會議費用管理制度

會議費用管理制度1.目的與適用范圍本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)各類會議的費用支出管理，確保會議費用的合理使用、監(jiān)督和掌控。適用于公司內(nèi)部舉辦的全部會議，包含但不限于內(nèi)部會議、部門會議、項目會議等。2.定義2.1會議費用：指用于支出會議場合租金、留宿費、交通費、用餐費、資料印刷費等與會議相關(guān)的費用。2.2會議組織者：指負(fù)責(zé)會議策劃、組織和執(zhí)行的人員。2.3參會人員：指受邀或應(yīng)邀參加會議的人員，包含公司內(nèi)部員工和外部合作伙伴等。3.會議費用的申請與批準(zhǔn)3.1會議組織者應(yīng)提前向上級主管部門提交會議費用預(yù)算申請，明確會議的目的、地方、時間、參會人數(shù)和所需費用等。上級主管部門負(fù)責(zé)審核并決議是否批準(zhǔn)。3.2會議費用預(yù)算應(yīng)依據(jù)實際需要訂立，合理掌控費用支出。會議組織者應(yīng)充分考慮各項費用項目，如會議規(guī)模、參會人數(shù)、時長等，合理布置費用預(yù)算。3.3若會議費用超出預(yù)算，會議組織者應(yīng)及時向上級主管部門進行調(diào)整申請，并說明原因和解決方案。4.會議費用的支出與報銷4.1會議費用應(yīng)由會議組織者提前與相關(guān)供應(yīng)商進行溝通，并確保所選供應(yīng)商的價格合理、服務(wù)質(zhì)量可靠。支出方式可采用公司預(yù)付款、現(xiàn)金支出或公司信用卡支出等方式，需保存相關(guān)支出憑證。4.2會議費用報銷應(yīng)在會議結(jié)束后的五個工作日內(nèi)完成。參會人員應(yīng)填寫完整的費用報銷申請表，并附上原始發(fā)票或費用憑證等相關(guān)文件。費用報銷申請應(yīng)經(jīng)參會人員所屬部門負(fù)責(zé)人審核后，再提交財務(wù)部門審批。4.3財務(wù)部門應(yīng)及時審核和審批費用報銷申請，并按公司相關(guān)規(guī)定及時辦理報銷手續(xù)。報銷金額應(yīng)與費用發(fā)生金額全都，不得超出預(yù)算金額。5.會議費用的監(jiān)督與檢查5.1公司內(nèi)設(shè)立會議費用管理專職人員，負(fù)責(zé)對各項會議費用的管理、核實和檢查工作。5.2會議組織者應(yīng)按規(guī)定提交會議相關(guān)文件，包含會議預(yù)算、費用明細(xì)、參會人員名單、支出憑證和相關(guān)報銷申請等。5.3會議費用管理專職人員應(yīng)定期對各項會議費用進行核實和檢查，確保費用的合規(guī)性和合理性。5.4若發(fā)現(xiàn)會議費用申請和報銷存在違規(guī)行為或超出預(yù)算的情況，會議費用管理專職人員應(yīng)及時報告上級主管部門，并幫助進行調(diào)查處理，涉嫌違紀(jì)違法的應(yīng)及時移交相關(guān)部門處理。6.會議費用的記錄與歸檔6.1會議組織者應(yīng)保存完整的會議費用相關(guān)文件，包含會議預(yù)算、費用明細(xì)、參會人員名單、支出憑證和相關(guān)報銷申請等。相關(guān)文件應(yīng)依照規(guī)定歸檔，便于日后查閱和審查。6.2會議費用管理專職人員應(yīng)對會議費用相關(guān)文件進行記錄和整理，建立相關(guān)檔案，并定期進行備份和電子化存儲，確保相關(guān)信息的安全和可追溯性。6.3會議費用相關(guān)文件的保管期限為三年，過期后可進行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)留下相關(guān)銷毀記錄，并經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)。7.附則7.1本制度的解釋權(quán)歸公司負(fù)責(zé)人全部，并可依據(jù)實際情況進行修訂。7.2會議組織者和參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定，做到費用預(yù)算合理、費用支出及時、費用報銷準(zhǔn)確、相關(guān)文件完整存檔。7.3對于違反本制度規(guī)定的行為，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行處理，并予以相應(yīng)的紀(jì)律處分。以上所述規(guī)定，自公布之日起執(zhí)行