采購管理信息系統(tǒng)方案

采購管理系統(tǒng)信息化設(shè)計(jì)方案2項(xiàng)目名稱：采購管理平臺目前，美國倉倉庫使用了WMS系統(tǒng)。雖然通過系統(tǒng)相應(yīng)功能的應(yīng)用，對商品出入庫業(yè)務(wù)和流程進(jìn)行了規(guī)范和管理。但是由于業(yè)務(wù)前端的采購人員和財(cái)務(wù)人員沒有使用相應(yīng)的信息化工具，造成采購部門、財(cái)務(wù)部門和倉庫的數(shù)據(jù)不能及時(shí)共享、單據(jù)重復(fù)錄入以及采購、財(cái)務(wù)、倉庫三個(gè)部門對賬困難等現(xiàn)象，不僅給工作帶來了很大的影響，也使得采購成本無法準(zhǔn)確的得到管控。2、采購管理系統(tǒng)缺失，不能完全滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)，采購部分缺少財(cái)務(wù)部分缺少應(yīng)付款管理模塊，從而財(cái)務(wù)與采購的資金流信息斷開，采購的應(yīng)付款、付款數(shù)據(jù)不能及時(shí)更新、查詢，需要新增加應(yīng)付款管理模塊才能滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)管理的需要。3、現(xiàn)有系統(tǒng)業(yè)務(wù)模式存在漏洞由于現(xiàn)有系統(tǒng)業(yè)務(wù)上只有庫存管理系統(tǒng)和訂單管理系統(tǒng)，對于采購成本無法及時(shí)的進(jìn)行記錄和分析，對于成本管控可能會造成嚴(yán)重的管理漏洞。本次采購管理系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)是：1、補(bǔ)充完善業(yè)務(wù)完整閉環(huán)中缺少的模塊：供應(yīng)商管理、采購管理、應(yīng)付款管理，通過采購管理系統(tǒng)的實(shí)施以及和WMS系統(tǒng)的對接，實(shí)現(xiàn)采購、庫房、財(cái)務(wù)之間完整的物流、資金流、信息流的實(shí)時(shí)傳遞和有效共享。使目前業(yè)務(wù)通過采購信息化的完善達(dá)到管理體制的改進(jìn)實(shí)現(xiàn)對交付商品質(zhì)量、成本與風(fēng)險(xiǎn)的全局控制，提升企業(yè)競爭力。32、通過采購管理系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)完整的采購業(yè)務(wù)流程管理：采購申請-采購訂單-采購到貨-采購入庫-采購發(fā)票-采購付款-財(cái)務(wù)憑證3、通過采購系統(tǒng)到貨、和WMS系統(tǒng)入庫兩個(gè)環(huán)節(jié)的分開處理，實(shí)現(xiàn)到貨后、入庫前的信息記錄，填補(bǔ)這一潛在的管理漏洞。通過以上舉措，真正完善公司的信息化管理系統(tǒng)，從而使公司信息化水平達(dá)同行業(yè)管理先進(jìn)水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源計(jì)劃、財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理的有效統(tǒng)一，可以系統(tǒng)地利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺,打造高效信息管理企業(yè)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)以下預(yù)期的效益：l通過信息在企業(yè)各部門的快速傳遞和各管理環(huán)節(jié)對信息的響應(yīng)，預(yù)防和及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理瓶頸，優(yōu)化資源調(diào)度，降低運(yùn)營成本，提高企業(yè)對市場的響應(yīng)速度。從而提升企業(yè)的l加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理、通過資金流、物流、票據(jù)流、信息流的有效鏈接，理順公司的業(yè)務(wù)流程及信息數(shù)據(jù)流程，及時(shí)提供準(zhǔn)確的企業(yè)經(jīng)營狀況及分析預(yù)測資料，為經(jīng)營者提供真實(shí)、準(zhǔn)確的輔助決策數(shù)據(jù)。l加快信息數(shù)據(jù)的更改傳遞，實(shí)現(xiàn)采購、財(cái)務(wù)、庫房等部門信息共享，避免多次、多人更改造成的人為錯誤，減少不必要的運(yùn)營成本。使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠迅速轉(zhuǎn)化企業(yè)信息，提高企業(yè)核心競爭力。l通過建立完善的采購管理體系、倉儲物流管理體系，通過與財(cái)務(wù)體系的有效集成，進(jìn)一步規(guī)范并完善企業(yè)的綜合管理體系，使之全面反映公司在長期經(jīng)營運(yùn)作過程當(dāng)中總結(jié)出的管理精華，并通過動態(tài)可控的信息系統(tǒng)進(jìn)一步優(yōu)化、發(fā)展管理實(shí)踐和管理精華，使其成為企業(yè)智慧資產(chǎn)的重要組成部分。444ValuesValues3采購協(xié)同22采購執(zhí)行管理采購執(zhí)行管理11采購策略管理品類管理、供應(yīng)商管理、戰(zhàn)略尋源、開支分析、預(yù)算管理2.采購執(zhí)行管理申請（計(jì)劃）管理、訂單管理、收貨管理、發(fā)票管理、付款管理3.采購協(xié)同尋源協(xié)同、訂單協(xié)同、送貨協(xié)同、財(cái)務(wù)協(xié)同降低成本、提高效率、保證供應(yīng)、增強(qiáng)管控、規(guī)范流程5功能架構(gòu)分兩大部分：采購策略管理和采購執(zhí)行管理采購策略管理：供應(yīng)商管理、戰(zhàn)略尋源、品類管理、預(yù)算管理、開支分析采購執(zhí)行管理：申請管理、訂單管理、收貨管理、發(fā)票管理、付款管理6采購執(zhí)行管理可以提供請購、詢報(bào)價(jià)、訂貨、收貨、開票的完整采購流程，支持普通采購、受托代銷、固定資產(chǎn)等多種類型的采購業(yè)務(wù)。采購執(zhí)行管理涵蓋了供應(yīng)商管理，價(jià)格管控，采購過程，采購成本計(jì)算以及大量采購分析和統(tǒng)計(jì)。n采購申請管理：從源頭控制采購需求和計(jì)劃，最大限度減少不合理的采購情況，規(guī)范采購申請過程，減少人為干預(yù)而造成的損失。滿足美國倉庫多種采購?fù)緩疆a(chǎn)生的采購需求?？梢蕴嵘ぷ餍屎筒少徲?jì)劃準(zhǔn)確性，降低采購資金占用。多途徑產(chǎn)生采購申請申請審批流程進(jìn)行管控可按照物料，供應(yīng)商信息進(jìn)行采購申請合并支持采購價(jià)格及歷史價(jià)格、庫存查詢提供價(jià)格管理，可以按供應(yīng)商、物料、數(shù)量、時(shí)間設(shè)定價(jià)格；提供訂單變更功能n采購訂單管理：完整的訂單管理功能，可有效的規(guī)范采購訂單作業(yè)流程，提高采購業(yè)7務(wù)處理效率。同時(shí)提供嚴(yán)格的價(jià)格管理、訂單按比例允收控制等多種控制方式，幫助管理人員有效的管理采購業(yè)務(wù)。提供統(tǒng)一格式的訂單申請訂單審批流程進(jìn)行管控支持合并PR下單支持采購價(jià)格及歷史價(jià)格、庫存查詢提供訂單的價(jià)格管理提供訂單變更功能提供訂單執(zhí)行情況跟蹤報(bào)表n收貨管理：收貨管理是保證訂單執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)。是付款的依據(jù)。收貨過程信息化管理可以確保收貨動作的準(zhǔn)確，提高收貨人員工作效率。降低人工成本。發(fā)貨提醒發(fā)貨管理收貨管理退換貨管理n發(fā)票和付款管理：發(fā)票和付款作為采購執(zhí)行管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，對公司現(xiàn)金流管理是非常重要的組成部分。完善的采購信息化管理系統(tǒng)可保證正確付款，現(xiàn)金流預(yù)測。開票通知發(fā)票登記/確認(rèn)發(fā)票提醒預(yù)付款管理結(jié)算管理采購信息化管理系統(tǒng)可以提供從尋緣到采購策略管理的能力。利用開支分析管理可以對采購開支情況進(jìn)行分析，確立公司采購支出的目標(biāo)。利用品類管理，確定采購各種物資的采購策略及采購方法，流程；利用戰(zhàn)略尋源管理，確定供應(yīng)商和供應(yīng)策略；利用供應(yīng)商管理，跟蹤管理供應(yīng)商的績效及風(fēng)險(xiǎn)。保證供應(yīng)的安全；利用預(yù)算管理模塊，定義公司支出的方向和范圍。8n開支分析：開支分析對采購流程的采購數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控和分析，識別問題，支持更好的便于監(jiān)控采購開支情況比對采購支出KPI執(zhí)行情況跟蹤預(yù)算使用情況了解資金使用情況預(yù)測未來支出n供應(yīng)商關(guān)系管理：供應(yīng)商全生命周期的管理?？梢约皶r(shí)管理供應(yīng)商的績效及風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，規(guī)避供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商檔案供應(yīng)商開發(fā)供應(yīng)商認(rèn)證供應(yīng)商評估供應(yīng)商績效考核n品類管理：提供采購對象的管理能力，不僅能管理采購的對象，也能管理對應(yīng)的供應(yīng)商。還能管理與供應(yīng)商達(dá)成的采購協(xié)議。同時(shí)也為采購再選品過程中提供了決策管理9分類管理品類采購策略管理協(xié)議管理n戰(zhàn)略尋源管理：如何確定供應(yīng)商及采購價(jià)格是采購工作中的一個(gè)重要組成部分。戰(zhàn)略尋源管理可以幫助采購降低采購成本，減少尋源執(zhí)行成本，提高尋源執(zhí)行效率。尋源項(xiàng)目管理招投標(biāo)管理跟蹤預(yù)算使用情況詢報(bào)價(jià)管理n預(yù)算管理：嚴(yán)格的控制和管理好預(yù)算才能提升戰(zhàn)略優(yōu)勢。改變了資金管理方式，由事后管理變成了事前控制。預(yù)算管理可在采購執(zhí)行過程中進(jìn)行對比控制。成本管理中心預(yù)算科目管理預(yù)算費(fèi)用管理預(yù)算對比管理采購詢價(jià)比價(jià)管理規(guī)范備用品，關(guān)鍵品采購過程中供應(yīng)商價(jià)格比價(jià)，以及供應(yīng)商的選擇，實(shí)現(xiàn)貨比三家控制采購成本。請購歸口統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)公司多源頭采購，統(tǒng)一歸口控制的要求，同時(shí)兼顧產(chǎn)銷配合、庫存規(guī)劃的有效結(jié)合。采購訂單通過采購計(jì)劃單、請購單、銷售訂單作為采購下達(dá)的多種指令依據(jù)，保證采購嚴(yán)格按照需求進(jìn)行執(zhí)行，通過審批流，預(yù)算控制保證訂單的內(nèi)部確認(rèn)和嚴(yán)采購過程在執(zhí)行數(shù)量、執(zhí)行時(shí)間進(jìn)度控制系統(tǒng)提供了有效預(yù)警機(jī)制，保證采購業(yè)務(wù)員的跟催，商品到貨檢驗(yàn)和控制，幫助控制商品質(zhì)量的穩(wěn)定性。通過對供應(yīng)商進(jìn)行催貨處理處理采購過程中的發(fā)生的以及預(yù)計(jì)發(fā)生的例外情況。采購受控于預(yù)算系統(tǒng)的管控，尤其在固定資產(chǎn)采購過程中，從請購開始一直到發(fā)票執(zhí)行全過程，完全嚴(yán)格的受制于預(yù)算的項(xiàng)目控制。能夠有效的保證手工執(zhí)行下，控制力度乏力，甚至缺失的問題。整個(gè)采購管理，本著降低企業(yè)采購成本，減少不必要的采購，提高采購過程效率，改進(jìn)公司正規(guī)采購流程，為公司實(shí)現(xiàn)總體的成本及效益分析提供幫助。l供應(yīng)商管理流程l采購價(jià)格管理流程ll采購申請流程ll采購訂單流程ll采購收貨流程l采購?fù)素浟鞒蘬l采購發(fā)票結(jié)算流程2.采購管理系統(tǒng)信息化涉及人員采購信息化主要涉及采購部、開發(fā)部、財(cái)務(wù)部、倉庫入庫人員等相關(guān)人員。需要對流程有清晰的理解，業(yè)務(wù)單據(jù)會熟練的操作，能查詢報(bào)表，能理解數(shù)據(jù)來源并能分析數(shù)據(jù)。采購訂單流程操作說明采購部供應(yīng)商1、采購部業(yè)務(wù)員收到申購部門采購申請單2、采購部業(yè)務(wù)員選擇供應(yīng)商，生成采購訂單，并打印。3、業(yè)務(wù)員將打印后訂單或電子傳單傳真給供應(yīng)商，貨真電話聯(lián)系供應(yīng)商。4、供應(yīng)商能否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)規(guī)定數(shù)量的物料，如不能，則更換供應(yīng)商或者更改訂單。5、回傳給采購部供應(yīng)商如能按期交貨，則回傳給供應(yīng)商6、審核采購訂單采購業(yè)務(wù)員得到供應(yīng)商肯定答復(fù)后，審收到采購↓生成采購訂單，并打印采購訂單回傳給采購部審核采購訂單審核否<>是否同意<>是否同意傳真給供應(yīng)商如采購急用，經(jīng)過郵件或電話請示相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先實(shí)施采購，后補(bǔ)交采購申請。采購入庫流程操作說明供應(yīng)商采購部倉庫1、供應(yīng)商通知采購部2、采購部根據(jù)供應(yīng)商提供的訂單號下推生成收料通知單。3、業(yè)務(wù)員審核4、采購部業(yè)務(wù)員通知倉庫倉管員準(zhǔn)備收貨。5、倉庫根據(jù)收料通知單的內(nèi)容，準(zhǔn)備場地、人員、設(shè)備等。7、倉庫清點(diǎn)實(shí)物，并與收料通知單核對。8、如數(shù)量不一致，在部業(yè)務(wù)員修改收料通知單。9、生成外購入庫單核并且打印，一式四倉管員在打印好的入庫單上簽字。一聯(lián)留存，另三聯(lián)交與采購部，待采購部發(fā)票來供貨生成收貨通知單審核收貨通知單倉庫準(zhǔn)備注：收料通知單須在供應(yīng)商將要供貨時(shí)才生成，切不可一生成采購訂采購價(jià)格會自動攜帶到收料通知單上和外如沒有收料通知單，倉庫拒接收料。通知倉庫<>是否一致<>是否一致倉庫收貨供應(yīng)商交貨簽字后外購入庫核并打印倉管員簽字簽字后外購入庫單簽字后外購入庫單采購結(jié)算流程操作說明供應(yīng)商采購部財(cái)務(wù)部門供應(yīng)商開出發(fā)票，送交采購部相關(guān)業(yè)務(wù)員。2.核對發(fā)票核對發(fā)票與系統(tǒng)數(shù)據(jù)，數(shù)量金額是否正確，有沒有將一張入庫單拆開發(fā)票。3.查找對應(yīng)入庫單采購業(yè)務(wù)員查找發(fā)票所對應(yīng)的入庫單，并將原打印出來的入庫單附在發(fā)票后面。4.生成采購發(fā)票采購業(yè)務(wù)員根據(jù)對應(yīng)入