GJB9001程序文件-文件控制程序

文件控制程序1目的對質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場所使用的文件為有效版本。2范圍本程序適用于公司內(nèi)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的控制。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布《質(zhì)量手冊》、《程序文件》。3.2管理者代表負(fù)責(zé)審核《質(zhì)量手冊》和《程序文件》。3.3綜合部負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的編制、修訂；負(fù)責(zé)公司文件的管理、發(fā)放、回收及組織現(xiàn)有體系文件的定期評審。3.4技術(shù)部或模具部負(fù)責(zé)所有產(chǎn)品的技術(shù)文件的編制、修訂、歸檔。并參與現(xiàn)有體系文件的定期評審。3.5生產(chǎn)部和質(zhì)量控制部參與現(xiàn)有體系文件的定期評審。4工作程序4.1質(zhì)量體系管理文件分類公司文件分為質(zhì)量文件、管理文件、技術(shù)文件、外來文件和記錄。4.1.1質(zhì)量文件a)質(zhì)量手冊；b）程序文件。4.1.2管理文件a）規(guī)章制度b）報告類c）通知類d）紀(jì)要類4.1.3技術(shù)文件a)產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；b)產(chǎn)品圖樣；c)工藝文件；d)作業(yè)指導(dǎo)書、規(guī)范或規(guī)程。4.1.4外來文件a)法律法規(guī)；b)產(chǎn)品的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；c)供方提供的文件。4.1.5記錄證實公司產(chǎn)品、過程和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行符合要求提供的證據(jù)。4.2文件編號4.2.1質(zhì)量文件編號4.2.1.1質(zhì)量手冊編號：Q/YL.QM-01-XXXX注：“Q”--企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號；“YL”--公司名稱代號；“QM”--質(zhì)量手冊代號；“01”--順序號；“XXXX”--年份代號。4.2.1.2程序文件編號：Q/YL.QP-XX-XXXX注：“Q”--企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號；“YL”--公司名稱代號；“QP”—程序文件代號；“XX”—順序號，從01開始依序編號；“XXXX”--年份代號。4.2.2管理文件編號：Q/YL-GXX-XX-XXXX注：“Q”--企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號；“YL”--公司名稱代號；“GXX”—G表示管理文件；XX表示文件類別號（01、02、03……）01代表規(guī)章制度；02代表報告類；03代表通知類；04代表紀(jì)要類；“XX”--順序號，從01開始依序編號；“XXXX”--年份代號。4.2.3技術(shù)文件編號：Q/YL-JXX-XX-XXXX注：“Q”--企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號；“YL”--公司名稱代號；“JXX”—J表示技術(shù)文件；XX表示標(biāo)準(zhǔn)類別號（01、02、03……）；01代表技術(shù)管理文件；02代表作業(yè)指導(dǎo)書或工藝卡；03代表操作規(guī)程或規(guī)范；04代表技術(shù)通知；05代表質(zhì)量計劃類；06代表技術(shù)協(xié)議類?！癤X”--順序號，從01開始依序編號；“XXXX”--年份代號。4.2.3.1作業(yè)指導(dǎo)書編號：Q/YL-J02-XX-XXXX注：“XX”--順序號，從01開始依序編號；“XXXX”--年份代號。4.2.3.2工藝卡編號：a）鑄造工藝卡編號：Q/YL-J02-產(chǎn)品代碼-編寫年份-序號；b）機(jī)加工藝卡編號：Q/YL-J02-產(chǎn)品代碼J-編寫年份-序號。4.2.3.3圖紙編號：a）產(chǎn)品圖紙（轉(zhuǎn)化圖紙）：產(chǎn)品代號（銷售部提供）；b）毛坯圖紙：產(chǎn)品代號-MP；c）模具圖紙：產(chǎn)品代號-MJ；d）工裝圖紙：產(chǎn)品代號-ZGZ(鑄造廠使用工裝)；產(chǎn)品代號-JGZ（機(jī)加廠使用工裝）。如工裝圖紙由多個部件圖組成，編號后加“-1、-2、-3”依次類推。4.2.4外來文件：外來文件可用原編號，無編號參照上述編號方法執(zhí)行。4.3文件狀態(tài)標(biāo)識4.3.1質(zhì)量文件和管理文件版本號/修改狀態(tài)：A/0其中：“A”為版本號，以英文字母順序順延編制；“0”a)首版一律為第一版，記作“A/0”。b）每修訂一次，在版本號后對修訂作一次說明。例如：原版本為“A/1”，再次修訂后，版本號變?yōu)椤癆/2”。c)每當(dāng)文件的內(nèi)容或格式有較大的變更時，就應(yīng)該換版。換版后文件的版本號遞增，記作“B/0”4.3.2作業(yè)指導(dǎo)書和工藝卡數(shù)字“0、1、2……”指試行版本，數(shù)字代表試行版本變更次數(shù)。英文字母“A、B、C……”為正式版本。4.3.3其它類：無版本號。4.4文件的審批4.4.1《質(zhì)量手冊》及《程序文件》由綜合部編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.2管理文件由綜合部組織編寫，責(zé)任部門副總審核，總工程師或總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.3技術(shù)文件a）管理文件由技術(shù)部或模具部組織編寫，部門主管審核，總工程師批準(zhǔn)。b）技術(shù)指導(dǎo)性文件由主管工程師編寫，同級別工程師校對、部門主管審核、質(zhì)量和生產(chǎn)主管會簽、總工程師批準(zhǔn)。c）圖紙由制圖人簽設(shè)計、部門主管審核、總工程師批準(zhǔn)。d）外來文件須加蓋“外來文件”和“審核和批準(zhǔn)”章、主管工程師或部門主管審核，總工批準(zhǔn)后方可投入使用。顧客提供的外語版本經(jīng)銷售部翻譯后由翻譯人簽字、銷售主管或副總批準(zhǔn)，方可作為依據(jù)納入使用。4.5文件的管理4.5.1文件歸檔：文件批準(zhǔn)后送交綜合部檔案室歸檔，受控文件應(yīng)列入《受控文件目錄》。歸檔應(yīng)確保文件協(xié)調(diào)一致，現(xiàn)行有效，保持清晰，易于識別。4.5.2文件的受控狀態(tài)4.5.2.1文件分受控文件和非受控文件。受控文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、技術(shù)指導(dǎo)性文件；非受控文件包括表單類、記錄類等。4.5.2.2受控文件加蓋紅色“受控文件”印章。4.5.3文件的保存文件原件加蓋“受控1”存檔保存，加蓋“受控2”存檔用于借閱使用。如文件需下發(fā)，根據(jù)下發(fā)份數(shù)加蓋受控順序號。有效受控文件保存期限：長期。4.5.4文件的發(fā)放4.5.4.1受控文件發(fā)放，由綜合部填寫《文件發(fā)放和回收登記表》，按文件發(fā)放范圍發(fā)放,確保所使用處可獲得適用的文件的有效版本。4.5.4.2非受控文件發(fā)放只登記《文件發(fā)放和回收登記表》。4.5.5文件的更改4.5.5.1文件更改，應(yīng)由提出文件更改的部門填寫《文件更改單》,說明更改原因，重要的更改應(yīng)附充分證據(jù)。4.5.5.2文件更改的審核按4.4文件審批條款執(zhí)行；批準(zhǔn)后在原文件上進(jìn)行更改后歸檔。4.5.5.3文件的更改有以下形式：a）依據(jù)《文件更改單》的要求由責(zé)任人員實施更改，可在原文件上用簽字筆劃改，并由責(zé)任人劃改并簽字，且標(biāo)明更改處數(shù)。b)更改方法：將更改內(nèi)容寫在原內(nèi)容的下方，原內(nèi)容用簽字筆劃線，并標(biāo)明更改序號和部位。如①×1代表該頁第一次更改了一個部位。①代表更改序號，×1代表更改部位。對于航空產(chǎn)品相關(guān)的管理及技術(shù)文件，公司必須根據(jù)合同或法規(guī)性要求與顧客/或法規(guī)性機(jī)構(gòu)共同協(xié)調(diào)文件的更改。4.5.6文件的借閱、復(fù)制借閱和復(fù)制歸檔文件，借閱/復(fù)制人填寫《文件借閱/復(fù)制申請單》經(jīng)本部門副總經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案管理員憑《文件借閱/復(fù)制申請單》予以借閱/復(fù)制，借閱/復(fù)制人填寫《借閱登記表》。借閱/復(fù)制人在文件借閱期間應(yīng)保持文件的完整、干凈，借閱/復(fù)制使用完畢后交檔案管理人員歸檔，并填寫歸檔時間。4.5.7文件的換版4.5.7.1文件經(jīng)多次更改，內(nèi)容已不清晰且影響使用，或文件進(jìn)行大幅度修改時，填寫《文件更改單》進(jìn)行換版。4.5.7.2換版文件的審核按4.4文件的審批執(zhí)行。在換發(fā)新版時,原版文件加蓋“作廢“章，進(jìn)行作廢保留處理。4.5.7.3文件已嚴(yán)重破損影響使用時，文件持有者應(yīng)到綜合部辦理更換手續(xù)，換發(fā)新文件。換發(fā)新文件應(yīng)交回舊文件,檔案管理人員將破損文件回收。新文件的發(fā)放編號仍用原文件的發(fā)放編號。4.5.7.4文件使用者將文件丟失，使用者填寫《文件丟失證明》經(jīng)部門副總簽字確認(rèn)后綜合部辦理文件補(bǔ)發(fā)手續(xù)，檔案管理人員在補(bǔ)發(fā)文件時應(yīng)給予新的發(fā)放編號，并注明丟失文件的編號作廢。4.5.8文件的回收4.5.8.1文件不再適用時，綜合部統(tǒng)一回收，填寫《文件發(fā)放和回收登記表》，在登記表上做好標(biāo)識。4.5.8.2新產(chǎn)品試制完成后，技術(shù)部將試制過程中的全部資料整理歸檔。4.5.8.3如果某產(chǎn)品已與用戶終止合同，不需再生產(chǎn)，銷售部及時通知生產(chǎn)部、技術(shù)部、質(zhì)量控制部、綜合部。各部門將全部文件歸還，綜合部負(fù)責(zé)填寫《文件發(fā)放和回收登記表》并歸檔。4.5.8文件的作廢與銷毀失效/作廢的文件，由綜合部進(jìn)行統(tǒng)一回收，加蓋“作廢”印章，并在《作廢文件登記表》中記錄。為了知識積累或其它需要，可保存一定數(shù)量的作廢文件，加蓋“作廢保留”識別章，并單獨存放。作廢文件到規(guī)定保留期限，綜合部填寫《文件銷毀申請單》，經(jīng)部門副總批準(zhǔn)后，填寫《文件銷毀清單》。采用無法恢復(fù)的方式進(jìn)行銷毀（如火燒、碎紙機(jī)粉碎等）。作廢保留文件的保存期限，如表1：表1作廢保留文件的保存期限序號文件類別保存方式保存期限1質(zhì)量管理文件書面3年2管理文件書面3年3技術(shù)文件書面5年4設(shè)備文件書面5年4.5.9外來文件的控制建立《外來文件登記表》，以便于查閱。綜合部應(yīng)定期查詢相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)和國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布信息，及時修訂過期的文件，過期的文件直接作廢處理，保證公司所使用的標(biāo)準(zhǔn)文本為有效版本。外來文件登記后應(yīng)及時通知相關(guān)部門領(lǐng)取，并在《文件發(fā)放和回收登記表》上簽字，綜合部保存原件并建檔。4.5.10文件的評審與更新4.5.10.1定期評審：由綜合部組織，質(zhì)量控制部和技術(shù)部參與，每年一次分別對所轄的質(zhì)量管理體系文件的有效性、適宜性、充分性進(jìn)行評審，并填寫《文件評審表》。4.5.10.2不定期評審：管理者代表或相關(guān)部門主管，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理體系文件的有效性、適宜性、充分性有缺失之處時，可向綜合部提出申請召開臨時會議，進(jìn)行文件評審。4.5.10.3經(jīng)評審確認(rèn)要進(jìn)行更新的質(zhì)量管理體系文件，按本程序4.4條款執(zhí)行。4.6GJB9001B-2009標(biāo)準(zhǔn)中對文件控制的特殊要求。4.6.1對于軍工產(chǎn)品的圖樣和技術(shù)文件由主管工程師編制和修訂,經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化人員標(biāo)準(zhǔn)化檢查后，技術(shù)部主管校對，總工程師審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。軍品外來產(chǎn)品技術(shù)條件經(jīng)技術(shù)部轉(zhuǎn)化，由技術(shù)部主管審核，總工程師批準(zhǔn)。4.6.2軍工產(chǎn)品的圖樣和技術(shù)文件在使用時要協(xié)調(diào)一致，文件與圖樣互為補(bǔ)充，保持統(tǒng)一，同時還必需保持文件與圖樣現(xiàn)行有效。4.6.3軍工產(chǎn)品生產(chǎn)過