成品發(fā)貨管理制度

成品發(fā)貨管理制度第1章總則第1條目的為規(guī)范公司成品的發(fā)貨工作，防止貨物多發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)等有損公司和客戶利益的事件發(fā)生，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司產(chǎn)成品的發(fā)貨作業(yè)。第2章發(fā)貨總體規(guī)定第3條倉儲部接到“訂貨通知單”后，經(jīng)辦人員應(yīng)依產(chǎn)成品規(guī)格及“訂貨通知單”編號順序列檔，內(nèi)容不明確應(yīng)應(yīng)即向銷售部的業(yè)務(wù)人員確認(rèn)。第4條經(jīng)銷商的訂貨、交貨地點(diǎn)并非其營業(yè)所在地的，其“訂貨通知單”應(yīng)經(jīng)銷售主管核簽方可辦理交運(yùn)。第5條收貨人非訂購客戶的，應(yīng)有訂購客戶出具的“訂貨通知單”方可辦理交運(yùn)。第6條倉儲部接獲“訂貨通知單”方可發(fā)貨，但有指定交運(yùn)日期的，應(yīng)依指定日期交運(yùn)。第7條訂制品（計劃品）在客戶需要日期前入庫或“訂貨通知單”注明“不得提前交運(yùn)”的情況下，倉庫管理員若因庫位問題需提前交運(yùn)時，應(yīng)先聯(lián)絡(luò)銷售部的業(yè)務(wù)人員告知客戶，經(jīng)客戶同意且收到業(yè)務(wù)人員的出貨通知后方可提前交運(yùn)。第8條若是緊急出貨，應(yīng)由銷售主管通知倉儲主管予以先行交運(yùn)，再補(bǔ)辦出貨通知手續(xù)。第9條未經(jīng)辦理出庫檢驗手續(xù)的成品不得交運(yùn)，若需緊急交運(yùn)時，需于交運(yùn)的同時辦理出庫檢驗手續(xù)。第10條訂制品（計劃品）交運(yùn)前，倉儲部若接到銷售部的暫緩出貨通知時，應(yīng)立即暫緩交運(yùn)，等收到銷售部的出貨通知后再辦理交運(yùn)。在特別緊急的情況下，可由銷售主管先以電話通知倉儲主管，但事后仍應(yīng)及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。第11條“成品交運(yùn)單”填好后，應(yīng)于“訂貨通知單”上填注交運(yùn)日期、“成品交運(yùn)單”的編號及交運(yùn)數(shù)量等，以便相關(guān)作業(yè)人員了解交運(yùn)情況，及結(jié)案時可依流水號順序整理歸檔。第3章交運(yùn)期限規(guī)定第12條凡遇下列情況之一的，倉儲部應(yīng)提前一天辦妥“成品交運(yùn)單”，并于一天內(nèi)交運(yùn)。1．屬計劃產(chǎn)品且已接獲客戶的“訂貨通知單”。2．內(nèi)銷、合作外銷訂制品。第13條直接外銷訂制品入庫后，需配合結(jié)關(guān)日期交運(yùn)。第4章承運(yùn)車輛調(diào)派與控制第14條倉儲部應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)承運(yùn)車輛與發(fā)貨人員的調(diào)派。第15條倉儲部應(yīng)于每日16：00以前備好第二天應(yīng)交運(yùn)的“成品交運(yùn)單”，并通知承運(yùn)公司調(diào)派車輛。第16條如果承運(yùn)車輛可能于非營業(yè)時間抵達(dá)客戶指定的交貨地址，則成品交運(yùn)前，倉儲部出庫管理人員應(yīng)將預(yù)定抵達(dá)時間通知銷售部的業(yè)務(wù)人員，由其轉(zhuǎn)告客戶做好收貨準(zhǔn)備。第5章復(fù)核貨物第17條貨物備好后準(zhǔn)備裝運(yùn)前，出庫管理人員應(yīng)根據(jù)“訂貨通知單”、“成品交運(yùn)單”仔細(xì)做好出庫貨物的復(fù)核工作。第18條出庫復(fù)核的內(nèi)容。出庫管理人員對貨物進(jìn)行復(fù)核時，主要應(yīng)關(guān)注配備的貨物是否與“訂貨通知單”、“成品交運(yùn)單”等出庫單據(jù)相符，確保貨物質(zhì)量滿足客戶需要。具體復(fù)核的內(nèi)容包括三點(diǎn)，如下表所示。出庫復(fù)核的內(nèi)容一覽表復(fù)核項目操作說明具體檢查項目復(fù)核出庫單據(jù)主要審查貨物出庫憑證有無偽造編造、是否合乎規(guī)定手續(xù)、各項目填寫是否齊全等憑證有無涂改、過期憑證中各欄項目填寫是否正確、完整等憑證中的字跡是否清楚印鑒及簽字是否正確、真實(shí)、齊全出庫貨物應(yīng)附的技術(shù)證件和各種憑證是否齊全復(fù)核實(shí)物根據(jù)貨物出庫憑證上所列項目對待發(fā)貨物進(jìn)行核對核對貨物的品種、規(guī)格、牌號、單位、數(shù)量是否與憑證相符核對貨物的包裝是否完好，外觀質(zhì)量是否合格復(fù)核賬、貨結(jié)存情況對配貨時取貨的貨垛、貨架上貨物的結(jié)存數(shù)進(jìn)行核對檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格等與出庫憑證上標(biāo)明的賬面結(jié)存數(shù)是否相符核對貨物的貨位、貨卡有無問題，以便做到賬、貨、卡相符第19條復(fù)核后，出庫管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況做好復(fù)核記錄，如實(shí)、詳細(xì)地填寫“出庫復(fù)核記錄表”。第6章內(nèi)銷成品交運(yùn)第20條內(nèi)銷成品交運(yùn)時，倉儲部應(yīng)依“訂貨通知單”開立“成品交運(yùn)單”（一式六聯(lián)），銷售部開立發(fā)票，客戶聯(lián)發(fā)票核對無誤后寄交客戶，存根聯(lián)與未用的發(fā)票于下月二日前送至財務(wù)部。第21條“訂貨通知單”上注明有預(yù)收款的，在開列“成品交運(yùn)單”時，應(yīng)在“預(yù)收款”欄內(nèi)注明預(yù)收款金額及發(fā)票號碼，分批交運(yùn)的，其收款以最后一批交貨時收取為原則，但“訂貨通知單”內(nèi)有特殊規(guī)定者例外。第22條“成品交運(yùn)單”的流轉(zhuǎn)規(guī)定。1．承運(yùn)車輛入廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運(yùn)人應(yīng)于“成品交運(yùn)單”上簽章，第一、二聯(lián)送銷售部業(yè)務(wù)人員核對后第一聯(lián)由銷售部保存，第二聯(lián)交由財務(wù)部會計核對入賬；第三、四、五聯(lián)交由承運(yùn)商。2．貨物送達(dá)時，“成品交運(yùn)單”經(jīng)客戶簽收后，第三聯(lián)由客戶留存；第四、五聯(lián)交由承運(yùn)商送回本公司倉儲部，其中第四聯(lián)送回銷售部，第五聯(lián)交由承運(yùn)商留存并依此申請運(yùn)費(fèi)；第六聯(lián)由倉儲部自存。第23條客戶要求自運(yùn)時，倉儲部應(yīng)事先聯(lián)絡(luò)銷售部，與相關(guān)人員進(jìn)行確認(rèn)。成品裝載后，承運(yùn)人于“成品交運(yùn)單”上簽字確認(rèn)。第7章外銷成品交運(yùn)第24條倉儲部應(yīng)于結(jié)關(guān)前將成品運(yùn)抵指定的碼頭，以減少額外費(fèi)用（如特驗費(fèi)、監(jiān)視費(fèi)等）。第25條成品交運(yùn)時，倉儲部應(yīng)依“外銷訂貨通知單”開列“成品交運(yùn)單”（一式六聯(lián)），第四、五聯(lián)交由承運(yùn)商送報關(guān)簽收，第四聯(lián)送交客戶，第五聯(lián)經(jīng)報關(guān)簽收后由承運(yùn)人持回并依此申請運(yùn)費(fèi)支付。第26條外銷發(fā)票正聯(lián)送銷售部收存，存根聯(lián)與未用的發(fā)票則于下月二日前匯總送至財務(wù)部。第8章“成品交運(yùn)單”的更正第27條內(nèi)銷“成品交運(yùn)單”的更正。1．尚未交運(yùn)（1）開單人員應(yīng)于原單錯誤處更正，并加蓋“更正”章。（2）如果難以更正，則將原單各聯(lián)加蓋“本單作廢”字樣，重開“成品交運(yùn)單”辦理交運(yùn)。（3）作廢的“成品交運(yùn)單”第一聯(lián)留倉儲部，其余各聯(lián)依序裝訂成冊送財務(wù)部核對存檔。（4）開錯的發(fā)票則加蓋“作廢”章存于原發(fā)票本。2．已交運(yùn)開單人員應(yīng)立即開立“交運(yùn)更正單”（內(nèi)銷，第一、二、三聯(lián)送銷售部核對后第一聯(lián)由銷售部留存，第二聯(lián)送財務(wù)部，第三聯(lián)依實(shí)際需要轉(zhuǎn)送承運(yùn)商；第四聯(lián)寄送客戶，第五、六聯(lián)留倉儲部。3．如發(fā)票已寄送客戶，因錯誤而需重開者，應(yīng)將新開發(fā)票連同“交運(yùn)更正單”第四聯(lián)送銷售部轉(zhuǎn)交客戶，并督促銷售部向客戶取回原開發(fā)票。第28條“外銷成品交運(yùn)單”的更正。1．尚未交運(yùn)參照第27條第1款的規(guī)定辦理。2．已交運(yùn)經(jīng)辦人員應(yīng)立即至交運(yùn)的碼頭辦理“裝箱單”等報關(guān)文件的更正，并立即開立“交運(yùn)更正單”（外銷），其流程按發(fā)票的更正規(guī)定辦理。3．“交運(yùn)更正單”（外銷）不得作為貨物出廠憑證。第9章“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)的審核及責(zé)任追究第29條“成品交運(yùn)單”的審核。倉儲部收到“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)有下列情況的，應(yīng)即附有關(guān)單據(jù)送銷售部轉(zhuǎn)交客戶補(bǔ)簽。1．未蓋“收貨章”。2．“收貨章”模糊不清難以辨認(rèn)，或公司名稱非全稱。3．其他章（如公文專用章）充當(dāng)“收貨章”。第30條責(zé)任追究。倉儲部于每月十日前，匯總上月份“成品交運(yùn)單”的簽收回聯(lián)尚未收回的，并依合同規(guī)定罰扣運(yùn)費(fèi)，同時應(yīng)于本月底前收集齊全，依序裝訂成冊送財務(wù)部核對存查。第10章運(yùn)費(fèi)審核第31條倉儲部于每月接收承運(yùn)公司送回的“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)、“運(yùn)費(fèi)明細(xì)表”及發(fā)票存根時，應(yīng)于五個工作日內(nèi)審核完畢，及時送財務(wù)部整理付款。第32條倉儲部審核運(yùn)費(fèi)時，應(yīng)檢查開單出廠及客戶簽收的日期，若有逾期送達(dá)或違反承運(yùn)合同規(guī)定，均依承運(yùn)合同的規(guī)定罰扣運(yùn)費(fèi)。第33條若“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)存在異常時，除依規(guī)定辦理外，其運(yùn)費(fèi)也應(yīng)暫緩支付。第11章附則第34條本制度由倉儲部負(fù)責(zé)制定，經(jīng)總經(jīng)理審批通過后頒布實(shí)施，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂。第35條本制度自頒發(fā)之日起生效實(shí)施。

附件：二、限額發(fā)料單編號：領(lǐng)料日期：年月日領(lǐng)料部門倉庫物料用途計劃生產(chǎn)量實(shí)際生產(chǎn)量物料名稱物料編號物料規(guī)格單位領(lǐng)用限額調(diào)整后的領(lǐng)用限額實(shí)際耗用量數(shù)量單價金額發(fā)料記錄發(fā)料日期請領(lǐng)數(shù)量實(shí)際發(fā)放量退料數(shù)量限額結(jié)余數(shù)量發(fā)料人領(lǐng)料人數(shù)量發(fā)料人領(lǐng)料人生產(chǎn)部采購部倉儲部領(lǐng)料單位三、物資提貨單日期：年月日項目產(chǎn)品料號品名規(guī)格單位數(shù)量說明□銷貨□樣品□檢驗□其他廠長批示生產(chǎn)部經(jīng)理質(zhì)管部倉儲部提貨人六、出庫復(fù)核記錄表編號：日期：年月日序號出庫日期貨物名稱貨物編號貨物規(guī)格數(shù)量批號提貨單位發(fā)貨人質(zhì)量情況12…審核人意見七、材料借出記錄表日期：年月日借出記錄單據(jù)種類借出公司單據(jù)編號品名代號單位數(shù)量備注歸還記錄單據(jù)種類歸還公司單據(jù)編號品名代號單位數(shù)量備注九、倉庫發(fā)貨通知單編號：客戶名稱：訂單號碼：地址：