會議型酒店客戶管理制度

會議型酒店客戶管理制度第一章總則

為確保會議型酒店客戶管理的有效性，提高會議效率，保障客戶權(quán)益，特制定以下會議管理制度。

一、制度目的

本制度旨在規(guī)范會議的組織、召開、管理及服務(wù)流程，優(yōu)化會議環(huán)境，提升酒店會議服務(wù)質(zhì)量，滿足客戶需求。

二、適用范圍

本制度適用于會議型酒店客戶在酒店內(nèi)舉辦的各類會議、活動及培訓(xùn)。

三、基本原則

1.客戶至上：始終堅持以客戶為中心，關(guān)注客戶需求，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.規(guī)范管理：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及酒店相關(guān)規(guī)定，確保會議的合規(guī)性。

3.高效執(zhí)行：強化執(zhí)行力，確保會議流程的順利進(jìn)行，提高會議效率。

4.精細(xì)化服務(wù)：關(guān)注細(xì)節(jié)，提供個性化、全方位的會議服務(wù)。

四、責(zé)任分工

1.會議組織者：負(fù)責(zé)會議的籌備、組織、協(xié)調(diào)及管理工作。

2.酒店工作人員：負(fù)責(zé)會議場地、設(shè)備、餐飲、住宿等各項服務(wù)的提供與保障。

3.與會人員：遵守會議紀(jì)律，積極參與會議討論，按時完成會議任務(wù)。

五、會議保密

1.會議組織者及與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容、資料及商業(yè)秘密。

2.酒店工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，確保會議相關(guān)信息的安全。

六、制度修訂

本制度根據(jù)酒店業(yè)務(wù)發(fā)展及客戶需求，適時進(jìn)行調(diào)整和完善。修訂后的制度經(jīng)酒店總經(jīng)理審批后生效。

本制度的解釋權(quán)歸酒店所有。如有未盡事宜，酒店可根據(jù)實際情況予以補充。請全體相關(guān)人員嚴(yán)格遵守本制度，共同為會議型酒店客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)會議目的、規(guī)模、時間等因素，提前向酒店預(yù)訂合適的會議場地。

2.會議組織者與酒店工作人員溝通，明確會議需求，包括會議設(shè)備、餐飲、住宿等。

3.會議組織者制定會議日程安排，包括會議主題、演講嘉賓、討論議題等，并向與會人員發(fā)送會議通知。

二、會議簽到

1.與會人員到達(dá)酒店后，前往會議簽到處進(jìn)行簽到，領(lǐng)取會議資料、胸牌等。

2.會議組織者或酒店工作人員協(xié)助與會人員安排住宿、解答疑問。

三、會議開幕

1.會議主持人宣布會議開始，介紹與會嘉賓、會議主題及日程安排。

2.酒店工作人員確保會議設(shè)備正常運行，為會議提供良好的硬件支持。

四、會議進(jìn)行

1.按照會議日程安排，依次進(jìn)行會議各項議程，包括演講、討論、案例分析等。

2.會議組織者確保會議內(nèi)容豐富、緊湊，避免跑題、拖延等現(xiàn)象。

3.酒店工作人員為與會人員提供茶歇、餐飲等服務(wù)，確保與會人員舒適參會。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議成果進(jìn)行總結(jié)，梳理會議討論的重點、亮點及共識。

2.會議組織者鼓勵與會人員發(fā)表會后感想，收集意見和建議。

六、會議閉幕

1.會議主持人宣布會議閉幕，感謝與會人員的參與和支持。

2.酒店工作人員協(xié)助與會人員辦理退房手續(xù)，并提供送站服務(wù)。

七、會議后續(xù)

1.會議組織者整理會議紀(jì)要，將會議成果、共識及改進(jìn)措施形成書面文件，發(fā)送給與會人員。

2.會議組織者根據(jù)會議反饋，對酒店服務(wù)進(jìn)行評價，提出改進(jìn)建議。

3.酒店工作人員根據(jù)會議管理制度，對會議情況進(jìn)行總結(jié)，不斷提升會議服務(wù)水平。

本章對會議流程進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在確保會議的順利進(jìn)行，為與會人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的會議體驗。全體相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同為會議型酒店客戶的滿意度而努力。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的編制工作，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、與會人員、主要討論內(nèi)容、決策事項及行動計劃等。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議組織者審核后，以電子郵件、微信等方式發(fā)送給與會人員，確保相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

二、決策事項的跟蹤

1.會議組織者應(yīng)對會議中確定的決策事項進(jìn)行分類，明確責(zé)任人、完成時限等。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的行動計劃，并按計劃推進(jìn)實施。

3.會議組織者定期檢查決策事項的落實情況，對進(jìn)度滯后的事項進(jìn)行催辦，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

三、問題與改進(jìn)措施

1.會議組織者收集與會人員對會議紀(jì)要的意見和建議，針對問題進(jìn)行分析，提出改進(jìn)措施。

2.針對會議中提出的問題，責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真研究解決方案，并在下一次會議中進(jìn)行匯報。

3.會議組織者將問題及改進(jìn)措施納入下一次會議的議程，確保問題得到持續(xù)關(guān)注和解決。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議組織者應(yīng)將會議紀(jì)要整理歸檔，便于日后查閱。

2.酒店應(yīng)設(shè)立專門的會議紀(jì)要查閱渠道，確保相關(guān)人員能夠方便地獲取會議紀(jì)要信息。

3.會議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)遵循保密原則，防止泄露會議相關(guān)信息。

五、會議紀(jì)要的更新與優(yōu)化

1.會議組織者根據(jù)會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，定期對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行更新，以反映實際情況。

2.針對會議紀(jì)要實施過程中發(fā)現(xiàn)的問題，會議組織者應(yīng)不斷完善會議紀(jì)要編制方法，提高會議紀(jì)要的實用性。

3.會議組織者可邀請與會人員參與會議紀(jì)要的優(yōu)化工作，共同提升會議管理效果。

本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在確保會議決策的有效執(zhí)行，推動問題的解決和持續(xù)改進(jìn)。全體相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，共同為會議型酒店客戶管理水平的提升貢獻(xiàn)力量。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂與安排

1.客戶根據(jù)會議需求，提前向酒店預(yù)訂會議室，并提供會議時間、參會人數(shù)等信息。

2.酒店工作人員根據(jù)客戶需求，合理安排會議室，確保會議場地符合會議規(guī)模和設(shè)備要求。

3.酒店應(yīng)及時更新會議室預(yù)訂情況，避免沖突，確保會議室資源合理利用。

二、會議室環(huán)境與設(shè)施

1.酒店應(yīng)保持會議室整潔、安靜，室內(nèi)溫度、濕度適中，提供良好的會議環(huán)境。

2.會議室應(yīng)配置齊全的會議設(shè)備，如投影儀、音響、話筒、白板等，并確保設(shè)備正常運行。

3.酒店工作人員應(yīng)在會議開始前檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備齊全、功能正常。

三、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)設(shè)置安全出口，保證消防安全通道暢通，配備必要的消防設(shè)施。

2.酒店工作人員應(yīng)加強對會議室的安全巡查，確保會議期間的安全。

3.對于涉及商業(yè)機(jī)密、敏感信息的會議，酒店應(yīng)采取措施保障會議內(nèi)容保密，如設(shè)置保密協(xié)議、限制會議記錄設(shè)備等。

四、會議室服務(wù)與支持

1.酒店工作人員應(yīng)提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括會場布置、茶水服務(wù)、餐飲安排等。

2.會議期間，酒店應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決會議室相關(guān)問題，確保會議順利進(jìn)行。

3.酒店可根據(jù)客戶需求，提供額外服務(wù)，如翻譯、速記、技術(shù)支持等。

五、會議室使用與維護(hù)

1.客戶在使用會議室過程中，應(yīng)愛護(hù)設(shè)施，遵守會議室管理規(guī)定。

2.酒店工作人員應(yīng)及時對會議室進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)，確保設(shè)備、設(shè)施長期處于良好狀態(tài)。

3.酒店應(yīng)定期對會議室進(jìn)行評估和升級，提升會議室品質(zhì)，滿足客戶需求。

本章針對會議室管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在為會議型酒店客戶提供優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的會議服務(wù)。全體相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會議室的正常運行，提升客戶滿意度。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸酒店所有，如有未盡事宜，酒店可根據(jù)實際情況予以解釋和補充。