檔案管理崗位工作手冊

久泰能源科技有限公司頁目錄一、目的 6二、適用范圍 6三、崗位職責(zé) 6四、公司檔案簡述 7（一）職能分工 7（二）現(xiàn)存檔案 7（三）設(shè)備用具 7五、檔案工作 8（一）收集 81、歸檔范圍 82、不歸檔范圍： 93、歸檔時(shí)間 94、歸檔要求 105、檔案交接表 11（二）分類 121、文書檔案 122、產(chǎn)品檔案 133、基建檔案 134、設(shè)備檔案 135、科研檔案 146、會(huì)計(jì)檔案 147、人事檔案 158、實(shí)物檔案 159、聲像檔案 1610、資質(zhì)證書 1611、流動(dòng)檔案 1712、電子檔案 17（三）整理 181、文書檔案 182、科技檔案 233、實(shí)物檔案 264、照片檔案 27（四）保管 281、庫房 282、檔案代理卡 283、定期檢查、清點(diǎn) 29（五）借閱 301、找什么 302、怎么找 303、去哪找 304、如何借 31（六）統(tǒng)計(jì) 32（七）保密 32（八）編研 33（九）銷毀 34（十）考核 341、公司考核 342、集團(tuán)考核 353、外部考核 35（十一）培訓(xùn) 35六、附則 35附件1： 36附件2： 37附件3： 54附件4： 56附件5： 57附件6： 58附件7： 59附件8： 60附件9： 61附件10： 62附件11： 63附件12： 64附件13： 65附件14： 66附件15： 77附件16： 87行政管理管控部檔案管理管控崗位工作手冊一、目的為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理管控工作并保證檔案完整性和保密性，有效積累和收集各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的文件記錄，合理有效利用檔案資料，現(xiàn)根據(jù)《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》、《久泰能源集團(tuán)檔案管理管控制度》、《山東公司檔案管理管控實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合公司實(shí)際，特制定檔案管理管控崗位工作手冊。二、適用范圍本手冊是對檔案工作的進(jìn)一步梳理和明確，適用于行政管理管控部檔案管理管控崗位三、崗位職責(zé)堅(jiān)守崗位，熱情服務(wù)，嚴(yán)守機(jī)密，立足做好本職工作；參加工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱、產(chǎn)品鑒定會(huì)及科技成果鑒定會(huì)；負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、鑒定、整理、分類、組卷、編目及上架入庫；負(fù)責(zé)本公司檔案借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀、總結(jié)，做好調(diào)研以便更好服務(wù)；負(fù)責(zé)庫房管理管控，保持庫房清潔，做好“九防”，對各類檔案及時(shí)檢查，及時(shí)修復(fù)破損檔案。四、公司檔案簡述（一）職能分工行政管理管控部為公司檔案管理管控部門，目前共設(shè)三個(gè)檔案室：綜合檔案室、人事檔案室、財(cái)務(wù)檔案室。人事檔案室和財(cái)務(wù)檔案室分別由人力資源部和財(cái)務(wù)部單獨(dú)管理管控，并接受行政管理管控部的監(jiān)督和指導(dǎo)。行政管理管控部負(fù)責(zé)除財(cái)務(wù)檔案、人事檔案以外的公司其他各類檔案的統(tǒng)籌管理管控；負(fù)責(zé)設(shè)立公司專職檔案員崗位，組織各部門建立健全公司專職檔案員隊(duì)伍，并開展培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行集團(tuán)和公司有關(guān)檔案管理管控規(guī)章制度，并進(jìn)行適時(shí)修訂和補(bǔ)充。（二）現(xiàn)存檔案公司根據(jù)集團(tuán)檔案提升工程的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，對現(xiàn)存檔案進(jìn)行合理分類，形成了文書、科技、會(huì)計(jì)、職工、實(shí)物、聲像、電子等多種類型的檔案。截至2012年1月1日，共形成檔案70752件，其中：文書檔案23959件，基建檔案30553件，設(shè)備檔案5151件，會(huì)計(jì)檔案3820件，職工檔案1188件，實(shí)物檔案159件，聲像檔案168件，電子檔案5754件。（三）設(shè)備用具檔案盒：符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、聲像檔案盒；印章：久泰能源科技有限公司全宗章、臨沂久新能源公司全宗章、文書歸檔章、科技?xì)w檔章、數(shù)字印章、10年章、30年章、永久章；電子設(shè)備：中晶A3掃描儀1臺(tái)、臺(tái)式電腦3臺(tái)（辦公室、借閱室、庫房）、HP打印機(jī)1臺(tái)、除濕機(jī)2臺(tái)、溫濕度計(jì)表2個(gè)；其他工具：打孔機(jī)、大小訂書機(jī)、裝訂線、鉤針、不銹鋼釘?shù)取Ｎ?、檔案工作（一）收集檔案工作具有系統(tǒng)性和連貫性。檔案收集是開展檔案整理、分類、編目、保管、借閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等一系列工作的首要環(huán)節(jié)。俗話說，巧婦難為無米之炊，只有從源頭上做好收集工作才能保證檔案后續(xù)工作的順利展開。1、歸檔范圍上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料：頒發(fā)執(zhí)行文件、上級(jí)會(huì)議、代上級(jí)草擬定稿、上級(jí)視察講話、指示、題詞、照片及錄音錄像材料；本單位文件材料：會(huì)議、正式文件（簽發(fā)稿、印制稿及重要文件修改稿）、與上下級(jí)間的請示批復(fù)文件、本單位及部門的工作相關(guān)計(jì)劃和總結(jié)報(bào)告、本單位領(lǐng)導(dǎo)出息的重要活動(dòng)材料、本單位的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)、人事、會(huì)計(jì)、生產(chǎn)經(jīng)營等規(guī)章制度文件及協(xié)議；同級(jí)單位和非隸屬單位的文件：聯(lián)系協(xié)商的文件來往；下級(jí)單位的文件材料：下級(jí)單位的工作相關(guān)計(jì)劃及總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算及決算等資料2、不歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本公司工作人員的文件；上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的僅供參閱而不辦理、征求意見未定稿、一般事務(wù)性文件；本公司形成的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件，一般文件的歷次修改稿，打印文件的校對稿，從正式文件、報(bào)紙、雜志上摘錄下來的供工作參考的非證明性文件，以參考為目的從各方面收集的文件材料，招標(biāo)未中標(biāo)文件；集團(tuán)各單位和非隸屬單位的文件材料，不許貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料；非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件；各單位報(bào)送集團(tuán)的參閱簡報(bào)，不應(yīng)抄送和不必備案的文件，抄送一般而不需辦理的文件，抄報(bào)備案的一般性文件材料。3、歸檔時(shí)間經(jīng)營管理管控工作、生產(chǎn)技術(shù)管理管控工作、行政管理管控工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔；科研開發(fā)、相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其相關(guān)項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔；產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同合約協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)相關(guān)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔；會(huì)計(jì)檔案和人事檔案由相關(guān)部門整理歸檔；電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致；磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)合適的內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致；更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。4、歸檔要求企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、相關(guān)項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、相關(guān)項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。兩個(gè)以上單位合作完成的相關(guān)項(xiàng)目，應(yīng)以合同合約、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。5、檔案交接表文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接表》(附件1)。重要相關(guān)項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由相關(guān)項(xiàng)目管理管控部門編寫歸檔說明，并經(jīng)相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。一式兩份，以備日后查考和統(tǒng)計(jì)，防止工作中出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。檔案交接表應(yīng)規(guī)范填寫，在辦理交接前可由移交人先發(fā)一份填寫好的電子版交接表給接收人，接收人確認(rèn)無誤后，再由移交人打印出來，找領(lǐng)導(dǎo)簽字。交接表填寫應(yīng)注意以下事項(xiàng)：（1）移交時(shí)間為必填項(xiàng)，方便日后查考和編制流水號(hào)；（2）移交部門為必填項(xiàng)（3）序號(hào)為所移交的一組資料的流水號(hào)（4）文號(hào)或圖號(hào)，有則必須填寫（5）責(zé)任者必填，責(zé)任者為文件材料形成者，應(yīng)寫全稱；（6）文件材料題名必填，題名應(yīng)規(guī)范，準(zhǔn)確反映文件合適的內(nèi)容；（7）日期必填，日期應(yīng)為八位阿拉伯?dāng)?shù)字，只有年和月時(shí)，日應(yīng)用00表示；（8）頁數(shù)必填，背面有合適的內(nèi)容的應(yīng)視為一頁；（9）保管期限和備注選填，備注用以說明文件的份數(shù)、原件、復(fù)制件以及特殊材料如光盤、照片、磁帶等；（10）簽名：移交人和移交部門負(fù)責(zé)人手簽后，由接收人和接收部門負(fù)責(zé)人手簽，交接表由移交人和接收人各持一份。（二）分類目前公司檔案分類嚴(yán)格按照《企業(yè)檔案歸檔基本范圍與保管期限參考表》（附件2），并結(jié)合公司實(shí)際情況補(bǔ)充新增類目。現(xiàn)結(jié)合實(shí)例具體講下公司目前檔案分類合適的方案：1、文書檔案文書檔案采取按年度分類，每個(gè)年度之下又分經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理管控、行政管理管控、黨群管理管控四大類，每個(gè)大類之下又根據(jù)《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》劃分二級(jí)類目。01經(jīng)營決策02生產(chǎn)管理管控03行政管理管控04黨群工作保管期限：永久、30年、10年例如：2011年的物資采購相關(guān)計(jì)劃表歸檔分類檔號(hào)01·6·2011-001件號(hào)001頁數(shù)100期限30年說明：檔號(hào)中01代表經(jīng)營決策類，6代表01經(jīng)營決策類之下第六類物資管理管控類，2011代表歸檔文件是2011年的；件號(hào)：代表歸檔文件在同級(jí)類目下按照時(shí)間排序后的流水序號(hào)；頁數(shù)：代表歸檔文件的頁數(shù)，正反面都有合適的內(nèi)容的算兩頁；期限：表示歸檔文件的保管期限，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)物資采購相關(guān)計(jì)劃表的保管期限為30年。2、產(chǎn)品檔案產(chǎn)品檔案按照“課題—階段”進(jìn)行歸檔，目前能源科技公司產(chǎn)品檔案全部由集團(tuán)科研中心檔案分室進(jìn)行保管。從長遠(yuǎn)考慮，公司目前先預(yù)留出檔號(hào)，即05，以便隨時(shí)補(bǔ)充。3、基建檔案基建檔案按照“相關(guān)項(xiàng)目—階段”進(jìn)行分類，一級(jí)類號(hào)為06，再根據(jù)公司基礎(chǔ)建設(shè)情況劃分生產(chǎn)建筑、生活建筑、辦公建筑，然后按照具體相關(guān)項(xiàng)目劃分三級(jí)類目，如3萬噸二甲醚/年、6萬噸二甲醚/年、20萬噸二甲醚、50萬噸甲醇/年、100萬噸二甲醚/年等相關(guān)項(xiàng)目。例如：20萬噸/二甲醚替代石油相關(guān)項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件檔號(hào)序號(hào)06·2·3-001003說明：檔號(hào)中06代表基礎(chǔ)建設(shè)類，2代表基礎(chǔ)建設(shè)相關(guān)項(xiàng)目中的生產(chǎn)建設(shè)類，3代表生產(chǎn)建設(shè)類之下的20萬噸年產(chǎn)二甲醚相關(guān)項(xiàng)目，001代表第一卷，立項(xiàng)批復(fù)屬于前期資料，應(yīng)該放到前面；序號(hào)代表當(dāng)前文件為本卷第三件文件。4、設(shè)備檔案設(shè)備類檔案遵循一機(jī)一檔原則，先分出綜合、生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、電子儀質(zhì)四類，其中生產(chǎn)設(shè)備之下又按照生產(chǎn)部門分為甲醇部、甲醚部、動(dòng)力部，部門之下又分相關(guān)項(xiàng)目，相關(guān)項(xiàng)目之下劃分工段，辦公設(shè)備是按照辦公用品類型進(jìn)行分類，如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等。需要說明的是，集團(tuán)2012年最新要求IT電腦因?yàn)楦聯(lián)Q代比較快且以后員工可采取補(bǔ)貼購買方式，電腦資料將不再進(jìn)行歸檔。例如：5萬噸甲醇相關(guān)項(xiàng)目變換工段變換器脫硫塔部件圖檔號(hào)序號(hào)7·２·１·１·２－１003說明：檔號(hào)中7代表設(shè)備類，2代表生產(chǎn)設(shè)備，1代表甲醇部，第二個(gè)1代表5萬噸甲醇相關(guān)項(xiàng)目，第二個(gè)2代表變換工段，最后一個(gè)1代表第一卷。件號(hào)003代表第一盒中第三件，設(shè)備類資料一般是文字材料再上，圖紙?jiān)谙逻M(jìn)行排列。5、科研檔案科研檔案按照“課題—階段”進(jìn)行歸檔，目前能源科技公司科研檔案全部由集團(tuán)科研中心檔案分室進(jìn)行保管。從長遠(yuǎn)考慮，公司目前先預(yù)留出檔號(hào)，即08，以便隨時(shí)補(bǔ)充。6、會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案先劃分出能源科技公司和久新公司，公司之下又分憑證、賬簿、報(bào)表、盤點(diǎn)表、銀行開戶資料、調(diào)節(jié)表、支票領(lǐng)用登記簿、審計(jì)咨詢報(bào)告、稅務(wù)等。例如：2004年能源科技公司1月份會(huì)計(jì)憑證檔號(hào)09·01·01·2004-01件號(hào)01頁數(shù)178期限15年說明：檔號(hào)中09代表會(huì)計(jì)類，01代表能源財(cái)務(wù)，01代表會(huì)計(jì)憑證，2004表示才憑證為2004年的，01代表是第一盒憑證；件號(hào)01代表為第一件，憑證類現(xiàn)默認(rèn)一盒為一件；頁數(shù)代表本憑證共有178頁，注意附件也算一頁；期限表示會(huì)計(jì)憑證保管期限為15年。7、人事檔案人事檔案一級(jí)類目為職工檔案，序號(hào)10；二級(jí)類目為職工類別，在崗職工為01，退休職工為02，離崗職工為03，死亡職工為04；三級(jí)類目為職工檔案流水號(hào)，起始號(hào)為0001。每位職工檔案按照合適的內(nèi)容又分為十類，依次為履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，評定崗位技能和學(xué)歷材料，政審材料，黨、團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，招用、勞動(dòng)合同合約、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)原退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料，其他可供組織參考的材料。8、實(shí)物檔案實(shí)物檔案是按照載體形態(tài)進(jìn)行分類，共分為01獎(jiǎng)狀、02獎(jiǎng)牌、03獎(jiǎng)旗、04獎(jiǎng)杯、05證書五類，歸檔采用紅色四格紙進(jìn)行劃分。例如：2002年12月30日獲得的中國專利山東明星企業(yè)證書。全宗號(hào)11·052002001說明：全宗號(hào)暫不寫，由檔案館給號(hào)；檔號(hào)為11·05，11表示實(shí)物類檔案，05表示證書；2002表示此實(shí)物的年度時(shí)間；001表示此證書為實(shí)物證書類第一件證書。9、聲像檔案聲像檔案代號(hào)為12，根據(jù)載體材料并結(jié)合其合適的內(nèi)容性質(zhì)劃分為劃分為01照片、02數(shù)據(jù)、03錄像、04錄音、05資料等五類。公司目前主要是照片檔案，在全宗內(nèi)按保管期限－年度－問題進(jìn)行分類，采用照片特有的整理方式，編制照片說明，使用組聯(lián)符號(hào)，照片要素說明需詳細(xì)。10、資質(zhì)證書資質(zhì)證書屬于公司重要證件，因此單獨(dú)存放保管，主要分為公司資質(zhì)和個(gè)人資質(zhì)兩類。例如：2009年頒發(fā)的久泰能源科技有限公司安全生產(chǎn)許可證正本檔號(hào)件號(hào)13·0160說明：檔號(hào)中13表示資質(zhì)證書代號(hào)，01表示公司資質(zhì)；件號(hào)中60代表此證書為公司資質(zhì)證書第六十件。11、流動(dòng)檔案流動(dòng)檔案是根據(jù)公司實(shí)際工作需要及其載體的特殊性單獨(dú)設(shè)立的，目前公司流動(dòng)檔案主要有機(jī)動(dòng)車輛資料、儀器儀表檢定證書、特種設(shè)備壓力容器登記證書。流動(dòng)檔案雖單獨(dú)保管，也需要編制目錄以方便查找。流動(dòng)檔案代號(hào)為14.12、電子檔案電子檔案先按照年度進(jìn)行劃分，每年度有劃分出01公司級(jí)文件和02部門級(jí)文件，綜合類之下又分為紅頭文件、通知制度、規(guī)章辦法、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)相關(guān)計(jì)劃、成本消耗、生產(chǎn)報(bào)表、黨委文件等，部門文件按照各部門資料進(jìn)行劃分。例如：2011年9月1日下發(fā)的《關(guān)于久泰能源科技有限公司10萬噸/年工業(yè)甲醇生產(chǎn)裝置停產(chǎn)的請示》檔號(hào)件號(hào)15·1·1·2012說明：檔號(hào)中15表示電子文件編號(hào)，1表示公司級(jí)文件，第二個(gè)1表示紅頭文件，2表示能源科技公司紅頭文件；件號(hào)012表示為2011年能源科技公司紅頭文件第12件。備注：個(gè)人的電子資料也可參照此法整理，詳見《個(gè)人電子文件整理歸檔方法》（附件3）（三）整理1、文書檔案（1）歸檔單位：文書檔案整理、歸檔以件為單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨(dú)作為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多也可各為一件）；原件與復(fù)制件為一件（對制成材料或字跡材料不利于長期保管的、以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔）；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的,應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。稿：用計(jì)算機(jī)打印的定稿，無論定稿上有無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，均應(yīng)歸檔；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，須多打一份作為定稿與正文和發(fā)文稿紙為一件歸檔。紙：欄目填寫齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、定稿一并歸檔。件閱辦單：正文與文件閱辦單為一件；不論有無領(lǐng)導(dǎo)批示合適的內(nèi)容、有無處理結(jié)果的文件處理單，均應(yīng)與文件一起歸檔。正文在前，閱辦單放中間，底稿放最后。文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可為一件；這樣是為整理此類文件節(jié)約了工作量，但在此后的編目中文件題名應(yīng)寫批復(fù)的題名，在后面要注明（附請示、報(bào)告、函）。（2）文件的修整整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。需保管30年以上的文件要進(jìn)行修整，保管10年以下的文件可保持原狀。文件修整工作合適的內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物，及大紙張折疊。修裱：對破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。復(fù)制：對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。去除易銹金屬物：除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等。大紙張折疊：超過A4規(guī)格的，按照A4規(guī)格進(jìn)行折疊，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，多頁的要單張折疊。（3）裝訂裝訂方式采用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)裝訂，一般訂兩只釘。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。裝訂時(shí)注意件內(nèi)文件的排列順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；有文件閱辦單的，正文在前，文件閱辦單在后。（4）編目編目是指根據(jù)分類合適的方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，是對歸檔文件以件為單位進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列、編號(hào)后，將每一份文件的合適的內(nèi)容、形式特征及其編號(hào)登記下來，以備查找利用和管理管控統(tǒng)計(jì)之需。編目工作是檔案人員按文件分類、排列的結(jié)果逐類、逐件登錄，也是對歸檔文件合適的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引、著錄的過程，應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理管控現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。 檔號(hào)件號(hào)責(zé)任者文號(hào)文件材料名稱日期頁數(shù)期限備注①②③④⑤⑥⑦⑧⑨①檔號(hào)：同“歸檔章檔號(hào)”。②件號(hào)：同“歸檔章件號(hào)”。③責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱。填寫責(zé)任者使用全稱或通用簡稱，責(zé)任者多的可適當(dāng)省略，原文上沒有的要經(jīng)考證后補(bǔ)上。④文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，填寫完整，不得省略。如久張發(fā)〔2011〕8號(hào)。⑤題名：歸檔文件的標(biāo)題。題名十分重要，是以后查找檔案時(shí)的最重要的要素，填寫時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄。文件只有一個(gè)題名且能反映文件合適的內(nèi)容的（正題名），填寫時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件合適的內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件合適的內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄，外加“（）”標(biāo)注。來文與復(fù)文作為一件，只對復(fù)文進(jìn)行編目，題名后注明“（附請示）”；任免文件和表彰文件中人員未列在題名中的，在題名后將人員列出，原題名簡單的要重?cái)M，補(bǔ)充的合適的內(nèi)容都要加“（）”。⑥日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2011.11.01。⑦頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文頁面的總數(shù)（歸檔章上的總頁數(shù)），并在每頁下方居中位置用鉛筆標(biāo)明頁碼。⑧期限：填寫保存期限。⑨備注：注釋文件需說明的情況包括密級(jí)、破損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、更新等。歸檔文件目錄根據(jù)情況，可裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（問題）裝訂成若干本，這要根據(jù)公司年度歸檔的數(shù)量來定。合訂成一本的目錄中內(nèi)頁加目錄或用標(biāo)簽紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu)（問題）。①全宗名稱：立檔公司的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱②年度：文件形成年度，4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“2011”。③保管期限：對應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫永久、30年、10年。④機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)分類合適的方案，填寫對應(yīng)歸檔文件的類目。⑤歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。（5）裝盒將歸檔文件按事先編好件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表相關(guān)項(xiàng)目。裝盒按歸檔的件號(hào)順序裝入。二級(jí)分類時(shí)，可裝滿一盒后再裝下一盒；三級(jí)分類時(shí)，視一個(gè)機(jī)構(gòu)（問題）文件的多少確定。同一盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號(hào)順序裝在一起。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱，統(tǒng)一用黑色字體，也可使用全宗章。檔案盒在盒脊設(shè)置分類號(hào)、年度、起止件號(hào)、盒號(hào)等必填項(xiàng)，用黑色墨水書寫，或用印章印書。為使其美觀也可打印盒脊合適的內(nèi)容，然后使用膠棒剪貼至檔案盒上。文書檔案盒脊分3㎝（附件4）和4㎝（附件5）。起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。盒號(hào)即檔案盒的排列序號(hào)，檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。（如分類合適的方案為“保管期限－年度”的，2010年度的歸檔文件，永久1－n盒，30年1－n盒，10年1－n盒）。（6）排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與文書檔案分類合適的方案一致，排架遵循從上到下，自左至右的順序，要求整齊美觀。常用方法：采用“問題—保管期限－年度”、“保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）”的入庫排架方法，目前公司根據(jù)自身實(shí)際情況采用的是“年度—問題—保管期限”排架法，經(jīng)與集團(tuán)協(xié)商自2013年起文書檔案將采用“年度—保管期限—問題”排架法。2、科技檔案（1）基建檔案基建檔案一個(gè)相關(guān)項(xiàng)目一個(gè)流水號(hào)，按形成階段結(jié)合合適的內(nèi)容分別組卷?；ㄎ募牧蠑?shù)量多、規(guī)格雜，組卷時(shí)可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測、質(zhì)保書組一卷或若干卷?；n案原則上按前期基建依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排列。也可參照經(jīng)營管理管控、生產(chǎn)技術(shù)管理管控類的方法按件進(jìn)行整理，然后根據(jù)件的序號(hào)組裝一盒或數(shù)盒，目前公司基建檔案即采用采法。（2）設(shè)備檔案一機(jī)一檔，一套設(shè)備順序組卷、按形成階段和文件種類分別組卷，或按件整理。遇到以下情況要特殊處理：引進(jìn)相關(guān)項(xiàng)目中的成套科技文件材料及設(shè)備說明書等可不拆散組卷，保持原有裝訂方式。底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理管控，另行整理編目。產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排列。（3）去訂、折疊、編號(hào)歸檔科技文件材料中有金屬物裝訂的要拆除，以件為單位的還需用不銹鋼釘或用線裝訂。歸檔文件材料的規(guī)格大小采用A4(297mm*210mm）。如果圖紙尺寸大于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，要采用“手風(fēng)琴”式折疊成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，做到大小統(tǒng)一，圖表外露。按A4高度向內(nèi)折（做一塊A4標(biāo)準(zhǔn)的硬質(zhì)紙板或鐵皮板作為折疊標(biāo)準(zhǔn)板），折成A4規(guī)格，左邊留出裝訂邊，右下角露出標(biāo)題欄。如文件材料小于標(biāo)準(zhǔn)，采取裱貼方法，裱貼在A4紙上。成冊的科技材料小于A4的保持原規(guī)格，不用加工。（4）編制封面案卷題名是該盒內(nèi)全部文件材料的總標(biāo)題，包括以下“三要素”合適的內(nèi)容：科技相關(guān)項(xiàng)目（工程、產(chǎn)品、設(shè)備）名稱＋文件材料的合適的內(nèi)容特征＋文件名稱（即文種）。題名要簡明、準(zhǔn)確揭示合適的內(nèi)容，但不能過于概括籠統(tǒng)，比如“某某工程前期文件材料”，“前期”概念太大，這是以大概小。合適的內(nèi)容表達(dá)要通暢、精煉，結(jié)構(gòu)詞使用要合理。比如不要濫用“關(guān)于”、“有關(guān)”。不要使用序數(shù)詞，比如“某某相關(guān)項(xiàng)目施工文件材料（一）”“某某相關(guān)項(xiàng)目施工文件材料（二）”，在這里要注意盡量不要使用相同的題名，要用各種方式把相同的題名區(qū)分開來，比如用標(biāo)段、樓層、樁號(hào)等，而不要使用序數(shù)詞。能標(biāo)出具體文件名的盡量不用“文件材料”。如“某某設(shè)備說明書、安裝說明”，不寫成“某某設(shè)備文件材料”。（5）裝盒填寫檔案盒合適的內(nèi)容：題名、檔號(hào)和保管期限，同封皮一樣填寫。編制日期是盒內(nèi)材料的最早日期至最晚日期；編制單位是材料的責(zé)任者。盒脊標(biāo)簽為規(guī)范美觀，也采用打印剪貼方式，目前庫房使用的科技檔案盒分3㎝（附件6）和4㎝（附件7）。3、實(shí)物檔案（1）區(qū)分載體數(shù)量較少的公司可不分類，直接按時(shí)間順序排列整理；數(shù)量較多的公司可按載體種類分為證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、其他，或證書、獎(jiǎng)牌、其他。（2）清潔修整實(shí)物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時(shí)就要進(jìn)行清潔修整。獎(jiǎng)狀、證書破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。（3）電子存檔實(shí)物檔案根據(jù)其載體形態(tài)采用掃描或是拍照方式將其電子版存放起來，以便日常查閱調(diào)取。（4）貼標(biāo)簽實(shí)物檔案標(biāo)簽采用紅色四格標(biāo)簽。標(biāo)簽的貼法采用貼在實(shí)物檔案的背面右上方固定位置，較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。（5）編制目錄實(shí)物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，合適的內(nèi)容有：序號(hào)、載體類型、歸檔日期、案卷名稱、編號(hào)、載體（規(guī)格、數(shù)量、單位）、編制（單位、日期）、密級(jí)、保管期限、對應(yīng)案卷檔號(hào)、備注。大部分相關(guān)項(xiàng)目填寫要求與文書、科技檔案的要求相同。載體類型：填寫實(shí)物檔案的類型，如證書、獎(jiǎng)牌等。對應(yīng)案卷檔號(hào)：填寫該榮譽(yù)的表彰文件、審批表所在的文書檔案的檔號(hào)。（6）入庫上架實(shí)物檔案排架，按種類分別排放，存放的方式有兩種：豎放和平放。公司實(shí)物檔案由于空間有限，采取豎放排列。實(shí)物檔案在檔案室總體分類合適的方案中列最后，排架時(shí)也宜排在檔案架的最后部分。4、照片檔案（1）芯頁說明照片說明應(yīng)采用橫寫格式，分段書寫，格式如下：①照片號(hào)/底片號(hào)：全宗號(hào)－保管期限代碼－冊號(hào)－張?zhí)?，影像相符的照片、底片編?hào)相同，目前公司照片檔案較少，統(tǒng)一采用順序號(hào)。②事由：照片所反映的事件。③時(shí)間：拍攝時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20100516。④地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)。⑤人物：照片上主要人物的姓名、身份。⑥攝影者：為拍攝者姓名，必要時(shí)填寫。（2）入冊放置照片入冊時(shí)，按照片號(hào)/底片號(hào)順序插入芯頁；對照片冊放不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。（3）組聯(lián)符號(hào)和總說明同一問題的照片有兩張或兩張以上應(yīng)編制總說明，概括問題情況并使用組聯(lián)符號(hào)①②③，組聯(lián)符號(hào)用以標(biāo)明同組照片的第幾張。（四）保管“維護(hù)秩序”、“保護(hù)實(shí)體”是檔案保管工作的兩個(gè)基本方面，既要使檔案在存放和使用中始終有序，又要使其在存放和使用中不受或少受人為地或自然因素的損害，以延長其物質(zhì)形體的“自然壽命”。1、庫房保持庫房整潔，經(jīng)常通風(fēng)，檔案存放要爭氣有序符合要求，檔案櫥柜及裝具、地面無灰塵。根據(jù)實(shí)際情況配備相應(yīng)的去濕機(jī)、加濕器、空調(diào)、溫濕度測量及控制設(shè)備、防火防盜報(bào)警器、滅火器、通訊及閉路電視監(jiān)控設(shè)備等。根據(jù)實(shí)際需求和現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)條件配備防霉防蟲藥品、吸濕劑等易耗低值物品。庫房無人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、房門上鎖，嚴(yán)格庫房出入制度。2、檔案代理卡在利用頻繁、檔案出入庫數(shù)量、次數(shù)較多的情況下，可使用檔案代理卡，不僅可以避免誤放現(xiàn)象，還可以隨時(shí)提示檔案工作人員案卷的去向及用途，減輕了調(diào)還卷過程中的重復(fù)性勞動(dòng)。用過的代理卡還詳細(xì)記錄了檔案被使用的原始情況，可作為分析、統(tǒng)計(jì)檔案使用現(xiàn)象及規(guī)律的素材使用。做法：預(yù)設(shè)若干空白的或印有確定欄目的卡片備用，每從庫房中掉粗一個(gè)或一組卷號(hào)相連的案卷，就隨手填寫一張代理卡插放在所調(diào)出的案卷位置，還卷時(shí)再將其取下。檔案代理卡樣式如下：檔案代理卡檔號(hào)件號(hào)調(diào)出時(shí)間調(diào)出原因調(diào)卷人歸還時(shí)間還卷人3、定期檢查、清點(diǎn)定期檢查的合適的內(nèi)容重點(diǎn)在檔案實(shí)體的理化性狀，以發(fā)現(xiàn)是否有霉變、蟲蛀等現(xiàn)象發(fā)生，庫房中是否有潛在安全隱患因素，以及檔案的調(diào)出和歸還是否履行了嚴(yán)格的手續(xù)，實(shí)體秩序是否收到破壞、出現(xiàn)混亂，是否有長期使用未歸還的案卷。定期檢查可以月、季、節(jié)假日為周期。定期清點(diǎn)重點(diǎn)在于及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)體秩序的錯(cuò)亂現(xiàn)象及檔案丟失或去向不明等問題，并隨手予以糾正，使檔案實(shí)體嚴(yán)整有序。定期清點(diǎn)一般以一年或幾年為周期，但在搬遷或是突擊性的大規(guī)模利用之后，清點(diǎn)尤為必要。（五）借閱1、找什么首先要確定借閱的資料，了解借閱者的目的和需求，明確查找的范圍，快速調(diào)卷。2、怎么找借閱方式有直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱、復(fù)印掃描、電子傳送、原件索要等。例如查找實(shí)物檔案中某一個(gè)數(shù)據(jù)，可以通過查閱掃描件實(shí)現(xiàn)，無需再去庫房翻閱實(shí)物。查找的關(guān)鍵在于找準(zhǔn)關(guān)鍵詞。事物名稱、責(zé)任者、文號(hào)和圖號(hào)、時(shí)間等都可以作為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，當(dāng)使用一個(gè)關(guān)鍵詞不能直接檢索到所需資料時(shí)要注意縮放關(guān)鍵詞的外延，擴(kuò)大或縮小查找范圍。操作方法：打開“我的電腦—E盤—01檔案工作—01檔案目錄—01檔案檢索目錄”——確定查找資料的類別——ctrl+F輸入關(guān)鍵詞——點(diǎn)擊查找按鈕進(jìn)行查找——如找不到所需資料則注意變換關(guān)鍵詞繼續(xù)查找——最終找出所需資料。3、去哪找查找時(shí)注意區(qū)分類別：文書類、基建類、設(shè)備類、實(shí)物類、資質(zhì)類、聲像類、電子類。01-04文書類主要是文件、合同合約協(xié)議、生產(chǎn)記事、操作記錄表、安全、環(huán)境、保衛(wèi)、物資、審計(jì)、宣傳、黨群、協(xié)會(huì)等方面的資料，存放于文書檔案庫房06基建類主要是按照相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行劃分：3萬噸二甲醚（5萬噸擊穿）、6萬噸二甲醚（10萬噸甲醇）、20萬噸二甲醚、50萬噸甲醇（60萬噸甲醇）、100萬噸甲醇、乙二醇、鐵路專用線、示范加氣站、公寓、餐廳等資料，存放于科技檔案庫房。07設(shè)備類基本是一套設(shè)備在一起，存放于科技檔案庫房。11實(shí)物類主要是公司的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等榮譽(yù)，均有電子版照片與之對應(yīng)，存放于文書檔案庫房。12聲像類主要是照片，存放于文書檔案庫房。13資質(zhì)類主要是公司的資質(zhì)證書，均有電子掃描件，存放有文書檔案庫房。14流動(dòng)類主要是公司的車輛資料，存放于文書檔案庫房。4、如何借檔案借閱需要辦理檔案借閱審批單（附件8）。檔案員在辦理檔案借閱時(shí)需認(rèn)真填寫借閱登記表（附件9），“借閱人”一欄由借閱人本人簽字確認(rèn)。檔案借閱審批單填寫注意事項(xiàng)：（1）借閱日期和借閱期限必填（2）檔號(hào)必填，并注明件數(shù)（3）檔案題名必填，要求完整、規(guī)范、準(zhǔn)確（4）利用目的必填，便于開展利用效果表的編寫和統(tǒng)計(jì)工作（5）部門意見必填，由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字（6）辦公室意見必填，由檔案保管部門負(fù)責(zé)人簽字（7）領(lǐng)導(dǎo)審批選填，當(dāng)有原件索要情況時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)（8）借閱人必填，必須有借閱人本人簽字，字跡要求清晰（9）檔案經(jīng)手人必填，檔案管理管控員本人簽字。原則上，檔案借閱時(shí)，所有庫存檔案原件“準(zhǔn)借、不準(zhǔn)要”，如因工作原因確需原件索要而不再退回的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，方可辦理。如某份檔案庫存數(shù)量唯一，則一律不予辦理原件索要的借閱方式。外單位就需要查閱本單位檔案時(shí)，需提供介紹信，借閱審批手續(xù)必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意方可給與辦理。（六）統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)工作幾乎涉及檔案、檔案管理管控及檔案事業(yè)的所有方面，凡是檔案事業(yè)領(lǐng)域內(nèi)可進(jìn)行量的描述與量化研究的對象與問題均可成為統(tǒng)計(jì)對象，納入統(tǒng)計(jì)工作范疇，實(shí)施統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作具體包括統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)表可參考省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行（詳見附件10）。統(tǒng)計(jì)工作結(jié)束后可根據(jù)實(shí)際情況編寫統(tǒng)計(jì)報(bào)告。（七）保密辦理檔案借閱利用和鑒定銷毀等工作時(shí)，不得違反集團(tuán)檔案保密制度，違規(guī)審批、違規(guī)操作。在檔案搜集、整理、歸檔、保管、提供利用及鑒定銷毀等各環(huán)節(jié)，所有相關(guān)工作人員要嚴(yán)格做到“十不”：一是不該說的保密事項(xiàng)，絕對不說；二是不該問的保密事項(xiàng)，絕對不問；三是不該看的保密事項(xiàng)，絕對不看；四是不該記錄的保密事項(xiàng)，絕對不記錄；五是不在非保密本上記錄保密事項(xiàng)；六是不在私人通信中涉及保密事項(xiàng)；七是不在公共場所和家屬、親友面前談?wù)摫Ｃ苁马?xiàng)；八是不在不利于保密的地方存放保密文件和資料；九是不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)保密事項(xiàng)；十是不攜帶保密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。（八）編研對檔案利用效果突出的，檔案室應(yīng)填寫檔案利用效果登記表（附件11）。各檔案室要將檔案開發(fā)利用工作作為檔案管理管控的重點(diǎn)工作之一，應(yīng)對庫存檔案加強(qiáng)研究分析和加工整理，積極開發(fā)公司大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、檔案檢索工具、榮譽(yù)匯編、證書資質(zhì)匯編、產(chǎn)品科研成果、基建工程簡介、文摘和數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等各類必要的編研材料。（九）銷毀各檔案室要定期開展檔案鑒定工作，核定保管期限，剔除無保存價(jià)值的檔案。一般一年開展一次，最長不超過三年一次。凡已過保管期限的所有檔案，要根據(jù)《檔案保管期限表》進(jìn)行鑒定，確定存毀意見?！稒n案保管期限表》由各檔案室會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)單位進(jìn)行制定，并經(jīng)公司批準(zhǔn)后方有效。凡未經(jīng)鑒定和未經(jīng)公司總經(jīng)理及集團(tuán)行管中心批準(zhǔn)的過期檔案，不得擅自銷毀。通過鑒定和審批符合銷毀條件的，要嚴(yán)格按照集團(tuán)檔案制度要求執(zhí)行好銷毀登記、多人監(jiān)銷、目錄注銷制度。檔案銷毀清冊格式見附件12，檔案銷毀登記表格式見附件13。（十）考核1、公司考核各檔案室、各檔案形成部門如不能按照制度要求積極推動(dòng)（或配合推動(dòng)）檔案管理管控工作規(guī)范開展的，扣責(zé)任人1-5分/次，同時(shí)連帶扣責(zé)任部門負(fù)責(zé)人1-5分/次。如因各部門歸檔不認(rèn)真、不及時(shí)，或檔案室保管失職等，造成公司重要檔案資料丟失、受損或泄密，致使重要?dú)v史信息無法考證，給公司正常生產(chǎn)經(jīng)營造成經(jīng)濟(jì)損失或形成較壞影響的，扣部門績效分1-5分/次；情節(jié)嚴(yán)重的，將對部門負(fù)責(zé)人給予調(diào)薪降職等嚴(yán)厲處分，必要時(shí)將解除勞動(dòng)合同合約，或移送司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理。2、集團(tuán)考核集團(tuán)各單位每年均應(yīng)參加檔案管理管控考核。考核時(shí)間為每年的第三季度，具體時(shí)間以通知為準(zhǔn)。檔案管理管控考核辦法（附件14）由集團(tuán)行政管理管控中心統(tǒng)一制定，分級(jí)組織實(shí)施。集團(tuán)行政管理管控中心負(fù)責(zé)集團(tuán)各單位的考核工作；各單位負(fù)責(zé)其下屬單位（部門）的考核工作。檔案管理管控考核標(biāo)準(zhǔn)由行政管理管控中心統(tǒng)一制定。3、外部考核目前公司正在進(jìn)行省級(jí)檔案管理管控先進(jìn)單位申報(bào)，申報(bào)時(shí)需要按照《山東省檔案管理管控考核辦法》和《考核標(biāo)準(zhǔn)》（附件15）進(jìn)行自查。（十一）培訓(xùn)公司目前已經(jīng)建立起專兼職檔案員隊(duì)伍，詳見專兼職檔案員信息表（附件16）。專職檔案員負(fù)責(zé)公司整體檔案的管理管控，各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集和整理并定期移交至公司檔案室。為提高公司檔案管理管控水平，公司檔案室要積極組織各部門專兼職檔案員定期參加培訓(xùn)，充分抓住有利時(shí)機(jī)，快速提高自身的檔案管理管控知識(shí)和專業(yè)技能，積極配合行政管理管控部，按照集團(tuán)要求開展好后期的各項(xiàng)檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)。六、附則附件1：檔案交接登記表檔案交接登記表（一式兩份）移交時(shí)間：

移交部門（及檔案室名稱）：編號(hào)：JT/NYKJ/JL-197

流水號(hào)：序號(hào)文號(hào)或圖號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁數(shù)保管期限備注移交人簽名：移交部門負(fù)責(zé)人簽名：接收人簽名：接收部門負(fù)責(zé)人簽名：附件2：附件3：個(gè)人電子文件整理歸檔方法一、基本思路：建議采取樹根模型，結(jié)合文件重要程度以數(shù)字漢字相結(jié)合方法編號(hào)排序，按照“公司-年度-主模塊-子模塊-主題-具體文件”進(jìn)行歸類，例如“久泰能源科技有限公司-2012年-相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)-圖紙類-總圖”分級(jí)目錄建議如下劃分：一級(jí)目錄：以公司為單位作為一級(jí)目錄二級(jí)目錄：按年度，如2010年、2011年、2012年三級(jí)目錄：主要是工作模塊，綜合類、生產(chǎn)類、相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)、各部門等文件夾四級(jí)目錄：各大工作模塊下的子模塊五級(jí)目錄：主要是主題文件夾或文件，建文件夾時(shí)以“8位時(shí)間+主題名”命名，比如“20120204總結(jié)表彰會(huì)”文件夾，文件夾里放入與主題相關(guān)的文件。如果是單一主題文件，同樣命名，例如“20125006相關(guān)項(xiàng)目匯報(bào)材料.doc”二、有關(guān)說明1、以8位時(shí)間+主題名”建文件夾及具體文件，有利于文件夾排序；主題名盡量寫仔細(xì)，方便以后搜索。2、因公司資質(zhì)證件較多，也非常重要，建議單獨(dú)建模塊，集中放置管理管控。3、私人類文件單獨(dú)建模塊，可按工作總結(jié)、日志、照片等建模塊。同樣以8位時(shí)間+主題名”建文件夾及具體文件。

01久泰能源科技有限公司2012年01綜合01制度02通知公告03資質(zhì)文件04會(huì)議紀(jì)要01總經(jīng)理辦公會(huì)02分管領(lǐng)導(dǎo)例會(huì)03專題例會(huì)04相關(guān)項(xiàng)目會(huì)06……05總結(jié)相關(guān)計(jì)劃 06績效工作07報(bào)表類01財(cái)務(wù)報(bào)表02生產(chǎn)報(bào)表03……02各部門01財(cái)務(wù)部02相關(guān)項(xiàng)目部03……附件4：文書檔案盒3㎝盒脊模版分類號(hào)分類號(hào)分類號(hào)分類號(hào)分類號(hào)年度年度年度年度年度保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)附件5：文書檔案盒4㎝盒脊模版分類號(hào)分類號(hào)分類號(hào)分類號(hào)年度年度年度年度保管期限保管期限保管期限保管期限起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)附件6：科技檔案盒3㎝盒脊模版檔號(hào)檔號(hào)檔號(hào)檔號(hào)檔號(hào)———1——題名題名題名題名題名附件7：科技檔案盒4㎝盒脊模版檔號(hào)檔號(hào)檔號(hào)檔號(hào)—1—1—1—1題名題名題名題名附件8：檔案借閱審批單編號(hào)：JT/NYKJ/JL-198檔案室：流水號(hào)：借閱日期檔號(hào)（案卷號(hào)）檔案題名借閱期限利用目的部門意見辦公室意見領(lǐng)導(dǎo)審批借閱人簽字檔案室經(jīng)手人歸還日期備注說明：流水號(hào)由各檔案室統(tǒng)一編制；編制原則為：年度+順序號(hào)，如：2012001附件9：檔案借閱登記表檔案室：編號(hào)：JT/NYKJ/JL-199序號(hào)日期類別檔號(hào)題名借閱部門借閱人簽字歸還日期審批單流水號(hào)備注附件10：檔案統(tǒng)計(jì)表單位名稱成立時(shí)間地址郵政編碼檔案機(jī)構(gòu)名稱隸屬部門檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人專業(yè)技術(shù)職務(wù)電話檔案管理管控專職人員（人）中級(jí)及以上技術(shù)職務(wù)（人）大專及以上學(xué)歷（人）檔案總數(shù)（卷）；（件）底圖（張）照片檔案（張）電子檔案（件）年度歸檔數(shù)量（卷）；（件）歸檔率底圖（張）照片檔案（張）完整率電子檔案（件）準(zhǔn)確率檔案情況黨群工作行政管理管控經(jīng)營管理管控生產(chǎn)技術(shù)管理管控產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)研究基本建設(shè)設(shè)備儀器會(huì)計(jì)干部職工聲像電子檔案實(shí)物檔案庫房設(shè)施設(shè)備建筑面積使用面積消防系統(tǒng)滅火器檔案櫥密集架計(jì)算機(jī)復(fù)印機(jī)掃描儀曬圖機(jī)攝像機(jī)光盤刻錄機(jī)照相機(jī)服務(wù)器附件11：檔案利用效果登記表編號(hào)：JT/NYKJ/JL-200檔案室：流水號(hào)：利用日期利用部門利用者檔號(hào)主要合適的內(nèi)容用途利用效果說明：流水號(hào)由各檔案室統(tǒng)一編制；編制原則為：年度+順序號(hào)，如：2012001附件12：銷毀清冊編號(hào)：JT/NYKJ/JL-201批準(zhǔn)人：檔案室：編制部門：流水號(hào)：序號(hào)題名年度檔號(hào)卷內(nèi)文件原期限已保管期限備注件數(shù)頁數(shù)編制部門負(fù)責(zé)人：編制人：監(jiān)銷人：

附件13：檔案銷毀登記表檔案室：編號(hào)：JT/NYKJ/JL-202序號(hào)歸檔編號(hào)題名頁數(shù)所屬部門歸檔日期保管期限銷毀日期銷毀清冊流水號(hào)備注流水號(hào)由各檔案室統(tǒng)一編制；編制原則為：年度+順序號(hào)，如：2012001附件14：久泰能源集團(tuán)檔案管理管控考核辦法一、為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理管控、進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)各公司、各中心、各單位（以下簡稱各單位）的檔案工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)法律法規(guī)和《久泰能源集團(tuán)檔案管理管控制度（試行）》制定本辦法。二、集團(tuán)各單位每年均應(yīng)參加檔案管理管控考核?？己藭r(shí)間為每年的第三季度，具體時(shí)間以通知為準(zhǔn)。三、檔案管理管控考核辦法由集團(tuán)行政管理管控中心統(tǒng)一制定，分級(jí)組織實(shí)施。集團(tuán)行政管理管控中心負(fù)責(zé)集團(tuán)各單位的考核工作；各單位負(fù)責(zé)其下屬單位（部門）的考核工作。四、檔案管理管控考核標(biāo)準(zhǔn)由行政管理管控中心統(tǒng)一制定。行政管理管控中心對集團(tuán)各單位按附件1所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核。五、集團(tuán)行政管理管控中心應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理管控考核工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)需要組織考核小組現(xiàn)場進(jìn)行考核。六、檔案管理管控考核實(shí)行百分制。根據(jù)考核得分（含加分），設(shè)優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等次。90（含90）分以上為優(yōu)秀，60（含60）-90分為合格，60分以下為不合格。七、有下列情況之一的，應(yīng)直接確定為不合格：1、沒有明確的檔案工作管理管控部門，沒有配備專（兼）職檔案工作人員開展檔案工作的；2、有積存文件材料沒有整理歸檔的；3、拒絕按規(guī)定向集團(tuán)或公司檔案室移交檔案或送交現(xiàn)行文件資料的；4、檔案庫房存在嚴(yán)重安全隱患而無切實(shí)整改措施的；5、發(fā)生檔案損毀、丟失、泄密等事故或其他違反檔案法律法規(guī)行為的；6、逾期沒有填報(bào)檔案工作考核書及自查報(bào)告的。八、考核等次的核查與批準(zhǔn)。各單位的考核等次由行政管理管控中心核查批準(zhǔn)。九、檔案管理管控考核按以下程序進(jìn)行：1、單位自查。各單位依照考核標(biāo)準(zhǔn)對本單位檔案工作情況逐項(xiàng)進(jìn)行自查，確定申報(bào)等次，形成自查報(bào)告，填寫年度考核書（格式見附件1）一式兩份，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、加蓋單位公章后，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)（具體時(shí)間以通知為準(zhǔn)）報(bào)送行政管理管控中心。逾期不報(bào)自查報(bào)告和考核書者，視作考核不合格。2、檢查評分。考核小組依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)采取資料審查、聽取匯報(bào)、實(shí)地檢查等多種形式進(jìn)行綜合評分，擬定對各單位考核意見，初步確定其考核等次。3、意見反饋。考核小組應(yīng)及時(shí)向被考核單位反饋考核情況。各單位如有異議，可當(dāng)面向考核小組提出，或以書面的形式向行政管理管控中心反映情況。行政管理管控中心應(yīng)認(rèn)真核查，及時(shí)答復(fù)。4、確定等次。集團(tuán)行政管理管控中心根據(jù)本辦法第八條規(guī)定和考核分工及考核小組擬定的考核意見，審查確定各單位的考核等次。5、通報(bào)獎(jiǎng)懲。集團(tuán)行政管理管控中心應(yīng)于每年第三季度結(jié)束前通報(bào)年度考核情況，表彰考核優(yōu)秀的單位，公布不合格單位，并向不合格單位發(fā)出限期改正通知書?？己瞬缓细駟挝粦?yīng)根據(jù)集團(tuán)檔案行政管理管控部門制發(fā)的限期改正通知書進(jìn)行整改。到期仍達(dá)不到合格要求的，由行政管理管控中心依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對在檔案管理管控工作中做出突出成績的檔案工作人員，集團(tuán)行政管理管控中心和公司每年給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。十、各單位檔案管理管控考核結(jié)果要作為對各單位分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員年度績效考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考核評聘的重要參考。十一、各單位檔案管理管控部門應(yīng)建立考核檔案，并建立檔案管理管控年度考核情況數(shù)據(jù)庫，對考核情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理管控。行政管理管控中心將不定期地對各單位檔案管理管控工作進(jìn)行抽查。抽查結(jié)果與其獲得的等次不相符的，應(yīng)撤消其等次并限期整改。十二、本辦法由集團(tuán)行政管理管控中心負(fù)責(zé)解釋。十三、本辦法自印發(fā)之日起施行。

附件1久泰能源集團(tuán)檔案管理管控考核書及考核標(biāo)準(zhǔn)久泰能源集團(tuán)檔案管理管控考核書（2012年度）單位名稱自查等級(jí)審批等級(jí)集團(tuán)行政管理管控中心制注：本考核書一式兩份單位名稱成立時(shí)間地址郵政編碼檔案管理管控部門名稱隸屬部門檔案部門負(fù)責(zé)人專業(yè)技術(shù)職務(wù)電話檔案管理管控專（兼）職人員（人）中級(jí)及以上技術(shù)職務(wù)（人）大專及以上學(xué)歷（人）檔案總數(shù)（卷）；（件）底圖（張）照片檔案（張）電子檔案年度歸檔數(shù)量（卷）；（件）歸檔率底圖（張）照片檔案（張）完整率電子檔案準(zhǔn)確率檔案情況經(jīng)營管理管控生產(chǎn)管理管控行政管理管控黨群管理管控產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)研究基本建設(shè)設(shè)備儀器會(huì)計(jì)干部職工實(shí)物檔案聲像電子檔案庫房設(shè)施設(shè)備建筑面積使用面積消防系統(tǒng)滅火器檔案柜密集架計(jì)算機(jī)復(fù)印機(jī)掃描儀攝像機(jī)照相機(jī)光盤刻錄機(jī)打印機(jī)

編號(hào)考核合適的內(nèi)容分?jǐn)?shù)評分細(xì)則年度工作情況自查得分考核得分備注1組織管理管控[33]1.1設(shè)置了相應(yīng)的檔案工作部門31.設(shè)置了獨(dú)立、直屬的職能機(jī)構(gòu)或檔案、信息一體化管理管控機(jī)構(gòu)的滿分2.設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，直屬在行政管理管控部或其它職能部門的不扣分1.2檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理管控原則，對各種門類與載體檔案實(shí)行綜合管理管控6做到了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理管控的滿分；有一項(xiàng)沒做好的扣2分。統(tǒng)一管理管控中，檔案實(shí)行了綜合管理管控，因工作需要而設(shè)檔案分室的不扣分1.3檔案工作列入單位的年度工作相關(guān)計(jì)劃2有文字材料體現(xiàn)檔案工作列入年度工作相關(guān)計(jì)劃的2分1.4有明確的領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，并列入公司的年度績效考核31.有明確分管領(lǐng)導(dǎo)的1分2.有文字材料體現(xiàn)檔案工作列入公司和部門年度績效考核的2分1.5檔案工作形成了管理管控網(wǎng)絡(luò)21.建立了管理管控網(wǎng)絡(luò)并定期開展活動(dòng)的1分2.各業(yè)務(wù)部門及下屬單位設(shè)專、兼職檔案員的1分1.6檔案工作管理管控部門配備了相適應(yīng)的檔案人員，檔案人員應(yīng)忠于職守，遵紀(jì)守法，并具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能31.沒有專（兼）職檔案員本項(xiàng)不得分2.檔案人員積極開展檔案學(xué)術(shù)研究，當(dāng)年在外部正式刊物發(fā)表文章的，每篇加1分；在集團(tuán)報(bào)刊發(fā)表的，每篇加0.5分。1.7檔案工作人員應(yīng)相對穩(wěn)定。工作調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并到檔案行政管理管控部門備案11.檔案人員更換頻繁本項(xiàng)不得分2.調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)辦理檔案移交手續(xù)的1分1.8建立了檔案人員崗位責(zé)任制11.沒有建立的不得分2.建立了但沒有實(shí)行的扣0.5分1.9建立健全單位檔案工作各項(xiàng)規(guī)章、制度61.建立了單位的檔案工作制度的2分2.制定了歸檔制度,編制了保管期限表1分3.建立了檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、借閱利用、保密工作制度1分；缺一項(xiàng)扣0.5分，缺三項(xiàng)不得分4.制定了檔案人員“四參加”制度的1分；制度合適的內(nèi)容不完整、操作性不強(qiáng)的，本項(xiàng)不得分5.組織專兼職檔案人員學(xué)習(xí)、落實(shí)檔案工作的有關(guān)規(guī)定、辦法和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的1分1.10有控制措施或手段保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)61、對下屬單位或部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，組織所屬單位或部門檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的1分2.有具體規(guī)定和做法并貫徹執(zhí)行，做到了“三納入”、“四參加”的2分3.歸檔及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的3分，有規(guī)定但執(zhí)行不好造成不按時(shí)歸檔，材料不齊全、散失或被私自存留或轉(zhuǎn)讓等現(xiàn)象的扣3分2設(shè)施設(shè)備[15]2.1檔案庫房、閱覽室、辦公室實(shí)行三分開21.沒分開的不得分2.兩分開的扣1分2.2庫房建設(shè)符合保管要求6沒有專用檔案庫房，本項(xiàng)不得分1.新建庫房符合《檔案室建設(shè)管理管控制度》的要求，舊庫房按要求進(jìn)行過改造的2分2.庫房面積滿足需要，并有一定余地的2分3.采取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等措施2分4.設(shè)置專用檔案展廳或陳列室的，加2分2.3檔案裝具21.案卷使用無酸卷皮卷盒的1分2.檔案柜、架數(shù)量充裕且質(zhì)量好的1分2.4根據(jù)實(shí)際需要配備必要的保護(hù)設(shè)備2有溫濕度計(jì)、滅火器、空調(diào)、去濕機(jī)各得0.5分2.5現(xiàn)代化管理管控設(shè)備3有計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)的各得1分3基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)[42]3.1文件材料及時(shí)歸檔41.有積存文件材料沒有整理歸檔的，考核不合格2.沒有按歸檔時(shí)間歸檔的本項(xiàng)不得分3.歸檔率達(dá)100%的4分，在95%以下的不得分，其間的扣2分3.2歸檔的文件制成材料符合質(zhì)量要求11.書寫材料不符合要求的扣0.5分2.紙張質(zhì)量不符合要求的扣0.5分3.3有完備的交接手續(xù)21.沒有移交登記的不得分2.有移交登記而手續(xù)不齊全的扣0.5分3.4歸檔文件齊全、完整、準(zhǔn)確121.各種門類與載體檔案應(yīng)收集齊全沒有收集電子文件的扣2分，收集不齊全、不完整的扣1分形成了照片、錄音、錄像等文件材料沒有收集的扣2分，收集不齊全、不完整的扣1分列入歸檔范圍的錦旗、牌匾、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書、禮品等沒有收集歸檔，發(fā)現(xiàn)一處，扣1分，扣滿2分止設(shè)備、基建、科研、會(huì)計(jì)、人事以及本單位特有的各種業(yè)務(wù)文件材料，應(yīng)歸檔而未歸檔的，發(fā)現(xiàn)一處扣2分，扣滿4分止2.檔案完整率98%以上，準(zhǔn)確率100%2分，95%以下的不得分，其間各扣0.5分3.5制定了本單位的分類合適的方案11.沒有分類合適的方案說明的扣0.5分有交叉和無類可歸現(xiàn)象的扣0.5分3.6組卷規(guī)范、合理，符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求41.遵循文件材料形成規(guī)律、保持卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)聯(lián)系1分2.卷內(nèi)文件排列有序，并按要求編號(hào)1分3.卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫規(guī)范、清晰1分4.卷內(nèi)文件整齊，無金屬裝訂物1分3.7編目規(guī)范，排架合理21.案卷封面填寫規(guī)范、清晰1分2.案卷標(biāo)題簡明、準(zhǔn)確、排列有序1分3.8檔案保管安全6檔案出現(xiàn)霉變、褪色、污損、蟲蛀現(xiàn)象每一項(xiàng)扣1.5分，扣完為止3.9組織檔案鑒定1對到期檔案成立了專門鑒定小組，經(jīng)鑒定后，對銷毀的檔案按要求填寫了銷毀清冊的1分3.10統(tǒng)計(jì)合適的內(nèi)容全面，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確2建立了檔案管理管控基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳（包括檔案數(shù)量、機(jī)構(gòu)、人員、庫房、設(shè)備、庫藏結(jié)構(gòu)）的2分3．11建立了全宗卷11.按要求建立了全宗卷的1分2.建立了全宗卷，但卷內(nèi)材料不全或整理不規(guī)范的扣0.5分3.12檔案管理管控現(xiàn)代化與單位管理管控現(xiàn)代化同步61.檔案管理管控現(xiàn)代化列入了單位現(xiàn)代化管理管控相關(guān)計(jì)劃的2分4開發(fā)利用[10]4.1檢索工具基本滿足利用者需要21.建立了總目錄、分類目錄的1分2.有聲像檔案目錄或完備的機(jī)讀目錄的1分4.2檔案的提供利用能基本滿足利用者需要21.檔案人員熟悉所管范圍檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)，能迅速、準(zhǔn)確調(diào)卷的1分2.查全率、查準(zhǔn)率達(dá)98%的1分4.3采用多種形式主動(dòng)服務(wù)31.能夠及時(shí)了解利用者需要，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)的2分2.采取了如分發(fā)目錄、電話調(diào)卷、開架閱覽、網(wǎng)絡(luò)提供利用等多種服務(wù)形式的1分4.4通用性編研成果1進(jìn)行了組織沿革、大事記、全宗介紹的編寫工作的1分4.5利用效果2有利用效果反饋記錄的1分編寫了至少三個(gè)利用實(shí)例并有相關(guān)證明的1分自查得標(biāo)準(zhǔn)分加分總分考核得標(biāo)準(zhǔn)分加分總分

自查情況（可另附紙書寫）單位負(fù)責(zé)人簽字單位蓋章年月日考核意見考核組組長簽名年月日審批意見蓋章年月日附件15：企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案管理管控考核書及考核標(biāo)準(zhǔn)山東省檔案管理管控考核書（2012年度）單位名稱久泰能源科技有限公司（公章）申報(bào)等次省二級(jí)批準(zhǔn)等次山東省檔案局制注：本考核書一式兩份單位名稱久泰能源科技有限公司成立時(shí)間2003.11地址臨沂市羅莊區(qū)羅八路中段郵政編碼276017檔案機(jī)構(gòu)名稱綜合檔案室隸屬部門行政管理管控部檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人吳科亭專業(yè)技術(shù)職務(wù)電案管理管控專職人員28（人）中級(jí)及以上技術(shù)職務(wù)（人）大專及以上學(xué)歷20（人）檔案總數(shù)（卷）；70752（件）底圖0（張）照片檔案165（張）電子檔案5754（件）年度歸檔數(shù)量（卷）；7328（件）歸檔率98.4%底圖0（張）照片檔案158（張）完整率98.3%電子檔案1509（件）準(zhǔn)確率98.7%檔案情況黨群工作行政管理管控經(jīng)營管理管控生產(chǎn)技術(shù)管理管控產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)研究基本建設(shè)設(shè)備儀器會(huì)計(jì)干部職工聲像電子檔案實(shí)物檔案333件1320件3959件18347件30553件5151件3820件1188件168件5754件159件庫房設(shè)施設(shè)備建筑面積使用面積消防系統(tǒng)滅火器檔案櫥密集架計(jì)算機(jī)復(fù)印機(jī)掃描儀曬圖機(jī)攝像機(jī)光盤刻錄機(jī)照相機(jī)服務(wù)器240㎡170㎡3個(gè)8個(gè)72個(gè)4臺(tái)2臺(tái)1臺(tái)1個(gè)1個(gè)編號(hào)考核合適的內(nèi)容分?jǐn)?shù)評分細(xì)則年度工作情況自查得分考核得分1組織管理管控[28]1.1設(shè)置了相應(yīng)的檔案工作部門21.設(shè)置了獨(dú)立、直屬的職能機(jī)構(gòu)或檔案、信息一體化管理管控機(jī)構(gòu)的滿分2.設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，直屬在辦公室或其它職能部門的不扣分1.2檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理管控原則，對各種門類與載體檔案實(shí)行綜合管理管控6做到了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理管控的滿分；有一項(xiàng)沒做好的扣2分。統(tǒng)一管理管控中，檔案實(shí)行了綜合管理管控，因工作需要而設(shè)檔案分室的不扣分1.3檔案工作列入單位發(fā)展規(guī)劃和年度相關(guān)計(jì)劃，并有單位檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度相關(guān)計(jì)劃1.51.列入單位發(fā)展規(guī)劃的0.5分2.列入年度相關(guān)計(jì)劃的0.5分3.制定了檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度相關(guān)計(jì)劃的0.5分1.4有明確的領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作并列入分管領(lǐng)導(dǎo)崗位責(zé)任制21.有明確分管領(lǐng)導(dǎo)的1分2.有文字材料體現(xiàn)檔案工作列入分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍的0.5分3.有事例說明領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)解決實(shí)際問題的0.5分1.5檔案工作形成了管理管控網(wǎng)絡(luò)1.51.建立了管理管控網(wǎng)絡(luò)并定期開展活動(dòng)的0.5分2.各業(yè)務(wù)部門及下屬單位有分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的0.5分3.各業(yè)務(wù)部門及下屬單位設(shè)專、兼職檔案員的0.5分1.6檔案工作管理管控部門配備了相適應(yīng)的檔案人員，檔案人員應(yīng)忠于職守，遵紀(jì)守法，并具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能11.沒有專職檔案員本項(xiàng)不得分2.人員配備與單位檔案工作相適應(yīng)的1分3.檔案人員積極開展檔案學(xué)術(shù)研究，當(dāng)年在省級(jí)以上正式刊物發(fā)表文章的，每篇加1分1.7檔案工作人員應(yīng)相對穩(wěn)定。工作調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并到檔案行政管理管控部門備案11.檔案人員更換頻繁本項(xiàng)不得分2.調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)沒有辦理檔案移交手續(xù)或到檔案行政管理管控部門備案的，本項(xiàng)不得分1.8建立了檔案人員崗位責(zé)任制11.沒有建立的不得分2.建立了但沒有實(shí)行的扣0.5分1.9檔案人員與專業(yè)技術(shù)管理管控人員享受同等待遇1有差別的本項(xiàng)不得分1.10貫徹執(zhí)行國家檔案法律、法規(guī)21.組織單位中層以上管理管控干部及專業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》和《山東省檔案條例》及國家有關(guān)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的1分2.組織專兼職檔案人員學(xué)習(xí)、落實(shí)專業(yè)（行業(yè)）系統(tǒng)或地方檔案工作的有關(guān)規(guī)定、辦法和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的1分1.11建立健全單位檔案工作各項(xiàng)規(guī)章、制度41.建立了單位的檔案工作制度并納入單位的管理管控制度1分2.制定了歸檔制度,編制了保管期限表，有底圖保管、更改制度，復(fù)制制度，有庫房管理管控制度1分；缺一項(xiàng)不得分3.建立了檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、借閱利用、保密工作制度1分；缺一項(xiàng)扣0.5分，缺三項(xiàng)不得分4.制定了檔案人員“四參加”制度的1分；制度合適的內(nèi)容不完整、操作性不強(qiáng)、未以單位正式文件發(fā)布者，本項(xiàng)不得分1．12對下屬單位或系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)31.制定了本單位或本系統(tǒng)檔案工作辦法的1分2.制定了本單位或本系統(tǒng)檔案工作規(guī)劃、相關(guān)計(jì)劃，并有工作總結(jié)的0.5分3.將對下屬單位或系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)列入了檔案人員崗位責(zé)任制的0.5分4.有具體材料顯示檔案人員履行了對各業(yè)務(wù)部門及下屬單位或系統(tǒng)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)職能的0.5分5.組織所屬單位或系統(tǒng)檔案人員及本單位兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，參加檔案行政管理管控部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)的0.5分1.13有控制措施或手段保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)21.有具體規(guī)定和做法并貫徹執(zhí)行，做到了“三納入”、“四參加”的2分2.有規(guī)定但執(zhí)行不好造成不按時(shí)歸檔，材料不齊全、散失或被私自存留或轉(zhuǎn)讓等現(xiàn)象扣1分2設(shè)施設(shè)備[17]2.1檔案庫房、閱覽室、辦公室實(shí)行三分開21.沒分開的不得分2.兩分開的扣1分2.2庫房建設(shè)符合保管要求6沒有專用檔案庫房，本項(xiàng)不得分1.新建庫房符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求，舊庫房按要求進(jìn)行過改造的2分2.庫房面積滿足需要，并有一定余地的2分3.采取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施2分4.設(shè)置專用檔案展廳或陳列室的，加2分2.3檔案裝具21.檔案裝具符合國家有關(guān)要求，案卷使用無酸卷皮卷盒的1分2.檔案柜、架數(shù)量充裕且質(zhì)量好的1分2.4根據(jù)實(shí)際需要配備必要的保護(hù)設(shè)備4溫濕度測試儀、滅火器、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、吸塵器等設(shè)備缺一種扣1分，扣滿4分止2.5現(xiàn)代化管理管控設(shè)備3計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、服務(wù)器、復(fù)印機(jī)等設(shè)備缺一種扣1分，扣滿3分止3基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)[36]3.1文件材料及時(shí)歸檔21.有積存文件材料沒有整理歸檔的，考核不合格2.單位主辦的重大活動(dòng)沒有進(jìn)行檔案登記，并按規(guī)定歸檔的考核不合格3.沒有按歸檔時(shí)間歸檔的本項(xiàng)不得分4.歸檔率達(dá)100