工作表（*.xlsm）】也可以保存。保留1個(gè)新建工作簿的初期工作表通常來(lái)說(shuō)，新建Excel文件時(shí)，最初的工作表數(shù)量為3個(gè)（Excel2013版開(kāi)始，基本設(shè)定為1個(gè)）。這樣一來(lái)，假設(shè)你把表格數(shù)據(jù)輸入第1張工作表中，以郵件附件形式發(fā)送給了同事、上司或客戶。對(duì)方收到后，一打開(kāi)發(fā)現(xiàn)總共有3張工作表，然后很可能會(huì)逐一去檢查第2張、第3張工作表里是否有內(nèi)容?！盀槭裁匆o我發(fā)送空白的工作表……”為了不引起不必要的誤會(huì)，希望各位讀者要注意刪掉多余的工作表。也許這件事看似很簡(jiǎn)單。但還是希望大家對(duì)他人抱著“不給別人添麻煩”的態(tài)度去做這件事。可是不管怎么說(shuō)，每次都要特意刪掉多余的工作表也很麻煩，并且也容易忘記。因此，請(qǐng)大家按照以下步驟設(shè)置，在新建Excel表格時(shí)設(shè)定為保留1個(gè)工作表?！疚募俊綞xcel的選項(xiàng)】→【常規(guī)】→點(diǎn)擊【新建工作薄時(shí)】→【包含的工作表數(shù)】設(shè)定為1后點(diǎn)擊確定【包含的工作表數(shù)】設(shè)定為1有時(shí)候我也會(huì)聽(tīng)到有人這樣問(wèn)：“大多數(shù)情況下使用Excel文件時(shí)都會(huì)變成3個(gè)以上工作表，一開(kāi)始就設(shè)定為3個(gè)不行嗎？”針對(duì)這一疑問(wèn)，我想反問(wèn)一下：“如果最終還是少于3個(gè)工作表的話，不僅需要特意刪除，還有可能忘記刪除，留下這樣的隱患有什么好處呢？”如果想要更多的工作表，使用快捷鍵Shift+F11就能立刻追加。并且在Excel2013版中，初始工作表數(shù)量已自動(dòng)設(shè)定為1個(gè)。“一開(kāi)始就覺(jué)得工作表有3張比較好”這種想法也沒(méi)有意義。實(shí)際上，有非常多的朋友和我說(shuō)：“幸虧知道了這個(gè)方法”。確認(rèn)“設(shè)置打印區(qū)域”“用Email發(fā)送Excel時(shí)，請(qǐng)先好好檢查一下‘設(shè)置打印區(qū)域’再發(fā)送?！痹谖疫€是一個(gè)上班族的時(shí)候，我的領(lǐng)導(dǎo)不止一次這樣提醒過(guò)我。我認(rèn)為打印出來(lái)是1張完整的頁(yè)面，但實(shí)際打印出來(lái)卻足足打了3頁(yè)。我經(jīng)常被領(lǐng)導(dǎo)訓(xùn)斥“太浪費(fèi)打印紙了！”用Email發(fā)送Excel文件時(shí)，收件人有可能會(huì)打印Excel文件。如果你沒(méi)有事先確認(rèn)“設(shè)置打印區(qū)域”，本來(lái)只想打印在1張紙上，而實(shí)際打印區(qū)域卻是2頁(yè)，造成了紙張的浪費(fèi)。當(dāng)然了，需要打印的人也有必要事前進(jìn)行確認(rèn)，但還是需要制作文件的人事前設(shè)定好打印范圍。比如，你制作了一個(gè)比較大的表格。如果想完整地將這張表格橫向打印在1張A4紙上，具體的設(shè)置方法如下。①【頁(yè)面布局】→【紙張方向】點(diǎn)擊【橫向】②【視圖】→點(diǎn)擊【分頁(yè)預(yù)覽】③呈現(xiàn)以下畫(huà)面可以看到，藍(lán)色虛線就是轉(zhuǎn)換頁(yè)面的地方，這樣直接打印的話，這張表將被打印在4頁(yè)紙上。用鼠標(biāo)拖拽藍(lán)色虛線，即可調(diào)整設(shè)置為1張打印頁(yè)面。用鼠標(biāo)拖拽藍(lán)色虛線，調(diào)整為打印在一張紙上雖然只是偷懶了一下，但是這樣不僅會(huì)給別人帶來(lái)麻煩，也會(huì)給自己增加不必要的工作。請(qǐng)一定要提前設(shè)置好打印頁(yè)面。第2章如何在Excel中輸入函數(shù)輸入公式的操作步驟輸入公式的4個(gè)步驟在此，我們一起來(lái)看一下Excel的基礎(chǔ)——輸入公式。雖然這看似是很簡(jiǎn)單的工作，但實(shí)際上從這里開(kāi)始就能拉開(kāi)工作效率的差距。比如做加法，首先在Excel中輸入“=”，然后用加號(hào)將數(shù)字或單元格連結(jié)在一起?；静襟E如下：①用半角模式輸入（若發(fā)現(xiàn)當(dāng)前為全角模式，請(qǐng)務(wù)必切換至半角）。②從“=”開(kāi)始輸入。③用鼠標(biāo)或光標(biāo)選擇需要計(jì)算的單元格，輸入公式。④按回車鍵確定。比如，A1單元格中的數(shù)值為1，在某單元格中輸入=A1+1按回車鍵確定后，算式答案自動(dòng)計(jì)算為2。這就是“公式”。然后，按公式計(jì)算得出的結(jié)果顯示在單元格中的值，被稱為“返回值”。巧用函數(shù)，簡(jiǎn)化輸入過(guò)程再比如，從單元格A1到A5，縱向分別輸入1、2、3、4、5。求這5個(gè)單元格數(shù)值的總和最直接的方法就是輸入以下公式：=A1+A2+A3+A4+A5將這一公式輸入單元格A6，會(huì)得到答案“15”。但是，這種方法非常麻煩。這次舉的例子只涉及5個(gè)單元格，可以使用這個(gè)方法，如果要用到100個(gè)、1000個(gè)，如果只是計(jì)算這些數(shù)據(jù)，算好的時(shí)候可能太陽(yáng)都要下山了。為了提高這項(xiàng)操作的效率，Excel中有一個(gè)功能為“多個(gè)單元格求和”，就是SUM函數(shù)。打個(gè)比方，在單元格A6中輸入以下公式，即可求得單元格A1～A5的總和。=SUM(A1:A5)如果是要做乘法，則可使用PRODUCT函數(shù)，以同樣方式整合計(jì)算。=PRODUCT(A1:A5)所以，無(wú)論是計(jì)算A1～A100的數(shù)值，還是計(jì)算到A1000、A10000，只要運(yùn)用函數(shù)，就能一次性輸入，快速完成計(jì)算。=SUM(A1:A100)=SUM(A1:A1000)=SUM(A1:A10000)諸如此類，各種計(jì)算或者文本處理加工等，Excel設(shè)計(jì)了“函數(shù)”這樣的公式體系，專門(mén)用來(lái)簡(jiǎn)化用戶在使用Excel過(guò)程中所涉及的復(fù)雜操作。Excel中的函數(shù)功能十分強(qiáng)大，或許有些功能大家一輩子都不會(huì)用到，所以完全沒(méi)有必要全部記住。找出自己需要掌握的函數(shù)，并且熟練運(yùn)用才是最緊要的。在Excel使用方面，由于無(wú)知而招致?lián)p失的第一點(diǎn)，就是缺乏函數(shù)的相關(guān)知識(shí)，這樣說(shuō)也完全不為過(guò)。輸入函數(shù)的5個(gè)步驟輸入函數(shù)時(shí)，在單元格中一定要先在半角英文模式下輸入等號(hào)（=），基礎(chǔ)操作如下。這種表示函數(shù)結(jié)構(gòu)的，叫作“格式”?！靖袷健?函數(shù)名（參數(shù)1，參數(shù)2……）格式中的“參數(shù)”是函數(shù)必須的構(gòu)成要素。如果存在多個(gè)參數(shù)，就用逗號(hào)（，）隔開(kāi)，從第一個(gè)開(kāi)始按順序稱作參數(shù)1、參數(shù)2……比如運(yùn)用IF函數(shù)的話，函數(shù)構(gòu)成如下：=IF（測(cè)試條件，真值，假值）這一情況中，“測(cè)試條件”為參數(shù)1、“真值”為參數(shù)2，“假值”為參數(shù)3。不同的函數(shù)，指定不同的參數(shù)會(huì)得出怎樣不同的結(jié)果，記住這些內(nèi)容，其實(shí)也是在慢慢提高Excel的操作技能。Excel2007之后的版本中，在輸入函數(shù)的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)候補(bǔ)名單，運(yùn)用TAB鍵即可快速輸入函數(shù)。在此以SUM函數(shù)為例，請(qǐng)大家看一下輸入函數(shù)的具體步驟。①半角模式下輸入等號(hào)（=）。②在輸入需要的函數(shù)的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)候補(bǔ)名單。③用光標(biāo)鍵從候補(bǔ)菜單中選擇要使用的函數(shù)名，用TAB鍵確定（此操作可補(bǔ)充輸入函數(shù)名稱，也會(huì)顯示前括號(hào)）。④括號(hào)中輸入?yún)?shù)。⑤最后輸入右括號(hào)，按Enter鍵或TAB鍵確定。按下Enter鍵后，活動(dòng)單元格自動(dòng)向下移動(dòng)一個(gè)；按下TAB鍵后，活動(dòng)單元格自動(dòng)向右移動(dòng)一個(gè)，輸入后續(xù)的內(nèi)容十分方便。如何快速選擇單元格范圍在平時(shí)的教課過(guò)程中，當(dāng)我提出“選中某一范圍的單元格”這一要求，會(huì)有一大部分人無(wú)法順利做到。選擇單元格范圍是與在單元格中輸入內(nèi)容同等重要的操作，我們需要理解和掌握操作的種類與區(qū)別。選擇單個(gè)單元格只需將光標(biāo)移動(dòng)到目標(biāo)單元格并點(diǎn)擊，或者可以利用鍵盤(pán)上的方向鍵選擇單元格。選擇多個(gè)單元格的范圍點(diǎn)擊該范圍的起始單元格，用鼠標(biāo)拖曳至終止單元格。這就是“拖拽”操作。另外，也可以同時(shí)按下Shift鍵與方向鍵，然后按下方向鍵，擴(kuò)大單元格的選擇范圍。選擇數(shù)據(jù)連續(xù)輸入的單元格范圍為了選擇連續(xù)輸入數(shù)據(jù)的單元格范圍，可以同時(shí)按下Shift+Ctrl+方向鍵，這樣就能恰好選中目標(biāo)單元格的范圍。熟練使用“引用”，快速計(jì)算活用單元格中的原始數(shù)據(jù)快速輸入數(shù)據(jù)十分重要，但如果能利用單元格里原始數(shù)據(jù)，就可不用逐個(gè)輸入。為此，我們可以使用“引用”功能。比如說(shuō)，在單元格A1中輸入價(jià)格，單元格B1中要計(jì)算出此價(jià)格加上消費(fèi)稅的總和。需要在B1中輸入以下公式（假設(shè)消費(fèi)稅為8%）。=A1*1.08B1中的這個(gè)公式，是取A1中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算。也就是說(shuō)，B1是在“引用”A1的值?！耙脝卧瘛?，可以理解為某個(gè)單元格對(duì)其他單元格做以下的操作：“向此單元格看齊”“提取此單元格的數(shù)值”“使用此單元格的數(shù)值”想要確認(rèn)輸入的公式引用了哪個(gè)單元格，則可以選擇此格式所在的單元格，按下F2鍵。引用的單元格會(huì)被有色框線圈起，易于辨認(rèn)。專欄“從屬單元格”和“引用單元格”在B1中輸入“=A1”，意思為“B1引用A1的值”。換句話說(shuō)，A1是B1引用的目標(biāo)，因此A1是B1的“從屬單元格”。偶爾也會(huì)看到反過(guò)來(lái)的說(shuō)法，“B1是A1的引用單元格”。其實(shí)這種說(shuō)法并不嚴(yán)密。正確點(diǎn)來(lái)講，A1是B1的“引用單元格”，B1是A1的“從屬單元格”。關(guān)于這一點(diǎn)，看到Excel界面的“追蹤引用單元格”功能就明白了。圖標(biāo)上的箭頭指向“對(duì)現(xiàn)在擇取的單元格數(shù)值產(chǎn)生影響的單元格”。舉例說(shuō)明，選擇B1后，在“公式”選項(xiàng)卡中點(diǎn)擊“追蹤引用單元格”，會(huì)出現(xiàn)圖中的箭頭。點(diǎn)擊【追蹤引用單元格】后的畫(huà)面圖示藍(lán)色箭頭表示“B1的引用單元格為A1”。反過(guò)來(lái)，如選擇A1后點(diǎn)擊“追蹤從屬單元格”，會(huì)出現(xiàn)下圖中的箭頭。點(diǎn)擊【追蹤從屬單元格】由于這兩個(gè)用詞比較容易引起誤解，特在此稍作解釋。必須掌握的運(yùn)算符引用單元格中的數(shù)值可用于運(yùn)算，或連接文本。其使用的符號(hào)，叫作“運(yùn)算符號(hào)”。接下來(lái)我將逐個(gè)解說(shuō)。四則運(yùn)算加法符號(hào)“+”、減法符號(hào)“–”、乘法符號(hào)“*”（星號(hào)）、除法符號(hào)“/”（斜線）。例如，想要將A1中的數(shù)值與B1中的數(shù)值做乘法。在目標(biāo)單元格中輸入以下內(nèi)容并按回車鍵確定。=A1*B1文本運(yùn)算符合并計(jì)算單元格數(shù)值時(shí)使用，以“&”連接，即為文本運(yùn)算符。例如，想合并A1的數(shù)值與B1的數(shù)值時(shí)，可以這樣輸入：=A1&B1輸有此公式的單元格最后顯示的結(jié)果，就是A1與B1的合并數(shù)值。比較運(yùn)算符在Excel中，通過(guò)使用功能與函數(shù)，依照單元格數(shù)值，可做拆分或變化處理。例如，以“考試分?jǐn)?shù)80分以上為A，79分以下為B”作為條件，根據(jù)考試分?jǐn)?shù)（條件）在單元格中輸入不同的結(jié)果（判定）。這種“在特定情況下”來(lái)設(shè)定條件時(shí)，使用的就是“比較運(yùn)算符”，基本上等同于學(xué)校里學(xué)過(guò)的“等號(hào)”和“不等號(hào)”?！?gt;→左大于右●<→右大于左●>=→左大于或等于右●<=→右大于或等于左●=→右和左相等●<>→左右不相等例如，利用第3章中會(huì)講到的IF函數(shù)，以“如果A1中的數(shù)值大于100則為A，否則為B”為條件做計(jì)算的話，可在目標(biāo)單元格內(nèi)輸入以下公式。=IF(A1>100,"A","B")此處出現(xiàn)“A1>100”（意為A1的值比100大）這樣的條件設(shè)置，就是“邏輯運(yùn)算”。復(fù)制帶公式單元格時(shí)的陷阱有時(shí)候，我們需要將公式復(fù)制到其他單元格中。這時(shí)，如事先沒(méi)有掌握相關(guān)知識(shí)，就會(huì)浪費(fèi)一些不必要的時(shí)間。例如，下圖是不同地區(qū)的分公司的銷售額一覽表，其中，處理“結(jié)構(gòu)比率”一欄時(shí)，請(qǐng)輸入正確的公式。各分公司的“結(jié)構(gòu)比率”，是將各個(gè)分公司銷售額除以全公司的銷售額計(jì)算得出的。因此，首先請(qǐng)?jiān)贑2中輸入“=B2/B11”。在單元格C2輸入=B2/B11※選擇單元格C2→輸入等號(hào)（=）→點(diǎn)擊單元格B2→輸入斜線（/）→點(diǎn)擊單元格B11詳細(xì)的內(nèi)容我會(huì)在第七章介紹，這里只稍微提一下。在“設(shè)置單元格格式”中，可以預(yù)先將C列的表示形式設(shè)為百分比，那么就可以知道北海道分公司在整個(gè)公司的銷售額中所占的比例。接下來(lái)，同樣在C3～C11中輸入計(jì)算占比的公式，就可以得出所有分公司的銷售額在整體中所占的比例。當(dāng)然，如果你在單元格中逐個(gè)輸入相同的公式，做完的時(shí)候太陽(yáng)都下山了。而且如果你這么做……還會(huì)出現(xiàn)這樣的亂碼：表格中顯示“#DIV、0!”單元格中出現(xiàn)“#DIV/0!”，似乎計(jì)算進(jìn)行得并不順利。那么到底出了什么問(wèn)題？我們選中單元格C3，按下F2鍵?！綟2鍵的功能】●使活動(dòng)單元格處于可編輯狀態(tài)。●選中的活動(dòng)單元格內(nèi)容引用自其他單元格時(shí)，用有色框線顯示被引用的單元格。于是，所選單元格的引用單元格如下圖。選中單元格C3，按下F2鍵除數(shù)引用了正確的單元格（B3），被除數(shù)本應(yīng)引用B11中的數(shù)值，但卻引用了單元格B12的數(shù)值。就是說(shuō)，指定被除數(shù)時(shí)出現(xiàn)了偏差。為什么會(huì)發(fā)生這種情況？原來(lái)，將最初輸入的公式向下復(fù)制的同時(shí)，所引用的單元格也一同被“拖拽”向下移動(dòng)。一開(kāi)始在C2中輸入“=B2/B11”，其實(shí)是引用了B2和B11數(shù)值。這是因?yàn)閺膯卧馛2的位置關(guān)系來(lái)看，系統(tǒng)將B2和B11這兩個(gè)單元格分別當(dāng)作為“用于計(jì)算的分子與分母的單元格”。從含有公式的單元格C2來(lái)看，與單元格B2和B11的位置關(guān)系如下：●B2→自己所在處向左1格的單元格●B11→自己所在處向左1格、向下9格所到達(dá)的單元格而且，這種位置關(guān)系在被復(fù)制的單元格里也是同樣。直接拖動(dòng)復(fù)制，向下1格的C3如先前畫(huà)面所示，會(huì)自動(dòng)變?yōu)椤?B3/B12”。作為除數(shù)的B3，在含有公式的單元格C3看來(lái)，就是“向左1格的單元格”，選中時(shí)會(huì)保持這種識(shí)別也沒(méi)有問(wèn)題。但是，關(guān)于被除數(shù)的話，在C3看來(lái)引用的是“向左1格、向下9格的單元格”，也就是B12。而B(niǎo)12是一個(gè)空白單元格，那么這個(gè)算式就是B3數(shù)值除以一個(gè)空白單元格數(shù)值……換句話說(shuō)，被除數(shù)其實(shí)是0。數(shù)學(xué)中最基本的常識(shí)就是被除數(shù)不能為0。因此，單元格C3最終表示的結(jié)果就會(huì)是“#DIV/0!”這樣的亂碼。像這樣，在復(fù)制包含公式的單元格作為引用時(shí)，結(jié)果有所偏差的狀態(tài)叫作“相對(duì)引用”。利用“F4”與“$”高效運(yùn)用“絕對(duì)引用”那么，應(yīng)該怎么操作才能在向下拖拽復(fù)制公式的時(shí)候保持被除數(shù)固定不變呢？答案就是“絕對(duì)引用”。請(qǐng)?jiān)囍靡韵路绞捷斎牍?。①在單元格C2輸入公式=B2/B11。②點(diǎn)擊單元格B11，按F4。可以看到，以B11為引用單元格后，出現(xiàn)了符號(hào)$。③從單元格B2開(kāi)始拖拽至第11行，這次并沒(méi)有出現(xiàn)錯(cuò)誤，能夠正常計(jì)算。如果不知道這個(gè)方法，就需要手動(dòng)輸入每一個(gè)被除數(shù)，這樣就會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。順帶一提，指定引用單元格后，多次按下F4鍵，$符號(hào)的所在位置也會(huì)發(fā)生變化?！?A$1→固定列和行●A$1→固定行●$A1→固定列●A1→不固定位置即使知道“$符號(hào)為絕對(duì)引用”，還是有很多人不清楚按F4可以輸入$這一操作方法。請(qǐng)大家一定要善用F4鍵。如需縱向、橫向復(fù)制含有公式的單元格時(shí)，一般會(huì)有兩種需求：只固定行、只固定列。這時(shí)，可用上述方法切換。無(wú)需記住錯(cuò)誤值的種類與意義除了前文中提到的“#DIV/0!”，還有“#NAME?”、“#N/A”等在單元格里輸入函數(shù)后出現(xiàn)的各種難以理解的內(nèi)容。這些是“錯(cuò)誤值”，表示你當(dāng)前輸入的函數(shù)中出現(xiàn)了問(wèn)題或偏差。錯(cuò)誤值的種類有許多，但是不需要特意記住它們所表示的含義，只要會(huì)判斷以下內(nèi)容就足夠了?！?N/A→（VLOOKUP函數(shù)的）檢索值不存在●#DIV/0!→以0位被除數(shù)●#REF!→引用單元格已被刪除在錯(cuò)誤值的處理問(wèn)題上，最重要的是掌握設(shè)定不顯示錯(cuò)誤值的方法（請(qǐng)參照P120）。第3章需要事先掌握的6個(gè)函數(shù)Excel中總共有400個(gè)以上的函數(shù)，當(dāng)然也沒(méi)有必要全部掌握。工作中會(huì)用到、需要掌握的函數(shù)約有60～70個(gè)。其中，我們應(yīng)該優(yōu)先掌握的是以下6個(gè)非常重要的基礎(chǔ)函數(shù)?！瘛案鶕?jù)指定的條件來(lái)對(duì)應(yīng)處理數(shù)據(jù)”……IF函數(shù)●“這個(gè)月的銷售額是多少？”……SUM函數(shù)●“這一銷售數(shù)據(jù)涉及幾筆交易？”……COUNTA函數(shù)●“銷售額的明細(xì)如何？……比如分別計(jì)算每個(gè)負(fù)責(zé)人的銷售額”……SUMIF函數(shù)●“出席者名單，多少人有××？”……COUNTIF函數(shù)●“輸入商品名稱，無(wú)法自動(dòng)顯示價(jià)格？”……VLOOKUP函數(shù)接下來(lái)，我將會(huì)具體講解這6個(gè)函數(shù)。根據(jù)條件改變答案——IF函數(shù)IF函數(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)如果你是老師，你想以“考試分?jǐn)?shù)在80分以上的是A，80分以下的是B”作為判斷條件，在B列中輸入所有分?jǐn)?shù)后，C列中會(huì)顯示相應(yīng)結(jié)果?？梢园凑障旅娴姆椒ú僮鳌＂僭趩卧馛2中輸入以下公式：=IF(B2>=80,"A","B")②按Enter鍵，C2中得出“B”③將公式復(fù)制到其他單元格，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)分?jǐn)?shù)自動(dòng)做出判斷。像這樣，根據(jù)作為判斷條件的數(shù)值，可以更改單元格中的數(shù)值或公式的結(jié)果。這就是IF函數(shù)的作用。下面是IF函數(shù)的具體結(jié)構(gòu)?！竟健?IF(條件表達(dá)式,條件為真,條件為假)像這樣表示函數(shù)構(gòu)造的形式，叫作“公式”。不是說(shuō)一定要準(zhǔn)確無(wú)誤地記住所有函數(shù)的公式。只要能做到看一眼就大概明白其中的含義，在實(shí)際操作中也能熟練運(yùn)用就可以。在此，我們來(lái)具體看一下函數(shù)結(jié)構(gòu)中各部分所表示的含義?！竦谝粎?shù)：條件表達(dá)式（用于按照條件分別處理結(jié)果）※上述例子（B2>=80）中，表示單元格B2的值是否在80以上●第二參數(shù)：條件為真（即第一參數(shù)中的條件表達(dá)式成立，符合條件時(shí)返回的值）●第三參數(shù)：條件為假（即第一參數(shù)中的條件表達(dá)式不成立，不符合條件時(shí)返回的值）也就是說(shuō)，之前列出的公式，其實(shí)是一個(gè)命令句“B2的值大于等于80輸入A，不是則輸入B！”如何判定復(fù)數(shù)條件在判定復(fù)數(shù)條件時(shí)，請(qǐng)把多個(gè)IF函數(shù)嵌套在一個(gè)公式中。比如說(shuō)，如果要表達(dá)“B2單元格的值大于等于80為A，大于等于50為B，49以下為C”，就簡(jiǎn)化為下列公式。=IF(B2>=80,"A",IF(B2>=50,"B","C"))乍一看也許有人會(huì)覺(jué)得這個(gè)公式又長(zhǎng)又復(fù)雜，但它只是在重復(fù)下面的程序。①一開(kāi)始的條件表達(dá)式(B2>=80)，如此條件為真，輸入值(A)。②下一個(gè)參數(shù)，再次從IF和括號(hào)開(kāi)始輸入。③接著輸入下一個(gè)條件表達(dá)式。如果不符合這兩個(gè)條件表達(dá)式中的任何一個(gè)條件，則表示“結(jié)果為假”，輸入的值則指定為”C”。像這樣，在IF函數(shù)中嵌套一個(gè)IF函數(shù)的現(xiàn)象，叫作“多重條件函數(shù)”。IF函數(shù)的多重條件，在Excel2007以后的版本中，最多可以排入64個(gè)。但是，如果嵌套的函數(shù)太多，可能變成自己都難以理解的復(fù)雜算式，這點(diǎn)請(qǐng)務(wù)必注意。遇到這種情況，可以利用VLOOKUP函數(shù)的變換技巧（參考P272），或利用操作列（參考P125）劃分到多個(gè)單元格分別處理。總之，可以采取不同的方法。本月銷售額——SUM函數(shù)SUM函數(shù)的基礎(chǔ)在Excel中，加法用“+”符號(hào)進(jìn)行運(yùn)算。想要求單元格A1與A2的數(shù)值總和，可以用下列算式做加法。=A1+B1但是，如果做加法的單元格有很多，全部用“+”連接的話，需要多次輸入“+”，這樣做十分浪費(fèi)時(shí)間。有一個(gè)函數(shù)專門(mén)用于簡(jiǎn)化多個(gè)單元格做加法時(shí)的輸入操作，那就是SUM函數(shù)。例如，要計(jì)算單元格B2到B11的值的總和，則在B2中輸入以下公式：=SUM(B2:B11)※目標(biāo)單元格范圍，用“:”（冒號(hào)）連接起始單元格和最終單元格。也就是說(shuō)，在SUM函數(shù)的括號(hào)中的內(nèi)容是需要計(jì)算總和的單元格的范圍。【公式】=SUM（想要計(jì)算總和數(shù)的單元格的范圍）計(jì)算連續(xù)單元格范圍內(nèi)的總和——ΣSUM在B12與C12中輸入數(shù)量與總銷售額。在B12單元格里，輸入SUM(B2:B11)其實(shí)，想要計(jì)算多個(gè)連續(xù)單元格范圍內(nèi)的總和，有更簡(jiǎn)便的方法，那就是使用ΣSUM函數(shù)（SUM函數(shù)中的一種），它的功能就是能夠自動(dòng)輸入SUM函數(shù)和計(jì)算總和的范圍?？稍凇鹃_(kāi)始】欄目下點(diǎn)擊ΣSUM按鈕，或者不使用鼠標(biāo)，直接按快捷鍵。雖然這兩種方法的區(qū)別甚微，但掌握快捷鍵總是方便的。先選擇B12，然后按下以下快捷鍵。Alt+=隨后，就會(huì)像前文中的畫(huà)面一樣，系統(tǒng)自動(dòng)指定合計(jì)單元格范圍，目標(biāo)單元格里也含有SUM函數(shù)。并且，這時(shí)候如果在B12與C12都被選中的前提下，按下這個(gè)快捷鍵，處于自動(dòng)選中合計(jì)單元格范圍的SUM函數(shù)，會(huì)同時(shí)出現(xiàn)在這兩個(gè)單元格中。如何求多個(gè)分開(kāi)的單元格的總和如果要計(jì)算多個(gè)分開(kāi)的單元格的總和，應(yīng)該怎么做呢？這時(shí)，按照以下方式，按下Ctrl鍵并點(diǎn)擊鼠標(biāo)，就能輕松輸入公式。①選中想要求和的單元格，輸入=SUM(?！@里選擇了單元格C14②按Ctrl鍵，選擇需要求和的單元格?！鐖D所示，點(diǎn)擊單元格C2、C6、C10。③輸入右括號(hào)，按回車鍵確定。如此，單元格C14中顯示為=SUM(C2,C6,C10)像這樣，在需要求和的單元格之間輸入“,”來(lái)隔開(kāi)，就能夠大幅提升工作效率。如何提高乘法運(yùn)算、字符串混合輸入的效率在Excel中，同樣有能夠快速輸入乘法運(yùn)算和字符串的函數(shù)。PRODUCT函數(shù)可以對(duì)括號(hào)內(nèi)指定的數(shù)值做乘法。例如，按如下方式輸入，即可算出單元格A1到E1數(shù)值相乘后的結(jié)果。=PRODUCT(A1:E1)用星號(hào)（*）連接單元格的話，公式則如下所示。很明顯，前面的方法要輕松得多。=A1*B1*C1*D1*E1除此之外，還有在括號(hào)內(nèi)連接多個(gè)指定文本的CONCATENATE函數(shù)。首先輸入：=CONCATENATE(之后，按住Ctrl鍵，點(diǎn)擊想要連接的單元格，像這樣，選中的單元格會(huì)被“,”隔開(kāi)。=CONCATENATE(A1,B1,C1,D1,E1)用“&”連接各單元格也是一樣，但存在多個(gè)需要連接的目標(biāo)單元格時(shí)，還是這種方法更簡(jiǎn)便。計(jì)算客戶名單的人數(shù)——COUNTA函數(shù)“銷售額”不僅是金額的總和前文中介紹的SUM函數(shù)，是在日常工作中使用頻率最高的函數(shù)之一。但是，在實(shí)際操作時(shí)也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。比如在計(jì)算銷售額總和時(shí)，SUM函數(shù)得出的結(jié)果為金額總和。但是，除金額以外，“成交件數(shù)”“銷售個(gè)數(shù)”“客戶人數(shù)”也是“銷售額”中的要素。也就是說(shuō)，用SUM函數(shù)計(jì)算得出“銷售額為1億日元”之后，接下來(lái)有必要表示“這些銷售額中的成交量是多少”。這時(shí)，我們就能用到COUNTA函數(shù)了。如果說(shuō)SUM函數(shù)用來(lái)“算出指定單元格的總和”，那么COUNTA函數(shù)則是用來(lái)“計(jì)算指定單元格的范圍內(nèi)，包含有效數(shù)值的單元格的個(gè)數(shù)（即非空白單元格的個(gè)數(shù)）”。例如，有一張按活動(dòng)參加者分類顯示購(gòu)買(mǎi)入場(chǎng)券數(shù)量的表格，如果現(xiàn)在想要知道有多少名參加者，應(yīng)該怎么做呢？A列中輸入?yún)⒓诱叩拿?，想要在單元格E1中顯示參加者人數(shù)的話，可以在單元格E1中輸入如下公式：=COUNTA(A:A)-1在單元格E1中輸入=COUNTA(A:A)-1把函數(shù)翻譯成文字這一函數(shù)，實(shí)際是通過(guò)以下方式進(jìn)行計(jì)算的?！皵?shù)一數(shù)在A列中，有多少單元格內(nèi)含有數(shù)據(jù)（除空白單元格以外的數(shù)量），并減去1”為什么要減去1呢？這是因?yàn)橛?jì)算時(shí)要除去內(nèi)容為“參加者姓名”的單元格A1。像這樣，在實(shí)際使用Excel時(shí)，必須掌握“迎合不同情況，在函數(shù)公式中通過(guò)增減數(shù)字進(jìn)行調(diào)整”這種能力和思維方式?！澳馨押瘮?shù)用文字翻譯出來(lái)”非常重要。要習(xí)慣用文字來(lái)解釋說(shuō)明函數(shù)公式在進(jìn)行怎樣的處理。此外，在此介紹的“整列單元格數(shù)減去1”的公式，也可用于自動(dòng)增減在輸入規(guī)則中的菜單選項(xiàng)。（參考P200）與COUNT函數(shù)的區(qū)別與COUNTA函數(shù)極為相似的函數(shù)是COUNT函數(shù)。它與COUNTA函數(shù)的區(qū)別如下：●COUNTA函數(shù)指定參數(shù)范圍內(nèi)，計(jì)算除空白單元格之外的單元格的個(gè)數(shù)，即統(tǒng)計(jì)包含數(shù)據(jù)的單元格的數(shù)量?！馛OUNT函數(shù)指定參數(shù)范圍內(nèi)，計(jì)算含有數(shù)值的單元格的數(shù)量。也就是說(shuō)，COUNT函數(shù)只計(jì)算含有數(shù)字的單元格個(gè)數(shù)。因此，自動(dòng)忽略統(tǒng)計(jì)含有文本的單元格的數(shù)量。在具體實(shí)務(wù)操作上，一般用COUNTA函數(shù)就夠了，當(dāng)需要計(jì)算輸入有數(shù)字、數(shù)據(jù)的單元格的數(shù)量時(shí)，再使用COUNT函數(shù)即可。按照負(fù)責(zé)人分別計(jì)算銷售情況——SUMIF函數(shù)SUMIF函數(shù)的基礎(chǔ)如下所示，A列為負(fù)責(zé)人，D列為銷售額數(shù)據(jù)。A列：負(fù)責(zé)人，D列：銷售額以這個(gè)數(shù)據(jù)表格為基礎(chǔ)，從G列開(kāi)始，計(jì)算每一個(gè)負(fù)責(zé)人的銷售額的總和。在做這項(xiàng)工作時(shí)，我看到很多人發(fā)生了以下“慘劇”?！袷褂秒娮佑?jì)算器，手動(dòng)計(jì)算數(shù)據(jù)?！褫斎搿?SUM(D2,D7,D12,D17,D18)”，統(tǒng)計(jì)每一名負(fù)責(zé)人的銷售額總數(shù)時(shí)，不斷重復(fù)這一操作。那么，怎樣做才正確的呢？這時(shí)我們可以使用SUMIF函數(shù)，我們看一下具體的操作步驟吧。①在單元格H2內(nèi)輸入以下公式=SUMIF(A:A,G2,D:D)②按下回車鍵后，單元格H2內(nèi)顯示“吉田”負(fù)責(zé)的銷售額。③將單元格H2中的公式拖拽復(fù)制至H6，則會(huì)顯示相應(yīng)的負(fù)責(zé)人的銷售額。④想要得出所有負(fù)責(zé)人的銷售額總和時(shí)，則需要雙擊單元格H7，再按下AUTOSUM快捷鍵Alt+=。⑤按下回車鍵，可得出全員銷售額的總和。SUMIF函數(shù)有三個(gè)參數(shù)。●第一參數(shù)：用于條件判斷的單元格區(qū)域●第二參數(shù)：在第一參數(shù)指定的范圍里，需要計(jì)算總和的行的判定條件●第三參數(shù)：實(shí)際求和的區(qū)域按照步驟1輸入“=SUMIF(A:A,G2,D:D)”這一公式，Excel會(huì)自動(dòng)識(shí)別，做出以下的處理：●需要計(jì)算總和的區(qū)域?yàn)镈列數(shù)值。但并不是要算出D列中全部數(shù)值的總和?！裨贏列中，只計(jì)算與G2的值相同的行的D列數(shù)值的總和。不能只導(dǎo)出實(shí)數(shù)一覽表決不能僅限于導(dǎo)出實(shí)數(shù)一覽表。將得出的數(shù)字進(jìn)行比較，才有其計(jì)算的意義。讓我們?cè)偎阋幌隆敖Y(jié)構(gòu)比率”吧。①單元格I2中，銷售額輸入計(jì)算吉田的銷售額占整體的比例的公式。②按下回車鍵，顯示出吉田的銷售額在整體中的所占比例。③拖拽復(fù)制到單元格I7，即可顯示每一名負(fù)責(zé)人所占的比例。如此一來(lái)，即可顯示每一名負(fù)責(zé)人的銷售額所占比例，每一名負(fù)責(zé)人對(duì)公司的貢獻(xiàn)程度等情況也會(huì)一目了然。另外，比起“A君的業(yè)績(jī)比誰(shuí)都高啊”這種模糊的說(shuō)明，通過(guò)使用“A君的銷售額占全員的43%”這樣帶有具體數(shù)據(jù)表達(dá)，就會(huì)讓說(shuō)明變得更加詳細(xì)、更有說(shuō)服力。參加名單中，有多少人出席—COUNTIF函數(shù)COUNTIF函數(shù)的基礎(chǔ)假設(shè)要制作活動(dòng)的參加者名單。參加與否一列中需要輸入○、△、×這3種符號(hào)。活動(dòng)出席人員名單那么，如自動(dòng)計(jì)算出現(xiàn)在的參加者有幾人，即標(biāo)記“○”的人數(shù)是多少，以及“缺席人員，標(biāo)記‘×’的有幾個(gè)人”，應(yīng)該怎樣處理呢？當(dāng)然，我們不可能每次都口頭計(jì)算，再填到E1～E3的表格里，這樣太浪費(fèi)時(shí)間了。為節(jié)省時(shí)間，有一種函數(shù)可以算出“在B列中，標(biāo)有‘○’的單元格有多少個(gè)”，那就是COUNTIF函數(shù)。好了，我們來(lái)試著在B列中分別計(jì)算單元格E1～E3中的○、△、×的數(shù)量吧。也就是說(shuō)，即使這張參加名單表格有任何追加、變更的情況，各個(gè)記號(hào)的數(shù)量也會(huì)自動(dòng)更新。①在單元格E1中，輸入以下公式，計(jì)算B列中與D1有相同內(nèi)容的單元格的數(shù)量。=COUNTIF(B:B,D1)②按回車鍵，在單元格E1中顯示結(jié)果。③將公式拖拽復(fù)制至單元格E3，顯示其他記號(hào)的數(shù)量。COUNTIF函數(shù)是由下面2種參數(shù)構(gòu)成的?！竦谝粎?shù)：計(jì)算其中非空單元格數(shù)目的區(qū)域●第二參數(shù)：在第一參數(shù)的指定范圍內(nèi)計(jì)算數(shù)目的條件指定范圍（第一參數(shù)）中，計(jì)算出第二參數(shù)指定的值或者與指定的條件一致的單元格的數(shù)目。如何計(jì)算每名負(fù)責(zé)人員的銷售件數(shù)用前面寫(xiě)到的SUMIF函數(shù)可以算出每一位負(fù)責(zé)人員達(dá)成的銷售額，那么這回來(lái)算一下每個(gè)人的銷售件數(shù)吧。利用前面介紹過(guò)的SUMIF函數(shù)，在H列的“銷售額”中輸入每一位負(fù)責(zé)人的銷售額。I列的“銷售件數(shù)”，則顯示“這些銷售額分別來(lái)自多少件銷售業(yè)務(wù)”這一數(shù)據(jù)。在這個(gè)表格中，單元格I2中的數(shù)字表示“A列中含有的單元格G2數(shù)值的數(shù)目（即“吉田”）有多少”。①在單元格I2中輸入以下公式，計(jì)算A列中有單元格G2數(shù)值的數(shù)目（即“吉田”）有多少。=COUNTIF(A:A,G2)②按回車鍵后，單元格I2中顯示的數(shù)值表示：A列中出現(xiàn)的與G2有相同值的單元格（即“吉田”）的數(shù)目。③將單元格I2中的公式拖拽復(fù)制到I6，然后選擇I7，按Alt+Shift+=（AutoSUM快捷鍵）獲得總和。完成以上三步，即完成統(tǒng)計(jì)。這里出現(xiàn)的數(shù)字，計(jì)算的是“A列中含有各負(fù)責(zé)人名字的單元格，各有多少個(gè)”。把它作為一個(gè)商業(yè)數(shù)據(jù)概念來(lái)講的話，表示的是“吉田的銷售件數(shù)共有5件”。另外，在這張圖中有一列空白的單元格，此列數(shù)據(jù)是將每一位負(fù)責(zé)人的銷售額除以銷售件數(shù)，得到的平均銷售額的數(shù)據(jù)。通過(guò)計(jì)算結(jié)果，就能分析出如“雖然以銷售件數(shù)來(lái)說(shuō)吉田比佐藤多一些，但是佐藤的銷售額更高是因?yàn)樽籼俚钠骄N售額更高”這樣的結(jié)果。以此進(jìn)一步了解到“吉田只要向佐藤看齊，增加每件交易的平均銷售額，即可提高總銷售額?！敝皇窍襁@樣簡(jiǎn)單地分析，也能成為我們探討一些具體銷售戰(zhàn)略的契機(jī)，比如“為了這一目標(biāo)，應(yīng)該具體訂立怎樣的銷售策略？”“我們應(yīng)該考慮什么樣的促銷手段？”通過(guò)使用COUNTIF函數(shù)，我們可以檢查數(shù)據(jù)是否重復(fù)、確認(rèn)指定數(shù)據(jù)是否存在、單元格中是否包含指定文本，等等。這是一個(gè)十分方便的重要函數(shù)，請(qǐng)一定要掌握。輸入商品名，自動(dòng)顯示價(jià)格——VLOOKUP函數(shù)VLOOKUP函數(shù)的基礎(chǔ)假設(shè)有以下數(shù)據(jù)表格。這時(shí)，A列中輸入商品代碼后，單價(jià)一列即可自動(dòng)出現(xiàn)價(jià)格，這樣不僅十分方便，還能避免輸入錯(cuò)誤。但是，要想實(shí)現(xiàn)這點(diǎn)，需要預(yù)先在其他地方準(zhǔn)備好“各商品的價(jià)格”一覽表。在這張Excel工作表中，可作為參考信息的表格（商品單價(jià)表）位于右側(cè)。那么，我們?cè)囍鴮⑴cA列各商品代碼匹配的單價(jià)顯示在B列中吧。①在單元格B2中輸入以下函數(shù)。=VLOOKUP(A2,F:G,2,0)②按回車鍵確定后，將B2拖拽復(fù)制到單元格B8。由此，B列的各單元格中出現(xiàn)了與商品代碼匹配的單價(jià)。在此輸入的VLOOKUP函數(shù)，到底是什么樣的函數(shù)呢？只有能夠用文字解釋，才算是完全掌握了這個(gè)函數(shù)。將VLOOKUP函數(shù)轉(zhuǎn)換成文字，則為以下的指令：“在F列到G列范圍內(nèi)的左邊一列（即F列）中，尋找與單元格A2的值相同的單元格，找到之后輸入對(duì)應(yīng)的右邊一列（即G列）單元格?！盫LOOKUP中的V，代表Vertical，表示“垂直”之意，意為“在垂直方向上查找”。此外，類似函數(shù)還有HLOOKUP函數(shù)，首字母H代表Horizontal，表示“水平”之意。因篇幅有限，本書(shū)無(wú)法做出更詳盡的說(shuō)明，有興趣的讀者可自行了解。4個(gè)參數(shù)的意義與處理流程用逗號(hào)（,）隔開(kāi)的4個(gè)參數(shù)，我們來(lái)看看這4個(gè)參數(shù)各自表達(dá)的意思吧。●第一參數(shù)：檢索值（為取得需要的數(shù)值，含有能夠作為參考值的單元格）●第二參數(shù)：檢索范圍（在最左列查找檢索值的范圍?！皢蝺r(jià)表”檢索的范圍）●第三參數(shù)：輸入對(duì)應(yīng)第二參數(shù)指定范圍左數(shù)第幾列的數(shù)值●第四參數(shù)：輸入0（也可以輸入FALSE）這個(gè)函數(shù)，首先在某處搜索被指定為第一參數(shù)檢索值的值。至于搜索范圍則是第二參數(shù)指定范圍的最左邊的列。上述例子中，第二參數(shù)指定的是F列到G列的范圍，因此檢索范圍即為最左列的F列。接下來(lái)，如果在F列里發(fā)現(xiàn)了檢索值（如果是單元格B2則指A2的值即“A001”，F(xiàn)列中對(duì)應(yīng)的是F3），那么這一單元格數(shù)據(jù)即為往第三參數(shù)指定的數(shù)字向右移動(dòng)一格的單元格數(shù)值。這一例子中，第三參數(shù)指定為2，因此參考的是從F3往右數(shù)第2列的單元格G3的數(shù)據(jù)。之后，再在這張表的小計(jì)欄中輸入“單價(jià)×數(shù)量”的乘法算式，輸入數(shù)量后，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)計(jì)算小計(jì)欄中的數(shù)據(jù)。如果在報(bào)價(jià)單與訂單的Excel表格里設(shè)置這樣的構(gòu)造，制作工作表時(shí)就會(huì)十分方便。這是一項(xiàng)能夠提高Excel操作效率的基礎(chǔ)。用“整列指定”檢查請(qǐng)注意一下在第二參數(shù)中指定F列和G列這兩個(gè)整列的這一操作。這樣，即便在單價(jià)表里追加了新商品時(shí)，VLOOKUP函數(shù)依然可以做出相應(yīng)的處理。在設(shè)定事先輸入VLOOKUP函數(shù)，就能自