電器集團(tuán)編碼原則指導(dǎo)說明書樣本

XXXX電器集團(tuán)編碼標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)說明書Zhejiangkingdee用戶服務(wù)部編碼標(biāo)準(zhǔn)說明：以物料編碼為根本講解編碼標(biāo)準(zhǔn)，但所講編碼標(biāo)準(zhǔn)一樣適適用于K3系統(tǒng)用戶編碼、供給商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、多種類別編碼和其它需要編碼任何項(xiàng)目等。第一節(jié)物料編碼意義物料編碼是以簡短文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它相關(guān)事項(xiàng)一個(gè)管理工具。在物料極為單純、物料種類極少工廠或許有沒有物料編碼全部無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上工廠，物料編碼就顯得格外關(guān)鍵了。此時(shí)，物料領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收，請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存等工作極為頻繁，而藉著物料編碼，使各部門提升效率，多種物料資料傳輸快速、意見溝通愈加輕易。物料編碼之功效以下：增強(qiáng)物料資料正確性物料領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收、請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存、統(tǒng)計(jì)等一切物料之活動(dòng)全部有物料編碼能夠查核，所以物料數(shù)據(jù)愈加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯(cuò)亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。提升物料管理工作效率物料現(xiàn)有系統(tǒng)排列，以物料編碼替換文字記述，物料管理簡便省事，效率所以提升。利于電腦管理物料管理在物料編碼推行根本以后，方能深入利用電腦作更有效處理，以達(dá)成物料管理之效果。降低物料庫存、降低成本物料編碼利于物料庫存量控制，同時(shí)利于呆料預(yù)防，并提升物料管理工作效率，所以可減輕資金積壓，降低成本。預(yù)防物料舞弊事件之發(fā)生物料一經(jīng)編碼后，物料統(tǒng)計(jì)正確而快速，物料儲存井然有序，能夠降低舞弊事件之發(fā)生。便于物料之領(lǐng)用庫存物料全部有正確統(tǒng)一名稱及規(guī)格給予編碼。對用料部門領(lǐng)用和物料倉庫發(fā)料全部十分方便。第二節(jié)物料編碼標(biāo)準(zhǔn)物料編碼必需合乎物料編碼標(biāo)準(zhǔn)，合理物料編碼，必需含有下列基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：簡單性分類展開性完整性單一性一貫性可伸縮性組織性適應(yīng)電腦管理充足性易記性一、簡單性編碼目標(biāo)在于將物料化繁為簡，便于物料管理，假如編碼過于繁雜，則違反了編碼之目標(biāo)。所以物料編碼在應(yīng)用文字符號或數(shù)字上應(yīng)努力爭取簡單明了，這么可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄時(shí)間和手續(xù)，并可降低其中錯(cuò)誤機(jī)會。物料相當(dāng)單純時(shí)，只要將物料簡單分類為幾項(xiàng)即可，物料分類項(xiàng)目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時(shí)，就要將大分類再加以細(xì)分，這種分類展開也稱為多級分類。二、分類展開性物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，假如采取阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，則每段最多只能由十個(gè)細(xì)分項(xiàng)目，假如采取英文字母，則每段有26個(gè)細(xì)分項(xiàng)目，然而細(xì)分項(xiàng)目太多，就難于查找，而細(xì)分項(xiàng)目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項(xiàng)目通常以五至九個(gè)較佳。比如采取阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，有十八個(gè)項(xiàng)目時(shí)，其分類展開能夠利用下列方法。需要分類項(xiàng)目第一個(gè)分類方法第二類分法第三類分法1111001012120202313030341411045152210561622067221230782233089234410910244210112543111226551213331661131432621415336315163477161735881718369918（表一）三、完整性在物料編碼時(shí)，全部物料全部應(yīng)有物料編碼可歸，這么物料編碼才能完整。若有些物料找不到給予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料產(chǎn)生輕易破壞物料編碼完整性。所以每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)給予新物料編碼，并要求新物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會計(jì)部門發(fā)覺物料訂購單缺乏物料編碼，即應(yīng)請采購部門補(bǔ)填物料編碼，不然不予入庫、不予付款。這么才能確保物料編碼完整性。四、單一性物料編碼單一性是指一個(gè)物料編碼只能代表一個(gè)物料，同一個(gè)物料只能找到一個(gè)物料編碼，而絕無一個(gè)物料有數(shù)個(gè)物料編碼，或一個(gè)物料編碼有數(shù)項(xiàng)物料，通常地，只要物料物理或化學(xué)性質(zhì)有改變、只要物料要在倉庫中存放、就必需為其指定一個(gè)編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。假如該物料三道工序全部在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個(gè)代碼。假如該物料三道工序不在同一個(gè)車間完成，其次序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料三種狀態(tài)，必需取不一樣物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個(gè)編碼分別表示三種不一樣加工狀態(tài)物料。五、一貫性物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)按時(shí)，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必需要分段或分級進(jìn)行。六、伸縮性物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展和產(chǎn)品規(guī)格變更而發(fā)生物料擴(kuò)展或變動(dòng)情形。預(yù)留物料伸縮余地，并不能僅就現(xiàn)在物料現(xiàn)實(shí)狀況加以物料編碼安排，不然她日新物料產(chǎn)生時(shí)，就有新物料無號可編情況。七、組織性物料編碼依其編碼系統(tǒng)，作井然有序組織和排列，方便隨時(shí)可從物料編碼查知某項(xiàng)物料帳卡或資料。物料編碼組織性，對物料管理能夠省掉無須要麻煩。八、適應(yīng)電腦管理電腦應(yīng)用已經(jīng)比較普及，所以在編碼時(shí)一定要考慮錄入方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。九、充足性物料編碼所采取文字、記號或數(shù)字，必需有足夠數(shù)量，方便所組成部分物料編碼，足以代表全部部分物料，和應(yīng)付未來物料擴(kuò)展時(shí)實(shí)際需要，以免遇有特殊物料時(shí)無號可編。不然物料系統(tǒng)被破壞，費(fèi)時(shí)誤事。十、易記性在不影響上述九項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶文字、符號或數(shù)字，或給予暗示及聯(lián)想性。但這標(biāo)準(zhǔn)是屬于次要標(biāo)準(zhǔn)，若上述九項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)俱全而獨(dú)缺乏此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)物料編碼，仍不失為優(yōu)異物料編碼。第三節(jié)物料編碼方法現(xiàn)在工商企業(yè)所采取物科編碼方法，關(guān)鍵有下列多個(gè)：阿拉伯?dāng)?shù)字法英文字母法暗示法混正當(dāng)一、阿拉伯?dāng)?shù)字法阿拉伯?dāng)?shù)字法，是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼工具，采取以一個(gè)或數(shù)個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字代表一項(xiàng)物料。這種方法輕易了解，只是需另外準(zhǔn)備物料項(xiàng)目和數(shù)字對照表，又要記憶對照項(xiàng)目，所以相關(guān)人員必需經(jīng)過一段時(shí)間訓(xùn)練和適應(yīng)才能利用自如。以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼，較常見有下列多個(gè)：連續(xù)數(shù)字編碼法分級式數(shù)字編碼法區(qū)段數(shù)字編碼法國際十進(jìn)制分類法1．連續(xù)數(shù)字編碼法連續(xù)數(shù)字編碼法是先將全部物料依某種方法大致排列，然后自1號起依次序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是次序編碼除顯示編碼時(shí)間前后，往往和所代表項(xiàng)目標(biāo)屬性并無關(guān)聯(lián)。因?yàn)樾沦徫锪蠠o法插入原有排列次序料號內(nèi)，比如：1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購六角鐵制帶帽螺栓為3/8“×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采取這種物料，故無編碼），故只好編以最終一個(gè)號碼8974。兩種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠(yuǎn)，在物料管理、倉儲管理上很不方便。2．分級式數(shù)字編碼法分級式數(shù)字編碼法是先將物料關(guān)鍵屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類依據(jù)次要屬性細(xì)分為較次級類別并編定其號碼，如止已繼續(xù)進(jìn)行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項(xiàng)目只有一個(gè)物料編碼。表二為三種屬性階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個(gè)（3×4×3）編碼，這種方法優(yōu)點(diǎn)首先顯示編碼規(guī)律性，首先達(dá)成一物料項(xiàng)目僅有一編碼目標(biāo)，其缺點(diǎn)是無用空號太多，首先顯得浪費(fèi)累贅，其次常造成物料編碼位數(shù)不夠用。來源（大類）材料（中類）用途（小類）1=自制1=非鐵金屬1=零部件2=外購2=鋼鐵2=包裝用料3=委外加工3=木材3=辦公用具4=化學(xué)品（表二）3．區(qū)段數(shù)字編碼法

區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法和分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達(dá)成物料編碼目標(biāo)。比如有64項(xiàng)，分為5大類，其情形以下：A類12項(xiàng)B類10項(xiàng)C類17項(xiàng)D類15項(xiàng)E類10項(xiàng)累計(jì)64項(xiàng)（表三）上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必需3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可，其情形以下：類別分配編碼剩下備用編碼A類12項(xiàng)（01-20）8項(xiàng)B類10項(xiàng)（21-37）7項(xiàng)C類17項(xiàng)（38-61）7項(xiàng)D類15項(xiàng)（62-83）7項(xiàng)E類10項(xiàng)（84-99）6項(xiàng)（表四）4．國際十進(jìn)分類（U.D.C.）

這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新奇而獨(dú)到，能夠無限制展開，頗受歐洲大陸各國重視。1895年國際圖書館學(xué)會決定杜威十進(jìn)法為基礎(chǔ)，作更深入發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學(xué)教授確實(shí)究和發(fā)展，最終完成所謂國際十進(jìn)位分類法（UniversalDecimalClassification），現(xiàn)在已經(jīng)有很多國家采取為國家規(guī)格。所謂國際十進(jìn)位分類法是將全部物料分類為十大類，分別以0至9之?dāng)?shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個(gè)中類，再以0至9之?dāng)?shù)字為代表，如此進(jìn)行下去按金字塔Pyramid形態(tài)展開。其情形以下：6 應(yīng)用科學(xué)62． 工業(yè)技術(shù)621． 機(jī)械工業(yè)技術(shù)621．8 動(dòng)力傳動(dòng)621．88 挾具621．882． 螺絲、螺帽621．882．2 多種小螺絲621．882．21 金屬用小螺絲621．882．215 丸螺絲621．682．215.3 平螺絲采取國際十進(jìn)分類物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字以后仍須繼續(xù)延長時(shí)時(shí)，即應(yīng)加以“.”符號以表示劃分，國際十進(jìn)分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進(jìn)分類法所能利用之符號只有十個(gè)（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實(shí)在美中不足。二、英文字母法是以英文字母作為物料編碼工具物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z 等字和阿拉伯?dāng)?shù)字1、0、9、2等輕易混淆，故多廢棄不用，除此之外，還有23個(gè)字母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬......，英文字母在中國已經(jīng)相當(dāng)普遍，是可用物料編碼方法。三、暗示法暗示編碼法是指物料編碼代表物料意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為：字母暗示法數(shù)字暗示法1、英文字母暗示法：從物料英文字母當(dāng)中，擇取關(guān)鍵且有代表性一個(gè)或數(shù)個(gè)英文字母（通常取關(guān)鍵文字第一個(gè)字母）做為編碼號碼，使閱讀物料編碼者能夠從中想象到英文字文字，進(jìn)而從暗示中得悉該物料為何物。比如： VC=VariableCapaciter(可變電容器) IC=IntegratedCircuit(集成電路)SW=Switch(開關(guān))ST=SteelTube(鋼管)BT=BRASSTuber(黃鋼管)EP=EarPhone(耳機(jī))2、數(shù)字暗示法： 直接以物料數(shù)字為物料編碼號碼，或?qū)⑽锪蠑?shù)字依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物料編碼號碼，物料編碼閱讀者可從物料編碼數(shù)字暗示中得悉該物料為何物。物料編碼代表意義： 例1： ×××××××××× —————————— 類 小類形式長度厚度 例2：電阻值編碼編碼電阻值0050.5Ω0505Ω10010Ω101100Ω10210310,000Ω104100,000Ω1051,000,000Ω （表五）例3：鋼筋直徑編碼編號鋼筋直徑12121616mm1919mm2525mm（表六）例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經(jīng)（限于軸經(jīng)20mm至200mm）mm一。編碼軸徑0525mm0630mm0735mm（表七）四、混正當(dāng)混正當(dāng)物料編碼系聯(lián)合使用英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進(jìn)位或其它方法編阿拉伯?dāng)?shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進(jìn)位采取符號較多，故有不少企業(yè)樂于采取此種方法。比如： M=金屬物料MB=螺栓、螺絲及帽MBI=帶帽螺栓MBI-100=六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-6=3/8”x3/4MBI-106-8=3/8”x1MBI-106-8=1/2”x1第四節(jié)物料編碼舉例例一：某企業(yè)冰箱材料分類和編碼代碼基礎(chǔ)形式× × × × × × × × × ×1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 大分類 中分類 小分類 整個(gè)代碼由十位數(shù)字組成，一樣規(guī)格和材質(zhì)物料編碼相同。大分類是由前兩位數(shù)字代表，31表示冰箱中分類由第3、4、5位三位數(shù)字表示1板金類2金屬類3塑膠橡膠類01外箱組件01鐵01擠壓弄（射出）02內(nèi)箱組件02銅02成型（真空和沖床成型）03門組件03鋁03吹氣盛開04蒸發(fā)器組件04鋅合金04剪型05底座組件05其它金屬05模內(nèi)加熱加壓成型屑06凝結(jié)器組件06橡膠07其它零件07管棒類08其它4電工器材5絕熱材料6雜類01電裝品部分01玻璃纖維01紙類02電線02保利龍02膠帶類03其它03玻璃類04海綿類05木類（表八）小分類為5位數(shù)（6、7、8、9、10），前4位是流水號碼，最終一位表板金類表面處理編碼。表示未電鍍、未噴漆、及表面不需要處理之零件表示噴漆表示電鍍表示研磨5．分類編碼實(shí)例 表示板裝飾條用夾板例二：某機(jī)械加工廠物料編碼標(biāo)準(zhǔn)該企業(yè)考慮現(xiàn)在物料總數(shù)有4000種左右，考慮到未來發(fā)展，制訂以下物料編碼標(biāo)準(zhǔn)： × × × × × × 1 2 3 4 5 6前5位為次序號，以分段方法將物料分為20大類，最終一位表示零件特征碼,A表示沖壓工序已完成，B表示零件加工車間已完成、C表示電鍍車間已完成、D表示噴漆車間以完成。 如：00012A 00012B 十字架上托（已鉆孔） 00012C 例三：某柴油機(jī)生產(chǎn)廠物料編碼標(biāo)準(zhǔn)全部物料編碼分四段，前后次序?yàn)椤拔锪项悇e、物料特征碼、次序號、后綴” ××××……××……× 物料類別物料特征碼 次序號 后綴(可選)物料類別物料類別用一位數(shù)字或字母表示，用來區(qū)分產(chǎn)品、零部件、原材料、輔助材料……物料特征碼物料特征碼用3-8位數(shù)字或字母表示，用來表示識別該類物料特征代碼。每一類物料可取不一樣寬度特征代碼，如：產(chǎn)品特征碼可取3位，用來表示產(chǎn)品系列號及其它特征，而零部件特征碼可取8位，用來表示零部件所屬產(chǎn)品號及其圖號。一旦確定了某類特征代碼使用位數(shù)，則全部該類物料特征碼必需根據(jù)指定位數(shù)編碼。代碼不足指定位數(shù)可用其它字母或數(shù)字補(bǔ)充（用字母補(bǔ)充時(shí)通常見字母“N”，），代碼超出指定位數(shù)可進(jìn)行簡寫。對特征碼，也可進(jìn)行細(xì)分，如特征碼總長度為6位，則可用前兩位表示一個(gè)信息，中間兩位表示一個(gè)信息，后兩位表示一個(gè)信息。次序號次序號用來表示某一物料在該類物料中編碼次序，是為了區(qū)分同一類物料中不一樣物料而設(shè)計(jì)。次序號長度可依據(jù)該類物料多少確定，但要考慮編碼未來擴(kuò)展，保留一定余地。不一樣類別物料能夠取不一樣長度次序號，如：用三位就可表示從‘000’到‘999’共1000種物料。次序號長度一旦指定，則該類物料全部次序號位必需按指定長度編寫，不足長度前面用’0’補(bǔ)充。如：001,002,003,090,445等是正確，不能用’10’表示第10種物料，而應(yīng)用‘010’來表示。后綴后綴用一位字母表示，能夠用來區(qū)分相同名稱、規(guī)格或圖號而材質(zhì)、加工工序或顏色不一樣零部件或產(chǎn)品、原材料。這么，能夠用相同特征代碼和次序號表示出同一圖號零部件或產(chǎn)品不一樣狀態(tài)。如：C325002R,表示產(chǎn)品325002紅色C325002G,表示產(chǎn)品325002L3421007A,表示零部件3421007已沖壓成型L3421007B,表示零部件3421007已零件加工L3421007C,表示零部件3421007已電鍍 后綴是能夠選擇，能夠使用，也能夠不用，依據(jù)具體情況而定。舉例：如：產(chǎn)品編碼標(biāo)準(zhǔn)定為： × ×××××× 一位字母‘C’四位特征碼兩位次序號 則產(chǎn)品內(nèi)銷機(jī)-S195-S195長單機(jī)代碼可編為： CS19501 內(nèi)銷機(jī)-S195-S195方單機(jī)代碼可編為： CS19502 內(nèi)銷機(jī)-S195-S19545W代碼可編為： CS19503 零部件編碼標(biāo)準(zhǔn)為：× ×××××××××××× 一位字母‘L’ 八位特征碼三位次序號一位后綴 用特征碼表示產(chǎn)品及圖號縮寫，后綴表示零部件加工狀態(tài)。 例：專用件或借用件編碼：內(nèi)銷機(jī)-S195-S19545W缸套圖號為0101，零件次序號為03則其代碼為可編為：LS[LS195010103]，后綴不用。通用件產(chǎn)品編碼：通用件因?yàn)椴粚Ｓ谌魏我粋€(gè)產(chǎn)品序號，其產(chǎn)品特征碼可定義為：TTTT或其它有代表性字符。假如上例中內(nèi)銷機(jī)-S195-S19545W缸套屬于通用件，則其編碼為：LTTTT010103。注意事項(xiàng)：假如使用字母和數(shù)字混和編碼時(shí)，應(yīng)避免使用字母O、I、Z等字母，以免書寫時(shí)和0、1、2相混淆；編碼中盡可能不用-、#、*等這些無意義符號（只是為了區(qū)分編碼段，而沒有任何含義），因?yàn)檫@些符號不便于電腦輸入，而且會使編碼太長；確定編碼方案時(shí)一定要保留足夠空間以方便以后擴(kuò)充；為了使編碼便于書寫和錄入電腦，編碼在滿足一定要求下應(yīng)盡可能簡短；通常庫存中可能出現(xiàn)物料全部必需給予編碼；每種物料只能有一個(gè)編碼，一樣，一個(gè)編碼只能在庫存中找到一個(gè)物料，一一對應(yīng)。第五節(jié)金蝶K3系統(tǒng)物料編碼處理特點(diǎn)一、靈活地處理物料編碼修改問題物料編碼標(biāo)準(zhǔn)上不許可修改，但因?yàn)槎喾N原因，如：制訂物料編碼標(biāo)按時(shí)預(yù)留范圍不夠，需要擴(kuò)充；新物料編碼時(shí)物料類別分配錯(cuò)誤；伴隨企業(yè)發(fā)展，使用物料類型改變，原來編碼標(biāo)準(zhǔn)需要更改或細(xì)分等。當(dāng)這些事情發(fā)生時(shí)全部需要對現(xiàn)有物料編碼進(jìn)行修改，不然物料編碼標(biāo)準(zhǔn)將失效?？偠灾锪暇幋a修改在很多情況下是因?yàn)槲锪项悇e改變引發(fā)，物料編碼中所攜帶物料類別信息越多，則物料編碼越需要頻繁地修改，以下舉例說明。例：某企業(yè)零件編碼由5位數(shù)字組成，第一位是產(chǎn)品類型碼，用“1”表示“單面臺秤”，用“2”表示“雙面臺秤”，第二位表示“組件”，用“1”表示“齒輪組件”，用“2”表示外殼組件，后三位為次序號，起初企業(yè)只有一個(gè)類型產(chǎn)品叫“單面臺秤”，用“01”表示“單面臺秤齒輪組件”，“02”表示“單面臺秤外殼組件”，單面臺秤齒輪組件中零件“大齒輪”編碼是“11006”。以后企業(yè)又陸續(xù)開發(fā)了一系列新產(chǎn)品，如“雙面臺秤”、“健康稱”、“廚房稱”…