高校財(cái)務(wù)共享管理平臺(tái)設(shè)計(jì)的思考及建議

一、背景概述經(jīng)濟(jì)全球化的持續(xù)深入發(fā)展，不僅給企業(yè)帶來(lái)了蓬勃發(fā)展的機(jī)遇，也對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)會(huì)計(jì)處理效率低下、會(huì)計(jì)信息可靠程度降低、會(huì)計(jì)處理成本高、企業(yè)集團(tuán)管控力度降低等諸多問題。而財(cái)務(wù)共享模式是在企業(yè)發(fā)展過程中財(cái)務(wù)管理模式變革的必然趨勢(shì)，它不僅使上述問題能夠得到有效緩解，更能優(yōu)化管理流程和組織結(jié)構(gòu)，從而提升企業(yè)的管理水平。隨著科技的不斷進(jìn)步和信息化技術(shù)的不斷成熟，財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)得到廣泛推廣與應(yīng)用。目前針對(duì)中央預(yù)算單位財(cái)務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用的研究較少。仇瑩指出，在中央預(yù)算單位中建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，不僅可以避免政府機(jī)構(gòu)的大幅度調(diào)整，降低其運(yùn)行成本，還可以提高運(yùn)行效率[1]。高校作為人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新的重要主體，其財(cái)務(wù)有自身特點(diǎn)，業(yè)務(wù)量大且涉及部門較多，數(shù)據(jù)資源重復(fù)利用率極高。因此，高校迫切需要建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，以提高高校財(cái)務(wù)管理水平和財(cái)務(wù)工作效率，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置[2]。二、高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵因素（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)定位財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)首先要確定戰(zhàn)略定位，戰(zhàn)略的制定不僅要符合單位實(shí)際，也要考慮執(zhí)行中可能遇到的困難和阻力，更要具有創(chuàng)新性、可行性、配套性和靈活性。N校根據(jù)自身?xiàng)l件，確定了以提高業(yè)務(wù)處理效率、降低成本、加強(qiáng)管控、加強(qiáng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型為核心的戰(zhàn)略定位。（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)選址N校是我國(guó)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)高等教育的起源地，其歷史起源自京師大學(xué)堂農(nóng)科大學(xué)，N?，F(xiàn)有兩個(gè)校區(qū)，兩校區(qū)相距約12千米，行車約20分鐘，且東西校區(qū)分別有學(xué)院和管理服務(wù)部門，因此N校在財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的選址時(shí)本著方便師生、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的原則，在東西校區(qū)均設(shè)有辦公地點(diǎn)。（三）財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)規(guī)范財(cái)務(wù)共享是一種新型的管理模式，既要強(qiáng)化內(nèi)控，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，又要達(dá)到信息共享和融合[3]。沒有規(guī)矩不成方圓，財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)順利開展就要統(tǒng)一、規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和財(cái)務(wù)制度。（四）財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)流程財(cái)務(wù)共享平臺(tái)能夠通過流程優(yōu)化有效縮短報(bào)銷時(shí)間、提高工作效率，可以打破信息桎梏，加快流轉(zhuǎn)，消除信息孤島，加強(qiáng)資源整合，消除浪費(fèi)[3]。圖1是N校會(huì)計(jì)核算報(bào)銷流程優(yōu)化后的示意圖。第一，經(jīng)辦人收集原始票據(jù)及相關(guān)資料并整理完畢，在自助報(bào)銷系統(tǒng)選擇項(xiàng)目預(yù)約報(bào)銷單。第二，根據(jù)業(yè)務(wù)類型分別由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、學(xué)院（部門）、相關(guān)職能部門進(jìn)行審批。第三，經(jīng)審批后的報(bào)銷單進(jìn)入預(yù)審組審核，若不通過則退回經(jīng)辦人修改補(bǔ)充。第四，初審?fù)瓿珊笥芍茊谓M生成記賬憑證，再由復(fù)核組完成最后一步審核。第五，復(fù)核完成的憑證信息自動(dòng)接入銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)，一鍵發(fā)送成功支付。第六，將紙質(zhì)版憑證和原始票據(jù)等進(jìn)行掃描，并將電子版回傳至財(cái)務(wù)系統(tǒng)以便報(bào)銷人員核對(duì)。第七，形成會(huì)計(jì)檔案，報(bào)銷流程結(jié)束。圖1N校會(huì)計(jì)核算報(bào)銷流程圖（五）財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)信息系統(tǒng)信息系統(tǒng)的有效支撐是保障財(cái)務(wù)共享平臺(tái)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的前提。每個(gè)系統(tǒng)都有自己的邏輯結(jié)構(gòu)和模型，在對(duì)接數(shù)據(jù)時(shí)必須考慮相關(guān)方的兼容性，一旦對(duì)接不暢將會(huì)影響整個(gè)平臺(tái)的工作效率和運(yùn)行成效。因此，要將現(xiàn)有信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，使其在不改變?cè)羞壿嫿Y(jié)構(gòu)和模式的情形下可以兼容其他系統(tǒng)共享數(shù)據(jù)[4]。三、支持N校財(cái)務(wù)共享管理平臺(tái)的信息系統(tǒng)N校財(cái)務(wù)共享管理平臺(tái)的信息系統(tǒng)主要包含以下子系統(tǒng)：自助報(bào)賬、會(huì)計(jì)核算、收入申報(bào)、科研經(jīng)費(fèi)、銀?；ヂ?lián)、電子檔案、報(bào)表合并、預(yù)算控制、資產(chǎn)管理和銀行對(duì)賬系統(tǒng)等（見圖2）。其中許多系統(tǒng)已在各高校廣泛使用[1]。本文主要對(duì)以下6個(gè)系統(tǒng)展開應(yīng)用舉例：圖2N校財(cái)務(wù)共享管理平臺(tái)的信息系統(tǒng)（一）自助報(bào)賬系統(tǒng)自助報(bào)賬系統(tǒng)是高校應(yīng)用最為廣泛、使用頻率最高的操作系統(tǒng)，是共享服務(wù)平臺(tái)最重要的系統(tǒng)之一。根據(jù)報(bào)銷的類型選擇相應(yīng)的模板并錄入信息，紙質(zhì)材料審簽完畢后投遞至投遞機(jī)中，電子信息則經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)途徑傳遞至共享平臺(tái)的賬務(wù)處理系統(tǒng)。（二）會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷單的二維碼進(jìn)行掃描即可自動(dòng)接收?qǐng)?bào)賬人在自助報(bào)賬系統(tǒng)中上傳的信息，制單人結(jié)合紙質(zhì)材料進(jìn)行審核制單，復(fù)核人對(duì)原始憑證和材料進(jìn)行二次審核，最后由出納通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)銀支付，完成報(bào)銷。同時(shí)，核算系統(tǒng)完整的進(jìn)度跟蹤信息通過網(wǎng)絡(luò)已實(shí)時(shí)反饋到自助報(bào)賬系統(tǒng)，報(bào)賬人可以隨時(shí)掌握資金支付進(jìn)度。（三）收入申報(bào)系統(tǒng)收入申報(bào)系統(tǒng)主要有四大模塊，分別是發(fā)放學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金、研究生生活補(bǔ)助等；發(fā)放校內(nèi)人員/監(jiān)考等除工資外的其他收入；發(fā)放校外人員勞務(wù)費(fèi)、評(píng)審費(fèi)等費(fèi)用；工資申報(bào)（編外人員合同工資申報(bào)）。收入申報(bào)系統(tǒng)開通之前，N校是每月發(fā)放一次勞務(wù)費(fèi)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)各單位上傳的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，然后壓盤交給銀行由銀行發(fā)放。這種方式不僅效率低，而且錯(cuò)誤率高，師生的滿意度不高。收入申報(bào)系統(tǒng)可以同時(shí)上傳多人信息，立即生效，隨傳隨作隨發(fā)。這可以極大地減少財(cái)務(wù)人員的工作量，提高支付效率。（四）科研經(jīng)費(fèi)系統(tǒng)財(cái)務(wù)人員根據(jù)銀行回單將科研來(lái)款計(jì)入科研經(jīng)費(fèi)暫存科目，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在平臺(tái)的客戶端即可看見經(jīng)費(fèi)到賬情況，并在科研院的系統(tǒng)中進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)?？蒲性焊鶕?jù)認(rèn)領(lǐng)情況，給財(cái)務(wù)提交經(jīng)費(fèi)撥款單。財(cái)務(wù)根據(jù)科研院的撥款單將項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)自動(dòng)劃撥到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目號(hào)中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人即可支用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。（五）銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)傳統(tǒng)結(jié)算方式主要包括現(xiàn)金、支票、電匯等形式。現(xiàn)金的保管成本高且風(fēng)險(xiǎn)大；支票和電匯手續(xù)煩瑣，錯(cuò)誤率高。傳統(tǒng)結(jié)算方式時(shí)間長(zhǎng)、資金支付滯后、對(duì)賬困難、滿意度差、效率低下。銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)既能有效化解傳統(tǒng)結(jié)算方式的弊端，又能提高資金安全性和正確率，方便快捷，可以打破資金支付的空間與時(shí)間限制，實(shí)時(shí)到賬，提高滿意度。（六）電子檔案系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案保存的年限一般較長(zhǎng)，有的甚至要永久保存。紙質(zhì)檔案不僅不易保存，而且容易受潮發(fā)霉無(wú)法查閱，電子檔案系統(tǒng)借助二維碼技術(shù)和高速影像掃描儀，將原始檔案批量掃描、分組，與紙質(zhì)檔案無(wú)縫對(duì)接，同時(shí)智能匹配到網(wǎng)上自助報(bào)賬系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)追溯查詢數(shù)。2021年N校實(shí)施電子檔案系統(tǒng)，提高了檔案信息的利用效率，可更好滿足國(guó)家和學(xué)校對(duì)于財(cái)會(huì)監(jiān)督的新要求[5]。四、高校建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的建議（一）優(yōu)化結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)共享高校要充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的職能，完善其運(yùn)營(yíng)模式，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化必須以其戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為基礎(chǔ)，認(rèn)真梳理改進(jìn)高校治理能力，按照財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)功能合理分配，削減冗余部門，簡(jiǎn)化流程，消除信息壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，優(yōu)化資源配置，提升資源利用率，最大限度提升高校整體的運(yùn)行效率。（二）完善系統(tǒng)，規(guī)范制度財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)正常運(yùn)行的前提是有完善的信息系統(tǒng)。高校依據(jù)發(fā)展不斷完善和升級(jí)信息系統(tǒng)，制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的財(cái)務(wù)制度，強(qiáng)化制度執(zhí)行力，為財(cái)務(wù)工作順利開展保駕護(hù)航。因而，必須認(rèn)真梳理原有業(yè)務(wù)流程，完善申請(qǐng)、批復(fù)、報(bào)告等操作細(xì)節(jié)、規(guī)范流程，做到有制可依、有規(guī)可守、有序可循。（三）加強(qiáng)管控，落實(shí)責(zé)任高校構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)并保證其安全穩(wěn)定運(yùn)行，必須有足夠強(qiáng)大的技術(shù)支撐作為基礎(chǔ)。在“硬件”方面除了有必要的計(jì)算機(jī)等輸入和輸出設(shè)備，必須定期升級(jí)系統(tǒng)加強(qiáng)防御病毒、黑客等安全隱患，提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)的安全性。在高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)運(yùn)行中，還要加強(qiáng)內(nèi)控管理，堅(jiān)決履行監(jiān)督職責(zé)，明確崗位權(quán)限，落實(shí)責(zé)任，嚴(yán)防重要信息泄露、丟失，保障信息安全。（四）強(qiáng)化管理，培養(yǎng)人才為高校實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，為決策層提供高效準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)穩(wěn)定安全運(yùn)行，需要加強(qiáng)人力資源管理，重視人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。高?？梢酝ㄟ^內(nèi)部專項(xiàng)培訓(xùn)，打造財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、技術(shù)多維度的復(fù)合型人才；也可