水泥制品企業(yè)ISO9000范例-文件和資料控制程序

文件號(hào)QP420100版次1.0編寫日期2001-04-29共8頁(yè)第1頁(yè)文件和資料控制程序1.目的建立公司文件和資料審核、分發(fā)及更新程序，使公司文件均能得到有效控制。2.范圍適用于涉及文件(含資料)編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新的部門主管及個(gè)人。3.定義3.1質(zhì)量體系所產(chǎn)生的受控文件共3類：3.1.1《質(zhì)量手冊(cè)》；3.1.2程序文件；3.1.3工作文件，包括如下：A.崗位職責(zé)；B.相關(guān)部門制訂的圖紙、工藝卡片、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程和管理規(guī)定等。3.2外來(lái)文件：非本公司制訂的但用于本公司質(zhì)量體系的文件，如法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際公約、慣例和顧客提供的文件等。4.職責(zé)4.1《質(zhì)量手冊(cè)》：4.1.1ISO推行小組負(fù)責(zé)編寫《質(zhì)量手冊(cè)》及其更新版本；4.1.2管理者代表負(fù)責(zé)審核《質(zhì)量手冊(cè)》的內(nèi)容。4.1.3總經(jīng)理批準(zhǔn)《質(zhì)量手冊(cè)》。4.1.4管理部負(fù)責(zé)：《質(zhì)量手冊(cè)》的分發(fā)、原稿的存檔及作廢版本處理。注：質(zhì)量手冊(cè)的分發(fā)參照質(zhì)量手冊(cè)控制分發(fā)名單。4.2程序文件：4.2.1各部門主管負(fù)責(zé)編寫與本部門相關(guān)的程序文件及其更新版本；4.2.3管理者代表負(fù)責(zé)審核程序文件。4.2.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件。4.2.5管理部負(fù)責(zé)：分發(fā)程序文件；原稿的存檔及處理作廢版本。注：程序文件的分發(fā)參照附錄“文件分發(fā)名單控制表”，程序文件涉及的班組依實(shí)際情況進(jìn)行頒發(fā)控制。4.3工作文件：4.3.1相關(guān)部門主管負(fù)責(zé)組織編寫本部門的“工作文件”及更新版本；4.3.2公司管理者代表負(fù)責(zé)審核“工作文件”內(nèi)容。4.3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)工作文件；4.3.4管理部負(fù)責(zé)工作文件及更新版本的分發(fā)和原稿的存檔及處理作廢版本。注：工作文件的分發(fā)參照附錄“文件分發(fā)名單控制表”，工作文件涉及的班組依實(shí)際情況進(jìn)行頒發(fā)控制。4.4外來(lái)文件：4.4.1管理部負(fù)責(zé)：控制、分發(fā)外來(lái)文件及更新版本和處理作廢版本；存檔外來(lái)文件。4.4.2各部門主管負(fù)責(zé)存檔本部門使用的外來(lái)文件。5.要求5.1總則受控文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、更改、發(fā)行、存檔、作廢等，按本程序職責(zé)說(shuō)明執(zhí)行。5.2受控文件分發(fā)前準(zhǔn)備：5.2.1文件的編號(hào)和批準(zhǔn)：文件在經(jīng)相關(guān)部門或個(gè)人在編寫完成后進(jìn)行如下處理：A.編號(hào)：按照“5.12”的要求進(jìn)行編號(hào)。B.批準(zhǔn)：按照本程序“4.職責(zé)”的要求由相應(yīng)的批準(zhǔn)人在文件上簽章使文件生效；5.2.2受控文件的登記和標(biāo)識(shí)：A.文件批準(zhǔn)后并登錄于“文件目錄”中；B.交分發(fā)者的文件可以是原稿、復(fù)印件或傳真方式。C.若以原稿或復(fù)印件交分發(fā)者，則在作為原稿/復(fù)印件的文件首頁(yè)背面蓋“受控”章以便識(shí)別。D.若以傳真方式送分發(fā)者，分發(fā)者收到傳真后在首頁(yè)背面蓋“受控”章以便識(shí)別。E.對(duì)于分發(fā)給使用部門的原稿或復(fù)印件，應(yīng)由文件的分發(fā)部門在相應(yīng)的文件的首頁(yè)正面加蓋紅色的“受控”章，以表明文件處于“受控”狀態(tài)。F.對(duì)于非受控文件，如：用于教育培訓(xùn)的文件等，應(yīng)于首頁(yè)加蓋“參考文件”章，以便識(shí)別。5.3受控文件分發(fā)：5.3.1分發(fā)前，文件的批準(zhǔn)人確定文件分發(fā)范圍，填寫“文件分發(fā)名單”，文件分發(fā)名單確定的原則是：凡是與文件執(zhí)行內(nèi)容有關(guān)的部門均應(yīng)得到相應(yīng)文件的有效版本。5.3.2文件分發(fā)者按批準(zhǔn)人確定的“文件分發(fā)名單”復(fù)印文件，并將文件分發(fā)給相應(yīng)的部門或個(gè)人。5.3.3接受文件人在“文件分發(fā)記錄表”上簽章，作為文件接收的證據(jù)。5.3.4如果分發(fā)的文件是更新版本，分發(fā)者應(yīng)按照原分發(fā)范圍（即原有的“文件分發(fā)名單”）要求文件的接收人出示失效文件，并蓋[作廢]章做作廢處理或當(dāng)場(chǎng)銷毀，分發(fā)者在“文件分發(fā)記錄表”上簽章作已處理失效文件記錄，作廢文件的原稿需保留。5.4受控文件的更改：5.4.1《質(zhì)量手冊(cè)》、程序文件及工作文件需更改時(shí)，如涉及文件內(nèi)容的更改，由申請(qǐng)者填寫“文件更改申請(qǐng)”表，經(jīng)管理者代表審核后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由管理部按照5.3節(jié)的規(guī)定分發(fā)至相關(guān)部門和個(gè)人。如果只是錯(cuò)字或字?jǐn)?shù)的刪減等的更改，則可由管理者代表認(rèn)可后直接在文件上更改(含原件)，并在更改處簽章。5.4.2除非有特別指定，受控文件的更改應(yīng)由管理者代表審核后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.4.3文件內(nèi)容做小的改動(dòng)時(shí)，須抽換更改的那一頁(yè)次及版本頁(yè)(首頁(yè))，其余頁(yè)次內(nèi)容不作變更。5.4.4更改版本號(hào)整數(shù)位或更改頁(yè)碼時(shí)，整份文件換為新版。5.4.5文件版本更改準(zhǔn)則A.文件的首版，其起始版本號(hào)應(yīng)為1.0。B.凡是對(duì)文件中一般的非原則性差錯(cuò)的更改，每更改一次應(yīng)順次提升版本號(hào)小數(shù)點(diǎn)后面的一位數(shù)，如由1.0改為1.1由1.2改為1.3…等。C.凡是文件更改中涉及系統(tǒng)的主要內(nèi)容或需要增、減頁(yè)次等，應(yīng)更改版本號(hào)整數(shù)位，每更改一次順次提升整數(shù)位1.2改為2.0；2.4改為3.0等，每次更改后的新版本號(hào)的小數(shù)位應(yīng)從X.0開始。D.表格的版本、版次的更改與文件相同。5.5受控文件存檔參照質(zhì)量記錄控制程序（QP420200）執(zhí)行。5.6受控文件控制：5.6.1受控文件統(tǒng)一由管理部分發(fā)，其他部門未經(jīng)授權(quán)不得分發(fā)。5.6.2如確因?qū)嶋H需要增發(fā)文件，可以向文件批準(zhǔn)者申請(qǐng)：A.由批準(zhǔn)人直接填寫在“文件分發(fā)名單”中，正式擁有受控文件。B.要求一份復(fù)制版本，復(fù)制版本蓋[參考文件]章，以不列入更新控制范圍。5.7《質(zhì)量手冊(cè)》和程序文件的制作內(nèi)容應(yīng)包含如下幾個(gè)方面，工作文件可根據(jù)實(shí)際需要對(duì)以下內(nèi)容做適當(dāng)?shù)倪x擇：5.7.1目的:為了順利執(zhí)行程序，先必須清晰地闡述編寫文件的出發(fā)點(diǎn)。5.7.2范圍:對(duì)文件有影響的組織、功能、條款、范圍進(jìn)行描述。5.7.3定義:恰如其分地解釋程序中特定的詞、條款或符號(hào)。5.7.4職責(zé):控制、權(quán)力和確保任務(wù)執(zhí)行的責(zé)任。5.7.5工作程序:通過特定的工作順序來(lái)完成特定的工作內(nèi)容。5.7.6參考資料:確定與程序有聯(lián)系的特定的文件、資料。5.7.7報(bào)告和記錄:列出與程序有關(guān)的所有表單或報(bào)告。5.8文件制作章節(jié)編號(hào)及規(guī)定:5.8.1章節(jié)編號(hào)規(guī)定如下:1.目的2.范圍3.定義4.職責(zé)4.14.25.工作程序5.15.25.2.2A.B.C．a(chǎn).b.5.2.3A．5.36.參考資料7.報(bào)告和記錄5.8.2.章節(jié)編號(hào)以不超過四位數(shù)為原則，超過時(shí)以A,B,C...表示，再次以a,b,c,...表示。5.8.3.程序文件參考依“5.8.1.”節(jié)的項(xiàng)目及順序編寫，若沒有參考資料或流程圖時(shí)，則在該項(xiàng)目填入“略”即可。5.9.要求:以本規(guī)范字體(宋體標(biāo)小四號(hào)字)為標(biāo)準(zhǔn)參考字體。5.10文件編寫準(zhǔn)則5.10.1《質(zhì)量手冊(cè)》采用8位編碼，其規(guī)定如下：□□□□□□□□①②③④⑤⑥⑦=8\*GB3⑧A.①②為《質(zhì)量手冊(cè)》的別碼；⑥⑦為《質(zhì)量手冊(cè)》的流水號(hào)代碼。如：QM010000┬┬┬││└─《質(zhì)量手冊(cè)》此四碼為0000│└─流水號(hào)└─《質(zhì)量手冊(cè)》5.10.2程序文件采用8位編碼,其規(guī)定如下：□□□□□□□□①②③④⑤⑥=7\*GB3⑦=8\*GB3⑧A.①②為文件別代號(hào)，QP表示程序文件；B.③對(duì)應(yīng)ISO9001：2000項(xiàng)目(4～8)以4～8表示。a.4質(zhì)量管理體系b.5管理職責(zé)c.6資源管理d.7產(chǎn)品和/或服務(wù)實(shí)現(xiàn)的過程e.8測(cè)量、分析與改進(jìn)C.④為每大項(xiàng)的分項(xiàng)代號(hào)，以1～9表示，如：a.4質(zhì)量管理體系41總要求42文件要求b.5管理職責(zé)51管理層承諾52以顧客為中心53質(zhì)量方針54策劃55職責(zé)、權(quán)限和溝通56管理評(píng)審c.6資源管理61資源準(zhǔn)備62人力資源63設(shè)施64工作環(huán)境d.7產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)71產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)策劃72與客戶相關(guān)的過程73設(shè)計(jì)和開發(fā)74采購(gòu)75生產(chǎn)和服務(wù)的運(yùn)作76測(cè)量和監(jiān)控設(shè)備的控制e.8測(cè)量、分析與改進(jìn)81策劃82測(cè)量和監(jiān)控83不合格的控制84資料分析85改進(jìn)E.⑤⑥兩位為流水號(hào)，自01～99號(hào)由各部門依據(jù)需要以流水號(hào)方式編號(hào)，如：QP420100┬┬┬┬│││└─ QP文件此二碼為00││└─流水號(hào)│└─程序文件分項(xiàng)代號(hào)└─程序文件5.11表格編號(hào)準(zhǔn)則采用8位編號(hào)方法，其規(guī)定如下：□□□□□□□□①②③④⑤⑥⑦⑧5.11.1①②為文件表單代號(hào)，F(xiàn)M表示表格/表單；5.11.2③④⑤⑥為對(duì)應(yīng)程序文件的編號(hào)（詳見5.10.2.D和5.10.2.E的規(guī)定）5.11.3⑦⑧為為表格的流水號(hào),自01～99號(hào)由各部門依據(jù)需要以流水號(hào)方式編號(hào)，如：廈門×××制品有限公司文件目錄表(FM420101)FM420101┬┬┬┬│││││││└─文件目錄表（流水號(hào)）││└─對(duì)應(yīng)程序文件編號(hào)│└─對(duì)應(yīng)程序文件編號(hào)└─代表表格5.11.6、外來(lái)表單（如國(guó)家、行業(yè)、質(zhì)檢站等統(tǒng)一制訂的表單）采用原編號(hào)。5.12工作文件的編號(hào)準(zhǔn)則,同程序文件編號(hào)準(zhǔn)則,只是”QP”改為”WI”,其他不變.如：WI630100┬┬┬││└─工作文件流水號(hào)│└─對(duì)應(yīng)程序文件編號(hào)└─工作文件代號(hào)5.12.7外來(lái)文件延用原編號(hào)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB×××××、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)JC×××××等）；若需要，可用本公司文件編號(hào)準(zhǔn)則進(jìn)行。6.參考資料6.1質(zhì)量記錄控制程序(QP420200)7.附件及表單7.1