邏輯工作法（分析和解決問題）

邏輯工作法分析和解決問題目錄\hPART1避免被上司批評的思維方式\h案例01出差歸來的收尾工作——撰寫報告書\h案例02組內(nèi)意見不統(tǒng)一時，怎樣表達(dá)自己的觀點？\h案例03上司突然來征求意見，該如何應(yīng)對？\h案例04在某公司的新產(chǎn)品策劃會議上\h案例05被上司問到某項工作的進(jìn)展情況時，該怎樣回答？\h案例06怎樣開始一項新的工作？\h案例07怎樣以領(lǐng)導(dǎo)的身份推進(jìn)改革？\h案例08接到提高利潤的任務(wù)后，營業(yè)部門該做什么？\hPART2科學(xué)安排時間，避免無意義的加班\h案例09忙忙碌碌中也有認(rèn)真準(zhǔn)備會議資料嗎？\h案例10手頭已經(jīng)有一大堆工作的時候，又接到了新任務(wù)該怎么辦？\h案例11怎樣才能提高工作效率？\h案例12抱著“過會兒再修改”的心態(tài)會導(dǎo)致怎樣的結(jié)果？\h案例13身邊的人怎么評價你的工作方法？\h案例14身為上司，應(yīng)該怎樣指導(dǎo)部下工作？\h案例15管理大型項目的經(jīng)驗\h案例16提高工作效率的秘訣\hPART3讓身邊人刮目相看的思維方式\h案例17為了提高營業(yè)額，召集部下們商討對策\(yùn)h案例18開會商討關(guān)于革新性新商品計劃的問題\h案例19分析出業(yè)績不佳的問題所在\h案例20發(fā)現(xiàn)存在大量問題之后，首先要做的事\h案例21如何整理海量信息？\h案例22怎樣借助便簽來整理信息？\h案例23如何解決開會時間過長的問題？\h案例24問題改善遇到了瓶頸，需要來一場徹底的改革\hPART4流暢順利地編寫資料的寫作技巧\h案例25文章的簡明程度有所不同\h案例26如何寫出一篇言簡意賅的文章？怎樣認(rèn)真地書寫長文？\h案例27開始寫作之前的準(zhǔn)備工作有哪些？\h案例28如果必須要寫出一篇長文，該怎么辦？\h案例29重要事項都寫進(jìn)文章里了嗎？\h案例30不知該寫什么內(nèi)容，怎么辦？\h案例31寫文章時有分段落嗎？\h案例32自由調(diào)節(jié)文章篇幅的技巧\hPART5幫助不善言辭的人談話不冷場的技巧\h案例33一對一交談的場合\h案例34聽別人說話的方式也大有講究\h案例35怎樣說服原本不理解自己的人？\h案例36午休時間和同事沒有話題聊怎么辦？\h案例37巧妙地讓對方說出內(nèi)心想法的方法\h案例38談話陷入僵局的時候該怎么辦\h案例39不知道和初次見面的人說什么該怎么辦？\h案例40比起初次見面，第二次見面更不知該說些什么\hPART6說服對方的技巧\h案例41企劃書明明寫得很精彩，為什么沒有通過審批呢？\h案例42需要在不同于平時的場合做報告時該怎么辦？\h案例43怎樣在短短幾分鐘時間內(nèi)做一場完美的展示？\h案例44怎樣在上司或他人面前做一場為時幾分鐘的展示\h案例45善于說服的人與不善于說服的人有何區(qū)別？\h案例46怎樣才能不被對方質(zhì)問“到底要表達(dá)什么意思？”\h案例47說服對方的簡單方法\h案例48怎樣進(jìn)行復(fù)雜的說明？PART1

避免被上司批評的思維方式案例01

出差歸來的收尾工作——撰寫報告書被上司指出不足、語無倫次的無邏輯君無邏輯君討厭出差，更討厭寫出差報告書。因為每次上司讀完之后，都會提出各種問題刁難自己，比如“顧客的反應(yīng)如何”“今后針對顧客的營業(yè)工作是怎么計劃的”等等。這對于剛出差回來、累到半死的無邏輯君來說簡直是莫大的痛苦，因此他十分討厭出差。無邏輯君的牢騷上司怎么老問這些雞毛蒜皮的事情，真討厭！這個討厭的上司，就愛挑毛病，真煩人，問那么多細(xì)節(jié)根本就沒必要，況且我從出差之前就一直胃疼……趕快讓這個上司調(diào)走吧，煩死了！事先做好準(zhǔn)備、受到上司表揚(yáng)的邏輯君邏輯君所在的公司也要求出差回來之后提交報告書。確定要出差之后，邏輯君就把此次出差的目標(biāo)提前記在筆記本上，在出差過程中，就已經(jīng)準(zhǔn)備好了報告書需要的資料。出差回來之后，邏輯君在寫報告書之前，首先會重新確認(rèn)一遍事先記下的出差目標(biāo)，再仔細(xì)想一想上司要了解哪些具體信息，并隨手把想到的事情記下來。為了防止漏掉必要的信息，邏輯君還會為報告書編寫一份目錄。以上準(zhǔn)備工作全部完成之后，才開始編寫報告書的正式內(nèi)容。上司看了這樣的報告，稱贊邏輯君此次出差收獲不小。邏輯君的主張：受到表揚(yáng)，是因為預(yù)先整理了上司可能會指出的問題。對于任何事情來說，確定目標(biāo)都是最重要的。目標(biāo)確定之后，還需對接下來要做的調(diào)查、收集的信息進(jìn)行整理，確保其中沒有重復(fù)和遺漏，尤其是上司想要了解的信息。如果整理的時候忘記了，到時一定會被指摘。為了避免這樣的錯誤，要事先調(diào)查好上司需要的信息，做到不留死角，這是有效避免遭到上司批評的訣竅。需要牢記的邏輯理論之——不留死角的MECE式思考實現(xiàn)目標(biāo)的第一步：用MECE式思考把握整體無邏輯君之所以會被上司批評，是因為他寫的報告書中遺漏了必要的信息。怎樣才能避免這種情況發(fā)生呢？首先要了解MECE這一概念。MECE是指沒有遺漏和重復(fù)的狀態(tài)。出現(xiàn)“遺漏”，就意味著產(chǎn)生了死角。例如，在做一件事時，只考慮好處，而忘記防范風(fēng)險，這樣很可能會造成未曾預(yù)想到的失誤。另一方面，“重復(fù)”會導(dǎo)致做無用功、造成混亂狀態(tài)。舉例來說明：如果東京分店和橫濱分店同時負(fù)責(zé)川崎地區(qū)的業(yè)務(wù)，那么作為顧客，并不知道該聽哪家店的，并且，營業(yè)所也要負(fù)擔(dān)雙倍的營業(yè)費(fèi)用，甚至不同的營業(yè)所之間還會產(chǎn)生矛盾。這對于整個公司來說，會造成極大的混亂。做任何工作，都要先明確目標(biāo)。上文中營業(yè)所的案例，其眼下的目標(biāo)就是，明確東京和橫濱兩家分店各自的營業(yè)范圍，做到各個營業(yè)所負(fù)責(zé)的區(qū)域沒有遺漏和重復(fù)。實現(xiàn)MECE狀態(tài)后的下一步工作：排序接下來請思考：各個分店應(yīng)該將其負(fù)責(zé)區(qū)域中的哪些作為重點？舉個例子，東京分店可能會將企業(yè)總部云集的23區(qū)作為重點區(qū)域。就像這樣，用MECE式思考梳理一遍整體之后，接下來要做的便是按照重要程度進(jìn)行排序。在可以用數(shù)字表示類別的案例中，MECE是很容易實現(xiàn)的。比如市場分類的方法之一，便是按照年齡段來劃分，而年齡是一種可以由數(shù)字來體現(xiàn)的要素，因此分類工作簡單易行。而在分類標(biāo)準(zhǔn)不能通過數(shù)字體現(xiàn)的情況下，如何實現(xiàn)MECE狀態(tài)呢？這就需要再動動腦筋了。培養(yǎng)全局意識的重點在于，從日常開始培養(yǎng)用MECE式思維把握全局的習(xí)慣。用MECE式思維培養(yǎng)全局意識案例02

組內(nèi)意見不統(tǒng)一時，怎樣表達(dá)自己的觀點？只講A方案的優(yōu)點，并強(qiáng)烈推薦的無邏輯君在討論今后營業(yè)方針的會議上，大家眾說紛紜，最終鎖定了A和B兩個方案。無邏輯君心中堅定地認(rèn)為非A方案不可。為了說服大家A方案是多么出色，他甚至準(zhǔn)備了10頁提案書。結(jié)果，他的提案遭到了上司和同事的反對，他們認(rèn)為無邏輯君的見解“過于偏激”“太過主觀、無法認(rèn)同”。無邏輯君的牢騷上司怎么就不理解我的想法呢？真是個榆木腦袋。A方案明明很出色，為什么上司就是不肯采納呢？真是個頑固不化的人。同事們也合起伙來刁難我，太過分了。既然A方案不好，那就用B方案吧，隨便你們，反正跟我也沒關(guān)系。先比較兩種方案的優(yōu)缺點，再推薦其中一種的邏輯君關(guān)于今后的營業(yè)方針，經(jīng)會議討論，最終鎖定了A、B兩個方案。至于哪個方案更好一些，邏輯君將兩種方案的優(yōu)缺點分別進(jìn)行了對比，缺點中也包含了對潛在風(fēng)險的分析。首先確定需要進(jìn)行對比的方面，例如市場規(guī)模、經(jīng)營資源的活用程度、從頭開發(fā)的難易程度等十個方面，以此為切入點進(jìn)行對比。對比結(jié)果顯示，還是A方案優(yōu)勢更明顯，不過B方案也有可取之處。于是，邏輯君將A方案稍作改良，之后推薦給大家；同時，對于B方案，邏輯君也將其優(yōu)點整理出來，方便在以后的工作中靈活運(yùn)用。邏輯君的主張：只有對比過兩種方案的優(yōu)缺點之后，才能做出客觀評價。再出色的方案也不可能只有優(yōu)點而沒有缺點。忽視缺點，單方面強(qiáng)調(diào)優(yōu)點，自然很難得到贊同。正確的做法是：敢于將優(yōu)點和缺點同時說明，這樣才不會留有死角。將兩種方案放在一起進(jìn)行對比，結(jié)合兩者的優(yōu)點，再提出新的方案，這種做法會更容易被采納。需要牢記的邏輯理論之——雙向思考，不留任何死角實現(xiàn)MECE的秘訣：正反結(jié)合，去除死角怎樣才能做到“沒有遺漏和重復(fù)”，實現(xiàn)MECE狀態(tài)，從而把握全局呢？這需要我們進(jìn)行雙向思考，也就是把正反兩方面結(jié)合起來。邏輯君對于優(yōu)點和缺點進(jìn)行比較，就是運(yùn)用了正反結(jié)合的思考方式。通過雙向思考來去除死角的代表性的例子有：“內(nèi)部與外部”“軟性和硬性”“正面因素和負(fù)面因素”等等。我們通常只關(guān)注眼前的事情，而對自己視線以外的事情漠不關(guān)心。比如有的人只關(guān)心“這樣的產(chǎn)品能不能賣出去”，而不去從銷售的角度思考“怎樣才能賣出去”“這樣能掙到錢嗎”等問題。實際上，為了擺脫這種狹隘的思維方式，應(yīng)當(dāng)從制造和銷售這兩個不同的視角來思考，從而拓寬視野。雙向思考一遍之后，還需要考慮“有無其他遺漏”的問題。放眼于“目前考慮的事情之外”的廣闊世界，才更容易發(fā)現(xiàn)遺漏和死角。逆向思考，開闊視野復(fù)眼思考，是指從兩個角度來思考問題。從完全相反的兩方面來考慮問題的復(fù)眼思考方式，能夠非常有效地幫助我們開闊視野。例如，在過去的啤酒市場，雜糧酒之間的競爭非常激烈。當(dāng)薄利多銷的戰(zhàn)術(shù)已經(jīng)不再奏效時，人們便轉(zhuǎn)換角度，開始思考銷售高檔啤酒的戰(zhàn)略。這樣，即便定價高，也不愁沒有銷路。瞄準(zhǔn)喜愛美味而高價的啤酒的顧客群，同時贈送高檔啤酒，以迎合市場需求，該戰(zhàn)略最終獲得了成功。逆向思考，關(guān)注存在死角的問題，這樣能夠幫助我們開發(fā)出更多資源。MECE的秘訣在于“雙向思考”和“廣泛思考”案例03

上司突然來征求意見，該如何應(yīng)對？雖然提出了明確的方針，卻依然無法說服對方的無邏輯君上司每次來征求意見，都會讓無邏輯君頭疼一番。比如，前幾天上司問無邏輯君：“你覺得，要提高銷售額，應(yīng)該走高價路線還是低價路線？”一開始，無邏輯君給出的答案是：“應(yīng)當(dāng)降低售價，薄利多銷。”上司又追問：“為什么呢？”聽了這話，無邏輯君頓時語無倫次，很快又改變了主意：“要不漲價試試？”這下，上司更著急了。無邏輯君的牢騷上司要求我馬上就給出一個明確的答案，這未免有些強(qiáng)人所難吧。我本來就不適合做參謀。既然上司問我“應(yīng)該漲價還是降價”，我也給出了回答，這難道還不夠嗎，干嗎非要繼續(xù)逼問我呢？上司真是太難相處了，他肯定也不喜歡我這個人。提出多種方案，推薦其中之一的邏輯君上司經(jīng)常向邏輯君征求意見。有一天，上司問他：“你覺得想要提高銷售額，是走高價路線好還是低價路線好？”邏輯君給出了三份方案，并分別予以說明：“我想到三種方案。第一種是高價路線，它的優(yōu)點和缺點分別如下……第二種是低價路線；第三種是高價商品和低價商品同時發(fā)售，讓高收入者和低收入者同時成為我們的目標(biāo)對象?！边壿嬀詈罂偨Y(jié)道：“我個人推薦第三種方案。”邏輯君的主張：替代方案可以幫助我們找到更好的解決方法。上司向自己征求意見時，邏輯君首先羅列出三種方案：積極的A方案、消極的B方案、中立的C方案。其中，C方案由于同時具備A方案和B方案的優(yōu)點，所以最為出色。如果邏輯君上來就武斷地說：“我覺得這樣做比較好。”那么一定會遭到上司的質(zhì)問，因為上司自己也正在煩惱。而像邏輯君這樣，對三種方案依次進(jìn)行說明，能夠很好地幫助上司理清思緒。需要牢記的邏輯理論之——從三個方面著手，讓MECE的實現(xiàn)變得更簡單去除死角的簡單秘訣：“上中下”組合的思維方式上節(jié)講到，去除死角有一個簡單的秘訣：從正反兩個角度來思考，比如“高價與低價”“大和小”這樣的對比。如果在此基礎(chǔ)上，再加上一個中立的角度，MECE的完成度會更高。例如，約定俗成的“上中下”“竹松梅”等等。可以說，在任何情況下，“上中下”的組合都是行之有效的。下面請欣賞一位乍看很優(yōu)秀的評論家是如何講話的。主持人：“今年日本經(jīng)濟(jì)的形勢如何？”評論家：“我想，日本經(jīng)濟(jì)應(yīng)該會呈上行趨勢。不過這需要中國的良好經(jīng)濟(jì)態(tài)勢作為支持。如果中國經(jīng)濟(jì)也低迷的話，日本的經(jīng)濟(jì)大概也會一路下行吧。不過，大家放心吧，如果美國經(jīng)濟(jì)能像現(xiàn)在這樣一直保持上升的話，日本經(jīng)濟(jì)也會保持平穩(wěn)的?！痹撛u論家的話乍一聽貌似挺有道理，但實際上并沒有給出明確的結(jié)論。仔細(xì)想想，他的意思其實是：在“上中下”的三種選擇之中，“總有一種是對的吧”。不過話又說回來，這種“上中下”結(jié)合的方式確實很好用，有機(jī)會不妨也試試看。提出三種替代方案，用以開拓思路其實，邏輯君提出的“積極方案、中立方案、消極方案”便可以作為參考。用具體事例來說明：在啤酒市場上，無酒精飲品很受歡迎。除此之外，市面上還有酒精度略高的7度啤酒和蘇打水燒酒出售。與此同時，酒精度居中的3度蘇打水燒酒，以中間階層作為銷售對象，這種商品在年輕人和女性中很受歡迎。認(rèn)為解決途徑只有一種的話，往往會拘泥于“做”與“不做”，陷入無謂討論的僵局。此時，如果公司領(lǐng)導(dǎo)只能想出“高價路線”和“低價路線”這兩種方法來提高銷售額，那么，能夠同時提出三種方案的邏輯君對他來說，一定是個得力助手。去除死角的簡單秘訣：“上中下”組合的思維方式案例04

在某公司的新產(chǎn)品策劃會議上只關(guān)注細(xì)節(jié)、講不清整體情況的無邏輯君上司向無邏輯君征詢關(guān)于新產(chǎn)品的策劃意見。無邏輯君設(shè)想了一款新產(chǎn)品，并寫了計劃書，該產(chǎn)品配備具有劃時代意義的全新功能。然而，上司并不滿意，他一邊看計劃書一邊不停地向無邏輯君發(fā)問：“這個功能對顧客來說有什么用？”“這款產(chǎn)品的目標(biāo)對象究竟是誰？”“你對于制造成本和銷售價格是怎么設(shè)想的？”結(jié)果很遺憾，無邏輯君的提案沒有通過。無邏輯君的牢騷為了這份提案，我花費(fèi)了多少心血，為什么沒人能理解呢？這款新產(chǎn)品可是具備劃時代意義的新功能啊，為什么不能理解呢？難道就不能動動腦、仔細(xì)聽聽我的話嗎？對于這些新功能，我本來是滿懷自信的，原以為肯定能通過。上司怎么就是不明白我的想法呢？算了吧，我已經(jīng)懶得干了。先說明整體情況，再詳細(xì)解釋的邏輯君在著手設(shè)計新產(chǎn)品之前，邏輯君先充分進(jìn)行了市場調(diào)查。除了調(diào)查顧客需求、收集所需的數(shù)據(jù)，邏輯君還整理了公司目前已有的信息，這減輕了市場調(diào)查的負(fù)擔(dān)。同時，關(guān)于“以哪一類顧客作為目標(biāo)群體？”“銷售價格定在多少？”“月銷售目標(biāo)設(shè)置為多少？”等問題，邏輯君也有了大致的設(shè)想。在此基礎(chǔ)上，又做了三份關(guān)于新產(chǎn)品的方案。對于每份方案，邏輯君都有著十足的信心。向上司匯報過之后，邏輯君又結(jié)合上司針對這三份方案給出的意見，重新整理了一份最佳方案。邏輯君的主張：對新計劃進(jìn)行解說之前，要先說明相關(guān)的背景信息。如果事先沒有把握好整體情況，在解說時，不但自己毫無頭緒，對方也會覺得越來越混亂。開發(fā)一款新產(chǎn)品，不能只考慮到產(chǎn)品本身，銷售戰(zhàn)略、生產(chǎn)成本等因素同樣很重要。因此，為了使提案順利通過，在匯報之前，應(yīng)該事先準(zhǔn)備一些讓人看了就能對整體情況一目了然的資料。有了這些資料作為輔助，對方就很容易理解整體情況了。需要牢記的邏輯理論之——從宏觀到微觀，培養(yǎng)全局觀念先說明整體情況，再解釋具體細(xì)節(jié)我們很容易走入的一個誤區(qū)是：一味地闡述具體細(xì)節(jié)，而疏忽了對整體情況的說明。就像案例中的無邏輯君，在介紹新產(chǎn)品計劃的時候，他始終只圍繞著具有“出色功能”的新產(chǎn)品本身侃侃而談。先確定目標(biāo)，再開始其他工作，這是最基本的要求。這是因為，目標(biāo)不同，對于整體情況的理解也會有所不同。舉個例子，一個考慮到全公司整體安排的人，和一個只考慮部門內(nèi)部事情的人，他們對于整體情況的認(rèn)知是完全不同的。確定目標(biāo)之后，首先要從宏觀角度進(jìn)行思考，之后再慢慢從宏觀過渡到微觀。其中，宏觀指事情的整體概況，微觀指事情的局部和詳情。拋開整體只談局部的做法，作為聽眾必然是無法理解的。在解說一份新計劃時，請務(wù)必先從整體著手，具體細(xì)節(jié)可以留到以后再慢慢設(shè)計。此外，向?qū)Ψ竭M(jìn)行說明的時候，也要先從整體概況開始介紹，之后再講細(xì)節(jié)內(nèi)容。這樣一來，聽眾對于話題的理解程度會有質(zhì)的飛躍。時刻注意明確整體和局部的關(guān)系現(xiàn)在，越來越多的公司在開會時采取這樣的做法：整個會議的內(nèi)容只用一張幻燈片來解決，使整體情況一目了然。因此，需要找出最關(guān)鍵的信息，放在幻燈片中，而余下的詳細(xì)資料，可以根據(jù)需要編輯成附頁，發(fā)給參會人員。除了會議資料，計劃書、報告書等也可以通過這樣的方式，編輯成清晰簡潔的單頁資料發(fā)下去，這樣可以大大提高聽眾對于內(nèi)容的理解程度。作為制作者，需要確認(rèn)的問題有：是否遺漏了必要的說服材料，各項信息是否整合，整體內(nèi)容是否得以體現(xiàn)，等等，這樣做也是有所裨益的。從宏觀（整體）到微觀（局部）來思考案例05

被上司問到某項工作的進(jìn)展情況時，該怎樣回答？無邏輯君的回答：正在辦著呢?zé)o邏輯君最討厭上司問自己工作的進(jìn)展情況。上司每次見到他總會問：“那件事辦得怎么樣了？”前些天被上司問到的時候，無邏輯君回答：“正在辦著呢?！苯Y(jié)果被上司批評道：“連工作進(jìn)展得怎么樣了都講不清楚，這樣怎么能提高效率？”類似的事經(jīng)常在無邏輯君身上發(fā)生，他動不動就被上司責(zé)問一番。無邏輯君的牢騷上司真是個急性子，放心好了，我正在辦著呢。什么時候到截止日期，我心里有數(shù)，能不能別總追著我問?。侩m然我也偶爾有完不成任務(wù)的時候，但那都是由不可抗力造成的。有時候，臨時被上司找去干雜活，我也沒辦法，而且電話里根本講不清楚工作的進(jìn)展情況……反正上司一跟我說話，我就心煩意亂。向上司匯報每項工作具體完成時間的邏輯君上司也經(jīng)常詢問邏輯君的工作進(jìn)展情況。遇到這種情況，邏輯君會參照事先逐條整理好的工作安排，按順序一一匯報。例如，①收集信息（2小時）；②整理問題點（2小時）；③制定方針（1小時）；④編制具體方案（2小時）；⑤編寫報告書（3小時）。按照順序把工作進(jìn)展情況逐條編寫成筆記，并在必要的地方標(biāo)注時間。被上司問到“工作進(jìn)展得怎么樣了”的時候，按照筆記匯報即可。在已經(jīng)完成的項目上打鉤標(biāo)明，這樣，進(jìn)展情況便一目了然。上司也覺得，可以把工作放心交給邏輯君，慢慢地也不怎么問進(jìn)展情況了。邏輯君的主張：把工作進(jìn)展情況按步驟記下來，管理起來很方便。其實，對每項工作逐條記錄，進(jìn)行進(jìn)度管理，并不只是為了讓上司放心，更重要的是為了自己能夠更好地把控工作情況，為了了解“怎樣才能提高工作效率”“目前進(jìn)行到哪一步了”“還有多少工作沒完成”等具體問題和情況。按進(jìn)度把工作逐一分解開來，這樣能夠更清晰地把握工作的具體內(nèi)容。再標(biāo)記上預(yù)測時間，就能很方便地預(yù)估工作完成所需時間了。需要牢記的邏輯理論之——按照順序進(jìn)行思考的“過程思考法”按照步驟與時間順序來思考，達(dá)到MECE狀態(tài)前面講到，實現(xiàn)“不留遺漏和死角”的MECE狀態(tài)需要正反結(jié)合來思考。下面介紹另一種方法：按照步驟與時間順序來整理信息。沿著“過去、現(xiàn)在、未來”的時間順序，最終實現(xiàn)MECE的狀態(tài)。按照步驟與時間順序來整理信息的方式被稱為“過程思考法”。這種方法有助于提高工作效率，還能防止遺漏重要事項。通用的過程思考法，即像邏輯君那樣，用數(shù)字標(biāo)明“第一步、第二步、第三步”。一般情況下，分為三到五個階段的做法比較常見。例如，編寫計劃書并獲得批準(zhǔn)，完成這一系列工作的同時，還需要進(jìn)行收集信息的工作。那么，不妨試試按下面的步驟來做：第一步，確定主題；第二步，收集信息；第三步，編寫計劃概要；第四步，編寫計劃書；第五步，計劃書的匯報和批準(zhǔn)。按照步驟與時間順序來劃分，能讓每一步工作看起來更清晰。規(guī)劃好標(biāo)準(zhǔn)時間日程管理的達(dá)人們對于“標(biāo)準(zhǔn)時間”有著明確的計劃。標(biāo)準(zhǔn)時間的定義是：完成某項工作所需要的時間。例如：在2小時之內(nèi)編寫5頁報告書，類似這樣對于自身工作時間的規(guī)劃都屬于“標(biāo)準(zhǔn)時間”。一開始，對于標(biāo)準(zhǔn)時間的精確程度無須過分關(guān)注，因為次數(shù)多了，預(yù)測的精確度自然會越來越高。具體過程如下：首先，預(yù)測完成某項工作需要多長時間；真正做起來發(fā)現(xiàn)，實際情況和預(yù)測有所差距；下一次再做同樣的工作，精確度有所提升。規(guī)劃好標(biāo)準(zhǔn)時間的第一步，就是預(yù)先設(shè)定一個所需的時間。按照步驟與時間順序來思考，實現(xiàn)MECE案例06

怎樣開始一項新的工作？先設(shè)想好所有細(xì)節(jié)，之后又大量修改的無邏輯君無邏輯君所在的材料部門一向重視業(yè)務(wù)處理的高效化。部門近期的任務(wù)是，需要在一年之后將現(xiàn)在的20人減員至10人。無邏輯君作為項目管理者，需要配合推進(jìn)這次改革，但他一時間想不出解決問題的方法。在征求了大家的意見之后，無邏輯君選取了一份看上去還不錯的方案，并執(zhí)意推行。但裁減10個人的目標(biāo)有些艱巨，僅憑這份方案很難實現(xiàn)。無邏輯君束手無策，陷入了深深的苦惱。無邏輯君的牢騷我根本不知道該從何下手……裁掉一半的員工，這根本就是無稽之談，即使采用最靠譜的方案也得花一年多的時間。話說，當(dāng)初我被選為領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)是靠運(yùn)氣了，反正這個任務(wù)我是無論如何也完不成的，還是早早向本部長訴苦吧，要不干脆放棄算了。先確定改革方針，再考慮具體方案的邏輯君邏輯君也遇到了同樣的問題，那么，他是怎樣處理的呢？首先，邏輯君通過分析各個工種的業(yè)務(wù)量了解到：訂貨、庫存管理、經(jīng)營處理這幾項業(yè)務(wù)需要占用一大半時間。這就需要在信息系統(tǒng)方面進(jìn)行徹底改革，例如：引進(jìn)自動材料采購系統(tǒng)，這樣就可以裁減掉訂貨和庫管人員。邏輯君認(rèn)為，在編寫根本性改革方案之前，首先要有一個整體構(gòu)想。他的做法是，首先將改革后的基本方針確定為：引進(jìn)新式信息系統(tǒng)，實現(xiàn)材料采購業(yè)務(wù)的自動化。之后再編寫改革計劃書，并開展了關(guān)于預(yù)算方面的交涉。邏輯君的主張：整體構(gòu)想和基本方針對于改革至關(guān)重要！對于一次改革來說，整體構(gòu)想和基本方針是極其重要的。美國人把關(guān)于改革的整體構(gòu)想稱為“宏偉計劃”（granddesign），把基本方針稱為“宗旨”（concept）。但這些詞匯在日本尚未普及，對于根本改革也有一定影響。那么，這次的改革也應(yīng)當(dāng)從整體構(gòu)想入手。需要牢記的邏輯理論之——開展新任務(wù)的必經(jīng)階段：計劃—設(shè)計—實施開展工作的基本要義像邏輯君這樣，從整體構(gòu)想的制定入手，采取從宏觀到微觀的方法，能夠有效提高工作效率。用具體的工作步驟來解釋，即“概要—詳情—具體化”或“計劃—設(shè)計—實施”。在“計劃”步驟，需要做的工作是編寫計劃書。計劃書中必須要有的內(nèi)容包括以下兩點：①明確整體構(gòu)想；②起草宗旨。具體到產(chǎn)品開發(fā)中，“計劃”是指新產(chǎn)品概念的起草和規(guī)格說明書。下一步的“設(shè)計”，是指具體的實行計劃，如推進(jìn)計劃書。最后一步“實施”是指基于實行計劃的實施過程。具體到產(chǎn)品開發(fā)中，是指完成從零部件采購、樣品開發(fā)、直到最終加入生產(chǎn)體系中的一系列準(zhǔn)備工作。階段劃分可以作為開展工作的通用方法之一。而具體到某個項目，可進(jìn)一步劃分為“計劃—基本設(shè)計—詳細(xì)設(shè)計—采購制造—導(dǎo)入運(yùn)用”這五個階段。切忌一上來就做詳細(xì)設(shè)計和局部工作以產(chǎn)品開發(fā)為例來思考。如果上來就投入詳細(xì)設(shè)計的話，的確能在一定程度上對舊產(chǎn)品加以改良，例如：增強(qiáng)手機(jī)拍攝的畫質(zhì)，稍稍減輕手機(jī)的重量，等等。但這樣做存在一個很大的弊端——無法從根源上轉(zhuǎn)變思想。說得形象一點，即無法實現(xiàn)“從本土手機(jī)到智能手機(jī)”的質(zhì)的飛躍。轉(zhuǎn)變思想要從計劃階段開始。如果一上來就做詳細(xì)設(shè)計或者局部工作的話，只能做到改良的程度，而無法實現(xiàn)改革的目標(biāo)，這樣只不過是在維持現(xiàn)狀罷了。從宏觀到微觀的應(yīng)用

“計劃—設(shè)計—實施”“概要—詳細(xì)—具體化”案例07

怎樣以領(lǐng)導(dǎo)的身份推進(jìn)改革？不知從何下手的無邏輯君無邏輯君負(fù)責(zé)材料部門的人員精簡項目。與本部長商討之后，確定以“引進(jìn)新式信息系統(tǒng)，實現(xiàn)材料采購業(yè)務(wù)自動化”為改革的中心，材料部門人員減半的目標(biāo)不做更改。可是即便如此，無邏輯君還是不知該從何下手，始終一頭霧水。而此時，新的材料采購管理信息系統(tǒng)已經(jīng)開始運(yùn)行了。照這樣下去，即便引進(jìn)新式信息系統(tǒng)，處理速度的提高程度也相當(dāng)有限。無邏輯君的牢騷讓一個完全沒有經(jīng)驗的人來領(lǐng)導(dǎo)改革，真是鬧心。改革改革，理想很豐滿，可現(xiàn)實很骨感啊。都說最終能實現(xiàn)人員減半的目標(biāo)，但把這樣重大的任務(wù)交給我一個完全沒有改革經(jīng)驗的人，我也只能打著改革的旗號瞎折騰罷了。不管怎么努力都無濟(jì)于事，還不如交給別的公司去做呢，反正我是沒轍了。先確定基本方針，再規(guī)劃具體細(xì)節(jié)的邏輯君如果邏輯君是裁員項目的負(fù)責(zé)人，他會怎么做呢？為了完成這項看似很難的任務(wù)，邏輯君首先確立了關(guān)了改革的三個基本方針（concept）。之前，通過分析業(yè)務(wù)量已經(jīng)了解到：用在訂貨、庫存管理、經(jīng)營處理這三個環(huán)節(jié)上的時間占據(jù)了全部耗時的一半以上?；谏鲜霈F(xiàn)象，邏輯君確定了改革的三項基本方針：①庫存管理和必要材料的“一元化管理”；②根據(jù)生產(chǎn)計劃推算材料的需求量，通過“自動訂貨”的方式補(bǔ)充庫存；③推行“少紙化”，大幅減少單據(jù)核對環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)量。以上方針獲得了本部長的認(rèn)可，改革自此拉開帷幕。邏輯君的主張：從三個角度來確定方針，這樣就不會出現(xiàn)大的紕漏。如果大家覺得基本方針“聽起來不錯”，或者“聽完之后能大致了解改革的方向”，就說明這個方針是切實可行的。嚴(yán)格挑選出關(guān)于改革的三個關(guān)鍵詞便足矣。借助互聯(lián)網(wǎng)，可以輕而易舉地實現(xiàn)信息的一元化管理和少紙化政策。當(dāng)大部分業(yè)務(wù)都實現(xiàn)了自動化，只有核查工作需要人工來做的時候，裁員就變得容易多了。需要牢記的邏輯理論之——幫助培養(yǎng)全局觀念的框架式思維把整體分成3～4個大類來把握Framework思維方式，能夠有效地實現(xiàn)從宏觀思考到微觀思考的過渡。這里的Framework可直譯為“框架”，這種思維方式有助于全局觀念的培養(yǎng)。邏輯君在本次改革中提出的“一元化管理”“自動訂貨”“少紙化”等概念，都可以歸為框架的范疇。所謂“框架”，即把整體分成3～4個大類，從而確保MECE狀態(tài)的配置方式。舉例來說，人類生存的基本保障中最重要的“衣食住”，其實就是框架的一種；此外，“東西南北”四個方位、“春夏秋冬”四個季節(jié)、“陸?？铡比N防衛(wèi)手段，都可以被稱為框架。還有，柔道的精髓——“心技體”也是框架的一種?？梢哉f，在日常生活中，我們每天要接觸各種各樣的框架。用框架的觀點來理解所謂的“宗旨（基本方針）”，能夠更好地把握全局。比如，一直以“美味、迅速、實惠”而聞名的吉野家，近年來在牛肉火鍋方面加大了投入，并強(qiáng)調(diào)“美味、實惠、慢用”的概念。關(guān)于框架經(jīng)營戰(zhàn)略中有一個“3C框架”的概念，它指的是Customer（顧客）、Competitor（競爭）、Company（公司）。市場銷售中的“4P框架”是指：Product（產(chǎn)品）、Price（價格）、Place（銷售渠道）、Promotion（促銷）。在過去，支撐日本制造業(yè)的“QCD”是指：Quality（質(zhì)量）、Cost（成本）、Delivery（交貨期）。還有日語中的諧音“5S”——整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seisou）、清潔（Seiketsu）、紀(jì)律（Shitsuke），也已經(jīng)作為工廠作業(yè)的框架之一固定下來。剛剛接觸框架式思維方法的時候，可能會不太適應(yīng)。此時，不妨先參考業(yè)已形成的框架，這也不失為一個巧妙的方法。Framework（框架）讓整體結(jié)構(gòu)變得更鮮明

*注意：要保持MECE狀態(tài)案例08

接到提高利潤的任務(wù)后，營業(yè)部門該做什么？嘗試高價戰(zhàn)術(shù)的無邏輯君身為營業(yè)部長的無邏輯君，最近接到了提高營業(yè)利潤的任務(wù)。從前，只要保證每個月的銷售額有所增長，就能完成銷售目標(biāo)；然而三個月之后的新銷售目標(biāo)變成了力求實現(xiàn)利潤額的最大化。無邏輯君認(rèn)為，在保持銷售數(shù)量不變的情況下，只要把售價稍稍提高一點，就能實現(xiàn)利潤的增加，于是下令營業(yè)部門不準(zhǔn)降價，可這樣一來，銷售額反而大幅下降，利潤比以前也減少了一半。無邏輯君的牢騷漲價是為了更高的利潤，結(jié)果產(chǎn)品反倒賣不動了。只靠營業(yè)部門單方面的努力，利潤根本不可能增長。一直以來，我們的產(chǎn)品都是依靠低價戰(zhàn)略才能賣出去。可是一旦降價，必然會導(dǎo)致每件產(chǎn)品的利潤減小，那么營業(yè)利潤自然也會隨之減小。所以我不得不這樣做，這也是為了保證一定的營業(yè)額啊……針對銷售價格、營業(yè)經(jīng)費(fèi)等問題分別制定對策的邏輯君邏輯君接到了一項任務(wù)：在三個月時間內(nèi)，實現(xiàn)利潤最大化。關(guān)于這個問題，邏輯君從整個公司的角度出發(fā)進(jìn)行了思考。最終，他整理出五個要點，分別是：提高售價（不輕易降價）、提高銷量、銷售高利潤產(chǎn)品、降低采購價格、降低營業(yè)支出。其中，針對價格和銷量，整個營業(yè)部門一直在不懈努力。因此，本次改革的主要著眼點為“銷售高利潤產(chǎn)品”和“降低營業(yè)支出”兩方面。而為了降低采購價格，邏輯君向采購部門尋求幫助，對其提出了降低采購成本的目標(biāo)。邏輯君的主張：這是因為“利潤＝收入－費(fèi)用”“營業(yè)額＝銷售單價×數(shù)量”?！袄麧櫍绞杖耄M(fèi)用”，這一關(guān)系決定，如果想讓利潤有所增長，就需要提高銷售額，同時減少費(fèi)用支出。而“營業(yè)額＝銷售單價×數(shù)量”則告訴我們，單價和數(shù)量的增加，也對應(yīng)著營業(yè)額的增長。因此，絕不能隨隨便便地降價，同時要以高價銷售那些高利潤的產(chǎn)品。減小營業(yè)經(jīng)費(fèi)的開支，對于實現(xiàn)費(fèi)用減縮的目標(biāo)是十分有效的。把改革問題作為一個整體來思考，并尋找對策，這種思路是至關(guān)重要的。需要牢記的邏輯理論之——信息梳理的王道：邏輯樹分析法清晰地展示出整體與部分之間關(guān)系的信息整理法與束手無策的無邏輯君相比，邏輯君的優(yōu)勢在于，他首先明確了需要做的事情。邏輯君用來梳理事態(tài)的方法，被稱為“邏輯樹分析法”，也就是在確保大小關(guān)系、因果關(guān)系的前提下，繪制一棵“邏輯之樹”。下面用邏輯君的事例來具體解釋：利潤的增長，需要通過提升營業(yè)額和縮減費(fèi)用來完成；那么，接下來要考慮的問題就是，如何提升營業(yè)額同時縮減費(fèi)用的問題。邏輯君的這種思維過程，正是運(yùn)用邏輯樹分析法的體現(xiàn)。提到分類，很多人會想到按照大、中、小的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行劃分。邏輯樹分析法也不例外，可以按常規(guī)分為大中小三個層級。其中，各個層級可以用數(shù)字標(biāo)示為：第一層級（大分類）、第二層級（中分類）、第三層級（小分類）。本書的目錄編寫也用到了邏輯樹分析法。第一層級為分章，第二層級為大標(biāo)題，第三層級為小標(biāo)題。此外，還要檢查內(nèi)容是否達(dá)到了MECE狀態(tài)。用邏輯樹分析法來梳理大腦無邏輯君們總是等不及理清信息與信息之間的因果關(guān)系、大小關(guān)系，就草率地開啟了記憶過程，而這會導(dǎo)致記憶的容量減小，并且也無法做到在需要的時候迅速提取記憶。思維不清晰的人，往往大腦也很混亂。比如公私混淆的人，總會把公司的事和自己的事混為一談。理清信息之間的因果關(guān)系和大小關(guān)系，并時刻留意是否達(dá)到了MECE狀態(tài)，這是很重要的，可以幫助我們增強(qiáng)記憶力，并提高喚起記憶的速度。邏輯樹分析法是指在實現(xiàn)MECE的同時分層級整理信息的方法PART2

科學(xué)安排時間，避免無意義的加班案例09

忙忙碌碌中也有認(rèn)真準(zhǔn)備會議資料嗎？不理解提前準(zhǔn)備資料的意義的無邏輯君無邏輯君最討厭的事情就是開會，因為開會就意味著工作量的增加，其中，最麻煩的要數(shù)準(zhǔn)備會議資料。例如，收集市場數(shù)據(jù)并做成表格，編寫兩到三個改善方案，等等。參會的其他人都會認(rèn)真準(zhǔn)備資料，而無邏輯君從來不做。由于他的原因，會議時間經(jīng)常被迫延長。無邏輯君的牢騷為什么非要提前準(zhǔn)備會議資料不可呢。為什么一定要在開會之前就把資料準(zhǔn)備好呢？多浪費(fèi)時間啊。難得開一次會，到時候直接在現(xiàn)場討論，這不也更方便大家理解嗎？理解事先準(zhǔn)備資料的必要性的邏輯君邏輯君經(jīng)常參加各種會議。開會雖然有些麻煩，但每一次都有明確的目標(biāo)和意義，所以不能缺席。邏輯君也經(jīng)常需要提前準(zhǔn)備下一次會議所需的資料，有時甚至要花費(fèi)半天以上的時間來準(zhǔn)備，但他每次都認(rèn)真地完成。邏輯君參加的每一次會議都能順利進(jìn)行，因為有了提前準(zhǔn)備好的資料，就可以節(jié)省從頭開始討論的時間。會議基本上都能控制在一小時之內(nèi)，而且經(jīng)常提早結(jié)束。邏輯君的主張：開會也需要支出人力成本，提前準(zhǔn)備好資料可以節(jié)省時間。會議也是需要支出人力成本的。1個人的時薪是2000日元，10個人開2小時會就要支出40000日元。如果提前做好準(zhǔn)備，在1小時之內(nèi)開完會，就可以減少20000日元的支出。對于整個公司來說，這筆錢可能不算什么，但有個道理叫作積少成多……所以一定要從自身做起，節(jié)省每一筆開支。需要牢記的邏輯理論之——打好提前量，今日準(zhǔn)備明日事如果提前做好準(zhǔn)備，一天的工作就會順利許多無邏輯君之所以總是忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，是因為他從來不愿為明天的事浪費(fèi)今天的時間。如果在做手頭的工作時提前考慮到今后的事情，就不會出現(xiàn)到時毫無頭緒的麻煩。提前做好準(zhǔn)備，對于工作大有裨益，比如可以縮短會議時長。關(guān)于開會，無邏輯君認(rèn)為，只要大家在會上討論討論就足夠了，不必整理成系統(tǒng)的資料。而實際上，整理資料應(yīng)該在開會以外的時間完成，比如提前制定好方案，再拿到會議上討論。在開會之前提前整理好調(diào)查數(shù)據(jù)，這樣能更充分有效地利用時間。提前準(zhǔn)備的作用不僅體現(xiàn)在開會上，也能幫助我們的工作進(jìn)展更順利。但凡每天忙忙碌碌的人，一定是因為沒有做好事前準(zhǔn)備。如果能夠考慮到未來的事情，提早做準(zhǔn)備，工作起來會更順利。只有順利完成當(dāng)天的工作，之后才能樂得悠閑。因此，為了實現(xiàn)工作的良性循環(huán)，應(yīng)當(dāng)著眼于未來，早做準(zhǔn)備。提前準(zhǔn)備，減少一天當(dāng)中的麻煩提前做準(zhǔn)備，能夠幫助我們早早發(fā)現(xiàn)拖慢進(jìn)度的障礙，于是早做安排，并提前尋求幫助，這樣就不會事到臨頭變得慌慌張張。提前動手，并計劃好完成這項工作需要的時間。如果事先知道一項工作需要15個小時的話，那么就可以提前留出至少兩天的時間來完成，否則就會超期。反過來講，如果到了截止日期的前一天才發(fā)現(xiàn)，這項工作居然需要15個小時才能完成，那肯定來不及了。提前做好準(zhǔn)備，才能保證工作順利進(jìn)展。同時，也要提前意識到留出充足時間的必要性。充分利用今天的時間，為明天的工作做準(zhǔn)備案例10

手頭已經(jīng)有一大堆工作的時候，又接到了新任務(wù)該怎么辦？手忙腳亂、應(yīng)接不暇的無邏輯君無邏輯君一直無法擺脫加班的魔咒，因為每天總是有堆積如山的工作必須要做完。前些天，上司問他：“今天要交的報告書怎么還沒寫完？”無邏輯君回答道：“現(xiàn)在才下午5點，距離夜里12點不是還有7個小時嗎？”上司怒道：“看來你是真的不開竅?。≈辽僖磿r交上來吧！”無邏輯君每天如此，他的手頭永遠(yuǎn)都有做不完的工作。無邏輯君的牢騷為什么就我一個人有干不完的活呢。雖然上司說盡早提交，但是，只要能在截止時間之前交上去不就行了嗎？還是按照自己的節(jié)奏來會輕松一些?？蔀槭裁吹搅俗詈箨P(guān)頭，還是有那么多工作完不成，真頭疼，越忙越亂了。時間充裕、應(yīng)對自如的邏輯君邏輯君每天也有很多工作要做，但他從來不會拖到最后一刻才完成，而是在截止日期之前就早早提交。所以，即使臨時來了新任務(wù)，邏輯君也能輕松應(yīng)對。實際上，邏輯君的工作量并不比其他人少。因為他一邊計劃一邊動手，并且早早就開始準(zhǔn)備，所以中途遇到的麻煩會少一些。比如，對于需要團(tuán)隊合作的工作，邏輯君會提前把任務(wù)安排給同事，讓他們也能盡早開始做。邏輯君的主張：根據(jù)工作的重要程度和緊急程度來安排先后順序。一邊計劃一邊工作，這樣可以爭取到更多的自由時間。我一般會根據(jù)每項工作的重要程度和緊急程度來安排動手的先后順序。如果堆到最后，所有的工作都變成既重要又緊急的那就麻煩了。為了避免這種情況，我會先做那些雖然重要，但不那么緊急的工作，這樣不至于弄得太緊張。需要牢記的邏輯理論之——根據(jù)工作的重要程度和緊急程度來安排先后順序理清眼下要做的事情，創(chuàng)造自由時間無邏輯君每天都馬不停蹄，是因為他一直在做那些既重要又緊急的工作。如果手頭的工作雖然重要但不那么緊急，就能自由一些。這體現(xiàn)了根據(jù)優(yōu)先級給每項工作排序的重要性。優(yōu)先順序，包括重要程度和緊急程度，排序的時候要以這兩點為標(biāo)準(zhǔn)。首先讓我們來思考關(guān)于“重要程度”的問題：“重要且緊急”的工作，需要集中精力，認(rèn)真而迅速地完成?！爸匾痪o急”的工作，因為有一定的緩沖時間，可以安下心來認(rèn)真去做，需要“提早準(zhǔn)備”的就是這一類工作?！安恢匾o急”的工作，多數(shù)都需要在短時間內(nèi)完成，例如需要馬上提交的公司內(nèi)部文件和郵件的處理，這些工作可以在開會或是調(diào)整心情的時候去做?！安恢匾膊痪o急”的工作，可以暫時擱置，先不去管它。需要立刻完成的工作有哪些？如果有太多“重要而緊急”的工作，無奈偷工減料、突擊完成，那么工作質(zhì)量一定會下降，之后還得修改，反而占用了可以自由支配的時間。因此，為了保證工作質(zhì)量，一定要先利用今天的時間來做那些“重要但不緊急”的工作，把明天的時間留出來。所以，果斷放棄那些不重要的工作，今天就先來完成那些“重要但不緊急”的工作吧。依據(jù)工作的重要性和緊急性來排順案例11

怎樣才能提高工作效率？每天被上司催促的無邏輯君最令無邏輯君頭疼的就是與上司交流。每次見面，上司都會問他：“那件事辦得怎么樣了？什么時候能完成？”如果無邏輯君回答“正在商討中”，上司就會不滿：“我是在問你到底什么時候能做完！”無邏輯君有些不悅：“明天才是截止日，今天就別催我了行嗎？”但到了第二天，無邏輯君依然沒有完成，只能求上司再多給一天時間。無邏輯君的牢騷心里越是想著趕緊動手，反而越?jīng)]有干勁。我明明也很努力的嘛，可是上司總在我干勁十足的時候來問“那件事辦得怎么樣了”，我又不是小孩子。這簡直和小時候母親督促我“好好學(xué)習(xí)去”一模一樣。我很討厭別人在我想要好好干活的時候過來指指點點。早晨第一件事就是書寫工作備忘的邏輯君邏輯君每天到公司之后的第一件事便是查閱郵件，目的有二：第一，及時回復(fù)必要的郵件；第二，及時了解今天有哪些新任務(wù)要完成。處理完郵件之后，邏輯君會把必須完成的工作逐條寫進(jìn)Excel備忘錄中。備忘錄記載著待完成的工作，又新增了今天的工作。每完成一項工作，邏輯君都會用記號標(biāo)示出來。邏輯君的主張：把要做的事列成清單能夠激發(fā)干勁。用Excel制作備忘錄，用來記錄工作十分方便。待完成的工作會保存下來，不必每天都從頭再記一遍。此外，按照科學(xué)合理的順序處理工作也很重要。30分鐘之內(nèi)能搞定的工作要盡早完成，這樣手頭遺留的任務(wù)就會減少。每完成一項任務(wù)，就能體會到工作的成就感，從而激發(fā)工作的動力。需要牢記的邏輯理論之——用ToDoList列出需要做的事早晨第一件事：列一份ToDoList每天早晨要做的第一件事，就是把工作列在一張清單上，這張清單叫作ToDoList。某商業(yè)雜志的調(diào)查顯示，從上司的角度來觀察，不做ToDoList的員工，工作效率大多都很低下。而且，相比于用紙記錄，用電子表格來記錄的人工作效率更高一些。無邏輯君的工作計劃之所以毫無頭緒，也是因為他沒有養(yǎng)成做ToDoList的習(xí)慣。在電腦上做一張清單，查找起來十分便捷。如果用Excel的話就更方便了。早晨到了公司，先處理完郵件，接下來再編輯你的ToDoList，因為許多新任務(wù)都是通過郵件安排的。平時想到什么就先隨手寫下來，順序亂一點也無所謂，反正待完成的工作只要不刪除就可以一直保留在上面，這正是電子化帶給我們的便利。每增加一項新任務(wù)，就把它添加到ToDoList中；每完成一項工作，也在ToDoList中標(biāo)示出來。確定工作順序，一項項完成使用ToDoList的訣竅有二。第一，記錄工作順序。先做那些10分鐘之內(nèi)能搞定的工作。大部分工作，比如差旅費(fèi)的報銷、公司雜事的處理，用很短的時間就能完成。把這些工作先處理掉，清單上的工作就會減少一部分。第二，寫下完成某項工作的預(yù)計時間，也就是做計劃。等工作完成之后，再對比一下預(yù)計與實際花費(fèi)時間的誤差。對比的意義在于，這樣可以逐漸提高預(yù)計時間的精確性。做一個ToDoList，用來明確工作的緊急程度以及預(yù)計所需時間案例12

抱著“過會兒再修改”的心態(tài)會導(dǎo)致怎樣的結(jié)果？最終也沒來得及修改、錯誤百出的無邏輯君無邏輯君提交給上司的報告書經(jīng)常被打回來，原因是里面有太多錯字漏字的問題。上司還沒有全部讀完，就要求無邏輯君“拿回去再完善一下，今天下班之前重新交一份給我”。于是，無邏輯君只好按上司的要求修改一遍，他很不滿：“好歹把我的報告看完了再說行嗎……”上司不放過任何一處錯字和漏字的問題，這使得無邏輯君做其他工作的時候也受到了影響，每天都一臉不悅。無邏輯君的牢騷本來想過會兒再修改一下的，但時間不夠了。三天前才勉強(qiáng)寫出來的報告書，質(zhì)量自然是不過關(guān)的。當(dāng)時，無邏輯君想著“稍后再修改一下”，可后來一直在忙別的工作，不知不覺就到了截止日期。其實他并不是故意要偷懶，只是真的沒時間修改了。從頭到尾認(rèn)真書寫，交出完美作品的邏輯君邏輯君的報告中從來沒有出現(xiàn)過錯別字。他認(rèn)為，文字的精確度與報告內(nèi)容都是衡量質(zhì)量的重要指標(biāo)。如果文中的錯別字太多，會給讀者留下“功夫下得不夠”“偷工減料”“內(nèi)容不實”的印象。同時，邏輯君還保持一個好習(xí)慣：每做一項工作，都要從頭到尾一氣呵成，完成一項任務(wù)之后，再開始另一項任務(wù)。因為往往心里想著“過會兒再修改”，于是做到一半就停下來，可是過后并不會再修改了。邏輯君告誡自己：接下來還有別的工作要做，沒時間檢查，所以必須一次性做好。邏輯君的主張：工作也是某種意義上的一期一會。把工作看成一期一會的事情，這樣便能更好地投入其中?！耙黄谝粫痹臼遣璧佬g(shù)語，它的含義是“一生中只有一次的事情”，因為一生只有一次機(jī)會，所以要全心全意地對待。而工作也是一樣，只有一次機(jī)會去做，所以絕不能半途而廢，要認(rèn)真對待，并不斷完善，直到獲得認(rèn)可為止。需要牢記的邏輯理論之——“過會兒再修改”的心理會導(dǎo)致工作質(zhì)量下降認(rèn)真完成每一項工作試想，總是說“過會兒再檢查一遍”的人，其實真正做到的又有幾個呢？大多數(shù)時候，拖著拖著就變成了“本想再檢查一遍，但已經(jīng)沒時間了，暫且這樣交上去再說吧”。無邏輯君就是如此，所以他的報告里總是出現(xiàn)錯字和漏字的問題。心里想著“過會兒再檢查”，但往往最后根本沒時間去做，這難免會導(dǎo)致工作質(zhì)量的下降?！斑^會兒再修改”的心理會帶來兩個問題：第一，做出的是半成品，本身不夠完善，過后再修改會導(dǎo)致耗時增加，擠占其他工作的時間。第二，無法體會工作的成就感。一項任務(wù)全部完成之后，可以在ToDoList上畫鉤，表示需要做的工作又少了一項。但如果稍后還需修改的話，也就無法體會到這種成就感。一項項完成手頭的任務(wù)，能夠切實感受到工作是在向前進(jìn)展的，滿足感也會得到提升。減少手頭的工作量在工作時，要抱著一期一會的心態(tài)，而不能有“過會兒再檢查”的想法。錯字和漏字會影響工作質(zhì)量。兩份內(nèi)容相同的報告，其中帶有錯字和漏字的那一份，一定會輸給用字準(zhǔn)確的一份。這是因為，錯字和漏字會帶給人“經(jīng)不起推敲”“寫得不認(rèn)真”“還差一點火候”的感覺。費(fèi)盡千辛萬苦才完成的方案，一拿出來就被否定了。認(rèn)真做完每一項工作，讓手中的任務(wù)一項項減少。如果手里堆積了太多任務(wù)，看不到完成的希望，也就無法體會到成就感，工作熱情自然也會減退不少。不要積攢工作，把能夠迅速完成的工作先處理掉案例13

身邊的人怎么評價你的工作方法？被人批評工作時磨磨蹭蹭的無邏輯君上司和同事們對無邏輯君的印象是工作不認(rèn)真。其實，無邏輯君并沒有偷懶，只是工作缺乏規(guī)劃，所以給身邊人留下了不好的印象。比如，到了下午，他經(jīng)常盯著天花板，不知在想什么；有時想不出好的點子，就坐在那兒發(fā)呆。別人看到他這副樣子，便覺得他是在磨蹭時間。無邏輯君的牢騷一直以來我都很努力??！我真的有努力工作??！有時候在工作中遇到瓶頸，確實會自己思考一會兒。但不能看到我這樣，就給我貼上不認(rèn)真干活的標(biāo)簽吧，這讓人很不爽。我只是按自己的習(xí)慣在做事，并不是不努力啊。被人稱贊工作麻利的邏輯君大家都覺得邏輯君的工作很有規(guī)劃性。每天一早，邏輯君就干脆利落地處理好每項工作，身邊的人都能感受到他的活力四射。邏輯君每天準(zhǔn)時下班，從不磨磨蹭蹭地加班。有的人即便加班，也只是利用這段時間休息罷了。而邏輯君則不同，大家都覺得他加班時的工作狀態(tài)也很棒。工作結(jié)束后，邏輯君一分鐘也不耽擱，每天晚上7點左右就回家。最近，邏輯君起得比較早，如果哪天晚上他正點下班，一定是因為早晨提前一小時就到公司了。邏輯君的主張：上午的時間用來全力工作?！耙蝗罩嬙谟诔俊钡恼f法是有道理的。如果上午磨磨蹭蹭，那么一整天的工作效率都會受影響。比如，周末經(jīng)常睡懶覺到中午，結(jié)果一天下來什么都做不成。工作的時候也是一樣，上午的工作效率對于下午的工作成果有很大影響。需要牢記的邏輯理論之——幫助提高工作業(yè)績的一日三分法／一日四分法一日三分法，規(guī)劃好一天的工作這里為大家推薦一種提升工作效率和激情、做好工作規(guī)劃的方法——一日三分法，即將一天的時間分為早、中、晚三部分。人類的大腦結(jié)構(gòu)決定，一天之中的上午比較適合進(jìn)行腦力勞動，比如依靠直覺的工作、做計劃、想點子、確定整體方針等工作。這是因為，大腦在上午的運(yùn)轉(zhuǎn)速度相對較快，處理短時間內(nèi)能夠完成的零碎事務(wù)性工作的效率也比較高。人類大腦中的海馬體會在睡眠過程中對大腦中存儲的信息進(jìn)行整理。人在做夢的時候，海馬體的記憶從左腦傳遞到右腦。因此，如果能保證充足的睡眠，海馬體在上午會清晰而有條理，即使再復(fù)雜的信息也能順利提取。到下午時，海馬體又積累了一些其他信息，此時，不適合進(jìn)行復(fù)雜的思考、依靠直覺的思考、對于整體的思考等工作，而適合做一些簡單的體力勞動。所以，至于下班時間到了是直接回家還是繼續(xù)加班，最好在上午就計劃好。早晨留出一段屬于自己的自由時間有些人平日里每天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，根本沒有自己的時間。下面推薦的一日四分法，可以幫你找回原本屬于自己的時間：把鐘表調(diào)快1小時。前一天早睡一小時，第二天早起一小時，這一個小時可以用來做自己喜歡的事。再加上前面所說的一日三分法，總共把一天分成四個時間段。無邏輯君的工作之所以缺乏計劃性，是因為他沒有規(guī)劃好一天的時間。平時不妨試試把一天時間分為“上午、下午、下班后”三部分的一日三分法，工作起來肯定會比以前有條理；還可以再多給自己留出清晨的一小時，也就是一日四分法。用“1日3分法”“1日4分法”合理規(guī)劃一天的時間案例14

身為上司，應(yīng)該怎樣指導(dǎo)部下工作？讓部下去驗證能想到的一切改善方案的無邏輯君無邏輯君領(lǐng)導(dǎo)的采購部門共有7名員工。課長每天都催促著無邏輯君，“再改進(jìn)改進(jìn)業(yè)務(wù)”“再降低一點成本”。于是，無邏輯君召集部下們開會，要求每人拿出兩個改善方案，并用兩周的時間驗證自己的方案，之后匯報結(jié)果，部下們聽了十分無語。兩周過去了，果然沒有任何進(jìn)展。無邏輯君的牢騷這群部下沒一個肯認(rèn)真干活的！這幫部下怎么那么懶！不對他們兇一點就不給我干活，干不了兩三天又開始偷懶，還不停地抱怨“這個做不了，那個也做不了”，真是一群廢物。認(rèn)真考慮投資回報比邏輯君邏輯君清楚，時間是有限的。而成功的關(guān)鍵在于，如何在有限的時間內(nèi)最大限度地做出成果。邏輯君身為上司，手下管理著7名采購部門的員工。關(guān)于改革的問題，他并沒有原封不動地采用部下提出的改善方案，而是會充分考慮投資回報。投資回報是指產(chǎn)出與投入之間的差額。一個好的改善方案，需要同時滿足減少投入和提高產(chǎn)出這兩個條件。必要的投入，不僅僅指改善經(jīng)費(fèi)，還包括人件費(fèi)中的員工時間。邏輯君和部下共同商討了改善方案，針對其中的2～3個方面進(jìn)行了重點討論，得到了部下的理解。邏輯君的主張：工作時間有限，所以要盡最大努力提高效率。無論何時都要記住，時間是有限的。然而許多管理人員都沒有考慮到人件費(fèi)的支出問題。實際上，最重要的是確定一個既容易實施，回報又豐厚的課題。沒有人會做投入10萬，產(chǎn)出只有5萬的生意。反過來，如果投入10萬，能帶來100萬的回報，那么部下們也會更認(rèn)同這項方案。需要牢記的邏輯理論之——通過收益矩陣來判斷是否實施一項大工程投入與產(chǎn)出決定了投資回報率的大小收益，是指通過某種戰(zhàn)略收獲的成果。收益矩陣體現(xiàn)了投入的資源（input）與獲得的利益（output）之間的相互關(guān)系。在收益矩陣中，橫軸用來表示投入，縱軸用來表示產(chǎn)出。將實行的難易程度換算成金額來表示投入，將收益的大小換算成金額表示產(chǎn)出。實施容易，但收益甚微的投資被稱為QW（QuickWin：快速實現(xiàn)），這樣的投資需要由現(xiàn)場負(fù)責(zé)人來判斷是否積極推進(jìn)。實施容易且收益高的投資被稱為BO（Bonus-Opportunity，盈利機(jī)會），這樣的投資沒有人不喜歡。實施困難且收益又少的投資被稱為TW（Time-Waster，浪費(fèi)時間），這種投資要盡量避免。無邏輯君之所以做不好課題，是因為他沒有排除TW型的工作。實施困難，但收益也高的投資被稱為SE（Special-Effort，需要努力），不過，如果確實難以實施的話，暫且擱置也罷。探究BO課題針對公司目前存在的問題，大家提出了很多業(yè)務(wù)改革方案，尚待實施的包括成本削減、質(zhì)量提升等。但時間和預(yù)算不允許一項一項地驗證。因此，不得不從中選取幾個投入小、效果佳的課題重點實施，實現(xiàn)效率最大化。而那些偏離目標(biāo)、無法帶來收益的課題，一定要摒除在外。海量的課題擺在面前，要做哪個，不做哪個，還是得通過分析收益矩陣，從中挑出BO類型的課題，并認(rèn)真實施。通過少量的投入換取豐碩的成果，會大大提升工作的成就感。養(yǎng)成排列優(yōu)先順序的習(xí)慣

收益矩陣案例15

管理大型項目的經(jīng)驗不知該如何開展工作的無邏輯君無邏輯君熬夜的歷史由來已久，他上中學(xué)時就經(jīng)常通宵準(zhǔn)備第二天的考試。但到了工作中，這種方法就行不通了：即使熬再多的夜，也發(fā)現(xiàn)時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠用；再加上不了解工作進(jìn)展的規(guī)律，在思考時也出現(xiàn)了很多錯誤。而且，無邏輯君總是習(xí)慣臨近截止日期才匆匆忙忙地開始準(zhǔn)備，時間不夠，最終無法按時完成任務(wù)。無邏輯君因為不守時和工作質(zhì)量低下的問題，經(jīng)常被上司訓(xùn)斥。無邏輯君的牢騷有那么多事情要做，已經(jīng)不知道從何下手了。我知道按時完成任務(wù)的重要性，可實際的工作量比預(yù)想的要多得多，最后只能勉強(qiáng)做完。真正開始動手才發(fā)現(xiàn)，居然有那么多事情等著我去做，都不知道該從何下手了。其實我本來是干勁滿滿，也想好好表現(xiàn)的。扎實推進(jìn)工作的邏輯君邏輯君每次接到一項新任務(wù)，首先會預(yù)測完成所需的時間。有的工作1小時之內(nèi)就能完成，有的則需要花費(fèi)半天時間。預(yù)測的結(jié)果不必十分精確，大致符合實際就行。如果預(yù)測一項工作需要花費(fèi)半天以上的時間，那么邏輯君還會進(jìn)一步列出工作步驟，一般分為四個步驟，并標(biāo)明序號，例如：①分析現(xiàn)狀；②整理問題點；③查明原因；④編寫改善方案。之后，再分別預(yù)測每一步需要的時間，例如：第一步，需要3小時，這樣會更簡單一些。邏輯君的主張：把需要花費(fèi)半天以上時間的工作分成幾個步驟來完成，這樣會更順利一些。如果把需要花費(fèi)半天以上時間的工作分成四個步驟，將工作內(nèi)容具體化，這樣工作方法也能變得更清晰，預(yù)測時間更加精確。預(yù)測出時間后，可以寫進(jìn)自己的日程表，對照自己的空閑時間來安排工作，提早動手，這樣能有效避免逾期的問題。需要牢記的邏輯理論之——再龐大的工作量，只要分解成四步就能順利開展耗時再長的工作，只需分成四步，就能順利開展納期（即：交貨日、截止日）管理是一項必不可少的工作，但不能隨心所欲，因為這樣會花費(fèi)比預(yù)計更久的時間，最后完不成任務(wù)。不妨試著采用邏輯君的步驟管理法，把工作分成幾個步驟來安排進(jìn)度。例如，編寫計劃書的時候，一時間想不出好的方案，這時可以試著分幾步來解決。比如分成“收集信息、想出點子、基本方針、編寫目錄、寫成計劃書”這幾個步驟，以明確大致方向。一項工作，即便耗時再長，只要分成四步就可以順利開展。劃分步驟也有助于預(yù)測每一步所需的時間。例如：收集信息要4小時、想出點子要2小時，這樣，制訂計劃也更容易一些。如果是1～2小時之內(nèi)可以完成的工作，此時就可以勾勒出大致的方向了。步驟的雛形在劃分步驟時，人們會下意識地根據(jù)時間順序來安排。這說明，其實步驟也就是工作的進(jìn)展順序。一般來說，通用的步驟有“調(diào)查、計劃、設(shè)計、實施”等。在調(diào)查環(huán)節(jié)，進(jìn)行信息的收集，以收集到的信息為依據(jù)來制訂計劃。在計劃環(huán)節(jié)，明確整體目標(biāo)。在設(shè)計環(huán)節(jié)，確定具體內(nèi)容。最后，在設(shè)計的基礎(chǔ)上予以實施。如果劃分了太多的步驟，反而會影響人們對整體的把握。如果多于5個步驟，就要考慮考慮，是否可以把其中的兩個合二為一。納期管理和步驟管理有所區(qū)別

將工作大致分為四個步驟案例16

提高工作效率的秘訣總是忙得不可開交的無邏輯君無邏輯君的手頭總有做不完的工作，每當(dāng)上司想要安排新任務(wù)給他時，他都委婉地拒絕，理由是自己手里已經(jīng)有一大堆工作要做了。于是上司對他的評價自然也很低，覺得他是個不靠譜的部下。同事也覺得他的工作方法不得要領(lǐng)，總是糾結(jié)于一些無關(guān)緊要的事情，找不到簡便方法。無邏輯君常常被人勸告，要改善一下工作方法，但他根本沒時間去思考該如何改善。無邏輯君的牢騷我這樣努力地工作，卻得不到一句表揚(yáng)。為什么總埋怨我一個人呢？我只是太忙了而已。上司也真是的，總拿這些超出能力范圍的事情為難我。周圍的人也是，還說什么讓我改善工作方法，我哪有時間考慮這些問題啊。即使再忙，也要擠出時間來認(rèn)真改善工作方法的邏輯君邏輯君是在聽了一場演講之后改變了原來的想法。演講內(nèi)容如下：想搬家，卻沒有空房子，那肯定搬不了。不過，只要有一間空房子，就可以由第一家人先搬。第一家人搬完后，他們之前住的房子就空了出來。這時候第二家人就可以搬進(jìn)第一家人的舊房子里。也就是說，搬家的前提條件是必須有一間空房子。空閑時間也是一樣的道理。最開始，哪怕只能騰出來5%的時間，也能把工作做得更好。邏輯君聽了想，就當(dāng)這5%的時間是被騙走的好了，可以用這段時間來思考該如何改善工作方法。邏輯君的主張：萬事開頭難，先吃苦后享受。最初，為了確保能夠留出5%的空余時間，邏輯君在休息日里也要加班兩次。不過，在安靜的辦公室里加班也有好處，邏輯君忽然之間就想到了一個事半功倍的方法。留出空閑時間來思考，改善工作的好方法才能源源不斷地涌現(xiàn)，后面的工作也會變得輕松很多。需要牢記的邏輯理論之——占用一點點空閑時間，收獲更多的空閑時間保證留出5%的時間來改善工作方法像無邏輯君這樣的人，沒有給自己留出思考的時間，根本不會去想改善工作方法的問題，自然也就無法擺脫低效率的困擾。反之，像邏輯君這樣的人，認(rèn)為目前的工作方法應(yīng)該加以改善，做得更好，從而獲得更多的空閑時間。首先，一定要有主動改善的愿望。如果把自己定位為被迫打工的受害者，那樣會對工作越來越厭煩，只想盡快逃脫。如果認(rèn)為工作是自己的責(zé)任，就會主動去思考怎樣才能做得更好。要抱著主動改善的良好心態(tài)，并保證留出5%的空閑時間。利用這5%的時間來改善工作，會收獲新的5%的空閑時間。能夠帶來空閑時間的改善方法基本可以分為兩類：第一類，提高效率，用更短的時間完成工作；第二類，刪除那些浪費(fèi)時間的不重要的工作。這樣，留出5%的空閑時間用以改善工作，從而收獲更多的空閑時間。15%規(guī)則與30%規(guī)則以生產(chǎn)便利貼而聞名的3M公司有兩條規(guī)矩：15%規(guī)則和30%規(guī)則。公司職員的時間，15%用于新產(chǎn)品開發(fā)或業(yè)務(wù)改革等具有挑戰(zhàn)意義的工作，也就是說，每個月拿出三天左右的時間投資給未來。還有一條，過去四年的總營業(yè)額中，來自新產(chǎn)品的比率要占到30%以上，也就是說30%是對于新產(chǎn)品提出的目標(biāo)。大家所在的公司，投資給未來發(fā)展的時間占了多大的比例呢？我認(rèn)為至少應(yīng)該有5%，而最理想的狀態(tài)是15%。大家用于保證目前的營業(yè)額，也就是維持現(xiàn)狀的工作時間又占了多少呢？留一點時間思考未來，能夠激勵我們改善工作方法，

從而收獲更多的空閑時間PART3

讓身邊人刮目相看的思維方式案例17

為了提高營業(yè)額，召集部下們商討對策要求提案者立刻動手做的無邏輯君當(dāng)上營業(yè)主管后，無邏輯君干勁十足，為了提高工作業(yè)績，他召集部下們商討怎樣才能提高營業(yè)額。無邏輯君讓部下們挨個發(fā)言，如果有人一時提不出好的建議，他立刻就表現(xiàn)出不耐煩。商討中，齊藤提出讓營業(yè)員多跑幾趟的想法，無邏輯君聽了立刻表態(tài)：“好，下周之前寫一份具體的計劃給我。下一個，田中，你有什么想法？”無邏輯君的牢騷讓出主意的人負(fù)責(zé)就好。讓提出想法的人來負(fù)責(zé)，他就不得不親力親為。這個主意太棒了，這樣做肯定能達(dá)成目標(biāo)?？墒?，怎么搞的？一周過去了，沒有一個人拿出具體的方案，看來明天必須在早會上給他們施加點壓力了。仔細(xì)斟酌對比，采用最佳方案的邏輯君邏輯君當(dāng)上營業(yè)主管已經(jīng)兩年了，為了提高營業(yè)額，邏輯君組織全體部下進(jìn)行討論。他對部下們說：“希望大家集思廣益，共同實現(xiàn)提高營業(yè)額的目標(biāo)。我不會讓提案者來負(fù)責(zé)整個方案的，所以請大家暢所欲言，不要有任何顧慮?！辈肯聜兟犃诉壿嬀脑?，紛紛暢所欲言，提出了很多項方案。最終，鎖定了兩個最佳方案。第一個方案，重新定義目標(biāo)顧客群；第二個方案，重新確定目標(biāo)顧客所需要的商品。針對這兩個課題，邏輯君又和部下們共同商議了具體的實施計劃。邏輯君的主張：為了找到最佳方案，在最初階段要提出盡可能多的方案。強(qiáng)令部下們在短時間內(nèi)拿出優(yōu)秀的方案，結(jié)果會適得其反，因為越是施加壓力，大腦反而越不給力。另外，如果讓出主意的部下來負(fù)責(zé)的話，他會因為害怕承擔(dān)責(zé)任而在商討時沉默不語。恰恰相反，其實應(yīng)該把重點放在課題本身，并盡量鎖定少量的幾個方案，專心致志地實施。需要牢記的邏輯理論之——“發(fā)散—聚集”的思考流程，幫助我們活躍思維先收集到足夠的信息，再加以整理我們經(jīng)常犯的一個錯誤是：總是在還沒有收集到足夠多的信息時，就草率地早早做了決定。比如，在減少辦公用品開支的問題上，錯誤地認(rèn)為辦法只有一個，就是將單面復(fù)印改為雙面復(fù)印。實際上，除了這個方法，還可以通過減小復(fù)印量或其他途徑來解決。在有限的時間內(nèi)實現(xiàn)工作成果的最大化，需要在最大限度上避免那些沒有回報和偏離目標(biāo)的方案。先收集到足夠的信息，之后再進(jìn)行整理，這是一個“從發(fā)散到聚集”的過程?！鞍l(fā)散過程”是將信息和可能性最大化的階段，在這個階段要做的事有：收集信息、收集方案、編寫代替方案等，是一個擴(kuò)充選擇的過程?！熬奂^程”是整理信息的階段，需要關(guān)注重點方案。聚集過程中，可以采用重要度評價和分組的方法，這樣會比較方便。此外，還有一點重要的注意事項：“聚集”不能突然開始，要循序漸進(jìn)?！鞍l(fā)散—聚集”的過程幫助我們提升認(rèn)可度如果采取偶然想到的方案，可能會錯失更優(yōu)秀的方案。此外，讓出主意的人來擔(dān)當(dāng)也是荒謬的。如果發(fā)言者一個人來承擔(dān)全部責(zé)任的話，就別指望大家能積極發(fā)言了。應(yīng)該像邏輯君那樣，首先確認(rèn)目標(biāo)，然后大量地收集點子，全部收集到手之后再開始篩選聚集的環(huán)節(jié)。在聚集階段，采取重要度評價和分組的方法，選出能夠達(dá)成目標(biāo)并且效果好的方案。在會議上通過“發(fā)散—聚集”的步驟，共同出謀劃策，相關(guān)人員對于決策的認(rèn)可度也會提高?！鞍l(fā)散—聚集”的流程構(gòu)成了每一次思考過程的基本案例18

開會商討關(guān)于革新性新商品計劃的問題強(qiáng)令部下拿出實際方案的無邏輯君作為商品計劃室長的無邏輯君，本期任務(wù)是做出一份革新性新商品的計劃，并從下一期開始實行。因為之前從未涉足過這個領(lǐng)域，無邏輯君便和部下們一起討論。部下們提出的方案有些夸張，無邏輯君便斥責(zé)道：“能不能拿出現(xiàn)實點的方案！”本想用激將法催生出好的點子，可越是這樣做，部下們反而越提不出好的方案。無邏輯君的牢騷這幫愚蠢的部下，連一個好點子都想不出來。雖說這個領(lǐng)域之前沒有接觸過，但既然了解計劃方案，總應(yīng)該實際一點吧。從某種程度上來說，只有腳踏實地的方案才能奏效，不是嗎？可不管我怎么訓(xùn)斥怎么激將，部下們就是想不出好主意，真是發(fā)愁。拋開常識和限制，創(chuàng)新思考的邏輯君邏輯君領(lǐng)導(dǎo)的商品計劃室也接到了新任務(wù)——做一份之前從未接觸過的領(lǐng)域的商品計劃。在全體會議上，邏輯君率先發(fā)言，他對部下說：“請大家拋開既成觀念和常識去思考。這個領(lǐng)域?qū)τ谖覀儊碚f是全新的，所以，無論大家提出什么樣的方案都?xì)g迎，夸張也好，不現(xiàn)實也好，只要是為了公司的利益而提出的方案，都值得鼓勵。”邏輯君隨后又補(bǔ)充：“希望大家都能多欣賞別人提出的方案中好的一面，并給予肯定?！庇谑?，部下們提出了多種多樣的方案，雖然有些不切實際，但也有一些趣味橫生。邏輯君的主張：一味催促部下拿出好的方案，反而會讓他們失去干勁。常識和既成觀念會限制我們的大腦，停留在業(yè)已形成的方案上。如果一味地催促部下必須想出更好的方案，會造成緊張的氣氛，導(dǎo)致大家在會議上都不敢發(fā)言。同理，對發(fā)言的內(nèi)容予以批評，也只會導(dǎo)致方案越來越少。聰明的管理者會在部下闡述想法時表示欣賞，并且不受既成觀念的束縛。只有兼容并蓄，盡可能多地采納意見，才能最終拿出優(yōu)秀的方案。需要牢記的邏輯理論之——從零開始思考，有效幫助發(fā)散打破現(xiàn)狀的有效方法：拋開既成觀點和常識來思考其實，我們在日常生活中一直無意識地受著既成觀念和常識的束縛。當(dāng)然，這并不是一件壞事，只是在遇到瓶頸時會想不出解決方法。一直被既成觀念和常識束縛的人只能想到普通的方法。對此，行之有效的解決方法是：從零開始思考，也就是拋開一切既成觀念和常識。本書90頁中提到了“發(fā)散—聚集”的思考過程。從零開始思考，有利于幫助“發(fā)散”。那么，一定要避免的做法是：批評部下提出的方案。因為“批評”屬于對重要程度的判斷，是評價的一種，是“聚集”的行為。在“發(fā)散”的場合，像無邏輯君那樣，要求部下“拿出現(xiàn)實點的方案來”，正是在“聚集”，在做相反的事。這會讓大家的熱情冷卻，無法達(dá)到“發(fā)散”的效果。在“發(fā)散”階段，正確的做法是：像邏輯君那樣，不要求任何人承擔(dān)責(zé)任，也不批評，讓每個人自由發(fā)言。建議大家借鑒學(xué)習(xí)邏輯君的做法。松本清的“從零開始”思考戰(zhàn)略從零開始思考，也意味著拋開常識去思考。從常識來講，藥店賣給顧客的應(yīng)該是治病的藥。而一家名為“松本清”的藥店卻突破了這個局限，發(fā)展“健康增進(jìn)產(chǎn)業(yè)”，也就是把舊常識更換為新常識。松本清的社規(guī)：只有打破舊常識，才能創(chuàng)造新常識。“健康增進(jìn)產(chǎn)業(yè)”的思路，意味著不僅僅停留在藥品銷售的階段，而其他比如很受女性歡迎的化妝品，能夠促進(jìn)心靈健康，進(jìn)而有助于促進(jìn)身體健康，因此也同步銷售化妝品和時尚用品。從0開始思考，意味著拋開迄今為止的既成觀念和常識來思考案例19

分析出業(yè)績不佳的問題所在問題點和對策混淆不清的無邏輯君作為領(lǐng)導(dǎo)的無邏輯君想查明營業(yè)部門為何業(yè)績不佳。在會議上，他率先發(fā)言：“請大家暢所欲言，把平時遇到的問題都講出來?！贝蠹业陌l(fā)言中既包含問題，又包含對策。無邏輯君向上司如實匯報，卻遭到批評：“先把問題點整理出來，找到業(yè)績不佳的原因再說?！睙o邏輯君的牢騷為什么上司只聽問題不聽對策呢？明明已經(jīng)找到對策了。難道趕緊找到解決業(yè)績不佳的對策不好嗎？干嗎非要繞圈子呢。再說，大家明明已經(jīng)提供了那么多解決方法，趕快征集意見，找到合適的對策并付諸實踐才是正事啊。只關(guān)注業(yè)績不佳問題所在的邏輯君作為領(lǐng)導(dǎo)，邏輯君也想查明營業(yè)部門業(yè)績不佳的原因。但他沒有采取無邏輯君那樣的方式，而是對大家說：“我們之后再討論對策，請大家先多多指出問題所在?！碑?dāng)有人在發(fā)言中提出對策的時候，邏輯君還會追問一句：“這項對策是針對什么問題的？”這是邏輯君為了引導(dǎo)對方說出問題所在而采取的策略。即使是不太合理的發(fā)言，邏輯君也沒有予以批駁。他知道，身為部下，一旦被批評就會謹(jǐn)慎起來，不再踴躍發(fā)言。此外，一旦進(jìn)入討論環(huán)節(jié)，或是一開始的說明太啰唆，也會錯失聽取更多方案的機(jī)會。最終，通過這次會議，大家共總結(jié)出200個問題，邏輯君隨后又將這些問題匯總整理了一遍。邏輯君的主張：一定要搞清楚會議主題。如果對于問題所在沒有達(dá)成共識，那么，在接下來討論解決方案的時候，大家的意見會很難統(tǒng)一。而且，如果找不到問題出在哪里，也就想不出根本對策。例如，“因為庫存不足，所以需要增加庫存量”就是一個對癥下藥的例子；而“為何會出現(xiàn)庫存不足問題”的原因，大概是“銷售和庫管沒有配合好”。需要牢記的邏輯理論之——幫助我們進(jìn)行發(fā)散的“頭腦風(fēng)暴”用頭腦風(fēng)暴來收集方案無邏輯君錯在沒搞清楚問題和對策的區(qū)別。只有找到造成業(yè)績不佳的根本原因，才能做到像邏輯君那樣對癥下藥。邏輯君在收集方案時采用的方法被稱為“頭腦風(fēng)暴”，這種方法在廣告代理行業(yè)又被稱為“創(chuàng)意閃現(xiàn)”。確定會議目標(biāo)之后，下一步是用這種方法來收集方案、豐富頭腦。最后，在“聚集”這一步確定最佳方案。進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，要遵守以下五條規(guī)則：①拋開既成觀念和常識（從0開始思考）；②多多益善（先重數(shù)量再重質(zhì)量）；③三個“不要”（不要批評、不要討論、不要冗長的說明）；④參考他人的想法和現(xiàn)成的觀點；⑤逐條記錄。在“發(fā)散—聚集”的過程中，提案（發(fā)散）和評價（聚集）這兩個步驟是分開的、互不干涉的。富士膠片的成功數(shù)碼相機(jī)的問世，給膠片產(chǎn)業(yè)帶來了巨大的影響，由于經(jīng)營不善而破產(chǎn)的柯達(dá)就是一例。而富士膠片卻延續(xù)著盈利超過數(shù)百億日元的神話。富士膠片一直保持著一個良好的傳統(tǒng)——暢所欲言提出問題。在討論問題和對策的時候，所有人不分上下級和地位高低，最終采納的也是客觀上最優(yōu)秀的方案。不管方案由誰提出，都會依據(jù)一定的評價標(biāo)準(zhǔn)，由領(lǐng)導(dǎo)做出最終判斷。這個評價尺度就是：方案對于整個公司是否有利。這種方法最終獲得了成功，如今的富士膠片通過調(diào)整經(jīng)營方向，開始涉足化妝品等多個領(lǐng)域，成功避開了重重危機(jī)。幫助我們進(jìn)行發(fā)散的“頭腦風(fēng)暴”案例20

發(fā)現(xiàn)存在大量問題之后，首先要做的事只顧討論問題對策的無邏輯君上司告訴無邏輯君，要吸取上次的教訓(xùn)，不要再把問題和對策混為一談。于是，無邏輯君發(fā)給每名部下一些便簽，要求他們在每張便簽上寫一個問題，結(jié)果10個人一共寫了200個問題交上來。無邏輯君覺得200個有點多了，于是重新給每個人發(fā)了3張便簽，要求每人只寫3個重要的問題點，收齊之后又刪掉了一些重復(fù)的，最終把30個問題減少到20個。無邏輯君的牢騷只要重視每個人的問題意識就可以了。我覺得沒必要非得列舉出那么多問題。而且，統(tǒng)一所有人的意見也比較困難，就讓每個人提出2～3個好了。只是，我怎么好像看不懂他們提出的問題呢？對全部問題進(jìn)行分類匯總的邏輯君邏輯君用便簽收集到10個人提出的共200個問題之后，讓每個人把自己便簽上的內(nèi)容挨個讀一遍，再貼到模造紙的中央。如果和紙上已有的內(nèi)容類似，就貼到它旁邊，最后，所有的便簽都要貼到模造紙上。接下來，用記號筆把內(nèi)容相似的便簽圈起來，并用簡練的標(biāo)題總結(jié)出每個圈內(nèi)的問題摘要，把標(biāo)題寫在便簽上，貼在該區(qū)域。標(biāo)題內(nèi)容包括會計問題、營業(yè)問題等。將類似的問題分類匯總，并注明摘要，能夠幫助我們把握整體問題所在。邏輯君的主張：分類匯總幫助我們更好地把握整體。把類似的問題分類匯總，這是信息整理的基本要義。分類之后，再把每一類內(nèi)容要點用標(biāo)題的形式寫成標(biāo)簽并