基于ERP實施的一種WHEE方法論研究

[摘要]在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的熱浪中，各行各業(yè)都在主動或被動地尋求提質(zhì)、增效、降本的數(shù)字化解決方案，ERP作為企業(yè)基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng)，其重要性、必要性已被各界認(rèn)可，但是ERP實施的成功率又讓業(yè)界詬病。ERP實施的復(fù)雜性、技術(shù)性、協(xié)調(diào)性、標(biāo)準(zhǔn)性、統(tǒng)籌性、個體性決定了企業(yè)在引入ERP時必須創(chuàng)建一套實施方法論。文章以京馬電機有限公司ERP實施為研究對象，總結(jié)出一種ERP實施方法—“WHEE”方法論，對ERP相關(guān)崗位人員進(jìn)行界定工作內(nèi)容W（whattodo）、標(biāo)準(zhǔn)工作流程H（howtodo）、提升崗位能力E（enabletodo），提出并創(chuàng)設(shè)“賦能師”E（enableperson）角色概念，研究WHEE管理方法，該方法能為ERP實施提供賦能理論基礎(chǔ)，也可以為其他項目類管理提供借鑒。[關(guān)鍵詞]ERP實施；實施方法論；WHEE方法論；項目管理方法ERP是企業(yè)資源計劃（EnterpriseResourcePlanning）的縮寫，ERP根源于制造業(yè)，后來迅速擴展到其他眾多行業(yè)，擁有了其他功能。ERP系統(tǒng)的實施不能單純視為一個IT項[1]，它需要跨多學(xué)科領(lǐng)域團隊的共同發(fā)力。ERP深入企業(yè)內(nèi)部，打通財務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化管理，優(yōu)化企業(yè)的政策、流程和決策基礎(chǔ)。當(dāng)前，在我國企業(yè)管理軟件市場，ERP軟件行業(yè)參與者主要分為跨國ERP巨頭（SAP、Oracle、IBM）、國內(nèi)ERP軟件領(lǐng)導(dǎo)群（用友軟件、金蝶國際）、國內(nèi)ERP軟件中間層（浪潮通軟、新中大、金算盤）、國內(nèi)中小型ERP軟件廠商（佳軟、金航數(shù)碼、英克）四個層次。在體量上，本土企業(yè)超過了國外企業(yè)，但是在高端市場上還存在差距[2]。中國軟件行業(yè)協(xié)會副秘書長朱鵬舉曾指出，近年來，ERP在我國獲得了高速的推廣和發(fā)展，眾多企業(yè)通過實施ERP提高了管理水平，改善了業(yè)務(wù)流程，達(dá)到了預(yù)期效果。但是要清醒地認(rèn)識到，我國企業(yè)及其相關(guān)人士在認(rèn)識與使用上對ERP存在相當(dāng)程度的障礙，絕大多數(shù)企業(yè)認(rèn)識與推廣ERP信息系統(tǒng)主要是受市場與傳媒的影響，ERP系統(tǒng)實施的成功率相比發(fā)達(dá)國家來說非常低[3]。每家企業(yè)會根據(jù)其體量規(guī)模和發(fā)展階段選用不同的ERP軟件，每個實施ERP的企業(yè)都應(yīng)找到適合自身的方法論，筆者團隊基于1979年創(chuàng)立的、離散型的、多法人的機械制造企業(yè)的ERP實施經(jīng)驗，總結(jié)出一套WHEE方法論。（一）基礎(chǔ)設(shè)置IT人員的工作內(nèi)容包括：賬套創(chuàng)建與備份、角色設(shè)置、用戶權(quán)限分配以及ERP服務(wù)器日常維護(hù)、客戶端安裝及PC維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)與設(shè)備配置及維護(hù)。賦能師（ERP工作專班人員）的工作內(nèi)容包括：設(shè)置銷售、采購、質(zhì)量、生產(chǎn)、庫存、存貨核算、財務(wù)會計業(yè)務(wù)參數(shù)。賦能師作為推動企業(yè)ERP應(yīng)用的核心關(guān)鍵人員，在實務(wù)中往往可以根據(jù)各個模塊劃分工作，幫助各部門監(jiān)督ERP的實施進(jìn)度。技術(shù)部人員的工作內(nèi)容包括：創(chuàng)建存貨檔案和物料清單（BOM）。采購部人員的工作內(nèi)容包括：收集及創(chuàng)建供應(yīng)商檔案，錄入與維護(hù)供應(yīng)商存貨調(diào)價單。制造部人員的工作內(nèi)容包括：根據(jù)實際情況劃分設(shè)計部門車間檔案以及倉庫檔案。質(zhì)量部人員的工作內(nèi)容包括：創(chuàng)建與維護(hù)來料、過程、發(fā)退貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)以及檢驗方案。銷售部人員的工作內(nèi)容包括：收集客戶信息并創(chuàng)建客戶檔案。設(shè)備部與后勤部人員的工作內(nèi)容包括：創(chuàng)建與維護(hù)存貨檔案和供應(yīng)商檔案。財務(wù)部人員的工作內(nèi)容包括：設(shè)置會計科目、結(jié)算方式，銀行檔案以及開戶行的錄入與維護(hù)，錄入及維護(hù)收付款協(xié)議檔案，設(shè)置項目大類、分類以及項目檔案的錄入及維護(hù)，審核盤點單。（二）ERP業(yè)務(wù)單據(jù)工作內(nèi)容銷售人員的工作內(nèi)容包括：銷售訂單的錄入；發(fā)貨單的錄入并完成發(fā)貨報檢；根據(jù)銷售出庫單或發(fā)貨單生成銷售發(fā)票。采購人員的工作內(nèi)容包括：采購訂單的錄入；到貨單的錄入；根據(jù)采購入庫單生成采購發(fā)票；委外訂單的錄入；到貨單的錄入；委外核銷；根據(jù)委外入庫單生成委外發(fā)票；采購發(fā)票、委外發(fā)票的結(jié)算；供應(yīng)商存貨調(diào)價單的錄入與維護(hù)；跑需求計劃時，按需求計劃生成相應(yīng)采購訂單或委外訂單。計劃（PMC）人員的工作內(nèi)容包括：根據(jù)銷售訂單跑LRP（或MRP）需求計劃，生成生產(chǎn)計劃，根據(jù)生產(chǎn)計劃生成生產(chǎn)訂單，根據(jù)實際情況修改；生產(chǎn)訂單（沒有上游單據(jù)時，新增空白訂單）。質(zhì)量人員的工作內(nèi)容包括：進(jìn)廠檢驗，根據(jù)到貨單做報檢單，根據(jù)報檢單做檢驗單；出廠檢驗，根據(jù)發(fā)貨單做報檢單，根據(jù)報檢單做檢驗單；過程檢驗，隨機抽樣檢驗并出具相應(yīng)檢驗單。倉庫人員的工作內(nèi)容包括：在原材料倉庫，根據(jù)檢驗單做采購入庫單；根據(jù)退貨單做紅字采購入庫單；根據(jù)生產(chǎn)訂單做材料出庫單；月末盤點單的生成和填制；調(diào)撥單（有線邊倉或同賬套不同倉庫調(diào)運時）；不合格品記錄單和形態(tài)轉(zhuǎn)換單的生成審核維護(hù)。在半成品倉庫，根據(jù)生產(chǎn)訂單做產(chǎn)成品入庫單；根據(jù)生產(chǎn)訂單做材料出庫單；月末盤點單；調(diào)撥單。在成品倉庫，根據(jù)生產(chǎn)訂單做產(chǎn)成品入庫單；根據(jù)銷售發(fā)貨單做銷售出庫單；調(diào)撥單（調(diào)撥外租倉出庫）。存貨核算（成本會計）的工作內(nèi)容包括：進(jìn)行“銷售管理”“采購管理”“委外管理”“庫存管理”月末結(jié)賬操作；進(jìn)行“存貨核算”操作，暫估成本錄入；結(jié)算成本處理；委外核銷調(diào)整處理；正常單據(jù)記賬；特殊單據(jù)記賬；產(chǎn)成品成本分配；期末處理；進(jìn)行“憑證處理”操作，生成憑證；進(jìn)行“對賬”操作，與總賬對賬；日常需要查驗各類單據(jù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，避免月末進(jìn)行存貨核算時由于單據(jù)錯誤而造成影響；月末結(jié)賬。應(yīng)付會計的工作內(nèi)容包括：采購發(fā)票審核并生成憑證；應(yīng)付單錄入并審核生成憑證；付款單據(jù)錄入并審核生成憑證；應(yīng)付票據(jù)錄入及轉(zhuǎn)讓后續(xù)處理并生成憑證；完成應(yīng)付款核銷；進(jìn)行“委外管理系統(tǒng)”的“委外核銷”操作；月末結(jié)賬。應(yīng)收會計的工作內(nèi)容包括：銷售發(fā)票審核并生成憑證；應(yīng)收單錄入并審核生成憑證；收款單據(jù)錄入并審核生成憑證；應(yīng)收票據(jù)錄入及后續(xù)處理并生成憑證；完成應(yīng)收款核銷；結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益；月末結(jié)賬?？傎~會計的工作內(nèi)容包括：填制憑證（費用類）；固定資產(chǎn)卡片錄入及維護(hù)；計提折舊與攤銷；結(jié)轉(zhuǎn)期間損益；審核憑證；記賬；總賬與各輔助賬、明細(xì)賬對賬；總賬結(jié)賬；生成并出具財務(wù)報表。以IT人員、技術(shù)研發(fā)人員、總賬會計為例。IT人員的工作流程包括：了解業(yè)務(wù)需求，與賦能師及ERP服務(wù)商明確系統(tǒng)的功能及需求，確保正確選擇和配置合適的ERP解決方案；評估設(shè)備硬件和軟件要求，確保服務(wù)器、客戶器和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施滿足ERP系統(tǒng)的運行要求；按照服務(wù)商提供的安裝指南，安裝和配置ERP系統(tǒng)；在正式投入使用前進(jìn)行系統(tǒng)的功能測試、性能測試等；系統(tǒng)正式投入使用后，需要定期監(jiān)控其運行狀況。技術(shù)研發(fā)人員的工作流程包括：與業(yè)務(wù)部門密切合作，深入理解業(yè)務(wù)需求和流程，將其轉(zhuǎn)化為存貨檔案和物料清單；了解原材料成本、設(shè)備、制造工藝變化，建立與維護(hù)存貨檔案及物料清單，實時維護(hù)BOM的基準(zhǔn)耗用量及替代料?？傎~會計的工作流程包括：配置和管理ERP系統(tǒng)中的總賬模塊，根據(jù)財務(wù)業(yè)務(wù)活動，編制和處理轉(zhuǎn)賬憑證；參與會計核算和調(diào)整的工作，利用ERP系統(tǒng)提供的財務(wù)報表功能，編制各類財務(wù)報表；利用ERP系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，提供分析結(jié)果，輔助管理層制定決策和優(yōu)化業(yè)務(wù)；參與財務(wù)預(yù)算的制定和管理，與各部門合作，監(jiān)督預(yù)算控制和預(yù)算執(zhí)行；根據(jù)ERP財務(wù)模塊流程以及實際業(yè)務(wù)情況建立和維護(hù)企業(yè)的財務(wù)制度，與審計部門合作，配合年度審計和內(nèi)部審計工作。（一）賦能師（對內(nèi)—強大自己）一是深入了解業(yè)務(wù)需求。賦能師應(yīng)努力了解企業(yè)的業(yè)務(wù)需求和流程，并與業(yè)務(wù)團隊密切合作。通過與各個部門的溝通和協(xié)作，深入了解不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，更好地理解如何應(yīng)用和推廣相關(guān)技術(shù)。二是不斷學(xué)習(xí)和更新知識。賦能師應(yīng)持續(xù)學(xué)習(xí)和關(guān)注相關(guān)的技術(shù)和行業(yè)動態(tài)。了解新的技術(shù)趨勢和解決方案，參加培訓(xùn)和研討會，并與同行交流，保持自己在技術(shù)領(lǐng)域的更新和精進(jìn)。三是發(fā)展溝通和人際關(guān)系技巧。賦能師需要與不同層級和背景的人保持良好的溝通和合作關(guān)系。發(fā)展良好的人際關(guān)系技巧，包括傾聽能力、溝通能力、問題解決能力等，與團隊成員、用戶和管理層進(jìn)行有效溝通和協(xié)作。四是培養(yǎng)項目管理能力。賦能師在協(xié)調(diào)和管理項目過程中起到重要的作用。建議賦能師學(xué)習(xí)和培養(yǎng)項目管理技能，包括項目計劃、里程碑管理、風(fēng)險評估和資源管理等，以確保項目的順利實施和推進(jìn)。五是提供價值和解決方案。賦能師應(yīng)以提供價值和解決問題為導(dǎo)向，關(guān)注用戶需求和問題，針對性地提供解決方案和支持，在實際應(yīng)用中持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。六是不斷反思和改進(jìn)。賦能師應(yīng)持續(xù)反思自己的工作方式和效果，尋求改進(jìn)和學(xué)習(xí)的機會。審視過去的經(jīng)驗和教訓(xùn)，總結(jié)成功和失敗的原因，并在實踐中不斷調(diào)整和改進(jìn)自己的方法和工作流程。（二）賦能師（對外—賦能他人）一是技術(shù)轉(zhuǎn)化。賦能師可以幫助將技術(shù)轉(zhuǎn)化為實際的業(yè)務(wù)價值。他們理解企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，具備精深的技術(shù)知識和專業(yè)技能。通過與ERP業(yè)務(wù)代表、項目經(jīng)理等團隊成員的密切合作，賦能師能夠?qū)⒓夹g(shù)解決方案與實際業(yè)務(wù)需求相結(jié)合，幫助企業(yè)更好地實施和應(yīng)用新技術(shù)。二是培訓(xùn)和支持。賦能師負(fù)責(zé)培訓(xùn)企業(yè)內(nèi)部員工，確保他們具備正確的知識和技能來使用新引入的技術(shù)和系統(tǒng)。他們可以提供系統(tǒng)操作的培訓(xùn)課程、提供實際操作指南，解答員工在使用過程中遇到的問題。通過有效的培訓(xùn)和支持，賦能師能夠幫助提高員工的技術(shù)素養(yǎng)和工作效率。三是溝通和協(xié)調(diào)。賦能師在不同團隊成員之間起到橋梁的作用。他們能夠與技術(shù)人員、業(yè)務(wù)代表、管理層等不同角色進(jìn)行良好的溝通和協(xié)調(diào)，理解各方的需求和關(guān)注點，提供有效的解決方案。通過賦能師的協(xié)助，不同崗位的員工可以更好地理解彼此的工作，加強合作，提升整體團隊的效能和產(chǎn)出。四是變革管理。賦能師在變革管理方面發(fā)揮重要作用。他們能夠識別員工的抵抗和擔(dān)憂，通過培訓(xùn)、溝通和支持的方式，降低抵抗情緒和加速變革過程。他們能夠提供實際案例和經(jīng)驗分享，幫助員工更好地適應(yīng)和融入新的工作方式和技術(shù)環(huán)境。賦能師是推動企業(yè)ERP實施的核心人員，實務(wù)中可以根據(jù)不同子模塊劃分賦能師的工作內(nèi)容，專人專長，職責(zé)明確。賦能師需要協(xié)助各部門人員了解熟悉ERP、指導(dǎo)其操作ERP，監(jiān)督并反饋ERP的日常實施情況，面對實施中的痛點難點，及時尋求解決之法。在具體工作中，創(chuàng)設(shè)賦能師專崗要將技術(shù)轉(zhuǎn)化為實際的業(yè)務(wù)價值，將解決方案與業(yè)務(wù)需求相結(jié)合，有效實施和應(yīng)用新技術(shù)，通過專業(yè)的培訓(xùn)和支持，提高員工的技術(shù)素養(yǎng)和工作效率，確保員工正確、高效地使用系統(tǒng)，優(yōu)化系統(tǒng)功能和界面設(shè)計，提升用戶體驗和滿意度。同時，要持續(xù)監(jiān)測系統(tǒng)的運行情況和業(yè)務(wù)需求的變化，推動系統(tǒng)的改進(jìn)和優(yōu)化，建立知識庫、文檔和培訓(xùn)體系，幫助企業(yè)員工掌握和應(yīng)用新技術(shù)和系統(tǒng)，推動企業(yè)在系統(tǒng)應(yīng)用和技術(shù)支持方面的快速落地和高質(zhì)量服務(wù)