公司文件及資料使用與管理制度

公司文件及資料使用與管理制度1.目的和適用范圍本制度的目的是為了規(guī)范公司內(nèi)部文件和資料的使用和管理，以確保信息的安全性、準確性和機密性，提高工作效率和信息共享的便利性。本制度適用于公司全部員工、合作伙伴及相關(guān)利益相關(guān)方。2.文件和資料的定義2.1文件：指公司內(nèi)部產(chǎn)生的或者外部接收的書面、電子或其他記錄形式的信息，包含但不限于文件、合同、報告、備忘錄、信函等。2.2資料：指公司的各種數(shù)據(jù)、圖表、圖片、音頻、視頻等非書面或電子的信息形式。3.文件和資料的分類為了方便管理和使用，全部文件和資料將依據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)進行分類，包含但不限于以下幾類：3.1機密文件和資料：包含公司的商業(yè)機密、合同、財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等敏感性較高的文件和資料。3.2內(nèi)部文件和資料：包含公司內(nèi)部的各種規(guī)章制度、報告、備忘錄、會議記錄等。3.3外部文件和資料：包含來自外部合作伙伴、政府機構(gòu)、媒體等的文件和資料。3.4歷史文件和資料：包含已經(jīng)歸檔或不再常用的文件和資料。4.文件和資料的使用原則4.1基本原則4.1.1準確性原則：對于全部文件和資料的使用，必需確保準確無誤，嚴禁有意竄改、偽造或傳播錯誤信息。4.1.2機密性原則：全部員工必需對機密文件和資料保密，不得泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員或機構(gòu)。4.1.3共享原則：公司鼓舞員工之間進行文件和資料的共享和溝通，提高工作效率和信息共享的便利性。4.1.4合規(guī)性原則：在使用文件和資料時，必需遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司制度，防止違規(guī)行為的發(fā)生。4.2使用權(quán)限4.2.1部門主管有權(quán)依據(jù)工作需要和員工職責確定其所屬員工對文件和資料的訪問和使用權(quán)限。4.2.2員工只能訪問和使用其工作職責范圍內(nèi)的文件和資料，嚴禁超出權(quán)限進行訪問和使用。4.3使用方式4.3.1電子文件和資料的使用應(yīng)當通過公司內(nèi)部的電子文檔管理系統(tǒng)進行，禁止私自保管在個人電腦、移動存儲設(shè)備等非安全設(shè)備上。4.3.2紙質(zhì)文件和資料的使用應(yīng)當妥當保管，避開遺失或泄露。歸檔文件和資料應(yīng)依照公司規(guī)定進行整理和存儲。5.文件和資料的保管和歸檔5.1文件和資料的保管5.1.1機密文件和資料應(yīng)當存放在安全的地方，通過密碼鎖、加密存儲等方式確保其安全性。5.1.2非機密文件和資料應(yīng)當存放在指定的文件柜或電子存儲設(shè)備中，定期進行備份和維護。5.1.3每位員工都有責任保管好本身使用的文件和資料，不得私自移交、借用或丟失。5.2文件和資料的歸檔5.2.1歷史文件和資料應(yīng)依據(jù)公司的歸檔規(guī)定進行整理和存儲，確保其易于查找和閱讀。5.2.2歸檔文件和資料的保管人負責定期清理和整理文件柜，確保管檔空間的有效利用。5.2.3歷史文件和資料的銷毀應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審批，并依照公司規(guī)定的程序進行銷毀。6.文件和資料的備份和恢復為了防止意外損失或誤操作導致文件和資料的丟失，公司應(yīng)建立文件和資料的備份和恢復機制，包含但不限于以下措施：6.1定期進行電子文件和資料的備份，確保緊要信息的安全和可恢復性。6.2紙質(zhì)文件和資料可以進行影印、掃描等方式進行備份，確保其安全性和復原性。6.3在發(fā)生文件和資料丟失的情況下，應(yīng)立刻采取相應(yīng)措施進行恢復，并進行事故調(diào)查和防備措施的改進。7.文件和資料的處理7.1不再需要的紙質(zhì)文件和資料應(yīng)經(jīng)過合規(guī)程序進行銷毀或歸檔，禁止隨便丟棄或外借。7.2不再需要的電子文件和資料應(yīng)進行定期清理，刪除冗余和過期的信息，確保管儲空間的有效利用。7.3對于機密文件和資料的處理應(yīng)采取安全可靠的方式，如加密銷毀或交由特地機構(gòu)進行處理。8.附則8.1本制度由公司負責人負責解釋，并經(jīng)公司領(lǐng)