公司文件管理制度分析模板

某企業(yè)文件管理制度總則為降低發(fā)文數(shù)量，提升辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充足發(fā)揮文件在各項工作中指導(dǎo)作用，依據(jù)中央相關(guān)文書處理相關(guān)要求，結(jié)合我企業(yè)實際情況，特制訂本制度。文件管理內(nèi)容關(guān)鍵包含：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本企業(yè)上報下發(fā)多種文件、資料。全企業(yè)各類文件由綜合辦歸口管理。收文管理公文簽收凡來企業(yè)公啟文件（除企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)訂啟外）均由企業(yè)收發(fā)員登記簽收后交綜合辦拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和綜合辦人員均需注意檢驗封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級機(jī)要部門發(fā)來文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號“四對口”核定，假如其中一項不對口，應(yīng)立即匯報上級機(jī)要部門，并登記差錯文件文號。公文編號保管綜合辦對上級來文拆封后應(yīng)立即附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由企業(yè)承接或歸檔企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交綜合辦辦理正常手續(xù)。本企業(yè)外出人員開會帶回文件及資料應(yīng)立即送交綜合辦進(jìn)行登記編號保管，不得個人保留。公文閱批和分轉(zhuǎn)凡正式文件均需由綜合辦主任依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由綜合辦干事分送承接部門閱辦，關(guān)鍵文件應(yīng)呈送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承接部門閱辦。為避免文件積壓誤事，通常應(yīng)在當(dāng)日閱簽完，緊急文件要即閱即辦。通常函、電、單據(jù)等，由綜合辦直接分轉(zhuǎn)處理。如包含多個部門會辦文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)絡(luò)后再分轉(zhuǎn)處理。為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，綜合辦應(yīng)在當(dāng)日或第二天將文件送到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和承接部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按指示次序依次傳閱，最遲不得超出兩天（特殊情況例外）。文件傳閱和催辦。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密要求，不得將有密級文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其它人閱看。對還未傳達(dá)文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)日閱完后應(yīng)在下班前將文件交綜合辦，閱批文件通常不得超出兩天，閱后應(yīng)署名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“指示”、“擬辦意見”，綜合辦應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)指示辦理相關(guān)事宜。閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以預(yù)防丟失泄密。文件閱完后，應(yīng)送交綜合辦，切忌橫傳。綜合辦對文件負(fù)有催辦檢驗督促責(zé)任，承接部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專員辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)根據(jù)相關(guān)保密要求，并取得綜合辦同意后，給予復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)立即歸檔周轉(zhuǎn)。發(fā)文管理發(fā)文要求全企業(yè)上報下發(fā)正式文件權(quán)力集中在綜合辦，其它部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。各部門需要向上反應(yīng)匯報關(guān)鍵情況或向下安排部署關(guān)鍵工作要求發(fā)文應(yīng)向綜合辦提出發(fā)文申請，并將文件底稿交綜合辦審核。對全企業(yè)影響較大，包含兩個以上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分管范圍文件，須由董事長同意簽發(fā)。其它文件均由總經(jīng)理同意簽發(fā)。發(fā)文范圍通常以企業(yè)名義發(fā)出文件、通告、決定、決議、請示、匯報、編寫會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。企業(yè)下發(fā)文件關(guān)鍵用于：公布企業(yè)規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或依據(jù)上級文件精神制訂企業(yè)文件；公布企業(yè)體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項；公布全企業(yè)性重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作決定；公布相關(guān)獎懲決定和通報；其它相關(guān)企業(yè)重大事項。企業(yè)上行文、外發(fā)文關(guān)鍵用于：對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示匯報、處理決定；同關(guān)聯(lián)企業(yè)聯(lián)絡(luò)相關(guān)企業(yè)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供給、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在企業(yè)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理工作中，相關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排布署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按相關(guān)制度辦理，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知實施，通常不用企業(yè)文件公布。凡各業(yè)務(wù)部門，如開專題會議所作決定，通常全部不應(yīng)發(fā)文，不備查考，能夠部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門和外單位發(fā)生通常業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，可用各部門名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用企業(yè)名義發(fā)文。發(fā)文程序和要求發(fā)文程序要求各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向綜合辦提出申請；綜合辦同意發(fā)文時，主辦部門應(yīng)以黨方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；草擬文稿必需從全企業(yè)角度出發(fā)，做到情況確實、見解鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，具體寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門和擬稿人，并署名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；綜合辦應(yīng)依據(jù)企業(yè)要求和上級相關(guān)指示精神，相關(guān)文件要求，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿；經(jīng)綜合辦審查修改后文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；對審核時修改較多，有礙打印和存檔文稿，應(yīng)由擬搞部門重新撰寫清楚；需經(jīng)會簽文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；文稿審核會簽后，按同意權(quán)限要求呈送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審定同意簽發(fā)；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意簽發(fā)后文稿交綜合辦統(tǒng)一編號打??；文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上署名；文件打字后，由綜合辦派專員按數(shù)印刷，再由綜合辦干事分發(fā)并檢驗落實情況，對印刷質(zhì)量不好文件，綜合辦干事應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。文件借閱和清退各部門相關(guān)工作人員因工作需要借閱通常文件，需經(jīng)本部門責(zé)任人簽寫便條，對有密級文件須綜合辦主任同意后方可借閱。借閱文件應(yīng)嚴(yán)格推行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不許可拆卷和在文件上勾劃等。綜合辦對承接公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定時對事情已經(jīng)辦妥本企業(yè)文件和上級要求限期清退文件，進(jìn)行收繳清退工作。（通常為月底一小清，季末一中清、年底一總清）。如發(fā)覺文件丟失，必需立即查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)匯報。各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)職員負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢驗工作。文件立卷和歸檔文件歸檔范圍凡下列文件統(tǒng)一由綜合辦負(fù)責(zé)歸檔：上級機(jī)關(guān)來文，包含上級對企業(yè)匯報、申請批復(fù)；企業(yè)發(fā)出匯報、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、關(guān)鍵通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話和生產(chǎn)經(jīng)營工作各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；企業(yè)經(jīng)理辦公會、中層干部會和多種專業(yè)例會統(tǒng)計；有保留價值來信來訪統(tǒng)計及處理結(jié)果；參與上級召開多種會議帶回文件、資料及本企業(yè)在會上匯報表言材料等；上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來企業(yè)檢驗視察工作匯報、指示統(tǒng)計，和本企業(yè)向上級進(jìn)行匯報提要和材料；反應(yīng)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動、優(yōu)異人物事跡及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作等音、像攝制品；企業(yè)日志和大事記；企業(yè)向上級請示批復(fù)文件及上報相關(guān)材料。業(yè)務(wù)部門日常工作中形成活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。立卷要求文件立卷應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、名稱、作者、時間次序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時，要求把文件批復(fù)、正本、底稿、主件、附件搜集齊全，保持文件、材料完整性。要堅持平時立卷和年底立卷歸檔相結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)。關(guān)鍵工作、關(guān)鍵會議形成文件材料，要立即立卷歸檔。上年度形