01檔案計(jì)算機(jī)管理概述

第一章檔案計(jì)算機(jī)管理概述第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)第三節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化一、什么是檔案管理現(xiàn)代化1、概念2、內(nèi)容3、應(yīng)用第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化一、什么是檔案管理現(xiàn)代化1、概念檔案管理現(xiàn)代化是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。三要素：檔案管理中使用了現(xiàn)代化的技術(shù)檔案管理者掌握了現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)建立起科學(xué)的檔案管理機(jī)制檔案管理從以手工為主的傳統(tǒng)手段向采用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段過(guò)渡。第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化一、什么是檔案管理現(xiàn)代化2、內(nèi)容主要是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。此外，還包括現(xiàn)代聲像技術(shù)、縮微技術(shù)、現(xiàn)代檔案保護(hù)技術(shù)、新型載體檔案管理等。新內(nèi)容會(huì)不斷增加。第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化一、什么是檔案管理現(xiàn)代化3、應(yīng)用可以解決檔案管理中迫切需要解決而用傳統(tǒng)手段又難以解決的問(wèn)題。如：自動(dòng)控制檔案庫(kù)房溫濕度，改善檔案保管條件；防治檔案蟲(chóng)、霉等生物性危害；減緩檔案載體老化、字跡褪變等由化學(xué)侵蝕和物理因素造成的影響，以利于檔案長(zhǎng)期保管；實(shí)現(xiàn)高密度存儲(chǔ)，節(jié)省庫(kù)房造價(jià)；實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索和遠(yuǎn)距離信息傳輸，做到快速準(zhǔn)確地利用檔案；對(duì)檔案借閱管理等工作進(jìn)行自動(dòng)化管理，提高工作效率。等等。第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化二、檔案計(jì)算機(jī)管理1、概念2、條件3、應(yīng)用第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化二、檔案計(jì)算機(jī)管理1、概念指在檔案管理的過(guò)程中，以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)作為工具或基本工作環(huán)境自動(dòng)或半自動(dòng)地代替人從事工作。用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的檔案信息/數(shù)據(jù)處理信息/數(shù)據(jù)：可以是反映檔案內(nèi)容和原始形態(tài)的一次信息、反映檔案著錄標(biāo)引數(shù)據(jù)的二次信息、經(jīng)過(guò)整理編輯的三次信息第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化二、檔案計(jì)算機(jī)管理2、條件（1）科學(xué)管理思想和組織保證；制度保證等。（2）檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)化如檔案著錄規(guī)則、目錄組織規(guī)則、檢索語(yǔ)言和標(biāo)引工具標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀目錄載體記錄格式等。（3）檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備數(shù)據(jù)正確、完整和規(guī)范。（4）設(shè)備、技術(shù)和人員準(zhǔn)備第一節(jié)檔案管理現(xiàn)代化二、檔案計(jì)算機(jī)管理3、應(yīng)用（1）檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索（2）檔案自動(dòng)全文（原文）存儲(chǔ)與檢索（3）檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)（4）計(jì)算機(jī)輔助立卷（5）檔案自動(dòng)標(biāo)引（6）檔案資料的自動(dòng)編輯（7）文檔一體化自動(dòng)管理（8）檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制（9）字跡褪變檔案的信息增強(qiáng)和恢復(fù)性處理第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，是指各級(jí)各類檔案部門(mén)及各種組織機(jī)構(gòu)用于對(duì)檔案信息/數(shù)據(jù)和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的各種類型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)。又稱檔案管理軟件、檔案管理系統(tǒng)等。第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)一、檔案管理系統(tǒng)功能規(guī)定檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定（國(guó)家檔案局中央檔案館2001年6月5日）基本要求第四條檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)庫(kù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。第五條檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)研制與功能設(shè)計(jì)必須符合國(guó)家有關(guān)檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。第六條檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴(yán)格的安全保密機(jī)制。第七條檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實(shí)用性、兼容性及可擴(kuò)展性，并做到界面友好，用語(yǔ)規(guī)范，操作簡(jiǎn)單，使用方便。第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定（國(guó)家檔案局中央檔案館2001年6月5日）第三章數(shù)據(jù)管理功能第十條數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對(duì)各類檔案目錄及原文信息進(jìn)行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲(chǔ)、修改、刪除等內(nèi)容。第十二條數(shù)據(jù)項(xiàng)的設(shè)置應(yīng)符合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18—1999）規(guī)定。第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定（國(guó)家檔案局中央檔案館2001年6月5日）第四章整理編目功能第十五條整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等到基本功能，并能根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號(hào)的自動(dòng)標(biāo)引功能。第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定（國(guó)家檔案局中央檔案館2001年6月5日）第五章檢索查詢功能第十七條檢索查詢模塊應(yīng)具備對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。第十八條檢索查詢模塊中必須設(shè)置題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、主題詞、分類號(hào)等檢索項(xiàng)。根據(jù)用戶需求，還可設(shè)置文件編號(hào)、檔號(hào)等輔檢索項(xiàng)。第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定（國(guó)家檔案局中央檔案館2001年6月5日）第六章輔助實(shí)體管理功能第二十一條輔助實(shí)體管理模塊應(yīng)具備對(duì)檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級(jí)變更等進(jìn)行相應(yīng)管理的功能。第二十二條輔助實(shí)體管理模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：（一）對(duì)征集、接收、移交檔案的時(shí)間、來(lái)源、交接人、數(shù)量、種類、載體等進(jìn)行管理；（二）對(duì)檔案劃控、保管期限變更、密級(jí)變更、鑒定銷毀等進(jìn)行處理。第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定（國(guó)家檔案局中央檔案館2001年6月5日）第七章安全保密功能第二十三條檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須符合《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》（國(guó)保發(fā)[1998]1號(hào)）的各項(xiàng)目要求，具備系統(tǒng)訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)保護(hù)和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控等基本功能，確保檔案數(shù)據(jù)安全。第二十四條系統(tǒng)訪問(wèn)控制，必須能實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的權(quán)限控制，并具有防止越權(quán)操作的技術(shù)措施。第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)二、開(kāi)發(fā)方式(不用展開(kāi)）（1）自主開(kāi)發(fā)，即完全由檔案館的技術(shù)人員進(jìn)行研究開(kāi)發(fā)。（2）聯(lián)合開(kāi)發(fā)，即檔案館和軟件開(kāi)發(fā)公司聯(lián)合起來(lái)進(jìn)行檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)。（3）第三方開(kāi)發(fā)，即檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)者既不是檔案館，也不是主管部門(mén)，而是商業(yè)性的軟件開(kāi)發(fā)公司。（4）全國(guó)統(tǒng)一開(kāi)發(fā)。這種方式存在于部分系統(tǒng)，如我國(guó)的氣象系統(tǒng)和工商銀行系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了整個(gè)系統(tǒng)使用一套檔案管理軟件。第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)三、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)1999年，我國(guó)第一個(gè)電子文件管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678.1-1999）發(fā)布。此后，相繼發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）、《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T43-2009）、《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）。制訂和發(fā)布的電子檔案目錄交換標(biāo)準(zhǔn)有：《全國(guó)革命歷史檔案數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)革命歷史檔案機(jī)讀目錄軟磁盤(pán)數(shù)據(jù)交換格式》（DA/T17.5-1995）、《民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案機(jī)讀目錄軟磁盤(pán)數(shù)據(jù)交換格式（DA/T20.4-1999）、《明清檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)明清檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》（DA/T33-2005）。第二節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)三、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)正在制訂的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有《電子文件名詞術(shù)語(yǔ)》、《電子檔案著錄規(guī)則》、《電子文件歸檔細(xì)則》、《電子文件管理細(xì)則》、《電子公文文檔一體化管理規(guī)范》、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能需求》、《歸檔電子文件信息載體保護(hù)技術(shù)規(guī)范》、《歸檔電子文件真實(shí)性鑒定規(guī)程》、《網(wǎng)站資源歸檔與管理規(guī)范》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全測(cè)試規(guī)程》、《數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)與建設(shè)規(guī)范》、《計(jì)算機(jī)管理檔案軟件測(cè)評(píng)方法》、《數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范》、《縮微影像數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄音檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《電子文件光盤(pán)存檔技術(shù)規(guī)范》、《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的規(guī)定》、《檔案著錄標(biāo)記語(yǔ)言》、《文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)元規(guī)范》等。第三節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展一、實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)軟件業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化從統(tǒng)一規(guī)范的檔案術(shù)語(yǔ)到對(duì)檔案立卷、標(biāo)引、分類等各個(gè)工作環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。唯有在行業(yè)內(nèi)部首先實(shí)現(xiàn)了不同軟件之間標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，才可能在此基礎(chǔ)上通過(guò)技術(shù)的升級(jí)來(lái)開(kāi)發(fā)出可以適應(yīng)不同機(jī)構(gòu)和利用要求的通用性軟件。而且只有達(dá)成全行業(yè)檔案管理軟件的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)后，才可以實(shí)現(xiàn)不同的軟件之間更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換和信息的交流。第三節(jié)檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展二、功能更完善1、仍有很多的軟件在處理文本檔案時(shí)都僅能進(jìn)行目錄和標(biāo)題以