內部文件與記錄管理制度

內部文件與記錄管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度的目的是為了規(guī)范和統(tǒng)一我司內部文件和記錄的管理，確保信息的安全性、完整性和可用性，并為企業(yè)的決策和經(jīng)營管理供應有效的支持。本制度依據(jù)國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司實際情況訂立。第二條適用范圍本制度適用于我司全部部門、崗位和人員，包含全體員工、顧問、臨時工和實習生等。第三條定義內部文件：指公司內部產(chǎn)生的各類文件、文件夾、報告、表格、電子郵件、備忘錄等。包含但不限于各級規(guī)章制度、決策布置、會議紀要、人事檔案、財務報表等。記錄：指各類文件、文件夾、賬簿、臺賬、日志、備忘錄等。包含但不限于項目記錄、業(yè)務記錄、工作日志、工時統(tǒng)計表等。第二章文件管理第四條文件登記與編號公司內部全部緊要文件均需登記并編號，建立文件清單。文件登記應包含文件名稱、編號、發(fā)文單位、部門、起草人、審核人、簽發(fā)人、發(fā)文日期等信息。文件編號應統(tǒng)一使用公司設定的編號規(guī)定，確保唯一性和易于管理。第五條文件的起草、審核和簽發(fā)文件屬于公司內部文件的，應依照公司規(guī)定的格式進行起草，遵從簡明扼要、準確明確的原則。文件起草完成后，應提交給上級部門或相關人員進行審核。審核通過后，應簽發(fā)給相關人員，并在文件上明確簽發(fā)人和簽發(fā)日期。第六條文件的備份和存檔緊要文件必需進行電子化備份，并保存在公司指定的存儲設備或服務器上。文件備份應定期檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。文件存檔應依照公司規(guī)定的時間和方式進行，確保文件的安全性和可檢索性。第七條文件的查閱和借閱公司內部文件可以依據(jù)需要進行查閱，但必需符合公司規(guī)定的訪問權限和程序。需要借閱文件的人員必需填寫借閱申請表，并獲得相關部門負責人的批準。借閱的文件必需定時歸還，并在歸還時確認無誤。第八條文件的銷毀和歸檔文件的銷毀必需經(jīng)過正式程序，包含申請銷毀、審核銷毀、備案銷毀等。文件的歸檔應依照公司規(guī)定的歸檔程序進行，保證文件的先后次序和分類清楚。第三章記錄管理第九條記錄的填寫和審核記錄的填寫應依照公司規(guī)定的表格或格式進行，確保準確性和完整性。填寫記錄的人員必需對其負責，并在填寫完成后進行自查和自審。填寫記錄的部門或人員應及時審核，確保記錄的可靠性和真實性。第十條記錄的整理和歸檔記錄應依照公司規(guī)定的分類和次序進行整理，確保信息的可查閱性和統(tǒng)計分析。歸檔的記錄應依照公司要求進行，包含文件夾編號、資料分類、歸檔期限等。歸檔的記錄應妥當保管，防止丟失、損壞或泄露。第十一條記錄的保密和權限管理公司內部的記錄必需嚴格保密，不得隨便傳播或泄露。記錄的查閱和訪問權限應依據(jù)部門和崗位的需要進行授權，并及時調整與撤銷。員工離職或調離時，應取消其對相關記錄的訪問權限。第十二條記錄的備份和恢復緊要的記錄必需進行電子化備份，并保存在公司指定的存儲設備或服務器上。備份記錄應定期檢查，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時，應及時進行恢復，保證工作的連續(xù)性和數(shù)據(jù)的完整性。第四章法律責任第十三條違規(guī)行為的處理對于違反本制度的行為，將依據(jù)公司相關規(guī)定進行處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、停職、調崗、降薪、辭退等。第十四條法律責任對于有意泄露、竄改、銷毀等違法行為，將依法承當相應的法律責任，并追究其個人的民事賠償責任。第五章附則第十五條本制度的解釋權本制度的解釋權歸我司管理負責人全部，并有權對本制度進行修