基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境為內(nèi)控制度建立并實(shí)施提供必要且重要的保證。而信息技術(shù)的飛速發(fā)展為企業(yè)管理能力的迅速提升帶來(lái)了機(jī)遇，特別是ERP的和應(yīng)用和推廣，將提升企業(yè)的資源運(yùn)用能力和內(nèi)控環(huán)境的改善，但是在實(shí)踐中，ERP的運(yùn)用有時(shí)并未完全體現(xiàn)出其價(jià)值。企業(yè)需要關(guān)注ERP實(shí)施前、中、后三個(gè)階段，以內(nèi)控出現(xiàn)的一些新的變化和問(wèn)題為研究對(duì)象，著眼于問(wèn)題和解決方案，著力提升ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制的有效性和效率。一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用ERP系統(tǒng)為企業(yè)提供一套信息收集、查閱、分析系統(tǒng)，以滿足各級(jí)管理者對(duì)不同層級(jí)信息的需求。第一，高層經(jīng)營(yíng)管理者需要掌握和企業(yè)發(fā)展方向、發(fā)展策略等與決策相關(guān)的信息，以評(píng)估收益及相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，從而制定企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的可持續(xù)性的戰(zhàn)略政策第；第二，中層管理人員需要得到詳細(xì)的執(zhí)行層面的數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)投入與產(chǎn)出的最佳配比；第三，基層管理人員需要及時(shí)且準(zhǔn)確拿到成本費(fèi)用，以幫助他們?cè)诠ぷ髦袑?shí)現(xiàn)預(yù)算的過(guò)程管理。二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系（一）ERP作為工具，可以幫助企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)內(nèi)控1.提高項(xiàng)目開發(fā)效率，促進(jìn)新產(chǎn)品的開發(fā)特別表現(xiàn)為在邊設(shè)計(jì)邊生產(chǎn)的企業(yè)，ERP可以分步研發(fā)階段，可以分解任務(wù)分步發(fā)圖，先優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)件生產(chǎn)圖紙分發(fā)以協(xié)同生產(chǎn)，然后再非標(biāo)件的設(shè)計(jì)生產(chǎn)，設(shè)計(jì)分發(fā)組裝環(huán)節(jié)圖紙可以放在最后一步，可快速使PLM與ERP協(xié)同作業(yè)。2.能解決多變的市場(chǎng)和均衡生產(chǎn)之間的矛盾市場(chǎng)多變性帶來(lái)個(gè)性化定制需求，在訂單為導(dǎo)向、以銷定產(chǎn)的情況下，驅(qū)動(dòng)著企業(yè)的研發(fā)與生產(chǎn)；在以客戶為中心，以計(jì)劃和制造為主線的情況下，要求企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品計(jì)劃、生產(chǎn)、物資采購(gòu)、成本控制的全面管理：這需要企業(yè)管理者及時(shí)掌控訂單執(zhí)行狀態(tài)，提高計(jì)劃的精準(zhǔn)度，提高履約率，滿足客戶要求，同時(shí)，又要減低庫(kù)存積壓，降低產(chǎn)品成本，實(shí)現(xiàn)訂單的精細(xì)成本核算。而這些管理上的要求和難度，通過(guò)ERP系統(tǒng)，可以得到很好的解決3.能解決庫(kù)存管理的難題比如，在ERP系統(tǒng)下，會(huì)設(shè)置最高庫(kù)存安全點(diǎn)和最低庫(kù)存點(diǎn)；比如，由物控部門根據(jù)技術(shù)部下發(fā)的物料清單表做好計(jì)劃，下發(fā)請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部門僅可以根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單實(shí)施采購(gòu)，無(wú)權(quán)自行采購(gòu)；再比如，對(duì)于庫(kù)齡比較長(zhǎng)的材料，系統(tǒng)可以定期自動(dòng)提示等等。很多管理上的難點(diǎn)可以從流程設(shè)制和系統(tǒng)建設(shè)方面給予解決。所以，ERP可以于合同前進(jìn)行工程性物料提前分配，按項(xiàng)目要求多緯度對(duì)物料全階展開分析庫(kù)存狀態(tài)及未來(lái)展望，進(jìn)行欠料分析和齊套檢查，減少積壓或者停工待料情況的發(fā)生。4.提高管理水平在ERP環(huán)境下，可以在系統(tǒng)里將不相容崗位的職責(zé)進(jìn)行分離，比如由請(qǐng)購(gòu)單由需求部門提出計(jì)劃部門審批，不能是同一人，入庫(kù)單的錄入人和審核人想分離，倉(cāng)管人員可以被授權(quán)查詢物料情況而無(wú)須查詢到價(jià)格金額等，大大降低了舞弊事件的發(fā)生。并且，ERP可以使得數(shù)據(jù)的及時(shí)性方面大大提升。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)收集和整理比較滯后，基本上都屬于事后分析，只是對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)生后結(jié)果的一個(gè)數(shù)據(jù)性的體系，很難迅速適應(yīng)市場(chǎng)形式的瞬間變化。在使用了ERP系統(tǒng)之后，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可以得到及時(shí)處理，很多實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)在系統(tǒng)中取得，這樣的話，就可以對(duì)業(yè)務(wù)部門提供及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支撐，業(yè)務(wù)部門的判斷將會(huì)基于數(shù)據(jù)而不是簡(jiǎn)單的基于經(jīng)驗(yàn)，對(duì)財(cái)務(wù)部門的要求也提升了，會(huì)計(jì)的職責(zé)就不單只是一個(gè)事后的數(shù)據(jù)歸集了，而是事前和業(yè)務(wù)部門一起進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、事中對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)程的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督，只有這樣，才能提升財(cái)務(wù)的決策支持。由于打通了邊設(shè)計(jì)邊生產(chǎn)之間協(xié)同能力，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)就可以高效轉(zhuǎn)化地為生產(chǎn)工藝數(shù)據(jù)，使生產(chǎn)能快速響應(yīng)個(gè)性化變更，全面協(xié)同設(shè)計(jì)、計(jì)劃、生產(chǎn)、采購(gòu)、車間多部門聯(lián)動(dòng)。（二）ERP不是萬(wàn)能的，有其自身的局限性由于ERP存在的上述優(yōu)點(diǎn)，所以這幾年在企業(yè)中的應(yīng)用和推廣快速發(fā)展起來(lái)，各行業(yè)只要具備條件，都會(huì)盡量引進(jìn)和上線ERP。但對(duì)于不同的企業(yè)，ERP帶給企業(yè)的，可能不一定只有正面的一面，也有許多之前意想不到的問(wèn)題和困惑。使ERP系統(tǒng)在應(yīng)用中無(wú)法完全發(fā)揮其作用，嚴(yán)重的起到負(fù)面作用。具體分析主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1.企業(yè)管理者重視和參與程度不足管理者對(duì)ERP的認(rèn)識(shí)不足，只是聽說(shuō)了ERP的種種好處，在沒(méi)有完全理解的情況下，匆匆上線，當(dāng)要求管理者自我變革的力度超出管理者自己的想象時(shí)，管理者短時(shí)間難以自我調(diào)整。ERP系統(tǒng)的實(shí)施，意味著要將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的所有信息統(tǒng)統(tǒng)轉(zhuǎn)移到線上。從技術(shù)設(shè)計(jì)出圖、物料計(jì)劃、請(qǐng)購(gòu)生成、采購(gòu)執(zhí)行、生產(chǎn)領(lǐng)料、成品出庫(kù)、銷售收款、財(cái)務(wù)核算等，各個(gè)環(huán)節(jié)中的單據(jù)流轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)填報(bào)、數(shù)據(jù)溝通、報(bào)表提交都通過(guò)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行控制，這將一方面當(dāng)然可以有效提升流程運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，但另一方面由于系統(tǒng)已經(jīng)將各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)定好，靈活性會(huì)一定程度降低。如何在靈活性一定程度降低的情況下靈活運(yùn)用好ERP系統(tǒng)，是擺在管理者面前一個(gè)問(wèn)題，所以，管理者必須具備變革的決心和能力，不能存在一蹴而就的思想。引進(jìn)系統(tǒng)時(shí)要有自我向上的自驅(qū)力，實(shí)施系統(tǒng)時(shí)要充分參與和規(guī)劃項(xiàng)目，這樣才能在系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)具備掌控全盤的能力。2.完全依賴ERP廠商，導(dǎo)致后期實(shí)施困難重重由于業(yè)務(wù)全部轉(zhuǎn)移到信息系統(tǒng)中執(zhí)行，當(dāng)前期調(diào)研不周全，系統(tǒng)設(shè)計(jì)不完善時(shí)，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)連鎖影響到后面環(huán)節(jié)，特別是當(dāng)問(wèn)題發(fā)生在比較前端時(shí)，會(huì)加速放大問(wèn)題對(duì)于企業(yè)的影響，當(dāng)問(wèn)題堆積過(guò)多時(shí)，可能影響ERP項(xiàng)目的實(shí)施3.人員培訓(xùn)時(shí)間或力度不夠，經(jīng)常出現(xiàn)操作問(wèn)題ERP系統(tǒng)固然先進(jìn)，但再先進(jìn)的系統(tǒng)還是需要能力相當(dāng)?shù)年?duì)伍才能讓其發(fā)揮作用。當(dāng)企業(yè)管理者有了變革的決心和勇氣之后，但各部門使用人能否也能匹配企業(yè)腳步向上發(fā)展變革，是否也具備同樣的決心和能力。一般而言，對(duì)于新生事物，人們普遍存在一種本能的抵觸，不愿意改變或者是害怕改變，加之需要很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)認(rèn)識(shí)和熟練ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)初始化時(shí)會(huì)階段性的增加工作量，更會(huì)強(qiáng)化這種抵觸心理，培訓(xùn)的效果也大打折扣，導(dǎo)致使用起來(lái)出現(xiàn)一些低級(jí)的操作問(wèn)題，而員工又會(huì)輕易地將操作問(wèn)題歸因于是ERP系統(tǒng)有問(wèn)題，而在系統(tǒng)運(yùn)行初期，一般的確不會(huì)馬上見效，立刻提高企業(yè)的運(yùn)作效率，一定程度還會(huì)降低企業(yè)的效率，流程造成堵塞。嚴(yán)重情況下，可能導(dǎo)致ERP項(xiàng)目失敗。4.太過(guò)依賴ERP系統(tǒng)雖然ERP系統(tǒng)建設(shè)初期，可能存在抵觸的現(xiàn)象，但另一方面，當(dāng)ERP系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后，大家慢慢發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)給自身的工作帶來(lái)實(shí)際的優(yōu)化、給企業(yè)的管理帶來(lái)了確實(shí)的便利的時(shí)候，又會(huì)加大對(duì)ERP系統(tǒng)的依賴程度，當(dāng)停電、網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定、服務(wù)器損壞等ERP系統(tǒng)無(wú)法使用時(shí)，各個(gè)部門將無(wú)法提取數(shù)據(jù)：技術(shù)部門無(wú)法發(fā)圖，計(jì)劃部門無(wú)法下單，采購(gòu)部門無(wú)法知道庫(kù)存，生產(chǎn)部門無(wú)法領(lǐng)料，業(yè)務(wù)停滯癱瘓，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。5.前期估計(jì)不足，項(xiàng)目建設(shè)成本超預(yù)算由于各個(gè)企業(yè)的情況千差萬(wàn)別，當(dāng)實(shí)施ERP時(shí)，很多企業(yè)由于經(jīng)驗(yàn)的缺失，認(rèn)為買一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模板后就可以使用，而在使用過(guò)程中逐步發(fā)現(xiàn)功能需要增加要對(duì)軟件進(jìn)行二次開發(fā)，特別是多項(xiàng)二次開發(fā)需要另外收費(fèi)時(shí)，會(huì)超過(guò)企業(yè)原本的資金預(yù)算。三、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略（一）進(jìn)行內(nèi)控流程的梳理和設(shè)計(jì)，發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，完善和修正1.項(xiàng)目前期做好設(shè)計(jì)，中期做好測(cè)試，后期做好優(yōu)化在方案實(shí)施前，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要對(duì)企業(yè)流程進(jìn)行多次梳理，根據(jù)ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)，重新修正規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程，各職能崗位和工作范圍也要根據(jù)內(nèi)控要求重新梳理和劃分。項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，對(duì)核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，根據(jù)設(shè)計(jì)好的流程用不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景多次測(cè)試，項(xiàng)目實(shí)施后期根據(jù)之前發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題點(diǎn)進(jìn)行篩選，將問(wèn)題點(diǎn)排好優(yōu)先級(jí)，逐步解決。2.抓住關(guān)鍵控制點(diǎn)和傳統(tǒng)的內(nèi)控相比，基于ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制最大的不同點(diǎn)在于：控制的內(nèi)容增加——IT控制，各業(yè)務(wù)循環(huán)的控制可利用軟件自動(dòng)執(zhí)行，并詳細(xì)記錄控制的過(guò)程，ERP軟件系統(tǒng)，可將業(yè)務(wù)及內(nèi)部控制執(zhí)行的過(guò)程全部如實(shí)記錄下來(lái)，保證控制的執(zhí)行力，所以內(nèi)部控制必須是以信息化為基礎(chǔ)的。在實(shí)操上，我們要注意抓住關(guān)鍵控制點(diǎn)，重視流程上的關(guān)鍵控制點(diǎn)，梳理每個(gè)不同的流程。比如：物控部門負(fù)責(zé)人根據(jù)軟件自動(dòng)運(yùn)算物料需求，算法會(huì)考慮采購(gòu)時(shí)間、交貨時(shí)間、庫(kù)存情況、在途物料、最高最低庫(kù)存等，在ERP中審核請(qǐng)購(gòu)單；再比如，產(chǎn)成品發(fā)貨單需要財(cái)務(wù)部專人在ERP中執(zhí)行收款確認(rèn)，財(cái)務(wù)人員跟進(jìn)合同簽訂的付款條件檢查是否收款，是否達(dá)到發(fā)貨條件，是否需要執(zhí)行特殊的審批放行流程等等。3.明確劃分責(zé)權(quán)利，明確各崗位權(quán)限，為ERP系統(tǒng)下建立內(nèi)部控制制度提供支持企業(yè)的決策層、管理層、執(zhí)行層的責(zé)任和權(quán)利義務(wù)是不一樣的，我們需要明確地定義清楚，并培訓(xùn)到位，確保企業(yè)中每一個(gè)成員都知道其所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)及性對(duì)應(yīng)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任；特別留意執(zhí)行層面各個(gè)部門的責(zé)權(quán)利，每個(gè)崗位的要求，在系統(tǒng)里每個(gè)崗位的權(quán)限設(shè)置，不兼容崗位的分離。知道他們做出哪些行為是可以的、哪些行為是不被接受的。特別要說(shuō)明的是，企業(yè)的決策層要給予ERP的實(shí)施充分足夠的重視，同時(shí)要促使企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)向扁平化過(guò)渡，減少審批的層級(jí)，避免不必要的流程。（二）重視前期調(diào)研工作，磨刀不誤砍柴工上ERP之前，充分做好準(zhǔn)備工作，從頭到尾梳理企業(yè)的內(nèi)控流程，再次設(shè)計(jì)和修正企業(yè)內(nèi)控，確定企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、進(jìn)行崗位職責(zé)劃分、撰寫業(yè)務(wù)流程手冊(cè)。對(duì)于一些重要基礎(chǔ)信息，比如存貨編碼規(guī)則，是否存在一物多碼、安全庫(kù)存等信息，要事先在線下確定好。然后在系統(tǒng)中按照內(nèi)部控制的要求進(jìn)行崗位設(shè)定、關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)置，并與其他內(nèi)控流程建立起勾稽關(guān)系，做好內(nèi)控測(cè)試。做好準(zhǔn)備后，再進(jìn)行小范圍上線，逐步擴(kuò)大范圍，直至系統(tǒng)全面上線。上線之后，根據(jù)暴露出來(lái)的問(wèn)題，再進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化。（三）加強(qiáng)培訓(xùn)、加強(qiáng)外部和內(nèi)部的人才隊(duì)伍建設(shè)首先，因?yàn)镋RP系統(tǒng)維護(hù)屬于專業(yè)度比較高的工作，為保證系統(tǒng)安全有效運(yùn)行，企業(yè)需要并且必須外聘專業(yè)的技術(shù)維護(hù)人員，但更為重要的是，企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部技術(shù)人員的培訓(xùn)，不單是在信息技術(shù)更重要的是內(nèi)控知識(shí)的培訓(xùn)，一方面可以從社會(huì)中招聘人才，快速解決內(nèi)部人員不足的問(wèn)題，為企業(yè)補(bǔ)充高素質(zhì)的新鮮血液；另一方面，要在企業(yè)中發(fā)現(xiàn)和挖掘人才，內(nèi)部提升員工能力，讓員工的個(gè)人提升和企業(yè)的提升達(dá)到一個(gè)完美的平衡，提高員工綜合素質(zhì)。其次，制定完善的培訓(xùn)考核制度。不管是外部挖掘人才還是內(nèi)部自己培養(yǎng)，都離不開有效的培訓(xùn)。只有一開始決定上ERP系統(tǒng)，就要開始對(duì)全體員工進(jìn)行培訓(xùn)了，特別是ERP系統(tǒng)的管理理念和執(zhí)行流程培訓(xùn)，培訓(xùn)之后，對(duì)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行考核，考核成績(jī)可以與績(jī)效掛鉤，激發(fā)員工參與度；在實(shí)施初期，讓基層使用人員參與到ERP系統(tǒng)初始化設(shè)置的討論工作中，讓他們提出在實(shí)操中的想法和各個(gè)崗位的各理化建議，使用人員提出的建議，對(duì)于項(xiàng)目落地，有著重要作用；實(shí)施過(guò)程中，定期召集碰頭會(huì)議，交流在ERP系統(tǒng)中遇到的問(wèn)題，為實(shí)施團(tuán)隊(duì)解決問(wèn)題提供思路，給管理人員調(diào)整內(nèi)部控制流程提供方向。（四）做好系統(tǒng)維護(hù)和備份，降低系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，不忽視內(nèi)部管理的非系統(tǒng)控制ERP系統(tǒng)是企業(yè)全部業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)平臺(tái)，也是內(nèi)部控制的依據(jù)，所有數(shù)據(jù)都集中在ERP系統(tǒng)上，所以，系統(tǒng)穩(wěn)定的重要性怎么強(qiáng)調(diào)都不為過(guò)。ERP系統(tǒng)是建立在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上的，ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定性受限于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施，也受限于規(guī)范的計(jì)算機(jī)操作流程。所以，企業(yè)必須制定計(jì)算機(jī)管理的規(guī)范性文件，對(duì)于硬件設(shè)備定期維護(hù)定期檢查，對(duì)于軟件系統(tǒng)專人進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)對(duì)資料做好定期多路徑備份，保證數(shù)據(jù)的安全和完整。另外，在做好系統(tǒng)維護(hù)和備份，降低系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，我們也不能忽視內(nèi)部管理的非系統(tǒng)控制。管理最終是對(duì)人的管理，不是所有的事項(xiàng)都可以納入ERP系統(tǒng)中進(jìn)行管理的，企業(yè)情況千變?nèi)f化，當(dāng)新出現(xiàn)某項(xiàng)事項(xiàng)不能或者不便用系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)時(shí)，如何線下管理好，如何做好相關(guān)記錄、如何協(xié)調(diào)各部門，同樣考驗(yàn)著管理者的智慧，并不是安裝了ERP系統(tǒng)管理就一勞永逸了。（五）做好充分的資金預(yù)算每個(gè)企業(yè)上ERP系統(tǒng)都不是一個(gè)很短的時(shí)間，少則幾個(gè)月，多則三五年。所以，在充分的前期調(diào)研工作之后，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)版本ERP是否能滿足企業(yè)，還需要哪幾項(xiàng)二次開發(fā)，二次開發(fā)需要的資金需求有多少，在每年的年度預(yù)算，都需要考慮和修正。并且，預(yù)算需要有一定的機(jī)動(dòng)資金，以備臨時(shí)出現(xiàn)的緊急問(wèn)題。（六）建立審計(jì)機(jī)制內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)人員可以利用信息系統(tǒng)審計(jì)工作平臺(tái)對(duì)企業(yè)內(nèi)控定期進(jìn)行監(jiān)督評(píng)價(jià)——內(nèi)審人員可以通過(guò)軟件直接抓取數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，審計(jì)的全過(guò)程信息也通過(guò)軟件直接進(jìn)行記錄。這樣的話，具有兩大優(yōu)點(diǎn)：一是可以提高審計(jì)效率，避免重復(fù)勞動(dòng)，減輕內(nèi)審人員工作強(qiáng)度，降低企業(yè)內(nèi)控監(jiān)督評(píng)價(jià)成本；二是系統(tǒng)中具有完整的記錄，有可溯源的業(yè)務(wù)軌跡，可追蹤的內(nèi)審流程，可監(jiān)控的內(nèi)控過(guò)程，為內(nèi)部控制的有效性提供證據(jù)。除了內(nèi)部審計(jì)之外，同時(shí)要求外部審計(jì)人員對(duì)管理層評(píng)估結(jié)果進(jìn)行監(jiān)證，企業(yè)需要聘請(qǐng)專業(yè)的第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)內(nèi)控、業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)核算等方面進(jìn)