采購管理制度

文件名稱采購管理制度編號版次YRSR/WI-12-2010擬制部門采購部審核人批準人修訂發(fā)布時間2010年3月1日受控狀態(tài)1.0總則1.1為規(guī)范物資采購行為，降低采購成本，確保公司各項物資按時供應(yīng)，特制定本制度。1.2原輔材料、包材、促銷品、宣傳品、零配件、勞保用品、固定資產(chǎn)等物資采購的商務(wù)談判由采購部統(tǒng)一組織實施；2.0采購申請管理2.1生產(chǎn)用原輔材料、包材申購由采購部根據(jù)產(chǎn)品月生產(chǎn)計劃制訂《月原材料需求計劃與安全庫存表》經(jīng)總經(jīng)理審批。2.2各部門添置大宗辦公用品時,需填寫《物資采購申請表》交行總經(jīng)理批準。2.3零配件、勞保用品申購由生產(chǎn)部填寫《物資采購申請表》經(jīng)副總經(jīng)理審批。2.4固定資產(chǎn)申購由使用部門填寫《物資采購申請表》經(jīng)總經(jīng)理審批。2.5《物資采購申請表》必須按要求填寫完整。3.0供應(yīng)商準入與評審管理3.1原輔材料、包材、外協(xié)粉采購必須在通過準入程序的合格供應(yīng)商中進行，原輔材料、包材供應(yīng)商的準入必須嚴格執(zhí)行供應(yīng)商準入程序，其他物資在采購前，同樣必須嚴格審查供應(yīng)商資質(zhì)。3.2嚴格執(zhí)行供應(yīng)商評審程序，對評審不合格的供應(yīng)商予以淘汰，停止供貨。4.0采購定價管理4.1采購招標比價前，必須了解市場行情，寫出市場行情調(diào)查報告，收集三家以上同行企業(yè)的書面報價資料。4.2嚴格執(zhí)行招標比價制度，每項物資的采購必須有三家及以上供應(yīng)商參與投標或比價。4.3根據(jù)采購物資的實際情況，由采購部組織成立招標工作小組。原輔材料、包材招標工作小組由采購部、生產(chǎn)部、研發(fā)辦組成；固定資產(chǎn)招標工作小組由采購部、生產(chǎn)部、研發(fā)辦組成；其他物資的采購招標工作小組根據(jù)需要由采購部組織成立招標工作小組。招標工作小組成員可根據(jù)實際情況進行調(diào)整。4.4隨時對每種采購物資的主要成本異動行情跟蹤分析，并于每季度出主要采購物資價格分析報告，建立采購物資成本分析檔案。5.0采購合同管理5.1單次采購價值高于1萬元時,必須簽訂采購合同。5.2嚴格執(zhí)行《經(jīng)濟合同管理制度》，《合同審批單》需招標小組成員或參與談判人員簽字；原輔材料、包材采購合同需生產(chǎn)部審簽；固定資產(chǎn)采購合同需總經(jīng)理審簽；其他物資采購合同根據(jù)實際情況需相關(guān)部門審簽5.3合同執(zhí)行過程中,對物資價格因市場行情發(fā)生變化進行調(diào)整時,應(yīng)制訂《價格審批單》報分管負責(zé)人、總經(jīng)理審批。6.0采購計劃管理6.1上年末，采購部根據(jù)《年度生產(chǎn)計劃》擬訂《年度采購計劃》，經(jīng)分管負責(zé)人審批后，規(guī)劃和組織年度采購工作。6.2每月28日前，采購部根據(jù)計劃配送部下達的月生產(chǎn)計劃，以及5天≤庫存材料可使用天數(shù)≤30天的原則（特殊情況除外），制訂《月原材料需求計劃與安全庫存表》，報總經(jīng)理審批后實施采購。6.3財務(wù)部于每月25日對庫存進行盤點；采購員的月度績效工資與《月原材料需求計劃與安全庫存表》執(zhí)行情況掛鉤。6.4如遇包材改版，采購部應(yīng)在第一時間將相關(guān)信息通知供應(yīng)商做好準備；并于新版包材到位前的40天對供應(yīng)商和公司的舊版包材進行盤點，根據(jù)盤點人確認的盤點數(shù)，結(jié)合新版包材到位時間，確定最后一次舊版包材訂單數(shù)量。每次改版時，因采購原因所造成的各品項舊版包材損失不得超過10000元，否則，對相關(guān)責(zé)任人予以處罰。6.5隨時跟蹤臨原材料的保質(zhì)期，對離過期三個月的原材料必須及時做出處理，嚴防過期報廢造成損失，否則，對相關(guān)責(zé)任人予以處罰6.6采購部應(yīng)與生產(chǎn)部、品控部、研發(fā)辦、倉庫保持緊密溝通，嚴防因溝通不到位造成工作失誤。7.0物料調(diào)撥管理7.1采購部根據(jù)生產(chǎn)日庫存情況、生產(chǎn)計劃、貨物運輸周期,及時調(diào)撥貨物。7.2倉管員必須憑送貨者持有供應(yīng)部開具的《送貨通知單》或《訂貨通知單》或《調(diào)撥單》收貨。7.3采購部應(yīng)將供應(yīng)商的來料和調(diào)撥情況進行登記與統(tǒng)計，每月27日與各原材料保管員就原材料調(diào)撥與入庫進行核對并及時糾錯。8.0發(fā)票審核管理8.1采購發(fā)票由財務(wù)部統(tǒng)一收取并審核后,及時入賬。8.2發(fā)票經(jīng)手人應(yīng)對發(fā)票妥善保管,凡因保管不善造成丟失或損壞給公司造成損失,由當事人負責(zé)。9.0物料質(zhì)量管理9.1采購部嚴格按照質(zhì)管部制定的質(zhì)量標準采購。對檢驗不合格的，采購部在接到《質(zhì)量信息反饋單》后，及時按采購合同約定予以處理；原則上予以退貨，特殊情況需降價或作其他處理的需報總經(jīng)理批準。供應(yīng)商檔案管理9.2在供貨供應(yīng)商均須建立檔案。9.3檔案按大宗原料、輔助材料、包材、其它分類；9.4供應(yīng)商檔案應(yīng)包括如下資料：9.4.19.4.29.4.39.4.49.4.59.4.69.4.79.4.89.4.99.4.109.4.119.5供應(yīng)部對檔案應(yīng)安排專人保管，檔案保管員因故更換時需辦理移交手續(xù)，相關(guān)人員需翻閱檔案時須經(jīng)保管員同意，非相關(guān)人員翻閱檔案須經(jīng)供應(yīng)部部長同意。9.6檔案保管員應(yīng)經(jīng)常與相關(guān)供應(yīng)商保持聯(lián)系，隨時了解供應(yīng)商的有關(guān)情況變化，及時更新或補齊相關(guān)資料。9.7對臨時供貨的供應(yīng)