扶貧辦會議制度管理制度

扶貧辦會議制度管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)扶貧辦會議工作的規(guī)范化、制度化，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我辦實(shí)際，特制定本制度。

二、本制度適用于扶貧辦組織的各類會議，包括全體會議、專題會議、協(xié)調(diào)會議等。

三、會議應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

1.精簡、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉；

2.事前充分準(zhǔn)備，會議主題明確，議程合理安排；

3.充分發(fā)揚(yáng)民主，確保參會人員充分發(fā)表意見；

4.嚴(yán)肅會議紀(jì)律，保守國家秘密和商業(yè)秘密；

5.注重會議成果的落實(shí)，提高決策執(zhí)行力度。

四、會議的組織與管理應(yīng)當(dāng)遵循以下程序：

1.提交會議議題；

2.確定會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程；

3.發(fā)送會議通知；

4.召開會議；

5.匯總會議紀(jì)要；

6.跟蹤落實(shí)會議決議；

7.評估會議效果。

五、參會人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)，按時(shí)參加或主持召開的會議，不得無故缺席、遲到、早退。

六、會議記錄、紀(jì)要等資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔，妥善保管，以備查閱。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由扶貧辦負(fù)責(zé)解釋和修訂。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議議題征集：各部門應(yīng)在會前向會議組織者提交會議議題，議題需明確、具體，并附上相關(guān)背景資料。

2.確定會議議程：會議組織者根據(jù)征集的議題，合理安排會議議程，明確會議主題和討論重點(diǎn)。

3.會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少三個(gè)工作日向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員等。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，會議組織者應(yīng)統(tǒng)計(jì)參會人員情況，確保會議的出席率。

2.會議主持：會議主持人應(yīng)按照議程主持會議，確保會議有序進(jìn)行，并給予參會人員充分發(fā)言機(jī)會。

3.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議主題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

三、會議決策

1.討論議題：針對會議議程中的議題，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員進(jìn)行充分討論，確保各方意見得到充分表達(dá)。

2.表決事項(xiàng)：會議決策事項(xiàng)應(yīng)進(jìn)行表決，根據(jù)表決結(jié)果作出決策。

3.決策記錄：會議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并由參會人員簽字確認(rèn)。

四、會議紀(jì)要

1.匯總會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)整理會議紀(jì)要，包括會議主題、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.審核會議紀(jì)要：會議紀(jì)要應(yīng)由會議組織者或主持人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.發(fā)送會議紀(jì)要：會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容和決議。

五、會議評估

1.參會人員評估：會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)對會議效果進(jìn)行評估，提出改進(jìn)意見和建議。

2.會議組織者評估：會議組織者應(yīng)總結(jié)會議組織過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高會議組織水平。

六、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)會議決議：會議組織者應(yīng)跟蹤督促會議決議的執(zhí)行，確保決策落到實(shí)處。

2.反饋會議成果：會議組織者應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門反饋會議成果，以便于決策層了解工作動(dòng)態(tài)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與通知

會議紀(jì)要經(jīng)審核無誤后，應(yīng)及時(shí)通過電子郵件、辦公系統(tǒng)等渠道發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。發(fā)布時(shí)應(yīng)明確指出會議紀(jì)要的重要性和相關(guān)責(zé)任，確保相關(guān)人員及時(shí)了解會議內(nèi)容和決議。

二、會議決議的責(zé)任分配

1.會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要內(nèi)容，明確各項(xiàng)決議的責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)任務(wù)，并對決議的執(zhí)行負(fù)責(zé)。

3.會議組織者應(yīng)定期檢查決議執(zhí)行情況，督促責(zé)任人按計(jì)劃推進(jìn)工作。

三、會議決議的跟蹤監(jiān)督

1.建立會議決議跟蹤監(jiān)督機(jī)制，確保各項(xiàng)決議有人負(fù)責(zé)、有人監(jiān)督。

2.定期召開協(xié)調(diào)會議，了解決議執(zhí)行過程中存在的問題，協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決問題。

3.對于重大決議，應(yīng)設(shè)立專門的項(xiàng)目組或工作小組，負(fù)責(zé)具體實(shí)施和跟蹤。

四、會議決議的落實(shí)評估

1.會議組織者應(yīng)在決議完成時(shí)限到期后，組織相關(guān)人員對決議落實(shí)情況進(jìn)行評估。

2.評估內(nèi)容包括決議完成情況、質(zhì)量、影響等，以確保決議達(dá)到預(yù)期效果。

3.對于未按期完成的決議，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新設(shè)定完成時(shí)限。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、歸檔，便于日后查閱。

2.會議紀(jì)要的保管期限應(yīng)參照相關(guān)規(guī)定，確保重要會議紀(jì)要的保存完整。

3.會議紀(jì)要的借閱、使用應(yīng)嚴(yán)格遵循保密制度，防止信息泄露。

六、會議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.定期收集參會人員對會議紀(jì)要的意見和建議，不斷優(yōu)化會議紀(jì)要格式和內(nèi)容。

2.針對會議決議落實(shí)中出現(xiàn)的問題，及時(shí)調(diào)整會議管理制度，提高會議效率和決策執(zhí)行力。

3.通過總結(jié)會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的經(jīng)驗(yàn)，不斷提升會議管理水平，為組織決策提供有力支持。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂應(yīng)提前進(jìn)行，預(yù)訂者需向會議室管理部門提交申請，包括會議時(shí)間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.會議室管理部門應(yīng)根據(jù)申請情況合理安排會議室，確保會議需求得到滿足。

3.預(yù)訂者應(yīng)在會議結(jié)束后及時(shí)歸還會議室，如有特殊原因需提前取消預(yù)訂，應(yīng)及時(shí)通知會議室管理部門。

二、會議室配置與維護(hù)

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，以滿足不同會議需求。

2.定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔、整理，保持環(huán)境整潔、舒適。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)衛(wèi)生。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，不得隨意離開會議室。

3.未經(jīng)允許，不得擅自使用會議室設(shè)備，防止設(shè)備損壞。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)確保會議室內(nèi)的消防安全，定期檢查消防設(shè)施，消除安全隱患。

2.會議室內(nèi)應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備，防止無關(guān)人員進(jìn)入。

3.會議涉及國家秘密、商業(yè)秘密等內(nèi)容時(shí)，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。

五、會議室資源優(yōu)化

1.會議室管理部門應(yīng)合理調(diào)配會議室資源，提高會議室使用效率。

2.鼓勵(lì)開展無紙化會議，減少會議材料印刷，降低會議成本。

3.通過信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)會議室在線預(yù)訂、簽到、反饋等功能，提高會議室管理效率。

六、會議室管理評估與改進(jìn)

1.定期對會議室管理工作進(jìn)行評估，了解存在的問題和不足。

2.針對評估結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，不斷提升會議室管理水平。

3.及時(shí)收集并采納相關(guān)部門和人員的意見和建議，持續(xù)優(yōu)化會議室管理流程。

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