標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)程序

標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序所謂SOP，是StandardOperationProcedure三個(gè)單詞中首字母的大寫，即標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，就是將某一事件的標(biāo)準(zhǔn)操作環(huán)節(jié)和規(guī)定以統(tǒng)一的格式描述出來(lái)，用來(lái)指導(dǎo)和規(guī)范平常的工作。SOP的精髓，就是將細(xì)節(jié)進(jìn)行量化，用更通俗的話來(lái)說(shuō)，SOP就是對(duì)某一程序中的關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化和量化。1、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的原理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（StandardOperatingProcedure,SOPs）是在有限時(shí)間與資源內(nèi)，為了執(zhí)行復(fù)雜的平常事務(wù)所設(shè)計(jì)的內(nèi)部程序。從管理學(xué)的角度,標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序可以縮短新進(jìn)人員面對(duì)不純熟且復(fù)雜的學(xué)習(xí)時(shí)間,只要按照環(huán)節(jié)指示就能避免失誤與疏忽!標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序的成立理由，通常有下列幾點(diǎn)（功能）：標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序可以節(jié)省時(shí)間，由于時(shí)間是寶貴的。標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序可以節(jié)省資源的浪費(fèi)，由于資源是稀少的。標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序可以獲致穩(wěn)定性，由于穩(wěn)定是組織繼續(xù)存在的重要?jiǎng)恿?。?biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序也也許產(chǎn)生若干問(wèn)題，反而阻礙目的的實(shí)現(xiàn)，這種反功能（Dysfunction）的病態(tài)必須加以了解：標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序會(huì)抗拒變遷，無(wú)法因應(yīng)特殊環(huán)境需要。標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序會(huì)延誤時(shí)機(jī)，無(wú)法滿足民眾需求。標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序往往導(dǎo)致“新政策”與“舊實(shí)務(wù)”之間的矛盾，無(wú)法推動(dòng)改革。采購(gòu)作業(yè)內(nèi)容是從收到"請(qǐng)購(gòu)案件"開始進(jìn)行分發(fā)采購(gòu)案件，由采購(gòu)經(jīng)辦人員先核對(duì)請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容，查閱"廠商資料"、"采購(gòu)記錄"及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價(jià)，于報(bào)價(jià)后，整理報(bào)價(jià)資料，擬訂議價(jià)方式及各種有利條件，進(jìn)行議價(jià)，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購(gòu)。具體作業(yè)程序及要點(diǎn)如：采購(gòu)作業(yè)程序及要點(diǎn)請(qǐng)購(gòu)第一條請(qǐng)購(gòu)部門的劃分各項(xiàng)材料的請(qǐng)購(gòu)部門如下：(一)常備材料：生產(chǎn)管理部門(二)預(yù)備材料：物料管理部門(三)非常備材料：1.訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門2.其他用料：使用部門或物料管理部門第二條請(qǐng)購(gòu)單的開立、遞送(一)請(qǐng)購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫(kù)存情況開立請(qǐng)購(gòu)單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)經(jīng)主管審核后依請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限呈核并編號(hào)(由各部門依事業(yè)部別編訂)，"請(qǐng)購(gòu)單(內(nèi)購(gòu))(外購(gòu))"附"請(qǐng)購(gòu)案件寄送清單"送采購(gòu)部門。(二)需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購(gòu)材料，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)以請(qǐng)購(gòu)單附表，一單多品方式，提出請(qǐng)購(gòu)。(三)緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門于"請(qǐng)購(gòu)單""說(shuō)明欄"注明因素，并加蓋"緊急采購(gòu)"章，以急件卷宗遞送。(四)材料檢查須待試車方能實(shí)行者，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)于"請(qǐng)購(gòu)單"上注明"試車檢查"及"預(yù)定試車期限"。(五)庶務(wù)用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫(kù)存情況，填制"請(qǐng)購(gòu)單"提出請(qǐng)購(gòu)。第三條免開請(qǐng)購(gòu)單部分(一)下列總務(wù)性物品免開請(qǐng)購(gòu)單，并可以"總務(wù)用品申請(qǐng)單"委托總務(wù)部門辦理，但其核決權(quán)限另訂，其列舉如下：1.賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。2.招待用品：飲料、香煙等。3.書報(bào)(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、文具等。4.打字、刻印、報(bào)表等。(二)零星采購(gòu)及小額零星采購(gòu)材料項(xiàng)目。第四條請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限(壹)內(nèi)購(gòu)：1.原物料：(1)請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬(wàn)元以上者，由科長(zhǎng)核決。(2)請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬(wàn)元至5萬(wàn)元者，由經(jīng)理核決。(3)請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在5萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。2.財(cái)產(chǎn)支出：(1)請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2023元以下者，由科長(zhǎng)核決。(2)請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2023元至2萬(wàn)元者，由經(jīng)理核決。(3)請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在2萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。3.總務(wù)性用品：(1)請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1000元以下者，由科長(zhǎng)核決。(2)請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1000元至1萬(wàn)元者，由經(jīng)理核決。(3)請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在1萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)以"財(cái)產(chǎn)支出"核決權(quán)限呈核。(二)外購(gòu)：1.請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在10萬(wàn)(含)元以下者，由經(jīng)理核決。2.請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在10萬(wàn)元以上者，由總經(jīng)理核決。第五條請(qǐng)購(gòu)案件的撤消(一)請(qǐng)購(gòu)案件的撤消應(yīng)立即由原請(qǐng)購(gòu)部門告知采購(gòu)部門停止采購(gòu)，同時(shí)于"請(qǐng)購(gòu)單(內(nèi)購(gòu))"或"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"第一、二聯(lián)加蓋紅色"撤消"的戳記及注明撤消因素。(二)采購(gòu)部門辦妥撤消后，依下列規(guī)定辦理：1.采購(gòu)部門于原請(qǐng)購(gòu)單加蓋"撤消"章后，送回原請(qǐng)購(gòu)部門。2.原"請(qǐng)購(gòu)單"已送物料管理部門待辦收料時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)告知撤消，并由物料管理部門據(jù)以將原請(qǐng)購(gòu)單退回原請(qǐng)購(gòu)部門。3.原請(qǐng)購(gòu)單未能撤消時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)告知原請(qǐng)購(gòu)部門。采購(gòu)第一節(jié)一般規(guī)定第六條采購(gòu)部門的劃分(一)內(nèi)購(gòu)：由國(guó)內(nèi)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)辦理。(二)外購(gòu)：由國(guó)外采購(gòu)部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。(三)總經(jīng)理或經(jīng)理對(duì)于重要材料的采購(gòu)，可直接與供應(yīng)商或代理商議價(jià)。專案用料，必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購(gòu)作業(yè)。第七條采購(gòu)作業(yè)方式除一般采購(gòu)作業(yè)方式外，采購(gòu)部門可依材料使用及采購(gòu)特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu)：(一)集中計(jì)劃采購(gòu)：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)較為有利者，可核定材料項(xiàng)目，告知各請(qǐng)購(gòu)部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu)部門定期集中辦理采購(gòu)。(二)長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購(gòu)部門應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后告知各請(qǐng)購(gòu)部門依需要提出請(qǐng)購(gòu)。第八條采購(gòu)作業(yè)解決期限采購(gòu)部門應(yīng)依采購(gòu)地區(qū)、材料特性及市場(chǎng)供需，分類制定材料采購(gòu)作業(yè)解決期限，告知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。第二節(jié)國(guó)內(nèi)采購(gòu)作業(yè)解決第九條詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)(一)采購(gòu)經(jīng)辦人員接獲"請(qǐng)購(gòu)單(內(nèi)購(gòu))"后應(yīng)依請(qǐng)購(gòu)案件的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價(jià)之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。(二)若廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采?gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于"請(qǐng)購(gòu)單"上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會(huì)使用部門或請(qǐng)購(gòu)部門簽注意見(jiàn)后呈核。(三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購(gòu)量超過(guò)請(qǐng)購(gòu)量)，采購(gòu)經(jīng)辦人員于議價(jià)后，應(yīng)于請(qǐng)購(gòu)單"詢價(jià)記錄欄"中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核。(四)對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)進(jìn)一步分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。(五)采購(gòu)部門接到請(qǐng)購(gòu)部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購(gòu)案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購(gòu)單后，按一般采購(gòu)程序優(yōu)先辦理。(六)"試車檢查"的采購(gòu)條件，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于"請(qǐng)購(gòu)單"注明與廠商議定的付款條件呈核。第十條呈核及核決(一)采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)完畢后，于"請(qǐng)購(gòu)單"詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂"訂購(gòu)廠商""交貨期限"與"報(bào)價(jià)有效期限"經(jīng)主管審核，并依請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)限呈核。(二)采購(gòu)核決權(quán)限：第十一條訂購(gòu)(一)采購(gòu)經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的"請(qǐng)購(gòu)單"后應(yīng)以"訂購(gòu)單"向廠商訂購(gòu)，并以電話或傳真擬定交貨(到貨)日期，同時(shí)規(guī)定供應(yīng)商于"送貨單"上注明"請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)"及"包裝方式"。(二)若屬分批交貨者，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)于"請(qǐng)購(gòu)單"上加蓋"分批交貨"章以資辨認(rèn)。(三)采購(gòu)經(jīng)辦人員使用暫借款采購(gòu)時(shí)，應(yīng)于"請(qǐng)購(gòu)單"加蓋"暫借款采購(gòu)"章，以資辨認(rèn)。第十二條進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系(一)國(guó)內(nèi)采購(gòu)部門應(yīng)分詢價(jià)、訂購(gòu)、交貨三個(gè)階段，以"采購(gòu)進(jìn)度控制表"控制采購(gòu)作業(yè)進(jìn)度。(二)采購(gòu)經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完畢作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制"進(jìn)度異常反映單"并注明"異常因素"及"預(yù)定完畢日期"，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購(gòu)部門，依請(qǐng)購(gòu)部門意見(jiàn)擬訂對(duì)策解決。第十三條整理付款(一)物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的"請(qǐng)購(gòu)單"連同"材料檢查報(bào)告表"(其免填"材料檢查報(bào)告表"部分，應(yīng)于收料單加蓋"免填材料檢查報(bào)告表"章)送采購(gòu)部門，經(jīng)與發(fā)票核對(duì)無(wú)誤，于翌日前由主管核章后送會(huì)計(jì)部門。會(huì)計(jì)部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料者，"請(qǐng)購(gòu)單(內(nèi)購(gòu))"的會(huì)計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會(huì)計(jì)部門。(二)內(nèi)購(gòu)材料須待試車檢查者，其訂立協(xié)議部分，依協(xié)議規(guī)定辦理付款，未訂協(xié)議部分，依采購(gòu)部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。(三)短交應(yīng)補(bǔ)足者，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。(四)超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實(shí)收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。第三節(jié)境外采購(gòu)作業(yè)解決(含進(jìn)口事務(wù)、關(guān)務(wù))第十四條詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)(一)外購(gòu)部門依"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去詢價(jià)記錄，以電話或傳真方式進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，但因特殊情況(獨(dú)家制造或代理等因素)應(yīng)于"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價(jià)、比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。(二)請(qǐng)購(gòu)的材料規(guī)范較復(fù)雜時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)附上各廠商所報(bào)材料的重要規(guī)范并簽注意見(jiàn)后，會(huì)請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)。第十五條呈核及核決(一)比價(jià)、議價(jià)完畢后，外購(gòu)部門應(yīng)填制"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"，擬訂"訂購(gòu)廠商""預(yù)定裝船日期"等，連同廠商報(bào)價(jià)資料，送請(qǐng)購(gòu)部門依采購(gòu)核決權(quán)限核決。(二)核決權(quán)限1.采購(gòu)金額以CIF美元總價(jià)折合在×××元(含)以下者由經(jīng)理核決。2.采購(gòu)金額以CIF美元總價(jià)折合超過(guò)×××元以上者由總經(jīng)理核決。(三)采購(gòu)案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購(gòu)數(shù)量、金額的變更時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)依更改后的采購(gòu)金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時(shí)仍應(yīng)由原核決主管核決。第十六條訂購(gòu)與協(xié)議(一)"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"經(jīng)核決送回外購(gòu)部門后，即向廠商訂購(gòu)并辦理各項(xiàng)手續(xù)。(二)需與供應(yīng)廠商簽訂長(zhǎng)期協(xié)議者，外購(gòu)部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)期協(xié)議書，依采購(gòu)核決權(quán)限呈核后辦理。第十七條進(jìn)度控制及異常解決(一)外購(gòu)部門應(yīng)以"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"及"采購(gòu)控制表"控制外購(gòu)作業(yè)進(jìn)度。(二)外購(gòu)部門于每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)積極開立"進(jìn)度異常及反映單"記明異常因素及解決對(duì)策，據(jù)此修訂進(jìn)度并告知請(qǐng)購(gòu)部門。(三)外購(gòu)部門于外購(gòu)案件"裝船日期"有延誤時(shí)，應(yīng)積極與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立"進(jìn)度異常反映單"記明異常因素及解決對(duì)策，告知請(qǐng)購(gòu)部門，并依請(qǐng)購(gòu)部門意見(jiàn)解決。第十八條進(jìn)口簽證前("請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"核準(zhǔn)后)的專案申請(qǐng)(一)專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備的申請(qǐng)專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)準(zhǔn)備所有文獻(xiàn)申請(qǐng)核發(fā)"輸入許可證"，申請(qǐng)函中并應(yīng)請(qǐng)求"國(guó)貿(mào)局"在"輸入許可證"加蓋"國(guó)內(nèi)尚無(wú)產(chǎn)制"的戳記及核準(zhǔn)章，以便進(jìn)口單位憑以向海關(guān)申請(qǐng)專案進(jìn)口及分期繳稅。(二)進(jìn)口度量衡器及管理物品時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)于申請(qǐng)"輸入許可證"之前準(zhǔn)備"報(bào)價(jià)單"及其他有關(guān)資料送進(jìn)口單位向政府機(jī)關(guān)申請(qǐng)核準(zhǔn)進(jìn)口。第十九條進(jìn)口簽證外購(gòu)材料訂購(gòu)后，外購(gòu)部門應(yīng)即檢具"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"及有關(guān)申請(qǐng)文獻(xiàn)，以"申請(qǐng)外匯解決單"(需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時(shí)，加填"緊急外購(gòu)案件聯(lián)絡(luò)單")送進(jìn)口單位辦理簽證。進(jìn)口單位應(yīng)依預(yù)定日期向"國(guó)貿(mào)局"辦理簽證，并于"輸入許可證"核準(zhǔn)時(shí)告知外購(gòu)部門。第二十條進(jìn)口保險(xiǎn)(一)FOB、FAS、C＆F條件的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"外購(gòu)部門指示的保險(xiǎn)范圍辦理進(jìn)口保險(xiǎn)。(二)進(jìn)口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"上標(biāo)示，以便貨品進(jìn)口必須公證時(shí)，進(jìn)口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。第二十一條進(jìn)口船務(wù)(一)FOB、FAS的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)于接獲"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"時(shí)，應(yīng)視其"裝運(yùn)口岸"及"裝船期限"并參照航運(yùn)資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進(jìn)口貨品可機(jī)動(dòng)選擇船只裝運(yùn)。(二)進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進(jìn)口結(jié)匯經(jīng)辦人員，于"信用狀開發(fā)申請(qǐng)書"列明，作為信用狀條款，向發(fā)貨人指示裝船。(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購(gòu)部門應(yīng)于"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。第二十二條進(jìn)口結(jié)匯進(jìn)口單位應(yīng)依"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"標(biāo)示的"間發(fā)信用狀日期"辦理結(jié)匯，并于信用狀(L／C)開出后以"開發(fā)L／C快報(bào)"告知外購(gòu)部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。第二十三條稅務(wù)(一)免貨品稅及"工業(yè)用證明"的申請(qǐng)1.進(jìn)口的貨品可申請(qǐng)免貨品稅者，外購(gòu)部門應(yīng)于"輸入許可證"核準(zhǔn)后，檢具必需文獻(xiàn)，向稅捐處申請(qǐng)，經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請(qǐng)免貨品稅。2.除"免憑經(jīng)濟(jì)部工業(yè)局證明辦理具結(jié)免稅進(jìn)口"的項(xiàng)目外，其他合于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料，外購(gòu)部門應(yīng)于開發(fā)"信用狀"后檢具必需文獻(xiàn)向經(jīng)濟(jì)部工業(yè)局申請(qǐng)"非供塑膠用"證明，以便于報(bào)關(guān)時(shí)據(jù)此向海關(guān)申請(qǐng)依工業(yè)用物品稅率繳納進(jìn)口關(guān)稅。(二)專案進(jìn)口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請(qǐng)及辦理外購(gòu)部門應(yīng)于進(jìn)口前，檢具有關(guān)文獻(xiàn)，憑以向海關(guān)申請(qǐng)稅則預(yù)估，等核準(zhǔn)后并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。第二十四條輸入許可證、信用狀的修改供應(yīng)商成本公司規(guī)定修改"輸入許可證"或"信用狀"時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)開立"信用狀、輸入許可證修改申請(qǐng)書"經(jīng)呈核后，檢具修改申請(qǐng)文獻(xiàn)送進(jìn)口事務(wù)科辦理。第二十五條裝船告知及提貨文獻(xiàn)的提供(一)外購(gòu)部門接到供應(yīng)商告知有關(guān)船名及裝船日期時(shí)，應(yīng)立即填制"裝船告知單"分別告知請(qǐng)購(gòu)部門、物料管理部門及有關(guān)部門。(二)外購(gòu)部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文獻(xiàn)時(shí)，應(yīng)檢具"輸入許可證"及有關(guān)文獻(xiàn)，以"裝運(yùn)文獻(xiàn)解決單"先送進(jìn)口單位辦理提貨背書。(三)提貨背書辦妥后，外購(gòu)部門應(yīng)檢具"輸入許可證"及提貨等有關(guān)文獻(xiàn)，以"裝運(yùn)文獻(xiàn)解決單"辦理報(bào)關(guān)提貨。(四)管理進(jìn)口物品放行證的申請(qǐng)：進(jìn)口管理物品時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)于收到裝運(yùn)文獻(xiàn)后，檢具必需文獻(xiàn)送政府主管機(jī)關(guān)申請(qǐng)"進(jìn)口放行證"或"進(jìn)口護(hù)照"，以便據(jù)此報(bào)關(guān)提貨。第二十六條進(jìn)口報(bào)關(guān)(一)關(guān)務(wù)部門收到"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"及報(bào)關(guān)文獻(xiàn)時(shí)，應(yīng)視買賣、保險(xiǎn)及稅率等條件填制"進(jìn)口報(bào)關(guān)解決單"連同報(bào)關(guān)文獻(xiàn)，委托報(bào)關(guān)行辦理報(bào)關(guān)手續(xù)，同時(shí)開立"外購(gòu)到貨告知單"(含外購(gòu)收料單)送材料庫(kù)辦理收料。(二)不結(jié)匯進(jìn)口物品，進(jìn)口單位(郵寄包裹則為總務(wù)部門)應(yīng)于接獲到貨告知時(shí)，查明品名、數(shù)量等資料，并會(huì)外購(gòu)部門確認(rèn)需要提貨者再行辦理報(bào)關(guān)提貨。如系無(wú)價(jià)進(jìn)口的材料、補(bǔ)運(yùn)補(bǔ)償及退貨換料等，報(bào)關(guān)時(shí)關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立"外購(gòu)到貨告知單(含外購(gòu)收料單)"告知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后，送解決部門解決。(三)關(guān)稅繳納前進(jìn)口單位應(yīng)的確核對(duì)稅則、稅率后申請(qǐng)暫借款繳納。(四)海關(guān)估稅的稅率如與進(jìn)口單位估列者不符時(shí)，進(jìn)口單位應(yīng)立即告知外購(gòu)部門提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議，申請(qǐng)復(fù)查，并申請(qǐng)暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進(jìn)口單位應(yīng)于"進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表"記錄，以便督促銷案。(五)稅捐記帳的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依"請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))"，于報(bào)關(guān)時(shí)檢具必需文獻(xiàn)辦理具結(jié)記帳，并將記帳情況記入"稅捐記帳額度登記表"及"稅捐記帳額度控制表"。(六)船邊提貨的進(jìn)口材料，進(jìn)口單位應(yīng)于貨品抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù)，以便船只抵港時(shí)，即時(shí)辦理提貨。第二十七條報(bào)關(guān)進(jìn)度控制關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報(bào)關(guān)、驗(yàn)關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以"進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表"控制通關(guān)進(jìn)度。第二十八條公證(一)各公司事業(yè)部應(yīng)依材料進(jìn)口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項(xiàng)目(如外購(gòu)散裝材料)，告知進(jìn)口單位于材料進(jìn)港時(shí)，會(huì)同公證行前往公證。(二)外購(gòu)材料于驗(yàn)關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者，進(jìn)口單位應(yīng)于接獲報(bào)關(guān)行或材料庫(kù)告知時(shí)，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。(三)進(jìn)口貨品辦理公證時(shí)，進(jìn)口單位應(yīng)于公證后配合索賠經(jīng)辦時(shí)效，索取公證報(bào)告分送有關(guān)部門。第二十九條退匯(一)外購(gòu)部門依進(jìn)口材料的裝運(yùn)情況，判斷信用狀剩余金額已無(wú)裝船的也許時(shí)，應(yīng)于提供報(bào)關(guān)文獻(xiàn)時(shí)提醒進(jìn)口單位，并于進(jìn)口材料放行及"輸入許可證"收回后，開立"信用狀退匯告知單"連同"輸入許可證"送進(jìn)口事務(wù)科辦理退匯。(二)退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購(gòu)部門應(yīng)向供應(yīng)廠商索回信用狀正本，送進(jìn)口單位辦理退匯。第三十條索賠(一)外購(gòu)部門接到收貨異常報(bào)告("材料檢查報(bào)告表"或"公證報(bào)告"等)時(shí)，應(yīng)立即填制"索賠記錄單"連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。(二)以船公司或保險(xiǎn)公司為索賠對(duì)象者，由進(jìn)口單位辦理索賠；以供應(yīng)廠商為索賠對(duì)象時(shí)，由外購(gòu)部門辦理索賠。(三)索賠案件辦妥后，"索賠記錄單"應(yīng)依原采購(gòu)核決權(quán)限呈核后歸檔。第三十一條退貨或退換(一)外購(gòu)材料須予退貨或退換時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)適時(shí)告知進(jìn)口單位依政府規(guī)定期限向海關(guān)申請(qǐng)。(二)復(fù)運(yùn)出口、進(jìn)口的有關(guān)事務(wù)，外購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理，其出口進(jìn)口簽證、船務(wù)、保險(xiǎn)報(bào)關(guān)等事務(wù)則委托出口單位及進(jìn)口單位配合辦理。(三)退換的材料進(jìn)口時(shí)依本節(jié)有關(guān)規(guī)則辦理。第四節(jié)價(jià)格及質(zhì)量的復(fù)核第三十二條價(jià)格復(fù)核與市場(chǎng)行情資料提供(一)采購(gòu)部門應(yīng)調(diào)查重要材料的市場(chǎng)與行情，并建立廠商資料，作為采購(gòu)及價(jià)格審核的參考。(二)采購(gòu)部門應(yīng)就公司內(nèi)各公司事業(yè)部所提重要材料的項(xiàng)目，提供市場(chǎng)行情資料，作為材料存量管理及核決價(jià)格的參考。第三十三條質(zhì)量復(fù)核采購(gòu)單位應(yīng)就公司內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以復(fù)核(如材料選用、質(zhì)量檢查)等。第三十四條異常解決審查作業(yè)中，若發(fā)現(xiàn)異常情況，采購(gòu)單位審查部門應(yīng)即填制"采購(gòu)事務(wù)意見(jiàn)反映解決表"(或附報(bào)告資料)，告知有關(guān)部門解決。附則第三十五條本辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)行，增設(shè)修訂亦同。2、特性概述從對(duì)SOP的上述基本界定來(lái)看，SOP具有以下一些內(nèi)在的特性：SOP是一種程序SOP是對(duì)一個(gè)過(guò)程的描述，不是一個(gè)結(jié)果的描述。同時(shí)，SOP又不是制度，也不是表單，是流程下面某個(gè)程序中關(guān)控制點(diǎn)如何來(lái)規(guī)范的程序。SOP是一種作業(yè)程序SOP是一種操作層面的程序，是實(shí)實(shí)在在的，具體可操作的，不是理念層次上的東西。假如結(jié)合ISO9000體系的標(biāo)準(zhǔn)，SOP是屬于三階文獻(xiàn)，即作業(yè)性文獻(xiàn)。SOP是一種標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)程序所謂標(biāo)準(zhǔn)，在這里有最優(yōu)化的概念，即不是隨便寫出來(lái)的操作程序都可以稱做SOP，而一定是通過(guò)不斷實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的在當(dāng)前條件下可以實(shí)現(xiàn)的最優(yōu)化的操作程序設(shè)計(jì)。說(shuō)得更通俗一些，所謂的標(biāo)準(zhǔn)，就是盡也許地將相關(guān)操作環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化、量化和優(yōu)化，細(xì)化、量化和優(yōu)化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會(huì)產(chǎn)生歧義。SOP是一個(gè)體系SOP不是單個(gè)的是一個(gè)體系.雖然我們可以單獨(dú)地定義每一個(gè)SOP，但真正從公司管理來(lái)看，SOP不也許只是單個(gè)的，必然是一個(gè)整體和體系，也是公司不可或缺的。余世維在他的講座中也特別提到：一個(gè)公司要有兩本書，一本書是紅皮書，是公司的策略，即作戰(zhàn)指導(dǎo)大綱；另一本書是藍(lán)皮書，即SOP，標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，并且這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序一定是要做到細(xì)化和量化。3、格式明確職責(zé)涉及負(fù)責(zé)者、制定者、審定者、批準(zhǔn)者。格式每頁(yè)SOP頁(yè)眉處注明“標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程”字樣；制定SOP單位全稱；反映該份SOP屬性的編碼、總頁(yè)數(shù)、所在頁(yè)碼；準(zhǔn)確反映該項(xiàng)目SOP業(yè)務(wù)的具體題目；反映該項(xiàng)SOP主題的關(guān)鍵詞，以利計(jì)算機(jī)檢索；簡(jiǎn)述該份SOP的目的、背景知識(shí)和原理等；主體內(nèi)容：具體內(nèi)容簡(jiǎn)樸明確，可操作性強(qiáng)，以能使具有專業(yè)知識(shí)和受過(guò)培訓(xùn)的工作人員理解和掌握為原則；列出制定該份SOP的重要參考文獻(xiàn)；每份SOP的腳注處有負(fù)責(zé)者、制定者、審定者、批準(zhǔn)者的署名和簽署日期；標(biāo)明該份SOP的生效日期。4、如何做概述做SOP的方式根據(jù)不同的管理模式和管理方式，會(huì)有一定的區(qū)別。從國(guó)瑞公司的實(shí)際情況來(lái)看，我們大體上可以按以下幾個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)行：先做流程和程序按照公司對(duì)SOP的分類，各相關(guān)職能部門應(yīng)一方面將相應(yīng)的主流程圖做出來(lái)，然后根據(jù)主流程圖做出相應(yīng)的子流程圖，并依據(jù)每一子流程做出相應(yīng)的程序。在每一程序中，擬定有哪些控制點(diǎn)，哪些控制點(diǎn)應(yīng)當(dāng)需要做SOP，哪些控制點(diǎn)不需要做SOP，哪些控制點(diǎn)是可以合起來(lái)做一個(gè)SOP的，涉及每一個(gè)分類，都應(yīng)當(dāng)考慮清楚，并制定出來(lái)。擬定工作的執(zhí)行環(huán)節(jié)2)擬定每一個(gè)需要做SOP的工作的執(zhí)行環(huán)節(jié)。對(duì)于在程序中擬定需要做SOP的控制點(diǎn)，應(yīng)先將相應(yīng)的執(zhí)行環(huán)節(jié)列出來(lái)。執(zhí)行環(huán)節(jié)的劃分應(yīng)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如準(zhǔn)時(shí)間的先后順序來(lái)劃分。假如對(duì)執(zhí)行環(huán)節(jié)沒(méi)有把握，要及時(shí)和更專業(yè)的人員去交流和溝通，先把這些障礙掃除掉。制定SOP3)套用公司模板，制定SOP。在這些問(wèn)題都搞清楚的前提下，可以著手編寫SOP了。按照公司的模板在編寫SOP時(shí)，不要改動(dòng)模板上的設(shè)立；對(duì)于一些SOP，也許除了一些文字描述外，還可以增長(zhǎng)一些圖片或其他圖例，目的就是能將環(huán)節(jié)中某些細(xì)節(jié)進(jìn)行形象化和量化。專心去做4)專心去做，才干把SOP做好。由于編寫SOP自身是一個(gè)比較繁雜的工作，往往很容易讓人產(chǎn)生枯燥感覺(jué)，但SOP這項(xiàng)工作對(duì)于公司來(lái)說(shuō)又非常重要，公司在這方面也準(zhǔn)備進(jìn)行必要的投放，特別是從時(shí)間用2到3年的時(shí)間來(lái)保證，因此我們必然專心去做，否則不會(huì)取得真正好的效果，甚至走到形式主義的負(fù)面去了。正象一位勞模所說(shuō)，“認(rèn)真做事只能把事情做對(duì)，專心做事才干把事情做好”，并用這句話和大家共勉。5、SOP案例分析概述案例一:SOP在物流配送中心中實(shí)行應(yīng)注意的問(wèn)題不同模式的配送中心作業(yè)內(nèi)容有所不同，一般來(lái)說(shuō)配送中心執(zhí)行如下作業(yè)流程進(jìn)貨、進(jìn)貨驗(yàn)收、入庫(kù)儲(chǔ)存、揀選或分揀．流通加工、包裝、出貨檢查、裝車配送等。這些環(huán)節(jié)很多需要手工操作或手工輔助操作，所以可以借助于SOP的方法分析各個(gè)環(huán)節(jié)的作業(yè)內(nèi)容、優(yōu)化作業(yè)程序、形成標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。由于各個(gè)物流配送中心的作業(yè)流程和工作方法有所差異，具體的SOP制定要根據(jù)各自作業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行。物流配送中心應(yīng)注意的問(wèn)題在物流配送中心中應(yīng)用SOP時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題：1.流程改善優(yōu)先在制定作業(yè)的SOP之前．要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)流程進(jìn)行分析和優(yōu)化，假如系統(tǒng)流程過(guò)于繁瑣，導(dǎo)致了很多浪費(fèi)的程序．那么對(duì)浪費(fèi)的程序也制定SOP對(duì)提高配送中心的效率意義就不大了。例如要通過(guò)信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化．防止對(duì)產(chǎn)品信息的反復(fù)錄入作業(yè)?；蛘邇?yōu)化揀選途徑．防止多余的搬運(yùn)作業(yè)。2.系統(tǒng)的思考在對(duì)各個(gè)程序制定SOP的時(shí)候還要注意該環(huán)節(jié)在系統(tǒng)流程中的地位。根據(jù)水桶理論，單個(gè)環(huán)節(jié)的最優(yōu)不代表整體的最優(yōu)，所以對(duì)配送中心的～系列程序環(huán)節(jié)，要從一個(gè)系統(tǒng)的角度制定各個(gè)環(huán)節(jié)的改善目的，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的平衡。同時(shí)SOP的制定并不是一勞永逸，要隨著操作內(nèi)容的改變、工具設(shè)備的改變，管理方法的改變而改變，也就是注意系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)變化，及時(shí)根據(jù)系統(tǒng)需求進(jìn)行調(diào)整。3.考慮設(shè)備工具的使用對(duì)每個(gè)作業(yè)制定SOP的時(shí)候要從人因工程的角度考慮能否借助一些簡(jiǎn)樸低成本的輔助工具來(lái)實(shí)現(xiàn)更高的作業(yè)效率。例如對(duì)于繁重的搬運(yùn)作業(yè)．應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的物品特性設(shè)計(jì)一些低成本的搬運(yùn)設(shè)備或搬運(yùn)輔助工具．從而提高搬運(yùn)的效率。4.注重分揀作業(yè)的優(yōu)化分揀作業(yè)重要是根據(jù)分揀單的規(guī)定從倉(cāng)庫(kù)中選取產(chǎn)品，然后將產(chǎn)品搬運(yùn)到指定的地點(diǎn)．完畢揀選，或者批量揀選后再由后續(xù)的人員或者設(shè)備進(jìn)行分揀作業(yè)。有調(diào)查表白分揀作業(yè)占物流配送中心運(yùn)營(yíng)時(shí)間的30％～40％，搬運(yùn)量的90％．成本的40％．所以分揀作業(yè)的效率提高對(duì)于整個(gè)