第十二章 專門檔案管理

課程教學(xué)PPT單擊此處添加標(biāo)題文字第一節(jié)科技檔案管理引入:

現(xiàn)在大家看到的是×××學(xué)校女生宿舍設(shè)計圖，就是基本建設(shè)檔案，是科技檔案的一種，今天我們就學(xué)習(xí)科技檔案的管理知識科技檔案是什么？即科學(xué)技術(shù)檔案。是事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)歸檔保存的科技文件材料。這些科技文件材料主要是記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式的技術(shù)文件?？萍紮n案管理——科技檔案有如下的顯著特點

一是專業(yè)性強(qiáng)二是類型多樣三是關(guān)系密切（檔案材料是一整套）科技檔案管理——科技檔案的類型按信息載體和表達(dá)形式分分類標(biāo)準(zhǔn)類型說明信息載體與表達(dá)形式科技圖樣又稱圖紙，是按國家規(guī)定的制圖標(biāo)準(zhǔn)，繪制在一定載體平面上的表示物體、建筑物、構(gòu)筑物的形狀、結(jié)構(gòu)、大小或其他自然現(xiàn)象的幾何圖形按其產(chǎn)生領(lǐng)域可劃分為機(jī)械圖樣、建筑圖樣、地質(zhì)圖樣、氣象圖樣、農(nóng)業(yè)圖樣、測繪圖樣、天文圖樣、水文圖、地震圖、環(huán)保圖樣等按繪制手段、制成材料和用途的不同可劃分為草圖、原圖、底圖、副底圖、復(fù)印圖、空白圖等科技目錄和表格材料用表格形式填入文字和數(shù)字而形成的一種科技文件材料科技文字材料用文字、數(shù)據(jù)及其他符號來表示和傳遞科技信息，記錄科技活動及其成果的科技文件材料科技聲像材料在科技活動中形成的照片、影片、錄像等視聽型的文件材料科技檔案管理——科技檔案的類型按專業(yè)領(lǐng)域分分類標(biāo)準(zhǔn)類型說明專業(yè)領(lǐng)域工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計、研制和生產(chǎn)、制造活動中形成的科技檔案。顯著特點是以型號成套，一般包括技術(shù)任務(wù)書、設(shè)計和研制文件、工作圖（底圖和藍(lán)圖）、工藝文件、檢驗文件、定型和總結(jié)文件等農(nóng)業(yè)科技檔案在農(nóng)、林、牧、漁各行業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的檔案。農(nóng)業(yè)科技檔案種類繁多，綜合性較強(qiáng)，包括種子檔案、作物栽培檔案、植物保護(hù)檔案、林業(yè)檔案、畜牧檔案、水產(chǎn)檔案及農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境和農(nóng)業(yè)區(qū)劃檔案等基本建設(shè)檔案在農(nóng)、林、牧、漁各行業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的檔案。農(nóng)業(yè)科技檔案種類繁多，綜合性較強(qiáng)，包括種子檔案、作物栽培檔案、植物保護(hù)檔案、林業(yè)檔案、畜牧檔案、水產(chǎn)檔案及農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境和農(nóng)業(yè)區(qū)劃檔案等…………科技檔案管理——科技檔案的類型按記錄媒體分期分類標(biāo)準(zhǔn)類型說明記錄媒介科技電子文件計算機(jī)應(yīng)用于科技生產(chǎn)活動后的產(chǎn)物，指能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。包括各種類型的圖像文件、圖形文件、數(shù)據(jù)文件、文字處理文件、程序文件等科技紙質(zhì)材料采用傳統(tǒng)的紙張記載科技信息而形成的各種科技檔案文件科技檔案管理——科技檔案的收集工作科技檔案的收集工作：收集工作是科技檔案工作的基礎(chǔ)，是保證科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的重要前提科技檔案收集的基本要求一要注意在法律法規(guī)的指導(dǎo)下進(jìn)行收集，遵循集中統(tǒng)一管理的原則；二要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，確定適當(dāng)?shù)氖占瘹w檔制度；三要保證科技檔案的質(zhì)量，保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)?？萍紮n案管理——科技檔案的收集工作2.科技檔案收集的基本方法（1）建立與單位情況相適應(yīng)的科技檔案制度，保證科技檔案管理秩序。（2）在科技活動開始之前的籌備、申報等工作中，檔案管理部門和人員應(yīng)對科技檔案的數(shù)量、質(zhì)量要求、立檔單位、移交時間等提出明確要求，作為科技檔案接收時的依據(jù)。

（3）在科技項目或工作正式運作過程中，檔案管理部門和人員應(yīng)負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查有關(guān)單位（如勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位）科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到邊施工邊收集邊整理。（4）在科技項目或工作結(jié)束之后，檔案管理部門和人員應(yīng)參與到科技成果的評審、檢查、驗收等工作中，對與科技成果相關(guān)的檔案材料及時收集（5）檔案人員參加新購各類設(shè)備的驗收，覆行簽字手續(xù)，并對現(xiàn)場形成的文件材料和設(shè)備開箱后的隨機(jī)材料進(jìn)行現(xiàn)場收集

科技檔案管理——科技檔案歸檔要求1.歸檔基本要求1）歸檔的文件材料應(yīng)為原件。2）歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3）文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復(fù)印。4）文件材料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5）圖紙應(yīng)折疊或使用A4紙張，所有竣工圖均應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥。6）組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律采用符合檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品?？萍紮n案管理——科技檔案歸檔要求2.歸檔時間要求1）基建檔案。工程前期文件（依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件）在工作完成后一次性歸檔。施工、監(jiān)理、竣工文件視工程規(guī)模確定歸檔時間，規(guī)模較小的工程可在竣工驗收后三個月內(nèi)一次性立即歸檔，規(guī)模大、周期長的工程可按在通過單項驗收后歸檔。2）設(shè)備、儀器檔案。大型設(shè)備應(yīng)在安裝、調(diào)試成功，交付使用時歸檔，小型設(shè)備儀器開箱驗收時即可歸檔。3）科研課題檔案。一般情況，在研究結(jié)束并完成成果鑒定后歸檔。研究周期長的課題可按階段歸檔或按年度歸檔。4）產(chǎn)品、工藝檔案。一般應(yīng)在產(chǎn)品定型驗收、正式投產(chǎn)時歸檔，也可視周期長短分階段歸檔。

科技檔案管理——科技檔案歸檔要求3.歸檔份數(shù)基建檔案一般不少于2套，一套（原件）由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館。其他檔案一般歸檔1套，較重要的和利用頻繁的文件材料可根據(jù)實際情況增加歸檔份數(shù)。4.歸檔手續(xù)檔案交接時，應(yīng)編制移交清單，一式兩份，交接雙方簽字、蓋章后方可交接。科技檔案管理——科技檔案歸檔要求4.歸檔手續(xù)1）基建檔案。工程前期文件（依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件）在工作完成后一次性歸檔。施工、監(jiān)理、竣工文件視工程規(guī)模確定歸檔時間，規(guī)模較小的工程可在竣工驗收后三個月內(nèi)一次性立即歸檔，規(guī)模大、周期長的工程可按在通過單項驗收后歸檔。2）設(shè)備、儀器檔案。大型設(shè)備應(yīng)在安裝、調(diào)試成功，交付使用時歸檔，小型設(shè)備儀器開箱驗收時即可歸檔。3）科研課題檔案。一般情況，在研究結(jié)束并完成成果鑒定后歸檔。研究周期長的課題可按階段歸檔或按年度歸檔。4）產(chǎn)品、工藝檔案。一般應(yīng)在產(chǎn)品定型驗收、正式投產(chǎn)時歸檔，也可視周期長短分階段歸檔。

第二節(jié)人事檔案管理引入:

現(xiàn)在大家看到的是×××企業(yè)的一些員工的檔案資料(大學(xué)學(xué)籍表、入黨申請書、職稱表……)，這是哪類檔案？什么人事檔案？人事檔案是專門檔案的一種，是組織、人事、勞動等管理部門或其他有關(guān)部門在人事管理活動中形成的，關(guān)于個人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識能力、工作業(yè)績的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格以及其他形式的記錄資料

人事檔案管理——人事檔案的特點

人事檔案具有真實性、全面性、動態(tài)性和保密性的特點

真實性是指人事檔案材料的來源、內(nèi)容以及形式必須符合實際，能夠客觀反映當(dāng)事人的基本情況，這是人事檔案最重要的特征；全面性指人事檔案能夠概括反映當(dāng)事人各方面的信息，為了解對象提供比較完善的信息；動態(tài)性指檔案內(nèi)容會隨著當(dāng)事人的工作與生活情況發(fā)生變化；保密性是指人事檔案往往會涉及當(dāng)事人的個人或家庭隱私，甚至?xí)婕暗絾挝换驀业拿孛?，因此在提供利用時必須做好保密工作人事檔案管理——人事檔案的作用一是能夠幫助了解、考察員工，作為對其進(jìn)行基本評價的依據(jù)；二是能夠作為解決當(dāng)事人個人問題的憑證；三是為澄清歷史事實、編寫人物傳記以及專業(yè)史料提供寶貴的素材。人事檔案管理——人事檔案的分類我國的人事檔案往往根據(jù)當(dāng)事人身份分為學(xué)生檔案、工人檔案、干部檔案和軍人檔案四大類。主體是干部檔案和工人檔案人事檔案管理——人事檔案材料的歸檔范圍人事檔案具有動態(tài)性的特點,具體歸檔的材料有：第一類，履歷材料：如職工簡歷表、履歷表，各類登記表，個人簡歷材料，更改姓名的有關(guān)材料；第二類，自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。第三類，鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料；第四類，評定崗位技能和學(xué)歷材料；第五類，政審材料：入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料，更改年齡和參加工作時間的組織審查意見；第六類，加入黨團(tuán)組織的材料；第七類，獎勵材料：各類先進(jìn)人物登記表，先進(jìn)模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。第八類，違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料：如處分決定、查證核定報告、本人對處分的意見和檢查交待材料、通報材料；法院審判工作形成的判決書等。第九類，招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料。第十類，其他可供組織參考的有保存價值的材料，如殘疾體檢表、殘疾等級材料、非正常死亡的調(diào)查報告及遺書等。人事檔案管理——人事檔案的歸檔要求人事檔案材料,必須統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)16開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆,鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。凡歸檔材料不符合要求,必須返回經(jīng)辦部門補齊或補辦手續(xù),達(dá)到要求后,方可歸檔。人事檔案管理——檔案材料要求歸檔的人事檔案必須是原件,各部門不得以任何理由積壓截留檔案材料。必須是辦理完畢的正式文件材料。歸檔材料應(yīng)真實,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備,需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,蓋章簽字后方能歸入本人檔案。人事檔案管理——保管要求人事檔案管理部門，在收到人事檔案材料后，應(yīng)在3日內(nèi)歸入檔案庫房。零散材料袋內(nèi)的人事檔案材料應(yīng)在半個月之內(nèi)歸入檔案盒內(nèi)。每年對人事檔案材料集中歸檔一次。人事檔案的保管期限一般是永久。第三節(jié)會計檔案管理引入：展示會計資料后提問：這是什么檔案？什么會計檔案？

會計檔案是在會計工作流程中，圍繞會計工作的目標(biāo)而產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

會計檔案管理——會計檔案的作用

會計檔案記錄著社會組織的經(jīng)濟(jì)活動情況，是檔案的重要組成部分。會計檔案的重要作用體現(xiàn)為以下幾個方面：第一，會計檔案為決策提供有用信息，可以提高決策的科學(xué)性和可行性，防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險；第二，會計檔案能夠為保護(hù)財產(chǎn)提供有力的保障，在打擊經(jīng)濟(jì)犯罪方面發(fā)揮不可替代的作用；第三，會計檔案如實記錄單位的經(jīng)濟(jì)狀況，是研究社會經(jīng)濟(jì)及其發(fā)展規(guī)律的可靠史料。會計檔案管理——會計檔案的類型1.會計憑證類原始憑證記賬憑證2.會計賬簿類日記賬備查賬簿分類賬簿3.財務(wù)報告類資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表、附表及會計報表附注和財務(wù)情況說明書4.其他類會計檔案管理——會計檔案管理的主要工作內(nèi)容會計檔案的管理工作主要由會計部門和檔案部門承擔(dān)會計部門的會計檔案管理工作1）按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案清冊；2）當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；3）未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的單位，應(yīng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案；4）建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。會計檔案管理——會計檔案管理的主要工作內(nèi)容會計檔案的管理工作主要由會計部門和檔案部門承擔(dān)檔案部門的會計檔案管理工作1）監(jiān)督指導(dǎo)會計部門開展會計檔案的整理立卷、裝訂等工作；2）接收由會計部門所移交的本單位會計檔案。接收時原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理；3）安全保管會計檔案；4）對會計檔案提供借閱、復(fù)制服務(wù)；5）對會計檔案進(jìn)行價值鑒定和銷毀等工作。會計檔案管理——會計檔案保管期限會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天開始計算。會計檔案的保管期限，分為永久、定期兩大類。永久檔案需長期保管，不可銷毀；定期檔案的保管期限分為3年、5年、l0年、l5年、25年等5種。企業(yè)和其他組織的各類會計檔案的保管期限，見教材表12-4。財政總預(yù)算、行政事業(yè)單位和稅收會計檔案的保管期限，見教材表12-5。第三節(jié)聲像檔案管理引入：引入：展示一錄像資料檔案，我們應(yīng)怎樣管理它？什么聲像檔案？

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或者個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案也稱音像檔案、視聽檔案。聲像檔案運用的載體主要包括：照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤。聲像檔案管理——聲像檔案的類型聲像檔案根據(jù)存放形式的不同一般分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔三大類。照片檔案是以照片為載體并輔以文字說明的具有保存價值的照片資料。照片檔案主要有底片、照片以及文字說明三部分構(gòu)成。錄音檔案是以錄音帶、磁帶、唱片、光盤為載體并輔以文字說明的具有保存價值的聲音材料。錄像檔案是以錄像帶、影片、光盤為載體并輔以文字說明的具有保存價值的聲像材料。聲像檔案管理——聲像資料的收集1.收集的基本原則“以我為主，突出主題，質(zhì)量精良，內(nèi)容齊全”的工作原則?！耙晕覟橹?，突出主題”就是以本單位的職能活動為中心，圍繞本單位的主要工作來搜集聲像資料；“質(zhì)量精良，內(nèi)容齊全”就是所收集的聲像資料應(yīng)畫面清晰、影像完整，相關(guān)的底片、照片、說明、解說詞、腳本等配套資料應(yīng)齊全。聲像檔案管理——聲像資料的收集收集方法第一種方法是定向收集，也就是向某項活動的主辦方、承辦方或負(fù)責(zé)人進(jìn)行征集；第二種方法是集中收集，即根據(jù)工作計劃安排在特定時間段內(nèi)重點開展收集工作；第三種是檔案工作者在參與相關(guān)活動時主動拍攝現(xiàn)場情況并集中保存相關(guān)資料；第四種是分散收集，即檔案工作者在日常工作中要留意活動信息，及時發(fā)現(xiàn)線索并跟蹤去搜集相關(guān)聲像資料。聲像檔案管理——收集過程中的鑒定與篩選在收集過程中應(yīng)對聲像資料的真?zhèn)巍⒓舨?、質(zhì)量等方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，將存在問題的資料排除在外，以免給后續(xù)工作帶來多余的負(fù)擔(dān)。對存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。底片與照片影像應(yīng)一致。聲像檔案管理——歸檔范圍反映本單位基本概況的聲像材料其他具有保存價值的聲像材料領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動的聲像材料本單位組織或者參加的重要外事活動的聲像材料反映本單位主要職能活動和重要工作成果的聲像材料聲像檔案管理——歸檔要求保證歸檔聲像檔案的質(zhì)量適當(dāng)使用光盤作為存儲介質(zhì)注意保密分類整理并明確保管期限聲像檔案管理——保管要求1.日常管理要求聲像檔案的保管，應(yīng)符合防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防盜、防震和防磁等要求。聲像檔案管理——保管要求2.存放要求照片與底片應(yīng)分開存放。錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤應(yīng)放入盒中保管；照片、底片冊、錄音帶、錄像帶、磁帶和光盤等應(yīng)垂直放置，不得堆積平放，以防相互粘連。磁性載體的聲像檔案應(yīng)存貯在具有磁屏蔽功能的庫房、防磁柜或者裝具內(nèi)。定期檢查聲像檔案的保管情況，若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時采取補救措施。錄音帶、錄像帶應(yīng)每兩年重新纏繞一次，纏繞時應(yīng)用正常播放速度。聲像檔案管理——保管要求3.溫度與濕度要求聲像檔案應(yīng)恒溫、恒濕保存，在24小時內(nèi)溫度變化不得超過±3℃，相對濕度變化不得超過±5％；照片、底片存貯溫度應(yīng)控制在2～21℃，相對濕度應(yīng)控制在20％～50％之間；錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤的存貯溫度應(yīng)控制在15～27℃，相對濕度應(yīng)控制在40％～60％之間。如過于潮濕，可以使用除濕機(jī)聲像檔案管理——什么是聲像檔案引入：引入：展示一錄像資料檔案，我們應(yīng)怎樣管理它？什么聲像檔案？

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或者個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案也稱音像檔案、視聽檔案。聲像檔案運用的載體主要包括：照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤。聲像檔案管理——聲像檔案的類型聲像檔案根據(jù)存放形式的不同一般分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔三大類。照片檔案是以照片為載體并輔以文字說明的具有保存價值的照片資料。照片檔案主要有底片、照片以及文字說明三部分構(gòu)成。錄音檔案是以錄音帶、磁帶、唱片、光盤為載體并輔以文字說明的具有保存價值的聲音材料。錄像檔案是以錄像帶、影片、光盤為載體并輔以文字說明的具有保存價值的聲像材料。聲像檔案管理——聲像資料的收集1.收集的基本原則“以我為主，突出主題，質(zhì)量精良，內(nèi)容齊全”的工作原則。“以我為主，突出主題”就是以本單位的職能活動為中心，圍繞本單位的主要工作來搜集聲像資料；“質(zhì)量精良，內(nèi)容齊全”就是所收集的聲像資料應(yīng)畫面清晰、影像完整，相關(guān)的底片、照片、說明、解說詞、腳本等配套資料應(yīng)齊全。聲像檔案管理——聲像資料的收集收集方法第一種方法是定向收集，也就是向某項活動的主辦方、承辦方或負(fù)責(zé)人進(jìn)行征集；第二種方法是集中收集，即根據(jù)工作計劃安排在特定時間段內(nèi)重點開展收集工作；第三種是檔案工作者在參與相關(guān)活動時主動拍攝現(xiàn)場情況并集中保存相關(guān)資料；第四種是分散收集，即檔案工作者在日常工作中要留意活動信息，及時發(fā)現(xiàn)線索并跟蹤去