大學學生檔案管理辦法

大學學生檔案管理辦法大學學生檔案管理辦法1學生檔案是如實記載學生在校期間學習、生活、成長的記錄，為了貫徹黨的教育方針，真正落實國家頒布的《教育法》，加強對學生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培養(yǎng)學生為學生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用；為了準確無誤的整理保管每一名學生的檔案材料內容，特制定本辦法一、管理原則學生檔案管理實行全校學生檔案集中統(tǒng)一管理，切實維護學生檔案的完整性和真實性。二、學生檔案歸檔范圍1、學生高考資料2、高等學校畢業(yè)生體檢表3、高等學校畢業(yè)生登記表4、入團志愿書5、入黨申請書、志愿書及考核、培養(yǎng)、調查材料6、學生獎懲材料7、學生學籍異動材料8、成績總表9、學生教育實習、畢業(yè)實習考核成績評定表10、其它三、學生檔案管理人員工作職責1、負責對各學院、部門的學生檔案材料的整理進行指導、督促，在每年十二月對學生檔案的收集整理進行檢查、考核。2、積極提供利用并辦理檔案的查閱。3、保管好學生檔案，遵守保密制度，保證學生檔案的安全。4、做好學生檔案的進出、交接和轉遞工作。5、辦理其他有關事宜。四、部門學生檔案管理工作職責1、各學院按各自職責范圍收集和整理相關學生檔案材料。2、學生檔案材料一律用鋼筆或毛筆書寫。3、學生在校期間形成的檔案材料由各學院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一學年度形成的檔案材料的整理。五、學生檔案的查閱1、查閱人需持有關證件在閱覽室查閱，不允許將檔案帶出閱覽室。2、查檔人不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注，不得抽出檔案材料，不得向無關人員泄露檔案內容。3、檔案原則上不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還。4、查閱學生檔案一般限對學工處、保衛(wèi)處、教務處、各學院。六、學生檔案的交接與轉遞1、每年各類招生結束后，有關部門（招生辦或教務處）應及時將學生檔案移交。移交過程中，必須認真清點、核對，并辦理交接手續(xù)。2、招生過程中和招生結束后，凡涉及學生退檔，須經招生辦同意后，辦理有關退檔手續(xù)。3、學生畢業(yè)派遣后，學生管理科在一個月內將檔案轉至畢業(yè)生就業(yè)單位或學生入學時的'生源所在地畢業(yè)生分配辦公室或人才交流機構，如有特殊情況，需將檔案保留在校的，經有關部門同意后，按學校代管檔案辦法辦理。4、檔案轉遞應辦理登記手續(xù)，填寫“轉遞通知單”，通過機要（特快專遞）轉遞檔案，“轉遞通知單”回執(zhí)返回后應及時整理并歸檔備查。5、學生檔案轉出一律不對學生個人和家長。檔案接收單位到校領取檔案必須持有公函，并由領取人簽名。（1）學生轉學，應憑轉學審批表和招生錄取名單，辦理檔案的轉出或轉入手續(xù)；（2）學生考入高一級院校，憑錄取學校的錄取通知書或調檔函辦理檔案轉出手續(xù)；（3）根據(jù)國家關于畢業(yè)生就業(yè)政策的規(guī)定，逾期未落實工作單位的學生檔案將轉至生源所在地畢業(yè)生就業(yè)主管部門保管；（4）檔案的轉遞應由工作人員專送或通過機要郵寄，學生本人或其委托人不得自帶。大學學生檔案管理辦法2一、實驗中心（室）工作檔案管理的內容1、實驗中心（室）概況：學校和業(yè)務主管部門下發(fā)的實驗中心（室）建設與管理的有關文件和資料。實驗中心（室）建設與發(fā)展規(guī)劃，實驗中心（室）占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。2、實驗中心（室）任務：實驗教學大綱、實驗教學進度表、實驗課程及項目、每學期實驗教學任務及實驗開課記錄、實驗教學科表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學的'考核方法及歷年試題、實驗報告等有關記錄，承擔的科研和社會服務項目及工作量。3、實驗中心（室）儀器設備、低制耐用品及材料：儀器設備的固定資產帳、卡、分戶統(tǒng)計帳、低制耐用品分戶帳、領用單、使用維修記錄、技術資料等，大型儀器設備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄說明書、使用記錄、說明書等，材料領用記錄等。4、實驗中心（室）管理制度和工作記錄：實驗中心（室）人員崗位責任制、實驗中心（室）專職人員工作日志、實驗中心（室）研究活動記錄、人員考核記錄、培訓計劃及實施情況，實驗中心（室）工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實驗儀器設備裝置的驗收報告等。5、實驗中心（室）經費使用：實驗中心（室）年度儀器設備購置、實驗材料消耗、儀器設備維修、條件建設等經費支出情況統(tǒng)計、實驗中心（室）年度科研項目、對外培訓、測試、技術協(xié)作、勞務等收入情況統(tǒng)計資料。6、實驗中心（室）每年上報的各種統(tǒng)計報表。二、實驗中心（室）工作立卷歸檔的管理1、實驗中心（室）及設備管理工作法規(guī)、制度文件卷：（1）國家及國家教育部與各部位、市教委有關實驗中心（室）工作的法規(guī)文件；（2）學校有關實驗中心（室）發(fā)展建設與改革等文件；（3）實驗中心（室）建制審批（含實驗中心或實驗室建立、合并、調整、撤消等）文件；（4）實驗中心（室）管理的各項規(guī)章制度；（5）實驗中心（室）建設發(fā)展規(guī)劃；（6）實驗中心（室）年度工作總計及實驗中心（室）內工作人員考核表等。2、以學校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗中心（室）工作的各種報告、報表或數(shù)據(jù)卷：A.實驗中心（室）基本情況類（1）學校各實驗中心（室）任務及人員情況學年度傳送數(shù)據(jù)與報表；（2）學校實驗項目學年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表；（3）學校專職實驗工作人員學年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表；（4）學?；A課教學實驗中心（室）基本情況學年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表。B、設備管理類（1）學校各實驗中心（室）教學科研硬件與軟件建設與使用年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表；（2）學校各實驗中心（室）教學科研硬件與軟件增減情況傳送數(shù)據(jù)與報表；3、實驗中心（室）管理卷：（1）實驗中心（室）環(huán)境條件的增擴與實驗中心（室）改革方案文件；實驗中心（室）工作的評估；實驗中心（室）工作人員及其變更情況；實驗中心（室）管理方面的重要實施細則；實驗中心（室）主任工作守則與工作人員崗位責任制等；（2）儀器設備固定資產卡片；（3）大型精密貴重硬件、軟件技術檔案。如申購可行性報告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和報損報廢等資料。（其中使用說明書和技術資料經校檔案室建檔后可由實驗中心或實驗室借用保管）。4、實驗教學管理卷：（1）實驗教學大綱、教材、講義、實驗指導書；（2）每學年度實驗教學進度計劃表；（3）實驗項目（題目）的更新、改造與淘汰等資料；（4）實驗教學課程、項目（題目）卡片（統(tǒng)一建立實驗項目庫）。三、實驗中心（室）工作檔案管理1、本制度適用于西南財經大學各級各類實驗中心、實驗室。2、實驗中心（室）檔案管理應在學校檔案館的指導下進行，各單位要有專人負責此項工作，單位主管領導要認真負責檔案管理及監(jiān)督檢查工作。3、實驗中心（室）工作檔案，從實驗中心（室）建立之日起開始建檔，并逐年積累，嚴加保管。4、各單位根據(jù)實驗中心（室）工作檔案的內容進行統(tǒng)計整理、編目、立卷、定期歸檔。5、嚴格執(zhí)行實驗中心（室）檔案借閱手續(xù)，實驗中心（室）主任及具體管理人員變動時，必須及時辦理移交手續(xù)。6、本制度自下發(fā)之日起施行。由經濟管理實驗教學中心負責解釋。大學學生檔案管理辦法3一、日常檔案工作辦法1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、復制。2、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。3、校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。5、檔案形式要求：對于各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,CD,VCD等介質，向辦公室索取檔案帶，待總結完后一并上繳。6、檔案上繳日期：在該項活動結束后一周內。7、檔案上交時由辦公室簽收。二、檔案內容要求：（一）人事檔案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學校有關部門存入該學生檔案。（二）工作檔案包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由辦公室整理保管。l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。（三）財務檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關票據(jù)、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務制度。（四）活動檔案1、活動檔案內容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結果；活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。2、活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。三、檔案查閱辦法1、查閱要求:1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。2)各部門借閱文件后，應保持文件的`完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。3)查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。4)認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。5)各部在指定時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。6)檔案閱畢后請及