辦公用品領(lǐng)用管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定

辦公用具管理要求目標(biāo)和內(nèi)容為了加強(qiáng)辦公用具管理，規(guī)范辦公用具申請、采購、發(fā)放、領(lǐng)用步驟，特制訂本要求。本要求包含管理職責(zé)和權(quán)限、辦公用具分類、辦公用具采購、辦公用具保管和統(tǒng)計(jì)、辦公用具配置和領(lǐng)用、辦公用具供給商管理、辦公用具使用要求等。管理職責(zé)和權(quán)限前臺專員：負(fù)責(zé)辦公用具采購、支出統(tǒng)計(jì)。行政專員：負(fù)責(zé)辦公用具費(fèi)用申請、入庫、驗(yàn)收和定時盤點(diǎn)部門經(jīng)理：負(fù)責(zé)部門專用辦公用具采購審批。辦公用具分類辦公用具按使用部門和頻率分成以下兩類：常見辦公用具：是指企業(yè)長久配置，使用頻率高，定時采購辦公用具。專用辦公用具：是指企業(yè)各部門依據(jù)特殊需要采購辦公用具。辦公用具采購、出入庫管理步驟常見辦公用具：每個月25日行政專員進(jìn)行辦公用具盤庫，完成《辦公用具統(tǒng)計(jì)表》（見附件一），依據(jù)剩下庫存量和最低庫存量確定下月需要采購辦公用具品種和數(shù)量，26日前將品種和數(shù)量信息提供給前臺專員。專用辦公用具：各部門如需采購專用辦公用具，當(dāng)月25日前挑選所需辦公用具（除配置用具外每人5元采購預(yù)算），并填寫《辦公用具需求表》（見附件二）以郵件形式向本部門經(jīng)理申請，并抄送給行政專員。行政專員收到部門經(jīng)理回復(fù)審批后，安排前臺專員進(jìn)行購置。注：郵件申請內(nèi)容：辦公用具名稱、規(guī)格、數(shù)量。采購將以上兩類辦公用具需求量進(jìn)行匯總后進(jìn)行市場詢價(jià)，做下月采購計(jì)劃，填報(bào)《行政物資采購申請表》（見附件三），以電子郵件形式上報(bào)行政經(jīng)理審批。采購申請審批經(jīng)過后，前臺專員向辦公用具供給商進(jìn)行購置。辦公用具采購后應(yīng)立即入庫，由前臺專員依據(jù)實(shí)際送貨情況做出《辦公用具采購清單》（見附件四），由行政專員依據(jù)《辦公用具采購清單》清點(diǎn)物品辦理入庫并簽字確定。辦公用具庫遵照《行政庫房管理要求》進(jìn)行管理。常見辦公用具每個月25日由前臺和行政專員相互監(jiān)督完成盤點(diǎn)，將剩下庫存量和上月26日至當(dāng)月25日領(lǐng)用量進(jìn)行查對，更新《辦公用具統(tǒng)計(jì)表》。辦公用具配置和領(lǐng)用辦公用具配置參見《辦公用具配置標(biāo)準(zhǔn)》(見附件五)領(lǐng)用。辦公用具領(lǐng)用企業(yè)公用辦公用具：為方便職員辦公，企業(yè)配置公用辦公用具，放置在前臺處，職員如需領(lǐng)用，可到前臺處取用。公共辦公用具由行辦公用具前臺專員定時補(bǔ)充和更換，由前臺在《辦公用具領(lǐng)用記錄表》（見附件六）上簽字，職員使用可采取借用方法。部門公用辦公用具：部門公用辦公用具由部門派人領(lǐng)用，領(lǐng)用人在《辦公用具領(lǐng)用記錄表》上簽字。部門公用辦公用具采取誰領(lǐng)用誰負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)。部門公用辦公用具損耗，部門辦理采購申請，并采取以舊換新方法領(lǐng)用。非易耗型辦公用具，領(lǐng)用人離職時，應(yīng)將領(lǐng)用人名下專用辦公用具還給前臺；如有遺失，則應(yīng)由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)賠償；如無損壞且部門內(nèi)需繼續(xù)使用，可由部門到前臺辦理重新簽領(lǐng)手續(xù)。個人領(lǐng)用辦公用具企業(yè)依據(jù)各職位性質(zhì)設(shè)置了《辦公用具配置標(biāo)準(zhǔn)》，在職員入職時領(lǐng)用。個人辦公用具損耗，職員能夠采取以舊換新和按周期領(lǐng)用兩種方法到前臺領(lǐng)取新辦公用具。職員領(lǐng)用辦公用具由本人在《辦公用具領(lǐng)用記錄表》上簽字。職員離職時，非易耗型辦公用具應(yīng)交回前臺，如有遺失，則應(yīng)由個人進(jìn)行賠償。辦公用具使用要求本著勤儉節(jié)省思想，全體職員全部應(yīng)節(jié)省使用多種辦公用具。對于已領(lǐng)用辦公用具要預(yù)防損壞和丟失。日常辦公用具若被人為損壞，責(zé)任人應(yīng)自行購置使用。使用公用辦公用具時，如需拿往她處，使用完成后立即放回原處。附件辦公用具統(tǒng)計(jì)表辦公用具需求表辦公文具采購清單辦公用具配置標(biāo)準(zhǔn)辦公用具領(lǐng)用記錄表常見辦公文具統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)日期：辦公用具編碼品名規(guī)格單位最低庫存量最小單次采購數(shù)量上月結(jié)余數(shù)量本月應(yīng)采購數(shù)量采購后庫存數(shù)量本月使用數(shù)量本月結(jié)余數(shù)量A0001筆記本皮質(zhì)A5201032023203A0002筆記本塑皮B5A0003簽字筆k-35黑色A0004簽字筆紅色A0005圓珠筆藍(lán)色A0006鉛筆HBA0007簽字筆芯k-35黑色A0008簽字筆芯紅色A0009膠棒15gA0010信封大（9號白）A0011信封?。?號/白）備注:1、最低庫存量=月安全使用量2、上月結(jié)余數(shù)量=月盤庫所得剩下數(shù)量3、本月應(yīng)采購數(shù)量=最低庫存量-上月結(jié)余數(shù)量（本月應(yīng)采購數(shù)量須是最小單次采購數(shù)量倍數(shù)，且大于或等于最低庫存數(shù)量）辦公用具需求表年月部門序號名稱單位數(shù)量單價(jià)總價(jià)備注￥0.00￥0.00￥0.00累計(jì)：￥0.00ps：辦公用具預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)（除部門標(biāo)配外采購）5.00/人/月，請部門助理按預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)挑選。辦公文具采購清單采購方名稱：辦公地址聯(lián)絡(luò)人聯(lián)絡(luò)電話傳真供給商名稱：辦公地址聯(lián)絡(luò)人聯(lián)絡(luò)電話企業(yè)電話品名規(guī)格品牌單位數(shù)量單價(jià)金額驗(yàn)貨情況累計(jì)人民幣（大寫）萬仟佰拾元角分小寫￥0.00結(jié)款方法：現(xiàn)結(jié)□月結(jié)□季結(jié)□送貨人簽字：日期：收貨人簽字：日期：入庫確定人簽字：日期：辦公文具配置標(biāo)準(zhǔn)類別物品名稱規(guī)格單位數(shù)量特殊使用基礎(chǔ)配置（新入職職員）筆記本B5本1簽字筆黑色支1部門（每5人為一套）筆筒套裝