農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策建議

農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策建議

文/中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院油料作物研究所；農(nóng)業(yè)部油料作物生物學(xué)與遺傳育種重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室殷艷【摘要】農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源是一種潛在的生產(chǎn)力，如何做好管理與利用工作則是促進(jìn)這種潛在生產(chǎn)力向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的有效途徑。本文結(jié)合筆者所在單位中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院油料作物研究所，對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的管理進(jìn)行探析，以期能促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源更好地開發(fā)利用,充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源在我國(guó)農(nóng)業(yè)建設(shè)中的作用?！娟P(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科技檔案;管理現(xiàn)狀;對(duì)策建議農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，是指導(dǎo)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的主要依據(jù)。目前，農(nóng)業(yè)科技檔案以其強(qiáng)大的信息資源功能在我國(guó)“三農(nóng)”工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，不論是科研還是農(nóng)業(yè)生產(chǎn)等都離不開它，并且已成為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展的巨大推動(dòng)力量。農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源是一種潛在的生產(chǎn)力，如何做好其管理與利用工作則是促進(jìn)這種潛在生產(chǎn)力向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的有效途徑。本文結(jié)合筆者所在單位中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院油料作物研究所(以下簡(jiǎn)稱油料所)，對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的管理進(jìn)行探析，以期能促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源更好地開發(fā)利用,充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源在我國(guó)農(nóng)業(yè)建設(shè)中的作用。一、農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀（一）管理日益規(guī)范化。近年來(lái)，國(guó)家和相關(guān)省市都制定并印發(fā)了系列檔案管理方面的制度，嚴(yán)格對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，按照國(guó)家和省市檔案管理規(guī)定，依據(jù)《檔案法》，結(jié)合工作實(shí)際，各級(jí)部門也相應(yīng)建立健全了檔案管理各項(xiàng)工作制度，如檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案銷毀制度、檔案移交接收制度、檔案歸檔制度等，進(jìn)一步完善了對(duì)于檔案的保管、使用、保密、歸檔的管理，將檔案工作進(jìn)一步推上了規(guī)范化的管理軌道。（二）管理任務(wù)越來(lái)越繁重。近年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)農(nóng)業(yè)科技的大力投入，農(nóng)業(yè)科技事業(yè)發(fā)展迅速，農(nóng)業(yè)科研經(jīng)費(fèi)成倍增長(zhǎng)，各類縱向、橫向科研課題在逐年增加，新興學(xué)科領(lǐng)域不斷涌現(xiàn)，大量新購(gòu)各類科研儀器設(shè)備，各類實(shí)驗(yàn)室、研究中心、試驗(yàn)示范基地等不斷增加，國(guó)際交流與合作擴(kuò)大，課題研究成果成倍增長(zhǎng)，所有這些都大大增加了農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔內(nèi)容，增加其管理任務(wù)。同時(shí)，隨著電子檔案的大量出現(xiàn)和國(guó)家對(duì)檔案管理工作要求的日益規(guī)范化，使農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作任務(wù)日趨繁重，壓力越來(lái)越大。（三）管理工作從屬化。由于長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作缺乏高度的重視，在很多領(lǐng)導(dǎo)眼里，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作是一個(gè)毫無(wú)技術(shù)含量的工作，只是存存取取放放，檔案管理工作人員只是起到一個(gè)資料保管員的作用，因此檔案管理工作在許多單位處于從屬地位，對(duì)檔案管理工作資金投入不足，檔案管理工作人員處于邊緣化狀態(tài)，在職稱晉升、工資晉級(jí)、評(píng)優(yōu)、獎(jiǎng)金分配等方面基本處于弱勢(shì)地位。甚至有些單位沒有專門的檔案室和檔案員，而是掛靠辦公室或其他相關(guān)部門，由辦公室人員兼任。這些嚴(yán)重影響了新型檔案管理模式的發(fā)展，使得檔案管理工作機(jī)制停滯不前。另外，由于檔案管理部門在各單位處于從屬地位，行政權(quán)限有限，造成在收集檔案的過程中，檔案部門很難對(duì)其他部門采取相應(yīng)的處罰措施，真正發(fā)揮其應(yīng)有的職能。二、農(nóng)業(yè)科技檔案管理對(duì)策（一）把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作融入科研工作中。把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作融入科研工作中，提高大家的歸檔意識(shí)。實(shí)行項(xiàng)目主持人（或項(xiàng)目首席專家）歸檔責(zé)任制，建立項(xiàng)目完成與檔案完卷一體化的“捆綁式”責(zé)任制，使項(xiàng)目（課題）責(zé)任人視建檔為自身業(yè)務(wù)的一部分，關(guān)注項(xiàng)目（課題）文件材料的齊全完整與系統(tǒng)化，從而保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。把文件材料的形成、積累和歸檔作為有關(guān)人員職責(zé)和工作任務(wù)目標(biāo)之一，用制度把它明確規(guī)定下來(lái)，檔案管理部門深入到各職能部門、課題組中去，了解工作情況，并為科技文件材料的形成、積累和歸檔創(chuàng)造方便條件，同時(shí)加強(qiáng)檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，保證科技文件材料的完整。（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，提升檔案管理水平。以建章立制為基礎(chǔ)，全面實(shí)行質(zhì)量和目標(biāo)管理，用制度來(lái)規(guī)范檔案管理，并督促落實(shí)到各[來(lái)自wWw.Lw5u.coM]職能部門及課題組、兼職檔案員，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，維護(hù)農(nóng)業(yè)科技檔案的完整與安全，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。在制度建設(shè)方面，油料所除了建立相應(yīng)的規(guī)章制度外，還做到了把檔案工作納入全所工作發(fā)展的軌道，堅(jiān)持了“四個(gè)掛鉤”，即檔案工作與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤、與單位及個(gè)人的年度工作任務(wù)掛鉤、與創(chuàng)建“文明處室”掛鉤、與評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤，改變了過去僅依靠檔案人員“單兵作戰(zhàn)”的狀況，集全所工作的“合力”，促進(jìn)了檔案工作的發(fā)展。（三）建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。建立自上而下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。油料所由分管所長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，綜合檔案室隸屬信息中心領(lǐng)導(dǎo)，集中統(tǒng)一管理全所各種門類、不同載體的檔案，保持了專職檔案人員的穩(wěn)定。為了把檔案工作的各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處，把檔案工作的目標(biāo)責(zé)任下達(dá)到基層，提高部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作責(zé)任感，所里要求各部門的主要負(fù)責(zé)同志分管本部門的檔案工作，并推薦具有一定思想素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力、對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的兼職檔案員，兼職檔案員具體負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預(yù)立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導(dǎo)基層的業(yè)務(wù)工作。目前所里已建立了有37人組成的兼職檔案員隊(duì)伍，全所專兼職檔案員全部具有本科以上學(xué)歷，其中具有博士學(xué)位的有16人，占檔案員總數(shù)的43.2%，形成了完善的所級(jí)檔案綜合管理體系，實(shí)現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，為搞好檔案工作打下了堅(jiān)實(shí)的組織基礎(chǔ)。（四）全面開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的最終目的，是為了提供利用，即充分發(fā)揮科技檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為我國(guó)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化服務(wù)，科技檔案利用的社會(huì)價(jià)值，就是直接為國(guó)家創(chuàng)造財(cái)富?？萍紮n案能否轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是做好檔案管理工作的重要內(nèi)容。通過改革和創(chuàng)新，向收集、加工、整理、傳播、研究和利用知識(shí)的知識(shí)服務(wù)行業(yè)發(fā)展，使農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作成為農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要支撐體系，要在實(shí)現(xiàn)資源整合的基礎(chǔ)上，面向農(nóng)業(yè)科技工作者提供參考咨詢、定題和專題信息服務(wù)、動(dòng)態(tài)信息提供、個(gè)性化信息推送、借閱等服務(wù)。通過充分利用農(nóng)業(yè)科技檔案：一是提高科研項(xiàng)目的競(jìng)爭(zhēng)力和獲準(zhǔn)率，保證科研項(xiàng)目的順利完成。如油料所科研人員在申報(bào)項(xiàng)目、獎(jiǎng)勵(lì)、專利、項(xiàng)目驗(yàn)收等方面充分利用檔案資料，對(duì)檔案資源的充分利用，給他們的科研工作帶來(lái)了豐[來(lái)自WwW.lw5u.cOm]厚回報(bào)。油料所已主持承擔(dān)國(guó)內(nèi)外各類科研項(xiàng)目1400多項(xiàng)，培育油料品種160個(gè)，主持獲各類科技成果獎(jiǎng)勵(lì)145項(xiàng)，其中國(guó)家成果獎(jiǎng)19項(xiàng)，高居國(guó)內(nèi)油料科研機(jī)構(gòu)之首。部分研究成果達(dá)到國(guó)際領(lǐng)先或先進(jìn)水平。油料所先后引領(lǐng)和推動(dòng)了我國(guó)油菜產(chǎn)業(yè)三次跨越發(fā)展，累計(jì)為社會(huì)創(chuàng)造效益1000億元以上。二是利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，直接指導(dǎo)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，開展科技扶貧?？萍紮n案不被利用，扶貧工作就不會(huì)在短期內(nèi)打開局面，再好的科研成果也得不到社會(huì)的承認(rèn)和支持。三是利用檔案信息資源，為成果管理服務(wù)，科技檔案在編寫參考資料方面，也是必不可少的。例如，油料所為了使更多的成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，上級(jí)要求對(duì)建所以來(lái)的科技成果進(jìn)行全面清理。為此，搞成果管理的同志，調(diào)閱了建所以來(lái)的所有成果檔案，編寫了84項(xiàng)科技成果目錄表，并按授獎(jiǎng)的類別進(jìn)行了歸類整理，列成簡(jiǎn)介表，將成果管理工作分為三階段，寫出油料所科研成果及成果管理總結(jié)報(bào)告。此項(xiàng)編研工作摸清“家底”，又為利用成果提供了方便。三、結(jié)束語(yǔ)綜上所述，為做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，大力促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，切實(shí)發(fā)揮好其在我國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展中的重要作用，就必須把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作融入科研工作中，加強(qiáng)制度建設(shè)，提升檔案管理水平，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，全面開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案。參考文獻(xiàn):[1]連華.農(nóng)業(yè)科技檔案的作用及其開發(fā)利用[J].安徽