有限公司行政檔案管理核心制度

企業(yè)行政檔案管理制度總則1、為加強企業(yè)行政檔案管理，充足利用行政資源，發(fā)揮行政檔案為各職能部門工作服務作用，使企業(yè)對行政檔案管理愈加標準化、規(guī)范化、科學化，依據《中國檔案法》要求，并結合****企業(yè)實際情況，特制訂本行政檔案管理制度。行政檔案范圍本制度適適用于******。本制度要求了企業(yè)行政檔案保管、借閱、移交、保管年限及銷毀等管理要求。本企業(yè)具體行政檔案包含，財務資料、人事行政檔案、技術文件、質量體系文件、專利資料、認證資料、供銷協議、學習培訓資料、標準化文件、基建圖紙、企業(yè)日常會議、收文發(fā)文等行政資料、設備說明書、圖書、音像資料、照片、榮譽證書等相關檔案資料。行政檔案管理職責由行政檔案管理員負責企業(yè)行政檔案保管、定時檢驗和管理工作，并負責借閱檔案審批，確保企業(yè)行政檔案正確、安全、完整。檔案管理人員根據企業(yè)行政檔案整理要求，負責定時整理多種檔案資料，裝訂成冊,統一編號，并移交檔案室統一保管。檔案管理人員應對部分常見文件進行掃描，做為電子檔保留。檔案管理人員要嚴格遵守檔案保密制度，對檔案安全、完整負責。綜合辦負責對企業(yè)行政檔案管理進行不定時檢驗?？偨涋k負責對本制度實施監(jiān)督，并負責到期檔案銷毀審查。企業(yè)行政檔案存放應做到：防火、防盜、防水、防潮、防蟲、防鼠、防霉變、防高溫、防強光。不許可隨便堆放，確保企業(yè)行政檔案完整無損。行政檔案歸檔11、歸檔范圍：通常本企業(yè)在各項工作活動中直接形成、已經辦理完成、含有查考保留價值多種文字、圖紙、表格、聲像等不一樣形式和載體文件材料，均應依法歸檔，任何人不得以任何理由扣留需要存檔文件。12、歸檔時間：（1）、文書檔案：本年度各部門形成多種不一樣形式和載體文件材料，應于完成工作后一周內移交檔案室保管。（2）、會計檔案：由財務部門立卷保管。（3）、人事檔案：由人事部門立卷保管。（4）、技術檔案：由技術部門立卷保管。（5）、設備檔案：按同一設備儀器名稱，含設備購置協議、固定資產驗收單、說明書、維修保養(yǎng)手冊、合格證、安裝、調試、驗收統計等文字材料，由設備科搜集整理。設備投入使用后立即移交檔案室保管。（6）、聲像檔案：在每項工作活動完成后即時整理移交檔案室保管。（7）、實物檔案：所獲榮譽證書、獎品、銅牌等按時間次序即時交檔案室保管。13、歸檔要求：（1）、歸檔文件材料應為已結束工作（或項目）全部文件材料，并做到打印件和底稿，正件和附件，不一樣形式和載體文件材料齊全完整，根據文件材料形成規(guī)律及其內在聯絡，進行分類、立卷，使案卷能正確反應出工作活動真實情況，便于保管和利用。（2）、歸檔文件材料通常一式一份。關鍵或利用頻繁，可酌情增加歸檔份數。（3）、凡歸檔文件材料，其制作材料必需利于長久保留，同時要確保圖樣清楚，字跡工整耐久，簽署完備。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙制作文件。（4）、各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時，應編制《行政檔案移交記錄表》（附錄1）一式二份，經交接雙方查對簽字后，各留一份，以備考查。14、檔案管理員應依據本制度，立即對相關文件進行存檔，建立立卷號，并確保立卷號唯一性，填寫《行政檔案存檔記錄表》（附錄2）。行政檔案借閱本企業(yè)內部人員借閱企業(yè)行政檔案。經部門領導同意后，可直接到檔案室借閱，檔案保管人員應立即提供相關文件資料。外單位人員因公需要查閱本企業(yè)行政檔案時，應持有查閱人身份證件，經相關部門責任人同意，報綜合辦同意，方能由檔案管理人員接待查閱。同時，檔案管理人員應具體登記查閱人工作單位、查閱日期、檔案名稱及查閱理由等。企業(yè)行政檔案通常不得帶出室外。如有特殊情況，需要帶出室外復制或借出本企業(yè)行政檔案，必需填寫《行政檔案借用申請表》（附錄3），經相關部門責任人、分管副總同意，同時在《行政檔案借閱記錄表》（附錄4）上進行登記，注明借閱用途、歸還時間。需要帶出檔案室借閱行政檔案文件復印件，由行政檔案管理員復印，加蓋查詢章，并由借閱人填寫《行政檔案借閱記錄表》（附錄4）。查閱或借閱企業(yè)行政檔案人員不得對檔案文件進行涂畫、抽換、污染和損壞，如需拆封檔案，需要由檔案管理員進行拆封。行政檔案銷毀企業(yè)行政檔案保管期滿需要銷毀時，由企業(yè)行政檔案管理人員提出銷毀意見，編制《行政檔案銷毀記錄表》（附錄5），列明銷毀行政檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。檔案銷毀判定工作由綜合辦組織“檔案銷毀判定小組”負責，判定工作結束后，附上需要銷毀檔案登記清冊，由判定小組責任人簽字，并報總經理同意后方可銷毀。并立即向主管檔案工作領導寫檔案判定匯報和說明。22、銷毀檔案時必需注意保密，并指定專員（二人以上）監(jiān)銷。23、保管期限屆滿文件中，部分經核定仍有保留參考價值者，檔案管理人員應將《行政檔案存檔記錄表》（附錄2）及《行政檔案銷毀記錄表》（附錄5）附注在其保留文件上，并注明部分銷毀之日期。處罰方法私自在檔案文件上涂畫、拆封罰款100元。污染和損壞檔案，罰款200元。抽換、遺失檔案，報請總經理處理。附則本制度由綜合辦起草，并經總經理同意公布。本制度自總經理同意之日起生效。

附錄1行政檔案移交記錄表送交部門：送交日期：序號文件名稱文件內容描述備注交件人署名：收件人署名：附錄2行政檔案存檔記錄表日期文件名送存部門送存人立卷號備注附錄3行政檔案借用申請表申請部門：申請日期：借用檔案名稱借