合同檔案管理制度范文

第3頁共3頁合同檔案管理制度范文為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務經營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。二、檔案資料管理原則1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。①招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業(yè)設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理;②投標文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?、原則上所有原件只作存檔，不予外借;3、專管員負責統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。4、各項目部應及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。三、檔案資料的移交1、工程項目在中標后其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標文件由成本部存檔備查。2、工程項目在正式下發(fā)中標通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。3、工程項目過程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。4、竣工報告、消防驗收意見書、物業(yè)設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續(xù)。6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。四、檔案資料的管理辦法1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統(tǒng)計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續(xù)，檔案資料原件無特殊情況不得外借。3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予以處罰。6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復制。7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。合同檔案管理制度范文（二）為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。1、檔案管理內容：公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發(fā)言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內部形成的文件、規(guī)定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。3、檔案的查閱：(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。(2)公司各部門經理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批準證明方可查閱。4、檔案的保護：(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復制，必須由總經理簽字的批準申請方可抄錄或復制。(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(復印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、設備、標準資料)打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款____元。(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批準，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經分管經理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款____元____元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛(wèi)失職罰款____元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛(wèi)失職罰款____元。5、公司購買設備時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發(fā)放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、設備資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時對責任人罰款____元。6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款1000____元，并承擔公司一切損失。7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微