大學會議管理辦法

大學會議管理辦法第一章總則

一、目的與依據(jù)

為確保大學會議的有序、高效進行，提高決策效能，規(guī)范會議管理，依據(jù)《中華人民共和國高等教育法》、《高校內(nèi)部管理規(guī)定》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校實際情況，特制定本辦法。

二、適用范圍

本辦法適用于大學內(nèi)各類會議的組織、召開、記錄及跟蹤落實等工作。

三、基本原則

1.會議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚民主，確保決策的科學性、合理性。

2.會議應(yīng)注重實效，減少形式主義，嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時長。

3.會議組織應(yīng)遵循保密原則，確保會議內(nèi)容的安全。

四、會議類別

1.學校層面會議：全校性工作會議、專題會議等。

2.部門層面會議：各部門內(nèi)部工作會議、部門間協(xié)調(diào)會議等。

3.系統(tǒng)性會議：如學術(shù)會議、研討會等。

五、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負責，會議主持人應(yīng)確保會議的順利進行。

2.會議組織者應(yīng)提前做好會議準備工作，包括會議通知、會議材料準備、會場布置等。

3.參會人員應(yīng)按時參加，遵守會議紀律，積極參與討論。

六、會議決策

1.會議決策應(yīng)充分聽取與會人員意見，確保決策的民主性、科學性。

2.會議決策結(jié)果應(yīng)明確、具體，形成會議紀要，并按照規(guī)定程序進行審批、發(fā)布。

3.會議決策的實施應(yīng)加強跟蹤落實，確保決策的執(zhí)行力。

七、本辦法的解釋權(quán)歸大學校長辦公會。

八、本辦法自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。各部門應(yīng)根據(jù)本辦法，制定具體的實施細則。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、參會人員、議程安排等，必要時需提前向相關(guān)部門報備。

3.發(fā)送會議通知：通過郵件、電話等方式，提前通知參會人員，確保參會人員了解會議相關(guān)信息。

4.準備會議材料：整理與會議主題相關(guān)的資料，提前分發(fā)給參會人員，以便于會前預習。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務(wù)組負責參會人員的簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目標，宣布會議紀律。

3.會議發(fā)言：按照議程安排，各發(fā)言人依次進行發(fā)言，其他參會人員可就發(fā)言內(nèi)容進行提問或討論。

4.會議決策：針對會議議題，充分討論，形成決策意見，并進行表決。

三、會議記錄

1.會議紀要：指定專人負責會議記錄，詳細記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議紀要整理：會后，及時整理會議紀要，明確責任人和完成時限，確保會議決策的落實。

3.會議紀要審批：會議紀要經(jīng)會議主持人審批后，分發(fā)給相關(guān)部門和人員。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議總結(jié)：會議結(jié)束后，主持人對會議成果進行總結(jié)，強調(diào)會議決策的執(zhí)行和落實。

2.參會人員反饋：參會人員就會議組織、會議內(nèi)容等方面提出建議和意見，會務(wù)組負責收集、整理。

3.改進措施：根據(jù)參會人員的反饋，對會議組織和管理進行持續(xù)改進。

五、會議資料的歸檔與保管

1.會后，將會議紀要、會議材料等相關(guān)資料進行歸檔，確保資料的安全和完整性。

2.按照規(guī)定期限，對會議資料進行保管，以備查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.會議紀要經(jīng)主持人審批通過后，應(yīng)及時以書面形式發(fā)布，并確保傳達到所有相關(guān)部門和人員。

2.會議紀要的發(fā)布應(yīng)采取適當方式，如內(nèi)部郵件、公告板等，確保相關(guān)人員能夠及時查閱。

二、責任分解與任務(wù)分配

1.根據(jù)會議紀要的內(nèi)容，明確各項決策的責任人和完成時限，將任務(wù)分解到具體單位和個人。

2.對于重大決策和復雜任務(wù)，應(yīng)制定詳細的執(zhí)行計劃，明確階段性目標和檢查節(jié)點。

三、執(zhí)行情況的監(jiān)督與檢查

1.設(shè)立監(jiān)督機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期或不定期的檢查。

2.責任單位或個人應(yīng)按時報告執(zhí)行進度和存在的問題，確保決策的順利實施。

四、問題反饋與協(xié)調(diào)解決

1.在執(zhí)行過程中遇到的問題，應(yīng)及時反饋給會議組織者或主持人，以便于及時協(xié)調(diào)解決。

2.對于重大問題，應(yīng)召開專題會議進行研究，確保問題得到有效解決。

五、會議紀要執(zhí)行結(jié)果的評估與反饋

1.對會議紀要的執(zhí)行結(jié)果進行評估，包括任務(wù)完成情況、目標達成情況等。

2.將評估結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員，對執(zhí)行效果進行總結(jié)，為今后的工作提供借鑒。

六、改進措施與持續(xù)優(yōu)化

1.根據(jù)會議紀要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，制定相應(yīng)的改進措施，完善會議管理制度。

2.持續(xù)優(yōu)化會議紀要的跟蹤落實機制，提高決策執(zhí)行效率和效果。

七、激勵機制

1.對會議決策執(zhí)行過程中表現(xiàn)突出的單位和個人給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性。

2.建立健全激勵機制，鼓勵各部門和人員積極參與會議決策的執(zhí)行和落實。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采取預約制度，各部門或單位需提前向會務(wù)管理部門提交會議室預訂申請。

2.會務(wù)管理部門根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議時間、地點，并通知預訂部門或單位。

3.預訂部門或單位應(yīng)按時使用會議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會務(wù)管理部門。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理安排，確保舒適、實用的會議環(huán)境。

2.會務(wù)組負責會議室的清潔、通風、照明等工作，并檢查會議設(shè)施設(shè)備是否正常運行。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備應(yīng)由專人負責管理和維護，確保設(shè)備狀態(tài)良好，滿足會議需求。

2.使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，如有故障或損壞，應(yīng)及時報修。

四、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)遵守會議室紀律，保持安靜，不隨意走動，不接打電話，確保會議的順利進行。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食，保持會議室整潔。

五、會議室安全保障

1.會務(wù)管理部門應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，確保消防設(shè)施、疏散通道等安全設(shè)施完好。

2.會議期間，參會人員應(yīng)了解會場安全設(shè)施位置及使用方法，提高安全意識。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)實際需求進行調(diào)整，確保會議的正常召開。

2.會務(wù)管理部門應(yīng)及時公布會議室開放時間，方便各部門或單位預訂使用。

七、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的單位和個人，會務(wù)管理部門有權(quán)進行制止，并視情節(jié)給予通報批評、罰款等處理。

2.對造成會議室設(shè)施設(shè)備損壞的，應(yīng)照價賠償，并追究相關(guān)責任人的責任。

第五章附則