辦公室部門會議管理制度

辦公室部門會議管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范辦公室部門會議的管理，確保會議的效率、效果，以及決策的及時性和正確性。制定和執(zhí)行會議管理制度應遵循以下原則：

1.高效有序：確保會議時間得到充分利用，議題集中，討論有效。

2.公開透明：會議內容、流程和決策應公開，保證信息的對稱性。

3.權責明確：會議參與者職責分明，確保決策的執(zhí)行和監(jiān)督。

第二條適用范圍

本制度適用于辦公室內所有部門層級會議，包括但不限于周例會、專題協(xié)調會、項目評審會等。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質和目的，將會議分為以下幾類：

1.例行會議：定期舉行，如周例會、月度總結會等。

2.專題會議：針對特定議題或項目召開的會議。

3.緊急會議：針對突發(fā)事件或緊急情況臨時召集的會議。

第四條參與人員

1.會議主持人：一般為部門負責人，負責會議的組織、主持和總結。

2.記錄人：負責記錄會議內容、整理會議紀要。

3.與會人員：包括部門內所有相關人員，根據(jù)會議需要，可邀請其他部門相關人員參加。

第五條會議紀律

1.與會人員應準時參加會議，如因特殊原因不能參加，需提前向會議主持人請假。

2.會議期間，與會人員應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，保持會場秩序。

3.會議內容應保密，未經許可，不得擅自泄露。

第六條制度修訂

本制度可根據(jù)辦公室工作需要，結合實際情況適時進行調整和修訂。修訂后的制度應及時公布，并確保相關人員了解。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.會議主持人根據(jù)工作需要，確定會議主題、議題和參會人員。

2.會議主持人指定記錄人，并提前將會議主題、議題、議程等相關信息通知與會人員。

3.會議主持人需在會議前準備好相關資料，確保會議討論的針對性和實效性。

第二條會議通知

1.會議通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等信息。

2.會議通知應提前發(fā)送給與會人員，以便于他們做好參會準備。

3.如有特殊情況需調整會議時間或地點，應及時通知與會人員。

第三條會議簽到

1.會議開始前，與會人員需在簽到表上簽到，以確認參會情況。

2.會議主持人應對未簽到人員進行詢問，了解原因，確保會議參與度。

第四條會議議程

1.會議按照既定議程進行，會議主持人應確保每個議題得到充分討論。

2.會議主持人需控制會議時間，避免某個議題占用過多時間，影響其他議題的討論。

第五條會議討論

1.與會人員在會議討論中應積極發(fā)言，提出觀點和建議。

2.會議主持人應引導討論，確保討論內容緊扣議題，避免跑題。

3.會議討論中，會議主持人需保持公正、公平，給予每個人發(fā)言的機會。

第六條會議決策

1.會議討論結束后，會議主持人應對討論結果進行總結，并根據(jù)討論情況作出決策。

2.會議決策應明確、具體，具備可操作性。

3.會議決策需得到與會人員的認同，如存在分歧，可進行投票表決。

第七條會議總結

1.會議結束后，會議主持人應對會議進行簡要總結，強調會議決策和行動計劃。

2.會議主持人應督促記錄人盡快整理會議紀要，并在規(guī)定時間內發(fā)送給與會人員。

第八條會議評估

1.會議結束后，會議主持人可對會議效果進行評估，收集與會人員的意見和建議。

2.會議評估結果將作為改進會議管理和提高會議效率的參考。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由記錄人在會議結束后及時編制，內容包括會議主題、時間、地點、與會人員、討論要點、決策和行動計劃等。

2.會議紀要應準確、完整地反映會議內容，確保信息的真實性。

3.會議紀要編制完成后，記錄人應盡快提交給會議主持人審核。

4.會議主持人審核通過后，記錄人應在規(guī)定時間內將會議紀要發(fā)送給所有與會人員。

第二條會議紀要的查閱與反饋

1.與會人員收到會議紀要后，應及時查閱，并對紀要內容進行確認。

2.如與會人員在查閱過程中發(fā)現(xiàn)遺漏或錯誤，應及時向記錄人反饋，以便進行修正。

3.記錄人應在收到反饋后，盡快修改會議紀要，并重新發(fā)送給與會人員。

第三條行動計劃的落實與跟蹤

1.會議決策中的行動計劃應由相關部門或人員負責執(zhí)行。

2.負責人需根據(jù)行動計劃制定具體的時間表，明確任務分工，確保決策的執(zhí)行。

3.會議主持人應定期跟蹤行動計劃的執(zhí)行情況，了解進度，協(xié)調解決問題。

4.記錄人應協(xié)助會議主持人，對行動計劃的執(zhí)行情況進行記錄，并在下一次會議中進行匯報。

第四條會議紀要的存檔與保管

1.會議紀要作為重要的工作記錄，應由專人負責存檔和保管。

2.存檔的會議紀要應按照一定的分類和編號規(guī)則進行整理，便于查找和追溯。

3.會議紀要的保管期限應符合公司規(guī)定，確保在需要時能夠提供查閱。

第五條會議紀要的監(jiān)督與評估

1.會議主持人應定期對會議紀要的編制、發(fā)布、執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保會議決策落到實處。

2.通過對會議紀要執(zhí)行情況的評估，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，為改進工作提供依據(jù)。

3.會議紀要的監(jiān)督與評估結果將作為相關人員工作考核的參考。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，預訂者需填寫會議室預訂表，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

2.預訂者應遵守會議室使用時間安排，避免與其他會議沖突。

3.會議室預訂應遵循先到先得的原則，如遇特殊情況，由辦公室統(tǒng)一協(xié)調安排。

第二條會議室設備管理

1.會議室內的設備應保持完好，預訂者在使用前需檢查設備是否正常，如有問題應及時報修。

2.使用會議室期間，預訂者應確保設備安全，遵守操作規(guī)程，避免因操作不當造成損壞。

3.會議結束后，預訂者應將設備恢復至原狀，關閉電源，確保會議室整潔。

第三條會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室應保持干凈整潔，預訂者在使用前需檢查衛(wèi)生情況，確保符合會議需求。

2.會議期間，與會人員應保持良好的衛(wèi)生習慣，不亂丟垃圾，不在會議室進食。

3.會議結束后，預訂者應負責清理會議室，恢復環(huán)境衛(wèi)生。

第四條會議室安全與保密

1.會議室使用期間，預訂者應確保會場安全，遵守公司安全規(guī)定。

2.會議室內禁止吸煙，禁止使用明火，確保消防安全。

3.會議內容應保密，與會人員不得擅自泄露會議信息，不得攜帶無關人員進入會議室。

第五條會議室維護與更新

1.辦公室應定期對會議室進行檢查和維護，確保設備完好，設施齊全。

2.針對會議室使用過程中出現(xiàn)的問題，應及時進行修復，確保會議的正常進行。

3.辦公室可根據(jù)工作需要和會議室使用情況，適時對會議室進行改造和更新。

第六條會議室管理規(guī)定監(jiān)督與執(zhí)行

1.辦公室應對會議室預訂、使用、維護等情況進行監(jiān)督，確保管理規(guī)定得到有效執(zhí)行。

2.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，將按照公司規(guī)定給予相應處罰。

3.預訂者和與會人員應積極配合會議室管理，共同維護良好的會議環(huán)境。

第五章附則

第