項目管理中良好溝通的策略

精品文檔就在這里-------------各類專業(yè)好文檔，值得你下載，教育，管理，論文，制度，方案手冊，應有盡有-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------精品文檔---------------------------------------------------------------------論項目管理中良好溝通的策略在項目管理中，溝通不可忽視。項目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項目的各個方面，這項工作的好與壞直接影響項目的過程控制和最終的項目質(zhì)量。

一、建立良好的溝通體系

一般而言，在一個比較完整的溝通管理體系中，應該包含以下幾方面的內(nèi)容：溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾。項目管理培訓項目溝通計劃是項目整體計劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。很多項目中沒有完整的溝通計劃，導致溝通非?；靵y。有的項目溝通也還有效，但完全依靠客戶關系或以前的項目經(jīng)驗，或者說完全靠項目經(jīng)理個人能力的高低。然而，嚴格說來，一種高效的體系不應該只在大腦中存在，也不應該僅僅依靠口頭傳授，落實到規(guī)范的計劃編制中很有必要。因而，在項目初始階段也應該包含溝通計劃。

在編制項目溝通計劃時，最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項目干系人分析。項目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對溝通需求有較大影響，比如組織要求項目經(jīng)理定期向項目管理部門做進展分析報告，那么溝通計劃中就必須包含這條。項目干系人的利益要受到項目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項目干系人是客戶，而項目組成員、項目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項目干系人。所有這些人員各自需要什么信息、在每個階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都需要細致分析，種種情形都要考慮到，分析后的結(jié)果要在溝通計劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通體系才會全面、有效。

二、進行積極有效的溝通

在涉及到溝通管理的目的就是要保證項目信息及時、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置，保證項目組內(nèi)部的信息暢通。在這個過程當中，項目經(jīng)理責無旁貸的成為信息傳輸?shù)闹行暮椭修D(zhuǎn)站，同時又要避免成為信息流通的瓶頸。筆者認為項目的溝通主要包括與業(yè)務部門的溝通、與部門領導的溝通、項目組內(nèi)成員之間的溝通、與外聯(lián)公司的溝通和與其他兄弟部門之間的溝通等等。

（一）與相關業(yè)務部門的溝通

與相關業(yè)務部門的溝通一般從項目前期階段就開始了，在這工作當中，有以下幾點需要注意：

1.充分分析相關業(yè)務部門的需求，以及需求的重點部分，溝通做到有的放矢。

2.讓對方在一定程度上了解項目組的現(xiàn)實情況，有困難一定先提出來，增進雙方的相互理解。

3.在需求溝通中，業(yè)務的專家地位可能不很明顯，項目組在有條件的前提下可以更加深入的參與業(yè)務需求討論，甚至引導需求，即技術引導業(yè)務。

4.在項目過程當中形成前期積極進行需求挖掘，中期合理安排客戶體驗，后期協(xié)調(diào)驗證測試的良性循環(huán)。

5.如果溝通效果不理想，要及時上升問題的高度，尋求各級相關領導和職能部門的協(xié)助，合理的借用外部力量達到項目組的既定目標。

例如某項目：時間非常緊，任務也很重，而且需求不明確，配合公司由于商務問題不能及時支持，可以說困難重重。但從項目開始到結(jié)束，項目組在項目經(jīng)理的領導下與業(yè)務代表時刻保持著緊密的溝通，對于存在的各種問題從不拖延解決，每天將項目各階段的進度情況發(fā)與項目干系人了解，保證各方面信息的一致性。項目組成員包括業(yè)務人員短期內(nèi)成為了一個團結(jié)而緊密的團體，業(yè)務人員也能夠了解項目組成員為此付出的努力，并打下了良好的客戶基礎。

（二）與部門領導的溝通

與部門領導的溝通在項目管理過程當中是不可避免的，由于目前中心的矩陣結(jié)構(gòu)管理模式中，職能部門的權限要大于項目經(jīng)理的權限，所以項目經(jīng)理在項目管理中一定會不斷的和各職能部門經(jīng)理打交道，同時項目經(jīng)理還要定期的向本部門領導匯報項目情況，尋求項目支持。筆者認為與部門領導的溝通有以下幾點需要注意：

1.尋求支持的郵件一定要簡練的描述清楚問題的關鍵所在，需要領導哪方面的具體支持，最好根據(jù)具體問題給領導1～3個選擇，并指出項目組傾向于哪個選擇，原因是什么，而不是把問題直接扔給領導。

2.一定要清楚各級領導的權限和角色，解決問題時一定是要找到關鍵路徑上的關鍵領導，避免信息同時發(fā)布多個領導，造成領導之間的溝通成本加大，影響問題的解決效率，增加領導協(xié)調(diào)解決問題的難度。

3.對于有些問題，不要一味的向領導妥協(xié)，不要一味的承諾實際不可能完成的項目工作，這既是對工作的負責，也是對領導、對項目組的負責。

（三）與項目組成員之間的溝通

對于項目經(jīng)理來說，規(guī)模較大的項目主要是與各應用的專業(yè)經(jīng)理以及架構(gòu)師之間的溝通。

《南昌卷煙廠除異味設備改造項目》在系統(tǒng)測試階段，開發(fā)經(jīng)理和測試經(jīng)理關于提交的測試問題數(shù)量存在爭論，開發(fā)經(jīng)理認為測試部門提交問題重復，且數(shù)量過多；而測試經(jīng)理認為項目辦對于測試部門給出了測試標桿值，他是按照這個來執(zhí)行的，而且他認為開發(fā)經(jīng)理一味偏袒開發(fā)人員，且拒絕修改的問題答復過于簡單。

從這個案例當中，筆者認為關鍵在于項目經(jīng)理接收到各方面信息之后，不要急于做出結(jié)論，因為這個結(jié)論很可能是以偏概全或者根本就是錯誤的，要對信息進行有效的確認。同時在溝通過程當中項目經(jīng)理要做到立場的合理切換，有時候要站在項目的立場上、有時候站在專業(yè)經(jīng)理的立場上。最后一點就是要堅持項目管理過程當中的公正、公平原則，對項目所涉及應用不偏不倚，只談問題的解決不談其余的個人問題。

三、使用有效的溝通方法

要增加溝通成功的可能性，使項目工作能按計劃正常的開展，就必須注意使用有效的溝通方法。

溝通方法分為以下幾種：

1.書面、口頭；

2.會議、郵件、視頻、電話、項目管理者聯(lián)盟；

3.正式、非正式。

書面溝通一般在以下情況使用：項目團隊中使用的內(nèi)部備忘錄，或者對客戶和非公司成員使用報告的方式，如正式的項目報告、年報、非正式的個人記錄、報事帖。書面溝通大多用來進行通知、確認和要求等活動，一般在描述清楚事情的前提下盡可能簡潔，以免增加負擔而流于形式?？陬^溝通包括會議、評審、私人接觸、自由討論等。這一方式簡單有效，更容易被大多數(shù)人接受，但是不像書面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用于類似確認這樣的溝通。

在實際操作當中，沒有一定之規(guī)，項目經(jīng)理應該根據(jù)具體情況，采取不同的方式，最終目標就是要達到最好的溝通效果。從目前使用頻率最高的會議、郵件、視頻和電話幾種溝通方式來講，筆者認為如果問題緊急，那么視頻或者直接面對面溝通是最有效的。如果需要一個切實的承諾，那么郵件溝通無疑是首選。

四、有效溝通的原則

（一）盡早溝通

在項目管理中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效的溝通有很多要點和原則需要掌握，盡早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它們非常關鍵。

曾經(jīng)碰到一個項目經(jīng)理，檢查團隊成員的工作時松時緊，工期快到了和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進度比想象慢得多，以后的工作自然很被動。盡早溝通要求項目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項目中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。

（二）主動溝通

溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度。在項目中，我們極力提倡主動溝通，尤其是當已經(jīng)明確了必須要去溝通的時候。當溝通是項目經(jīng)理面對用戶或上級、團隊成員面對項目經(jīng)理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對項目的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。

（三）保持暢通的溝通渠道

溝通看似簡單，實際很復雜。這種復雜性表現(xiàn)在很多方面，比如說，當溝通的人數(shù)增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內(nèi)容、道德規(guī)范、名譽、權利、組織狀態(tài)等等，經(jīng)常碰到由于工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產(chǎn)生差異。

如果要想最大程度保障溝通順暢，當信息在媒介中傳播時要盡力避免各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。如果結(jié)合項目，那么項目經(jīng)理在溝通管理計劃中應該根據(jù)項目的實際明確雙方認可的溝通渠道，建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個難題。

五、結(jié)束語

總之，溝通是人際之間傳遞信息的過程，它對于項目取得成功是必不可少的。要做好項目每個階段的工作，達到預期的效果，就必須在項目組內(nèi)部以及項目組與外部環(huán)境之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞信息從而達到各成員的協(xié)調(diào)一致；使項目成員明確各自的職責，了解他們的工作對實現(xiàn)項目目標所做的貢獻；通過廣泛和深入的溝通，找出項目管理的問題，預估項目過程當中的依賴和風險，制訂相應對策和解決方案，并跟蹤控制問題的解決情況。因此，良好的溝通是做好項目管理工作、更好的實現(xiàn)項目目標的重要前提。

3、通過活動，使學生養(yǎng)成博覽群書的好習慣。B比率分析法和比較分析法不能測算出各因素的影響程度?！?/p>

C采用約當產(chǎn)量比例法，分配原材料費用與分配加工費用所用的完工率都是一致的。ＸC采用直接分配法分配輔助生產(chǎn)費用時，應考慮各輔助生產(chǎn)車間之間相互提供產(chǎn)品或勞務的情況。錯C產(chǎn)品的實際生產(chǎn)成本包括廢品損失和停工損失。√C成本報表是對外報告的會計報表?！罜成本分析的首要程序是發(fā)現(xiàn)問題、分析原因?！罜成本會計的對象是指成本核算?！罜成本計算的輔助方法一般應與基本方法結(jié)合使用而不單獨使用?！?/p>

C成本計算方法中的最基本的方法是分步法。X

D當車間生產(chǎn)多種產(chǎn)品時，“廢品損失”、“停工損失”的借方余額，月末均直接記入該產(chǎn)品的產(chǎn)品成本中?！罝定額法是為了簡化成本計算而采用的一種成本計算方法?！罠“廢品損失”賬戶月末沒有余額?！蘁廢品損失是指在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)和入庫后發(fā)現(xiàn)的不可修復廢品的生產(chǎn)成本和可修復廢品的修復費用。ＸF分步法的一個重要特點是各步驟之間要進行成本結(jié)轉(zhuǎn)。(√)G各月末在產(chǎn)品數(shù)量變化不大的產(chǎn)品，可不計算月末在產(chǎn)品成本。錯G工資費用就是成本項目。(×)G歸集在基本生產(chǎn)車間的制造費用最后均應分配計入產(chǎn)品成本中。對J計算計時工資費用，應以考勤記錄中的工作時間記錄為依據(jù)。(√)J簡化的分批法就是不計算在產(chǎn)品成本的分批法。(×)J簡化分批法是不分批計算在產(chǎn)品成本的方法。對J加班加點工資既可能是直接計人費用，又可能是間接計人費用?！?/p>

J接生產(chǎn)工藝過程的特點，工業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)可分為大量生產(chǎn)、成批生產(chǎn)和單件生產(chǎn)三種，X

K可修復廢品是指技術上可以修復使用的廢品。錯K可修復廢品是指經(jīng)過修理可以使用，而不管修復費用在經(jīng)濟上是否合算的廢品。ＸP品種法只適用于大量大批的單步驟生產(chǎn)的企業(yè)?！罳企業(yè)的制造費用一定要通過“制造費用”科目核算。ＸQ企業(yè)職工的醫(yī)藥費、醫(yī)務部門、職工浴室等部門職工的工資，均應通過“應付工資”科目核算。ＸS生產(chǎn)車間耗用的材料，全部計入“直接材料”成本項目。ＸS適應生產(chǎn)特點和管理要求，采用適當?shù)某杀居嬎惴椒?，是成本核算的基礎工作。(×)W完工產(chǎn)品費用等于月初在產(chǎn)品費用加本月生產(chǎn)費用減月末在產(chǎn)品費用。對Y“預提費用”可能出現(xiàn)借方余額，其性質(zhì)屬于資產(chǎn)，實際上是待攤費用。對Y引起資產(chǎn)和負債同時減少的支出是費用性支出。X

Y以應付票據(jù)去償付購買材料的費用，是成本性支出。X

Y原材料分工序一次投入與原材料在每道工序陸續(xù)投入，其完工率的計算方法是完全一致的。ＸY運用連環(huán)替代法進行分析，即使隨意改變各構(gòu)成因素的替換順序，各因素的影響結(jié)果加總后仍等于指標的總差異，因此更換各因索替換順序，不會影響分析的結(jié)果。(×)Z在產(chǎn)品品種規(guī)格繁多的情況下，應該采用分類法計算產(chǎn)品成本。對Z直接生產(chǎn)費用就是直接計人費用。X

Z逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法也稱為計列半成品分步法?！藺按年度計劃分配率分配制造費用，“制造費用”賬戶月末(可能有月末余額/可能有借方余額/可能有貸方余額/可能無月末余額)。A按年度計劃分配率分配制造費用的方法適用于(季節(jié)性生產(chǎn)企業(yè))3、通過活動，使學生養(yǎng)成博覽群書的好習慣。B比率分析法和比較分析法不能測算出各因素的影響程度?！?/p>

C采用約當產(chǎn)量比例法，分配原材料費用與分配加工費用所用的完工率都是一致的。ＸC采用直接分配法分配輔助生產(chǎn)費用時，應考慮各輔助生產(chǎn)車間之間相互提供產(chǎn)品或勞務的情況。錯C產(chǎn)品的實際生產(chǎn)成本包括廢品損失和停工損失?！藽成本報表是對外報告的會計報表?！罜成本分析的首要程序是發(fā)現(xiàn)問題、分析原因?！罜成本會計的對象是指成本核算?！罜成本計算的輔助方法一般應與基本方法結(jié)合使用而不單獨使用?！?/p>

C成本計算方法中的最基本的方法是分步法。X

D當車間生產(chǎn)多種產(chǎn)品時，“廢品損失”、“停工損失”的借方余額，月末均直接記入該產(chǎn)品的產(chǎn)品成本中?！罝定額法是為了簡化成本計算而采用的一種成本計算方法?！罠“廢品損失”賬戶月末沒有余額?！蘁廢品損失是指在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)和入庫后發(fā)現(xiàn)的不可修復廢品的生產(chǎn)成本和可修復廢品的修復費用。ＸF分步法的一個重要特點是各步驟之間要進行成本結(jié)轉(zhuǎn)。(√)G各月末在產(chǎn)品數(shù)量變化不大的產(chǎn)品，可不計算月末在產(chǎn)品成本。錯G工資費用就是成本項目。(×)G歸集在基本生產(chǎn)車間的制造費用最后均應分配計入產(chǎn)品成本中。對J計算計時工資費用，應以考勤記錄中的工作時間記錄為依據(jù)。(√)J簡化的分批法就是不計算在產(chǎn)品成本的分批法。(×)J簡化分批法是不分批計算在產(chǎn)品成本的方法。對J加班加點工資既可能是直接計人費用，又可能是間接計人費用?！?/p>

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