學院辦公室崗位職責

學院辦公室崗位職責第一章總則為確保學院辦公室的正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率和質(zhì)量，訂立本規(guī)章制度。本制度適用于學院辦公室全體員工。第二章職責范圍2.1辦公室主任負責辦公室的整體規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和管理工作；訂立辦公室工作計劃和年度預算，定期進行總結(jié)和評估；組織協(xié)調(diào)各部門之間的溝通和協(xié)作，解決工作中的矛盾和問題；引導、培訓和評價辦公室員工的工作表現(xiàn)；負責與上級領(lǐng)導和其他部門的聯(lián)系，并向上級領(lǐng)導匯報工作情況和問題。2.2辦公室文秘人員完成上級領(lǐng)導交辦的文件、資料等書面料子的起草、整理和歸檔工作；負責辦公室文件的傳送、收集和分發(fā)工作，保證信息的及時傳遞和保密性；幫助辦公室主任組織緊要會議和活動，負責會議記錄和文件整理；布置辦公室內(nèi)部會議和活動的事項，協(xié)調(diào)各部門參加。2.3辦公室行政管理人員負責學院辦公用品、設(shè)備的采購和管理，定期進行盤點和更新；組織協(xié)調(diào)學院內(nèi)部辦公空間的規(guī)劃和使用，保證辦公環(huán)境的乾凈和安全；負責學院辦公樓的維護和設(shè)備的保養(yǎng)，及時處理設(shè)備故障和報修；處理學院員工的考勤、請假、獎懲等事務(wù)，保證員工信息的準確性和保密性。2.4辦公室接待人員負責學院內(nèi)部和外部人員的接待工作，保持良好的服務(wù)態(tài)度和形象；接待來訪客戶或?qū)W員，供應(yīng)必需的咨詢和引導，并記錄相關(guān)信息；組織協(xié)調(diào)學院內(nèi)部的會議室預定和使用布置，供應(yīng)必需的支持服務(wù)；負責電話接聽和轉(zhuǎn)接，處理來電咨詢和問題反饋。2.5辦公室行政支持人員幫助辦公室主任完成辦公事務(wù)的日常布置和處理；負責辦公室文件的整理、打印、復印和掃描等工作；幫助辦公室文秘人員進行文件的歸檔和存檔管理；負責辦公室內(nèi)部文件和資料的傳遞和分發(fā)，保證信息的安全和準確。第三章工作要求3.1保密要求辦公室全體員工須嚴格遵守學院涉密文件、資料和信息的保密規(guī)定；不得將任何機密文件、資料外泄或用于其他非學院工作目的；不得私自復印、傳輸或存儲機密文件、資料；嚴禁將任何機密信息或資料存放在個人筆記本電腦、移動存儲設(shè)備等非規(guī)定設(shè)備中。3.2協(xié)作要求辦公室員工應(yīng)保持良好的團隊意識和合作精神，樂觀搭配其他部門的工作；及時向相關(guān)部門供應(yīng)必需的支持和幫忙；在工作中發(fā)現(xiàn)問題、矛盾和難題時，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通和協(xié)商解決。3.3工作素養(yǎng)要求辦公室員工應(yīng)具備良好的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守；嚴格遵守工作紀律，定時完成上級交辦的任務(wù)；在工作中要嚴謹、認真、細致，確保工作的準確性和規(guī)范性；定期學習和更新相關(guān)業(yè)務(wù)知識，提高工作本領(lǐng)和水平。3.4服務(wù)規(guī)范要求辦公室接待人員應(yīng)保持良好的服務(wù)態(tài)度和儀容儀表，熱誠接待來訪者；禮貌、規(guī)范地回答來訪者的問題和咨詢，并及時供應(yīng)所需的信息；細心、詳細地布置會議室的布置和所需的配套服務(wù)；回訪來訪者，及時了解和處理來訪者的反饋和問題。3.5工作效率要求辦公室員工要合理布置和調(diào)配工作時間和任務(wù)，提高工作效率；常常性開展工作進展和問題的匯報和溝通，及時調(diào)整工作計劃；對于緊要工作任務(wù)，提前做好充分的準備和組織，確保定時完成。第四章違紀違規(guī)行為和處理措施4.1違紀違規(guī)行為未按規(guī)定履行崗位職責，導致工作耽擱或質(zhì)量問題的；違反保密規(guī)定，泄露學院機密文件、資料和信息的；有意攔阻對外聯(lián)絡(luò)和合作的正常進行的；擅自私用學院辦公用品、設(shè)備和資源的；違反工作紀律，嚴重影響辦公室工作秩序的。4.2處理措施口頭警告：對于細小違紀違規(guī)行為，由辦公室主任進行口頭警告，并進行記錄；書面警告：對于一般違紀違規(guī)行為，由辦公室主任進行書面警告，并進行記錄；談話處理：對于較嚴重的違紀違規(guī)行為，由學院相關(guān)領(lǐng)導與辦公室主任進行談話處理，并進行記錄；崗位調(diào)整：對于多次違紀違規(guī)行為或影響嚴重的，可通過調(diào)整崗位實施矯正措施；績效考核扣分：對于違紀違規(guī)行為影響到工作效果和工作質(zhì)量的，可對該員工的績效考核進行扣分處理；組織調(diào)查處理：對于嚴重違紀違規(guī)行為，將組織相關(guān)部門進行調(diào)查并進行處理。第五章附則本規(guī)章