項(xiàng)目管理在汽車零部件采購信息系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

項(xiàng)目管理在汽車零部件采購信息系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用近年來，中國的汽車市場(chǎng)迎來了爆發(fā)式的增長(zhǎng)，從2024年開始，中國一躍成為世界規(guī)模第一的汽車生產(chǎn)國，成為全球最具活力的汽車市場(chǎng)之一，全國各省市先后出臺(tái)了促進(jìn)汽車產(chǎn)業(yè)發(fā)展的規(guī)劃，各大汽車廠商也紛紛跑馬圈地，產(chǎn)能成倍地增長(zhǎng)。這意味著汽車廠商在迎來千載難逢的市場(chǎng)機(jī)遇的同時(shí)，也必將面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

本文將通過對(duì)北京汽車股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“北京汽車”）零部件采購現(xiàn)狀的分析，運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法來規(guī)劃和實(shí)施采購信息化系統(tǒng)建設(shè)，同時(shí)和大家分享項(xiàng)目實(shí)施過程中在范圍管理、溝通管理和質(zhì)量管理方面的一些經(jīng)驗(yàn)。

一、北京汽車零部件采購現(xiàn)狀

2024年9月，北京汽車正式成立，雖然有不少有經(jīng)驗(yàn)、背景的人才加入，但是對(duì)北汽自主品牌來說，從研發(fā)、采購到生產(chǎn)的全過程還是像個(gè)蹣跚學(xué)步的小孩，一點(diǎn)點(diǎn)在摸索中成長(zhǎng)。就零部件采購來說，其存在的主要問題是：整車廠以自身利益為中心,不顧零部件企業(yè)的實(shí)際情況和利益,用零部件企業(yè)的大量庫存來換取自身的零庫存,并把價(jià)格戰(zhàn)的壓力推向零部件企業(yè),導(dǎo)致汽車行業(yè)整體供應(yīng)鏈競(jìng)爭(zhēng)力減弱；信息溝通的手段和工具落后，主要還是采用傳統(tǒng)方式(電話、傳真、信件、E-mail）與供應(yīng)商進(jìn)行信息交流,使信息不能及時(shí)傳達(dá),導(dǎo)致采購效率低下,企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)速度遲滯,造成生產(chǎn)與市場(chǎng)的脫節(jié),而供應(yīng)商為了適應(yīng)由于信息不暢造成的需求變化,只得加大庫存量,導(dǎo)致流動(dòng)資金占用過多；零部件定點(diǎn)和開發(fā)認(rèn)可進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)管控困難，成本對(duì)標(biāo)與統(tǒng)計(jì)完全靠手工臺(tái)賬處理，人員流失導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息流失，這種狀態(tài)已經(jīng)嚴(yán)重制約了采購業(yè)務(wù)的開展，尤其是在整車行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的大環(huán)境下，要求規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程、提高工作效率、與供應(yīng)商協(xié)同合作、共同發(fā)展的呼聲越來越高，采購信息化管理也就勢(shì)在必行。

二、北京汽車采購信息化系統(tǒng)分階段實(shí)施計(jì)劃

2024年下半年，在北京汽車各方領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，采購中心協(xié)同信息技術(shù)部開始規(guī)劃零部件采購信息化系統(tǒng)，即SRM（SupplierRelationshipManagement，供應(yīng)商關(guān)系管理）系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)是一種不斷優(yōu)化供應(yīng)商選擇，縮短采購周期，貫徹集中采購，并實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商建立和維持長(zhǎng)久、緊密伙伴關(guān)系的管理思想和軟件技術(shù)解決方案。筆者作為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理有幸參與了整個(gè)規(guī)劃和實(shí)施過程。根據(jù)采購實(shí)際業(yè)務(wù)開展的緊迫程度，將系統(tǒng)規(guī)劃實(shí)施分成三個(gè)階段進(jìn)行，具體安排見下表。

三、北京汽車采購信息化系實(shí)施過程的管理模式

1.項(xiàng)目組織類型選擇

由于采購SRM系統(tǒng)開發(fā)與實(shí)施涉及多個(gè)部門，如生產(chǎn)部門、零部件采購部門、供應(yīng)商管理部門、財(cái)務(wù)部門、信息技術(shù)部、軟件開發(fā)商等，根據(jù)項(xiàng)目需要每個(gè)部門需要安排一名關(guān)鍵用戶，對(duì)參與項(xiàng)目的關(guān)鍵用戶的要求是對(duì)部門業(yè)務(wù)熟悉且表達(dá)能力強(qiáng)，同時(shí)需求調(diào)研階段和測(cè)試階段需要全程參與，其余時(shí)間還是要參與到部門事務(wù)中去，所以項(xiàng)目的組織類型選擇矩陣式管理。矩陣式管理較其他組織結(jié)構(gòu)相比，至少有三大優(yōu)點(diǎn)：一是提高工作效率，由于采用了靈活的組織結(jié)構(gòu)，在資源上進(jìn)行了共享，當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)的時(shí)候，可以馬上調(diào)集與之相匹配的資源，組建跨功能部門的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，提高了團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力，減少了溝通環(huán)節(jié)，加快了信息的共享，提高了反應(yīng)速度，矩陣式管理使各個(gè)部門的管理聚焦到公司的業(yè)務(wù)發(fā)展上，更加有利于公司的戰(zhàn)略實(shí)施；二是資源得到共享，在矩陣式的組織結(jié)構(gòu)中，各個(gè)部門的資源得到了共享，使資源得到了充分的利用，減少了以前出現(xiàn)的“忙的忙死，閑的閑死”的情況，根據(jù)研究表明，采用矩陣式的管理模式比采用傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的管理模式要減少20%的資源；三是更加有利于人才的發(fā)展，采用矩陣式管理模式并不會(huì)影響到人才的晉升通道，而且采用跨部門的協(xié)作模式，有利于提高員工的綜合能力的培養(yǎng)。矩陣式管理更加有利于人員的團(tuán)隊(duì)合作精神，避免了以前的部門本位主義。

2.項(xiàng)目的范圍管理

項(xiàng)目范圍是指為了達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目所規(guī)定要完成的工作及過程。利益相關(guān)方必須在產(chǎn)品方面達(dá)成共識(shí)，也要在如何完成這一項(xiàng)目達(dá)成一致的意見。項(xiàng)目范圍管理是指對(duì)項(xiàng)目包括什么與不包括什么定義與控制的過程。這個(gè)過程用于確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者對(duì)作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個(gè)共同的理解，簡(jiǎn)單地說，項(xiàng)目范圍管理就是為項(xiàng)目劃定一個(gè)界限，劃定哪些方面是屬于項(xiàng)目應(yīng)該做的，哪些是不應(yīng)該包括在項(xiàng)目之內(nèi)的，定義項(xiàng)目的工作邊界，確定項(xiàng)目的目標(biāo)和主要的項(xiàng)目可交付成果。

針對(duì)SRM項(xiàng)目實(shí)施來說，需求調(diào)研階段生成的需求文檔就是對(duì)系統(tǒng)開發(fā)范圍的界定，這個(gè)也是整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，一般會(huì)占整個(gè)開發(fā)周期三分之一的時(shí)間。“磨刀不誤砍柴工”，前期需求越明確，后續(xù)開發(fā)返工才會(huì)越少，進(jìn)度才越有保障。否則有可能開發(fā)出來的產(chǎn)品和業(yè)務(wù)部門想要的內(nèi)容南轅北轍，項(xiàng)目只能以延時(shí)或是失敗告終。需求調(diào)研階段，首先根據(jù)立項(xiàng)報(bào)告中的功能模塊定義，規(guī)定好每個(gè)模塊的調(diào)研時(shí)間，也就是確認(rèn)需求調(diào)研計(jì)劃和參與人員，當(dāng)然時(shí)間是很緊湊的了。然后，我們組織關(guān)鍵用戶和軟件公司開發(fā)顧問一起進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，每個(gè)人根據(jù)自己業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，提出需要哪些功能，業(yè)務(wù)流程應(yīng)該是什么樣的，頁面該如何展示，審批流程應(yīng)該是什么樣的等等，開發(fā)顧問會(huì)詳細(xì)記錄這個(gè)需求內(nèi)容，同時(shí)對(duì)討論未決事項(xiàng)確定責(zé)任人，需要找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)明確需求，并生成會(huì)議紀(jì)要下發(fā)再次征詢意見。討論會(huì)后，需要關(guān)鍵用戶將模塊的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，生成模塊的流程圖。每個(gè)模塊大概都需要三輪需求討論才能定第一稿需求文檔。由于關(guān)鍵用戶一般都是業(yè)務(wù)骨干，但不是部門經(jīng)理，沒有決定權(quán)。第一稿確定后，需要集中各部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宣講和征詢意見，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見再次修改后審批完成才能最終定稿。需求文檔必須明確標(biāo)記每個(gè)模塊需要哪些頁面、頁面功能和字段有哪些、頁面功能之間的關(guān)系、權(quán)限的設(shè)定、審批流等詳細(xì)信息。同時(shí)為了以防萬一，擔(dān)心開發(fā)人員理解有誤，需要軟件開發(fā)商根據(jù)需求文檔提供系統(tǒng)界面原型，作為需求調(diào)研階段另一個(gè)交付物，界面原型同樣需要關(guān)鍵用戶和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過才能生效，這也是需求調(diào)研階段的雙保險(xiǎn)，根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，這樣做后續(xù)開發(fā)過程中的分歧會(huì)比較少。

當(dāng)然，再完善的需求也很難避免由于各種原因而出現(xiàn)需求變更或新增需求（范圍變更）的問題。針對(duì)需求變化，首先需要提出部門提交變更申請(qǐng)單，項(xiàng)目組內(nèi)部進(jìn)行綜合評(píng)估，首先判斷這個(gè)需求是否真的有必要體現(xiàn)，如果需要，就要看需求變更對(duì)其他功能的影響，影響有多大；如果該變更不開發(fā)將影響其他業(yè)務(wù)流程，那一定要在本期上線前開發(fā)完成，否則系統(tǒng)無法使用。這種情況就需要調(diào)整開發(fā)計(jì)劃，形成新的項(xiàng)目計(jì)劃基線。如果該變更是單獨(dú)功能，不影響其他功能的使用，看開發(fā)進(jìn)度是否允許，時(shí)間充裕可以上線前開發(fā)；否則協(xié)商后可以系統(tǒng)上線后開發(fā)，但規(guī)定好具體完成時(shí)間。如果經(jīng)項(xiàng)目組評(píng)估后覺得功能根本沒必要體現(xiàn)，需求變更不予實(shí)施。變更申請(qǐng)單需要層級(jí)審批后，由開發(fā)經(jīng)理評(píng)估費(fèi)用和時(shí)間進(jìn)度，按計(jì)劃執(zhí)行。變更申請(qǐng)單由信息技術(shù)部存檔，作為項(xiàng)目收尾時(shí)結(jié)算的依據(jù)。

3.項(xiàng)目的溝通模式

項(xiàng)目溝通主要是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與其他組織、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的信息傳遞和理解。項(xiàng)目溝通貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期，在確認(rèn)系統(tǒng)需求階段需要溝通；在項(xiàng)目計(jì)劃階段制定各類計(jì)劃時(shí)需要溝通；系統(tǒng)開發(fā)和實(shí)施階段需要溝通；在系統(tǒng)測(cè)試階段需要溝通，以及上線運(yùn)維階段都需要溝通；可見溝通在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要地位，有效的溝通對(duì)項(xiàng)目的成功具有重要的意義。如果溝通不暢，相關(guān)人員不能理解項(xiàng)目經(jīng)理的意圖，無法做到上傳下達(dá)，最終會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目混亂甚至失敗。另一方面，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及其與外部環(huán)境之間的信息溝通可以使項(xiàng)目組及時(shí)準(zhǔn)確地獲取項(xiàng)目的進(jìn)展情況，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行合理的組織和控制，因?yàn)橹挥幸詼?zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息為依據(jù)，項(xiàng)目組才能做出正確的決策和合理的計(jì)劃。

針對(duì)SRM項(xiàng)目來說，采用的是輪式溝通渠道模式，就是項(xiàng)目經(jīng)理作為信息中心分別與項(xiàng)目中不同類型角色發(fā)生聯(lián)系，集中匯集和傳遞來自各個(gè)部門的信息，但是不同角色之間彼此之間不發(fā)生聯(lián)系，只分別掌握本部門的情況，接受主管人員的指令并反饋信息。溝通的方式主要以書面溝通的形式，會(huì)議上溝通討論的以會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)，個(gè)別溝通的內(nèi)容以郵件為準(zhǔn)，或是根據(jù)項(xiàng)目要求提交各類報(bào)告，這些信息可以長(zhǎng)期保存且信息描述周密、邏輯性強(qiáng)，不容易產(chǎn)生誤解和糾紛。但是缺點(diǎn)是耗費(fèi)的時(shí)間比口頭溝通要多，同時(shí)無法保證接收者是否能夠正確理解，綜合兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，我們最終采用的溝通方式是以書面溝通為主，口頭和書面相結(jié)合的方式，每次口頭溝通后會(huì)落實(shí)到文字上雙方認(rèn)可再實(shí)施，保證溝通的有效性。

4.項(xiàng)目的質(zhì)量管理

項(xiàng)目質(zhì)量管理是為滿足項(xiàng)目利益相關(guān)者的需要而開展的項(xiàng)目管理活動(dòng)。針對(duì)SRM項(xiàng)目的質(zhì)量管理就是軟件功能測(cè)試，包括單元測(cè)試和集成測(cè)試。由于我們此次合作的軟件開發(fā)商沒有專業(yè)的測(cè)試團(tuán)隊(duì)，只是開發(fā)人員交換測(cè)試，一方面由于時(shí)間進(jìn)度緊而測(cè)試不充分，另一方面對(duì)別人開發(fā)的模塊需求不清晰測(cè)不出業(yè)務(wù)流程的正確與否。所以到單元測(cè)試和集成階段，關(guān)鍵用戶就要參與進(jìn)來，每個(gè)關(guān)鍵用戶測(cè)試自己所熟悉的領(lǐng)域，除了對(duì)頁面字段功能進(jìn)行驗(yàn)收外，還要對(duì)功能之間的業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行驗(yàn)證，這樣開發(fā)與測(cè)試并行進(jìn)行，有利于保證進(jìn)度。但是從另一方面來看，我們收到的最初的交付物錯(cuò)誤百出，通過問題清單的形式發(fā)給開發(fā)經(jīng)理進(jìn)行修改和再次發(fā)布驗(yàn)證。雖然我們驗(yàn)證的比較充分，但是這樣項(xiàng)目組面對(duì)的工作量就會(huì)成倍的增加