辦公室環(huán)境及其管理

辦公室環(huán)境及其管理辦公室環(huán)境及其管理2008年02月26日星期二15:11辦公室環(huán)境一般可劃分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。硬環(huán)境包括辦公室所在地、建筑設(shè)計(jì)、室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及辦公室的布置等外在客觀條件。軟件環(huán)境包括辦公室的工作氣氛、工作人員的個(gè)人素養(yǎng)、團(tuán)體凝聚力等社會(huì)環(huán)境。綜上所述，辦公室中影響工作人員的心理、態(tài)度、行為以及工作效率的各種因素的總和稱(chēng)為辦公室環(huán)境。

制約辦公室環(huán)境的因素很多，主要有自然因素、經(jīng)濟(jì)因素、人的素質(zhì)修養(yǎng)因素等。機(jī)關(guān)環(huán)境的好壞受自然環(huán)境的影響很大。在依山傍水、風(fēng)景秀麗的大環(huán)境內(nèi)，辦公室環(huán)境一般也較優(yōu)越；在氣候惡劣、荒涼干燥的地區(qū)，辦公室環(huán)境自然也比較差。一般說(shuō)來(lái)，人的素質(zhì)修養(yǎng)高，則相互關(guān)系就融洽，團(tuán)體凝聚力強(qiáng)，在外界條件較好的情況下，更適合于辦公室工作人員工作，起到事半功倍的效果。反之，如果氣氛不融洽，互相猜疑，矛盾重重，則會(huì)嚴(yán)重影響工作，即使有現(xiàn)代化的辦公設(shè)施等技術(shù)條件，也未必能帶來(lái)高效率。因此，軟環(huán)境的建設(shè)比硬環(huán)境的建設(shè)有時(shí)顯得更為重要。

辦公室是一個(gè)單位活動(dòng)的重要場(chǎng)所，要求明快、整潔、方便、實(shí)用。確定辦公室的方位應(yīng)本著便于各項(xiàng)公務(wù)溝通協(xié)調(diào)的原則。凡與社會(huì)接觸較多的部門(mén)，如收發(fā)室、傳達(dá)室等，應(yīng)設(shè)在人員進(jìn)出的地方；綜合、秘書(shū)等部門(mén)，應(yīng)設(shè)在辦公樓的中心地點(diǎn)；打字、計(jì)算機(jī)房、財(cái)務(wù)等辦公室，應(yīng)設(shè)在辦公室樓一端；關(guān)系密切的處室應(yīng)相互接近。

辦公室內(nèi)布置的原則是：

⑴辦公桌的排列應(yīng)按照直線對(duì)稱(chēng)的原則和工作程序的順序，其線路以最接近直線為佳，防止逆流與交叉現(xiàn)象。同室工作人員應(yīng)朝同一個(gè)方向辦公，不可面面相對(duì)，以免相互干擾和閑談。

⑵各座位間通道要適宜，應(yīng)以事就人，不以人就事，以免往返浪費(fèi)時(shí)間。

⑶領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)位于后方，以便監(jiān)督，同時(shí)不因領(lǐng)導(dǎo)者接洽工作轉(zhuǎn)移和分散工作人員的視線和精力。

⑷光線應(yīng)來(lái)自左方，以保護(hù)視力。

⑸常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。

⑹電話最好是5平方米空間范圍一部，以免接電話離座位太遠(yuǎn)，分散精力，影響效率。

辦公室的用具設(shè)計(jì)要精美，堅(jiān)固耐用，適應(yīng)現(xiàn)代化要求。辦公桌是工作人員的必備工具，應(yīng)注意美觀、適用。有條件的可采用自動(dòng)升降辦公椅，以適應(yīng)工作人員的身體高度。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)不同工作性質(zhì)，設(shè)計(jì)不同形式的辦公桌、椅。、

辦公室環(huán)境的社會(huì)條件，主要是指辦公室軟環(huán)境的建設(shè)，主要包括人際環(huán)境、氣氛環(huán)境、工作作風(fēng)等三項(xiàng)。影響辦公室工作人員行為的不止是硬環(huán)境，在某些時(shí)候，軟環(huán)境對(duì)人的影響更大，強(qiáng)調(diào)的是提高工作人員素質(zhì)的重要性，即是指加強(qiáng)軟環(huán)境的建設(shè)。

1.人際環(huán)境

辦公室內(nèi)部良好的人際關(guān)系與工作效率密切相關(guān)。因此，一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)者，不僅要注意改善工作場(chǎng)所的物質(zhì)環(huán)境，還要花較大的力量建立辦公室良好的人際環(huán)境，因?yàn)樗怯绊懝ぷ魅藛T工作行為的活的因素。與此相關(guān)的內(nèi)容主要有：

⑴一致的目標(biāo)。目標(biāo)是全體人員共同奮斗的方向，可激勵(lì)大家?jiàn)^發(fā)努力。只有目標(biāo)一致，才能使大家同心同德，團(tuán)結(jié)共事；否則，便可能陷入無(wú)窮的爭(zhēng)執(zhí)中而無(wú)所作為。

⑵統(tǒng)一的行動(dòng)。在辦公室內(nèi)，每個(gè)成員的工作都是為了實(shí)現(xiàn)辦公室的目標(biāo)，雖然分工不同，作用大小也不同，但每一項(xiàng)工作就如同工作母機(jī)中的每一部件，必須一起協(xié)運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)器才能順利運(yùn)行。因此，要使工作人員在既定的目標(biāo)下，充分發(fā)揮個(gè)人之長(zhǎng)，彼此配合默契，必須有嚴(yán)格的規(guī)章制度，科學(xué)的組織管理，良好的是非輿論，公平合理的辦事作風(fēng)。這樣，整個(gè)辦公室才能呈現(xiàn)統(tǒng)一行動(dòng)的狀態(tài)。要堅(jiān)決反對(duì)不顧大局，只顧個(gè)人或小團(tuán)體利益的做法。

⑶融洽的凝聚力。凝聚力是指辦公室成員之間的吸引力和相容程度。個(gè)人的許多心理需要，尤其是與工作有關(guān)的需要，如學(xué)習(xí)需要、信念與支持需要、歸屬需要等等，只有在辦公室內(nèi)才能得到滿足。

2.氣氛環(huán)境

和睦的氣氛，通常指一種非排斥性的情感環(huán)境。如果辦公室內(nèi)部的氣氛是緊張的、不和諧的，其成員彼此之間互相猜疑，乃至嫉恨，凡事相互推諉、扯皮，必然工作效率低下?？梢?jiàn)和睦的氣氛對(duì)工作的順利開(kāi)展十分重要。

良好的心境是建立和睦氣氛的最根本因素。它對(duì)辦公室成員行為的影響是不可忽視的。情緒一旦產(chǎn)生，可以持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，左右人的心境，影響著人的行為活動(dòng)。具有愉快心境的人，無(wú)論遇到什么事都能泰然處之；心境對(duì)人的身體健康也有明顯的影響。因此，辦公室成員應(yīng)該善于調(diào)節(jié)自己的心情，克服消極情緒，努力使自己在任何情況下都保持良好的心境。這對(duì)辦公室成員的身體健康及建立良好的工作氣氛有十分重要的意義。

3.工作作風(fēng)

工作作風(fēng)由認(rèn)識(shí)、情感、意志和行為等多種因素所構(gòu)成，是在共同的目標(biāo)與認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)辦公室全體成員長(zhǎng)期共同努力，逐步形成的一種較穩(wěn)定的精神狀態(tài)和具有一定特色的行為規(guī)范環(huán)境。

良好的工作作風(fēng)是一種無(wú)形的力量和無(wú)聲的命令，對(duì)辦公室成員的行為具有強(qiáng)大的約束力、推動(dòng)力和感染力，使人很自然地接受其教育和感化，使行為舉止適應(yīng)工作的要求。工作氣氛是否熱烈，工作態(tài)度是否熱情，工作作風(fēng)是否嚴(yán)謹(jǐn)，是非標(biāo)準(zhǔn)是否鮮明，在很大程度上代表著一個(gè)組織的風(fēng)貌，對(duì)辦公室成員的行為有著深刻的影響。良好的工作作風(fēng)可以使人精神振奮，心情舒暢，能充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮大家的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性，使各方面的工作得到順利的開(kāi)展，對(duì)實(shí)現(xiàn)工作的目標(biāo)，完成工作任務(wù)起著