行政辦公室基礎(chǔ)工作標準操作手冊(公司)

行政辦公室基礎(chǔ)工作標準

操作手冊

XXXXXX管理有限公司

目錄

第一章、常用公文格式......................................2

附：公文格式樣張........................................7

第二章、公文處理辦法（細則）..............................14

附：企業(yè)公文處理單（樣張）..............................19

第三章、文件報送制度.....................................22

第四章、會議制度.........................................23

第五章、重要情況報告制度及突發(fā)性事故、事件處理和報告制度…27

第六章、行政辦公室人員入職培訓制度.......................30

第七章、《行政辦公室基礎(chǔ)工作標準操作手冊》

執(zhí)行情況監(jiān)督檢查辦法.............................31

第八章、印章管理制度.....................................33

第九章、檔案管理辦法....................................36

附：文件材料歸檔范圍類別及保管期限.....................45

第十章、保密制度.........................................56

第十一章、審批權(quán)限制度...................................57

第十二章、行政辦公室各崗位職責說明書（范例）.............77

-U4.—1—

刖百

各企業(yè)行政辦公室作為溝通聯(lián)系和上情下達、下情上報的重要部

門，在企業(yè)的日常經(jīng)營活動中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用。行政辦公室

的工作質(zhì)量能夠直觀地反映出本企業(yè)的整體工作情況。同時，目前

XX國際集團正在進行國際化、規(guī)范化、市場化的改革，適時推行一

套標準化的行政辦公室基礎(chǔ)工作程序，對提高北方公司所屬企業(yè)行政

辦公室工作質(zhì)量，充分體現(xiàn)集團化、規(guī)范化的要求顯得尤為重要。為

此，北方公司總經(jīng)理辦公室在對目前公司所屬各企業(yè)行政辦公室工作

狀況進行調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合各企業(yè)的工作實際，會同在京各企業(yè)行

政辦的主要負責人，共同編制本手冊。

本手冊是在以往北方公司下發(fā)的有關(guān)行政辦公室工作各項制度、

規(guī)定的基礎(chǔ)上，進一步的完善和匯總。由于北方公司所屬各企業(yè)行政

辦公室在職責范圍、工作要求等方面存在不完全一致的地方，因此本

手冊只是對公司所屬各企業(yè)行政辦公室的基礎(chǔ)工作做了相對統(tǒng)一的

要求，而對于諸如：行政辦公室崗位職責說明、權(quán)限審批制度等工作

內(nèi)容僅提供參考范例，實際工作中還需要各企業(yè)根據(jù)本企業(yè)自身的特

點，以本手冊的有關(guān)內(nèi)容為依據(jù)，制定適合本企業(yè)具體情況的標準和

程序。

本手冊下發(fā)后，希望各企業(yè)要認真學習，嚴格履行本手冊的要求,

并在實際工作中不斷總結(jié)、完善、提高，以使各企業(yè)行政辦公室的工

作更加規(guī)范、統(tǒng)一，符合標準。

第一章常用公文格式

一、公文種類

公文種類主要包括決定、通知、報告、請示、批復、函、會議紀

要，具體適用范圍如下：

1、“決定”適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)

單位和人員。

2、“通知”適用于對各部門和各企業(yè)布置工作，闡明有關(guān)指導原

則；發(fā)布規(guī)章、制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬的主管部門的公文；

傳達要求各部門、各企業(yè)辦理和需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免

和聘用干部。

3、“報告”適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或

者建議，答復上級單位的詢問。

4、“請示”適用于向上級單位的請求指示、批準。

5、“批復”適用于答復下屬企業(yè)請示事項。

6、“函”適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問

題，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準等。

7、“會議紀要”適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

二、公文格式

1、公文各要素劃分為公文眉首、公文主體、公文文尾三部分。

（1）公文眉首標識規(guī)則：公文眉首為置于公文首頁紅色反線（寬

度為版心規(guī)格156毫米）以上的各要素，按排列順序依次為：發(fā)文機

關(guān)名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線。

1）發(fā)文機關(guān)名稱：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”

組成。發(fā)文機關(guān)標識推薦使用宋體字（紅色），字號按照醒目美觀原

則確定，一般應當小于22毫米X15毫米。

2）發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)

文機關(guān)名稱下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。年份和序號使用

阿拉伯數(shù)碼；年份使用全稱，用六角括號“[]”擴入；序號不編虛

位（即1不編為001）,不加“第”字。

3）簽發(fā)人：簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)；簽發(fā)人姓名

居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用

3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名

置于第1行，其他按發(fā)文單位順序依次排列，下移紅色反線。發(fā)文字

號與最后一個簽發(fā)人同處一行，與紅色反線相距4毫米。

4）紅色反線：發(fā)文字號之下4毫米處印一條與版心等寬（156

毫米）的紅色反線。

（2）公文主體標識規(guī)則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到

落款部分。排列順序依次為：公文標題、主送機關(guān)名稱、正文、附件、

單位落款、成文日期、單位印章。

1）公文標題：紅色反線下空2行，使用2號黑體字，居中排列。

寬度不超過版心（156毫米）。2行以上的標題，回行時要做到詞義完

整，排列對稱，間距恰當。

2）主送機關(guān)名稱：標題下空1行，左側(cè)頂格用小3號仿宋體字

標識，回行時仍頂格。

3）批（按）語：使用小3仿體字。

4）公文正文：主送機關(guān)名稱下1行，每自然段空2個字?；匦?/p>

頂格。使用小3仿宋體；公文正中小標題字加黑處理。數(shù)字、年份不

能回行。

5）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用小3

仿宋體字。其后標全角冒號和附件標題，附件如有序號使用阿拉伯數(shù)

字（如：“附件：1、XXXX"）,附件標題后不加標點符號。如有序

號，使用阿拉伯數(shù)字。附件應當與正文一起裝訂。并在左上角第1行

頂格標識“附件”。

6）發(fā)文機關(guān)名稱、成文日期和印章：落款在正文或附件之后空

3行，右側(cè)空4字。落款下為成文日期，用漢字將年、月、日標全；

遇“零”寫為“0”。

>單一機關(guān)制發(fā)的公文，落款處可以不署發(fā)文機關(guān)名稱，只

標識成文日期，印章使用紅色。蓋章端正、清晰，下壓成文日期（蓋

年壓月）。

>聯(lián)合機關(guān)制發(fā)公文，需加蓋兩枚印章時，應當將日期拉開,

主辦機關(guān)在前，2個印章均壓成文日期，蓋章端正，排列整齊；2個

印章互不相交或相切。

>3個以上聯(lián)合發(fā)文機關(guān)時，每排最多有3個發(fā)文機關(guān)名稱、

日期和印章。最后一排如有1個或2個單位落款，均居中排布；印章

之間互不相交或相切。

>特殊情況說明：不得出現(xiàn)空白印章；當公文排版后所?？?/p>

白處不能容下印章位置時，應當采用調(diào)整行距、字距的方式處理，必

須使印章與正文同處一頁；不得標識“此頁無正文”。會議紀要和簡

報不加蓋印章。

7）附注：（指需要說明的其他事項）公文如有附注，居成文日

期左下方，空3行，用小3仿宋體字，左空2個字加圓括號標識。

（3）公文版記標識規(guī)則：公文版記置于公文最后一頁。排列順

序為：分欄線、抄報抄送、印數(shù)等部分。

1）分欄線：主題詞以下，每欄均用分欄線隔開。寬度同版心（156

毫米）。

2)抄報抄送：公文如有抄報抄送，在主題詞下1行，使用小3

號仿宋體字。抄報或抄送后標全角冒號；抄報抄送機關(guān)排于冒號之后。

抄報抄送機關(guān)名稱之間用逗號或頓號隔開，回行時與冒號后的抄報抄

送機關(guān)對齊；最后一個抄報抄送機關(guān)后用句號。

3)印數(shù)：版心右下端，右空兩個字，使用小4號仿宋字。

2、頁碼：均使用4號半角白體阿拉伯數(shù)字，位于版心(156毫

米)中間處。

3、公文中的表格：公文如有附表，表格長寬比例與版心比例同，

特殊表格，可靈活處理。阿拉伯數(shù)字要對齊數(shù)位。

4、公文成品排版標準：文字從左至右橫寫橫排。公文中橫向距

離的長度單位為“字”，指1個漢字所占空間；縱向距離的長度單位

為“行”，指以3號字為高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。

一般每頁排22行，每行排28個字。

(1)文字準確率要求100%,編排美觀；規(guī)格符合標準，版心端

正。

(2)公文中所規(guī)定的字號，可以根據(jù)排版的需要，作適當調(diào)整。

(3)字跡清楚，圖文附著牢固、親墨親水性好。

(4)版心不斜不走，版面干凈，無底灰、無污點、無劃痕。

5、公文印刷標準：印刷字面清晰，墨色純正、濃淡適度均勻。

無臟、無皺、無破、無白頁。

6、公文裝訂標準：一般為左側(cè)裝訂，整齊牢固，無漏頁、掉頁、

缺頁、顛倒頁、混裝頁等。

三、電子文件的處理

1、計算機電子公文的儲存格式和傳輸規(guī)范應當符合統(tǒng)一的公文

處理通用軟件標準。

2、辦公室行文時，要將領(lǐng)導最后批示的正式電子文件，按照文

件類別、性質(zhì)建立文件夾，分別進行保存。

3、對于保密性質(zhì)的電子文件應設置“打開權(quán)限密碼”，密碼由行

政辦公室主任保管。

4、對接收到的外來文件，要建立獨立的文件夾分類進行保存。

5、在接收北方公司文件時，要將行政辦公室的電子郵箱作為唯

一對外接收的地址。行政辦公室每個工作日必須明確專人，至少上、

下午各查看一次電子郵箱。發(fā)現(xiàn)有文件傳入時，要及時保存至相應的

文件夾中，同時，打印出紙質(zhì)文件，由辦公室填寫“文件傳閱單”送

交企業(yè)級領(lǐng)導閱示。企業(yè)領(lǐng)導如有批示，再由行政辦公室交由相關(guān)部

門辦理。期間，辦公室負責文件的督辦、催辦，并將部門辦理的結(jié)果

以“部門傳閱單”的形式反饋給企業(yè)領(lǐng)導。

6、報送至北方公司的電子文件，由行政辦公室負責統(tǒng)一傳遞。

傳遞后將文件保存至專用文件夾。

附：1、公文格式樣張（發(fā)文）

2、公文格式樣張（會議紀要）

3、公文格式樣張（簡報）

（公文格式樣張）

XXXX公司文件

XX發(fā)[2009]1號

關(guān)于XXXX的通知（小2號黑體）

各部、室：（小3仿宋體）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo（正文小3仿宋

體）

（空1行）

附件：1、XXXXXXXXX（小3仿宋）

（空3行）

XXXXXXX（右側(cè)空4字）

X年X月義日

附件:

xxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo

公司政策/程序

題目：

編

頁數(shù)

號

制定部門橫向涉及部門

起草人批準人

生效日期修訂日期

抄送部門：

（公文格式樣張）

XXXXXXX

店務會紀要

第X期

行政辦公室編二0二0年X月X

日

時間：

地點：

出席人：

主持人：

會議內(nèi)容：

一、上周經(jīng)營情況（附后）

二、經(jīng)營管理情況通報

三、本周工作部署

四、賓客反饋意見的分析和處理

內(nèi)容（小3仿宋）

報：XX（北方）管理有限公司

發(fā)：各部門2020年X月X日印發(fā)

共印XX份

（公文格式樣張）

XXXXXXXXXX

會議紀要

第XX期

行政辦公室編二0二0年X月X

日

時間：

地點：

出席人：

主持人：

會議內(nèi)容：

內(nèi)容（小3仿宋）

報：XX（北方）管理有限公司

發(fā)：各部門2020年X月X日印發(fā)

共印XX份

內(nèi)部材料

注意保存

XXXXXXX

總經(jīng)理辦公會會議紀要

第XX期

行政辦公室編XXX年X月X日

時間：XXXX

地點：XXXX

主持人：XXXX

出席人員：XXX.XXX、XXX,XXX

列席人員：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX

內(nèi)容（小3仿宋）

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXX。

2、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXo

（公文格式樣張）

XXXXXXX

簡報

第XX期

行政辦公室編二。二0年X月X日

標題（小2黑體）

內(nèi)容（小3仿宋）

第二章公文處理辦法（細則）

一、總則

第一條為使企業(yè)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提

高公文處理工作的質(zhì)量和效率，結(jié)合北方公司企業(yè)具體實際，特制定

本實施細則。

第二條本細則適用于本企業(yè)及各部室公文處理工作。。

第三條本企業(yè)公文是在經(jīng)營管理過程中形成的具有法定效力

作用和規(guī)范體式的文書，是依法經(jīng)營管理和進行公務活動的重要工

具。

第四條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等

一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到

及時、準確、安全、保密。

第六條企業(yè)領(lǐng)導應當高度重視公文處理工作，嚴格遵守本《細

則》，并加強對公文處理工作的領(lǐng)導、指導和檢查工作。

二、公文的日常管理

第七條企業(yè)行政辦公室秘書負責日常的文書資料整理和保管

工作。人員如有變動，須履行文檔交接手續(xù)。

第八條日常文件資料的保管，應設立案卷條目和相應的案卷保

管夾，隨時按文件產(chǎn)生的時間順序、按文件之間的聯(lián)系，分類整理，

分類存放于帶鎖的文件柜中。

第九條反復修改的文件資料，應保存定稿和重要的文件修改

稿。

第十條正式上報下發(fā)的公文，需保存電子版并列入文書管理范

疇。行政辦公室在留存正式文件的同時留存電子版文件。

第十一條各部室于每年一季度（3月31日）前，將具有保存

價值的上一年的文件資料統(tǒng)一交到行政辦公室，由行政辦公室統(tǒng)一整

理、篩選后歸檔。

第十二條行政辦公室應于每年上半年將檔案整理完畢。

三、行文規(guī)則

第十三條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越

級請示和報告。

第十四條下級機關(guān)應當直接向上級機關(guān)請示和報告；因特殊情

況必須越級請示和報告的，應當抄送被越過的上級機關(guān)，并注明理由。

向下級機關(guān)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關(guān)。

第十五條向上級機關(guān)報送公文，內(nèi)容為：需要報告的重大事項、

上級機關(guān)要求報告辦理情況的事項、須經(jīng)上級機關(guān)審批或者決定的事

項。

第十六條“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)；如

需要同時抄送其他機關(guān)的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān),

也不得抄送個人。

第十七條“請示”和“報告”必須嚴格分開，不得在“報告”

中夾帶請求指示或者批準的事項。所有以本企業(yè)名義向北方公司上報

的請示、報告等建議用紅頭文件形式上報。

四、發(fā)文辦理

第十八條發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草

擬、審核、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第十九條草擬公文要求做到：

（一）發(fā)文的議程應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)以及與主

送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

（二）公文內(nèi)容應當情況屬實、觀點明確、表述正確、結(jié)構(gòu)嚴謹、

條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標準正確、篇幅力求簡短。

（三）人名、地名、數(shù)字引文要準確，引用公文應當先引標題，

后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、

月、日。

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”、第二層為“（一）”、第三

層為“1為第四層為“⑴

（五）應當使用國家法定計量單位。

（六）公文使用非規(guī)范化簡稱，應當先使用全稱并注明簡稱；使

用國際組織外文名稱或者其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確

的中文譯名。

（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、

詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞的數(shù)字必須使用

漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

第二十條公文在企業(yè)負責人簽發(fā)之前，應當由行政辦公室進行

審核。審核的重點是：行文方式是否妥當，是否符合本細則規(guī)定的公

文格式、行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，并對文字進行把關(guān)和適當

的修改。

第二十一條草擬的公文如需會簽，應當在呈送總經(jīng)理簽發(fā)前，

呈送分管領(lǐng)導審核、會簽，然后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

第二十二條正式發(fā)文，應當由行政辦公室留存一份存檔。

五、收文辦理

第二十三條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登

記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第二十四條所有收文應當統(tǒng)一歸口，由行政公室負責登記、報

總經(jīng)理閱批后，根據(jù)總經(jīng)理的批示或指示精神，分送其他負責人或相

關(guān)部門辦理。

第二十五條報總經(jīng)理批示的公文，總經(jīng)理應當及時批示。對有

具體指示事項的，應當明確簽署意見、姓名和日期，其他審批人圈閱

視為同意；對沒有指示事項的，圈閱表示已閱知。

第二十六條總經(jīng)理批示或者轉(zhuǎn)請有關(guān)領(lǐng)導或有關(guān)部門提出辦

理意見的公文，有關(guān)人員批示或者辦理后，不得橫傳，要及時退回行

政辦公室，由行政辦公室按規(guī)定程序處理。

第二十七條報總經(jīng)理閱批或者轉(zhuǎn)請其他領(lǐng)導或有關(guān)部門辦理

的公文，行政辦公室要負責催辦。做好緊急公文跟蹤催辦，重要公文

重點催辦，一般公文定期催辦，防止積壓、延誤工作。

第二十八條辦理完畢的公文，行政辦公室負責歸檔。

六、公文歸檔

第二十九條公文辦理完畢后，行政辦公室應當將公文形成過程

的相關(guān)稿件、材料等整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的

公文。部門草擬的正式發(fā)文稿件，應當根據(jù)存檔要求，交由行政辦公

室連同正式發(fā)文一起存檔。

第三十條歸檔范圍的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存

價格等整理立卷，要保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映本單位

的主要工作情況，便于保管和利用。

七、公文管理中幾個問題的處理

第三十一條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利

用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，應當安裝加密裝置；絕密級公文

不得使用計算機、傳真機傳輸。

第三十二條，公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印單

位的公章，視同正式公文管理。

第三十三條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，

視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第三十四條單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。單位撤

消時，需要歸檔的公文整理立卷后，按照有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

第三十五條工作人員調(diào)離時，應當將個人手中的文件、材料、

暫借的公文等按照規(guī)定移交、清退。

第三十六條不具備歸檔和存查價值的公文、應當經(jīng)過鑒別后，

由部門或行政辦公室負責登記，報單位主要領(lǐng)導批準后銷毀。

第三十七條單位的印章統(tǒng)一由行政辦公室負責管理。公文使用

印章，必須經(jīng)本單位負責人批準，方可用印。

第三十八條所有正式上報的文件必須以紅頭文件形式上報。

附件：企業(yè)公文處理單（樣張）

XXXXXXX文件傳閱單

文件名稱

收件日期傳送日期

閱批

意見

傳閱人

備注

XXXXXXX文件處理單

年月日

來文單位

來文名稱

來文編號份數(shù)

傳閱人

日期

閱批

意見

備注

XXXXXXX內(nèi)部文件呈報單

年月日

呈報主題呈報部門

呈報方式審閱呈閱其他

擬辦意見

分管副總意見

總經(jīng)理批示

xxxxxxx()發(fā)文稿

簽發(fā)：核稿：

會簽：主辦部門和擬稿人：

事由：附件：

主送機關(guān)：抄送機關(guān)：

繕打：校對：監(jiān)印：（本件共印份）

發(fā)文:號年月日封發(fā)

第三章文件報送制度

一、報送業(yè)主方及有關(guān)政府部門的文件內(nèi)容：

（由各企業(yè)根據(jù)本企業(yè)實際情況自行確定，本手冊不做統(tǒng)一要

求。）

二、報送北方公司文件內(nèi)容：

1、各類經(jīng)營管理范疇內(nèi)，需上報的文件、請示和報告等；

2、經(jīng)營分析會會議紀要；

3、年度總結(jié)和計劃、經(jīng)營預算、裝修改造計劃方案等；

4、重大事項、突發(fā)事件和事故的報告

5、副總/總助、雙管制部門總監(jiān)的調(diào)動、解聘和聘用等；

6、北方公司要求上報的其他文件。

三、文件報送的有關(guān)規(guī)定

凡經(jīng)企業(yè)行政辦公室報送的所有文件，一律要經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理審核

批準后再報出。未經(jīng)總經(jīng)理審核批準，行政辦公室不得擅自報送。

第四章會議制度

為了進一步提高企業(yè)總經(jīng)理班子議事決策能力，更加有效地履行

企業(yè)經(jīng)營班子的職責，保證XX國際集團和北方公司的政令暢通，保

證企業(yè)決策的規(guī)范化、民主化、科學化，保證經(jīng)營管理的順利進行，

特制定如下議事決策規(guī)則和相關(guān)會議制度：

一、總經(jīng)理議事決策規(guī)則

1、會議實行總經(jīng)理負責制。

2、會議要堅持決策的規(guī)范化、民主化、科學化程序。

3、總經(jīng)理辦公會議要有記錄，并形成會議紀要，由行政辦公室

歸檔。

4、會議記錄應由辦公室負責保存，不得存放在個人手里。

5、凡提交會議討論的議題，與會人員應當充分發(fā)表意見。討論

后，由會議主持人集中討論意見做出決定。

6、對決議內(nèi)容有不同意見的成員可要求在會議記錄中載明自己

的不同意見。

7、凡會議討論決定的事項，所有班子成員必須統(tǒng)一貫徹執(zhí)行。

8、總經(jīng)理班子成員因故不能出席的，如遇重大表決事項，可以

事先書面委托班子其他成員代為表決。委托書應當載明受托成員姓

名、委托事項、權(quán)限和有效期限，并由委托人簽名或蓋章，代為表決

的成員，應當在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)利。

9、列席會議人員可就有關(guān)議題發(fā)表意見，但無表決權(quán)。

10、出席和列席會議的成員，對所議事項有保密義務，不得擅自

披露有關(guān)信息。

二、總經(jīng)理辦公會議制度

1、總經(jīng)理辦公會根據(jù)需要召開或企業(yè)有定期召開制度。

2、總經(jīng)理辦公會議應當由三分之二以上的成員出席方可舉行。

3、會議由總經(jīng)理召集和主持?？偨?jīng)理不在時，可委托其他一名

成員召集和主持。

4、總經(jīng)理辦公會在必要時，可召開擴大會議，邀請相關(guān)人員列

席會議。

5、總經(jīng)理辦公會之后，如需整理會議紀要，由總經(jīng)理辦公室或

秘書起草會議紀要或擬制有關(guān)通知、決定等。

6、總經(jīng)理辦公會議紀要及有關(guān)通知、決定等文件，由總經(jīng)理簽

發(fā)生效，根據(jù)需要上報下發(fā)或留存。

7、總經(jīng)理辦公會議研究決定的企業(yè)需落實的事項，由辦公室主

任負責提醒、督辦各部室按要求按期限辦理，并向總經(jīng)理反饋落實情

況。

三、總經(jīng)理辦公會議題范圍

1、研究和討論黨的路線、方針、政策、國家和當?shù)卣嘘P(guān)法

規(guī)、規(guī)定、政策在本企業(yè)的貫徹實施事項。

2、根據(jù)集團和北方公司的指示精神和工作部署，研究、落實各

項工作任務的具體措施，確定在本企業(yè)貫徹實施方案。

3、研究和討論企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、主要的經(jīng)營管理工作方案。

4、研究和制定企業(yè)的規(guī)章制度。

5、研究和討論企業(yè)重大經(jīng)營管理活動的安排和實施方案。

6、研究和討論企業(yè)的年度工作計劃、總結(jié)；必要的季度、月度

工作計劃、總結(jié)等。

7、研究和討論企業(yè)人事安排與組織機構(gòu)的調(diào)整。

8、研究和討論企業(yè)員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有

關(guān)問題。

9、研究和討論企業(yè)員工重大獎懲事項。

10、研究解決重大賓客投訴事項。

n、研究解決企業(yè)突發(fā)事件等需集體討論決定的事項。

12、研究討論向董事會匯報或請示的重要事項。

13、召開經(jīng)營班子民主生活會。

14、研究和討論企業(yè)其他有關(guān)問題。

四、企業(yè)例會（店務會）制度

1、企業(yè)每周召開工作例會（店務會）一次，一般在每周一召開,

周三上午12點前將會議紀要報北方公司總經(jīng)理辦公室。

2、企業(yè)例會，由總經(jīng)理主持召開?？偨?jīng)理因故不在，委托一位

副總經(jīng)理負責召集會議。

3、會議出席人員：企業(yè)經(jīng)營班子成員、各部室主要負責人。如

各部室主要負責人因事不能出席，應由副職或指定代理人參加。

4、會議內(nèi)容主要為：本企業(yè)上周經(jīng)營情況、經(jīng)營管理情況通報、

本周工作部署、傳達上級公司有關(guān)指示精神和工作要求等事項。

5、會議主持人對例會上各部室提出的問題或需要協(xié)調(diào)解決的事

項，應做出明確決斷，并明確分工和落實。

6、會議結(jié)束后，出席會議的各部室人員應迅速傳達和落實工作

指令和要求。

7、例會會議紀要由辦公室負責整理，報主要領(lǐng)導審閱后，發(fā)各

部室、同時上報北方公司總經(jīng)理辦公室，并做好存檔工作。

五、經(jīng)營班子民主生活會

1、經(jīng)營班子民主生活會應定期召開。

2、領(lǐng)導班子成員應結(jié)合當前形勢和經(jīng)營工作動態(tài)，認真開展批

評與自我批評，總結(jié)管理工作的得失，提出改進方向。行政辦公室負

責做好會議記錄。

3、會議一般由總經(jīng)理主持，班子成員不得缺席。

六、企業(yè)專題工作會議制度

1、企業(yè)專題會議一般可分為：經(jīng)營活動分析會、價格政策會議、

餐飲工作會議、銷售工作會議、質(zhì)量管理工作會議、培訓工作會議、

更新改造工作會議、重大接待任務協(xié)調(diào)會議等。

2、企業(yè)專題工作會議，視經(jīng)營管理情況的需要決定召開。

3、企業(yè)專題會議應事先根據(jù)會議需要，列出會議議題內(nèi)容和要

求，責成有關(guān)部門進行調(diào)查研究，做好充分準備，待準備工作妥當后

召開。如有必要，辦公室做好組織協(xié)調(diào)工作并做好會議記錄等事項。

4、會議一般由總經(jīng)理或分管副總（總助）主持，視會議內(nèi)容確

定出席人員。

第五章重要情況報告制度

及突發(fā)性事故、事件處理和報告制度

一、重要情況主要包括，但不僅限以下內(nèi)容:

1、重要客人來店活動。主要指中央政治局常委、人大常委會副

委員長、全國政協(xié)副主席、國務院國務委員以上黨和國家領(lǐng)導人，以

及外國國家元首等。

2、公司VIP客人或身份重要的客人對公司設施或服務質(zhì)量的投

訴。

3、一般客人對服務質(zhì)量的重大投訴。

4、住店客人價值超過一萬元的財物被盜。

5、住店客人發(fā)生的嚴重治安事件。

6、企業(yè)價值超過一萬元的財產(chǎn)被盜。

7、企業(yè)發(fā)生的火警、火險、火災事故。

8、企業(yè)發(fā)生的較大工傷事故。

9、企業(yè)重大設備損壞，影響正常營業(yè)的情況。

10、由于責任事故，造成經(jīng)濟損失在一萬元以上的事故。

H、企業(yè)員工的非正常死亡的事故。

12、有關(guān)影響本企業(yè)和集團聲譽及對企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生重大影響的事

件。

13、對管理合同執(zhí)行有重大影響的事件及業(yè)主方對企業(yè)經(jīng)營的重

大決策、重要人事變動等情況。

14、各企業(yè)總經(jīng)理班子民主生活會紀要。

15、各企業(yè)年度工作總結(jié)、計劃，其中非在京企業(yè)要每季度上報

工作情況小結(jié)。

16、各企業(yè)總經(jīng)理離開工作地一天以上，需告知北方公司總力、，

離開工作地三天以上（含三天）要書面報北方公司，或批準后方可成

行。

17、企業(yè)認為應該上報北方公司的其它情況。

二、關(guān)于突發(fā)性事故、事件的主要包括，但不僅限以下內(nèi)容：

1、突發(fā)性事故是指：北方公司所屬企業(yè)發(fā)生火災、爆炸、兇殺、

重大盜竊、重大工傷；因停水、停電、停煤氣、積水等原因嚴重影響

營業(yè)、生產(chǎn)、工程和發(fā)生重大交通事故等。

2、突發(fā)性事件是指：北方公司所屬企業(yè)發(fā)生聚眾鬧事、罷工、

怠工、涂寫反標；職工未經(jīng)批準游行、靜坐、示威，以上訪為名呼喊

口號、出示標語、阻礙交通以及有關(guān)北方公司的重大涉外糾紛等。

三、重要情況的處理和上報程序：企業(yè)重要情況發(fā)生后，應及時

向北方公司總經(jīng)理辦公室報告。報告時應詳細說明時間、地點、當事

人、處理情況及結(jié)果。報告可視不同情況，采取口頭或書面的形式。

四、突發(fā)性事故、事件的處理和上報程序：

1、企業(yè)一旦發(fā)生重大突發(fā)性事故，企業(yè)主要領(lǐng)導應立即到達現(xiàn)

場，果斷有效積極地組織或配合有關(guān)部門組織搶救、處理，確保事故

處理有序進行。

2、企業(yè)一旦發(fā)生突發(fā)性事件，企業(yè)領(lǐng)導要嚴格區(qū)分兩類不同性

質(zhì)的矛盾。對屬于人民內(nèi)部矛盾的，在維持秩序的同時，要采取教育、

安撫、疏導的方法，防止矛盾激化；如須采取行政、法律措施平息事

態(tài)，應報公安部門處理為主。

3、企業(yè)一旦發(fā)生突發(fā)性事故、事件應及時向北方公司辦公室報

告，不得遲報、誤報、瞞報；不得拖延、推諉、扯皮。報告的內(nèi)容包

括：發(fā)生事故和事件的時間、地點、起因，造成的影響，已采取的措

施，可能進一步造成的危害以及要求幫助解決的問題等。

4、處理結(jié)束后，企業(yè)應向北方公司報送有關(guān)事故、事件發(fā)生的

綜合報告。

五、有關(guān)重要情況及突發(fā)事故、事件，如發(fā)生須向XX國際集團

報告，則由北方公司統(tǒng)一上報，各企業(yè)不得越級上報。

六、問責制度

對未按本制度及時上報有關(guān)重要情況和突發(fā)事件、事故的單位和

個人，北方公司將采取問責制度。北方公司有權(quán)視情況，對有關(guān)單位

和個人給予必要的行政處分和經(jīng)濟處罰，并結(jié)合北方公司現(xiàn)實施的總

經(jīng)理（副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理）年度績效考核手冊，將處罰情況記入

有關(guān)人員業(yè)績考核檔案。對本制度的執(zhí)行情況，北方公司將進行不定

期的巡視檢查。

第六章行政辦公室人員入職培訓制度

一、行政辦公室主任入職培訓

擔任北方公司所屬企業(yè)行政辦公室主任職務的人員，除本企業(yè)履

行正常的聘任手續(xù)外，還需接受相應的入職培訓。本手冊中所指的入

職培訓，主要是針對了解和掌握本手冊的主要內(nèi)容和操作方法而言，

所以應主要包括，但不僅限以下內(nèi)容：

1、了解XX國際集團、XX北方公司及本企業(yè)的基本情況。

2、熟悉本操作手冊的各項要求，并在實際工作中認真執(zhí)行。

3、為保證新入職的各企業(yè)行政辦公室主任（主持工作的副主任）

能熟練掌握本手冊的各項規(guī)定和操作方法，各企業(yè)新入職的行政辦公

室主任（主持工作的副主任）需接受北方公司總經(jīng)理辦公室對其進行

的至少為期兩天的封閉式培訓，并對其進行有關(guān)業(yè)務知識的考核?？?/p>

核結(jié)果將告知本企業(yè)負責人。

二、行政辦公室新員工入職培訓

各企業(yè)行政辦公室新入職人員的培訓，由各企業(yè)根據(jù)本企業(yè)的實

際情況組織實施。但培訓內(nèi)容至少應包括以下幾個方面：

1、各企業(yè)行政辦公室要對新入職人員進行職業(yè)道德和行政辦公

室人員基本行為規(guī)范的教育。

2、要培訓新入職人員熟悉本手冊的有關(guān)內(nèi)容，掌握本企業(yè)行政

辦公室業(yè)務各項基礎(chǔ)工作程序和操作方法。

3、相關(guān)的各項業(yè)務技能培訓等。

第七章《行政辦公室基礎(chǔ)工作標準操作手冊》

執(zhí)行情況監(jiān)督檢查辦法

為保證本手冊在各企業(yè)實際工作中得到認真的貫徹和執(zhí)行，充分

發(fā)揮其作用，特制訂本辦法。具體內(nèi)容如下：

一、《行政辦公室基礎(chǔ)工作標準操作手冊》將列入企業(yè)總經(jīng)理年

度績效考核內(nèi)容。北方公司總經(jīng)理辦公室加強對各企業(yè)日常執(zhí)行情況

的監(jiān)督，對未認真按本手冊要求執(zhí)行的情況將及時通知有關(guān)企業(yè)總經(jīng)

理，并做好記錄，以此作為企業(yè)總經(jīng)理年度績效考核打分的依據(jù)。

二、《行政辦公室基礎(chǔ)工作標準操作手冊》將列入北方公司店級

干部年度考試和中層干部6門課考試內(nèi)容。北方公司將根據(jù)實際情

況，有重點地選擇本手冊的有關(guān)章節(jié)，作為每年店級干部考試和中層

干部6門課考試中的一項內(nèi)容。

三、《行政辦公室基礎(chǔ)工作標準操作手冊》將作為北方公司服務

質(zhì)量明查的體系。在每年度的服務質(zhì)量明查中將各企業(yè)執(zhí)行本手冊的

情況作為一項必要的檢查內(nèi)容。

四、《行政辦公室基礎(chǔ)工作標準操作手冊》將作為北方公司季度

巡視檢查的內(nèi)容。北方公司組織的對各企業(yè)每季度巡檢工作中將對各

企業(yè)執(zhí)行本手冊的情況作為一項必要的檢查內(nèi)容。

五、北方公司將組織人員不定期對《行政辦公室基礎(chǔ)工作標準操

作手冊》執(zhí)行情況進行普查或?qū)ｍ棛z查。凡在檢查中發(fā)現(xiàn)累計三次以

上不能嚴格執(zhí)行本手冊的現(xiàn)象，北方公司總經(jīng)理辦公室將書面告知有

關(guān)企業(yè)負責人，建議更換行政辦公室負責人。

六、各企業(yè)在日常工作中，除對行政辦公室工作人員進行入職培

訓外，還要以本手冊為基礎(chǔ)，定期對有關(guān)人員進行行政辦公室業(yè)務知

識的培訓和考核。原則上每季度培訓考核一次，并列入本企業(yè)員工“40

小時”培訓計劃。

第八章印章管理制度

一、印章的管理

1、印章保管以確保安全為主要目的。由專人保管，未經(jīng)批準，

不得把印章交他人管理。

2、要堅持原則，嚴格照章用印，遵守保密規(guī)定。

3、蓋印的位置要恰當，印跡端正、清晰；印章名稱要與用印件

的落款一致，不漏蓋、不多蓋。

4、用印后要將印章擦凈，及時存放進保險柜內(nèi)。

二、印章的使用

1、凡以名義行文、函、介紹信、協(xié)議書、合同、證件、獎狀、

備忘錄、以及業(yè)務中需企業(yè)把關(guān)的各種報表等，應加蓋印章。

2、凡需加蓋印章和總經(jīng)理個人印章，必須經(jīng)總經(jīng)理批準同意后

方可蓋印。

3、文件用印以總經(jīng)理對文件簽發(fā)、簽字為準，實施用印。

4、其它用印，一律填寫“印章使用審批表“，經(jīng)行政辦公室報總

經(jīng)理批準后，方可蓋印。

5、嚴禁未經(jīng)批準擅自用印，對違規(guī)用印，應根據(jù)情節(jié)和后果嚴

肅處理，直至依法懲處。

三、印章的回收

因某種原因致使印章報廢，印章保管部門應將作廢印章如數(shù)交回

行政辦公室統(tǒng)一處理，或按業(yè)主方的要求統(tǒng)一交業(yè)主處理。

附件1:

XXXXXXX印章使用審批表

年月日

用印單位及部門經(jīng)辦人

用印事由及印數(shù)：

分管領(lǐng)導審核意見

總經(jīng)理簽字

行政辦公室制

附件2：

XXXXXXX行政辦公室用印登記表

編0種印部經(jīng)辦批準內(nèi)容蓋印

號

期類數(shù)門人人人

36

第九章檔案管理辦法

一、總則

第一條為規(guī)范和加強企業(yè)檔案資料的管理工作，使日常文檔管

理更加有序，特制訂本辦法。

第二條公文與檔案的關(guān)系：公文工作是檔案工作的基礎(chǔ)。公文

是檔案的前身，檔案是公文的歸宿。

二、組卷

第三條組卷的原則是：文件材料齊全完整，遵循文件材料的形

成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管

和利用。

第四條組卷的方法和要求：

（一）組卷一般以年代-問題為主，不能按年代-問題組卷時，可

以按同一時間、同一地區(qū)、同一文件名稱等特征組卷。

（二）本部門產(chǎn)生的文件應盡可能集中一起組卷。

（三）上級和下級機關(guān)的來文，除與本單位文件有密切聯(lián)系的文

件外，一般不在一起組卷。

（四）一個問題的請示與批復及與其聯(lián)系密切的來往文件不應分

開，應組成一卷或連續(xù)組成數(shù)卷。

（五）不同保存價值的文件，應適當分開組卷。

（六）不同年度文件一般不得放在一起組卷，要按年度分開。請

示、報告、規(guī)定放在簽發(fā)年；專案材料放在結(jié)案年；年度計劃、總結(jié)、

預算放在針對年；長遠規(guī)劃放在開始年；多年總結(jié)放在最后年；批轉(zhuǎn)、

批復放在批轉(zhuǎn)、批復年；跨年度會議文件放在開幕年。

（七）案卷厚度一般不得超過200張。

37

第五條每個案卷要擬一個標題作為卷名。標題一般應由文件的

作者、問題、名稱三部分組成，要能簡明確切地反映案卷內(nèi)容。

第六條案卷應當注明保管期限。絕密案卷應在卷皮“密別”欄

加以注明。

三、系統(tǒng)排列

第七條卷內(nèi)文件系統(tǒng)排列：總的要求是重要的排列在前，一般

的排列在后。具體排列方法是：

（一）一個作者、一個名稱、一個問題的文件，按時間順序排列。

（二）一個作者、幾個問題的文件，先排問題（按重要程度），

后排時間。

（三）同一問題的文件，簽發(fā)稿在前、正文在后；批復在前、請

不在后；主件在前、附件在后。

第八條案卷系統(tǒng)排列：先按“永久”、“長期”、“短期”三種保

管期限排列；然后在同一保管期限里再按組織機構(gòu)或問題排列；在同

一組織機構(gòu)或問題里，還要按問題的重要程度排列。

第九條案卷排列后，要依次編案卷號，固定案卷位置。案卷號

應一卷一號，不能多卷編一號。

四、裝訂和編目

第十條在組卷和系統(tǒng)排列后、裝訂前，應做如下工作：

（一）填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄上所列各項均應填寫清楚。

1、順序號：一般應是一份文件一個號；來文與復文、請示與批

復要分別編順序號；正件與附件只編一個順序號。

2、文件作者：一般指形成文件的機關(guān)單位或個人。

3、標題內(nèi)容：必須填寫清楚。無標題的文件應擬出簡明標題或

事由。

38

4、日期：即每份文件的成文日期。

5、所在頁號：即每份文件的起止頁號。

6、備注：可填寫需要說明的問題。

（二）卷內(nèi)文件的大頭針、曲別針等金屬物都要去掉。裝訂線以

外有字跡的文件或破損的文件，要裱糊壓平，小張的文件材料要裱糊

在A4紙上，文件不得裁剪，紙張過大的可以折疊。

（三）編寫頁號。在有文字的每頁材料的正面右上角編寫頁號。

編寫頁號要用鉛筆。卷內(nèi)目錄單編號，備考表不編號。

（四）卷未附有備考表。將有關(guān)卷內(nèi)文件材料需要說明的情況，

逐項填寫在備考表內(nèi)。備考表的下方，填寫立卷人、檢查人的姓名和

立卷時間，以示負責。

（五）卷內(nèi)如有用圓珠筆或鉛筆撰寫的文件，或字跡已經(jīng)擴散了

的文件，要復制一份，與原件一并立卷。

（六）案卷裝訂要使用統(tǒng)一制作的卷皮，裝訂要牢固、美觀。采

用三孔一線的方法裝訂。

（七）填寫卷皮。使用檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的卷皮。卷皮第一欄，左

上角填寫編年號，中間部位填寫單位名稱；第二欄填寫檔案類別；中

間大空欄填寫案卷題目；下面兩欄填寫起止時間、卷內(nèi)文件件數(shù)、頁

數(shù)、保管期限、歸檔號。歸檔號用鉛筆填寫。

第十一條編制案卷目錄。案卷目錄統(tǒng)一由檔案管理人員編制。

案卷目錄要在案卷系統(tǒng)排列、固定案卷位置以后進行。全宗號、目錄

號，統(tǒng)一由檔案管理人員負責填寫。

五、檔案的管理和借閱

第十二條立卷后的檔案資料，必須存放于正式的檔案文件柜

中。檔案室必須做到：防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防強

39

光、防高溫、防有害氣體侵蝕。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或

變質(zhì)的檔案應及時修補、復制或作其它技術(shù)處理。

第十三條凡需借閱和查考檔案資料，必須經(jīng)行政辦公室主任同

意，由專人負責調(diào)檔。借閱人必須在借閱登記簿登記，一般不得借出

檔案室。如需借出，需經(jīng)行政辦公室主任同意，履行登記手續(xù)。歸還

時，注明歸還日期。

第十四條凡需復印檔案資料的，均應得到行政辦公室主任同

意，由專人負責復印，并在借閱登記簿注明復印份數(shù)。

六、檔案及文件資料的銷毀

第十五條各部室文書員應于每年年初，將上一年的文件資料經(jīng)

過篩選后，凡不屬于檔案保存范疇的和不再繼續(xù)使用的文件資料，自

行登記造冊，待銷毀。

第十六條各部室待銷毀文件，于每年3月底之前交到行政辦公

室，由主管領(lǐng)導審核批準后，組織銷毀。

七、電子文件的歸檔

第十七條電子文件的歸檔內(nèi)容應包含具有永久保存價值的文

本或圖形形式的電子文件，歸檔時，電子文件打印成紙質(zhì)文件并保存。

第十八條行政辦公室應定期將有價值的電子文件進行拷貝，以

防電子文件丟失。

八、照片檔案

（一）照片檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直

接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。

照片檔案包括銀鹽感光材料照片檔案和數(shù)碼照片檔案。

（二）照片檔案的范圍

1、記錄公司主要職能活動、基本歷史面貌和重要工作成果的照

40

片。

2、記錄領(lǐng)導人和著名人物參加與公司、本地區(qū)有關(guān)的重大公務

活動的照片。

3、記錄公司、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其

他異常情況和現(xiàn)象的照片。

4、記錄公司日常經(jīng)營活動、文體活動等的照片。

5、記錄公司組織或參加的重要外事活動、外出考察、調(diào)研等活

動的照片。

6、其它具有保存價值的照片。

（三）照片的整理

1、照片分類：照片檔案一般按照保管期限一年度一問題進行分

類，也可采用年度一問題一保管期限進行分類。

2、照片號的編制：照片號的格式：全宗號一分類號一張?zhí)枴；?

全宗號一分類號一冊號一張?zhí)枴?/p>

（四）照片說明的編寫

1、照片的說明包括題名、照片號、底片號（如有）、參見號（與

本張照片有密切聯(lián)系的其他載體形式檔案的檔號）、時間（填寫照片

的拍攝時間，采用8位阿拉伯數(shù)字標注。如2009年5月2日，標注

為20090502）、攝影者、文字說明等項目。

2、題名：應簡明概括、準確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、

地點、事由等要素盡可能齊全。

3、大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密

切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫說明，

并注明大幅照片的存放地址。

（五）數(shù)碼照片的管理

1、數(shù)碼照相機拍攝形成的數(shù)碼照片應保證未經(jīng)編輯，刻制光盤

保存。永久和長期保存的數(shù)碼照片應沖洗出照片。

2、光盤內(nèi)文件信息的組織結(jié)構(gòu)一般為：

(1)說明文件存儲格式為文本文件，主要說明本張光盤內(nèi)存儲

的照片檔案全宗名稱、全宗號、歸檔年度、保管期限、照片數(shù)量、照

片反映的主要內(nèi)容、攝影者等。

(2)照片檔案子目錄命名按照保管期限一年度一問題進行分類

命名，也可采用年度一問題一保管期限進行分類命名。照片文件命名

可按照照片內(nèi)容簡要描述。文件存儲格式為JPEG文件。

(3)數(shù)碼照片應分年度分保管期限刻制光盤，永久和長期保存

的應刻制一式三套，分別用A、B、C標注，A套封存保管，B套供查

閱使用，C套異地保管。短期保存的刻制一式二套，即A套和B套。

(4)光盤應分保管期限編制順序號，采用油性筆在光盤背面標

注光盤順序號、光盤套別號和光盤內(nèi)照片的分類命名。

(六)照片檔案的保管條件應具備防火、防水、防潮、防日光、

防紫外線、防污染、防有害生物、防盜要求，溫度控制在25(以下,

相對濕度控制在30%—50%之間。照片檔案數(shù)量較多的單位應配置恒

溫恒濕柜或設置照片檔案庫保存照片檔案。

九、實物檔案

第二十二條實物檔案，是指法人、其他組織以及個人在其工作活

動中形成的對國家和社會有保存價值的以物質(zhì)實體為載體的物品檔

案。

第二十三條實物檔案的歸檔范圍

1、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊

等。

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2、上級領(lǐng)導、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、

牌匾、字畫、工藝品等。

3、公司對外交往中獲贈的重要紀念品。

4、公司組織的各種重大活動中形成的紀念品。

5、公司成立以來使用過的牌、匾。

6、其它有保存價值的實物。

第二十四條實物檔案的歸檔要求

1、應歸檔的實物自形成后的次年三月底前向公司行政辦公室移

交；由于特殊原因，應歸檔的實物確需在有關(guān)部門暫時保留的，應先

將歸檔實物移交行政辦公室拍照登記，再辦理借用手續(xù)。

2、歸檔的實物要保持整潔、無破損。任何部門和個人不得隨意

將實物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。

3、歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的

管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關(guān)系。

4、企業(yè)對外交往中贈送給對方的重要實物，也應當拍照歸檔。

5、企業(yè)實物檔案保管部門為行政辦公室。

第二十五條實物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。

第二十六條實物檔案的整理

1、歸檔實物的分類：歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物

為一件）。歸檔實物可按物品種類分類；實物檔案較少，可不分類。

實物檔案原則上按實物形狀分類，實物形狀具體分為平面實物、立體

實物等類別。

2、歸檔實物的排列：歸檔實物可按種類結(jié)合時間進行排列，也

可按歸檔時間順序排列。

3、歸檔實物的編號：

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（1）歸檔實物按實物形狀結(jié)合級別，依其時間先后順序排列。

（2）歸檔實物按平面實物、立體實物分別從“1”開始編制流水

號。

（3）歸檔實物應按分類方案和排列順序逐件編檔號，以“件”為

單位按一件一號原則進行編號，并在不影響實物品像的合適位置粘貼

歸檔章（見圖一），填寫檔號。平面實物將歸檔章粘貼在實物右下方,

立體實物將歸檔章粘貼在實物底部。歸檔實物的檔號一般由全宗號、

類別號、件號組成。歸檔實物的檔號格式：類別號一件號

（4）實物檔案目錄的編制：歸檔實物應按分類方案和檔號順序編

制實物檔案目錄。實物檔案目錄設置檔號、題名、實物來源、形成日

期、實物類別、實物數(shù)量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項

目（見圖二）。

實物檔案目錄應裝訂成冊并編制封面。實物檔案目錄封面設置全

宗名稱、實物類別等項目（見圖三），其中全宗名稱為必填項，實物

類別為可選項。

實物檔案目錄及實物檔案目錄封面用紙幅面尺寸采用國際標準

A4型。

第二十七條實物檔案的保管

1、實物檔案應專庫或?qū)９癖９堋F重的實物檔案，要采取相

應措施確保安全，移出行政辦公室必須要履行簽字手續(xù)。

2、對實物檔案應定期清點，做到帳物一致，發(fā)現(xiàn)問題及時查對

清楚。

3、存放實物檔案的庫房和櫥柜應保持整潔，定期除塵，避免實

物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。

4、易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護,

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確保實物檔案完好無損。

5、實物檔案應使用數(shù)碼相機數(shù)字化，并將形成的數(shù)碼照片按照

片檔案要求整理。

6、獎狀可卷成筒狀保管，錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入

檔案盒保管。

第二十八條實物檔案的利用

1、利用實物檔案必須嚴格履行借閱登記手續(xù)。

2、如確需使用實物檔案原件，須寫明利用目的，經(jīng)公司總經(jīng)理

批準，并須辦理借用審批手續(xù)。

3、珍貴的或不易搬動的實物檔案，提供實物檔案照片使用。

4、歸還實物檔案時，檔案管理人員應對歸還的實物檔案仔細檢

查，核查無誤后方可簽字注銷。如發(fā)現(xiàn)損壞，應立即追究責任。

附件：文件材料歸檔范圍類別及保管期限

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附件:

文件材料歸檔范圍類別及保管期限

一、文書檔案保管期限

文書檔案的保管期限定為：永久、長期和短期三種。永久為永久

性保管；長期為5-20年左右，短期為5年以下。

二、確定檔案保管期限的原則

1、凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)工作

有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：企業(yè)制定的屬于

法規(guī)政策性文件，重要問題形成的文件材料，召開重要會議的文件材

料，重要的請示、報告、計劃、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表、機構(gòu)演變、單

位領(lǐng)導干部任免的文件材料；直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于企業(yè)主管業(yè)務

并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料、非直屬上級機關(guān)針對本單位主管業(yè)務

并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。

2、凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對企業(yè)工作有查

考利用價值的文件材料，列為長期保管。主要包括：本單位一般工作

文件材料，一般會議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件

材料，直屬