秘書學(xué)概論教案

PAGEPAGE84第一章緒論【教學(xué)目的】1、了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點，理解秘書工作的作用。2、通過本章學(xué)習(xí)，你會對秘書有一個初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個良好的基礎(chǔ)?！窘虒W(xué)內(nèi)容】了解秘書、秘書工作和秘書學(xué)的基本內(nèi)容，重點掌握秘書的概念、秘書工作的要求、特性和作用。第一節(jié)秘書的涵義和職業(yè)特征一、秘書的涵義：秘書詞義的演變宮中秘藏之書：最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。職務(wù)之稱:秘書工作人員,是從清末開始的,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。社會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。秘書的定義秘書是為政府機關(guān)、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。秘書的含義我國歷史上，秘書有多種歷史性含義。如在辭海中有五種涵義（陳合宜《秘書學(xué)》）：1、指職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)的助手。2、指官名。中國自秦漢以來，歷代封建王朝曾設(shè)有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書主、秘書郎等官職，掌握官員向皇帝奏事的奏章函牘及皇帝宣布命令的宣示及官禁的圖書等工作。3、特指使館的外交人員，分為一、二、三等級秘書。4、指宮禁藏書。5、指讖緯、圖錄。就我國面言，普遍認(rèn)同用的定義是以下3種：1、秘書是為領(lǐng)導(dǎo)或雇主提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。（陳合宜《秘書學(xué)》）2、秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職能是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等等?！保ㄔS國《秘書學(xué)》）3、秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦會、辦事等為主要職能，是主事者的參謀和助手。（方國雄《秘書學(xué)》）二、秘書的分類1、從組織形式分（從服務(wù)對象和經(jīng)濟來源分）可分為公務(wù)秘書與私人秘書公務(wù)秘書——是指為各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體服務(wù)，由組織與人事部門選調(diào)，從國家集體領(lǐng)薪的人員。私人秘書——指為民辦、集體企業(yè)、農(nóng)民專業(yè)產(chǎn)、個體戶及外資企業(yè)服務(wù)，由它們聘請并支付薪酬的秘書工作人員。2、從工作性質(zhì)、擔(dān)任的角色分（即不同領(lǐng)域的秘書：政治生活中的秘書；經(jīng)濟生活中的秘書；科技文化領(lǐng)域的秘書。）就工作性質(zhì)分：可分為機要秘書、黨務(wù)秘書、行政秘書、文字秘書、事務(wù)秘書、生活秘書、通訊、信訪秘書等。就社會領(lǐng)域分：可分為黨政秘書、企業(yè)秘書、科技秘書、教學(xué)秘書等。三、秘書的層次系統(tǒng)論認(rèn)為，一切有機體都是按照嚴(yán)格的等級層次組織起來的，秘書作為一項職業(yè)種類也不例外。秘書的層次主要指兩方面的內(nèi)容：一方面秘書人員所在的機關(guān)單位，其級別的高低，可分為中央、省、市、縣、基層。另一方面，同一機關(guān)、單位秘書人員的職位也有高低不同，顯現(xiàn)不同的層次。按秘書人員擔(dān)任的職務(wù)劃分：秘書長、辦公廳主任、秘書處處長、科長（含科級干事）、股長（非正式級別但有實際職務(wù)）、科員、辦事員七個層次。職業(yè)資格等級可分：高級秘書；中級秘書；初級秘書。例如省市政府機關(guān)秘書層次劃分：高級秘書：指秘書長、辦公廳（室）主任。他們可以參改議政，深入到?jīng)Q策全過程，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，大部分是廳處級干部，有些人本身就是領(lǐng)導(dǎo)成員。中級秘書：一般指任非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的秘書，例如機要秘書、黨務(wù)秘書、行政秘書、文字秘書等正副科級秘書及秘書科長等，大部分是科級以上、處級以下的干部，處于黨政或企事業(yè)單位辦公室的中層。他們負(fù)責(zé)起草文稿，辦理文書，處理公文，調(diào)查研究，整理信息等工作，其工作成效，以領(lǐng)導(dǎo)決策起重要作用。初級秘書：指從事一般日常工作的事務(wù)秘書，如接待、聯(lián)絡(luò)、會務(wù)、印校、收發(fā)與財務(wù)等，他與人民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度與作風(fēng)，往往影響整個機關(guān)的形象。四、秘書的職業(yè)特色1.直接性一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么;二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報的;三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。2.穩(wěn)定性秘書與其服務(wù)對象之間的關(guān)系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達(dá)幾年甚至幾十年。3.知識化秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。4.年輕化發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20～35歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。5.女性化近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。第二節(jié)秘書工作的內(nèi)容、特點和作用一、秘書工作內(nèi)容與形式?辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。?辦會：包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實。?辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。二、秘書工作的原則1.準(zhǔn)確原則理解和執(zhí)行黨和國家的現(xiàn)行方針政策。收集和提供領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息資料。判斷和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。處理各種秘書事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項。進行文字表達(dá)和口頭表達(dá)。2.及時原則要確立正確的時間觀念。要講究工作效率。要分辨輕重緩急。要變被動為主動。3.嚴(yán)謹(jǐn)原則嚴(yán)密地思考。周詳?shù)剡\作。謹(jǐn)慎地行事。4.同步原則要同步思維。要同步行動。要同步提高。5.保密原則要強化保密意識。要具備法律知識。三、秘書工作的特點輔助性輔助性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點。被動性秘書機構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。綜合性秘書機構(gòu)是綜合辦事機構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。機要性指秘書工作的機密性和重要性。四、秘書工作的作用參謀助手作用秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個過程中。樞紐作用秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。公共關(guān)系作用對外聯(lián)絡(luò)、內(nèi)部協(xié)調(diào)思考與練習(xí)：1.你對秘書這一職業(yè)是怎么看的?2.秘書工作的原則有哪些?3.秘書工作有什么作用?

第三節(jié)秘書學(xué)的涵義、研究對象和研究方法秘書學(xué)的涵義和研究對象秘書學(xué)是以研究秘書、秘書機構(gòu)和秘書工作為對象，以其產(chǎn)生、發(fā)展、內(nèi)容、主客體關(guān)系、職能特征、基本規(guī)律、主要原則、職能環(huán)境、思維和工作方法及管理等研究內(nèi)容的科學(xué)。二、秘書學(xué)的研究對象關(guān)于秘書學(xué)的研究對象，至今大致有以下幾種說法（陳合宜《秘書學(xué)》）：1、“秘書工作”說：“以秘書工作為研究對象，是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展、特點、任務(wù)、原則和方法的巧新科學(xué)。2、“輔助管理說”：概括地說，秘書學(xué)是研究如何進行輔助性管理活動的一門科學(xué)。3、“對象多元說”：概括說，秘書學(xué)以秘書、秘書機構(gòu)和秘書工作和研究對象。4、秘書活動說：即學(xué)科對象，應(yīng)為秘書活動。所謂活動，就是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)進行有效決策與管理所采取的輔助行為。秘書學(xué)研究對象秘書活動的基本要素：秘書人員——主體秘書工作——客體，是載體要素。秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能顯示出自身的存在價值。秘書方法——中介要素，包括思維方法、學(xué)習(xí)方法、工作方法、處世方法。領(lǐng)導(dǎo)意圖——潛在要素，是秘書活動的準(zhǔn)繩和尺度。衡量某項秘書活動是否有效，往往視其能否如實而創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。秘書環(huán)境——外在因素，包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境、辦事環(huán)境；機構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、組織內(nèi)部環(huán)境、組織外部環(huán)境。二、現(xiàn)代秘書學(xué)的產(chǎn)生秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學(xué)作為一門科學(xué)，是80年代以后才在我國興起，大致經(jīng)歷了以下幾個階段。1、現(xiàn)代秘書事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書概念初步形成的階段。2、秘書職業(yè)化階段。3、秘書教育與秘書理論研究蓬勃發(fā)展的階段。4、秘書學(xué)形成的階段。三、秘書學(xué)的研究方法秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律及其應(yīng)用的學(xué)科。其學(xué)科特征體現(xiàn)在：知識的綜合性；理論的應(yīng)用性；學(xué)科的群體性；知識的綜合性。秘書學(xué)的研究方法1、理論聯(lián)系實際的方法。2、運用比較的方法。3、注重對其他學(xué)科尤其是相關(guān)學(xué)科的研究。第四節(jié)我國秘書工作的發(fā)展趨勢一、我國秘書工作職能的轉(zhuǎn)變中國加入世貿(mào)組織以后,政治、經(jīng)濟形勢發(fā)生了深刻的變化,民營經(jīng)濟、外資企業(yè)的蓬勃發(fā)展,國際規(guī)則的大力進入,政府職能和工作方式的明顯轉(zhuǎn)變,科技教育的飛速進步,迫使秘書工作不得不隨之發(fā)生多方面的變革.

二、我國秘書工作方式的轉(zhuǎn)變我國秘書工作方式的轉(zhuǎn)變：服務(wù)形式辦公形式會務(wù)工作操作方式思考與練習(xí)1、當(dāng)代秘書學(xué)的學(xué)科特征表現(xiàn)在哪些方面？2、秘書學(xué)的研究對象是什么？3、秘書怎樣才能適應(yīng)現(xiàn)代社會的變革？

第二章秘書工作的起源和發(fā)展【教學(xué)目的】通過學(xué)習(xí)，使學(xué)生系統(tǒng)了解我國歷代秘書工作與秘書制度，簡要了解國外秘書工作的概況，從中認(rèn)識秘書工作的性質(zhì)及規(guī)律，深刻理解秘書在當(dāng)今社會政治、經(jīng)濟、文化生活中的重要作用及其發(fā)揮作用的途徑與形式?！窘虒W(xué)內(nèi)容】1、我國秘書活動的起源2、我國古代的秘書活動3、我國近代的秘書活動4、我國現(xiàn)代的秘書活動第一節(jié)我國秘書工作的起源一、秘書活動產(chǎn)生的條件秘書是一個古老的職業(yè)和工作門類，是人類擺脫了原始形態(tài)而逐步地走向文明的時候的必然產(chǎn)物，是行政管理活動的重要組成部分。其產(chǎn)生必須具備以下兩個基本條件：第一，前提條件；社會分工的細(xì)化和社會生產(chǎn)發(fā)展及公共事務(wù)管理的需要。第二，必要條件：文字和公文的出現(xiàn)。其歷史發(fā)展分以下幾個階段：1、原始社會后期至于秦統(tǒng)一六國之前，是第一階段?！妊侩A段2、秦漢至于1911年辛亥革命之前，是為中國秘書史第二階段——發(fā)展成熟的階段。秘書人員的選用，考核也日益規(guī)范，與秘書工作緊密相關(guān)的公文與公文制度，檔案管理及使用，驛站郵傳等等一系列規(guī)章制度都逐步地建立起來。3、1911年辛亥革命之后到1949年國民黨的統(tǒng)治在大陸崩潰，是為中國秘書史的第三個階段，這是秘書從古代走向現(xiàn)代化的承前啟后的階段。4、1949年中華人民共和國建立以后，為中國秘書史的第四個階段，秘書工作從制度到理論進行全面建設(shè)的新階段。第二節(jié)我國古代的秘書工作一、古代秘書機構(gòu)和秘書名稱演變商——太史寮西周——太史寮加以發(fā)展，使之成型戰(zhàn)國——史官的職責(zé)起了變化，不僅參與決策、草擬公文、而且是國君的重要隨從。（屈原）秦——設(shè)承相府、太尉府、御史大夫寺漢——尚書臺魏晉南北朝——秘書令隋唐——中書、門下、尚書宋——中書省，內(nèi)有主事房、催驅(qū)房元——中書省明——通政司清——設(shè)“內(nèi)三院”；南書房；軍機處二、古代文秘工作的制度（一）

文書工作制度1、

一文一事制度（唐）2、

貼黃、引黃制度（唐）3、

票擬制度（明）4、

照刷、磨勘制度（元）5、

公文稽察制度（唐）（二）

檔案工作制度1、

一案一卷制度（唐）2、

檔案集中制度（宋）3、

檔案整理制度（唐宋）4、

檔案鑒定、銷毀制度（唐宋）5、

檔案查閱制度（唐宋）（三）

保密工作制度

如《唐律》；清《懲治漏泄軍事機密章程》（四）

信訪工作制度（五）

印章管理制度（六）

工作報告制度（七）

辦事制度（八）

參謀言諫制度第三節(jié)我國近代的秘書活動一、近代秘書機構(gòu)和秘書名稱演變（一）清代末年秘書機構(gòu)及演變1861年，設(shè)立總理各國事務(wù)衙門，保留軍機處1901年，總理各國事務(wù)衙門改為外務(wù)局，后設(shè)秘書股“預(yù)備立憲”后各省又設(shè)咨議局，內(nèi)設(shè)秘書長。（二）辛亥革命時期的秘書機構(gòu)及其演變1911年建立中華民國，建立大總統(tǒng)府，效法資本主義國家的政體，成立國務(wù)院，并設(shè)立了秘書廳、廳下設(shè)秘書長、秘書。這是我國行政建制史上秘書廳設(shè)置的由來。二、我國近代的秘書活動的基本特點（一）

近代秘書活動的半封建半殖民地特性（二）

改革是近代秘書活動發(fā)展的主流（三）

近代秘書活動是過渡時期的必然產(chǎn)物第四節(jié)我國現(xiàn)代的秘書活動一、民國政府的秘書活動進行了改革：第一是健全了秘書機構(gòu)第二是規(guī)定了各級秘書機構(gòu)的職責(zé)范圍與秘書人員的任職條件。第三是改革文書工作二、新民主主義革命時期的秘書活動三、新中國成立后的秘書活動秘書工作歷經(jīng)三個階段：第一階段：1949年10月至1966年5月處在發(fā)展與上升期第二階段：1966年5月至1976年10月處在下降、停滯期第三階段：1978年12月黨的三中全會以來，走上科學(xué)化的道路第五節(jié)外國秘書工作概況

一、歐美秘書工作的起源與發(fā)展二、外國秘書工作的特點和趨勢思考與練習(xí)1、我國秘書活動產(chǎn)生的條件與標(biāo)志是什么？2、我國古代秘書活動的基本特點體現(xiàn)在哪些方面？3、讀了《女秘書工作——典型的一日》，你對秘書工作有哪些感性認(rèn)識？

第三章秘書工作機構(gòu)的職能與工作要求【教學(xué)目的】1、掌握秘書機構(gòu)設(shè)置的原則、秘書機構(gòu)的地位、作用；2、了解各級各類秘書機構(gòu)的設(shè)置。3、學(xué)習(xí)掌握一定的辦公事務(wù)的處理能力。【教學(xué)內(nèi)容】1、秘書機構(gòu)的概念2、秘書機構(gòu)的性質(zhì)與作用3、秘書機構(gòu)的設(shè)置一、秘書機構(gòu)的概念，秘書機構(gòu)有狹義與廣義之分。狹義的秘書機構(gòu)，是指擔(dān)負(fù)文牘性工作，并直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機要等業(yè)務(wù)部門。廣義的秘書機構(gòu)，是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查的等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機要、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督察、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)。二、秘書機構(gòu)的性質(zhì)秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，可概括為三方面：1、秘書部門是輔助機構(gòu)，而不是權(quán)力機關(guān)2、秘書部門是綜合辦事部門3、秘書部門是協(xié)調(diào)部門三、秘書機構(gòu)的特點：1、輔助功能的綜合性2、所處位置的中樞性3、組織關(guān)系的封閉性

四、秘書機構(gòu)的作用1、

綜合作用2、

樞紐作用3、

過濾作用五、我國秘書部門的設(shè)置情況（一）中央機關(guān)的秘書機構(gòu)中央機關(guān)與國務(wù)院機關(guān)實行的是分理制，分理制即采用部門辦公的形式。全國人大常委和全國政協(xié)常委會實行綜理制，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)辦公廳、綜合辦理日常工作。六、秘書機構(gòu)建設(shè)（一）隊伍建設(shè)1、

保持相對穩(wěn)定2、

提高綜合素質(zhì)3、

優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)4、發(fā)揮整體效能（二）制度建設(shè)1、秘書工作制度2、秘書管理制度：一是秘書的錄用、考核、獎勵、升遷、培訓(xùn)、交流等制度；二是按工作崗位制定工作責(zé)任制；工作責(zé)任目標(biāo)管理制度。思考與練習(xí)1、理解秘書機構(gòu)設(shè)置的原則與意義。2、結(jié)合秘書機構(gòu)的組織模式，分析我國國有企業(yè)秘書機構(gòu)模式。

第四章秘書的素養(yǎng)【教學(xué)目的】1、通過學(xué)習(xí)，使學(xué)生了解秘書任職標(biāo)準(zhǔn)。2、明確秘書任職標(biāo)準(zhǔn)與素質(zhì)優(yōu)化的區(qū)別與聯(lián)系的?！窘虒W(xué)內(nèi)容】1、秘書的政治思想素質(zhì)，秘書的職業(yè)道德2、秘書的知識與能力結(jié)構(gòu)3、秘書的心理品質(zhì)第一節(jié)秘書的知識和能力秘書的任職標(biāo)準(zhǔn)既是秘書人員的努力方向，也是對秘書工作的評價標(biāo)準(zhǔn)，同樣也是考量秘書晉升的客觀要素。一、秘書的知識結(jié)構(gòu)知識結(jié)構(gòu)，是指人們所學(xué)的知識在頭腦中的有機聯(lián)結(jié)與組合，也是一個人知識層次的構(gòu)成的情況。秘書的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)是：（1）秘書應(yīng)具備的基本知識基礎(chǔ)知識是所有秘書工作人員賴以工作，學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)，是吸收其他專業(yè)知識，相關(guān)知識和發(fā)展各種能力的前提條件。（2）知識結(jié)構(gòu)A、秘書工作專業(yè)知識主要包括：秘書學(xué)、文書學(xué)、檔案管理學(xué)、辦公室現(xiàn)代化知識等。B、秘書人員所在行業(yè)的專業(yè)知識秘書在特定專業(yè)待業(yè)中工作，要得心應(yīng)手必須懂得這方面的知識才能當(dāng)一個同行的輔助管理者。例：商務(wù)秘書應(yīng)具備的行業(yè)專業(yè)知識包括：行政管理學(xué)，商業(yè)企業(yè)管理學(xué)、企業(yè)市場營銷學(xué)、物價學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等。C、建立最佳知識結(jié)構(gòu)的方法*博與精相結(jié)構(gòu)*理論與實踐相結(jié)合*定向積累與靈活調(diào)節(jié)相結(jié)合。D、秘書知識的更新秘書一定要努力地積累知識，成為廣學(xué)博聞，專業(yè)精深的人才。二、秘書的業(yè)務(wù)能力1、辦事能力“知識面廣，頭腦清楚，思維敏捷，手腳勤快，經(jīng)驗豐富”。辦事能力是多種能力綜合成的，如理解和領(lǐng)會能力，分析能力，應(yīng)變能力。2、交際能力（查看）3、表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力與書面表達(dá)能力，能說會道是秘書的“看家本事”4、操作能力辦公自動化、駕駛、攝影技術(shù)等第二節(jié)秘書的職業(yè)道德秘書工作從屬性、服務(wù)性、事務(wù)性、繁瑣性、艱苦性等特點，決定了秘書必須擁有較高的人格，恪守職業(yè)道德。一、熱愛工作，甘于平凡二、不辭勞苦，不計報酬三、自尊自重，克已奉公四、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人五、嚴(yán)守機密，提高警覺思考與練習(xí)1、

簡述一位合格秘書應(yīng)具有的工作能力、知識結(jié)構(gòu)與職業(yè)道德。2、結(jié)合實際談?wù)勅绾纬蔀橐幻麅?yōu)秀的企業(yè)秘書？

第三節(jié)秘書的心理和性格一、個性心理引言：本節(jié)開始進入個性心理的分析。在認(rèn)識個性在哲學(xué)和心理學(xué)中的含義的基礎(chǔ)上，重點了解心理學(xué)上的個性指的是一個人的氣質(zhì)和性格有其獨特的表現(xiàn)形式。秘書人員在與人交往中，在工作中如何看待自身的氣質(zhì)和性格，善于分析他的氣質(zhì)和性格，是秘書工作的需要，也是秘書完善自身的需要。游戲：心目中的你請評出我們班里你認(rèn)為最適合做行政文秘人員的同學(xué)至少列出五條原因個性心理的結(jié)構(gòu)圖二、秘書的氣質(zhì)與性格（一）氣質(zhì)概念內(nèi)涵指一個人心理活動的穩(wěn)定的典型的動力特征。具體表現(xiàn)為人的活動的速度、強度、持久性、靈活性、指向性。（二）氣質(zhì)的特點遺傳性、穩(wěn)定性、可變性、外顯性、差異性。問題討論：哪種氣質(zhì)適宜從事秘書工作？膽汁質(zhì)、多血質(zhì)氣質(zhì)類型的人活躍好動、反應(yīng)迅捷、喜歡交往、興趣廣泛，在人際交往中有適應(yīng)的一面；粘液質(zhì)、抑郁質(zhì)氣質(zhì)類型的人性情沉靜，體驗深刻，態(tài)度特重，考慮周詳，比較適合從事計劃性強，忍耐力強、細(xì)致具體的工作。而他們各自的長處又恰是對方的短處。因此，任何一種氣質(zhì)，只要善于揚長避短，都可以勝任秘書工作并出色地履行崗位職責(zé)。（三）秘書的性格要求１．性格的涵義具體表現(xiàn)為人對現(xiàn)實穩(wěn)固的態(tài)度和慣常的行為方式，概括來說就是“四對”——對社會、國家；對集體、工作；對別人；對自己。個性要求守時謹(jǐn)慎熱情合群服從自信機智勤快整潔自制興趣第四節(jié)秘書的性別特征討論：男性適合做行政文秘工作嗎？形式：自由組合，兩組辯論時間：3-5分鐘步驟：自愿組合成“正方”與“反方”先請雙方各派代表闡述論點然后，雙方自由辯論每人發(fā)言時間限制在2-3分鐘女性秘書的自我保護1、正確的認(rèn)識和心態(tài)2、自我保護的意識和方法自我保護的方法：書上82頁。

第五節(jié)秘書的培訓(xùn)與考核一、報考條件凡熱愛秘書工作，遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)和本市相關(guān)規(guī)定，具備中等教育畢業(yè)及以上學(xué)歷，可報名參加上海市中級職業(yè)秘書專業(yè)技術(shù)水平認(rèn)證考試。二、考試時間、科目2007上午9：00－11：00

《職業(yè)秘書基本理論》下午1：00－3：00

《職業(yè)秘書實務(wù)》三、考試成績管理考試成績非滾動管理，即考生一次通過全部考試科目為合格。四、報名相關(guān)事宜（一）報名時間2007年3月5日－10日

上午9：下午1：00－4：30（二）報名地點（三）報名方法參加考試人員應(yīng)如實填寫考試報名表，按規(guī)定的報名日期和要求，攜帶報名表、身份證、學(xué)歷證明、本人近期一寸免冠照片兩張（同版）到報名點辦理手續(xù)。身份證、學(xué)歷證明均須原件和復(fù)印件，身份證復(fù)印件需粘貼于報名表反面。本市老考生攜帶2006年度準(zhǔn)考證、近期一寸免冠照片兩張（同版）直接辦理報名手續(xù)（填寫考試報名表）?？荚噲竺M每人10元，考務(wù)費每科目100元?？荚嚋?zhǔn)考證請考生憑本人身份證于2007年4月24日－4月28日（上午9：00－11：00，下午五、成績查詢（一）考試成績考試后兩個月可查詢，考試成績單不另行發(fā)放，考生如有需要，請于考試成績公布之日起30天內(nèi)在上海市職業(yè)能力考試院網(wǎng)站（）“成績查詢”欄目上自行下載打印。成績查詢網(wǎng)址：“成績查詢”欄目成績查詢電話：95001966（二）領(lǐng)證時間為考試成績公布后兩個月，地點為相應(yīng)報名點。附：考試報名表

第五章秘書的社會活動與人際關(guān)系【教學(xué)目的】1、了解秘書的社會活動和社會地位。２、掌握秘書的角色意識。３、掌握如何正確對待處理秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系【教學(xué)內(nèi)容】1、秘書的社會活動和社會地位2、秘書的角色意識3、秘書人際關(guān)系處理第一節(jié)秘書的社會活動和社會地位一、秘書的社會活動特點:社會化復(fù)雜化多樣化秘書的社會地位1.先賦地位2.后成地位3.秘書社會地位的特點第二節(jié)秘書的角色意識一、角色的內(nèi)涵（一）角色的詞源依據(jù)劇本所扮演的某一特定的人物（二）詞源的延伸（三）結(jié)論性的定義強調(diào)其是在一定的社會關(guān)系中占有某一社會地位或具有某種身份并遵守相應(yīng)的行為規(guī)范的一類人物。二、角色心理是在明確角色定義的基礎(chǔ)上探討某一類人物的心理活動及其規(guī)律。如秘書這一社會角色所具有的心理活動特質(zhì)及其規(guī)律。三、秘書的角色特征根據(jù)我國90年代初的討論，提出的“助手記”、“參謀記”、“配角記”等看法，引導(dǎo)學(xué)生從秘書職業(yè)活動的特點出發(fā)，探討秘書的角色特征。秘書職業(yè)活動的特點（一）開放性涉外秘書尤其具備這一特點（二）中樞性工作的中心樞紐，不是簡單的中轉(zhuǎn)站（三）事務(wù)性同時也形成了秘書工作的繁雜性（四）受動性不是被動地應(yīng)付工作而是主動地工作（五）綜合性不僅是事務(wù)性的工作還有信息管理、輔助決策等工作。秘書的角色特征（一）從屬性依領(lǐng)導(dǎo)活動的軌跡而運轉(zhuǎn)（二）輔助性秘書輔佐、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的工作（三）服務(wù)性體現(xiàn)秘書工作的主要內(nèi)容秘書的角色意識一、秘書的角色知覺（一）角色知覺的涵義（二）角色知覺的影響因素二、秘書的角色理解（一）實現(xiàn)個體社會化（二）實現(xiàn)角色轉(zhuǎn)換秘書在與領(lǐng)導(dǎo)、與平級、與下級交往的過程中，及時進行心態(tài)調(diào)整，角色轉(zhuǎn)換，才能真正地進入角色。三、秘書角色意識的培養(yǎng)（一）責(zé)任意識（二）服從意識（三）服務(wù)意識（四）參與意識（五）公關(guān)意識（六）法律意識（七）原則意識（八）主體意識四、辨析有關(guān)觀點，形成對秘書角色的正確意識（一）“高級保姆”說貶低秘書工作，工作性質(zhì)誤判（二）“人格失真”說貶損秘書的形象，貶低秘書的人格（三）“悠閑自在”說低估秘書的工作（四）“高級參謀”說夸大秘書的工作（五）“花瓶擺設(shè)”說輕視秘書的工作要學(xué)會運用秘書角色意識的理論剖析上述觀點，通過思辨，能建立正確的角色意識。要探討的問題：1、完整把握秘書角色的內(nèi)涵。2、正確理解秘書的角色特征。3、分析秘書角色的生理條件、社會條件。4、建立正確的角色意識，辨析各種看法。

第三節(jié)秘書人際關(guān)系環(huán)境的優(yōu)化抓住交際的最初三分鐘人對陌生人的最有興趣的注意就在于前三分鐘，他會對你的外表、言談做出一個初步的判斷，而且人的直覺會告訴他，他是喜歡你還是不是。這就決定了，他是否會有興趣在以后繼續(xù)和你交往。也就是說這最初三分鐘的印象在交際活動中至關(guān)重要平時做好語言儲備語言這個東西靠的是平時的積累，所以，秘書想要有很好地語言能力，一定要注意平時的積累工作。怎樣做到語言的積累呢?主要是多讀書，多看報，多和人溝通交流。同時還可以養(yǎng)成記日記，寫隨感的方法，因為文字表達(dá)能力的提高，能夠幫助你提高口頭語言能力選擇合適的話題合適的話題主要有：1、談話雙方都很感興趣的話題2、無傷大雅的閑談話題3、有建設(shè)性的話題不合適的話題主要有以下幾種類型：1、有關(guān)談話者自己的話題2、有關(guān)隱私的話題3、空泛話題，假話題學(xué)會挖掘話題學(xué)會挖掘話題一是靠你平時的積累，到生活和書籍中去挖掘交談的內(nèi)容。二是靠你對對方的了解。如果你了解對方的興趣、愛好、目前關(guān)心的重點，你就可以依據(jù)這些線索來挖掘話題了按照一定的順序交談人們的交談是按照一定的順序進行的，不是想說什么就說什么，想什么時候說就什么時候說。交談時談?wù)吆吐犝唠p方互相配合才能使談話順利進行下去讓說話具有說服力使用簡單的詞匯和簡短的句子避免使用不必要的詞匯和說一些沒有用的事說話要直截了當(dāng)而且中肯不要夸口對待聽眾不可盛氣凌人要為你的交談對象提出最好地建議，不要為你自己提出最好地建議要坦率而開誠布公地回答所有問題糾正不好的交談習(xí)慣交談時左顧右盼，顯得注意力不集中對交談另一方的話語不能很好地回應(yīng)邊想邊說，在句子中間出現(xiàn)了不應(yīng)有的停頓不停地講，不出現(xiàn)任何停頓一邊聽一邊想或演習(xí)該自己講話時怎么說在交談中搶話拼命寫下談話者所說的每一句話做一個成功的交談?wù)叩脑瓌t注意秘書形象態(tài)度不卑不亢求同存異第四節(jié)秘書主要人際關(guān)系的處理要求領(lǐng)導(dǎo)和秘書在事業(yè)目標(biāo)上保持一致性，在工作上配合默契，在感情上彼此交流、相互理解，搞好秘書工作的關(guān)系，對提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率是十分有益的。一、

領(lǐng)導(dǎo)活動與秘書工作（一）

領(lǐng)導(dǎo)與秘書工作秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)活動的不可缺少的輔助和服務(wù)環(huán)節(jié)。（二）

領(lǐng)導(dǎo)者與秘書在社會主義社會，領(lǐng)導(dǎo)者是人民的公仆。領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系，體現(xiàn)為根本利益一致的、人格地位平等的、不同的社會分工關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系（一）

人格地位上的平等關(guān)系（二）

實現(xiàn)目標(biāo)工作中的同事關(guān)系（三）

工作職能上的上下級主輔關(guān)系（四）

工作過程上的主從關(guān)系（五）

工作溝通上的雙向交流關(guān)系（六）

工作績效上的一體關(guān)系秘書為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)中的幾種關(guān)系的把握（一）

為主要領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)與為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)（二）

為中心工作服務(wù)與日常工作服務(wù)（三）

正確處理多頭指示，避免釀成矛盾（四）

加強溝通，促進領(lǐng)導(dǎo)班子的密切合作（五）

對口請示，避免交叉請示（六）

逐級請示，避免越級請示（七）

加強溝通，避免產(chǎn)生誤會（八）

篩選信息，避免說是道非一、謀事不傳事。“腦筋要多動，嘴巴要少用”，這是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)秘書的第一要訣。“腦筋要多動”就是要為領(lǐng)導(dǎo)決策收集信息，提供情況，當(dāng)好參謀，出好主意。養(yǎng)成勤于思考的習(xí)慣，把有用的、急需的信息情況和深思熟慮的想法、建議提供給領(lǐng)導(dǎo)，超前地、有效地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀?！白彀鸵儆谩?，就是說領(lǐng)導(dǎo)秘書說話必須要保持謹(jǐn)慎，克服隨意性，同樣的話別人可以說你不能說，同樣的事別人議得你議不得，因為你在領(lǐng)導(dǎo)身邊，別人很容易把你說的與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系在一起，加以議論、猜測和傳播，造成一些不良影響。二、干事不鏟。踏踏實實干好工作，完成好領(lǐng)導(dǎo)交給的各項任務(wù)，這是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)秘書的基礎(chǔ)。事當(dāng)了秘書，就不能像其他工作人員一樣按點來、到點走。不怕艱苦的同時，還要做到不怕批評，對待批評必須要保持“有則改之，無則加勉”的態(tài)度，否則就會覺得委屈，導(dǎo)致心理不平衡。有時九件工作干好了，一件工作沒干好，如果你以為這就差不多了，那就大錯特錯了，有時十減一并不等于九，而是等于零。必須要認(rèn)識到領(lǐng)導(dǎo)身邊無小事，事事都要精心、仔細(xì)，千萬不可馬虎大意，不能把60分當(dāng)及格。作為領(lǐng)導(dǎo)秘書只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。三、抹事不激事。作為主要領(lǐng)導(dǎo)的秘書，職位雖然不高，但位置特殊，在協(xié)調(diào)前后任領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，以及主要領(lǐng)導(dǎo)與其他班子成員的關(guān)系中，有著非常重要的作用。作用發(fā)揮得好，可以使領(lǐng)導(dǎo)之間水乳交融，即使有一些非原則性的分歧也會得到化解，大事化小，小事化了；作用發(fā)揮得不好，會使領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾火上澆油，無意中推波助瀾。因此，秘書必須要信守“抹事不激事”的原則，“影響團結(jié)的話要兩頭瞞，有利團結(jié)的事要兩頭傳”；切不可持有“鷸蚌相爭，漁翁得利”的陰暗心理。四、攬事不躲事。領(lǐng)導(dǎo)秘書本身任務(wù)繁重，完成好職責(zé)范圍內(nèi)的工作已屬不易；盡管如此，對于一些與領(lǐng)導(dǎo)密切相關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)又顧及不到的事情，也要主動承攬，不能一推了事，或是一躲了之。即使是非常嚴(yán)重的問題，非需領(lǐng)導(dǎo)出面不可，也通過秘書這一關(guān)得到緩沖?！皵埵隆迸c“攬權(quán)”不同，“攬事”體現(xiàn)了工作的責(zé)任心，“攬權(quán)”則體現(xiàn)了一個人的虛榮心，這是做領(lǐng)導(dǎo)秘書的大忌。五、成事不敗事。主要領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)纏身，日理萬機，光是大事、要事就應(yīng)接不暇，對于一些日常小事、家務(wù)瑣事根本無暇顧及。而越是這些小事、瑣事，如果處理不當(dāng)，往往會在社會上、在群眾中給領(lǐng)導(dǎo)造成很大很壞的影響，這也是一些秘書“成事不足，敗事有余”的關(guān)鍵所在。秘書給領(lǐng)導(dǎo)敗事的主要情況有兩種，一種是“假公濟私”，打著辦公事的旗號為領(lǐng)導(dǎo)辦私事。另一種是“假私濟私”，就是借給領(lǐng)導(dǎo)辦私事的時機辦自己的私事，謀個人的私利。給領(lǐng)導(dǎo)辦個一，自己得個十；給領(lǐng)導(dǎo)辦個十，自己得個百。好處我得，責(zé)任你擔(dān)。借領(lǐng)導(dǎo)之名，謀個人之利。一些領(lǐng)導(dǎo)秘書“翻船”的深刻教訓(xùn)，值得我們認(rèn)真借鑒和深思。思考與練習(xí)1、秘書如何正確處理與異性上級的關(guān)系？如何正確理解秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系？領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書輔助⑴要求領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者相適應(yīng)，領(lǐng)導(dǎo)者和被領(lǐng)導(dǎo)者之間不斷地調(diào)整相互利益、愿望和目標(biāo)，使之和諧一致，才能有效地完成工作任務(wù)。利益、愿望、目標(biāo)的和諧一致，是形成和保持良好的領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的前提。⑵要求領(lǐng)導(dǎo)者與工作任務(wù)相適應(yīng)，要求領(lǐng)導(dǎo)者不斷通過對自身的調(diào)整，做到較好地勝任其職。⑶被領(lǐng)導(dǎo)者與其工作任務(wù)相適，即任務(wù)目標(biāo)的確定要恰當(dāng)，使被領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)過積極努力能夠完成；同時領(lǐng)導(dǎo)者要引導(dǎo)被領(lǐng)導(dǎo)者，自覺地更新知識，改變觀念、學(xué)習(xí)科學(xué)和技術(shù)，掌握新的本領(lǐng)，以適應(yīng)形勢發(fā)展和工作任務(wù)提出的新要求。當(dāng)好秘書的10條守則有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷注意保密工作負(fù)責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作平時多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料善于聽取領(lǐng)導(dǎo)意見不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀不向領(lǐng)導(dǎo)提過高的有利于自己的要求多到群眾中去要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活案例分析某公司經(jīng)理收到一封措辭無禮的信，是由某個與公司交往較深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地把文員李小姐叫來，要她寫封回信，與這位代理商斷絕一切交易和關(guān)系，并命令李小姐立即將信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一種做法做妥當(dāng)，為什么？（1）按照經(jīng)理指示立即回到自己的辦公室，將信打印寄走了。（2）寫完了信，想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，為了公司利益得罪了經(jīng)理也值得。于是對經(jīng)理說：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕掉算了！”

（3）沒有馬上去寫信，而是向經(jīng)理提出忠告：“經(jīng)理，請您冷靜一點！與對方斷絕關(guān)系會產(chǎn)生什么后果呢？在這件事情上，我們難道就沒有應(yīng)該反省的地方嗎？”

（4）當(dāng)天快下班時，將打印好的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，可以將這信寄走嗎？秘書與同事關(guān)系的協(xié)調(diào)同事之間相處的學(xué)問讓你的同事表現(xiàn)得比你優(yōu)越架起與同事交往的橋梁委婉地拒絕你的同事與不同性格的同事共事的藝術(shù)推卸責(zé)任的人過于敏感的人怨天尤人的人悲觀的人喜歡支配別人的人喜怒無常的人獨來獨往的人過度競爭的人現(xiàn)實的人難開金口的人秘書拓展同事關(guān)系的技巧與同事要真誠相待不在同事面前炫耀自己尊重老資格的同事小心小人不要評論同事一視同仁的對待同事一切以工作為大局怎樣贏得同事的尊敬不要和同事距離過近不要給別人一個現(xiàn)成的托辭提出合理要求時不要表示歉意不要過分寬限你分派的任務(wù)不要把你的責(zé)任推給別人？怎樣回答同事的尷尬提問如何答復(fù)同事關(guān)于你的薪水的問題如何回答關(guān)于年齡的問題如何回答關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)的問題關(guān)于同事升遷、任免的問題了解同事的潛在語言秘書要會察言觀色，這可不僅限于觀察領(lǐng)導(dǎo)，觀察同事也一樣很重要。因為從心理學(xué)上講，語言可能帶有欺騙性，會隱藏一些東西，但是一個人的真實態(tài)度在行動中卻會明白地反映出來重視同事的感受人際交往中的情感體驗，是一個程序化過程，即人與人的交往，尤其是初次交往有一個基本的程式——首先表達(dá)對別人已付出的勞動的尊重和理解，或?qū)o別人帶來不便表示歉疚，使其產(chǎn)生良好地感覺，再婉轉(zhuǎn)地提出自己的想法，以求得到別人的配合和幫助。因而，為了確保交往的成效，就必須重視給人的感受，注意情感產(chǎn)生的程序化特點，尋找最恰當(dāng)?shù)姆绞?，來傳遞交際信息辦公室之外的同事交往哪些辦公室外的場合適合和同事交往①飯廳或者食堂②同事的生日聚會③集體旅游辦公室里你要提防的幾種同事泄露秘密者功勞獨占者飛短流長者牢騷滿腹者巴結(jié)領(lǐng)導(dǎo)者公私不分者如何化解辦公室沖突退卻回避法安撫遷就法妥協(xié)法硬逼決戰(zhàn)法解難協(xié)作法

第六章日常工作（上）【教學(xué)目的】本章重點介紹秘書日常工作中的辦公環(huán)境管理、日程安排與管理、電話管理等內(nèi)容，幫助你盡快熟悉和掌握辦公室的日常工作和各項技能，成為領(lǐng)導(dǎo)得力助手?！窘虒W(xué)內(nèi)容】辦公室日常工作中辦公室管理、通訊工作、接待工作和日程安排的方法第一節(jié)辦公室管理良好的辦公環(huán)境是工作的興奮劑，也是看一個秘書個人素養(yǎng)高低的重要方面，拖沓而又懶惰的秘書永遠(yuǎn)也不會得到領(lǐng)導(dǎo)青睞的，瞧，這就是辦公室，怎么樣？辦公室的含義——辦公室是一個常用而普通的名詞，卻有著多種含義：第一種：泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用于生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實驗室等等。第二種：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所。如：教師、護士、廠長、院長辦公室等.第三種：指黨、政府機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種：指某種專門的獨立的工作機構(gòu)。如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室等。辦公環(huán)境管理辦公環(huán)境的含義是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。辦公室環(huán)境管理的原則方便→舒適→和諧統(tǒng)一→安全。想想看辦公室的七大效率殺手有哪些？1、空氣殺手；2、光線殺手；3、聲音殺手；4、空間殺手；5、設(shè)備殺手；6、文件殺手；7、職能殺手。辦公室的布局與布置（1）布局①封閉式布局。封閉式布局是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內(nèi)部各職能部門獨立安排在一個個小房間內(nèi)，組成一個個小辦公室。②開放式布局。就是將一個大工作間“切分”成多個相對獨立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開展工作。辦公環(huán)境管理（2）辦公環(huán)境布置①布置要點

營造一個安靜的工作環(huán)境；

保證良好的采光、照明條件；

合理安排座位；

力求整齊、清潔。②布置的原則采用一個大間辦公室。使用同一大小的桌子。檔案柜應(yīng)與其他柜子的高度一致，以增進美觀。采用直線對稱的布置。主管的辦公區(qū)域需保留適當(dāng)?shù)脑L客空間。將通常有許多客戶來訪的部門，置于入口處。主管的工作區(qū)域位于部屬座位之后方，以便于控制和監(jiān)督。全體職員的座位應(yīng)面對同一方向布置。常用的文件與檔案，應(yīng)置于使用者附近。應(yīng)保持公共空間和私人空間的獨立。桌與桌之間應(yīng)留有一米左右的距離。桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側(cè)射入。最常用的辦公物品應(yīng)放在伸手可及的地方。計算機等辦公自動化設(shè)備，應(yīng)有其獨立的空間，既要方便使用又不影響別人工作?？伎寄?、怎樣優(yōu)化辦公設(shè)備？配備合適光源選擇理想的辦公桌椅安裝隔音設(shè)備選擇合適的屏風(fēng)、窗簾、檔案柜調(diào)節(jié)合適的空調(diào)溫度合理放置辦公設(shè)備2、怎樣美化辦公環(huán)境？辦公室裝飾辦公室綠化辦公室的空氣環(huán)境管理1、溫度最舒適并有益于健康的工作溫度是15-20℃2、濕度最適宜的濕度為40%-60%。3、空氣流通每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。4、空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上臘與打光等。辦公室的保健與安全環(huán)境管理1、保?。ㄆ诮】禉z查＊灌輸衛(wèi)生知識。＊采取疾病預(yù)防＊保持環(huán)境整潔。＊推行健康運動＊舉辦康樂活動。2、安全管理＊防盜＊防火＊防止意外傷亡辦公用品管理1、文具筆、墨、尺、訂書機、廣告色、油彩、粉筆、膠水（帶）、信封、郵票等。2、小工具清潔工具、修理工具、制畫工具、宣傳工具、各種刀具（裁紙刀、切紙刀）等。3、紙張信紙、復(fù)印紙、打印紙、復(fù)寫紙、蠟紙，各種規(guī)格的白紙、包裝紙、裝飾紙等。4、常用耗材計算機的磁盤、打印機的色帶、墨盒、油墨，復(fù)印機的墨粉，錄音帶、錄像帶、膠卷、電池等。5、小型電器設(shè)備電腦、MP3、MP4、移動硬盤、投影儀、幻燈機、錄音機、錄像機、照相機、計算器、計時器等。6、其他用品一些裝飾用品、掛圖、旗幟、標(biāo)志、標(biāo)語等。辦公用品管理的原則建立完善的管理制度保證工作的需要講求節(jié)約，物盡其用及時更新裝備，提高工作水平

第二節(jié)通訊工作電話作為現(xiàn)代通訊工具，在組織的管理工作中發(fā)揮著日益重要的作用。秘書每天通過電話進行大量的對內(nèi)、對外聯(lián)絡(luò)工作，可見電話是組織展示工作效率、社會形象的一個窗口。在電話工作中，人們彼此不能謀面，看不到對方的表情、舉動，只能通過電話里的聲音去揣測對方的心理、態(tài)度，也就是說．秘書電話應(yīng)答的聲音或方式是對方能夠直接感受到的全部信息，這樣，秘書電話應(yīng)答的聲音也就成為企業(yè)組織的外在形象。因此，秘書應(yīng)以禮貌的態(tài)度、專業(yè)的方式處理好每一個電話，應(yīng)在電話里表現(xiàn)出良好的職業(yè)規(guī)范和高超的電話技巧。一電話接打 接打電話的原則與要求表達(dá)規(guī)范、正確禮貌熱情，語氣清晰和婉語言簡潔明了保密注意時間接打電話的技巧1、接聽電話的技巧◆要仔細(xì)傾聽對方的講話?！舯苊庠陔娫捴袪幷摶蛴胁患训那榫w反應(yīng)?！魧Ψ铰曇舨磺逦鷷r，應(yīng)該善意提醒。◆轉(zhuǎn)接電話，要分清情況，恰當(dāng)處理?！羧绻勗捤婕暗氖虑楸容^復(fù)雜，應(yīng)該重復(fù)關(guān)鍵部分，力求準(zhǔn)確無誤?！粽勗捊Y(jié)束時，要表示謝意，并讓對方先掛斷電話。2、撥打電話的技巧（1）理清自己的思路（2）立即表明自己的身份（3）確定對方是否具有合適的通話時間（4）表明自己打電話的目的（5）給對方足夠的時間作出反應(yīng)（6）避免與旁人交談（7）設(shè)想對方要問的問題（8）不要占用對方過長時間（9）撥錯號碼應(yīng)道歉（10）適時結(jié)束通話接聽電話時特殊情況的處理1、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)開會時，處理電話可采取以下的方式:轉(zhuǎn)告對方會議預(yù)定在幾點結(jié)束。詢問是否由自己這方重打。遇有急事，可用便條與會議室聯(lián)系，請求指示。2、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)會客時，處理電話可采取以下的方式:最好先請示一下。如果領(lǐng)導(dǎo)不在單位時，原則上或請代理人接，或請對方留言。電話機種類單線電話、多鈕電話、免提電話、自動應(yīng)答裝置、自動撥號機、無線電頁式電話、電話輔助設(shè)備、自動電話分配機、電視電話、移動電話、交換式電話系統(tǒng)。技能訓(xùn)練1、你正在打一個公務(wù)電話，這時領(lǐng)導(dǎo)走到你的辦公桌旁。你知道電話還要打一段時間，然而領(lǐng)導(dǎo)一直在旁邊等著可能會不耐煩。你是否應(yīng)該:A.同對方說一下待會兒再打，然后掛斷電話;B.用手捂住話機，輕聲地對領(lǐng)導(dǎo)說你還需要一段時間才能打完電話;C.請對方拿著話機稍候，再同領(lǐng)導(dǎo)簡短地說幾句。2、秘書小張接到一個投訴電話，小張該怎樣處理？情景模擬以秘書的身份模擬以下接打電話的情景：（1）一位電視臺廣告部的客人要找總經(jīng)理，總經(jīng)理不在；（2）一位客戶來電咨詢廣告設(shè)計的費用、時間等情況，秘書回答或轉(zhuǎn)接；（3）XX彩印廠廠長來電，此前，平面設(shè)計部經(jīng)理曾交代秘書不要轉(zhuǎn)給他；（4）XXX玩具公司經(jīng)理來電，反映本次產(chǎn)品宣傳畫冊印刷不好，火氣很大。二郵件收發(fā)郵政業(yè)務(wù)1、信函業(yè)務(wù)國內(nèi)信函、明信片、國內(nèi)印刷品、國內(nèi)保價信函、國際信函、國際印刷品、國際保價函件。2、郵政包裹業(yè)務(wù)國內(nèi)包裹、國際包裹、3、特快專遞信函、文件資料、物品。郵件處理的涵義處理郵件是指在郵件、信函的收進和發(fā)出過程中所要進行的一系列工作。郵件分為：通過郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類信函、電報、報刊、包裹等；電子信函，如電傳、傳真、E-MAIL等。1、簽收認(rèn)真清點文件的件數(shù)，并簽字。2、拆封保持原封的完好，注意封內(nèi)文件不能損壞。3、登記按收文登記簿中的內(nèi)容逐項登記。4、分類分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件5類，分別歸入5個規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)，分送各主管上司處理。5、呈送思考題1、以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的?（）A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀2、郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（）A．時間B．便利C．經(jīng)濟D．愛好第三節(jié)接待工作本節(jié)主要內(nèi)容：1、接待的類型2、接待的規(guī)格3、接待的方式案例分析甲、乙兩個企業(yè)與天安公司是合作伙伴。一次甲企業(yè)的副總經(jīng)理到天安公司商談業(yè)務(wù)，天安公司的陳總經(jīng)理為了表示友好和重視，出面接待，全程陪同。不久乙企業(yè)也派了一位副總經(jīng)理來天安公司，陳總經(jīng)理因工作太忙，就讓趙副總經(jīng)理出面接待，乙企業(yè)已知道上次是陳總經(jīng)理接待的甲企業(yè)，因此非常不高興，認(rèn)為天安公司對他們不尊重，沒有誠意，本來想商談的項目就先不談了。一、接待的類型按來客目的、任務(wù):分上級檢查、工作聯(lián)系、業(yè)務(wù)往來、經(jīng)驗交流、召開會議、講課、參加、訪問等。按來客的地域有本地接待、外省市接待、境外及國外來客（外賓）接待。按來客的人數(shù)有個別接待、團體接待。按來客是否預(yù)約聯(lián)系有隨機性接待、預(yù)定性接待或計劃接待。主要接待類型介紹上級檢查要求主管人員親自出面并負(fù)責(zé)，秘書應(yīng)配合做好各項具體工作。要求莊重、周全、細(xì)致，如預(yù)先要準(zhǔn)備好匯報材料，現(xiàn)場的情況如實反映等等。餐飲、住宿、用車等生活服務(wù)要細(xì)致、體貼、周到，但不能超標(biāo)準(zhǔn)，不搞不必要的宴請、游覽、贈禮等，不得奢侈、鋪張，但應(yīng)特別注意安全和保密。會議接待屬于團體接待和預(yù)定性接待，重點在于事先要有周密計劃，要作經(jīng)費預(yù)算。接、送、吃、住、參觀、用車等都應(yīng)在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，盡可能提高服務(wù)質(zhì)量，注意對不同性別、年齡、身份、民族的與會人員給予必要的照顧，要保證會議目標(biāo)任務(wù)的圓滿實現(xiàn)。。外賓接待尤其要注重禮儀和禮節(jié)，事先應(yīng)有計劃并報上級主管批準(zhǔn)，內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)比內(nèi)賓放寬一些。主要內(nèi)容如會談、演講等應(yīng)安排得隆重、得體，講求實效?？稍黾有┐我獌?nèi)容，如參觀、游覽，既要弘揚民族精神、民族文化，又要顯示祖國大好河山和建設(shè)風(fēng)貌。生活安排一定要顧及來賓的民族或地區(qū)的風(fēng)俗和飲食習(xí)慣。隨機接待指事先未經(jīng)預(yù)約而突然來訪的客人，如聯(lián)絡(luò)、咨詢、推銷、求救等人員，采訪的記者以及其他各種不速之客。這類接待要求秘書隨機應(yīng)變，靈活處理，既要維護組織的利益與形象，又要以不得罪人，盡量廣結(jié)良緣為原則。秘書首先要確認(rèn)來客身份，摸清意圖，然后按常規(guī)或上司授意分別處置，或婉言擋駕，或轉(zhuǎn)達(dá)意圖，或引見給上司，或轉(zhuǎn)給其他部門接待、處理。二、接待的規(guī)格高規(guī)格接待指主要陪同人員比主要來賓的職位高的接待形式。如一公司的副總經(jīng)理接待上級單位派來了解情況的工作人員，或接待一位重要客戶，而該客戶的職位不過是某公司部門經(jīng)理。高規(guī)格接待表明對被接待一方的重視和友好。主要有三種形式：上級領(lǐng)導(dǎo)派一般工作人員向下級領(lǐng)導(dǎo)口授意見或要求；兄弟單位或協(xié)作單位的領(lǐng)導(dǎo)派員到本單位商量重要事宜；下級單位有重要事宜來訪；重要專家或?qū)Ρ締挝粯I(yè)務(wù)發(fā)展有重要作用的專業(yè)技術(shù)人員來訪或來求職等。對等接待指主要陪同人員與主要來賓的職位相當(dāng)?shù)慕哟问?。主要有兩種形式：對重要的來訪者，負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)自始至終地陪同；對來賓初到和臨別時對等接待，中間則可以請適當(dāng)人員陪同。低規(guī)格接待指陪同人員比主要來賓的職位低的接待形式。主要有兩種形式：上級主要領(lǐng)導(dǎo)或主管部門領(lǐng)導(dǎo)來本地視察、了解情況或調(diào)查研究，本部門最高領(lǐng)導(dǎo)的職位也不會高于上級領(lǐng)導(dǎo)，只能低規(guī)格接待；外地參觀學(xué)習(xí)或旅游團的來訪，可以低規(guī)格接待。案例分析:請問屬于何種接待規(guī)格?3月28三、接待的方式1、迎送式迎客秘書應(yīng)從座椅起身迎接，招呼致意，國內(nèi)客人通常還以握手的禮節(jié)相迎送，握手應(yīng)伸出右手，四指并攏，拇指張開，肘關(guān)節(jié)微曲，上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好。握手時間一般以3秒為宜，不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖去點一下。雙手相握是表示對對方加倍的親切和尊敬，一般只適用于年輕者對年長者，身份低者對身份高者，男士對女士不宜用這種禮節(jié)。握手禮節(jié)1、上下級之間：上級先伸手后，下級才能相握；2、長輩和晚輩之間：長輩伸手后晚輩才能伸手相握；3、主人和客人之間：主人宜主動伸手；4、男女之間：女士先伸手了，男士才能與之相握。注意事項：對遠(yuǎn)道而來的客人，秘書應(yīng)隨車提前到車站、碼頭或機場迎送，一般以提前10到20分鐘等候，以示對客人的尊敬，絕不可遲到讓客人等候。送客當(dāng)客人事情辦妥離開時，秘書應(yīng)離座相送；對重要客人，秘書應(yīng)送至辦公室門口或電梯門口；對隨車接送的貴賓，秘書應(yīng)坐在前排司機旁的助手席，而讓客人坐在后排席位。后排席位按右、左、中順序依次排列，即秘書應(yīng)引導(dǎo)最尊貴的客人從車右邊為客人開車門安排就座，其余客人從左邊開車門安排就座。2、引見式上司愿意會見的客人，秘書應(yīng)加以引見。引見時秘書應(yīng)走在客人右方的前二至三步并以側(cè)轉(zhuǎn)130度向著客人的角度走著，再配合客人走路的速度向前引導(dǎo)。3、參與式有些主賓會見或會談，應(yīng)上司要求，秘書也參與。秘書除了盡招待禮儀之外，主要任務(wù)是在上司身旁陪同，準(zhǔn)備會談資料，做好會談記錄，以及現(xiàn)場服務(wù)等等。除非上司授意，秘書通常不發(fā)表意見，不可喧賓奪主。4、陪同式有些外地來的貴賓，主方安排參觀、游覽，需要秘書陪同，此時的秘書又充當(dāng)了“導(dǎo)游”的角色。秘書應(yīng)提前到賓館等候，陪同過程中要處處照顧，還要對參觀的交通路線、用餐、休息點等作好事先聯(lián)絡(luò)安排，并對參觀內(nèi)容和游覽景點作適當(dāng)介紹。5、完全式有些重要的賓客，上司會要求秘書承擔(dān)完全式接待。這就是從事先聯(lián)絡(luò)、制定計劃、作好準(zhǔn)備、迎接、參與會見、陪同訪問、送別客人直到事后小結(jié)、匯報，全過程都由秘書負(fù)責(zé)進行。這要求秘書應(yīng)有豐富的經(jīng)驗和周到細(xì)致的安排。接待前準(zhǔn)備工作1、心態(tài)準(zhǔn)備2、物質(zhì)準(zhǔn)備案例分析天安公司的曉靈是一個新員工，她在前臺負(fù)責(zé)接待來訪的客人和轉(zhuǎn)接電話，還有一個同事小石和她一起工作。每天上班后一到兩個小時之間是她們最忙的時候，電話不斷，客人絡(luò)繹不絕。一天，有一位與人力資源部何部長預(yù)約好的客人提前20分鐘到達(dá)。曉靈馬上通知人力資源部，部長說正在接待一位重要的客人，請對方稍等。曉靈轉(zhuǎn)告客人說：“何部長正在接待一位重要的客人，請您等一下。請坐。”正說著電話鈴又響了，曉靈匆匆用手指了一下椅子示意客人座下，然后趕快接電話。此時客人面有不悅。小石趕緊過來為客人送上一杯水，與客人閑聊了幾句，以緩解客人的情緒。一、心態(tài)準(zhǔn)備1、誠懇熱情的態(tài)度2、行為舉止的姿勢站立姿勢走路姿勢坐下姿勢3、服飾儀態(tài)的要求4、團結(jié)協(xié)作的精神二、物質(zhì)準(zhǔn)備1、接待環(huán)境的準(zhǔn)備接待環(huán)境應(yīng)該整潔明亮、美觀舒適、無異味。接待環(huán)境包括前臺、會客室、辦公室、走廊、樓梯等地方。前臺或會客室應(yīng)擺放些花束或綠色植物，給人以溫馨的感覺，表現(xiàn)出“歡迎您”的氛圍。這會給來訪的客人產(chǎn)生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物品要擺放整齊、各歸其位。不常用的東西及私人用品，應(yīng)該放到抽屜里固定的地方，以便用時馬上就能找到。2、辦公用品的準(zhǔn)備前廳安排有讓客人等候的接待區(qū)，配備有座椅。接待區(qū)與前臺應(yīng)拉開適當(dāng)?shù)木嚯x，當(dāng)客從來訪時，無論是否有預(yù)約，也無論是陌生或熟悉，都應(yīng)請他們到等候區(qū)就座，捧上茶水，請他們稍候，然后退回前臺與被訪者聯(lián)系。前臺準(zhǔn)備約會計劃記錄本或計算機約會登記系統(tǒng)，根據(jù)預(yù)約整理出當(dāng)天的來訪者單位、姓名、職務(wù)、時間、事由及接待者等內(nèi)容的接待計劃表，以便來訪者造訪時不會忙亂。會客室桌椅擺放應(yīng)整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。桌上應(yīng)放置紙筆，方便來訪者拜訪的對象不在或被拜訪者不愿接待時，供來訪者留言以便轉(zhuǎn)交。另外，茶具、茶葉、飲料要準(zhǔn)備齊全。接待工作本節(jié)主要內(nèi)容：1、接待工作基本程序2、接待預(yù)約來訪者的工作程序3、接待未預(yù)約來訪者的工作程序4、禮貌送客案例分析早上，曉靈剛把接待室和前臺整理清楚，急匆匆同時推門而入來了三位客人，一位是昨天下班前就約好要與總經(jīng)理洽談合作業(yè)務(wù)的乙公司的陳副總經(jīng)理；一位是洪達(dá)公司的王經(jīng)理，他是天安公司陳總經(jīng)理大學(xué)的同窗好友，今天一早來找同學(xué)有要事相商；還有一位是某企業(yè)的業(yè)務(wù)推銷員，聲稱有重要技術(shù)要與天安公司合作，他們都異口同聲要與陳總經(jīng)理面談。曉靈一下子被搞得蒙了頭，不懂得該如何安排他們與總經(jīng)理洽談。一、接待工作的基本程序客人、前臺秘書、上司的關(guān)系1、見到客人的第一時間，應(yīng)馬上做出如下動作表情—3S3S:standup（站起來）see（注視對方）smile（微笑）2、最初的迎客語言“您好，歡迎您！”“您好，我能為您做些什么？”“您好，希望我能幫助您。”3、確認(rèn)來訪者二、接待預(yù)約來訪者的工作程序時間到達(dá)，應(yīng)立即通知被訪者；4、如果來訪者比約定的時間來的早，請其入座，款待飲料，遞送書報資料以排遣時間，或輕松地和他們交流，使他們感到不被冷淡，待離約定時間前5至10分鐘，再執(zhí)行第3條；5、按照單位要求給來訪者發(fā)放賓客卡，并提醒來訪者離開前返還賓客卡；6、正確引導(dǎo)來訪者至他們要去的部門或者按單位要求安排工作人員陪同前往；7、來訪者離開，應(yīng)禮貌送客，需要時可協(xié)助來訪者預(yù)定出租車。三、接待未預(yù)約來訪者的工作程序1、面帶微笑主動問候來訪者，當(dāng)了解到對方未做預(yù)約時，仍以歡迎的態(tài)度禮貌友好地接待，為其服務(wù)；2、詢問來訪者要訪問的部門或工作人員的姓名；3、努力為來訪者安排一個盡可能早的預(yù)約時間；4、如果來訪者要求當(dāng)天見面，應(yīng)設(shè)法聯(lián)系有關(guān)部門或人員，看被訪人或其他人員是否能接見來訪者；5、如果當(dāng)天可以接見，按照接待預(yù)約客人的工作程序進行；6、如果當(dāng)天確實不能找到適當(dāng)?shù)娜伺c來訪者見面，要立即向來訪者說明情況，切忌不要讓客人產(chǎn)生“等一等還有希望”的誤解，以免浪費雙方時間，使自己更被動；7、在無法接待來訪者的情況下，應(yīng)主動請來訪者留言，并向其保證盡快將留言遞交給被訪人；8、再次給來訪者一個預(yù)訂約會的機會，并耐心聽取對方的要求；9、在接待過程中，要確保來訪者感到舒適，比如聯(lián)系過程中，為來訪者提供座椅和飲料等。四、禮貌送客1、主動為客人取衣帽等物，并掃視一下桌面，看是否有東西被遺忘；2、為客人開門；3、送客人到電梯時，要為客人按電梯按鈕，在電梯門關(guān)上前道別，如送到大門口，要一直等到客人所乘坐的汽車開出視野后再轉(zhuǎn)身回去；4、和上司一起送客時，要比上司稍后一步；在按電梯門或開車門時應(yīng)搶前一步做好工作；5、馬上整理好會客室，以便迎接下一位客人。五、注意事項1、接待人員通常要留有一份公司內(nèi)部電話簿，努力記住單位內(nèi)有關(guān)人員的姓名以及他們所在的部門、科室。這樣就可以方便使用內(nèi)部電話與員工保持聯(lián)系，同時電話簿應(yīng)隨時根據(jù)號碼的變化而更新。2、按照一定規(guī)律分類歸檔訪客名片。3、乘電梯時，若有電梯工，則請客人先進先下；無電梯工時，則秘書先進后下，并按住電梯“開門”鍵，以免客人被門夾住。4、上司在會客時，有事需要通知上司，應(yīng)該用紙條，不要直接趴在上司的耳邊竊竊私語。情景模擬情景一有一外地公司的客戶，慕名來到濱江公司，但因為事先無約，顯得有些不好意思，請演示秘書接待的情景。情景二吳總經(jīng)理與洪達(dá)公司王經(jīng)理是大學(xué)的同窗好友，有著十幾年的友情，關(guān)系非常親密，經(jīng)常在一起打球，在生意上也有合作。王經(jīng)理經(jīng)常到濱江公司來找吳總經(jīng)理聊天，吳總經(jīng)理也經(jīng)常到洪達(dá)公司看望王經(jīng)理。今天，王經(jīng)理又來找吳總經(jīng)理，正好吳總經(jīng)理不在公司，他陪同臺商汪先生打保齡球去了，這時秘書應(yīng)如何接待，請演示。情景三一位和公司有多年交情的王經(jīng)理，約好了今天十點鐘來公司，現(xiàn)在他提前十分鐘來到了公司，秘書卻告知他，要推遲約見，請演示秘書接待的情景。情景四一位記者來訪，要見公司的吳總經(jīng)理，說是要采訪有關(guān)公司未來發(fā)展方向的問題，而吳總經(jīng)理正好出去辦事，請演示秘書此時接待的情景。情景五有一位推銷員，事先沒有約定，一來就聲稱是經(jīng)理的朋友，堅持要見經(jīng)理，秘書請教他的大名，卻又不愿通報姓名，也不愿說出求見理由，秘書委婉拒絕安排會見，可他卻一直賴著不肯離去。演示秘書應(yīng)對的情景。情景六一天早晨，兩位預(yù)約的客人剛到，另一位客人卻由于急事來到公司，要求馬上見到吳總。演示秘書接待的情景。情景七一天，公司正在召開一個重要的會議，但公司的一個重要合作伙伴突然從外地來公司要求見總經(jīng)理。演示秘書接待處理的情景。情景八今天有4位重要客人來訪。秘書要在辦公室外迎接客人并進行自我介紹，然后引導(dǎo)他們上樓，進入經(jīng)理辦公室。演示整個過程。

第四節(jié)日常安排與管理約會安排1.約會安排的基本原則（1）按領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律和生活習(xí)慣安排（2）區(qū)分輕重緩急，合理安排（3）彈性安排，留有余地(4）以需要為準(zhǔn)，以適度為宜（5）適當(dāng)分擔(dān)，各就其宜（6）每天核對，以防疏漏2.約會安排的方法預(yù)先安排約會活動記好日歷和備忘錄提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時赴約保證領(lǐng)導(dǎo)順利赴約做好約會前后的服務(wù)工作3.約會安排的方式電話約會.書面約會.當(dāng)面約會.4.注意事項配合領(lǐng)導(dǎo)的時間表；不要讓領(lǐng)導(dǎo)在出差回來當(dāng)天安排約會；不要在節(jié)假日安排約會；重要約會應(yīng)在約見前與對方聯(lián)絡(luò)一次，確認(rèn)此事；訂好或確定好約會的場所；及時通知對方赴會；提醒領(lǐng)導(dǎo)赴會；適當(dāng)保密；處理好變更的約會。時間管理時間管理一般通過編排時間預(yù)訂表和時間計劃表來進行時間的安排分配。1、時間管理的要素（1）強烈的時間觀念。（2）清晰的時間成本效益觀念（3）時刻牢記時效觀念。（4）定量控制自己時間的能力。2.時間管理的分類一類是不可控制的時間，即受限于職權(quán)的要求而不能自由支配的時間，一般是例行工作的時間；一類是可以控制時間，即在自己權(quán)限內(nèi)可以自由支配的時間。對時間管理的成功，不在于其在不可控時間中表現(xiàn)如何良好，而在于盡量把不可控時間變?yōu)榭煽貢r間。3、時間管理的一般原則（1）用精力最佳時間干最重要的工作。（2）消費時間要計劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化。（3）保持時間上的彈性。（4）反省浪費的時間。（5）保持時間利用的相對連續(xù)性。（6）一般工作“案例化”，固定工作“標(biāo)準(zhǔn)化”。（7）嚴(yán)禁事必親躬。（8）堅持從現(xiàn)在做起的信念。（9）保留自我時間管理的最低批量時間。4、秘書時間管理的方法（1）、ABCＤ工作法現(xiàn)階段時間管理理論的核心內(nèi)容是根據(jù)事情的重要和緊急程度，將各種事務(wù)劃為A、B、C、D四個類別，即ABCD工作法。如下圖。（２）時間表編制法時間表是管理時間的一種手段，它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時間表的進程行動，從而有效地管理時間，達(dá)到完成工作任務(wù)的簡單方法。時間表大體可以分為五類:①全年預(yù)計時間表;②每月預(yù)訂時間表;③每周預(yù)訂時間表;④每日預(yù)訂時間表;⑤單項重要工作事項預(yù)訂表。時間表的編制方法①根據(jù)需求確定編制時間的周期。②收集并列出該階段所有的工作、活動或任務(wù)。③發(fā)現(xiàn)活動有矛盾，主動與負(fù)責(zé)人協(xié)商，及時調(diào)整。④按照時間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰。⑤繪制表格，標(biāo)明日期、時間和適合的行、列項目。⑥用簡明扼要的文字將信息填人表格，包括內(nèi)容、地點。１、日程安排的內(nèi)容（１）各種接待、約會。（２）商務(wù)旅行活動。（３）參加各類會議。（４）到車間進行實地檢查或指。（５）組織的各類重大活動的安排。（６）領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。２、日程安排的基本要求（1）統(tǒng)籌兼顧（2）安排規(guī)范（3）效率原則（4）突出重點（5）留有余地（6）適當(dāng)保密（7）事先同意３、日程安排的形式年計劃表、月計劃表、周計劃表、日程表4、注意的事項以記敘、說明為主要表達(dá)方式。編寫要留有余地。所有日程安排都要應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦?；顒优c活動之間要有一定的間隙時間。要認(rèn)真核查日程表，以提高工作效率。對已處理完的工作，一般應(yīng)注明結(jié)果。５、日志系統(tǒng)1）日志概述日志是根據(jù)周計劃表寫出的一天時間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動計劃，一般分為縱橫兩種方式。2）日志的方法手工填寫的工作日志電子工作日志技能訓(xùn)練你的上司是某家股份有限公司主管銷售業(yè)務(wù)的經(jīng)理，而你則是經(jīng)理秘書。在某一天，經(jīng)理請你將下星期一的活動安排的有關(guān)內(nèi)容填寫在工作日志上：上午舉行董事會議，所有的經(jīng)理都參加。上午給參加員工培訓(xùn)課的新員工講話。中午與A公司的董事長馬XX與夫人共進午餐。下午前往B公司拜會市場開發(fā)部的經(jīng)理高XX。下午會見C公司的銷售部經(jīng)理張XX。

第七章日常工作（下）【教學(xué)目的】掌握辦公室日常工作中督查工作、保密工作、印信工作、值班工作的方法。【教學(xué)內(nèi)容】辦公室日常工作中督查工作、保密工作、印信工作、值班工作的方法。第一節(jié)督查工作案例分析1993年底，某縣經(jīng)反復(fù)論證，結(jié)合本縣實際情況，制定了“一城四基地”的發(fā)展規(guī)劃?！耙怀恰本褪前芽h城建設(shè)成為某市的衛(wèi)星城?！八幕亍笔前言摽h建成糖業(yè)、建材、水果和畜牧水產(chǎn)基地。到2000年力爭甘蔗種植面積達(dá)45萬畝，原料庶產(chǎn)量180萬噸，產(chǎn)糖20萬噸；水果總產(chǎn)18萬噸；肉類總產(chǎn)3萬噸；水產(chǎn)品產(chǎn)量1.38萬噸。為了實現(xiàn)上述目標(biāo)，該縣先后制定了關(guān)于加快甘蔗、水果和農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)等三個決定，制定一系列政策和具體措施，鼓勵農(nóng)民、機關(guān)事業(yè)單位積極參與各項開發(fā)事業(yè)，促進基地的建立和發(fā)展?？h委督查室則切實圍繞縣委的中心工作，協(xié)助縣委抓好各項決策的落實。特別是把甘蔗生產(chǎn)作為重點，開展立項督查。一是將甘蔗生產(chǎn)任務(wù)落實到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)，并層層簽訂責(zé)任狀，向上級交納風(fēng)險抵押金。二是加強跟蹤督查和情況反饋。在1995年內(nèi)就組織有關(guān)部門開展了三次督促檢查，并及時做好反饋工作。三是協(xié)調(diào)有關(guān)部門及時解決工作中出現(xiàn)的各種問題，推動了決策的落實。該縣的這次立項督查活動，由于重點突出，形式靈活多樣，效果十分顯著。1994年，該縣蔗糖產(chǎn)量在全國即排位第10名。1995年甘蔗種植面積已達(dá)29萬畝，原料蔗產(chǎn)量達(dá)120萬噸，產(chǎn)糖7.38噸。甘蔗生產(chǎn)已成為全縣經(jīng)濟發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)，生產(chǎn)基地的規(guī)模已形成。一、概念二、督查工作的特點：（一）嚴(yán)肅性（路線方針政策）；（二）間接性（上傳下達(dá)）；（三）權(quán)威性（賦權(quán)）；（四）層次性；（五）時限性。三、秘書督查工作的作用：（一）有助于中央政令暢通和各項方針、政策的貫徹落實（二）有助于領(lǐng)導(dǎo)決策的不斷完善和決策目標(biāo)的實現(xiàn)（三）有助于改進工作作風(fēng)，提高工作效率（四）有助于秘書部門加強自身建設(shè)，充分發(fā)揮參謀、助手作用督查工作的范圍和原則一、督查工作的范圍二、督查工作的基本原則：（一）堅持領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、秘書協(xié)辦的原則（二）堅持實事求是的原則（三）堅持不直接辦案的原則（四）堅持全面督查和重點查辦相結(jié)合的原則督查工作的程序、方式和制度一、督查工作的程序：（一）確定項目：大政方針、重大決策、重要政策、法規(guī)、領(lǐng)導(dǎo)重要指示及下級、人民群眾的重要反映等。列為督查項目要填寫“督促檢查登記單”（二）檢查催辦（三）情況審理（四）結(jié)果反饋二、督查工作方式：（一）催辦（二）日常督查（三）直接查辦（四）點面結(jié)合（五）分析反饋三、督查工作制度（一）目標(biāo)責(zé)任制（二）查辦審批制度（三）請示報告制度（四）工作檢查制度（五）工作聯(lián)系制度（六）保密歸檔制度秘書參加督查工作應(yīng)注意的事項一、要擺正秘書在督查工作中的位置二、要堅持走群眾路線三、要把著力點放在促進各級領(lǐng)導(dǎo)改進作風(fēng)上四、要注重實效，防止形式主義五、要重視協(xié)調(diào)在督查工作中的作用實訓(xùn)題王炎整理好自己的思緒，開始著手這次“查私”工作。下面請你幫她出主意，即你認(rèn)為她應(yīng)該按什么步驟開始此項工作？第二節(jié)保密工作保密工作的重要性保密是執(zhí)政黨和國家保持政局穩(wěn)定的重要手段保密是發(fā)展經(jīng)濟的客觀需要保密是領(lǐng)導(dǎo)決策的需要保密工作的新特點保密范圍和內(nèi)容趨于擴大需要防范的泄秘渠道日趨增多需要對付的竊密手段變化多端需要打擊的竊密活動十分猖獗保密工作的內(nèi)容文件保密會議保密通訊保密計算機保密涉外保密經(jīng)濟情報的保密新聞報道和出版的保密

第三節(jié)印信工作一、印章印章的種類組織印章套印章鋼印領(lǐng)導(dǎo)人簽名章會議專用章財務(wù)專用章收發(fā)章辦事章校對章封條章印章使用與管理1、印章的刻制及啟用嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定刻制，不得擅自更改;必須執(zhí)單位證明及公安部門的批準(zhǔn)證明，到指定的刻字單位刻制。啟用時一般由制發(fā)單位發(fā)出啟用通知，通知中蓋上所啟用印章的印模，發(fā)給有關(guān)單位保存，以備查考。印章刻制刻制主體：上級機關(guān)刻制頒發(fā)法人代表申請，主管部門批準(zhǔn)印章形狀：圓形橢圓形長方形三角形方形刻制要求：直徑4.2cm 公章規(guī)范的簡化漢字，宋體，自左向右環(huán)行排列簽名章書寫習(xí)慣印章的啟用□選定啟用日期?！跆崆鞍l(fā)出啟用通知，附上“印?！薄！跆顚憽坝∧？ā?，一式兩份?！跻?guī)定日期到，啟用生效。印章的審批和使用＊必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并進行認(rèn)真的登記未履行手續(xù)或手續(xù)不全時，不得用印。＊用印時應(yīng)注意蓋在正確的位置，一般應(yīng)蓋在文件成文日期的上方，上不壓正文，下騎年蓋月。印章的保管＊印章必須由單位的領(lǐng)導(dǎo)指派專人負(fù)責(zé)保管和使用，嚴(yán)禁擅自使用或外借。＊印章如果丟失要立即報告公安機關(guān)備案，并以登報或信函等形式通知有關(guān)單位，聲明其遺失或作廢。公章的停用與銷毀機構(gòu)撤消，立即停用；盡快通知，宣布失效；附上印模，寫明日期；留下印模，廢章銷毀。二、介紹信的使用與管理介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。介紹信管理應(yīng)嚴(yán)格而細(xì)致，并注意以下問題:（1）介紹信的格式應(yīng)符合要求（2）介紹信應(yīng)由專人管理（3）出具介紹信必須認(rèn)真履行審批手續(xù)（