行政部工作內容及流程概述

PAGEPAGE4行政部工作內容及流程概述根據(jù)我公司運行特點，行政部職能主要有三大部分：一是行政后勤類工作。主要包括文字材料的處理、秘書服務、前臺接待、會務組織、工作督辦、辦公用品采購、車輛管理、食堂管理、宿舍管理、園區(qū)安全保衛(wèi)、園區(qū)美化綠化、基礎設施的保養(yǎng)與維護、檔案管理、企業(yè)文化宣傳、公司外聯(lián)與接待、公司領導交辦的其他工作等。二是人事類工作。主要包括各項工作制度的編制、招聘、績效考核、考勤、培訓、勞動關系管理、勞動糾紛的調查及處理等。三是法務類工作。主要包括合同的起草、合同的法律審核、合同糾紛的處理、各種訴訟的參與（配合法律顧問）、法律文書的歸類存檔、公司其他涉及法律事務的工作等。我公司行政部工作覆蓋面廣，無法歸口財務、技術、質檢、生產(chǎn)、設備動力、采購、銷售等職能部門的工作，包括行政后勤、人事、法務、檔案管理、企業(yè)文化宣傳等，統(tǒng)歸到行政部。按照部門設置精簡高效、便于溝通協(xié)調的企業(yè)管理要求，同時體現(xiàn)“生產(chǎn)、設備不分家，技術、質檢不分家”的原則，建議：行政部可改稱為行政人事部或綜合事務部，體現(xiàn)行政就是服務的要求，符合現(xiàn)代企業(yè)管理精神。同時生產(chǎn)和設備動力合并為一個部門，統(tǒng)稱為生產(chǎn)部；技術質檢合并為一個部門，統(tǒng)稱為技術部；采購與銷售合并為一個部門，統(tǒng)稱為購銷部或者營銷部。下面，就行政部涉及的三大職能進行簡要概述，并對各工作流程進行一一梳理。一、行政后勤類行政后勤工作必須體現(xiàn)四個要求，一是服務，服務公司領導，服務業(yè)務部門，保障各崗位工作的順利開展和高效運作，為員工提供舒心愉悅的工作環(huán)境。二是上傳下達。保證領導意圖準確及時的落實到各業(yè)務部門，保證業(yè)務部門的工作問題及時上報到領導決策。三是督辦。對領導部署工作及時督辦，并將落實情況及時反饋給領導。四是協(xié)調。需跨部門溝通的問題，及時呈報給領導，并按領導交辦要求及時協(xié)調。行政后勤類工作在一個企業(yè)好比潤滑油，保證企業(yè)機器高效運轉，不出問題。1、文件辦理，包括行文和收文行文（紅頭文件）流程：領導或業(yè)務部門提出行文（紅頭文件）要求——報總經(jīng)理審核是否行文——相關部門或者行政部草擬文稿——行政部確定文號、附文件批辦單后報分管副總審核——分管領導審核通過后報總經(jīng)理簽發(fā)——行政部印發(fā)——各相關部門簽收——簽收單、分管領導審核修改稿、總經(jīng)理簽發(fā)稿、正式文件兩份裝訂后存檔。收文流程：行政部接收外部文件——附文件批辦單后報行政經(jīng)理擬辦——根據(jù)擬辦意見報分管副總審閱——分管副總提出審閱意見后報總經(jīng)審批——根據(jù)總經(jīng)理審批意見，行政部印發(fā)各分管領導和部門——分管領導和部門簽收——簽收單、正式文件附批辦單、復印件一份裝訂后存檔。2、文字材料撰寫，包括通知、計劃、總結、領導講話、請示、函等，如需出紅頭文件，按行文流程辦理。分管副總或總經(jīng)理提出寫作要求——文秘人員草擬——行政部經(jīng)理文字把關——交分管副總或總經(jīng)理審核并提出報送或者下發(fā)要求——行政部印發(fā)——下發(fā)相關部門或者報送政府部門及關系單位——簽收單（或傳真記錄）、正式文稿兩份裝訂后存檔。3、秘書服務秘書服務是行政部的一項日常工作，根據(jù)總經(jīng)理要求確定，在工作過程中一定要遵守秘書工作基本原則，務必要細致、謹慎，做到手勤、腿勤，不該問的不問、不該看的不看、不該說的不說，處處替領導著想和分憂，把日常雜務打理的井井有條，保證領導全部精力投入到公司決策和發(fā)展中去。4、前臺接待前臺接待是秘書服務工作的延伸，但僅限于辦公場所內的秘書服務工作，主要包括公司客人的接待和登記、函件的收發(fā)（總經(jīng)理私人函件要轉秘書辦理）、訂票、領導客人的預約和接待、會務服務等。來客接待流程：車輛加油由辦公室統(tǒng)一安排，建議實行加油卡管理，指定加油站并辦理加油卡，由辦公室按照用款流程，辦理加油卡的充值。加油記錄隨車登記，由加油司機記錄每次加油時的行車公里數(shù)，作為計算該車百公里耗油的依據(jù)，每月通報一次，同時作為考核該車司機的依據(jù)之一。如司機外出需現(xiàn)金加油的，按照出發(fā)報銷規(guī)定流程辦理。車輛維修管理，車輛維修需司機提出，行政部報分管副總或者總經(jīng)理審批后進行，可施行指定維修點管理。如先維修的，帶維修完畢后補辦手續(xù)，但需司機告知行政部。每次維修后需維修點提供維修清單，清單交辦公室存檔。如一車一司機，該車維修記錄每季度通報一次，作為考核司機的主要依據(jù)之一。如外出進行修理的，按照出發(fā)報銷規(guī)定流程辦理。10、食堂管理食堂管理是企業(yè)管理的重要內容和水平體現(xiàn)?！捌髽I(yè)管理看食堂、留住人先留住胃”是企業(yè)管理的重要格言，公司食堂可施行福利或者保本經(jīng)營管理，保障職工用餐營養(yǎng)和需求。（1）福利食堂施行餐補的辦法，制定出員工餐補標準，每個月將補貼發(fā)放到職工餐卡，上月沒有消費余額隨工資發(fā)放給員工。食堂建議由專人負責，根據(jù)用餐人數(shù)和標準編制每周用款計劃。尤其企業(yè)內招（小餐廳）屬于企業(yè)接待客人需要，標準較高，本部分成本不列入其內。除食堂工作人員工資和水電費外，建議財務專門設立食堂用款專門賬目（建議內招單列），便于資金使用平衡和成本控制，食堂采購清單每天記錄，每周到財務報賬。食堂廚師負責編制營養(yǎng)套餐計劃，每天在食堂菜單上公布，同時根據(jù)職工建議進行調配。如每周用款前五天結余較大，可在周末兩天改善伙食，以此調動員工參與食堂管理的積極性。（2）保本經(jīng)營企業(yè)食堂保本經(jīng)營是指職工用餐只承擔采購成本，人工費和水電等費用不計算在內，由企業(yè)承擔。食堂保本經(jīng)營同樣需要編制用款計劃，根據(jù)采購成本確定菜價，保證職工吃到既經(jīng)濟實惠、又衛(wèi)生可口的飯菜。保本經(jīng)營的關鍵是企業(yè)不承擔食品成本，只承擔人工費和水電費?；静僮髂Ｊ酵＠程?，職工配備餐卡，自己根據(jù)用餐需求定期充值。（3）補貼食堂是福利食堂和保本食堂的結合，既企業(yè)承擔職工用餐食品成本的一定比例，可采取每個月發(fā)放定額餐補的方式進行，每月發(fā)放到職工餐卡內一定數(shù)目的餐補資金。為保證職工用餐安全和用餐人數(shù)，防止職工外出用餐，也可采取每餐一補的方式，職工用餐刷卡一次，補助一餐數(shù)額，根據(jù)用餐次數(shù)每月結算一次。11、宿舍管理宿舍是職工休息和生活的重要場所，企業(yè)有責任給職工提供溫馨安全、衛(wèi)生舒適的宿舍。宿舍管理主要靠各相關制度的制定和執(zhí)行，包括財產(chǎn)登記制度、設施維護制度、住宿標準制度、住宿申請制度、宿舍安全衛(wèi)生管理制度、宿舍公共衛(wèi)生維護制度、宿舍檢查評比制度等。除完善各項制度外，還需要宿舍管理人員和藹人性，認真負責，才能為職工營造出一個溫馨和諧、衛(wèi)生安全的休息生活環(huán)境，保證職工體力充沛和愉悅工作。12、安全保衛(wèi)安全保衛(wèi)的目的是維護公司財產(chǎn)和人身安全，防止重大意外安全事故發(fā)生。安全保衛(wèi)的核心是施行責任制，關鍵是編制好各項制度和應急預案，包括出入登記制度、值班制度、巡查制度、領導巡崗檢查制度等。落實好這些制度的主要措施是施行責任制，責任制必須落實到人，要求工作人員具有極強的責任心。為防止重大安全事故的發(fā)生，企業(yè)必須編制重大事故處置應急預案，要求總經(jīng)理必須親自掛帥，各分管領導各司其職，各部門和崗位全力配合，將事故危害降到最低限度。13、基礎設施維護及園區(qū)綠化美化基礎設施維護包括水、電、暖、電話、網(wǎng)絡等的安裝與維護，需要有專門技術人員負責。安裝根據(jù)公司整體計劃，工程施工階段由承包方完成，電話、網(wǎng)絡需行政部協(xié)調政府主管部門完成，水、電、暖需專門工作人員定期檢修和維護，基礎設施包括路面、宣傳墻板、門窗、室內裝潢等，專門工作人員能完成的，行政部組織實施，不能完成的，報請分管副總或者總經(jīng)理批準后，聯(lián)系外部專業(yè)隊伍完成?；A設施維護目的是保證園區(qū)的正常運轉和良好形象。園區(qū)綠化和美化是營造優(yōu)美環(huán)境，樹立園區(qū)良好形象的重要方面，由行政部牽頭協(xié)調，也需要專門人員負責。工作人員要認真負責，定期澆水施肥，保證園區(qū)花草樹木生長良好，創(chuàng)建園林式園區(qū)，為員工工作和生活營造優(yōu)美環(huán)境。14、其他工作任務以上方面并不能完全涵蓋行政后勤類工作，企業(yè)規(guī)模集團化以后，還要建立檔案室和企宣部門，前期由行政部統(tǒng)管。由于企業(yè)運行事務繁雜、多變，領導根據(jù)臨時需要安排行政部辦理，確不能歸口其他業(yè)務部門的，都由行政部完成，行政部需承擔多功能職責，同樣是行政部履行職能的重要方面。行政部人員要具有愛崗敬業(yè)、吃苦耐勞、樂于奉獻的精神，才能真正勝任好本職工作。二、人事類人事工作是保障企業(yè)人力資源需求，吸引、留住、用好人才的主要方面，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展成敗的決定因素，“吸引人、留住人、用好人”成為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的最終目標。1、公司制度的制定公司制度的制定是行政部的重要職責，根據(jù)公司管理需要，按行文(紅頭文件)流程辦理。部門內部管理需要出臺管理制度的，自行制定并執(zhí)行，報行政部備案存檔即可。2、招聘流程各用人部門向行政部提報用人計劃——行政部匯總用人需求——編制招聘方案——報總經(jīng)理審批——從儲備人才庫查找、發(fā)布招聘信息（電視廣告、網(wǎng)絡、公司員工介紹）——應聘人員登記——資格審查、初步篩選——確定初試人員名單——初試——復試——錄用意向洽談——確定擬錄用人選——報總經(jīng)理審批——錄用通知——體檢——錄用手續(xù)辦理——入職面談——入職培訓（按培訓流程辦理）3、培訓流程（1）新員工入職培訓流程意志培訓：形式主要是軍訓，其目的是為了培養(yǎng)新人的吃苦耐勞的精神、樸素勤儉的作風和團隊協(xié)作的意識——認知培訓：主要包括公司企業(yè)概況、企業(yè)主要管理者介紹、企業(yè)制度、員工守則、企業(yè)文化宣講等內容，實行集中培訓。認知培訓主要是幫助新員工全面而準確的認識企業(yè)、了解企業(yè)，從而盡快找準自己的企業(yè)中的定位——職業(yè)培訓（用人部門自行安排）：使新員工完成角色轉換，成為一名職業(yè)化的工作人員——技能培訓（用人部門和崗位主管自行安排）：技能培訓主要是結合新員工即將上任的工作崗位而進行的專業(yè)技能培訓。（2）項目培訓流程根據(jù)公司整體發(fā)展需要確定培訓項目——總經(jīng)理審批——建立培訓標準——制定培訓計劃，包括選定培訓方法、設計培訓課程、準備培訓條件、聘請培訓人員——實施培訓——評估培訓效果：有效性、效益性4、績效考核績效考核是一項系統(tǒng)的工程，具有很強的專業(yè)性和技術性，是一門專門的學問，對企業(yè)來說，績效考核是一把“雙刃劍”，搞好了，可以調動員工積極性，減少運營成本，搞不好，會使整個企業(yè)人力資源管理陷入癱瘓，員工抱怨，積極性降低，甚至離職。這就需要在操作過程中，務必堅持“公開、公平、公正”的原則，慎之又慎，慢慢摸索和探討。5、薪酬福利管理薪酬福利管理結合以下因素：當?shù)貙嶋H水平、企業(yè)效益、同行業(yè)水平、同崗位水平綜合考慮。必須貫徹按勞分配原則，效率優(yōu)先，兼顧公平，體現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，與崗位價值緊密結合，與員工價值緊密結合，與公司效益緊密結合。建議我公司實行靈活的保險福利制度，根據(jù)用工情況，與農村醫(yī)療保險制度和城鎮(zhèn)養(yǎng)老保險制度結合，避免重復投保。同時根據(jù)勞動主管部門的規(guī)定，與職工協(xié)商，將公司承擔保險部分納入職工工資，職工不愿參保的，公司承擔部分直接以工資形式發(fā)給員工，這樣更能體現(xiàn)職工的自主性和公司的人性化。6、勞動關系管理勞動關系管理按照國家法律法規(guī)和地方主管部門規(guī)定，結合企業(yè)和職工個人情況執(zhí)行，需要簽訂勞動合同的就簽訂，需要以勞務合同形式執(zhí)行的，就按普通民事合同操作。勞動關系管理的目的就是建立和諧的勞動關系，保障勞動者的正當權益，最大限度避免勞動爭議糾紛，減少企業(yè)用工成本。三、法務類1、審核各類法律文書及合同參與起草、審核企業(yè)重要的規(guī)章制度，對企業(yè)規(guī)章制度的合法性負責；制定標準的合同文本，審核企業(yè)各類技術、經(jīng)濟服務合同，參與重大合同的起草、談判工作，監(jiān)督、檢查合同的履行情況。2、法律事務處理參與企業(yè)的兼并、收購、投資、租賃、資產(chǎn)轉讓、招投標等重大經(jīng)濟活動，提出法律建議，維護公司的合法權益；配合公司法律顧問，參與處理各類訴訟或非訴訟法律事務，維護公司的合法權益；針對